Консультации : Як оформити списання бібліотечних фондів

Материал подготовлен специалистами редакции журнала "Бюджетная бухгалтерия"

Як оформити списання бібліотечних фондів

У цій статті розглянемо особливості списання бібліотечної літератури та документальне оформлення таких операцій.

Відомо, що бібліотечні фонди відносяться до необоротних активів бюджетних установ, а саме - до інших необоротних матеріальних активів. Разом з тим такі об'єкти мають певні особливості щодо обліку, оприбуткування, списання та проведення інвентаризації. Деякі питання ми вже висвітлювали на сторінках нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, N 46; 2011, N 31). Далі розглянемо, за яких причин може проводитися списання бібліотечної літератури та якими документами оформляються такі операції.

Причини списання бібліотечних фондів

Згідно зі ст. 18 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 р. N 32/95-ВР облік, зберігання та використання документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, здійснюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури, та встановлених стандартів, технічних умов, інших нормативних документів.

Вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі ветхих, тих, що втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або мають дефект, дублетних, здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.

Основними документами, що визначають порядок обліку бібліотечних фондів та відображення в бухгалтерському обліку операцій з такими об'єктами, є:

- Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мін-культури від 03.04.2007 р. N 22;

- Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. N 321/0/16/-08 (далі - Методичні рекомендації);

- Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. N 64 (далі - Інструкція N 64).

Списання бібліотечних фондів здійснюється з таких причин:

- непридатність для подальшого використання, фізична зношеність (зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації);

- застарілість за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність і актуальність);

- пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;

- закінчення строку зберігання (списанню по закінченні строку зберігання підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання);

- втрата користувачами або абонентами (втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках);

- виявлення в результаті інвентаризації як нестача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також у результаті переобліку бібліотечного фонду);

- передача до обмінно-резервного фонду (передачі підлягають непрофільні документи, а також наявні у великій (зайвій) кількості, тобто яких забагато для наявного читацького попиту).

Зазначимо, що існують певні особливості придбання та списання бібліотечних фондів у навчальних закладах. Шкільні підручники та навчальні посібники, які належать до бібліотечних фондів, використовуються у навчально-виховному процесі не менше п'яти років.

Як передбачено Порядком забезпечення учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками, затвердженим спільним наказом Міносвіти, Мінфіну та Мінекономіки від 24.12.99 р. N 442/311/155, Міносвіти АР Крим, управління освіти обласних, Київської і Севастопольської міських держадміністрацій, районні та міські відділи освіти, загальноосвітні і професійно-технічні навчальні заклади щорічно у квітні-травні проводять аналіз придатних для використання підручників і посібників бібліотечних фондів, порівнюють їх із реальною потребою учнівських контингентів, здійснюють (при потребі) перерозподіл книг між середніми навчальними закладами.

Так, наприклад, у 2011 році з цією метою в загальноосвітніх та спеціальних навчальних закладах необхідно було провести інвентаризацію бібліотечних фондів навчальної літератури відповідно до листів Міносвіти від 14.04.2011 р. N 1/9-271 та N 1/9-277 «Про проведення інвентаризації бібліотечних фондів у 2011 p.». Під час інвентаризації бібліотечних фондів навчальних закладів, що беруть участь у проекті зі створення єдиної системи централізованого електронного обліку підручників, станом на 1 червня 2011 року належало визначити у розрізі кожного навчального закладу забезпеченість по кожному підручнику станом на 1 вересня 2011 року з урахуванням очікуваного контингенту учнів на 2011/2012 навчальний рік. Підручники, що непридатні для користування, було запропоновано списати згідно з Інструкцією про порядок доставки, комплектування та обліку навчальної літератури, затвердженою наказом Міносвіти від 15.06.95 р. N 1/9-217.

