Парус Iнтернет-Консультант

Открытое тестирование

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ
05.12.2006 N 155

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
22 грудня 2006 р. за N 1345/13219

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної судової адміністрації України
N 174 від 17.12.2013)

Про затвердження Інструкції
з діловодства в апеляційних
і місцевих адміністративних судах

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України" ( 3018-14 ), Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), у зв'язку з утворенням місцевих та апеляційних адміністративних судів та з метою організації діловодства в новоутворених судах наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л.Є.) довести наказ до відома голів апеляційних і місцевих адміністративних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних і місцевих адміністративних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

Голова І.Балаклицький

Погоджено:

Голова Вищого адміністративного суду України О.М.Пасенюк

Затверджено
Наказ Державної судової
адміністрації України
05.12.2006 N 155

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
22 грудня 2006 р. за N 1345/13219

Інструкція
з діловодства в апеляційних і місцевих
адміністративних судах

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в окружних та апеляційних адміністративних судах (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Приймання вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється згідно з чинним законодавством України.

1.5. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідувач секретаріату) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.6. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги цієї Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт, який передається голові суду для відповідного реагування в установленому порядку.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду навантаження на кожного працівника апарату суду в разі службової необхідності головою суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях. У разі, коли видається наказ суду з основної діяльності за підписом голови чи виконувача обов'язків голови суду про перерозподіл функціональних обов'язків і в разі виконання цих обов'язків працівником апарату суду тимчасово чи за визначений період цей перерозподіл функціональних обов'язків не зазначається в посадових інструкціях.

За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.8. Прийом громадян у суді здійснюється згідно із законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом голови суду.

Графік прийому громадян (крім осіб, зазначених у пункті 19.2 цієї Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На цьому самому стенді вивішується інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, оголошення про надходження касаційних скарг, зразки заяв про видачу копій судових документів, витяги з нормативно - правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів прийом громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду.

Особистий прийом громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду або його заступниками.

1.9. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.10. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 (далі - Національний стандарт України).

1.11. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований. Аркуші нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором.

1.12. Заповнення форм звітності про розгляд справ регламентується відповідною інструкцією.

2. Порядок приймання судових справ
і кореспонденції. Основні вимоги до опрацювання
(розгляду) документів, які не стосуються
розгляду судових справ

2.1. Усі адміністративні справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис.

Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці саме документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, установленому цією Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до адміністративної справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явленням документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

2.6. Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка прийому громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ, та наявність додатків, указаних у документі.

2.7. На вимогу особи, яка подала матеріали чи документ до суду та надала їх додаткову копію, на першому аркуші такої копії проставляється штамп суду "Отримано", а також зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка їх прийняла, після чого копія повертається.

2.8. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.9. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця не пізніше наступного дня документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.10. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з унесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.11. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для надіслання адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першого аркуша документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.12. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.13. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3. Реєстрація та облік судових справ і матеріалів

3.1. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

у заголовній частині списку відповідати формі заголовку відповідного реєстраційного журналу;

додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздруковування і його підпис;

таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню й розташуванню граф, передбачених відповідним додатком до цієї Інструкції.

При цьому в табличну частину може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку.

Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи.

3.2. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 3).

3.2.1 Адміністративна справа, позовна заява, реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 4 ) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання позовів уноситься запис до відповідної обліково-статистичної картки.

3.2.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 5 ) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у відповідній обліково-статистичній картці на справу, рішення в якій переглядається, робиться відповідна відмітка.

3.2.3. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах (додаток 6) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ чи алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 7).

3.3.1. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 8) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.3.2. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 9 ). До відповідної графи алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.4. Для реєстрації та обліку судових справ у місцевому та апеляційному суді встановлюється перелік індексів:

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"2-н" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, прийняті місцевим судом;

"22-к" - копії апеляційних скарг, надіслання яких до суду апеляційної інстанції передбачено Кодексом адміністративного судочинства України ( 2747-15 ).

3.5. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:

адміністративна справа позовного провадження - N 2-а - 25/06;

подання у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах - N 2-в - 88/06;

адміністративна справа за апеляційною скаргою - N 22-а - 32/06 тощо.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

3.6. Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

3.7. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються. Запис про рух та результати розгляду справи в обліково-статистичній картці робить секретар суду на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

3.8. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках), відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів (у хронологічному порядку за датою надходження матеріалу або документа до суду) таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом ведеться одна картотека.

3.9. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Справа N 2-а - 240/06
N 2-а - 2/07

Перереєстровані обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять у поточному році.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах, полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що не розглянуті станом на кінець року.

3.10. Адміністративні справи (матеріали), що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).

3.11. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, встановлених ухвалою суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то така справа, реєструється як така, що надійшла вперше, їй присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на адміністративну справу.

3.12. У разі роз'єднання позовів у адміністративній справі в самостійні провадження нова адміністративна справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). До нової судової справи підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

3.13. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер тієї з об'єднаних справ, яка надійшла до суду першою. Відповідно до ухвали суду вносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

3.14. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправних коефіцієнтів до них.

Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ запроваджується наказом голови суду.

Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправних коефіцієнтів до них, що затверджуються Радою суддів України.

Передавання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 10). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються в міру передавання справ і матеріалів.

3.15. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді наступного року за новими номерами, про що вносяться записи до відповідних граф журналу минулого року.

4. Особистий прийом громадян.
Реєстрація та облік звернень громадян

4.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів особистий прийом громадян у суді здійснюється відповідною службою, до якої входять керівник апарату суду та інші працівники апарату суду. Персональний склад цієї служби затверджується наказом голови суду.

Особистий прийом громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду та його заступниками.

4.2. Особами, які проводять особистий прийом громадян, ведеться журнал обліку особистого прийому громадян (додаток 11).

4.3. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

4.4. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.

5. Формування судових справ

5.1. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 12.

5.2. На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі подання зустрічного позову в адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

5.3. Документи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на правову допомогу (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява в разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення адміністративного позову без руху;

адміністративний позов, який надійшов в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.4. Документи справи, у якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви без руху позивачеві;

інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху;

ухвала про повернення позовної заяви як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві ухвали про повернення позовної заяви;

супровідний лист щодо повернення позовної заяви позивачеві;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.5. У разі відмови у відкритті провадження в адміністративній справі документи справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про відмову у відкритті провадження;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про відмову у відкритті провадження разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.5.1. Копія позовної заяви повертається заявнику після набрання ухвалою про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі законної сили.

5.6. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.7. Документи, що підшиваються до судової справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка їх надіслала.

5.8. Усі аркуші у справі нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо вкладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 13);

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з доданням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі - відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

5.9. У кожній судовій справі складається опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи. Дані в опис вносяться в хронологічному порядку в міру надходження документів, які долучаються до справи.

5.10. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація щодо кожного документа (конверта), підшитого до справи, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

5.11. На третій сторінці обкладинки справи обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій постанови, витребування документів, звернення до виконання судових рішень тощо).

5.12. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

5.13. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

5.14. Усі матеріали підшиваються до справи нитками через три проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.15. Не розглянуті по суті судові справи зберігаються у сейфі головуючого судді.

