Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине

НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК УКРАИНЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 февраля 1995 года N 21

( Порядок утратил силу на основании
Постановления Нацбанка N 72 от 19.02.2001 )

Порядок
ведения кассовых операций
в национальной валюте в Украине

(в редакции постановления Правления Национального банка Украины
от 13 октября 1997 года N 334)

Содержание

I. Общие положения

II. Порядок приема и выдачи наличных и оформления кассовых документов

III. Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

IV. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Приложение N 1. Общие правила определения признаков платежности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины

Приложение N 2. Рекомендации по обеспечению сохранности средств при их хранении и транспортировке

Приложение N 3. Акт инвентаризации наличных средств. Расписка _________________________

I. Общие положения

1. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Порядок) распространяется на всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи) независимо от форм собственности и вида деятельности и их обособленные подразделения (филиалы, представительства, отделения и т.п.), не имеющие статуса юридического лица (далее - Предприятия), а также на физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица (далее - Индивидуальные предприниматели), которые зарегистрированы и действуют согласно действующему законодательству Украины и осуществляют кассовые операции в национальной валюте, и его положения являются обязательными для выполнения ими.

Настоящий Порядок распространяется как на резидентов, так и нерезидентов (кроме расположенных на территории Украины иностранных дипломатических, консульских, торговых и других официальных представительств, международных организаций и их филиалов, пользующихся иммунитетом и дипломатическими привилегиями, а также представительств других иностранных организаций и филиалов, которые не осуществляют предпринимательскую деятельность).

Предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие расчетные счета в банке, обязаны хранить свои средства в учреждениях банков. Наличные могут быть получены ими с собственных счетов в учреждениях банков в пределах имеющихся на них средств и на цели, указанные в чеке, без представления обосновывающих документов и расчетов.

Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами гражданами (далее Граждане) как в наличной, так и в безналичной форме.

Все наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами производятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг) (кроме выплат, предусмотренных в п.5).

При проведении наличных расчетов предприятия (индивидуальные предприниматели) - получатели наличного платежа обязаны представить предприятиям (индивидуальным предпринимателям) - плательщикам учетный расчетный документ (налоговую накладную, счет-фактуру, товарный чек, акт выполненных работ, оказанных услуг и т.п.), которые бы подтверждали осуществленные плательщиками расходы наличных.

Расчеты наличными предприятий всех форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей с гражданами должны производиться с оформлением налоговых накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, актов закупки, выполнения работ (предоставления услуг) или других документов, удостоверяющих факт купли товара, выполнения работы, предоставления услуги.

Предприятия и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличные через надлежащим образом зарегистрированные электронные контрольно-кассовые аппараты (далее -ЭККА), должны обязательно выдавать потребителю кассовый чек, а при выходе из строя ЭККА или на период временного отключения электроэнергии - письменный документ для подтверждения произведенных расходов.

Формы налоговой накладной, Книг учета приобретений и продаж товаров (работ, услуг), а также порядок их заполнения и учета этих операций определены Порядком заполнения налоговой накладной, утвержденным Приказом Государственной налоговой администрации Украины от 30.05.97 г. N 165 и зарегистрированным в Минюсте 23.06.97 г. N 233/2037.

По желанию граждан средства за приобретенные у них предприятиями товары (выполненные работы, оказанные услуги) могут быть перечислены на их расчетные (вкладные) счета в учреждениях банков, порядок открытия и осуществления операций на которых установлен Инструкцией N 3 НБУ "Об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте", утвержденной Постановлением Правления Национального банка Украины от 27.05.96 г. N 121.

Выдача наличных учреждениями банков воинским частям, учреждениям, предприятиям и организациям Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управления государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющим в своем подчинении воинские формирования, осуществляется по чекам без обязательной расшифровки целей, на которые наличные получаются.