Що стосується списання підручників для учнів 3 - 6 та 11 класів, термін використання яких понад 5 років або які не відповідають вимогам навчальних програм, то, як наголосило Міносвіти у зазначених вище листах, таку операцію необхідно проводити у міру надходження нових підручників до навчального закладу. Навчальні посібники та словниково-довідкова література, видана у 1998 - 2006 роках, що має задовільний стан та зовнішній вигляд і відповідає вимогам програм, може продовжувати використовуватись у навчально-виховному процесі.

Документальне оформлення списання бібліотечних фондів

Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ вилученої з бібліотеки літератури (далі - Акт), типова форма якого (форма N ОЗ-5 (бюджет)) затверджена спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. N 125/70.

Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури (далі - Опис) та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Перший примірник Акта разом з Описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.

Зі зразком заповнення Акта можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Зі зразком заповнення Опису можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

В Опису зазначаються інвентарні номери вилучених видань, автор книги і назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено вилучення. Як зазначала Державна казначейська служба у листі від 14.09.2011 р. N 17-08/278-1569 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, N 40), в Описі вказується вартість кожного примірника бібліотечних фондів.

При складанні Опису візьміть до уваги: з набуттям чинності з 02.10.2010 р. наказом Держказначейства від 02.09.2010 р. N 312 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, N 37), яким унесено зміни до Інструкції N 64, розширено перелік необоротних активів, облік яких ведеться у повних гривнях без копійок. Зазначена норма поширюється також і на бібліотечні фонди. Тому починаючи з IV кварталу 2010 року сума вартості необоротних активів, у тому числі бібліотечних фондів, зазначається без копійок, тобто в цілих гривнях. На необхідність приведення (зміни) вартості необоротних активів у відповідність із цими вимогами Держказначейство звертало увагу в листі від 26.11.2010 р. N 17-04/2979-22109 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, N 45), а в коментарі фахівця до нього була детально описана ця процедура.

Також нагадаємо: п. 7.7 Інструкції N 64 передбачено, що у місяці ліквідації об'єктів необоротних активів (у нашому випадку - списання з балансу бібліотечних фондів) необхідно нарахувати другу половину зносу таких об'єктів, тобто решту 50 % їх первісної вартості.

На кожну причину списання бібліотечних фондів складається окремий Акт, до якого додається Опис. Як правило, до одного Акта включається не більше 300 документів, що вилучаються з однієї причини. Документи до Опису записуються у порядку зростання інвентарних номерів.

На документи, що передаються до обмінно-резервного фонду, складається Акт у трьох примірниках, а Опис - у двох. Зауважимо, що Акти і Описи необхідно оформлювати чітко, без скорочень, за установленою формою. Виправлення в Акті та Описі не допускаються.

При вилученні з фонду видань, які не знаходяться на балансі (не підлягають інвентарному обліку), Акт і Опис складаються в одному примірнику для відділу комплектування. При цьому їх вартість в Опису не вказується, вона не входить і до загальної суми в Акті.

Окремо Опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).

Уся інформація про вилучену бібліотечну літературу відображається у другій частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду, у формах індивідуального обліку фонду, каталогах та картотеках.

Особливу увагу необхідно звернути на списання бібліотечних фондів, що втрачені користувачами. У цьому випадку списання документів, утрачених користувачами, здійснюється шляхом заміни документів або їх грошовим еквівалентом.

Згідно з Типовими правилами користування бібліотеками в Україні, затвердженими Мінкультури від 05.05.99 р. N 275, користувач, який втратив або пошкодив документ з фонду бібліотеки, а також одержаний через міжбібліотечний абонемент, внутрішньосистемний книгообмін за домовленістю з бібліотекою-фондоутримувачем, повинен замінити його аналогічним чи документом, визнаним рівноцінним, або відшкодувати його ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою.