6. Робота з адміністративними позовами,
залишеними без руху та які підлягають поверненню

6.1. Позовні заяви, залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України ( 2747-15 ) випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Адміністративні позови, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

6.2. Позивачу не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається разом з позовною заявою та ухвалою).

6.3. Позовна заява з ухвалою про залишення позовної заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви без руху терміну.

Про рух позовної заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

6.4. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день її першого подання до суду.

6.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви її копія не пізніш як наступного дня надсилається позивачу рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання.

Позовна заява з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху і про повернення позовної заяви та копіями супровідних листів в обкладинці повертається до справи "Адміністративні позови, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

6.6. У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається секретарю суду для належного оформлення справи та надіслання до апеляційного суду згідно з вимогами Кодексу адміністративного судочинства України ( 2747-15 ) (далі - Кодексу), про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

6.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви без руху, позовна заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про її одержання позивачу. Оригінали ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

7. Робота з адміністративними позовами,
за якими відмовлено у відкритті провадження у справі

7.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання позивачеві разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами.

7.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копією адміністративного позову, копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

7.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 7.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

8. Оформлення адміністративних справ після закінчення
підготовки справи до судового розгляду

8.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду (додаток 14), а особам, які беруть участь у справі, з приводу вчинення процесуальних дій, у яких участь цих осіб не є обов'язковою, - повістки-повідомлення (додаток 15). Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

8.2. У разі надходження зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог розділу 3 Інструкції. Про прийняття зустрічного позову сповіщаються особи, які беруть участь у справі.

8.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Кодексом адміністративного судочинства України ( 2747-15 ), провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9. Дії секретаря судового засідання
під час розгляду справ

9.1. Безпосередньо перед розглядом адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення повісток про виклик у суд, повісток-повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається судді.

9.2. Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних у суд, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

9.3. Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається судді протокол судового засідання. Протокол перевіряється та підписується суддею.

Учасники процесу, сторони чи особи, які беруть участь у справі, можуть бути ознайомлені з протоколом судового засідання і мають право подати свої зауваження на нього.

9.4. Секретар судового засідання:

підшиває до справи в хронологічному порядку документи, додані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), протокол судового засідання, постанову, ухвалу суду;

продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею (додаток 16) про результати розгляду лише тих справ, у яких ведеться протокол судового засідання;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу судового засідання, у разі його ведення) передає її на зберігання до канцелярії суду.

9.5. Якщо розгляд адміністративної справи відкладено з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня.

Про відкладення розгляду справи та про день і час, на який перенесено розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею. Після відкладення розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу. В обліково-статистичній картці на справу зазначається причина відкладення.

10. Фіксування судового процесу технічними засобами

10.1. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбаченими процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) регламентується Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України 21.07.2005 N 84, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08.08.2005 за N 868/11148.

11. Приймання й облік заяв про апеляційне оскарження,
апеляційних скарг на судові рішення

11.1. Заяви про апеляційне оскарження та апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли в суд, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Про надходження апеляційної скарги робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа в суд та реєстраційного номера документа.

11.2. Не пізніше наступного дня після надходження в суд апеляційна скарга передається головуючому у справі, який перевіряє додержання особою, яка її подала, вимог Кодексу ( 2747-15 ) щодо змісту апеляційної скарги.

11.2.1. У разі винесення головуючим у справі ухвали про залишення апеляційної скарги без руху у зв'язку з невиконанням особою, яка її подала, кодексу щодо змісту апеляційної скарги копія ухвали про залишення апеляційної скарги без руху не пізніше наступного робочого дня надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання.

11.2.2. Ухвала про залишення апеляційної скарги без руху залишається на контролі в апараті суду і разом з документами, що надійшли на її виконання, або не пізніше наступного дня після закінчення визначеного строку для виконання вимог закону передається головуючому в справі.

11.2.3. Копія ухвали про визнання апеляційної скарги такою, що не підлягає розгляду з мотивів невиконання особою, яка її подала, вимог закону, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, не пізніше наступного робочого дня після її винесення надсилається особі, яка подала апеляцію, рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. У разі надходження скарги на ухвалу суду про визнання апеляційної скарги такою, що не підлягає розгляду, скарга реєструється в загальному порядку і за вказівкою головуючого разом із справою надсилається в апеляційний суд, про що повідомляється особа, яка подала апеляцію.

11.3. У разі залишення апеляційної скарги без руху у зв'язку з порушенням вимог адміністративного процесуального законодавства України щодо їх оформлення чи несплати судового збору застосовуються вимоги, зазначені в розділі 6 Інструкції.

11.4. Усі апеляційні скарги в адміністративній справі після їх надходження, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у адміністративних справах (додаток 17). Про надходження апеляційної скарги робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг в адміністративній справі або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. Апеляційні скарги, що надійшли після цього, не пізніше наступного робочого дня після їхнього надходження надсилаються до апеляційного суду.

11.5. Про оскарження в порядку касаційного провадження судових рішень в адміністративних справах робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці.

11.6. Про дату надіслання справи в апеляційний суд, касаційну інстанцію, повернення справи в суд і наслідки розгляду справи за скаргою чи поданням зазначається у відповідних обліково-статистичних картках.

12. Звернення до виконання судових рішень

12.1. Звернення до виконання судових рішень покладається на суд. Постанови та ухвали суду передаються на виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Усе листування щодо звернення до виконання постанов та ухвал покладається на апарат суду.

12.2. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, що набрало законної сили або яке належить виконати негайно, стягувачу за його письмовою заявою видається виконавчий лист (додаток 18). Якщо на підставі постановленого судового рішення належить передати майно, що є в кількох місцях, або якщо рішення постановлено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право за заявою стягувачів видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину рішення треба виконати за кожним листом. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

У разі прийняття судом постанови про негайне виконання виконавчий лист невідкладно надсилається на виконання незалежно від того, чи набрало судове рішення законної сили чи ні.

Якщо судом було вжито заходів щодо забезпечення позову за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, суд разом з виконавчим листом видає копію документів, які підтверджують виконання ухвали суду про забезпечення позову.

12.3. Виконавчі листи виписуються за заявою осіб після набрання судовим рішенням законної сили, а в справах, у яких рішення підлягає негайному виконанню, - у день постановлення судового рішення.

12.3.1. Виконавчі листи повинні заповнюватись чітко і грамотно. Ніякі помарки і виправлення у виконавчих листах не допускаються. Під час заповнення виконавчих листів про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах на підставі даних, що є в матеріалах судової справи.

12.3.2. Виконавчі листи реєструються в журналі обліку виконавчих листів, виданих судом (додаток 19).

У разі особистої явки стягувача виконавчий лист видається йому на руки під підпис.

За письмовим проханням стягувача виконавчий лист судом надсилається для виконання в органи державної виконавчої служби або рекомендованим відправленням із супровідним листом стягувачу. Повернутий без вручення стягувачу виконавчий лист разом з конвертом приєднується до справи. У разі повторного звернення стягувача до суду йому видається виконавчий лист.

У разі видачі дубліката виконавчого листа робиться відповідна відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (у графі "Примітки").

12.3.3. Виконавчі документи про стягнення судового збору надсилаються судом до місцевих органів державної податкової служби за місцезнаходженням суду.

У разі винесення судом ухвали про розшук боржника копія цієї ухвали надсилається в орган внутрішніх справ для виконання за останнім місцем реєстрації боржника.

12.3.4. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до адміністративної справи.

12.4. Адміністративна справа, що вирішена із задоволенням (частковим задоволенням) позову, вважається закінченою і підлягає передачі в архів суду після вручення виконавчих листів стягувачам. У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання рішення суду після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року.

12.5. Після закінчення апеляційного провадження адміністративна справа передається суддею працівникам апарату суду.

Працівниками апарату суду виготовляються копії судового рішення та видаються особам, які брали участь у справі, на їхню вимогу не пізніше п'яти днів з дня проголошення рішення. Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення надсилаються протягом п'яти днів з дня проголошення рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Після виконання дій, зазначених в абзаці другому цього пункту, та після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою справ суду справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув.

13. Приймання, облік і зберігання
речових доказів та особистих документів
у судових справах

13.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів в адміністративних справах, крім цієї Інструкції, проводяться відповідно до вимог чинного законодавства.

13.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

13.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

13.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий лише в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

13.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів (додаток 20), який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

13.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

13.7. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

13.8. У разі передавання справи та речових доказів в інший суд про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

13.9. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 12 Інструкції.

13.10. Речові докази в адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

13.11. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

13.12. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

13.13. Справа не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

13.14. Голова суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

13.15. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на якого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду.

14. Оформлення документів

14.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документообіг.

14.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Кодексу ( 2747-15 ), інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

14.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

14.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

14.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

14.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президента України від 16.11.2004 N 1417 "Про утворення місцевих та апеляційних адміністративних судів, затвердження їх мережі та кількісного складу суддів".

14.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

14.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

14.9. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

Державна судова адміністрація України
Управління матеріально-технічного забезпечення
Головному спеціалістові
Петренку О.І.
вул. Липська, 18/5,
м. Київ, 01021

14.10. У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

Голові Державної податкової
адміністрації України
Іваненку В.О.

14.11. Якщо документ адресують декільком посадовим особам, їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

Головам сільських рад
Таращанського району
Київської області

14.12. У разі адресування документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено у називному відмінку. Наприклад:

Місцеві суди Волинської області

14.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

Інститут економіко-правових досліджень
(або прізвище (у називному відмінку), ініціали фізичної особи)
вул. Університетська, 77,
м. Донецьк, 83048

14.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає надсиланню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в місцевому суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

"на N _______ від ____________",

що є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

14.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

14.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

14.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

Додаток: 1. Копія постанови на 4 арк.
2. Копія заяви на 2 арк.
3. Лист на 1 арк.

14.18. На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

Додаток
до наказу голови Волинського
окружного суду Волинської області
від 12.01.2006 N 65

14.19. Резолюція, як окремий вид документа, повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

14.20. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

14.21. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

14.22. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

14.23. Листи, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 21). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 22). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

14.24. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

14.25. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

14.26. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

14.27. У телеграмі під рискою друкується: місцезнаходження суду (без скорочення, з розділовими знаками), найменування суду, посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала телеграму, дата.

14.28. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій передається до фінансового підрозділу.

14.29. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується у розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 23) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

14.30. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

15. Підготовка розпорядчих документів

15.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду. Накази суду діляться на накази за особовим складом, накази з кадрових питань (за особовим складом), та накази з адміністративно-господарських питань.

15.2. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

15.2.1. У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатувальній частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

15.2.2. Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

15.2.3. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

15.2.4. Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

15.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

15.4. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

15.4.1. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

15.4.2. Постанова може бути виготовлена окремо й у цьому разі додається до протоколу.

15.4.3. Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

15.4.4. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

15.4.5. Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

16. Облік та зберігання печаток,
штампів і бланків

16.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

16.2. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 24), бланків процесуальних документів - у журналі обліку бланків суду (додаток 25) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

16.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

16.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них) здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампа, що передається, у відповідному журналі.

16.5. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством, тощо).

16.6. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку бланків суду.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.

16.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку після останнього запису, зробленого на час проведення перевірки.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.

У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.

17. Складання номенклатури справ суду

17.1. Номенклатура справ суду, що наведена у додатку 26, призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ суду складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 27). Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду.

Усі журнали суду також уносяться до номенклатури справ суду.

17.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

17.3. Номенклатура справ суду розглядається експертною комісією (далі - ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

17.4. Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.

17.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

17.6. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 N 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925 (далі - Перелік), у разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

17.7. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.

18. Порядок видачі для ознайомлення
судових справ і копій документів

18.1. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами адміністративних справ.

18.2. Справи для ознайомлення видаються апаратом суду:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера, виданого відповідним адвокатським об'єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об'єднання);

іншим учасникам адміністративного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, у необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

18.3. Особи, зазначені у пункті 18.2 Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами адміністративних справ протягом усього робочого дня апарату суду.

18.4. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 28), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та поставити підпис про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

18.5. Судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, провадження у яких не закінчено.

18.6. Копії документів, долучених до справи, копії судових рішень і письмові довідки у справах відповідно до процесуального законодавства видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу головуючого у справі, після реєстрації видачі копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 29) та, у разі необхідності, після сплати державного мита.

18.7. Копії постанов, ухвал у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

18.7.1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

18.7.2. Загальний та повний доступ до судових рішень визначається Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 N 740 "Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень".

18.7.3. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

18.7.4. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись у її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

19. Передача справ до архіву суду

19.1. Ведення архівної справи полягає у підготовці й оформленні судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для зберігання в архіві суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх у державний архів.

19.2. Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

19.3. Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 N 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за N 696/8017 (далі - Інструкція про порядок передання до архіву суду), та цією Інструкцією.

19.4. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

19.5. Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Передавання судових справ та документів діяльності суду за рік, що минув, проводиться в строк не пізніше 1 квітня поточного року.

Відповідно до Переліку суддя або голова суду зазначає дату (рік), до якої включно справа повинна зберігатись в архіві суду, або зробити напис "Постійно", якщо справа підлягає постійному зберіганню.

В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Адміністративні справи залежно від обсягу вміщуються в картонажі або систематизуються у в'язки (10-50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.

19.6. Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Категорично забороняється видача справ, у яких не складено внутрішній опис.

Для видачі справ ведеться журнал видачі справ з архіву (додаток 30), у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

19.7. Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в справі.

19.8. Передача судових справ і справ за номенклатурою справ суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

Перший заступник Голови Державної
судової адміністрації України О.Гашицький

Додаток 1
до пункту 2.2 Інструкції

ЖУРНАЛ реєстрації вхідної кореспонденції

------------------------------------------------------------------ | N |Вхі-| Від кого | За | Короткий | Кому і |Розписка|При-| |з/п|дний| надійшов | якими | зміст | коли | про |міт-| | |но- | документ, |номером| документа, |передано|отриман-| ки | | |мер |матеріал чи| та |матеріалу чи|або кому| ня | | | | | справа | датою | справи | і коли |докумен-| | | | | | | |надісла-| та | | | | | | | | но | | | |---+----+-----------+-------+------------+--------+--------+----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ------------------------------------------------------------------

Дата надходження документів зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Перший заступник Голови Державної
судової адміністрації України О.Гашицький

Додаток 2
до пункту 2.2 Інструкції

АКТ _________________________________________________________ (найменування суду)

"___" __________________ 20___ року м. _________________________

Ми, _____________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ склали цей акт про те, що при розкриванні поштового відправлення _________________________________________________________________ (указати якого саме) яке надійшло від ________________________________________________ _________________________________________________________________ не виявилося вказаних у додатку документів, відсутній, пошкоджений (потрібне підкреслити) документ, а саме: _______________________________________________ (указати, що саме) _________________________________________________________________

Прізвища: Посади: Підписи: ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

Додаток 3
до пункту 3.2 Інструкції

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВ

------------------------------------------------------------------ | П.І.Б. | П.І.Б. | Зміст | Номер |Прізвище |Примітки | |(найменування)|(наймену-|позов- | справи |судді, у | | | позивача | вання) | ної |відповідно |провадже-| | | |відпові- |заяви, | до | нні | | | | дача | заяви | обліково- | якого | | | | | | стати |перебуває| | | | | | стичної | справа | | | | | | картки | | | |--------------+---------+-------+-----------+---------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------

Додаток 4
до підпункту 3.2.1
Інструкції

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА на адміністративну справу

Обліково-статистичну картку див. в розділі "Додатки до документів", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 5
до підпункту 3.2.2
Інструкції

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами

Обліково-статистичну картку див. в розділі "Додатки до документів", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 6
до підпункту 3.2.3
Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ ПОДАНЬ, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах

------------------------------------------------------------------ | N | П.І.Б. | Зміст |Дата |Наслідки|Прізвище| Дата |При- | |з/п|(наймену-|подання, |розг-|розгляду|судді, у|звернення |мітки| | | вання) | заяви, |ляду | |провад- | до | | | |заявника |клопотан-| | | женні |виконання | | | | | ня | | | якого | ухвали | | | | | | | |перебу- | | | | | | | | | вала | | | | | | | | | заява | | | |---+---------+---------+-----+--------+--------+----------+-----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ------------------------------------------------------------------

Дата надходження документів зазначається через усю сторінку поперек граф журналу.

Додаток 7
до пункту 3.3 Інструкції

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК адміністративних справ за апеляційними скаргами

------------------------------------------------------------------ |Прізвище, ім'я |Прізви- | Зміст | Номер |Прізвище |Примітки | |та по батькові |ще, ім'я|заяви про | справи |судді, у | | | відповідача | та по |апеляційне|відпові-|провадже-| | | |батькові|оскаржен- | дно до | нні | | | |позивача| ня, |обліко- | якого | | | | |апеляцій- | во- |перебуває| | | | |ної скарги|статис- | справа | | | | | | тичної | | | | | | | картки | | | |---------------+--------+----------+--------+---------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------

Додаток 8
до підпункту 3.3.1
Інструкції

ЖУРНАЛ реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах

------------------------------------------------------------------ | N | Номер | Від кого |Найменування | Дата | Дата |Примі-| |з/п| копії | надійшла | суду, який |постано-|надходже-| тки | | | апеля- | копія | постановив | влення | ння в | | | | ційної |апеляційної| судове |судового|апеляцій-| | | | скарги | скарги | рішення |рішення | ний суд | | | | |(ім'я/най- | | |адмініст-| | | | | менування)| | |ративної | | | | | | | |справи з | | | | | | | |апеляцій-| | | | | | | | ною | | | | | | | | скаргою | | |---+--------+-----------+-------------+--------+---------+------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------

Дата надходження копії апеляційної скарги зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 9
до підпункту 3.3.2
Інструкції

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА на адміністративну справу за апеляційною скаргою

Додаток 10
до пункту 3.14 Інструкції

КОНТРОЛЬНИЙ ЖУРНАЛ судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді

---------------------------------------------------------------------------------------------------- | N | Номер | Дата | Прізвище, | Суть |Кількі-| Дата |Підпис | Дата |Наслід-|Дата та|Примі-| |з/п| справи |надход- |ім'я та по |справи | сть |переда- | судді |розгля-| ки |підпис | тки | | |(матеріа-|ження до| батькові |(мате- |аркуші-| вання | про | ду |розгля-|праців-| | | | лу) | суду |особи, щодо|ріалу) | ву | судді |отрима-|справи | ду | ника | | | |відповід-| справи | якої | |справі | | ння |(мате- |справи |апарату| | | | но до |(матері-|розглядати-| |(мате- | |справи | ріалу)|(мате- | суду | | | |обліково-| алу) | меться | | ріалу)| |(мате- | |ріалу) | про | | | |статисти-| | справа | | | |ріалу) | | |отрима-| | | | чної | |(матеріал) | | | | | | | ння | | | | картки | | | | | | | | |справи | | | |(реєстра-| | | | | | | | |(мате- | | | | ційного | | | | | | | | |ріалу) | | | |журналу) | | | | | | | | | | | |---+---------+--------+-----------+-------+-------+--------+-------+-------+-------+-------+------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ----------------------------------------------------------------------------------------------------

У цей журнал заноситься інформація про всі справи і матеріали, що передаються судді для розгляду, у тому числі і про позовні заяви (заяви), справи про адміністративні правопорушення.

Додаток 11
до пункту 4.2 Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ особистого прийому громадян

------------------------------------------------------------------ | N | Прізвище, |Прізви- | Короткий | Кому | Наслідки |При- | |з/п| ім'я, по | ще, | зміст |доручено| розгляду, |мітки| | | батькові |ім'я, по| звернення |перевір-| дата | | | |особи, яка |батькові| (суть | ку, |надіслання | | | |веде прийом| та | звернення) | термін | відповіді | | | | | адреса | |виконан-|(вирішення | | | | |громадя-| | ня | питання з | | | | | нина | | |посиланням | | | | | | | | на | | | | | | | |нормативно-| | | | | | | | правові | | | | | | | | акти) | | |---+-----------+--------+------------+--------+-----------+-----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------

Дата надходження документів зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 12
до пункту 5.1 Інструкції

Перша сторінка

УКРАЇНА

________________________________________ (повне найменування суду)

СПРАВА N _________________

Позивач _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Відповідач ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ Заявник _________________________________________________________ Предмет спору _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Суд першої інстанції надійшла ____________ 20 ____ р. розглянута ___________ 20 ____ р. Суд апеляційної інстанції Суд касаційної інстанції надійшла ____________ 20 ____ р. надійшла __________ 20 ____ р. розглянута ___________ 20 ____ р. розглянута ________ 20 ____ р.

Том N_______ з ______ томів Початок "___" __________ 20 _____ р. Закінчення "___" __________ 20 _____ р. Справу здано до архіву "___" _________ 20 _____ р. на ________________аркушах Архівний N ___________________ Справу зберігати в архіві суду до _________ року

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N _____________

------------------------------------------------------------------ | N з/п |Індекс| Дата | Загаловок документа |Номер|Примітка | | |доку- |доку- | |арку-| | | |мента |мента | | ша | | | | | | |спра-| | | | | | | ви | | |--------+------+------+-------------------------+-----+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------

Усього _______________________________________________ документів (цифрами та словами) Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________ (цифрами та словами) Суддя __________________________ ___________________ (ініціали та прізвище) (підпис) Найменування посади особи, яка склала внутрішній опис ______________________ ______________ (ініціали та прізвище) (підпис)

ДОВІДКОВИЙ ЛИСТ ДО СПРАВИ

------------------------------------------------------------------ | Дата | Які дії проведено | Посада | Підпис | | | | | | |--------------+----------------------------+--------+-----------| | | | | | |--------------+----------------------------+--------+-----------| | | | | | |--------------+----------------------------+--------+-----------| | | | | | |--------------+----------------------------+--------+-----------| | | | | | |--------------+----------------------------+--------+-----------| | | | | | ------------------------------------------------------------------

Виконання судового рішення за справою перевірено. Справа підлягає здаванню в архів. Головуючий у справі _______________________________ (підпис, прізвище) "___" ______________ 20 ___ р.

Додаток 13
до пункту 5.8 Інструкції

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС справи N _____________ (розділу опису)

У справі (розділі опису) підшито (укладено) і пронумеровано ____________________________________________________ аркуша (ів), (цифрами і літерами)

у тому числі: літерні аркуші _________________________________________________, пропущені номери аркушів ______________________________ + аркушів внутрішнього опису _____________________________________________, інше (фотокартки, конверти тощо) ________________________________ Посада особи, яка склала засвідчувальний напис ___________ ____________________ (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Додаток 14
до пункту 8.1 Інструкції

Підлягає врученню Місце для марки адресату

ПОВІСТКА про виклик до суду в адміністративній справі

Справа N _________________

------------------------------------------------------------------ | |Кому | |------------------------------------| ----------------------| | | | |------------------------------------+---------------------------| | |Куди | |------------------------------------| ----------------------| | (найменування суду) | | | |---------------------------| |викликає Вас як ___________________ | | | |---------------------------| |на ___ год ___хв "__" _____ 20___р. | | | |---------------------------| |у справі __________________________ | | |___________________________________ |---------------------------| |___________________________________ | | | | | |Місцезнаходження суду _____________ |Додатково пропонуємо подати| |___________________________________ |такі докази _______________| |___________________________________ | | | |---------------------------| |Секретар суду _____________________ | | | (підпис, ініціали, прізвище) |---------------------------| | | | | |---------------------------| | | | ------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------ |Підлягає поверненню Справа | |до суду адміністративна | | | | Розписка | | | |Повістка на ім'я ______________________________ про з'явлення до| |________________________________________________________________| | (найменування суду) | | | |на ____ год ____ хв "___" _________ 20___ року як ______________| | | |одержав "___" ______ 20__ року: 1. Особисто ___________________| | (підпис одержувача)| | | | 2. Для передавання ____________| |________________________________________________________________| | (підпис одержувача із зазначенням посади або відношення | | до адресата, а також даних документа, що посвідчують особу) | | | | Підпис одержувача посвідчую: листоноша ________________________| | (підпис, прізвище) | | | | 3. Повістка не вручена через___| |________________________________________________________________| | | |Посвідчую: листоноша ___________________________________________| | (підпис, прізвище) | ------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------ | | | Порядок вручення судових повісток | | | | Повістка вручається під розписку. Повістка може бути| |вручена безпосередньо в суді. Суд може за згодою особи, яка бере| |участь у справі, видати їй повістку для вручення іншій особі,| |яка викликається до суду. | | Особа, яка вручає повістку, зобов'язана повернути до| |адміністративного суду розписку адресата про одержання повістки,| |яка приєднується до справи. Повістка повинна бути вручена не| |пізніше ніж за сім днів до судового засідання, крім випадку,| |коли повістка вручається безпосередньо в суді. Повістка у| |справах, для яких встановлено скорочені строки розгляду, має| |бути вручена у строк, достатній для прибуття до суду. | | Вважається, що повістку вручено також у разі одержання її| |під розписку будь-яким повнолітнім членом сім'ї адресата, який| |проживає разом з ним. Особа, яка одержала повістку, зобов'язана| |негайно повідомити про неї адресата. | | У разі тимчасової відсутності адресата особа, яка повинна| |вручити повістку, відмічає у повістці відомості про те, куди| |вибув адресат та коли передбачається його повернення за| |наявності таких даних. | | Якщо особа, яка бере участь у справі, перебуває під вартою| |або відбуває покарання у виді довічного позбавлення волі,| |позбавлення волі на певний строк, тримання у дисциплінарному| |батальйоні військовослужбовців, обмеження волі, арешту, повістка| |та інші судові документи вручаються їй під розписку| |адміністрацією місця утримання особи, яка негайно надсилає| |розписку цієї особи до суду. | | Особам, які проживають за межами України, повістки| |вручаються в порядку, встановленому міжнародними договорами| |України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою| |України, у разі відсутності таких - через дипломатичні| |представництва та консульські установи України за місцем| |проживання цих осіб. | | Уважається, що повістку вручено юридичній особі, якщо вона| |доставлена за адресою, унесеною до відповідного державного| |реєстру, або за адресою, яка зазначена її представником, і це| |підтверджується підписом відповідної службової особи. | | Уважається, що повістку вручено посадовій чи службовій| |особі, яка є учасником адміністративного процесу, якщо її| |доставлено за адресою місця служби цієї особи в порядку,| |установленому чинним законодавством. | | Уручення повістки представникові особи, яка бере участь у| |справі, вважається також врученням повістки і цій особі. | | Розписку про одержання повістки (повістку у разі| |неможливості вручити її адресату чи відмови адресата її| |одержати) належить негайно повернути до адміністративного суду| |(ст. 35 КАС України). | | У разі відмови адресата від одержання повістки особа, яка| |її доставляє, робить відповідну відмітку на повістці, засвідчує| |її власним підписом і негайно повертає до адміністративного| |суду. Особа, яка відмовилася одержати повістку, уважається| |такою, що її повідомлено про дату, час і місце судового| |засідання (ст. 37 КАС України). | |----------------------------------------------------------------| | | | Наслідки нез'явлення за викликом суду | | | | У адміністративних справах наслідки нез'явлення на судове| |засідання осіб, які беруть участь у справі, передбачені статтями| |128, 129 КАС України. | ------------------------------------------------------------------

Додаток 15
до пункту 8.1 Інструкції

Підлягає врученню Місце для марки адресату

ПОВІСТКА-ПОВІДОМЛЕННЯ в адміністративній справі

Справа N _________________

------------------------------------------------------------------ | |Кому | |------------------------------------| ----------------------| | | | |------------------------------------+---------------------------| | |Куди | |------------------------------------| ----------------------| | (найменування суду) | | | |---------------------------| |викликає Вас як ___________________ | | | |---------------------------| |на ___ год ___хв "__" _____ 20___р. | | | |---------------------------| |у справі __________________________ | | |___________________________________ |---------------------------| |___________________________________ | | | | | |Місцезнаходження суду _____________ |Додатково пропонуємо подати| |___________________________________ |такі докази _______________| |___________________________________ | | | |---------------------------| |Секретар суду _____________________ | | | (підпис, ініціали, прізвище) |---------------------------| | | | | |---------------------------| | | | ------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------ |Підлягає поверненню Справа | |до суду адміністративна | | | | Розписка | | | |Повістка на ім'я ______________________________ про з'явлення до| |________________________________________________________________| | (найменування суду) | | | |на ____ год ____ хв "___" _________ 20___ року як ______________| | | |одержав "___" ______ 20__ року: 1. Особисто ___________________| | (підпис одержувача)| | | | 2. Для передавання ____________| |________________________________________________________________| | (підпис одержувача із зазначенням посади або відношення | | до адресата, а також даних документа, що посвідчують особу) | | | | Підпис одержувача посвідчую: листоноша ________________________| | (підпис, прізвище) | | | | 3. Повістка не вручена через___| |________________________________________________________________| | | |Посвідчую: листоноша ___________________________________________| | (підпис, прізвище) | ------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------ | | | Порядок вручення судових повісток | | | | Повістка вручається під розписку. Повістка може бути| |вручена безпосередньо в суді. Суд може за згодою особи, яка бере| |участь у справі, видати їй повістку для вручення іншій особі,| |яка викликається до суду. | | Особа, яка вручає повістку, зобов'язана повернути до| |адміністративного суду розписку адресата про одержання повістки,| |яка приєднується до справи. | | Повістка повинна бути вручена не пізніше ніж за сім днів до| |судового засідання, крім випадку, коли повістка вручається| |безпосередньо в суді. Повістка у справах, для яких встановлено| |скорочені строки розгляду, має бути вручена у строк, достатній| |для прибуття до суду. | | Вважається, що повістку вручено також у разі одержання її| |під розписку будь-яким повнолітнім членом сім'ї адресата, який| |проживає разом з ним. Особа, яка одержала повістку, зобов'язана| |негайно повідомити про неї адресата. | | У разі тимчасової відсутності адресата особа, яка повинна| |вручити повістку, відмічає у повістці відомості про те, куди| |вибув адресат та коли передбачається його повернення за| |наявності таких даних. | | Якщо особа, яка бере участь у справі, перебуває під вартою| |або відбуває покарання у виді довічного позбавлення волі,| |позбавлення волі на певний строк, тримання у дисциплінарному| |батальйоні військовослужбовців, обмеження волі, арешту, повістка| |та інші судові документи вручаються їй під розписку| |адміністрацією місця утримання особи, яка негайно надсилає| |розписку цієї особи до суду. | | Особам, які проживають за межами України, повістки| |вручаються в порядку, установленому міжнародними договорами| |України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою| |України, у разі відсутності таких - через дипломатичні| |представництва та консульські установи України за місцем| |проживання цих осіб. | | Уважається, що повістку вручено юридичній особі, якщо вона| |доставлена за адресою, унесеною до відповідного державного| |реєстру, або за адресою, яка зазначена її представником, і це| |підтверджується підписом відповідної службової особи. | | Уважається, що повістку вручено посадовій чи службовій| |особі, яка є учасником адміністративного процесу, якщо її| |доставлено за адресою місця служби цієї особи в порядку,| |установленому чинним законодавством. | | Уручення повістки представникові особи, яка бере участь у| |справі, уважається також врученням повістки і цій особі. | | Розписку про одержання повістки (повістку у разі| |неможливості вручити її адресату чи відмови адресата її| |одержати) належить негайно повернути до адміністративного суду| |(ст. 35 КАС України). | | У разі відмови адресата від одержання повістки особа, яка| |її доставляє, робить відповідну відмітку на повістці, засвідчує| |її власним підписом і негайно повертає до адміністративного| |суду. Особа, яка відмовилася одержати повістку, уважається| |такою, що її повідомлено про дату, час і місце судового| |засідання (ст. 37 КАС України). | ------------------------------------------------------------------

Додаток 16
до пункту 9.4 Інструкції

ЖУРНАЛ розгляду судових справ і матеріалів суддею

---------------------------------------------------------------------------------------------------- | Номер | Година | Прізвище, | Суть | Наслідки |Кількіс-| Дата | Дата | Підпис |Приміт-| |судової|початку | ініціали | судової | розгляду |ть годин|виготовле-|повернен-|праців- | ки | |справи,| та |особи, щодо| справи, | судової | за | ння |ня справи| ника | | |матері-|закінче-| якої |матеріалу | справи, |участю у|протоколу | до |канцеля-| | | алу | ння |розглядає- | (стаття |матеріалу, | справі | судового |канцеля- |рії суду| | | |розгляду|ться справа| Кодексу, | причини |народних|засідання |рії суду | за | | | |справи і| | зміст |відкладення|засіда- | (якщо | |одержан-| | | |матеріа-| | позовної | чи | телів |складався)| | ня | | | | лу | | заяви | зупинення | | | |судової | | | | | | (заяви, |провадження| | | |справи, | | | | | | скарги), | | | | |матеріа-| | | | | |клопотання| | | | | лу | | | | | | подання, | | | | | | | | | | |постанови | | | | | | | | | | | тощо) | | | | | | | |-------+--------+-----------+----------+-----------+--------+----------+---------+--------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Дата розгляду судових справ і документів зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 17
до пункту 11.4 Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у адміністративних справах

------------------------------------------------------------------ | N | П.І.Б. | Номер | Дата | Дата |Резуль- |Примітки | |з/п|(найменува-| справи, |передава-|надісла-| тати | | | |ння) особи,| дата | ння | ння |розгляду| | | | що подала |постанов- |працівни-| справи | апеля- | | | | заяву про | лення |ку апара-|до суду | ційної | | | |апеляційне | судового | ту суду | апеля- | скарги | | | |оскарження,| рішення, |заяви про| ційної | | | | |апеляційну | що |апеляцій-|інстан- | | | | | скаргу |оскаржує- | не | цій | | | | | | ться |оскаржен-| | | | | | | |ня, апе- | | | | | | | |ляційної | | | | | | | | скарги | | | | |---+-----------+----------+---------+--------+--------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------

Дата народження документів зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 18
до пункту 12.2 Інструкції

Справа N ___________

Державний Герб України

ВИКОНАВЧИЙ ЛИСТ по адміністративній справі N ___________ 20___ р.

______________________________________________________ (повне найменування суду, яким ухвалено рішення)

"____" ______________ 20__ р. розглянувши адміністративну справу за позовом ______________________________________________________ (повне П.І.Б. або найменування позивача) _________________________________________________________________ до ______________________________________________________________ (повне П.І.Б. або найменування відповідача) _________________________________________________________________ щодо ____________________________________________________________ (вказати предмет /суть спору/) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ПОСТАНОВИВ / УХВАЛИВ: (потрібне підкреслити) _________________________________________________________________ (резолютивна частина рішення) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Судове рішення набрало законної сили "____" ____________ 20___ р. Строк пред'явлення виконавчого документа до виконання до "_____" ______________ 20___ р. Судом встановлений срок для подачі звіту про виконання судового рішення "______" _______________ 20___ р. _________________________________________________________________ (найменування (для юридичних осіб) або ім'я (П.І.Б. за його наявності для фізичних осіб) боржника, _________________________________________________________________ місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання (для фізичних осіб) боржника, ідентифікаційний код, _________________________________________________________________ банківські реквізити суб'єкта господарської діяльності боржника (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер боржника (для фізичних осіб - платників податків) _________________________________________________________________ інші відомості, якщо вони відомі суду, які ідентифікують боржника чи можуть сприяти примусовому виконанню, _________________________________________________________________ такі як дата і місце народження боржника та його місце роботи (для фізичних осіб) місцезнаходження майна боржника тощо _________________________________________________________________ найменування (для юридичних осіб) або ім'я (П.І.Б. за його наявності для фізичних осіб) стягувача, _________________________________________________________________ його місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання (для фізичних осіб), ідентифікаційний код суб'єкта _________________________________________________________________ господарської діяльності стягувача за його наявності (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер _________________________________________________________________ стягувача за його наявності (для фізичних осіб - платників податків), а також інші відомості, __________________________________________________________________ якщо вони відомі суду чи іншому органу, що видав виконавчий документ, які ідентифікують стягувача чи можуть сприяти примусовому виконанню)

Виконавчий лист по адміністративній справі виданий "____" ______________ 20___ р. Суддя (суддя-доповідач) _____________________ ___________________ (підпис) (П.І.Б.) Помічник судді (секретар) ___________________ ___________________ (підпис) (П.І.Б.)

М.П.

Згідно ст. 255 Кодексу адміністративного судочинства України постанова або ухвала суду, яка набрала законної сили, є обов'язковою для осіб, які беруть участь у справі, для їхніх правонаступників, а також для всіх органів, підприємств, установ та організацій, посадових та службових осіб, інших фізичних осіб і підлягає виконанню на всій території України. Суб'єкт владних повноважень, не на користь якого ухвалено судове рішення (боржник) подав звіт про виконання судового рішення "____"____________ 20___ р. За наслідками розгляду звіту/в разі ненадходження звіту (потрібне підкреслити) судом постановлено окрему ухвалу "_____"_____________ 20___р.

Окрему ухвалу направлено на виконання "___" _________20___ р. Суддя (суддя-доповідач) _____________________ ___________________ (підпис) (П.І.Б.) Помічник судді (секретар) ___________________ ___________________ (підпис) (П.І.Б.)

Додаток 19
до підпункту 12.3.2
Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ виконавчих листів, виданих судом

------------------------------------------------------------------ | N | Номер |Боржник|Стягу-|Харак- | Сума | Кому |Відміт-|При- | |з/п|справи,| | вач | тер |стяг- |надсила-|ка про |мітки| | | дата | | |стягне-|нення | ється |надіс- | | | |ухвале-| | | ння | |(видає- | лання | | | | ння | | | | | ться) |(отри- | | | |судово-| | | | | |мання) | | | | го | | | | | | | | | |рішення| | | | | | | | |---+-------+-------+------+-------+------+--------+-------+-----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ------------------------------------------------------------------

Дата надіслання (видачі) документів зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 20
до пункту 13.5 Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ речових доказів

--------------------------------------------------------------------------------------------------------- | N | Дата |Найменува-|Кількі-| Номер | Зберігання |Рішення | Виконання |При- | |з/п|надходже-| ння | сть | справи, |-------------------| суду |-------------------------|мітки| | | ння | речового | | П.І.Б. | місце | кому і | щодо | кому | дата |кому і | | | | | доказу | |(наймену-|фактичного| коли |речових |надісла-|виконан-| коли | | | | | | | вання) |зберігання|переда- |доказів,| ні | ня |переда-| | | | | | | сторони |із зазна- | но для | дата |(переда-|рішення | ні | | | | | | |у справі | ченням |огляду і| його | ні) | в |речові | | | | | | | | прізвища | коли |ухвален-|докумен-|частині |докази | | | | | | | |відповіда-|поверне-| ня | ти на |речових | | | | | | | | | льної | но | |виконан-|доказів | | | | | | | | | особи | | | ня | | | | |---+---------+----------+-------+---------+----------+--------+--------+--------+--------+-------+-----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 21
до пункту 14.23 Інструкції

ЖУРНАЛ реєстрації вихідної кореспонденції

------------------------------------------------------------------ |N з/п|Вихідний| Кому | Куди |Короткий зміст|Примітки| | | номер | | | | | |-----+--------+------+------------------+--------------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------

Дата надходження документа зазначається через увесь аркуш поперек граф журналу.

Додаток 22
до пункту 14.23 Інструкції

Ідентифікаційний код (ЄДРПОУ) ___________________ (номер)

РЕЄСТР на відправлення рекомендованої кореспонденції за "____"____________20 __ р.

Відправник ______________________________________________________ (повне найменування суду)

------------------------------------------------------------------ | N | Кому | Куди | Вихідний | Маса | Сума |Примітки | |з/п | | | номер і | | | | | | | | дата | | | | |----+-----------+------------+----------+------+------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------

Опис складено ___________________________________________________ (посада, підпис, прізвище) Керівник апарату суду ___________________________________________ (підпис, прізвище) Місце печатки апарату суду

Додаток 23
до пункту 14.29 Інструкції

РОЗНОСНА КНИГА для місцевої кореспонденції

------------------------------------------------------------------ | N |Адресат | Назва |Вихід-| Дата |Розпи-| Посада, |Примі-| |з/п| | документа | ний |одер- | ска | прізвище | тки | | | | |номер |жання | про | та | | | | | | і |доку- |одер- | ініціали | | | | | | дата |мента |жання |особи, яка| | | | | |доку- | |доку- | одержала | | | | | |мента | |мента | документ | | |---+--------+------------+------+------+------+----------+------| |1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ------------------------------------------------------------------

Додаток 24
до пункту 16.2 Інструкції

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ печаток і штампів суду

------------------------------------------------------------------ | N |Відбиток | Кому видано | Відбиток | Дата |Примітки| |з/п|печатки і|---------------------|повернутих |повер- | | | | штампа | прізвище, |дата, час| печатки і |нення, | | | | суду | ім'я, по |і підпис |штампа суду|посада | | | | |батькові та| про | |особи, | | | | | посада |отримання| | яка | | | | |особи, якій| | |прийня-| | | | | видано | | |ла, та | | | | | печатку, | | | її | | | | | штамп | | |підпис | | |---+---------+-----------+---------+-----------+-------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------

Додаток 25
до пункту 16.2 Інструкції

ЖУРНАЛ обліку бланків суду

------------------------------------------------------------------------ | Надходження | Видача |При-| |--------------------------+--------------------------------------|міт-| | дата |кількість|серія |дата |прізви-|кількість|серія| підпис | ки | |надходже-|примірни-| і |вида-| ще, |примірни-| і | про | | | ння | ків |номери| чі | ім'я, | ків |номер|отриман-| | | | |блан- | | по | |блан-| ня | | | | | ків | |батько-| | ка | | | | | | | | ві | | | | | | | | | |особи, | | | | | | | | | | яка | | | | | | | | | |отрима-| | | | | | | | | | ла | | | | | | | | | |бланк, | | | | | | | | | | її | | | | | | | | | |посада | | | | | |---------+---------+------+-----+-------+---------+-----+--------+----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ------------------------------------------------------------------------

Додаток 26
до пункту 17.1 Інструкції

___________________________________________ (найменування суду)

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова суду ____________________________ (підпис, ініціали, прізвище) "__" _____________ 20___ р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ СУДУ НА _____ РІК

------------------------------------------------------------------ | Індекс |Заголовок справи |Кількість | Термін | Примітки | | справи | (тому, частини) | справ |зберігання| | | | | (томів, | справи | | | | | частин) | (тому, | | | | | | частини) | | | | | | та номер | | | | | | статті | | | | | | згідно з | | | | | |Переліком | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | |--------+-----------------+----------+----------+---------------| | | | | | | ------------------------------------------------------------------

Керівник апарату суду ___________________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК суду Протокол ЕПК регіонального управління Державного комітету архівів України від "___"_________ 20____ р. від "___"_________ 20____ р.

Додаток 27
до пункту 17.1 Інструкції

ЗРАЗКИ ЗАГОЛОВКІВ номенклатури справ суду

------------------------------------------------------------------ |1.1. Акти органів державної влади | |----------------------------------------------------------------| |1.2. Рішення та матеріали органів суддівського самоврядування, | |листування з ними | |----------------------------------------------------------------| |1.3. Рішення та матеріали кваліфікаційних комісій, листування з | |ними | |----------------------------------------------------------------| |1.4. Накази голови суду з основної діяльності | |----------------------------------------------------------------| |1.5. Накази голови суду за особовим складом | |----------------------------------------------------------------| |1.6. Постанови Пленуму Верховного Суду України, постанови | |Президій Верховного Суду України, апеляційного суду | |----------------------------------------------------------------| |1.7. Матеріали узагальнення судової практики апеляційного суду | |та Верховного Суду України | |----------------------------------------------------------------| |1.8. Листування з органами державної влади | |----------------------------------------------------------------| |1.9. Плани роботи суду та матеріали щодо їх виконання | |----------------------------------------------------------------| |1.10. Протоколи нарад (зборів) працівників апарату суду | |----------------------------------------------------------------| |1.11. Акти, доповідні записки, протоколи та інші матеріали щодо | |вивчення стану організаційного забезпечення діяльності суду | |----------------------------------------------------------------| |1.12. Звіти суду про розгляд справ (том 1 - піврічні звіти про | |розгляд справ /3 р./, том 2 - річні звіти про розгляд справ | |/пост./) | |----------------------------------------------------------------| |1.13. Листування з питань судової статистики | |----------------------------------------------------------------| |1.14. Копії судових рішень, які не набрали законної сили (у | |справах, що знаходяться за межами суду) | |----------------------------------------------------------------| |1.15. Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного| |суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим | |судом | |----------------------------------------------------------------| |1.16. Копії окремих ухвал і листування щодо їх виконання (том 1 | |- копії окремих ухвал і повідомлень про їх виконання, том 2 - | |контрольний, у якому зберігаються копії окремих ухвал до | |одержання повідомлень про їх виконання) | |----------------------------------------------------------------| |1.17. Матеріали, залишені без руху (до вирішення суддею питання | |про прийняття позовної заяви /заяви, скарги/) | |----------------------------------------------------------------| |1.18. Журнал реєстрації вхідної кореспонденції | |----------------------------------------------------------------| |1.19. Картотеки (окремо за реєстраційними індексами) | |----------------------------------------------------------------| |1.20. Алфавітні покажчики (окремо за томами) | |----------------------------------------------------------------| |1.21. Журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у | |адміністративних справах | |----------------------------------------------------------------| |1.22. Журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання| |судових рішень у адміністративних справах | |----------------------------------------------------------------| |1.23. Журнал реєстрації копій апеляційних скарг в | |адміністративних справах | |----------------------------------------------------------------| |1.24. Контрольний журнал судових справ і матеріалів, переданих | |для розгляду судді | |----------------------------------------------------------------| |1.25. Журнал особистого прийому громадян | |----------------------------------------------------------------| |1.26. Журнал розгляду судових справ і матеріалів суддею | |----------------------------------------------------------------| |1.27. Журнал обліку заяв про апеляційне оскарження | |----------------------------------------------------------------| |1.28. Журнал обліку виконавчих документів, виданих судом | |----------------------------------------------------------------| |1.29. Журнал обліку речових доказів | |----------------------------------------------------------------| |1.30. Журнал реєстрації вихідної кореспонденції | |----------------------------------------------------------------| |1.31. Розносна книга для місцевої кореспонденції | |----------------------------------------------------------------| |1.32. Журнал обліку печаток і штампів суду | |----------------------------------------------------------------| |1.33. Журнал обліку бланків суду | |----------------------------------------------------------------| |1.34. Журнал видачі справ для ознайомлення | |----------------------------------------------------------------| |1.35. Журнал видачі копій судових документів | |----------------------------------------------------------------| |1.36. Опис (реєстр) рекомендованих бандеролей (листів), опис | |(реєстр) простої кореспонденції | |----------------------------------------------------------------| |1.37. Опис справ, переданих в архів суду та в державний архів | |----------------------------------------------------------------| |1.38. Номенклатура справ суду | |----------------------------------------------------------------| |1.39. Інші справи, що виникають у діяльності суду | ------------------------------------------------------------------

Додаток 28
до пункту 18.4 Інструкції

ЖУРНАЛ видачі справ для ознайомлення

------------------------------------------------------------------------------------------ | N |Номер| П.І.Б. |Пред- |Клькі-|Прізвище,| Дата та |Прізвище,| Дата та |Прізвище,|При-| |з/п|спра-|(наймену-| мет | сть |ініціали | година |ініціали | година |ініціали |міт-| | |ви | вання) |спору |арку- | особи, | видачі |та посада|повернен-|працівни-| ки | | | | особи, | |шів у | якій | для |працівни-|ня справи|ка суду, | | | | |стосовно | |справі|видається|ознайом- | ка суду,| після | який | | | | | якої | | | справа | лення | який |ознайом- | прийняв | | | | |оформлена| | | для | | видавав | лення | справу | | | | | справа | | |ознайом- | | справу | | після | | | | | | | | лення | | для | |ознайом- | | | | | | | | | |ознайом- | | лення | | | | | | | | | | лення | | | | |---+-----+---------+------+------+---------+---------+---------+---------+---------+----| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | ------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 29
до пункту 18.6 Інструкції

ЖУРНАЛ видачі копій судових документів

---------------------------------------------------------------------------- | N | Від кого |Зміст| Номер|Наслідки| Сума | Підпис |Примітки| |з/п| надійшла заява|заяви|справи|розгляду|сплаченого|заявника про| | | |(прізвище, ім'я| | | заяви |державного| одержання | | | | та по батькові| | | | мита | копії | | | | заявника, | | | | | документа | | | | найменування | | | | | (працівника| | | | організації) | | | | | канцелярії | | | | | | | | | про | | | | | | | | | надіслання | | | | | | | | | копії | | | | | | | | | документа) | | |---+---------------+-----+------+--------+----------+------------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ----------------------------------------------------------------------------

Додаток 30
до пункту 19.6 Інструкції

ЖУРНАЛ видачі справ з архіву

--------------------------------------------------------------------------------------------- | N |Номер |Кількі-| Дата та | Мета |Прізвище,| Підпис |Прізвище,| Дата та |Примітки| |з/п|справи| сть | година |отримання|ініціали |особи, яка |ініціали | година | | | | |аркушів| видачі | справи | особи, | отримала |працівни-|повернення| | | | | у |(надіслан-| | якій |справу, або| ка суду,|справи до | | | | |справі |ня) справи| |видається| номер | який | суду | | | | | | | | справа | поштового | видавав | | | | | | | | | |відправлен-| справу | | | | | | | | | | ня | | | | |---+------+-------+----------+---------+---------+-----------+---------+----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ---------------------------------------------------------------------------------------------

Перший заступник Голови Державної
судової адміністрації України О.Гашиць