2. Лимиты остатка наличных в кассе устанавливаются всем предприятиям, имеющим счета в учреждениях банков и осуществляющим кассовые операции с наличными. Предприятия могут хранить в своей кассе наличные в пределах лимитов остатка наличных в кассе на конец рабочего дня, устанавливаемых им учреждением банка ежегодно в течение первого квартала (до установления лимита кассы на текущий год и получения его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года). В случае обращения в течение года клиента (или по инициативе банка) по вопросу пересмотра лимита кассы и представления им соответствующего документа - заявки-расчета, последняя должна быть рассмотрена банком, и при условии ее обоснованности установленный ранее лимит кассы должен быть пересмотрен.

Лимит остатка наличных в кассе для каждого предприятия (независимо от того, пребывает или не пребывает оно на самостоятельном балансе) устанавливается коммерческими банками по месту открытия счета с учетом режима и специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков и порядка сдачи кассовой выручки (поступлений) и графика заезда инкассаторов.

Коллективные сельскохозяйственные предприятия, колхозы, сельскохозяйственные кооперативы, крестьянские союзы (далее -Коллективные сельхозпредприятия) самостоятельно определяют размеры наличных, которые могут постоянно находиться в их кассах с соответствующим уведомлением в первом квартале каждого года учреждений банков, которые их обслуживают, и в пределах этих средств осуществляют необходимые текущие расходы (кроме выплат, предусмотренных пунктом 5 настоящего Порядка). Наличные сверх установленных размеров должны сдаваться ими в банки и свободно получаться из банка на цели, указанные в чеке.

Для воинских частей, учреждений, предприятий и организаций Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управления государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющих в своем подчинении воинские формирования (за исключением торговых предприятий и зрелищных учреждений), а также органов Государственной таможенной службы Украины лимит остатка наличных в кассе устанавливается учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций с учетом специфики работы каждой такой организации.

Лимит остатка наличных в кассе не устанавливается крестьянским (фермерским) хозяйствам, которые занимаются исключительно производством, переработкой и реализацией сельскохозяйственной продукции, и индивидуальным предпринимателям.

Порядок установления лимитов остатка наличных в кассе регулируется Инструкцией N 4 Национального банка Украины "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 20.06.95 г. N 149 в редакции постановления Правления Национального банка от 13.10.97 г. N 335.

3. Все наличные сверх установленных лимитов остатка наличных в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и сроки, установленные учреждением банка для зачисления на их счета. В случае если лимит остатка наличных в кассе предприятия вообще не установлен, все имеющиеся наличные в его кассе на конец дня должны быть сданы в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).

4. Наличная выручка предприятий и индивидуальных предпринимателей, полученная от реализации товаров (работ, услуг), может использоваться ими в необходимых размерах для обеспечения своей уставной и хозяйственной деятельности (кроме осуществления выплат, связанных с оплатой труда и выплатой дивидендов (дохода).

5. Средства на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов (дохода), все предприятия независимо от формы собственности (в т.ч. коллективные сельскохозяйственные предприятия и крестьянские (фермерские) хозяйства), а также индивидуальные предприниматели должны получать исключительно из касс банков. При этом ими должны обеспечиваться систематическая и полная уплата налогов и внесение обязательных платежей в государственные целевые фонды в порядке и сроки, определенные действующим законодательством.

6. При установлении лимитов остатка наличных в кассе учитывается, что предприятия, исполнительные органы поселковых, городских и районных в городах Советов имеют право хранить в течение трех рабочих дней сверх установленного лимита в кассах наличные, полученные в банке для выплаты заработной платы, поощрений, пособий всех видов, компенсаций (далее Выплаты, связанные с оплатой труда), пенсий, стипендий, командировок, дивидендов (дохода); коллективные сельскохозяйственные предприятия, предприятия железнодорожного транспорта и морские порты для проведения таких выплат работникам отдаленных подразделений, исполнительные органы сельских Советов - в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. После окончания этих сроков суммы наличных, не использованные по назначению, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня и в дальнейшем выдаются предприятиям по их первому требованию на те же цели.

