Парус Iнтернет-Консультант

Открытое тестирование

КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 24.12.97 N 680
м.Київ

Про затвердження Інструкції з діловодства
у секретаріаті, відділах, управліннях та інших службах Київської обласної державної
адміністрації

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади":

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у секретаріаті, відділах, управліннях та інших службах обласної державної адміністрації (додається).

Направити її структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, міськвиконкомам для використання у практичній роботі.

2. Відповідальність за впровадження положень Інструкції покласти на заступника голови адміністрації з організаційних питань, керівників відділів, управлінь, інших служб облдержадміністрації.

3. Райдержадміністраціям:

розробити на основі цієї Інструкції і затвердити не пізніше як у місячний термін інструкції з діловодства у власних апаратах, відділах, управліннях та службах;

забезпечити неухильне додержання інструкцій, затверджених відповідно до цього розпорядження.

впроваджувати у роботу з документами сучасні засоби механізації та персональні комп'ютери.

Рекомендувати органам місцевого самоврядування здійснити аналогічні заходи.

4. Керівникам секретаріату, відділів, управлінь, інших служб облдержадміністрації, райдержадміністрацій організувати вивчення інструкцій з діловодства усіма працівниками апарату та структурних підрозділів, що належать до сфери їх управління.

5. Вважати таким, що втратило чинність розпорядження голови облдержадміністрації від 16.01.96 N 15 "Про затвердження Інструкції з питань діловодства у секретаріаті, відділах, управліннях та інших службах Київської обласної державної адміністрації".

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови облдержадміністрації Сем'янівського В.В.

Голова адміністрації А.А.Засуха

Додаток
до Розпорядження голови адміністрації
від 24.12.97 N 680

Інструкція
з діловодства у секретаріаті, відділах, управліннях та інших службах
Київської обласної державної
адміністрації

1. Загальні положення

1.1. Ця інструкція встановлює загальний порядок документування управлінської діяльності, визначає основні правила роботи з документами у секретаріаті, відділах, управліннях, інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації (далі іменуються "установи") і регламентує постановку діловодства від часу надходження або створення документів до передачі їх в архів (крім документів з грифом "Таємно", "Для службового користування"). Її положення поширюються також на службову документацію, створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

1.2. Інструкція розроблена відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Київської обласної державної адміністрації з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.3. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та структури установи може застосовуватись повна або часткова централізація діловодства.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства несуть керівники секретаріату, установ облдержадміністрації. Вони здійснюють загальне керівництво роботою діловодних служб і у межах наданих прав зобов'язані:

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (надалі організації), що належать до сфери управління установи, відомостей та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

сприяти автоматизації та раціоналізації діловодних процесів;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації.

1.5. Ведення діловодства покладається на загальні відділи, канцелярії або на секретарів і діловодів (далі іменуються "канцелярія").

В установах, їх структурних підрозділах, в яких штатним розписом не передбачено посади працівника діловодства, ці обов'язки покладаються на спеціально виділеного для цього працівника, що оформляється наказом керівника.

1.6. Працівники, які за своїми службовими обов'язками пов'язані з підготовкою, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з ними відповідно до затвердженої інструкції з питань діловодства.

1.7. При звільненні працівника, а також на час його відпустки чи відрядження всі невиконані службові документи передаються для виконання особі, яка його замінює, з відміткою в реєстраційноконтрольних документах.

1.8. Діловодство в облдержадміністрації здійснюється українською мовою.

1.9. Публікація у пресі службових документів установ допускається лише з дозволу їх керівників.

2. Документування управлінської
діяльності

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.2. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передачі інформації, зберігання і використання цієї інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно із чинним законодавством, Положенням про обласну державну адміністрацію, установи та їх керівники в межах своїх повноважень можуть видавати:

голова адміністрації - розпорядження;

керівники секретаріату, відділів, управлінь та інших структурних підрозділів адміністрації - накази.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів установ є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення центральних органів виконавчої влади:

конкретні доручення органів управління вищого рівня;

рішення сесії обласної ради; здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності відповідно до своїх повноважень;

потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.5. Спільні документи установ, які мають повноваження видавати однакові за формою розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази тощо), видаються у відповідній формі (рішення, розпорядження, накази тощо).

Спільні розпорядчі документи установ, що повноважні видавати різні за формою документи, видаються у формі "спільних рішень", які мають правову силу розпорядчого документа кожної установи, яка приймала цей документ.

2.6. Розпорядчі документи, які надходять до установ від органів управління вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери управління установи, у формі, визначеній автором документа. Якщо спосіб не зазначений, то це питання вирішується шляхом:

розсилки ксерокопії документів органів управління вищого рівня разом із супровідним листом;

видання установою самостійних розпорядчих документів, у яких викладається зміст документа органу вищого рівня стосовно до завдань цієї установи, організацій, що належать до сфери її управління;

інформаційного листа, якщо розпорядчий документ органу управління вищого рівня не потребує конкретизації.

В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів управління вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань на нарадах, засіданнях колегій, комісій, інших заходах фіксується у протоколах. У них вказується дата, час проведення заходу, кількість присутніх, коло запрошених, хто вів засідання, перелік питань, які розглядалися, прізвища, ініціали, посади доповідачів та виступаючих без викладення змісту виступів.

Окремі наради, засідання, де розглядаються найбільш важливі питання, за розпорядженням керівника установи фіксуються на магнітній плівці або стенографуються. У разі потреби тексти виступів передруковуються і вносяться до протоколів.

За підсумками нарад, інших заходів розробляються доручення, які затверджуються особою, що головувала на них.

За підсумками розгляду питань на засіданнях комісій приймаються рішення у формі, визначеній положеннями про ці органи.

Складання протоколу засідання комісії, протоколів інших заходів, доручень за їх підсумками покладається на підрозділи, що готували і забезпечували їх проведення, та консультантів (помічників) керівників адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

2.8. Рішення колегій установ проводяться у життя розпорядженнями (наказами) керівника установи.

2.9. Розпорядження, накази доводяться до відома виконавців і підвідомчих організацій шляхом надсилання їм цих документів або ознайомлення з ними.

2.10. Передача тексту службового документа по телефону, телеграфу або факсу може здійснюватися у випадках, коли він потребує негайного виконання. Для оперативної передачі інформації в установах можуть застосовуватися телетайпограми і телефонограми, які підписуються керівниками установ.

3. Проходження кореспонденції

3.1. Приймання документів

3.1.1. Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до установи, у тому числі створеної за допомогою ПК, здійснюється централізовано канцелярією. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються відповідальними черговими, а в секретаріаті облдержадміністрації - відповідальними черговими першої приймальної.

Кореспонденція, яка надійшла по факсу, приймається черговими першої приймальної, записується у книгу реєстрації, де вказується дата, час отримання документа, його номер та назва і передається в канцелярію.

Працівникам установ, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій без реєстрації в канцелярії.

3.1.2. Службова кореспонденція та офіційні документи, за винятком кореспонденції з поміткою "Особисто" та адресованої громадським організаціям, одержуються, розконвертовуються, проштамповуються, розподіляються по відповідних підрозділах і службах канцелярією.

Кореспонденція, яка надійшла в неробочий час, доповідається заступникам голови адміністрації або керівникові секретаріату.

Кореспонденція з поміткою "Особисто" та адресована громадським організаціям передається адресатові у нерозкритих конвертах. Перша, якщо вона є службовою, підлягає поверненню для реєстрації в канцелярії.

Листи та звернення громадян в адміністрацію розконвертовуються, проштамповуються, розподіляються по відповідних підрозділах та службах відділом по роботі із зверненнями громадян.