Акти на списання документів, утрачених користувачами і замінених рівноцінними, складаються за загальними правилами на підставі Зошиту обліку документів, прийнятих від користувачів замість втрачених (далі - Зошит). В Акті вказуються початковий і кінцевий номер документів, що вилучаються/приймаються і відповідають запису Зошиту, де вказується номер Акта і його дата. Додатково складається один примірник Акта на прийняття документів, що передаються до відділу комплектування.

Кошти, отримані від користувачів на заміну загублених бібліотечних фондів, приймаються до каси установи та оформляються прибутковими касовими ордерами.

Відповідно до п. 14 Методичних рекомендацій у випадку втрати документа його заміна на аналогічний здійснюється шляхом списання документа за балансовою вартістю, а оприбуткування -за первісною вартістю.

Акти на списання документів, що вибули внаслідок аварій, стихійних подій, установлених і зафіксованих крадіжок складаються за загальними правилами. До Акта про списання додається Акт про аварію, стихійні події з поясненням причин, що виникли, та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб, або висновок, протокол з міліції у разі крадіжок.

Акти на списання бібліотечних фондів, які виявлені в результаті інвентаризації як недостача, а також коли конкретні винуватці не встановлені (втрати від нерозкритих крадіжок тощо) складаються лише після висновків комісії з інвентаризації і після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому. Такі акти складаються за загальними правилами, у них вказується причина вибуття та заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.

Після оформлення відповідних актів на списання також необхідно зробити записи про вибуття бібліотечних фондів до Інвентарної картки групового обліку основних засобів у бюджетних установах типової форми N ОЗ-9 (бюджет). Для обліку бібліотечних фондів відкривається окрема картка по предметам одного найменування, записи до якої здійснюються тільки у вартісному вираженні загальною сумою.

Дані про бібліотечну літературу, що була вилучена з фондів, заносяться до відповідних граф частини 2 Книги сумарного обліку бібліотечного фонду.

Що робити зі списаною бібліотечною літературою

Макулатура, що утворюється у процесі діяльності закладу, у тому числі внаслідок списання бібліотечних фондів, повинна оприбутковуватися з метою її подальшого використання у власній діяльності закладу або здаватися спеціалізованим підприємствам, які займаються збором та переробкою такого виду вторинної сировини.

Реалізація макулатури - це операція, пов'язана із передачею права власності на неї іншому власнику в обмін на еквівалентну суму коштів. Розрахунки підприємств, які здійснюють операції з вторинною сировиною, мають проводитися в безготівковій формі шляхом перерахування належних до виплати коштів на спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ. Питання, що стосуються обліку макулатури, висвітлювались спеціалістом контрольно-ревізійної служби у статті «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, N 1-2).

Під час здійснення операцій з макулатурою необхідно керуватися нормами Закону України «Про відходи» від 05.03.98 р. N 187/98-ВР. Зокрема, відповідно до ст. 1 цього Закону відходами визначено будь-які речовини, матеріали і предмети, що утворилися у процесі виробництва чи споживання, а також товари (продукція), що повністю або частково втратили свої споживчі властивості і не мають подальшого використання за місцем їх утворення чи виявлення та від яких їх власник позбувається, має намір або повинен позбутися шляхом утилізації чи видалення. При цьому утилізацією відходів є їх використання як вторинних матеріальних чи енергетичних ресурсів.

Зазначимо, що макулатуру не віднесено до переліку окремих видів відходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню (постанова КМУ від 28.02.2001 р. N 183). Тому підприємства, що займаються її збором, не повинні мати відповідну ліцензію для таких операцій.

Кошти, отримані від здачі макулатури, зараховуються до доходів спеціального фонду кошторису закладу. Одержані від реалізації макулатури надходження належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. N 2456-VI) і у повному обсязі залишаються у розпорядженні закладу. Використовуються такі надходження на:

- ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, покриття витрат, пов'язаних з організацією збирання і транспортування відходів і брухту на приймальні пункти;

- господарські потреби бюджетних установ, уключаючи оплату комунальних послуг і енергоносіїв.