7. Выдача наличных под отчет производится из касс предприятий при условии полного отчета конкретного подотчетного лица за ранее выданные под отчет суммы.

Лица, которые получили наличные под отчет (в т.ч. на командировки), обязаны представить в бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Наличные, выданные под отчет на командировки, но неизрасходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех рабочих дней после окончания командировки, а выданные на все другие цели - десяти рабочих дней со дня выдачи их под отчет и сданы в кассу банка не позднее следующего дня.

Наличные, выданные под отчет, но не израсходованные и не возвращенные в кассу предприятия в течение десяти рабочих дней со дня выдачи их под отчет (по командировкам - в течение трех рабочих дней после окончания командировки), начиная со следующего дня после окончания указанных сроков включаются в сумму фактического остатка наличных в кассе на конец дня. Полученная в результате сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличных в кассе.

В случае расходования предприятием наличных из выручки на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов (дохода), эти средства включаются в фактические остатки наличных в кассе того дня, когда были осуществлены такие выплаты, с дальнейшим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы.

8. Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены Приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. N 51, и должны применяться без изменений на всех предприятиях независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

Предприятия и индивидуальные предприниматели ежеквартально представляют в банк кассовую заявку установленного образца о суммах поступлений и выдачи наличных с представлением также календаря выдачи заработной платы.

II. Порядок приема и выдачи наличных
и оформления кассовых документов

9. При приеме денежных билетов и монет в кассу кассиры предприятий обязаны руководствоваться Общими правилами определения признаков платежности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины (приложение N 1).

Прием наличных кассами предприятий проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

О приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

10. Выдача наличных из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или по надлежащим образом оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее - Расходные документы). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут приобщаться заявки на выдачу денег, счета и т.п.

В случае если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и т.п. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации, в том числе и организации потребительской кооперации, могут производить выдачу наличных сдатчикам сельскохозяйственных продуктов и сырья по ведомостям, в которых указываются их фамилии, адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченных наличных, которые заверяются подписью сдатчика, с дальнейшим составлением (после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетноплатежной) ведомости.

Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы наличных клиент должен в установленные банком сроки предупредить (письменно или устно) учреждение банка о сумме средств в банкнотах и разменной монете, предусматриваемой для получения.

11. В случае выдачи отдельному лицу денег по расходному документу, кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя *, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Если расходный документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе расчетных документов.

/* Документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Украины, вид на жительство лица без гражданства, военный билет Министерства обороны Украины, служебное удостоверение военнослужащих Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Управления государственной охраны Украины, удостоверения личности работников инкассации Национального банка Украины и другие документы, удостоверяющие личность"/.

Расписка в получении денег может быть сделана только собственноручно чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривень - прописью, копеек - цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма прописью не указывается, а только цифрами.

12. Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийного бедствия, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 11. Доверенность остается у кассира и приобщается к расходному кассовому ордеру или ведомости.

13. В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности из-за болезни или по другим уважительным причинам подписаться лично, по его письменной доверенности за него может подписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя денег и лица, расписавшегося за получение денег.

14. Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

15. После окончания установленных пунктом 6 сроков оплаты труда, выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий кассир должен:

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и недополученной сумме выплат, которые подлежат депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делает надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N__".

Бухгалтерия делает проверку пометок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в учреждение банка и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

16. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны быть заполнены бухгалтерией только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, принтеров и другими способами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

17. При получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешающей подписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

18. Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.

Кассовые документы после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение 36 месяцев по окончании календарного года материально ответственным лицом, на которого возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынос из охраняемого помещения кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. Справки по кассовым документам выдаются соответствующим органам по их требованиям в случаях, предусмотренных действующим законодательством, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий по постановлению следственных, судебных органов, прокуратуры, арбитражного суда, государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации.

