Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 470/7 від 05.07.99
м.Київ
( Наказ скасовано на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2274/5 від 25.12.2008 )
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту
N 2/5 від 10.01.2002
N 729/7 від 16.06.2004
N 69/5 від 21.07.2004
N 120/5 від 20.10.2004
N 89/5 від 15.08.2005
N 58/5 від 12.07.2006 )
З метою забезпечення виконання Закону України "Про державну виконавчу службу" ( 202/98-ВР ) та Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах державної виконавчої служби (додається). ( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 69/5 від 21.07.2004 )
2. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції забезпечити вивчення працівниками відділів державної виконавчої служби зазначеної Інструкції, здійснювати систематичний контроль за її виконанням та надавати практичну допомогу в організації діловодства.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра юстиції України - директора Департаменту державної виконавчої служби Тертичного В.Г.
Міністр С.Р.Станік
Затверджено
наказом Міністерства
юстиції України
від 5 липня 1999 р. N 470/7
Інструкція з діловодства
в органах державної виконавчої служби
( Назва Інструкції в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7
від 16.06.2004 )
( У тексті Інструкції слово "відділу" у всіх відмінках
і числі замінено словами "відділу (підрозділу)" у
відповідному відмінку і числі згідно з Наказом Мін'юсту
N 729/7 від 16.06.2004 )
( У тексті Інструкції та додатків до
Інструкції слова "відділ (підрозділ)" у всіх відмінках
і числі замінити словами "орган ДВС" у відповідному
відмінку і числі згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 89/5 від 15.08.2005 )
1. Загальні положення
1.1. Державна виконавча служба входить до системи органів Міністерства юстиції України і здійснює виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб) відповідно до законів України. ( Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
1.2. Інструкція з діловодства в органах державної виконавчої служби (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розподілу та подальшого передання для виконання виконавчих документів та іншої кореспонденції, методику складання документів, які регламентують діяльність відділу примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби відділу примусового виконання рішень державної виконавчої служби Автономної Республіки Крим, областей та міст Києва і Севастополя, державної виконавчої служби у районах, містах (містах обласного значення), районах у містах (далі - відділ (підрозділ). ( Пункт 1.2 в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006 )
1.3. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має конфіденційного характеру. Порядок діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством.
1.4. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах законодавства, що регулює порядок виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), та Законі України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). ( Пункт 1.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
1.5. Відповідальність за організацію роботи органу ДВС в цілому, в тому числі і роботи посадової особи, що відповідає за діловодство (далі - діловода), покладається на начальника цього органу ДВС державної виконавчої служби. ( Абзац перший пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Начальник органу ДВС має право в разі службової потреби перерозподіляти обов'язки між працівниками органу ДВС залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.
2. Розподіл основних обов'язків
2.1. Начальник органу ДВС здійснює загальне керівництво роботою органу ДВС, безпосередньо контролює роботу канцелярії органу ДВС, стан діловодства, зберігання і використання документів, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і недоглядів у роботі.
2.2. На начальника органу ДВС, крім безпосереднього виконання рішень, покладається:
2.2.1. Розподіл обов'язків між працівниками органу ДВС та контроль за їх виконанням;
2.2.2. Розподіл кореспонденції, що надійшла до органу ДВС;
2.2.3. Контроль за веденням документів первинного обліку, номенклатурних справ, реєстрації та обліку звернень громадян і юридичних осіб, строками їх вирішення;
2.2.4. Організація роботи з обліку і збереження виконавчих проваджень та інших документів, що забезпечують функціонування органу ДВС;
2.2.5. Ведення статистичної звітності;
2.2.6. Контроль та перевірка стану депозитного рахунку;
2.2.7. Контроль за дотриманням термінів виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб); ( Підпункт 2.2.7 пункту 2.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
2.2.8. Контроль за веденням фінансово-господарської діяльності;
2.2.9. Контроль за веденням зведених виконавчих проваджень;
2.2.10. Упровадження науково-технічних засобів у роботу працівників органу ДВС.
2.3. На час відсутності начальника органу ДВС його обов'язки виконує заступник начальника або особа, на яку ці обов'язки покладаються начальником органу ДВС.