3.1.3. При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах.

Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.

Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли тільки за конвертом можна установити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти також додаються до матеріалів, пов'язаних із судовими, арбітражними справами, позовними заявами, касаційними скаргами та листів, заяв і скарг громадян.

3.1.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Кореспонденція, що надійшла до установи, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється канцелярією установи або виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, які адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.

У секретаріаті обласної держадміністрації пропозиції, заяви і скарги громадян передаються у відділ по роботі із зверненнями громадян.

3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, відповідно до затверджених в установі розподілу обов'язків, положень про структурні підрозділи, номенклатур справ тощо.

3.2.3. Обробка і передача документів керівництву, виконавцям здійснюється в день їх одержання або у перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів управління вищого рівня, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно.

Документи, які виконуються кількома виконавцями, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається виконавцеві, який в резолюції зазначений першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, яка організовує їх виконання.

3.2.4. На розгляд голови облдержадміністрації передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, документи органів управління вищого рівня, що містять інформацію з принципових питань і потребують рішення керівництва. Інші документи передаються на розгляд заступникам голови адміністрації та керівникові секретаріату.

Службова кореспонденція, що надходить на адресу голови адміністрації, доповідається відділом при голові адміністрації, на адресу керівництва консультантами (помічниками) заступників голови, керівника секретаріату адміністрації, уся інша - передається канцелярією безпосередньо структурним підрозділам.

3.2.5. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

3.3.2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи установи, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, які обліковуються в галузевих функціональних структурних підрозділах у спеціальних облікових формах (бухгалтерські документи первинного обліку, місячні та квартальні звіти організацій тощо).

Не підлягають реєстрації документи службового діловодства установи, що визначені в додатку 1.

3.3.3. Документи реєструються в установі один раз: вхідні - в день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу у інший, він повторно не реєструється.

3.3.4. Реєстрація документів у секретаріаті обласної державної адміністрації, відділах, управліннях, інших підрозділах здійснюється централізовано, в канцелярії.

Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюється окремо від службової кореспонденції. У секретаріаті облдержадміністрації вони реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян.

3.3.5. Для реєстрації вхідних і вихідних документів застосовуються реєстраційно-контрольні, придатні для оброблення ПК, картки (додатки 2 і 3).

Розпорядчі документи (розпорядження, накази) реєструються у книгах реєстрації. У секретаріаті обласної державної адміністрації ведуться такі книги:

книга реєстрації розпоряджень голови адміністрації;

книга реєстрації документів із грифом "Затверджую";

книга реєстрації наказів керівника секретаріату адміністрації з кадрових питань;

книга реєстрації наказів керівника секретаріату адміністрації з основної діяльності.

3.3.6. При картковій формі реєстрації документів кількість примірників реєстраційної картки визначається числом картотек, які ведуться в установі.

У секретаріаті обласної державної адміністрації реєстраційні картки складаються у двох примірниках, а в разі взяття документа на контроль - у чотирьох. Перший примірник картки з резолюцією та документом передається виконавцеві, другий примірник залишається в канцелярії у довідковій картотеці. У разі взяття документа на контроль - третій примірник передається консультантові (помічникові) керівника, який вказаний в резолюції першим, а четвертий примірник - надходить у сектор контролю відділу при голові адміністрації.

3.3.7. Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку або виділяються в окремий розділ загальної картотеки.

У секретаріаті облдержадміністрації формуються: довідкова картотека - в загальному відділі; контрольно-довідкові - у секторі контролю та в консультантів (помічників) керівників, картотека з пропозицій, заяв і скарг громадян - у відділі по роботі із зверненнями громадян.

3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додаток 4).

При журнальній формі реєстрації документів рекомендується вести такі види журналів:

журнал реєстрації вхідних документів;

журнал реєстрації вихідних документів;

журнал реєстрації власних наказів, інструкцій, протоколів;

журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян.

Якщо обсяг розпорядчих документів, що надходять від органів управління вищого рівня великий, то для їх реєстрації може бути заведений окремий журнал.

3.3.9. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5).

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявністю мережі - центральний банк реєстраційних даних.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420) А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Документи повинні, як правило, оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк (додатки 6, 7, 8);

виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжного розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площ) способом;

бланки повинні виготовлятись друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Кожний бланк установи повинен мати номер, який зазначається на його зворотньому боці. Бланки видаються виконавцям під розписку у порядку, визначеному у п.4.12.4. цієї інструкції.

Не на бланках дозволяється оформляти заяви працівників, окремі службові довідки, інформації, записки тощо.

Документи, підготовлені кількома установами, також оформляються не на бланках.

4.1.3. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Тексти документів можуть бути відображені у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

4.1.5. Суцільний текст використовується у разі складання розпорядчих документів, правил, положень, листів тощо. Він може складатися із розділів, які в необхідних випадках мають заголовки і нумерацію.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, із двох частин: у першій констатуючій частині вказується обгрунтування або підстава складання документа, у другій резолютивній частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: розпорядження, накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи - прохання без пояснень тощо.

4.1.6. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним набором ознак. Найменування ознак об'єкта та їх характеристики повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з іменником у називному відмінку, показники можуть бути виражені цифрами.

Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових документах тощо.

4.1.7. Форма таблиці використовується при викладені цифрової або словесної інформації про декілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих документах тощо.

Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний - графи, горизонтальний - рядки.

Графи таблиці нумеруються, якщо таблиця друкується більше ніж на одній сторінці, на наступних сторінках позначаються номери граф.

Заголовки і підзаголовки граф та рядків повинні бути виражені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках граф та рядків таблиці використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники, у разі потреби кодуються.

4.1.8. Частини текстів (розділи, підрозділи) нумеруються арабськими цифрами із присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідно числового знака через крапку (1.1.2., 1.1.3., 2.1.1., 2.1.2.). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

4.1.9. Дати в текстах документів оформляються цифровим способом. Елементи дати позначаються парами арабських цифр у такій послідовності: число місяця, місяць, рік. Групи цифр розділяються крапками. Наприклад: дату 29 січня 1997 року слід писати 29.01.97.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, та перед ними проставляється 0.

У текстах розпоряджень голови облдержадміністрації, інших документах, які містять відомості фінансового характеру, допускається використання словесно-цифрового способу оформлення дат: 20 липня 1997 року.

4.1.10. Оригінали проектів розпорядчих документів візуються виконавцями, керівниками структурних підрозділів (особами які їх залишають), які їх вносять, юридичними службами.

4.1.11. Оригінали проектів розпоряджень голови облдержадміністрації візуються керівниками підрозділів адміністрації, установ та організацій, які вносять ці документи, а також причетних до їх розробки та виконання завідуючим юридичним відділом або особою, що його заміщає, заступниками голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків, а з питань фінансів, бюджету і штатів - начальником фінансового управління.

Завізовані проекти подаються у сектор підготовки і випуску актів облдержадміністрації, на який покладається перевірка їх оформлення, після чого вони візуються керівником секретаріату адміністрації і подаються на розгляд та підпис голові адміністрації.

Проекти листів візуються керівниками підрозділів, що готують документ, заступником голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків, а з питань фінансів, бюджету та коштів - начальником фінансового управління.

Відповідальність за зміст документа несуть в однаковій мірі всі особи, які його візують.

4.1.12. Підписані розпорядження, накази надходять до сектора підготовки і випуску актів облдержадміністрації загального відділу секретаріату обласної держадміністрації, накази з кадрових питаньдо відділу кадрової роботи та з питань держслужби, службові документи - до канцелярії, відповіді на листи, заяви та зверненнядо відділу по роботі із зверненнями громадян.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в установах, повинні мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення (додатки 9 і 10).