На место изъятого подлинника документа подшивается заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, которое получило подлинник документа, или почтовая квитанция об отправке документа и т.п.

В случае если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с разными датами одного календарного года, на место одного из изъятых документов приобщается его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и т.п.), а вместо последних только копии с отметками о местонахождении требования.

III. Порядок ведения кассовой книги
и хранения денег

19. Все поступления и выдачи наличных в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типовая форма которой утверждена Приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. N 51. В отделениях связи поступление и выдача наличных отражаются в кассовом дневнике.

Прием и учет наличных предприятиями сферы торговли, общественного питания и услуг при осуществлении расчетов с населением производятся с применением ЭККА или товарно-кассовых книг.

Порядок регистрации и применения ЭККА устанавливается Государственной налоговой администрацией Украины.

Правила использования и ведения товарно-кассовой книги предприятиями и индивидуальными предпринимателями, а также порядок осуществления контроля за соблюдением ими этих правил регламентируется Порядком регистрации и ведения товарно-кассовой книги при расчетах наличными в сфере торговли, общественного питания и услуг, утвержденным Приказом Министерства финансов Украины и Министерства статистики Украины от 25.02.97 г. N 48/53, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 14.04.97 г. N 123/1926.

20. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью **. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этого предприятия.

/** При опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с обеих сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея./

В случае если предприятия - юридические лица имеют обособленные подразделения, которые осуществляют кассовые операции с наличными и расположены отдельно от юридического лица, то независимо от того, выделены эти подразделения на самостоятельный баланс или нет, в целях полного учета осуществляемых кассовых оборотов указанные подразделения должны также вести кассовую книгу, которая оформляется по образцу кассовой книги предприятия и выдается этим подразделениям.

Записи в кассовой книге производятся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета. Вторые экземпляры должны быть отрывными, что и является отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и немотивированные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или замещающего его лица.

21. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию как отчет кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под расписку в кассовой книге.

22. На предприятиях при условии обеспечения полного хранения кассовых документов кассовая книга может вестись с использованием технических средств, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с нею формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последней за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

После получения машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" кассир обязан проверить правильность составления кассовой книги и отчета кассира, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

С целью обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц; После окончания календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а книга опечатывается.

23. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

24. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном документе, на мотивировку остатка наличных в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются избытком кассы и зачисляются в доход предприятия.

25. При наличии на предприятии нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет перед старшим кассиром в получении аванса и денег, принятых по приходным документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

За авансы, полученные для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан составить отчет в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и т.п. старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

При наличии на предприятии только одного кассира учет принятых и выданных денег ведется этим кассиром.

26. Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых операций с наличными должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разных номиналов (в размере не менее 10% от суммы установленного предприятию лимита остатка наличных в кассе) для выдачи сдачи гражданам. Невыдача (или несвоевременная выдача) гражданам сдачи из-за отсутствия или нехватки разменной монеты на этих предприятиях в течение рабочего дня, а также ее наличия на предприятии в размерах, меньших указанных, является нарушением кассовой дисциплины, и за это к виновным лицам вышеуказанных предприятий могут применяться штрафные санкции, определенные статьей 164(2) Кодекса Украины об административных правонарушениях, как за нарушение правил ведения кассовых операций.

В случае осуществления торговли продукцией или работами (услугами) с использованием торговых автоматов или другого подобного оборудования (которые не предусматривают наличия кассового аппарата, контролируемого уполномоченным на это физическим лицом), последние должны быть оснащены электронным счетчиком количества разменной монеты, поступающей в автомат, непрерывного действия с нарастающим итогом. Счетчик опломбируется работником местных органов налоговой администрации. По мере накопления автоматом денежной выручки соответствующими работниками торгового или другого предприятия производится выемка наличных с дальнейшим отражением в кассовой книге показателей электронного счетчика и фактического наличия наличных. В дальнейшем эта денежная выручка инкассируется в порядке, определенном Инструкцией N 1 НБУ "По организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.94 г. N 129.

27. Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных. Руководители предприятия обязаны оборудовать кассу и обеспечить хранение денег в помещении кассы, а также в случае доставки их из учреждения банка и сдачи в учреждение банка. Они несут в установленном соответствующим законодательством порядке ответственность в том случае, если по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность средств во время их хранения и транспортировки. Рекомендации по обеспечению сохранности средств во время их хранения и транспортировки приведены в приложении N 2.

Кассы предприятий в случае необходимости могут быть застрахованы страховой организацией.

Помещение кассы должно быть изолировано, а дверь в кассу во время осуществления операций - заперта с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, которые не имеют отношения к ее работе, запрещается.

28. Все наличные на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые после окончания работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т.п. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией. В случае выявления потери ключа руководитель предприятия сообщает об этом инциденте в органы внутренних дел и принимает меры по срочной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию,, запрещается.

29. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, удостовериться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан срочно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает об этом событии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия работников милиции.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, которые их заменяют, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел проводят проверку наличия средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть проведена до начала кассовых операций. О последствиях проверки составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми лицами, принимавшими участие в проверке. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - высылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается на предприятии.

30. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей.

31. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с настоящим Порядком, после чего с кассиром заключается договор о его полной материальной ответственности.

32. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

33. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 31, на время выполнения им обязанностей кассира.

В случае если кассир неожиданно оставляет работу (по причине болезни и т.п.) ценности, находящиеся у него под отчетом, срочно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии в составе лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

34. На предприятиях, которые имеют большое количество подразделений или обслуживаются централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия, другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 31, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров, настоящим Порядком. Выдача и прием средств такими лицами осуществляются в помещениях кассы.

На предприятиях, где по штатному расписанию не предусмотрена должность кассира, обязанности последнего могут выполняться бухгалтером или другими работниками по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ними соглашения, предусмотренного п.31, о чем в письменной форме в обязательном порядке должно быть сообщено учреждению банка, которое обслуживает предприятие.

IV. Ревизия кассы и контроль за
соблюдением кассовой дисциплины

35. В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии проводится внезапная ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В случае выявления ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. Пример формы акта инвентаризации наличия средств приведен в приложении N 3.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги необходимо проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

36. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными соглашениями во время проведения документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях в обязательном порядке проводят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. Во время проведения ревизии особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

В хозяйственных обществах, в которых это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводятся ревизионными комиссиями.

37. Проверки кассовой дисциплины осуществляются органами Государственной налоговой администрации Украины, Государственной контрольно-ревизионной службы Украины, Министерства внутренних дел Украины, финансовыми органами и учреждениями банков.

38. Лица, обвиненные в нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.

39. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителей предприятия, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

40. Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, которые осуществляют кассовое обслуживание клиентов, установлен Инструкцией N 1 Национального банка Украины "По организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденной Постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.94 г. N 129.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях связи Украины регулируется соответствующим нормативным актом, утверждаемым Государственным комитетом связи Украины. Лимиты остатка денег в кассе для предприятий связи устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий с учетом размеров наличного оборота и условий работы предприятий связи. Лимит остатков денежной наличности в подчиненных структурных подразделениях устанавливается предприятием или филиалом, в состав которого они входят, в пределах общего лимита, установленного учреждением банка. Лимит утверждается руководителем предприятия, филиала.

Накануне нерабочих дней учреждений банка предприятия связи могут превышать лимиты кассы в размерах, необходимых для обеспечения расходных операций в те дни, когда учреждения банков операций не осуществляют.

Приложение N 1
к Порядку ведения кассовых операций
в национальной валюте в Украине

Общие Правила
определения признаков платежности денежных билетов
и разменной монеты Национального Банка Украины

1. Денежные билеты Национального банка Украины (далее - Банкноты), относительно подлинности которых не возникает никаких сомнений, должны приниматься для оплаты и обмена организациями любых форм собственности без ограничений, даже если на них имеются следующие повреждения:

1.1. В каком-либо месте банкноты имеются пятна, надписи, надрывы, а также признаки естественного износа, загрязнения, но от которых осталось не менее чем 3/4 их начального размера и могут быть прочитаны номинал, буквы серии и номер.

1.2. Порваны, надорваны и склеены, если отдельные части банкноты бесспорно принадлежат той же самой банкноте и на них сохранились серия и номер, если место склеивания не мешает определить подлинность банкноты и номинал.

Банкноты с перечисленными дефектами считаются изношенными и должны приниматься банками от организаций любых форм собственности и физических лиц и изыматься банками из обращения.

2. Предприятия, учреждения, организации, общества не должны принимать, но банки должны обменивать следующие банкноты, относительно подлинности и номинала которых не возникает сомнений:

2.1. Банкноты с общим водяным знаком, от которых осталось менее чем 3/4, но больше чем половина:

- поврежденные огнем или водой, у которых отсутствует защитная лента, но на которых можно прочитать номинал, серию и номер;

- загрязненные, исписанные;

- склеенные из частей одной банкноты;

- изменили свой предыдущий цвет под действием влаги, химикатов и т.п.

2.2. Банкноты с фиксированным водяным знаком, которые имеют перечисленные в п.2.1 повреждения и на которых остался фиксированный водяной знак, независимо от размера поврежденной банкноты.

Эти банкноты являются неплатежными, и банки должны их обменивать на платежные после подтверждения экспертом или руководителем касс их подлинности.

Банки должны обменивать поврежденные или изношенные банкноты на платежные при следующих условиях:

- если не возникает сомнения в их подлинности;

- если виден номинал;

- если отсутствующая часть банкноты не может быть принята для обмена.

2.3. Банкноты, имеющие невидимые надписи органов внутренних дел, являются неплатежными и должны обмениваться на платежные как изношенные путем сдачи их в региональные управления НБУ.

3. Монеты принимаются к платежу и обмениваются в случае, если нет ни одного сомнения относительно их подлинности и если на них сохранены изображение малого герба Украины - ТРЕЗУБЦА - и цифра, указывающая ее стоимость.

3.1. Платежные, но не пригодные для обращения монеты - деформированные, бывшие под воздействием различных реагентов, огня и т.п., сдаются в банковские кассы и в дальнейшем изымаются из обращения.

3.2. Монеты, на которых изображения номинала и малого герба Украины не просматриваются, с отверстиями, надломленные и т.п., являются неплатежными, не принимаются для оплаты и не обмениваются.

4. Банковские учреждения должны следить, чтобы деньги, находящиеся в обращении, были чистыми и качественными, и не должны выпускать в обращение порванные, склеенные, облитые краской, обгоревшие, имеющие жировые или чернильные пятна, надписи, другие повреждения и естественно изношенные, погнутые и поврежденные монеты, а должны их отбирать и переводить в категорию изношенных.

5. Банкноты, на которых имеются признаки умышленных повреждений (с отверстиями, порезанные, исписанные, со смытым рисунком), что не дает возможности определить подлинность и номинал, и которые не имеют номера и серии, не принимаются к платежу и не обмениваются банками.

6. Банкноты и монеты, которые вызывают сомнения относительно подлинности или которые имеют явные признаки подделки, предъявителю не возвращаются, а подлежат изъятию с выдачей предъявителю справки о принятии на экспертизу.

7. Банкноты и монеты, которые вызывают сомнения относительно подлинности, присылаются на экспертизу в Департамент налично-денежного обращения Национального банка Украины, а фальшивые и поддельные - в учреждения МВД на местах.

8. Обмен изношенных, поврежденных банкнот и монет на платежные производится банками бесплатно.