Як зазначено у п. 1.15 Методичних рекомендацій, кошти від реалізації бібліотечних фондів залишаються в розпорядженні бібліотеки з правом подальшого використання на поповнення бібліотечного фонду.

Кошти, що отримав заклад від здачі макулатури, зараховуються на його спеціальний реєстраційний рахунок. Підтвердженням про надходження таких коштів буде виписка зі спеціального реєстраційного рахунку, надана органом Держказначейської служби. Бюджетні установи на підставі цієї виписки у Звіті про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги (форма N 4-1 д, N 4-1 м), відображають такі надходження у рядку 050 «Надходження коштів від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Ураховуючи, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами, при надходженні незаплано-ваних коштів виникає необхідність внести зміни до кошторису згідно з вимогами пп. 47 - 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002 р. N 228.

Такі зміни вносяться у разі, якщо загальний обсяг фактичних надходжень до спеціального фонду разом з обсягом залишків коштів на його рахунках на початок року буде більший, ніж відповідні надходження, ураховані в кошторисі на відповідний рік. Отже, якщо на рахунок закладу надходять кошти, які не заплановані у спеціальному фонді кошторису, але при цьому загальна сума надходжень (з урахуванням залишків на початок року) не перевищує обсягів власних надходжень, урахованих при затвердженні його кошторису, то розпорядники бюджетних коштів не вносять зміни до кошторису в частині надходжень спецфонду (див. лист Держказначейства від 26.03.2010 р. N 15-06/662-5434).

На здану макулатуру загальноосвітньому закладу підприємством, яке приймало макулатуру, повинно бути видано довідку приблизно такого змісту:

Товариство з обмеженою відповідальністю
«Ековторма» м. Дніпропетровськ, вул. Коцюбинського, 134

23.03.2012 р.

Довідка

Видана загальноосвітньому навчальному закладу N 136 в особі зав. бібліотеки Ковтун В. П. про те, що закладом було здано макулатуру до ТОВ «Ековторма» вагою 500 кг на суму 485 грн. (чотириста вісімдесят п'ять гривень).

Директор ТОВ «Ековторма» І. В. Приймак

Бухгалтерський облік

Покажемо на прикладі, як операція, пов'язана зі списанням бібліотечних фондів, відображається у бухгалтерському обліку закладу.

Приклад

Комісією загальноосвітнього закладу здійснено перевірку застарілої (зношеної) літератури в бібліотеці та визначено, що така література підлягає списанню та вилученню з обліку. Усього підлягає списанню бібліотечних фондів (підручників, книг) на загальну суму 3700 грн. Списану літературу (500 кг) оприбутковано як макулатуру та здано до приймального пункту вторсировини. Від реалізації макулатури на спеціальний реєстраційний рахунок надійшло 485 грн.

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція субрахунків		Сума, грн.
		дебет	кредит
1	Нараховано другу половину зносу бібліотечних фондів, які підлягають списанню (50 % первісної вартості)	401	132	1850
	Списано бібліотечні фонди на підставі Акта та Опису:
2	- первісна вартість	401	112	3700
	- знос	132	401	3700
3	Оприбутковано макулатуру	239	364*	485
4	Передано макулатуру до приймального пункту вторсировини за накладною	364	239	485
5	Надійшли кошти за здану макулатуру на спеціальний реєстраційний рахунок	323	711	485
*Оскільки передбачається реалізація макулатури, до органів Держказначейства нема необхідності подавати Довідку про надходження у натуральній формі. У разі оприбуткування макулатури для подальшої реалізації субрахунок 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» використовувати недоцільно. Доходи за спеціальним фондом установа відображує при надходженні коштів за здану макулатуру на спеціальний реєстраційний рахунок.

Вікторія МАТВЄЄВА,
економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Олена МОРЕВА,
консультант

журнал "Бюджетная бухгалтерия"
№ 12 , (26.03.2012), стр.14
Издательский Дом "Фактор"