Під час підготовки та оформлення документа, склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).

4.2.2. Найменування установи - автора документа зазначається відповідно до положення (статуту) про неї, затвердженого у встановленому порядку, або документа про її утворення.

4.2.3. Найменування виду документа повинно зазначатися на кожному документі (за винятком листів). Воно вказується на бланку документа або друкується на машинці.

4.3. Заголовок до тексту

4.3.1. До кожного документа, що друкується на папері формату А4 (210 х 297), обов'язково, незалежно від його призначення, складається заголовок (короткий зміст). Заголовок повинен граматично узгоджуватися з текстом документа.

Заголовки розпорядчих документів формуються за допомогою віддієслівного іменника, відповіді на питання "про що", наприклад "Про розподіл . . .", "Про порядок . . ." тощо.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.

Заголовки не складаються для телефонограм, повідомлень та для документів, текст яких друкується на папері формату А5.

4.4. Адресування документів

4.4.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрівідомчому листуванні, листуванні із постійними кореспондентами чи в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає ускладнень).

4.4.2. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується документ, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

Державний комітет України з питань науки і технології;

Міністерство юстиції України;

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління.

У разі направлення документа посадовій особі найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному відмінку, наприклад:

Міністерство агропромислового
комплексу України
Начальникові управління

_____________________________
(назва підрозділу)

Коваленку I.М.

4.4.3. При адресуванні документа безпосередньо керівникові установи її найменування входить до найменування посади і зазначається у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державного комітету

_____________________________
(назва комітету)

_____________________________
(прізвище, ініціали)

4.4.4. Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. Слово "Копія" перед позначенням другого, третього та четвертого адресата не вказується, кожний екземпляр повинен бути підписаним.

При направленні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилку, а на кожному примірнику документа вказується лише одна адреса.

4.4.5. При направленні документа багатьом однорідним організаціям адресат може бути названий узагальнено, наприклад:

Районні державні адміністрації
або Завідуючим районними відділами
освіти

4.4.6. До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса.

Повна адреса визначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви
України"
252005, м.Київ-5, вул.Хрещатик, 32

4.4.7. При адресуванні документів окремим громадянам спочатку зазначається поштова адреса, а потім їх прізвища та ініціали, наприклад:

252005, м.Київ-5,
вул.Хрещатик, 6, кв.15

Карпенку I.М.

4.4.8. Поштова адреса не зазначається на документах, які надсилаються в урядові установи та постійним кореспондентам, а вказується на конвертах із завчасно надрукованими адресами.

4.5. Датування документів

4.5.1. Всі службові документи датуються. Датою документа є дата його підписання, затвердження або дата події, яка зафіксована в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів).

4.5.2. Датою видання (прийняття) і введення в дію розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом, якщо в документі не вказаний інший строк введення його в дію.

4.5.3. До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються трьома парами арабських цифр і розділяються крапками. Перша пара цифр числа місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара цифр дві останні цифри року. Наприклад:

20 вересня 1997 року слід
написати: 20.09.97

У розпорядчих документах (розпорядження, накази тощо) дати можуть позначатися словесно - цифровим способом, наприклад: 30 травня 1997 року.

4.5.4. Дата документа проставляється особою, яка його підписала або затвердила, у момент підписання або затвердження.

4.5.5. Обов'язковому датуванню та підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

4.5.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Дата підписання розпорядження голови облдержадміністрації, наказу керівника секретаріату зазначається нижче назви виду документа на одному рівні з індексом, ліворуч, наприклад:

Київська обласна державна
адміністрація

Розпорядження
від 05 липня 1997 року N 5

4.5.7. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

4.6. Індексація документів

4.6.1. При реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів кожному з них присвоюється індекс, який вказує місце складання, виконання та зберігання документа.

4.6.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента (індекса справи за номенклатурою) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.6.3. Індекс вихідного ініціативного документа складається з індекса справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

Індекс вихідного документа - відповіді складається з індекса справи за номенклатурою і вхідного номера документа, на який дається відповідь.

4.6.4. Індекс внутрішнього документа складається з індекса справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.6.5. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.

4.6.6. Індексами розпорядчих документів (розпоряджень, наказів з питань основної діяльності та по особовому складу), протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян можуть доповнюватися першою буквою прізвища автора.

4.6.7. На документах, що готуються спільно кількома установами, реєстраційні індекси авторів проставляються через навскісну риску в порядку зазначення авторів на документі, а датаза останньою датою підписання документа, наприклад:

465/162/923 від 15.06.97

4.7. Погодження документів

4.7.1. Проекти документів погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в документі.

4.7.2. Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особистий підпис візуючого та дату візування. У разі необхідності може вказуватися посада цієї особи. У цьому випадку обов'язкова розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

Завідуючий юридичним відділом

підпис

Л.М.Лазоренко

24.05.97

4.7.3. Візування документа для посадових осіб, яких він стосується, є обов'язковим.

Якщо є зауваження і доповнення до проекту документа, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Завідуючий юридичний відділом

підпис

Л.М.Лазоренко

Зауваження і пропозиції додаються

24.05.97

4.7.4. Візи проставляються на екземплярах документів, які залишаються в установі, на лицьовій стороні нижче підпису. Проекти розпоряджень, наказів візуються на першому екземплярі.

4.7.5. Зовнішнє погодження документів може оформлятися грифом погодження або довідкою про погодження.

Гриф погодження оформляється за формою:

Погоджено
Заступник Міністра економіки України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

4.7.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

Погоджено
Протокол засідання Вищої
атестаційної комісії України
Дата N

4.7.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

_______________________________________________________________________
(назва документа)

Найменування посади	Найменування посади
______________________________	_____________________________
(Підпис) (Ініціали, прізвище)	(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата	Дата

4.8. Засвідчення документів

4.8.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки, у випадках, передбачених п.4.8.18 цієї інструкції.

4.8.2. До підпису входить: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис та його розшифровка.

Якщо документ оформляється на бланку, то найменування посади скорочене, якщо не на бланку - то повне, наприклад:

на бланку: Начальник управління підпис М.М.Прокопенко

не на бланку: Начальник управління економіки Київської облдержадміністрації підпис М.М.Прокопенко

4.8.3. При підписанні розпорядчих документів (розпоряджень, наказів) підписується перший примірник документа.

У разі направлення їх організаціям примірники засвідчуються сектором підготовки та випуску актів обласної держадміністрації печаткою "Загальний відділ".

4.8.4. Документи, які направляються одному адресату, підписуються у двох примірниках: перший направляється адресатові, другий - до канцелярії.

4.8.5. У разі направлення службового документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники документа.

У разі направлення службового документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, на місця розсилаються засвідчені факсимільно або канцелярією примірники.

4.8.6. Документи, як правило, підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються в тому випадку, коли згідно з чинним законодавством за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові, бухгалтерські документи тощо).

У разі підписання документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються один під одним у послідовності, яка відповідає займаній посаді:

Начальник управління підпис С.М.Макаренко

Головний бухгалтер підпис В.П.Ткаченко

4.8.7. Документ, підготовлений установою разом з іншими відомствами, підписується їх керівниками, причому підписи ставляться на документі поруч на одному рівні, наприклад:

Начальник управління Начальник управління

(назва управління) (назва управління)

підпис I.М.Петренко підпис В.М.Сергієнко

4.8.8. У разі підписання документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб - авторів, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії підпис А.Н.Ткачук

Члени комісії підпис I.В.Коваль П.С.Розсоха

4.8.9. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативноправовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються однією службовою особою: керівником установи або його заступником.