2.4. На діловода покладаються:
2.4.1. Прийом, реєстрація і підготовка для розгляду начальником органу ДВС вхідної кореспонденції;
2.4.2. Реєстрація, облік і зберігання виконавчих проваджень, передача їх на виконання державним виконавцям;
2.4.3. Ведення довідково-облікової картотеки;
2.4.4. Ведення зведених виконавчих проваджень;
2.4.5. Ведення реєстраційно-облікових книг, журналів та номенклатурних справ; ( Підпункт 2.4.5 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.6. Підготовка та передача до архіву виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС; ( Підпункт 2.4.6 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.7. Облік і зберігання актів передачі та актів знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву; ( Підпункт 2.4.7 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.8. Контроль за наявністю довідкової інформації у органі ДВС: покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян;
2.4.9. Виконання разових доручень начальника органу ДВС, його заступника.
3. Реєстрація кореспонденції та діловодство з
виконання рішень
3.1. Реєстрація виконавчих документів та іншої кореспонденції забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх пошуку. Кожен документ реєструється у органі ДВС лише один раз.
3.2. Приймання всіх виконавчих документів і кореспонденції, що надійшла до органу ДВС, відправлення виконавчих документів та іншої кореспонденції покладаються на діловода органу ДВС, який переглядає всю кореспонденцію в день її надходження, реєструє і передає її начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня з моменту надходження.
3.3. Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, крім звернень громадян, реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 1). На першій сторінці кожного вхідного документа ставиться вхідний реєстраційний номер, який повинен відповідати порядковому номеру запису в журналі.
3.4. Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до органу ДВС:
3.4.1. Виклики (додаток 15), постанови про відкриття виконавчого провадження, що повернулися до органу ДВС через відсутність адресата;
3.4.2. Розписки про одержання викликів, постанов про відкриття виконавчого провадження.
3.5. Начальник органу ДВС не пізніше наступного робочого дня з дня надходження до нього кореспонденції розглядає та повертає її діловоду з відповідною резолюцією і встановленим терміном для виконання. Діловод, того ж дня, під розписку передає цю кореспонденцію конкретному виконавцю. ( Пункт 3.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.6. Виконавчі документи, які підлягають примусовому виконанню, реєструються в книзі передачі виконавчих документів, яка заводиться на кожного державного виконавця і зберігається у діловода органу ДВС (додаток 2).
3.7. На кожний переданий державному виконавцю виконавчий документ діловод органу ДВС заводить виконавче провадження (обкладинку) за тим же номером, за яким зареєстрований цей документ, складає обліково-статистичну картку, яка зберігається у виконавчому провадженні. Крім цього, всі виконавчі документи записуються в алфавітний покажчик виконавчих документів, який зберігається у діловода органу ДВС (додаток 3).
3.8. Книги обліку повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом начальника органу ДВС та скріплені печаткою органу ДВС.
3.9. Державний виконавець, після одержання виконавчого провадження, у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) (далі - Закон) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті. ( Абзац перший пункту 3.9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Про всі виконані дії по відкритому виконавчому провадженню державний виконавець робить відмітки на зворотній стороні обкладинки виконавчого провадження. ( Пункт 3.9 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Усі документи, що надходять до державного виконавця у зв'язку з виконанням рішень, накопичуються у виконавчих провадженнях (обкладинках) у хронологічному порядку за датами їх надходження (додаток 4).
3.10. Органом ДВС з метою об'єднання всіх виконавчих документів щодо одного й того самого боржника формується зведене виконавче провадження. Контроль за зведеним виконавчим провадженням здійснює посадова особа, визначена начальником органу ДВС. Ця особа веде облікову картку про зведене виконавче провадження (додаток 5). ( Пункт 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
3.11. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду органу ДВС під розписку в книзі обліку виконавчих документів.
3.12. Державним виконавцем у виконавчому документі робиться відмітка про розмір виплачених сум стягувачеві, після якої зазначається його посада, прізвище та ініціали і ставиться його підпис, який скріплюється печаткою органу ДВС. ( Пункт 3.12 доповнено абзацом згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
У супровідних листах (постановах) до виконавчих документів, повернутих державним виконавцем стягувачеві, у всіх випадках робиться відповідний запис про причини повернення документа. Супровідний лист (постанова) підписується начальником органу ДВС, державним виконавцем та скріплюється печаткою органу ДВС.
3.13. Якщо виконавчий документ про стягнення штрафу, держмита та інших сум у бюджет держави повертається після виконання до органу ДВС, то готується довідка із зазначенням номера квитанції банку про здавання коштів у бюджет держави. Довідка засвідчується підписом начальника органу ДВС та печаткою.
3.14. Після виконання рішення виконавчий документ повертається до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, про що робиться відмітка в книзі обліку виконавчих документів. ( Абзац перший пункту 3.14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
Виконаним слід вважати виконавчий документ, за яким указані в ньому вимоги виконані в повному обсязі, оформлені відповідним актом та записом у виконавчому документі.