Приложение N 2
к Порядку ведения кассовых операций
в национальной валюте в Украине

Рекомендации
по обеспечению сохранности средств при
их хранении и транспортировке *

/* Согласовано с Министерством внутренних дел Украины/.

1. В случае зачисления на работу и назначения на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, хранением и транспортировкой средств, или периодического привлечения работников предприятий к указанным выше работам, руководителям предприятия необходимо учитывать, что на указанные выше должности не желательно принимать:

- лиц, которые ранее привлекались к уголовной ответственности за умышленные преступления, у которых судимость не погашена или не снята в установленном порядке; по постановлению суда лишены права заниматься вышеуказанными видами деятельности;

- лиц, страдающих хроническими психическими заболеваниями;

- лиц, находящихся на специальном медицинском учете по поводу алкогольной или наркотической зависимости.

2. При перевозке наличных в национальной валюте, принадлежащей предприятиям, учреждениям и организациям всех форм собственности, от касс предприятий в учреждения банков и в обратном направлении руководитель такого предприятия, учреждения или организации должен обеспечивать кассира охраной и транспортным средством.

При транспортировке значительных денежных сумм и ценностей и в других случаях охрана кассиров осуществляется на договорной основе работниками милиции и отделами охраны подразделений Государственной службы охраны при органах внутренних дел.

3. Во время транспортировки средств кассиру, лицам из его сопровождения и водителю транспортного средства, если он предоставляется руководителем предприятия, не рекомендуется:

- разглашать маршрут движения и размер суммы перевозимых средств и ценностей;

- впускать в салон транспортного средства посторонних лиц, которые не имеют разрешения руководителя предприятия и (или) подразделения Государственной службы охраны при органах внутренних дел;

- идти пешком, ехать попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и подобные места;

- выполнять какие-либо поручения, не связанные с транспортировкой средств, и отвлекаться любым другим способом от доставки по назначению денег и ценностей.

Приложение N 3
к Порядку ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине

________________________________________________________________________________________________________________________

предприятие, организация

Структурное подразделение (цех)___________________________________________________________________________________________

Акт N___

инвентаризации наличия средств
" ________"__________ 199__ г.,

находящихся______________________________________________________________________________________________________________

Расписка

Настоящим удостоверяю, что до начала проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на средства сданы в бухгалтерию и все средства, поступившие под мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны на расходы.

Материально ответственное лицо__________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

должность подпись фамилия, имя, отчество

На основании приказа (распоряжения) от " __________" _________199_____ г. N_________проведена инвентаризация средств по состоянию на " ___________" ___________199____ г.

При инвентаризации установлен следующий объем ценностей:

1) наличных __________________________________грн.________ коп.

2) почтовых марок _____________________________грн.________ коп.

3) ___________________________________________грн.________ коп.

4) ___________________________________________грн.________ коп.

Итог фактического наличия _____________________грн._________ коп.

___________________________________________________

прописью

По учетным данным ___________________________грн. _________ коп.

Итоги инвентаризации:

излишек___________________________________________________

недостача_________________________________________________

Последние номера кассовых ордеров:_______________________________________________________________________________________

приходного N расходного N

Председатель комиссии__________________________________________________________________________________________________

должность подпись фамилия, имя, отчество

Члены комиссии________________________________________________________________________________________________________

должность подпись фамилия, имя, отчество

Подтверждаю, что средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

_______________________________________________________________________________________________________________________

Материально ответственное лицо

" _________" ___________199_____ г.

Оборотная сторона акта

Объяснение причин излишков или недостач

__________________________________________________________________________________________________________________________

Материально ответственное лицо__________________________________________________________________________________________

Решение руководителя предприятия_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

" ______" ___________199_____ г.

Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия средств (наличных, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т.п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации), другой - остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, которые отвечают за сохранность средств, берется расписка.

В случае замены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, которое сдало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, и бухгалтерии).

Парус Iнтернет-Консультант

Редакции