Доповіді, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписуватися виконавцем, якщо вирішувані питання не виходять за межі його компетенції.

4.8.10. Документи, що надсилаються у органи управління вищого рівня підписуються:

у секретаріаті обласної держадміністрації - головою адміністрації чи заступниками голови адміністрації;

у відділах, управліннях, інспекціях - керівником установи, а за його відсутності - особою, що його заміщає.

Листи, що надсилаються Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові і віце-прем'єр-міністрам України підписуються головою адміністрації, а в разі його відсутності - виконуючим обов'язки голови адміністрації.

4.8.11. Розпорядчі документи підписуються:

розпорядження голови облдержадміністрації - головою адміністрації;

накази - керівником секретаріату, керівниками підрозділів адміністрації.

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником секретаріату адміністрації, а в разі його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки.

4.8.12 Особливим способом введення документа в дію, що санкціонує поширення його дії на певне коло установ, службових осіб і громадян є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).

Документ, що підлягає затвердженню, вводиться в дію тільки із часу його затвердження.

4.8.13. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа. Обидва способи затвердження мають однакову силу.

4.8.14. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Затверджую
Начальник управління економіки Київської облдержадміністрації
підпис Н.К.Лавринюк
17.05.97

4.8.15. Якщо документ затверджується розпорядчим документом, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖЕНО", назва розпорядчого документа в називному відмінку, його дата та номер, наприклад:

Затверджено
Розпорядження голови адміністрації
від 20.07.97 N 314

4.8.16. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.8.17. У реквізитах "Підпис", "Гриф затвердження" та "Гриф погодження" повинна вказуватися фактична посада особи, яка підписала, затвердила або погодила документ, його ініціали та прізвище.

Не допускається підписання документа іншою особою шляхом проставлення прийменника "За" або навскісної риски перед найменуванням посади.

4.8.18. На документах, які засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, на статутах (положеннях) організацій, на договорах, посвідченнях, а також в інших передбачених правовими актами випадках, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою цієї організації.

Печатки без державного герба, штампи які відтворюють найменування відповідної установи або її структурного підрозділу, проставляються на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13).

4.8.19. Відтиск печатки повинен проставлятися так, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Проходження документа в установі супроводжується проставленням на ньому відмітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому полі першого аркуша, праворуч;

про взяття документа на контроль - на реєстраційній картці або на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту і позначається словом "Контроль" або буквою "К";

про виконання документа і направлення його до справи - в реєстраційній картці або на нижньому полі першого аркуша документа і має такі дані: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа до справи і підпис виконавця, наприклад:

До справи N 6/24
підготовлено документ (вид документа )
від 25.05.97 N 51
(посада,підпис,прізвище,ініціали)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом завершена;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа і позначається словами "Перенесено на машинний носій" (із зазначенням дати перенесення, номера масиву, підпису особи, відповідальної за перенесення даних).

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця, номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку лицьового боку останнього аркуша документа. Нижче прізвища виконавця і номера його телефону вказується індекс друкарки (перші букви її імені і прізвища), кількість надрукованих примірників і дата виготовлення документа, наприклад:

Хоменко 296-85-11
АК 3 05.06.97

На документах, що надсилаються органам управління вищого рівня, цей реквізит проставляється в нижньому лівому кутку зворотнього боку останнього аркуша документа.

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Установа може видати копію лише тих документів, які створюються в самій установі.

У разі вирішення питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, здійснення їх трудових, житлових та інших прав, формування особових справ робітників, службовців, дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа відтворюється на бланку установи і засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові. Якщо копія виготовляється не на бланку, але з оригіналу документа, виготовленого на бланку, при її знятті повністю відтворюється текст бланка оригіналу.

На першому аркуші копії проставляється відмітка "копія", яка розміщується на документі праворуч над реквізитом "Адресат", а відмітка про засвідчення копії - нижче реквізиту "підпис".

Копія повинна бути засвідчена уповноваженою посадовою особою щодо повної відповідності її оригіналові. Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвище, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис", наприклад:

Згідно

Спеціаліст

першої категорії підпис А.С.Яблонський

16.07.97

У разі направлення копії з документа в інші установи, організації або видачі її на руки відмітка про засвідчення копії повинна бути засвідчена печаткою.

4.10.3. На копіях вихідних документів, які залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис. Наприклад:

17.06.97
05/257

_____________________________

(текст)

Начальник управління ______________________________________________________________________

(підпис) I.Я.Бойко

Згідно

Спеціаліст

першої категорії ____________________________________________________________________________

(підпис) З.П.Хоменко

(дата)

Копії вихідних документів (другий примірник) повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

4.10.4. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Якщо до документа є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документа перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити:

найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

4.11.2. У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Склад комісії з . . . . . затвердити" (додаток 1) або

"Заходи щодо . . . . . затвердити" (додаток 1).

Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за такою формою:

Додаток
до розпорядження голови адміністрації
від 22.07.97 N 151

Додатки до розпоряджень голови облдержадміністрації підписуються керівником секретаріату адміністрації, до наказів - керівниками підрозділів, які вносять документ, до листів - керівниками підрозділів, які готували додаток.

4.11.3. Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 1998 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

4.11.4. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Баришівської райдержадміністрації

від 25.07.97 та додаток до них, всього на 6 арк.

4.11.5. У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

4.11.6. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

4.11.7. Якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Порядок друкування документів у машинописному бюро. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

4.12.1. В установах і їх структурних підрозділах друкуються тільки службові документи.

4.12.2 Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи написані нечітко, олівцем, без зазначення прізвища, телефону виконавця і візи керівника структурного підрозділу до друку не приймаються.

На рукопису виконавець зазначає кількість примірників, які необхідно надрукувати, вид бланка, дату і час надходження матеріалів до машинописного бюро.

4.12.3. Порядок друкування матеріалів визначає завідуюча машинописним бюро. Якщо документи друкуються на бланках, то особа, що підготувала документ, одержуючи надрукований примірник, розписується в журналі обліку бланків за отриманий бланк.

4.12.4. Бланки у машинописному бюро секретаріату обласної держадміністрації видаються тільки працівникам секретаріату. Працівники відділів, управлінь одержують бланки у консультантів (помічників) заступників голови адміністрації та у завідуючого загальним відділом секретаріату адміністрації.

4.12.5. Друкований текст перевіряє особа, що підготувала документ. Виявлені помилки, пропуски тощо, виправляються тільки на комп'ютері та машинці, без помарок.

4.12.6. Друкарки несуть відповідальність за правильне оформлення реквізитів документів та відповідність надрукованого тексту оригіналові і не відповідають за зміст документа.

4.12.7. Текст документів на папері формату А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

4.12.8. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра
юстиції України
(Підпис) (Ініціали,прізвище)
Дата

4.12.9. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2- 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.10. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.11. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.12. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.13. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ"; 1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті; 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.14. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.15. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.16. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, у секретаріаті обласної держадміністрації - завідуючим загальним відділом, а необхідність розмноження окремих документів та кількість примірників - керівниками структурних підрозділів за погодженням із завідуючим загальним відділом.

4.13.2. Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує завідуючий загальним відділом (додаток 14).

4.13.3. Документи на розмноження передаються в розмножувальне бюро разом із замовленням.

4.13.4 Замовлення реєструються у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального бюро (додаток 15). Працівник, одержуючи розмножений матеріал, розписується в журналі.

4.13.5. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

4.14. Оформлення документів про відрядження

4.14.1. Службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на визначений строк в іншу місцевість для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу у доповідній записці на ім'я керівника установи або його заступника зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника. Доповідна записка передається керівникові установи, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

4.14.2. Направлення працівників установ у відрядження оформляється видачею посвідчення про відрядження за формою згідно з додатком 16.

На розсуд керівника установи направлення робітника у відрядження може оформлятися наказом.

4.14.3. Реєстрація осіб, що відбувають у відрядження ведеться у спеціальних журналах за формою згідно з додатком 17. Особа, яка відповідає за ведення журналу реєстрації працівників, які направляються у відрядження, і робить відмітку в посвідченнях про відрядження, призначається наказом керівника.

4.14.4. У секретаріаті обласної держадміністрації ведення журналу реєстрації працівників, які направляються у відрядження, покладається на відділ кадрової роботи та з питань державної служби, проставлення відміток у посвідченнях про відрядження - на сектор прийому попереднього розгляду і аналізу кореспонденції загального відділу.

Посвідчення про відрядження працівникам секретаріату адміністрації оформляються відділом кадрової роботи та з питань держслужби, візуються керівником підрозділу і підписуються керівником секретаріату адміністрації.

4.14.5. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання.

Авансовий звіт, за встановленою формою завізований керівником підрозділу на підтвердження виконання завдання, передається в бухгалтерію.

4.14.6. Оформлення закордонних відряджень, а також відряджень керівників органів виконавчої влади здійснюється з урахуванням особливостей, визначених чинним законодавством.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідної кореспонденції

5.1. Вихідна кореспонденція повинна оброблятися і відправлятися централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, які передаються адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в канцелярії. Дозвіл на передачу документа факсом надається керівником секретаріату адміністрації. Передачу документа факсом здійснюють відповідальні чергові. Всі документи, які передаються факсом, фіксуються в журналі. Оригінали переданих документів повертаються до канцелярії з відміткою часу та дати відправлення документа, виконаного факсом.

Надсилання або передача працівниками установи документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються:

наявність та правильність зазначення адреси кореспондента;

наявність підписів на документі та додатках до нього;

наявність підписів та віз на копіях документів, що залишаються в канцелярії установи;

наявність додатків та відміток про додатки на документі;

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів.

Документи, оформлені із порушенням правил, передбачених цією інструкцією, для відправлення не приймаються.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до канцелярії на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. При направленні документів, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити повну поштову адресу - поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку.

5.6. У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.7. Документи, які доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.8. Оригінали розпоряджень, наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.9. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Загальні положення

6.1.1. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, актів Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.2. Контроль здійснюють керівники, діловодний апарат або контрольна служба, виконавці.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані в розпорядчому документі (розпорядженні, наказі тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці. У випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції вказаний першим.

6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У секретаріаті облдержадміністрації - на сектор контролю.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 18).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим письмовим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Строк виконання обчислюється у календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для отриманих - з дати надходження до канцелярії установи.

6.2.5. Документи доводяться до виконавців протягом трьох робочих днів, а якщо в резолюції вказано декілька виконавців - протягом семи робочих днів. Розпорядчі документи направляються згідно зі списком розсилки не пізніше семи днів від дати підписання.

Термінові документи за вказівкою керівництва доводяться до виконавців негайно.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. Службові особи, на яких покладається контроль за виконанням документа, визначаються керівником установи, безпосередні виконавці особою, на яку покладено здійснення контролю.

Службові особи, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчих документів (розпоряджень, наказів тощо), визначаються окремим пунктом цих документів.

У необхідних випадках складається план організації контролю за виконанням документа, що підписується особою, на яку покладено здійснювати контроль.

6.3.4. У секретаріаті обласної держадміністрації контроль здійснюють:

за виконанням документів з резолюцією голови адміністрації "Ознайомити . . .", "До відома . . ." тощо - канцелярія;

за виконанням документів з резолюцією голови адміністрації, де зазначені конкретні доручення - особа, яка вказана в резолюції першою та сектор контролю;

за виконанням розпорядчих документів (розпоряджень, наказів тощо) заступники голови адміністрації, керівник секретаріату адміністрації та сектор контролю;

за виконанням документів з резолюцією заступників голови обласної державної адміністрації, керівника секретаріату - особа, що вказана в резолюції першою, сектор контролю та консультанти (помічники) керівників;

за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян - особа, що наклала резолюцію, та відділ по роботі із зверненнями громадян.

6.3.5. Контрольні картки по першій групі документів, зазначених в пункті 6.3.4., після виконання резолюції залишаються в довідковій картотеці сектора прийому, попереднього розгляду та аналізу кореспонденції.

Контрольні картки по другій групі документів передаються канцелярією: один примірник з оригіналом документа - виконавцеві, який зазначений в резолюції першим, другий - в сектор контролю.

Контрольні картки по третій групі документів передаються сектором контролю з копією розпорядчого документа - виконавцеві, на якого покладається контроль.

Контрольні картки по четвертій групі документів передаються в сектор контролю, консультантам (помічникам) керівників, які наклали резолюцію, та виконавцеві документа. Контрольні картки по п'ятій групі документів знаходяться у відділі по роботі із зверненнями громадян.

6.3.6. Контрольні картки групуються в картотеки, за винятком карток до документів, зазначених у першій групі документів пункту 6.3.4.

По другій і третій групі документів вони формуються в контрольну картотеку в секторі контролю, по четвертій групі документів - у контрольну картотеку в секторі контролю та у консультантів (помічників) керівників, по п'ятій групі - у картотеку у відділі по роботі із зверненнями громадян.

6.3.7. У контрольних картках щодо третьої групи документів п.6.3.4. заступники голови адміністрації, керівник секретаріату, на яких покладається контроль, визначають строки контролю та подання проміжної інформації, по четвертій і п'ятій групі - строки контролю визначаються керівниками, які наклали резолюцію.

Щодо документів, виконання яких розраховано на декілька років, то інформація про хід їх виконання передбачається щорічно, протягом поточного року - за визначенням керівника, який здійснює контроль.

6.3.8. Картки документів, які контролюються, систематизуються за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (розпорядження, доручення тощо).

По другій групі документів, зазначених в пункті 6.3.4., за даними комп'ютера готується та подається голові адміністрації, його заступникам та керівнику секретаріату перелік документів:

- строк виконання яких минає 15 та 30 числа кожного місяця;

- строк виконання яких минув за станом на останнє число кожного місяця (додатки 19 і 20).

По листах, заявах та скаргах громадян така інформація подається відділом по роботі із зверненнями громадян за станом на останній день кожного місяця.

6.3.9. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.4. Зняття документів з контролю

6.4.1. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.4.2. Інформації про хід виконання документів у зазначені в контрольній картці строки готуються підрозділами, на які покладено виконання документа, підписуються їх керівниками. На документі зазначається висновок про виконання особи, на яку покладався контроль, а на документах, які подаються голові адміністрації - також висновок сектора контролю.

6.4.3. Зняття виконаного документа з контролю здійснюють:

з резолюцією голови адміністрації "Ознайомити. . .", "До відома . . ." тощо - завідуючий загальним відділом;

з резолюцією голови адміністрації, де зазначені конкретні доручення особа, яка вказана в резолюції першою, за винятком документів з резолюцією голови адміністрації "Доповісти про виконання . . .";

розпорядчих документів (розпоряджень, наказів тощо) - особа, яка підписала документ;

документів з резолюцією заступників голови адміністрації та керівника секретаріату - заступники голови та керівник секретаріату адміністрації;

пропозицій, заяв і скарг громадян - особа, яка наклала резолюцією.