3.15. Вихідна кореспонденція, у тому числі виконавчі документи, відсилається через діловода органу ДВС. Для обліку таких документів ведеться журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 6). Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, то вона записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції й здається за призначенням під розписку в цій книзі (додаток 7).
Подання державних виконавців, що направляються в порядку, передбаченому Законом, реєструються також в журналі обліку подань державних виконавців (додаток 16). ( Пункт 3.15 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.16. На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція начальника органу ДВС про передачу виконавчого провадження до архіву, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні. ( Абзац перший пункту 3.16 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Без такої резолюції діловод органу ДВС не приймає виконавче провадження від державного виконавця. ( Абзац другий пункту 3.16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.17. Передачі до архіву підлягає виконавче провадження, у разі: ( Пункт 3.17 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.17.1. Відмови у відкритті виконавчого провадження згідно із статтею 26 Закону ( 606-14 ). ( Пункт 3.17 доповнено підпунктом 3.17.1 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.17.2. Закінчення виконавчого провадження згідно із статтею 37 Закону; ( Підпункт 3.17.1 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.17.3. Повернення виконавчого документа стягувачу згідно із статтею 40 Закону ( 606-14 ); ( Підпункт 3.17.2 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.17.4. Повернення виконавчого документа до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, згідно із статтею 40-1 Закону ( 606-14 ). ( Підпункт 3.17.3 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.18. Виконавчі провадження, передані до архіву органу ДВС, зберігаються відповідно до хронології у пачках по сто справ, де обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень (додаток 8). ( Абзац перший пункту 3.18 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Передача виконавчих проваджень до архіву органу ДВС проводиться державним виконавцем один раз у півріччя за описом після складення статистичного звіту. Опис переданих до архіву виконавчих проваджень з підписом діловода органу ДВС зберігається у справі, визначеній номенклатурою органу ДВС. ( Абзац другий пункту 3.18 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
3.19. Строк зберігання переданих до архіву виконавчих проваджень становить 3 роки від дати відмови у відкритті виконавчого провадження або дати завершення виконавчого провадження. ( Абзац перший пункту 3.19 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Виконавчі провадження після закінчення терміну їх зберігання підлягають знищенню.
У тому разі, коли органу ДВС повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або в разі оскарження в судовому порядку дій (бездіяльності) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених Законом ( 606-14 ) дій, виконавче провадження може бути знищено лише після розгляду судом відповідної справи та набрання рішенням по цій справі законної сили. ( Пункт 3.19 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 ) ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.19 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.20. Знищення виконавчих проваджень, які передано до архіву, здійснюється комісією один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках за встановленою формою (додаток 17).
Склад комісії затверджується наказом керівника органу ДВС. ( Абзац другий пункту 3.20. із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006 )
До складу комісії входить не менше п'яти осіб: начальник органу ДВС, два державних виконавці та два працівника цього органу ДВС. ( Абзац третій пункту 3.20. із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006 )
Знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, здійснюється паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті.
Акти знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, зберігаються у номенклатурній справі. ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.20 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.21. Не завершені виконавчі провадження на кінець звітного року підлягають перереєстрації діловодом органу ДВС на наступний рік у книзі обліку (додаток 2) із присвоєнням відповідного порядкового номеру та із зазначенням дати первинного надходження виконавчого документа до органу ДВС. ( Пункт 3.21 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 ) ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.21 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
4. Реєстрація та облік звернень громадян.
Організація особистого прийому громадян
4.1. У відповідності до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) під зверненнями слід уважати викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
4.2. Усі письмові звернення, які надходять до органу ДВС поштою чи здаються особисто, приймаються та реєструються діловодом органу ДВС в день їх надходження в єдиному журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 9) або в реєстраційно-контрольних картках, придатних для опрацювання персональним комп'ютером (додаток 10). Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з листами.
