Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
від 27 листопада 1998 р. N 1893
Київ

Про затвердження Інструкції про порядок обліку,
зберігання і використання документів, справ, видань
та інших матеріальних носіїв інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що є власністю держави

( Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1601 від 29.11.2001
N 281 від 13.03.2002
N 1547 від 17.11.2004 )

З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (додається).

Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади відповідно до вимог зазначеної Інструкції та з урахуванням особливостей своєї діяльності можуть за погодженням з Службою безпеки та Державним комітетом архівів затверджувати відомчі інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. ( Абзац другий пункту 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

2. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям у межах їхніх повноважень у шестимісячний термін розробити і ввести в дію переліки конфіденційної інформації, що є власністю держави.

3. Керівникам міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності разом з режимно-секретними органами забезпечити контроль за виконанням вимог Інструкції, затвердженої цією постановою.

4. Служба безпеки здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. ( Постанову доповнено пунктом 4 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Прем'єр-міністр України В.ПУСТОВОЙТЕНКО

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 27 листопада 1998 р. N 1893

Інструкція
про порядок обліку, зберігання і використання
документів, справ, видань та інших матеріальних
носіїв інформації, які містять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави

( У тексті Інструкції слово "Головархів" в усіх відмінках
замінено словом "Держкомархів" у відповідному відмінку
згідно з Постановою КМ
N 1547 від 17.11.2004 )

Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі - організації) порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи).

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), розробляються експертними комісіями згідно з орієнтовними критеріями віднесення інформації до конфіденційної (додаток 13) і затверджуються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. ( Абзац другий пункту 1 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів з числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатися фахівці заінтересованих підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенції. Рішення комісії оформляється протоколом, який затверджується міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласною, Київською та Севастопольською міською держадміністрацією. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. ( Пункт 1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

У разі потреби на державних підприємствах, в установах і організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери управління якого вони належать, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції: на документі - виконавцем та особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Керівники центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади та їхніх структурних підрозділів, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, підготовлених цим органом чи його структурним підрозділом, підприємством, установою, організацією, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, мають право зняти гриф "Для службового користування" з відповідних документів. ( Абзац другий пункту 4 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

5. З введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій.

Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "Для службового користування" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".

6. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій (далі - канцелярії).

7. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи організацій. ( Пункт 7 в редакції Постанови КМ N 1547 від 17.11.2004 )

8. Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (Офіційний вісник України, 1997 р., N 43, с. 50), індивідуальними інструкціями з діловодства в організаціях, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

Приймання і облік документів

10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

12. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних чергових працівників.

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем (далі - АС) дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації. ( Пункт 18 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

24. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства. ( Пункт 24 в редакції Постанови КМ N 281 від 13.03.2002 )

25. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

26. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

27. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

28. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом "Для службового користування", а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 р. N 558.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. ( Абзац другий пункту 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Формування виконаних документів у справи

29. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

30. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

31. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства. ( Пункт 31 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1601 від 29.11.2001 )

32. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

33. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

Використання документів. Зняття грифа
"Для службового користування"

34. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керівниками організацій.

35. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

36. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації. ( Пункт 36 в редакції Постанови КМ N 1601 від 29.11.2001 )

37. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

38. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

39. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

40. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

41. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "Для службового користування" у бібліотеках загального користування.

42. У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом "Для службового користування" видаються:

співробітникам цієї організації - за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;

співробітникам інших організацій - за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.

43. Видання з грифом "Для службового користування" з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися по міжбібліотечному абонементу на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.

44. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

45. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

46. Справи з грифом "Для службового користування", передані організаціями до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.

Відбір документів для зберігання і знищення

47. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 (ЗП України, 1996 р., N 3, ст.79).

48. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

49. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархівом.

50. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

51. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

52. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

53. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

54. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності

55. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

56. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

57. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

58. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень організації.

У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

59. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 27 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

60. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником організації (структурного підрозділу).

61. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.

У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

62. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. ( Абзац перший пункту 62 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником організації.

Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

63. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством. ( Пункт 63 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Облік, зберігання і використання
печаток, штампів і бланків

64. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

65. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

66. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

67. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

68. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

69. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

70. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

71. Знищення бланків, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

72. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

73. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Форма 1 Додаток 1 до Інструкції

Найменування організації

АКТ про відсутність вкладень у конверті (пакеті) від _______ N _______ _____________________ місце складання

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією __________________________________________________________________ найменування організації __________________________________________________________________ прізвище та ініціали у присутності ____________________________________________________ посада, прізвище, ініціали про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого __________________________________________________________________ найменування організації, що надіслала пакет не виявлено таких вкладень _______________________________________ назви і номери документів, яких не виявлено Завідуючий канцелярією ______________ ______________________ підпис прізвище та ініціали Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Формат А4 (210 х 297)

Форма 2 Додаток 2 до Інструкції

ЖУРНАЛ обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом "Для службового користування".