На документі, що знімається з контролю, або в контрольній картці робиться запис за формою:

До справи
підпис I.Н.Миколенко
03.08.97

6.4.4. Документ, який знятий з контролю, та матеріали до нього з контрольною карткою подаються в сектор контролю, консультантам (помічникам) керівників або у відділ по роботі із зверненнями громадян в залежності від їх характеру. На підставі документів цими підрозділами робиться відмітка в контрольній картці із зазначенням дати зняття з контролю та підписом працівника, що здійснював контроль. Разом з документом і матеріалами до нього контрольна картка повертається до канцелярії, за винятком документів відділу по роботі із зверненнями громадян та розпорядчих документів, що залишаються відповідно у відділі по роботі із зверненнями громадян та секторі контролю.

Щодо документів, відомості про які закладено в комп'ютери, робиться відмітка про зняття їх з контролю.

6.4.5. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у канцелярію одночасно з документами.

7. Складання номенклатур і формування справ

7.1. Основні вимоги до складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

7.1.4. Кожна установа, незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ, повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

7.1.5. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення складу, змісту і кількості документів, що утворюються у процесі діяльності установи. При цьому треба керуватись статутом чи положенням про установу, положенням про її структурні підрозділи, штатним розписом, планами та звітами про роботу організації, типовими і примірними номенклатурами справ, переліками типових документів із зазначенням строків їх збереження, номенклатурами справ за минулі роки, описами справ постійного та тимчасового зберігання, довідковими картотеками.

7.1.6. Номенклатури справ складаються структурними підрозділами установи за погодженням з канцелярією (додаток 21).

Номенклатура справ структурних підрозділів зводиться канцелярією в єдину номенклатуру справ установи, погоджується з експертною комісією (ЕК) установи, експертно-перевірювальною комісією (ЕПК) обласного державного архіву, затверджується керівником (додаток 22).

7.1.7. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи тощо.

7.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник діловодної служби.

7.2. Заголовки справ та їх складання

7.2.1. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.2.2. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.2.3. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.

7.2.4. У номенклатуру справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом "Для службового користування" і довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом "Для службового користування".

7.2.5. У номенклатуру справ включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою основою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії).

7.2.6. Заголовки справ із питань, які не вирішились остаточно протягом року, є "Перехідними" і вносяться в номенклатуру справ установи наступного року з тим же індексом.

7.2.7. У номенклатуру справ установи включаються також заголовки незакінчених діловодством справ ліквідованих організацій, правонаступником яких ця установа є.

7.2.8. Не включаються в номенклатуру справ заголовки друкованих видань, брошур, бюлетенів, експрес-інформації.

7.2.9. Заголовок справи повинен чітко і в узагальнюючій формі відображати основний зміст і склад документів справи.

Не допускаються використання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

7.2.10. Заголовок справи складається з елементів, які розміщуються в такій послідовності:

назва виду справи (листування, журнал тощо) або різновидності документів (протоколи, накази тощо);

назва установи або структурного підрозділу (автор документа);

назва установи, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);

короткий зміст документів справи;

назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;

дати (період), до яких відносяться документи справи;

вказівка на копійність (оригінал чи копії) документів справи.

Склад елементів заголовка справи визначається характером документів справи.

7.2.11. У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках зазначаються основні різновидності документів, які групуються у справі, наприклад:

"Документи з питань проведення
нарад семінарів (плани, списки,
доповіді)"

Термін "документи" використовується також у заголовках справ, які містять документи - додатки до документів, наприклад:

"Документи до протоколів нарад"

7.2.12. У заголовках справ, які містять документи однієї різновидності, зазначається цей вид документів у множині. Назва установи, як автора документа, зазначається скорочено або подається його узагальнена назва, наприклад:

"Протоколи засідань колегії ..."

7.2.13. У заголовках справ, які містять листування, зазначається з ким і з яких питань воно ведеться.

7.2.14. У заголовках справ, які містять звітну та планову документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік, за який складені плани (звіти).

7.3. Порядок складання та затвердження номенклатури справ установи

7.3.1. Номенклатура справ установи на наступний календарний рік складається в останньому кварталі поточного року канцелярією на основі номенклатур справ структурних підрозділів і громадських організацій, підписаних їх керівниками.

7.3.2. Назвами розділів номенклатури справ установи є назви структурних підрозділів, розташованих у номенклатурі відповідно до затвердженої структури. Перший розділ номенклатури включає заголовки справ, які містять організаційнорозпорядчу документацію установи. Після структурних підрозділів установи розташовуються назви громадських організацій.

7.3.3. Номенклатура справ установи підписується керівником служби діловодства і після погодження з Київським обласним державним архівом затверджується керівником, а в секретаріаті обласної держадміністрації керівником секретаріату адміністрації.

7.3.4. Номенклатура справ установи друкується в чотирьох примірниках. Перший її примірник зберігається у справах канцелярії, другий використовується канцелярією як робочий примірник, третій - знаходиться як обліковий документ у відомчому архіві, четвертий - в Київському обласному державному архіві.

Погоджена з архівом номенклатура справ у кінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Номенклатура справ перепогоджується з архівною установою не рідше одного разу на п'ять років. У випадках зміни функцій і структури установи вона підлягає перескладанню, погодженню та затвердженню незалежно від строку її попереднього погодження.

Затверджений екземпляр номенклатури справ є документом постійного зберігання і включається в розділ діловодства канцелярії.

7.3.5. Після затвердження номенклатури справ установи виписки відповідних її розділів направляються в структурні підрозділи для використання в роботі.

7.4. Основні вимоги до формування справ

7.4.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Невиконані документи, а також документи без резолюцій "до справи" підшивати у справи забороняється.

У справи вміщуються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи. Забороняється групувати у справи чорнові та дублетні примірники документів, а також документи, які підлягають поверненню.

Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру.

7.4.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких основних вимог:

документи постійного та тимчасового зберігання групуються в окремі справи;

включати у справи по одному примірнику кожного документа;

кожен документ повинен бути оформленим відповідно до вимог нормативних актів;

групуються у справи документи одного календарного року. Виняток складають: перехідні справи, особові справи, які формуються протягом всього періоду роботи особи в установі; документи виборних органів та комісій, які групуються за період їх скликання.

Справа повинна містити не більше 250 аркушів і бути товщиною не більше 4 сантиметрів.

7.4.3. Всередині справи документи розташовуються так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали порушені питання. Документи розташовуються у хронологічному порядку (вхідні - за датами отримання, вихідні - за датами відправлення) або за алфавітом авторів чи кореспондентів.

7.4.4. Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до відповідних документів. Додатки об'ємом більше 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.

7.4.5. Розпорядчі документи (розпорядження, накази тощо) розміщуються у справах за їх різновидом і хронологією з додатками, що до них відносяться.

7.4.6. Статути, положення, інструкції, які затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то групуються в самостійні справи.

7.4.7. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності групуються окремо від розпоряджень (наказів) з особового складу.

7.4.8. Розпорядження (накази) з особового складу групуються у справи відповідно до строків їх зберігання.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, завірені копії документів про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення, виписка (для державних службовців) із рішення конкурсної комісії, довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про дисциплінарні стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.4.9. Доручення органів вищого рівня та документи щодо їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності організації.

7.4.10. Затверджені плани, звіти, кошториси розміщуються у справах окремо від їх проектів.

7.4.11. Особові рахунки робітників та службовців, інші подібні документи систематизуються в окремі справи і розташовуються в них за прізвищами в алфавітному порядку.

7.4.12. Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності. Документ-відповідь розміщується за документомзапитом.

7.5. Оперативне зберігання документів

7.5.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в канцелярію установи зберігаються за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.5.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.5.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.5.4. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.5.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.5.6. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У випадках, визначених чинним законодавством, вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися у канцелярію установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в канцелярію установи за погодженням з її керівником.

8.2. Підготовка документів до передачі в канцелярію установи включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до канцелярії установи і забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 23).

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за . . . роки".

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з канцелярією установи, номер опису і фонду.

8.16. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.19. Описи справ, зазначених у пункті 8.18. цієї інструкції категорій, як установи в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 25).

8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі канцелярії.

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 24, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 24 П-97; 24 Т-97; 24 О/С-97;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ___________ рік, N ________".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу.

8.24. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в канцелярію установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

8.26. Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК Київського обласного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.

8.27. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання обласним державним архівом не затверджуються.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольнообліковими картками на документи передаються в канцелярію установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються в канцелярію у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Передача справ до канцелярії установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи (у секретаріаті облдержадміністрації - керівником секретаріату).

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, канцелярія установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником канцелярії від працівника діловодної служби структурного підрозділу лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник канцелярії установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються у канцелярії установи.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися канцелярії установи за номенклатурою справ.

8.30. Справи передаються до канцелярії установи зв'язаними належним чином.

8.31. Схоронність документів в установі забезпечується згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

9. Функції діловодної служби

9.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу, цієї інструкції та затверджується керівником установи (у секретаріаті облдержадміністрації керівником секретаріату).

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи (у секретаріаті облдержадміністрації керівником секретаріату).

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ; організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання докуметів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук документів і доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

9.5. Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи.

9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).

Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

із службою кадрів - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

із службами господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям.

9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

9.9. Керівник діловодної служби:

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і застосування до них дисциплінарних стягнень;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва, установи;

вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установи;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб та інших працівників діловодної служби;

дотримання трудової і виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за проходженням і виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об"єднання в єдину систему.

10.5. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в інформації, ступеня централізації робіт з документами.

10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою, засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

10.9. Керівники установи, секретаріату адміністрації несуть відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснюють перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

Додаток 1
до пункту 3.3.2.

Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою*

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровчі листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці тощо)

Додаток 2
до пункту 3.3.5.

_____________________________________
(назва установи)

Реєстраційно-контрольна картка

________________________________________________________________

Автор документа або кореспондент: ________________________________________________________________________________________

Вид документа: _________________________________________________________________________________________________________

Дата надходження та індекс документа | Дата та індекс документа (вих.корес.) |

________________Заголовок документа або стислий зміст___________________________

_______________Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець___________

Ким розглянуто: _________________________________________________________________________________________________________

Строк виконання до:

Строк продовж. до:

Дата та індекс відправлення:

Відмітка про виконання:

______________________________________________________________________________________________________________________

210

<--------------------------------------------------------------->

Лицьовий бік

_________________________________________________________________

Контрольні відмітки

_________________________________________________________________

| фонд N | опис N | справа N |

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

Додаток 3
до пункту 3.3.5.

______________________

(назва установи)

Картка реєстрації вихідного документа

_____________________________________________________________________________

Вих.дата та | на документ кореспондента: | Вид документа: індекс документа |----------------------------------------| | вихідний індекс та | вхідний індекс та | | дата: | дата: |__________________ | | | Ознака документа: -----------------------------------------------------------------------------

Адресат

________________________ Заголовок або короткий зміст________________________

Підпис

Виконавець

_____________________________________________ Передано на розгляд____________

Файл-копія | _________________________________| Строк виконання: | _________________________________| Дата виконання: | _________________________________| Примітка _________________________________

210

<--------------------------------------------------------------------------->

_____________________________________________________________________________

Контрольні відмітки

_____________________________________________________________________________

фонд N | опис N | справа N -----------------------------------------------------------------------------

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

Додаток 4
до пункту 3.3.8.

Журнал
реєстрації вхідних документів

________________________________________________________________________

Дата надход- | Кореспондент, | Короткий | Резолюція або | Позначка про ження та | дата та індекс| зміст | кому направле- | виконання індекс | одержаного | | ний документ | документа документа | документа | | | ------------------------------------------------------------------------

Журнал
реєстрації створюваних установою
та вихідних документів

____________________________________________________________________

Дата та індекс | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про вико- документа | | | нання документа --------------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 5
до пункту 3.3.9.

Перелік
обов'язкових реквізитів для заповнення машино-
орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
+ндекс документа	індекс, наданий документу установою- автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
+ндекс надходження	індекс, наданий документу установою- одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	проставляється число, місяць, рік - трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про виконання	короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді

Додаток 6
до пункту 4.1.2.

Головне архівне управління
при Кабінеті Міністрів України

252601, м.Київ-110, МСП, вул.Солом'янська,
24, Головархів України, тел.277-27-77

_________________N________________
На N _____________________________________________

Додаток 7
до пункту 4.1.2.

Головне архівне управління
при Кабінеті Міністрів України

________________N_____________

Додаток 8
до пункту 4.1.2.

Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України

НАКАЗ

______________________ м.Київ

N _____.______________

Додаток 9
до пункту 4.2.1.

Склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Емблема підприємства, установи, організації.

3. Зображення нагород.

4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7. Найменування підприємства, установи, організації.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28.Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Додаток 11
до пункту 4.2.1.

Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України

НАКАЗ

16.05.97	м.Київ	N 20

Про затвердження Прейскуранта Напис за встановленою на роботи та послуги з формою (6х10) про державну впорядкування документів реєстрацію нормативного акта

Відповідно до пункту 3 Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України від 20.10.95 N 853

НАКАЗУЮ: (далі текст наказу)

Начальник Головного управління

Підпис

Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Заст.голови колегії Головархіву України

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 12
до пункту 4.8.12

Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектноконструкторських і технологічних робіт тощо)

Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)

Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо)

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житловокомунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо)

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)

Розцінки на здійснення робіт

Статути державних, комунальних підприємств (об'єднань)

Структура і штатна чисельність

Форми уніфікованих документів

Штатні розписи.

Додаток 13
до пункту 4.8.18

Примірний перелік
документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, на участь у розгляді справ у судах, інших інстанціях, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт, контракти згідно із законодавством про працю тощо.

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво тощо)

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)

Заявки (на обладнання, винаходи тощо)

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції

Посвідчення про відрядження

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)

Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, присвоєння почесних звань.

Протоколи (погодження планів поставок)

Реєстри (чеків, бюджетних доручень)

Специфікації (виробів, продукції тощо)

Статути державних, комунальних підприємств (об'єднань)

Титульні списки

Штатні розписи

Додаток 14
до пункту 4.13.2

____________________________________
(прізвище працівника)

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документів

______________________________________________________________________________________________________________________

(назва документа)

______________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

сторінок______________, тираж______________

Керівник відділу____________________________________________________________________________________________________

(підпис)

" " ________________ 19__ р.

Виготовити на _________________________________________________________________________

(назва машини)

Зав.загальним відділом

Додаток 15
до пункту 4.13.4.

Облік

розмноження документів _______________________________________

назва установи

______________________________________________________________________________

N | Замовник | Кількість | Назва | Ти- | Прізвище | Прізвище | Роз- п/п | | аркушів | доку- | раж | працівника, | працівника, | пис | | | мента | | який дав доз-| який отримав | | | | | | віл на роз- | документи | | | | | | множення | | ------------------------------------------------------------------------------

Додаток 16
до пункту 4.14.2

Штамп організації, установи, підприємства, об'єднання

ПОСВІДЧЕННЯ
про відрядження N

____________________________________________________________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

_____________________________________________________________________________________________________________________

(посада, місце роботи)

командирується ________________________________________________________________________________________________________

(пункт призначення)

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування організації, установи, підприємства, об'єднання)

для __________________________________________________________________________________________________________________

(мета відрядження)

на______ днів (не враховуючи часу перебування в дорозі)

Дійсне за пред'явленням паспорта.

М.П.

Керівник

(підпис)

" " ___________________ 199 р.

Зворотний бік посвідчення про відрядження

Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до пунктів призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Вибув із ______________                                                    " "__________19 р. Печать, підпис	Прибув до ______________ " "___________19 р. Печать, підпис
Вибув із ______________ " "__________19 р. Печать, підпис	Прибув до ______________ " "___________19 р. Печать, підпис
Вибув із ______________ " "__________19 р. Печать, підпис	Прибув до ______________ " "___________19 р. Печать, підпис

Примітка: У разі виїзду до кількох пунктів відмітки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.

Додаток 17
до пункту 4.14.3

ЖУРНАЛ
обліку працівників, які вибувають у відрядження

з___________________________
(найменування установи)

__________________________________________________________________________

N |Прізвище,ім'я,|Посада|Номер |Прізвище,ініці-| Дата |Розписка п/п|по батькові | |посвідче-|али працівника,| фак-| фак- |про отри- |працівника | |ння про |який підписав | тич-| тич- |мання по- | | |відряд- |посвідчення про| ного| ного |свідчення | | |ження |відрядження | від-| при- | | | | | |буття| буття| --------------------------------------------------------------------------

Додаток 18
до пункту 6.2.1.

Перелік
документів із зазначенням
строків виконання

Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради протягом не більш як 10 днів з дня одержання

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання

Телеграми в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів

Додаток 19
до пункту 6.3.8.

Довідка
про документи з резолюцією___________
строк виконання яких встановлений
з_________по________

_____________________________________________________________________________

Установа- | Індекс |Дата надход-|Стислий зміст | Резолюція | Встановлена кореспондент|документа| ження | | | дата розгляду | | документа | | | -----------------------------------------------------------------------------

Додаток 20
до пункту 6.3.8.

Довідка
про невиконані документи з резолюцією голови,
заступників голови адміністрації, що знаходяться а виконанні у _____________________________
встановлена дата розгляду яких з ______по _____

______________________________________________________________________________

Установа- | Індекс |Дата надход-| Стислий зміст | Резолюція | Встановлена кореспондент|документа| ження | | | дата розгляду | | документа | | | ------------------------------------------------------------------------------

Додаток 21
до пункту 7.1.6.

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ _________________

N_______ (місце складання)

на_____________рік

___________________________________
Найменування розділу

_______________________________________________________________________

Індекс | Заголовок справи | Кількість справ | Строк збері- | Приміт- справи | (тому,частини) | (томів,частин) | гання справи | ки | | | (тому,частини) | | | | і номери статей | | | | за переліком | -----------------------------------------------------------------------

Найменування посади керівника                            труктурного підрозділу	Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО*	ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК структурного підрозділу	Керівник архівного підрозділу установи
	(особа, відповідальна за архів- ний підрозділ установи)
__________N_______	Підпис +ніціали, прізвище Дата

____________________________________________

*У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у
___________ році в структурному підрозділі

________________________________________________________________

За строками зберігання | Усього | У тому числі | |------------------------------- | | таких, що | з позначкою "ЕПК" | | переходять | ----------------------------------------------------------------

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 22
до пункту 7.1.6.

Найменування установи НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ _____________N________ на__________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата

___________________________

Найменування розділу*

_______________________________________________________________________

Індекс | Заголовок справи | Кількість справ | Строк збері- | Приміт- справи | (тому,частини) | (томів,частин) | гання справи | ки | | | (тому,частини) | | | | і номери статей | | | | за переліком** | -----------------------------------------------------------------------

Найменування посади керівника діловодної служби	Підпис                           Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК ____________N______	ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК _____________N_______

______________________________________________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).

** Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у
___________ році в установі

________________________________________________________________

За строками зберігання | Усього | У тому числі | |------------------------------- | | таких, що | з позначкою "ЕПК" | | переходять | ----------------------------------------------------------------

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Найменування посади керівника діловодної служби	Підпис	Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у відомчий архів (канцелярію)

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 23
до пункту 8.6.

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ	Найменування посади керівника установи
______________N______ _____________________ (місце складання)	Підпис                            Розшифровка підпису Дата
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню

На підставі______________________________________________________________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів

_______________________________________________________________________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _____________________

(найменування фонду) ____________________________________________________________________________

N |Заголовок |Дата |Номери |Індекс |Кіль- | Строк збері-| Примітки п/п|справи або|справи |описів |справи(то- |кість | гання спра- | |груповий |або край-|(номен-|му,части- |справ | ви (тому, | |заголовок |ні дати |клатур)|ни) за но- |(томів,| частини) | |справ |справ |за рік |менклату- |частин)| і номери | | | |(роки) |рою або но-| | статей за | | | | |мер справи | | переліком | | | | |за описом | | | ----------------------------------------------------------------------------

Разом_________________________справ за________________роки

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за___________роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК

_______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування архівної

________________________________________________________________________________________________________________________

установи)

(протокол від___________N____________)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від________________N______________

Документи у кількості_______________________________________________________________________________________________справ

(цифрами і літерами)

вагою________________кг здано в_______________________________________________________________________________________

(найменування установи)

______________________ на переробку за приймально-здавальною ___________________________________________________________

накладною від_____________________________N________________

Найменування посади особи, яка здала документи

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 24
до пункту 8.11.

_______________________________________________________________________

| | | код держархіву ________________| | код установи ________________| |-------------------------------------------------------------------- | |_________________________________________ | Ф.N __________________ | | |_________________________________________ | Оп.N _________________ | | |_________________________________________ | Спр.N ________________ | | |-------------------------------------------------------------------- | | (найменування державного архіву) | |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| | (найменування установи і структурного підрозділу) | | | | СПРАВА N _____ ТОМ N _____ | | | |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| |_____________________________________________________________________| | (заголовок справи) | |_____________________________________________________________________| | (дата) | | | | На ________ аркуш. | | Зберігати _________________ | | | | | | ---------------------- | | | Ф.N _______________| | | | Оп.N ______________| | | | Спр.N _____________| | |---------------------------------------------------------------------| | | 60 | | | ---------------------- | | | | | -----------------------------------------------------------------------

Додаток 25
до пункту 8.19.

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування установи)

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Найменування посади особи, яка здала документи

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

ОПИС N

_____________________________________________________________________________________________________________________

(назва розділу)

____________________________________________________________________________

N | +ндекс справи | Заголовок | Кількість | Строк зберіга-| Примітки п/п | (тому,частини) | справи (тому,| аркушів у | ння справи | | | частини) | справі(тому,| (тому, части- | | | | частині) | ни),стаття за | | | | | переліком* | -----------------------------------------------------------------------------

У цей опис включено _________________________ по N_____, у тому числі: літерні номери: пропущені номери:	справ з N ______
Найменування посади уклада ча опису                        Підпис Дата	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО Найменування посади керівника діловодної служби Підпис                        Розшифровка підпису	СХВАЛЕНО Протокол ЕК** структурного підрозділу _____________ N _____

_________________________________________________

* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Передав ________________________________________________________________________________________справ

(цифрами і літерами)

та __________ реєстраційно-контрольних карток до документів*

Найменування посади особи структурного підрозділу

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

Прийняв _______________________________________________________справ та_____________________________________________

(цифрами і літерами)

(цифрами і літерами)

реєстраційно-контрольних карток до документів.

Найменування посади особи архівного підрозділу

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

____________________________________________

*Передаються разом із справами канцелярії.

Формат А4 (210 х 297)

Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового складу
структурного підрозділу установи