Окремо діловодом органу ДВС ведуться журнали щодо розгляду судами та начальником органу ДВС скарг, пред'явлених в порядку, передбаченому статтею 85 Закону ( 606-14 ), на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення або відмову у здійсненні передбачених цим Законом дій, а також щодо розгляду судами позовів, пред'явлених до органу ДВС (додатки 18, 19). ( Пункт 4.2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
4.3. Письмові звернення громадян після їх реєстрації передаються на розгляд начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня після їх надходження. Розглянуте, не пізніше наступного робочого дня, начальником органу ДВС звернення передається того ж дня через діловода державному виконавцю під розписку, а діловод виставляє картку контролю за виконанням у визначений термін. Якщо начальник органу ДВС не визначив термін виконання, то звернення повинно бути розглянуте і вирішено по суті у строки, передбачені Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). ( Абзац перший пункту 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
На кожне звернення повинна даватися письмова відповідь за підписом начальника органу ДВС. ( Абзац другий пункту 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
4.4. Особистий прийом громадян проводять начальник органу ДВС, його заступник та державні виконавці. Прийом проводиться регулярно у визначені дні та години відповідно до графіка, затвердженого начальником органу ДВС. Облік особистого прийому громадян ведеться у спеціальному журналі (додаток 11). ( Пункт 4.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
4.5. У органі ДВС має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян щодо складання заяв, скарг, пропозицій. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналі або реєстраційно-контрольній картці.
4.6. Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні органу ДВС на видному місці.
4.7. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе начальник органу ДВС.
4.8. Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться шляхом заповнення визначених реквізитів.
4.9. Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом уведення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я та по батькові, категорія (соціальний стан заявника); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
4.10. Автоматизована або журнальна реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я та по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання; прийняті рішення, дата одержання відповіді.
Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатися органом ДВС.
4.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби - на принтер.
4.12. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги складається з першої літери прізвища, порядкового номера за алфавітом та індексу державного виконавця і зазначається у реєстраційному штампі (додаток 12). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
4.13. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
4.14. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "повторно" і підбирається все попереднє листування.
4.15. Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Д-201/1, Д-201/2, Д-201/3.
При потребі ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.
Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію, то всі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "контроль" або літерою "К".
4.16. Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.
Якщо за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, то здійснюється відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та в документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.
4.17. Індекс письмової відповіді відповідає номеру вхідної кореспонденції і складається з реєстраційного індексу та номера справи, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
4.18. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.
4.19. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 13).
У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
4.20. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на начальника органу ДВС, інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків. ( Абзац другий пункту 4.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальниками органами ДВС переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву за рішенням начальника органу ДВС.
5. Складання і оформлення службових документів
5.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
5.2. Як правило всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм, верхнє - не менше 10 мм, праве і нижнє - не менше 8 мм.
5.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, зрозуміло, не мати перекреслень і виправлень, їх зміст повинен бути повним і унеможливлювати повторне листування з цього самого питання.
5.4. Кожний вид документів повинен мати конкретно визначений комплекс реквізитів (складових частин) і відповідний порядок їх розташування.
5.5. При зазначенні адресата додержуються таких правил: якщо документи адресуються організації, установі і підприємству або конкретній службовій особі - указується найменування організації, установи, підприємства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата в давальному відмінку, поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.
5.6. У відповідях на запити на початку тексту вказуються номер і дата документа, на який дається відповідь.
5.7. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що". Якщо в документі йдеться про кілька питань, то заголовок повинен бути узагальнений.
5.8. Текст документа може бути друкований, рукописний або змішаний.
5.9. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (12.05.99 або 01.04.99), а документів, що містять відомості фінансового характеру - словесно-цифровим способом (30 червня 1999 року).
Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланка, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
5.10. Унизу на останньому аркуші вказуються прізвище та телефон виконавця.
5.11. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.
Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.12. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч проставляється відмітка "копія".
5.13. Якщо надсилається документ кільком адресатам, то підписуються всі примірники, що надсилаються.
Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.
У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість аркушів.
Назва додатка в супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.
Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище друкуються розбірливо.
При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані.
5.14. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв магнітної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.15. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.
5.16. Усі підписані документи відправляються тільки через діловода.
5.17. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, то відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених у органі ДВС документів та від дати надходження - для вхідних документів або строки зазначаються в документі чи встановлюються керівником.
5.18. Документи формуються в справи згідно з номенклатурою.
6. Складання номенклатури та формування справ
6.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік (список) найменування справ, створюваних в канцелярії органу ДВС. Номенклатура справ розробляється діловодом на підставі пропозицій державних виконавців і підписується начальником органу ДВС. ( Пункт 6.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
6.2. Усі документи (за винятком виконавчих проваджень) повинні групуватися після їх розгляду в окремих справах, яким даються найменування (заголовки), що в стислій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.
6.3. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються чи перебувають на контролі. Як правило, першими розміщуються постанови законодавчих урядових органів інструкції, розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
6.4. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати порядковий номер. За наявності в справі декількох томів, після номера справи проставляється номер тому.
6.5. При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
6.5.1. Справи відкриваються аркушем внутрішнього опису документів;
6.5.2. У справах групуються тільки оригінали виконаних, правильно оформлених документів без чорнових записів;
6.5.3. У справу включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань;
6.5.4. Документи, справи групуються у хронологічній послідовності.
