Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ПОСТАНОВА
20.11.2001 N 46
(Постанова втратила чинність на підставі
Постанови центральної виборчої комісії
N 280 від 29.07.2004)
Про затвердження Порядку ведення діловодства
виборчих комісій та комісій з референдумів
З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, статті 18 Закону України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), пункту 1 частини другої статті 22, статті 25, частин першої, другої, четвертої статті 86 Закону України "Про вибори народних депутатів України" ( 2766-14 ), статей 14, 48 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), статті 21, частин першої, другої, третьої статті 56 Закону України "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 14/98-ВР ), пункту 4 статті 26, частин першої, другої статті 31 Закону України "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), частини другої статті 1, статей 11, 12, пунктів 7, 9 статті 13, пунктів 6, 15 статті 14, пунктів 6, 8 статті 15 та частини першої статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" ( 733/97-ВР ), з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Центральна виборча комісія постановляє:
1. Затвердити Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів (додається).
2. Виборчим комісіям по виборах Президента України, народних депутатів України, комісіям з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання цього Порядку.
3. Рекомендувати виборчим комісіям по виборах депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, комісіям з місцевого референдуму застосовувати цей Порядок у своїй роботі.
4. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Центральної виборчої комісії:
від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій" в частині, що стосується окружних та дільничних виборчих комісій;
від 2 квітня 1998 року N 121 "Про внесення змін до постанови Центральної виборчої комісії від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій";
від 27 січня 1999 року N 6 "Про внесення змін до постанови Центральної виборчої комісії від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій" в частині, що стосується окружних та дільничних виборчих комісій;
від 8 липня 1999 року N 106 "Про Порядок реєстрації та розгляду документів, звернень, заяв і скарг у територіальних та дільничних виборчих комісіях";
від 28 вересня 1999 року N 296 "Про Примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України";
від 30 вересня 1999 року N 318 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, територіальних та дільничних виборчих комісій по виборах Президента України" в частині, що стосується територіальних та дільничних виборчих комісій;
від 25 жовтня 1999 року N 390 "Про внесення змін і доповнень до Порядку зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, територіальних та дільничних виборчих комісій по виборах Президента України";
від 6 березня 2000 року N 26 "Про Порядок реєстрації та розгляду документів, звернень, заяв і скарг, що надходять до комісій з всеукраїнського референдуму";
від 9 березня 2000 року N 31 "Про перелік документів Центральної виборчої комісії, комісій з всеукраїнського референдуму, що передаються для зберігання до державних архівних установ" в частині, що стосується комісії Автономної Республіки Крим, обласних, міських Київської та Севастопольської, районних, міських (міст обласного значення) комісій з всеукраїнського референдуму;
від 29 березня 2000 року N 48 "Про Порядок передачі документів з питань всеукраїнського референдуму на зберігання до державних архівних установ".
5. Цю постанову надіслати Верховній Раді Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським радам та виборчим комісіям, комісіям з референдумів після їх утворення.
Голова Центральної виборчої комісії М.РЯБЕЦЬ
Додаток
до постанови Центральної виборчої комісії
від 20 листопада 2001 року N 46
Порядок
ведення діловодства виборчих комісій
та комісій з референдумів
1. Загальні положення
1.1. Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів (далі - Порядок) визначає правила документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів (далі - комісія) і встановлює порядок роботи з документами, пропозиціями, заявами (клопотаннями), скаргами (далі - документи, звернення) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної державної архівної установи.
1.2. Документування діяльності комісії полягає в підготовці, відповідно до встановленого порядку, документів на паперових та магнітних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених чинним законодавством України.
1.3. Правила і порядок роботи з документами, встановлені цим Порядком, обов'язкові для всіх осіб, які входять до складу комісії, та осіб, які в установленому порядку залучаються до її роботи.
1.4. Відповідальність за організацію та стан діловодства, а також за додержання цього Порядку в комісії покладається на голову комісії.
1.5. Центральна виборча комісія, державні архівні установи надають комісіям консультативну допомогу в організації та вдосконаленні ведення діловодства.
2. Підготовка та оформлення документів до засідання комісії
2.1. Підготовку матеріалів до засідання комісії, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії забезпечує секретар комісії.
2.2. Проект порядку денного засідання комісії готується секретарем комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання.
2.3. Проект порядку денного після його погодження з головою комісії секретарем комісії доводиться до відома членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів, і в день виборів, референдумів - негайно.
2.4. Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення можуть повідомлятися, як правило, не пізніш як за день до засідання комісії засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов'язково повідомляються особи, запрошені на засідання комісії.
2.5. Комплект матеріалів з питань порядку денного для члена комісії складається з проекту постанови і додатків, якщо такі зазначено у тексті постанови (звернення, заява, роз'яснення, план, список, звіт, довідка тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд комісії.
2.6. Проект постанови комісії має відповідати чинному законодавству України та прийматися в межах повноважень комісії.
Постанова комісії повинна містити:
назву комісії;
назву постанови;
місце та дату прийняття постанови;
порядковий номер;
мотивувальну частину;
резолютивну частину.
Назва постанови комісії має бути лаконічною та відображати її основний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальненою.
Мотивувальна частина постанови має містити обставини, встановлені комісією, та підстави, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.
Резолютивна частина постанови повинна містити відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії, з питання, що розглядається. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб'єктів, на яких поширюється дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.
Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.
2.7. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до їх тексту голова комісії вчиняє на проекті постанови, що пропонується прийняти, резолюцію "для розгляду на засіданні комісії".
2.8. У разі неможливості з об'єктивних причин подати матеріали до засідання в установлений термін, секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.
2.9. Список запрошених на засідання комісії готується секретарем комісії. У списку зазначаються: прізвища, імена, по батькові запрошених, їх посади, офіційна назва органу (організації, установи, політичної партії, виборчого блоку партій тощо), який вони представляють.
2.10. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб.
2.11. Голова комісії на початку засідання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та представників засобів масової інформації.
2.12. Проект порядку денного обговорюється на початку засідання комісії. При цьому питання, внесене до порядку денного, може бути зняте з обговорення з ініціативи членів комісії, про що приймається окреме рішення.
2.13. Проект порядку денного за пропозиціями членів комісії та за рішенням комісії може бути доповнено під час його обговорення.
2.14. Комісією може також бути прийнято рішення про перенесення додатково запропонованих питань на розгляд на наступних засіданнях комісії.
2.15. Проект порядку денного приймається або відхиляється після його колегіального обговорення за рішенням комісії.
3. Оформлення протоколу засідання комісії
3.1. Обговорення питання і рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксуються протоколом засідання комісії (далі - протокол), який оформляється на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконує його обов'язки за дорученням комісії (додаток 1*).
3.2. Протокол має містити такі реквізити: назва документа; порядковий номер; назва виду діяльності комісії - засідання; назва комісії; дата і місце проведення засідання; загальна кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість запрошених на засідання (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний листок); порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку; текст протоколу складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили").
3.3. Протокол засідання комісії оформляється секретарем комісії.
3.4. До протоколу долучаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входять до складу комісії і не погоджуються з прийнятим на засіданні комісії рішенням.
3.5. Протокол засідання комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії чи особою, яка виконує обов'язки секретаря.
4. Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії
4.1. Рішення комісії приймається, як правило, у формі постанови, що оформляється відповідно до пункту 2.6 цього Порядку (додаток 2*).
4.2. Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії) протягом одного робочого дня після засідання, якщо інше не встановлено головою комісії.
4.3. При доопрацюванні постанови комісії секретарем комісії вносяться до тексту зміни і доповнення, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.
4.4. Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідних журналах із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії.
4.5. Постанова, додатки до неї підписуються головою комісії чи головуючим на засіданні.
4.6. Залежно від характеру питання, що розглядалося комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадянину, якщо його звернення до комісії було предметом розгляду на засіданні, як правило, у день підписання постанови або наступного дня, а напередодні та в день виборів, референдуму - негайно.
5. Реєстрація та розгляд документів
і звернень, що надходять до комісії
5.1. При реєстрації та розгляді документів, звернень, що надходять до комісії, комісія керується Законами України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 2766-14 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 14/98-ВР ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими законами України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.
5.2. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії або за дорученням голови комісії чи заступника голови комісії - членом комісії.
5.3. Звернення може бути усним, викладеним громадянином і записаним головою, заступником голови, секретарем або членом комісії на особистому прийомі, чи письмовим, надісланим поштою або переданим до комісії особисто чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України.
5.4. Документи, звернення реєструються у день їх надходження в журналі реєстрації документів і звернень у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3*). Документи, що надходять до комісії телеграфним або факсимільним зв'язком чи електронною поштою, також реєструються.
Не реєструються в комісії анонімні, особисті, поздоровні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.
5.5. У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки) зазначаються реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів і звернень, та дата надходження.
5.6. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині його першого аркуша робиться напис "повторно".
5.7. Якщо при відкритті конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або його окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення, складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий - долучається до документа, звернення, що залишається в комісії.
5.8. Документ, звернення після реєстрації розглядається головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови комісії або секретарем комісії з метою вчинення резолюції про його виконання.
5.9. Документ, звернення щодо порушення Законів України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 2766-14 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 14/98-ВР ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ) розглядається у строки, передбачені відповідно цими Законами.
5.10. Документ, звернення у разі потреби його додаткової перевірки розглядається в десятиденний строк, якщо інше не визначено законом, але не пізніше дня проведення виборів, референдуму.
5.11. Не підлягає розгляду (залишається без розгляду) документ, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписаний автором (авторами) або за яким неможливо встановити авторство, за винятком повідомлення про скоєння злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії.
Не розглядається повторний документ, звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною.
5.12. Документи, звернення, подані з порушенням порядку і строків, установлених Законами України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 2766-14 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим" ( 118/98-ВР ), "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 14/98-ВР ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), не підлягають розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
5.13. Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії.
5.14. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 4*).
5.15. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.
5.16. Документи, звернення щодо порядку організації та проведення виборів, референдумів розглядаються, як правило, на засіданні комісії.
5.17. Контроль за виконанням документів, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, дотримання установленого терміну, здійснюється секретарем комісії.
Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів і звернень та журналу обліку особистого прийому громадян.
5.18. Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.
5.19. Про виконання документа, звернення секретар комісії інформує голову комісії.
6. Підготовка і оформлення вихідних документів
6.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, стисло, аргументовано, що забезпечує чітке й однозначне сприйняття інформації, яка міститься в ньому.
У відповіді на документ, звернення обов'язково зазначається посилання на номер і дату документа, звернення.
6.2. Кожний вихідний документ підписується головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови комісії із зазначенням відповідно прізвища, ініціалів.
6.3. Дата складення, підписання чи затвердження документа зазначається цифрами, як правило, при оформленні листів, довідок, звернень тощо (30.03.2001) або цифрами та словами при оформленні постанов комісії та фінансових документів (30 березня 2001 року).
6.4. Назва установи, організації, осередку політичної партії у вихідних документах комісії зазначається в називному відмінку, наприклад:
Київська міська рада
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:
Начальнику Управління
Міністерства внутрішніх справ
України у Вінницькій області
ІВАНЕНКУ С.М.
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не пишеться.
Адреса зазначається у правій верхній частині документа.
6.5. Реквізит "Адресат" одному кореспонденту містить повну адресу, що повинна відповідати правилам користування поштовим зв'язком, наприклад:
Редакція газети "Український шлях"
79066, м. Львів, вул. Левицького, 67
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище та ініціали одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:
СЕРГІЄНКУ В.П.
майдан Незалежності, 1, кв. 3,
м. Хмельницький, 80077
6.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправлень або доповнень без застережень не допускається. У випадку внесення виправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитися відповідні застереження особою, яка підписала цей документ.
6.7. Телеграми та інші вихідні документи надсилаються за підписом голови комісії, заступника голови комісії.
7. Відправлення вихідних документів
7.1. Вихідні документи відправляються секретарем комісії у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Кореспонденція особистого характеру, не пов'язана з виконанням службових обов'язків у комісії, відправленню не підлягає.
7.2. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів і звернень у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3*).
У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.
7.3. При відправленні вихідних документів перевіряється:
правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність у документі посилання на додатки;
відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.
7.4. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів.
7.5. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість копій документа.
7.6. У журналі реєстрації документів і звернень зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, заголовок або короткий зміст документа.
7.7. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спец-, фельдзв'язком, передаються телеграфом тощо. Терміновість відправлення документів визначається головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови комісії.
У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату, з дозволу голови комісії, допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розпис.
8. Використання та зберігання печатки, штампу комісії
8.1. Відповідно до законодавства України про вибори та референдуми комісія має печатку, штамп установлених Центральною виборчою комісією зразків.
8.2. Печатка використовується в комісії для підтвердження достовірності документів або відповідності копій документів оригіналам.
8.3. Відтиск печатки комісії ставиться на документах комісії після їх підписання. При цьому відтиск печатки повинен охоплювати частину назви посади особи, яка підписує документ.
8.4. Печатка, штамп комісії повинні зберігатися у сейфі чи металевій шафі у приміщенні комісії.
8.5. Відповідальність за правильність використання та зберігання печатки, штампу покладається на голову (у разі його відсутності - заступника голови) комісії.
8.6. У разі втрати печатки, штампу голова комісії опубліковує в місцевих засобах масової інформації повідомлення про недійсність загубленої печатки чи штампу комісії.
8.7. Печатки, штампи територіальних, окружних виборчих комісій відповідно по виборах Президента України, виборах народних депутатів України, комісії Автономної Республіки Крим, обласних, міської міст Києва та Севастополя комісій з всеукраїнського референдуму передаються на зберігання відповідно до Секретаріату Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад.
8.8. Печатки та штампи дільничних виборчих комісій по виборах Президента України, народних депутатів України, комісій з всеукраїнського референдуму передаються на зберігання до районних, міських (міст, де немає районних рад), районних у містах рад.
9. Упорядкування номенклатури справ
9.1. У кожній комісії всі документи за ознакою подібності їх змісту і належності формуються у справи за встановленою номенклатурою справ (систематизованим переліком) і зберігаються відповідно до цього Порядку.
Номенклатура справ складається для створення єдиної системи обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів на зберігання.
9.2. У комісії використовують Типову номенклатуру справ (додаток 5*), що встановлює склад справ з єдиною системою індексації.
За Типовою номенклатурою справ кожна комісія складає індивідуальну номенклатуру справ.
9.3. Номенклатура справ комісії підписується секретарем комісії та затверджується головою комісії.
9.4. Сформовані нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ комісії. Усі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою комісії.
10. Формування і оформлення справ комісії
для передачі на зберігання до державної архівної установи
10.1. Відповідно до затвердженої номенклатури справ комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи та для передачі їх на зберігання до відповідної державної архівної установи.
10.2. При формуванні документів у справи перевіряються правильність віднесення їх до цієї справи, якість оформлення та наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" тощо. Невідповідно оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи.
Не допускається включення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи.
10.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи. Невиконані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для відповідного оформлення та виконання. Кожна справа не повинна перевищувати 250 аркушів. У разі більшого обсягу документів справа формується в кількох томах (частинах).
10.4. Рішення комісії формуються у справі в хронологічному порядку їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.
10.5. Протоколи засідань комісії формуються у справі в хронологічному порядку проведення засідань.
10.6. До переліку документів, що стосуються одного засідання, належать: протокол засідання комісії; рішення, що долучається до протоколу, з відповідними додатками та матеріалами до нього. Сторінки названих документів нумеруються наскрізно.
10.7. Справа з листування формується в хронологічному порядку, при цьому вихідний документ підшивається після вхідного.
10.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справі окремо від листування з інших питань. Кожне звернення і документи щодо його розгляду групуються окремо і систематизуються у справі в алфавітному порядку прізвищ авторів звернень.
10.9. Оформлення справи для передачі на зберігання до відповідної державної архівної установи складається з визначення назви справи відповідно до номенклатури справ комісії, що заноситься на титульний аркуш, а також складення внутрішнього опису, нумерації аркушів.
10.10. Перед підшивкою справи перевіряється правильність її оформлення та віднесення документів до цієї справи, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.
Підшивка робиться так, щоб можна було вільно читати текст документа, резолюції та візи.
10.11. Титульний аркуш справи оформляється за встановленим зразком (додаток 6*). На ньому, відповідно до номенклатури справ, зазначається фактичний перелік документів, включених до справи.
Усі написи на титульному аркуші виконуються розбірливо, без скорочень.
10.12. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем у правій верхній частині аркуша документа.
10.13. У справах постійного зберігання складається внутрішній опис, що містить відомості про документ або групу документів з одного питання (додаток 7*), та підшивається на початку справи.
10.14. Документи тимчасового зберігання складаються в папки (швидкозшивачі) різного типу.
10.15. Після припинення повноважень комісії на всі завершені й оформлені справи постійного та тимчасового зберігання складаються відповідні описи справ згідно з установленою формою (додатки 8, 9*). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а тимчасового зберігання - у двох.
10.16. Описи справ складаються секретарем комісії. Перед складанням описів справ секретар комісії повинен отримати у відповідній державній архівній установі номери фонду та описів справ.
10.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.
У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до опису справ.
10.18. Опис підписується секретарем комісії та затверджується головою комісії.
11. Передача документації комісії
на зберігання до державної архівної установи
11.1. Документи дільничної виборчої комісії, дільничної комісії з референдуму, зазначені в пункті 11.2 цього Порядку, передаються до державної архівної установи відповідно через виборчу комісію, комісію з референдуму вищого рівня.
11.2. Після завершення підрахунку голосів на виборчій дільниці, дільниці для голосування під час проведення референдуму дільнична виборча комісія, дільнична комісія з референдуму негайно надсилає до виборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівня відповідно такі документи:
протокол про підсумки голосування по виборах Президента України (перший і другий примірники) разом з окремими думками членів комісії, письмовими заявами і скаргами та рішеннями, ухваленими комісією в результаті їх розгляду, пакетами виборчих бюлетенів та контрольних талонів, списками виборців;
протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці в багатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі по виборах народних депутатів України (перший і другий примірники) разом з пакетами з виборчими бюлетенями, контрольними талонами і предметами, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією;
протокол про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці в одномандатному виборчому окрузі по виборах народних депутатів України (перший примірник) разом з пакетами з виборчими бюлетенями, контрольними талонами і предметами, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією;
протокол про результати підрахунку голосів, запаковані бюлетені для голосування і списки громадян, які мають право брати участь у референдумі.
11.3. Протоколи засідань дільничної виборчої комісії, дільничної комісії з референдуму, журнал реєстрації документів і звернень, журнал обліку особистого прийому громадян та інші документи, що не передаються на державне зберігання, знищуються в порядку, зазначеному в розділі 12 цього Порядку.
Акти про знищення документів надсилаються відповідно до виборчої комісії, комісії з референдуму вищого рівня до завершення роботи комісії.
11.4. Територіальна, окружна виборча комісія, районна, міська (міст обласного значення), районна в містах Києві, Севастополі комісія з всеукраїнського референдуму передає на зберігання до місцевої державної архівної установи відповідно такі документи:
списки виборців;
виборчі бюлетені разом з контрольними талонами;
списки громадян України, які мають право брати участь у референдумі;
акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню в державній архівній установі.
11.5. Після офіційного опублікування результатів голосування та підсумків виборів, результатів референдуму територіальна, окружна виборча комісія, комісія Автономної Республіки Крим, обласна, міська міст Києва та Севастополя з всеукраїнського референдуму передають на зберігання відповідно до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя такі документи:
протоколи засідань територіальної, окружної виборчої комісії, виборчої комісії Автономної Республіки Крим, комісій Автономної Республіки Крим, обласної, міської міст Києва та Севастополя з референдуму з додатками до протоколу засідання комісії, передбаченими відповідним законом;
протоколи окружної виборчої комісії про реєстрацію кандидатів у народні депутати України, облікові картки кандидатів у народні депутати України;
рішення відповідного органу про утворення виборчих дільниць, дільниць для голосування під час проведення референдуму;
протоколи відповідних дільничних виборчих комісій про підсумки голосування;
протоколи відповідних дільничних комісій з референдуму про підсумки голосування;
протокол територіальної виборчої комісії про підсумки голосування у відповідному виборчому окрузі;
протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування в багатомандатному загальнодержавному виборчому окрузі в межах одномандатного виборчого округу;
протокол окружної виборчої комісії про підсумки голосування в одномандатному виборчому окрузі;
копія рішення (постанови) окружної виборчої комісії про результати виборів народних депутатів України в одномандатному виборчому окрузі;
копія особистої картки обраного народного депутата України;
протокол комісії Автономної Республіки Крим, обласних, міських міст Києва та Севастополя комісій з всеукраїнського референдуму про результати підрахунку голосів;
перші примірники протоколів районних, міських (міст обласного значення) комісій з всеукраїнського референдуму про результати підрахунку голосів;
фінансові звіти про джерела надходжень коштів до виборчих фондів;
трудові та господарські угоди комісії;
фінансовий звіт комісії про надходження, витрати коштів Державного бюджету України, коштів республіканського бюджету Автономної Республіки Крим, що відповідно виділяються на підготовку та проведення виборів, референдумів;
акти перевірок використання коштів Державного бюджету України, коштів республіканського бюджету Автономної Республіки Крим;
бухгалтерська документація (включаючи документи первинного обліку);
акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню в державній архівній установі.
11.6. Передача документації комісії до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву відповідної області, міст Києва та Севастополя, відповідних місцевих державних архівних установ здійснюється за описами справ та актом приймання-передачі встановленого Державним комітетом архівів України зразка, один примірник якого передається до Центральної виборчої комісії, другий - залишається у відповідній державній архівній установі.
11.7. Протоколи засідань та рішення виборчих комісій щодо виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів зберігаються в органах, що утворили відповідні виборчі комісії, протягом трьох років, після чого передаються в установленому порядку на зберігання до місцевих державних архівів.
Виборчі бюлетені зберігаються в територіальних виборчих комісіях до прийняття ними рішень про обрання депутатів місцевих рад, сільських, селищних, міських голів і знищуються в установленому порядку після закінчення визначених законом строків оскарження в суді рішень комісії про підсумки виборів.
11.8. Інші документи виборчих комісій щодо виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів зберігаються в органах, що утворили відповідні виборчі комісії, протягом чотирьох років, після чого знищуються в установленому порядку.
11.9. Документи щодо проведення місцевого референдуму передаються на зберігання або знищуються в порядку, встановленому законодавством України.
11.10. Відповідна державна архівна установа забезпечує доступ до документації щодо виборів, референдумів у порядку, встановленому законодавством України.
12. Порядок знищення документації комісії,
що не підлягає зберіганню у державній архівній установі
Після закінчення строку повноважень комісії, строку зберігання документів в органах, які утворили відповідні комісії, документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються, про що складається комісією або органом, який зберігав цю документацію, відповідний акт. Акт про знищення документів комісії підписується секретарем та затверджується головою комісії за погодженням з відповідною державною архівною установою.
Знищення справ і документів здійснюється шляхом спалення, але тільки після затвердження відповідного акта.
Секретар Центральної виборчої комісії Я.ДАВИДОВИЧ
* (Додатки не наводяться).