Форма 3 Додаток 3 до Інструкції

КАРТКА обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

(Лицьовий бік) —————————————————————————————————————————————————————————————————— 1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф —————————————————————————————————————————————————————————————————— 4. Кореспондент |5. Адресат ———————————————————————————————————+—————————————————————————————— 6. Дата надходження та індекс |7. Дата та індекс документа ———————————————————————————————————+—————————————————————————————— 8. Вид документа та його короткий |9. Кількість примірників та їх зміст | номери |—————————————————————————————— |10. Кількість сторінок —————————————————————————————————————————————————————————————————— 11. Резолюція або кому надісланий на виконання —————————————————————————————————————————————————————————————————— 12. Відмітка про виконання |13. Номер справи за документа | номенклатурою ——————————————————————————————————————————————————————————————————

(Зворотний бік) —————————————————————————————————————————————————————————————————— 14. Відмітка про отримання |15. Відмітка про повернення —————————————————————————————————————————————————————————————————— 16. Перевірка виконання —————————————————————————————————————————————————————————————————— 17. Інші відмітки —————————————————————————————————————————————————————————————————— 18. Фонд N |19. Опис N |20. Справа N ——————————————————————————————————————————————————————————————————

Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)

Формат 4 Додаток 4 до Інструкції

ЖУРНАЛ обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

Форма 5 Додаток 5 до Інструкції

КАРТКА обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

(Лицьовий бік) —————————————————————————————————————————————————————————————————— 1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф —————————————————————————————————————————————————————————————————— 4. Кореспондент |5. Адресат ————————————————————————————————————+————————————————————————————— 6. Дата надходження |7. Дата документа ————————————————————————————————————+————————————————————————————— 8. Короткий зміст |9. Кількість примірників та | їх номери —————————————————————————————————————————————————————————————————— 10. Кому надісланий на виконання —————————————————————————————————————————————————————————————————— 11. Відмітка про виконання ——————————————————————————————————————————————————————————————————

(Зворотний бік) ——————————————————————————————————————————————————————————————————— 12. Відмітка про отримання |13. Відмітка про повернення —————————————————————————————————————————————————————————————————— 14. Перевірка виконання —————————————————————————————————————————————————————————————————— 15. Відмітка про знищення —————————————————————————————————————————————————————————————————— 16. Інші відмітки ——————————————————————————————————————————————————————————————————

Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)

Форма 6 Додаток 6 до Інструкції

ЖУРНАЛ обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"

Форма 7 Додаток 7 до Інструкції

КАРТКА ОБЛІКУ справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"

Назва справи або видання _________________________________________

Форма 8 Додаток 8 до Інструкції

Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________ підпис Фонд N _______ _______________________________ Опис справ постійного посада керівника організації зберігання N ________ _______________________________ прізвище та ініціали за ____________________ рік _______________________________ дата __________________________________________________________________ найменування організації (структурного підрозділу)

У цей розділ опису внесено _______________ справ з N _____ по N _____, у тому числі: літерні номери: пропущені номери: Посада особи, яка склала опис ____________ _____________________ підпис прізвище та ініціали Дата ________________________ Керівник канцелярії ____________ _____________________ підпис прізвище та ініціали Дата ________________________ Керівник архівного підрозділу ____________ _____________________ підпис прізвище та ініціали Дата ________________________

ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО Протокол ЕПК Протокол ЕК організації державної архівної установи від _______ N _________ від _______ N _________

Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано _____________________________ с., у тому числі: цифрами і літерами літерні номери: _______________________________ пропущені номери: _____________________________ __________________________________________________________________ (посада працівника архівного підрозділу, відповідального за ведення обліку) ____________ _____________________ підпис прізвище та ініціали Дата ______________

Формат А4 (210 х 297)

Форма 9 Додаток 9 до Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________ підпис ________________________________ посада керівника організації ________________________________ прізвище та ініціали ________________________________ дата

Найменування організації

АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню від ____________ N _____________ ________________________________ місце складення

На підставі ______________________________________________________ назва і вихідні дані переліку документів __________________________________________________________________ із зазначенням строків їх зберігання відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду N __________________________________________________________________ найменування фонду

Разом __________________________________ справ за ___________ роки літерами і цифрами Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу - погоджені з ЕПК __________________________________________________________________ найменування державної архівної установи Протокол від ________________________ N __________________________ Експертизу проводив ___________________ ________________ _________________________ посада особи підпис прізвище та ініціали Дата ______________

СХВАЛЕНО Протокол ЕК від ___________ N __________ Документи у кількості ______________________________ справ цифрами і літерами вагою ___________ кілограмів здано _______________________________ __________________________________________________________________ найменування організації на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____ ______________________________ ___________ ____________________ посада особи, яка здала підпис прізвище та ініціали документи ______________________________ дата

Формат А4 (210 х 297)

Форма 10 Додаток 10 до Інструкції

Найменування організації

АКТ перевірки наявності та стану документів і справ від _____________ N _____________ _________________________________ місце складення

Складений на підставі наказу від ________________ N ______________ комісією: голова комісії ___________________________________________________ посада, прізвище, ініціали члени комісії ___________________________________________________ посада, прізвище, ініціали Перевіркою встановлено: 1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку) налічується _________________________________ документів, справ З них наявні ________________________________________________ Не виявлено _________________________________________________ індекси (номери) документів, справ, видань 2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку) _________________________________________________ 3. Характеристика стану документів, справ та видань: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результати перевірки ______________________________ __________________________________________________________________

Формат А4 (210 х 297)

Форма 11 Додаток 11 до Інструкції

ЖУРНАЛ обліку та видачі печаток і штампів

Форма 12 Додаток 12 до Інструкції

ЖУРНАЛ обліку бланків

Додаток 13
до Інструкції

Орієнтовні критерії
віднесення інформації до конфіденційної

Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:

1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;

2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;

3) не належати до державної таємниці;

4) унаслідок розголошення такої інформації можливе:

- порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;

- настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;

- створення перешкод у роботі державних органів.

( Інструкцію доповнено додатком 13 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )

Парус Iнтернет-Консультант

Редакции