Наприкінці року кожна номенклатурна справа закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Цей запис робиться на останній сторінці, підписується діловодом та начальником органу ДВС, скріплюється печаткою органу ДВС.
До номенклатурних справ органу ДВС належать:
1. Постанови законодавчих органів, інструкції, накази та розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
2. Накази начальника органу ДВС. ( Пункт 2 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
3. Плани роботи органу ДВС і документи щодо їх виконання. Протоколи оперативних нарад.
4. Акти перевірок органу ДВС, доповідні записки, узагальнення, інші матеріали з перевірки роботи державних виконавців.
5. Акти перевірок державними виконавцями установ, підприємств та організацій про виконання ними рішень.
6. Звернення громадян, довідки та узагальнення щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг за результатами вивчення цієї роботи.
7. Листування з установами, організаціями, підприємствами.
8. Статистичні звіти органу ДВС, листи та роз'яснення до них.
9. Фінансові документи про надходження депозитних сум.
10. Листування з кадрових питань (резерв на висунення, навчання кадрів, інше).
11. Опис справ, переданих до архіву.
12. Накази та акти про знищення виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС. ( Пункт 12 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
Примітка. Наведений перелік з такою самою нумерацією є обов'язковим для кожного органу ДВС. Він може доповнюватись іншими справами на підставі пропозицій працівників органу ДВС).
Додаток 1
до пункту 3.3 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 1 |
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції |
--------------------------------------------------------------------------------- |
Примітка. Дата надходження документа пишеться щоденно через |
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 2
до пункту 3.6 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 2 |
Книга обліку |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 3
до пункту 3.7 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 3 |
Алфавітний покажчик до виконавчих документів |
------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 4
до пункту 3.9 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 4 |
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ |
__________________________________ |
Виконавче провадження N _______ індекс ______ |
Справа N _________ від "___" ____________________ |
_________________________________________________________________ |
Боржник ____________________________________________________ |
Почато "___" ___________________ |
Наслідок виконання. |
В архів "___" ____________________ |
Хід виконання |
------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 5
до пункту 3.10 Інструкції з діловодства в
органах державної виконавчої служби
Форма N 5 |
Облікова картка |
---------------------------------------------------------------------------------- |
( Додаток 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 6
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 6 |
Журнал реєстрації вихідної кореспонденції |
----------------------------------------------------------------------- |
( Додаток 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 7
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 7 |
Розносна книга |
------------------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 8
до пункту 3.18 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 8 |
Опис справ та інших матеріалів, переданих до архіву |
------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 9
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 9 |
Журнал реєстрації |
---------------------------------------------------------------------------------------------- |
( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 10
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 10 |
Реєстраційно-контрольна картка |
(Лицьовий бік) |
---------------------------------------------------------------------------------------- |
(Зворотний бік) |
Хід виконання |
Дата передачі Виконавець Записи про продовження Контрольні |
Перевірено на місці "___"____________ 2___ р. працівником |
Результати 1. |
( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 11
до пункту 4.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 11 |
Журнал (картка) обліку |
------------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 12
до пункту 4.12 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 12 |
Форма реєстраційного штампа |
-------------------------- |
Розмір 41,6 х 16 мм |
( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 13
до пункту 4.20 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 13 |
Форма |
_____________________________________________________________ |
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 14
до Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 14 |
Контрольна картка на підприємство, організацію, |
------------------------------------------------------------------ |
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 15
до пункту 3.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 15 |
Виклик |
__________________________________ Куди |
( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 16
до пункту 3.15 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 16 |
Журнал обліку |
-------------------------------------------------------------------------------------- |
( Інструкцію доповнено Додатком 16 згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002; із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 17 до пункту 3.20
Інструкції з діловодства
в органах державної
виконавчої служби
Форма N 17 |
"ЗАТВЕРДЖУЮ" |
АКТ |
від "___" ____________ 2___ р. |
Нами, ___________________________________________________________ |
знищення виконавчих проваджень (документів) ______________________ |
------------------------------------------------------------------ |
Знищення проведено ______________________________________________ |
Участь у знищенні брали: |
( Інструкцію доповнено Додатком 17 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 18
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 18 |
ЖУРНАЛ |
------------------------------------------------------------------------ |
( Інструкцію доповнено Додатком 18 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 19
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 19 |
ЖУРНАЛ |
------------------------------------------------------------------ |
( Інструкцію доповнено Додатком 19 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )