Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
19.11.2007 N 1101/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
19 листопада 2007 р. за N 1286/14553
Про внесення змін до Порядку ведення
та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних
дій та деяких нормативно-правових актів
Міністерства юстиції України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
юстиції
N 2368/5 від 31.12.2008 )
З метою належної реалізації вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та удосконалення порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій наказую:
1. Унести зміни до Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.07.2003 N 87/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15.07.2003 за N 598/7919, виклавши його в новій редакції, що додається.
2. Унести зміни до пункту 25 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 N 20/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 03.03.2004 за N 283/8882, виклавши його в такій редакції:
"25. Усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.
Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи. Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.
Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, форма якого наведена в додатку 1 до Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.07.2003 N 87/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15.07.2003 за N 598/7919 (у редакції цього наказу). Кожному реєстру для реєстрації нотаріальних дій головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. Кожен нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій.
У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. Водночас запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра - номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.
У разі закінчення реєстру для реєстрації нотаріальних дій новому реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер лише за умови пред'явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори - завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом реєстру. У підсумковому записі нотаріусом зазначається кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальна сума стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії.
Записи в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій провадяться особисто нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, у присутності нотаріуса.
У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.
На період зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса забороняється вчиняти нотаріальні дії та здійснювати їх реєстрацію в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Реєстр для реєстрації нотаріальних дій заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій олівцем не допускається. Записи в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій повинні бути повними і скороченню не підлягають.
Використання факсимільного підпису не допускається.
Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.
Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних та Державних реєстрах, перелік та порядок ведення яких установлюються Міністерством юстиції України".
( Пункт 3 фактично втратив чинність у зв'язку з втратою чинності Наказу Міністерства юстиції України N 1/5 від 10.01.2005, до якого вносились зміни ) 3. Унести зміни до форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на правочинах і засвідчуваних документах, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 10.01.2005 N 1/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.01.2005 за N 17/10297, а саме: викласти форму N 1 "Реєстр для реєстрації нотаріальних дій" в новій редакції згідно з додатком (додається).
( Пункт 4 фактично втратив чинність у зв'язку з втратою чинності Наказу Міністерства юстиції України N 1/5 від 10.01.2005, до якого вносились зміни ) 4. У разі наявних залишків форми N 1 реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 10.01.2005 N 1/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.01.2005 за N 17/10297, неможливості виготовлення та забезпечення формою N 1 реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, установленою пунктом 3 цього наказу, до 31 грудня 2008 року допускається використання наявних реєстрів за умови внесення змін до граф 3-7 форми реєстру відповідно до вимог цього наказу та проставлення на них відбитка печатки і підпису завідувачем державною нотаріальною конторою для державного нотаріуса чи відбитка печатки і підпису уповноваженої посадової особи головного управління юстиції для приватного нотаріуса.
5. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.):
- подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами);
- довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та забезпечити його належне виконання;
- забезпечити надання роз'яснення Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та нотаріусам щодо порядку застосування цього наказу.
6. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі:
- довести цей наказ до відома та виконання нотаріусам;
- забезпечити державні нотаріальні контори реєстрами для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог цього наказу;
- здійснювати контроль за виконанням цього наказу нотаріусами;
- привести власні акти у відповідність до цього наказу.
7. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2008 року.
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.
Міністр юстиції Олександр Лавринович
Додаток
до наказу Міністерства
юстиції
19.11.2007 N 1101/5
Форма N 1 |
РЕЄСТР N |
----------------------------------------------------------------------------------------------- |
Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Ященко
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України
15.07.2003 N 87/5
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
від 19.11.2007 N 1101/5)
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
19 листопада 2007 р. за N 1286/14553
Порядок
ведення та заповнення реєстрів для реєстрації
нотаріальних дій
1. Відповідно до вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі - реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріусом в установленому порядку заводиться новий реєстр.
Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства.
2. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи (осіб). Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.
Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі - Журнал) (додаток 1). Кожному реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. (Наприклад: розпочинається запис у Журналі з номера 000001, наступний номер 000002 та ін.). У Журналі уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції зазначається прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, яким отримано реєстр (при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою - для кого отримано реєстр), дата реєстрації реєстру, номери нотаріальних дій, якими почато та закінчено реєстр, підпис в отриманні реєстру, дата закінчення реєстру тощо.
У разі закінчення реєстру для реєстрації нотаріальних дій новому реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер лише за умови пред'явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори - завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом реєстру. У підсумковому записі нотаріусом зазначається кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальна сума стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії.
Після підсумкового запису нотаріуса та огляду реєстру уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції проставляється позначка "оглянуто", дата і її підпис.
У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса він зобов'язаний надати реєстр уповноваженій посадовій особі для огляду. Уповноважена посадова особа головного управління юстиції зобов'язана занести відомості про останній номер нотаріальної дії у графу 12 Журналу. У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про відновлення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса уповноваженою посадовою особою у графу 12 Журналу заносяться відомості про дату та номер нотаріальної дії, з якої продовжується ведення реєстру.
У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 12 Журналу та робиться запис у графах 1-7 реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції, а вільні сторінки реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.
Працівники головних управлінь юстиції, відповідальні за облік реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.
3. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра - номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.
Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 та ін.).
4. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.
У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.
На період відсутності нотаріуса (відпустка, хвороба, навчання тощо) реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами забороняється.
На період зупинення (призупинення) діяльності приватного нотаріуса забороняється вчиняти нотаріальні дії та здійснювати їх реєстрацію в реєстрі.
5. Реєстр заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі олівцем не допускається. Записи в реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають.
Використання факсимільного підпису не допускається.
6. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.
7. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій в реєстрі складається акт за підписом нотаріуса (додаток 2). Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру чи на внутрішньому боці титульної сторінки реєстру або складений на окремому аркуші, який прикріплюється (підклеюється) до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату. Акт, складений на окремому аркуші, скріплюється також печаткою нотаріуса.
При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.
8. Запис до реєстру здійснюється щодо вже вчиненої нотаріальної дії (тобто після підписання нотаріусом посвідчувального напису та проставляння печатки).
9. Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру.
У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30.
При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.
10. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру, має збігатися з датою, зазначеною в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, що оформлюється нотаріусом.
Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки реєстру протягом усього робочого дня.
11. У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією, також зазначається її ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для осіб, які за релігійними переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера, та дата її проставлення). Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначається його громадянство та місце проживання.
У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника в графі 3 зазначається прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання представника, реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.
11.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи чи за її участю, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім'я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження.
11.2. При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує повне найменування юридичної особи, посади цих осіб, реквізити документів, що підтверджують перебування на цій посаді, їх прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання.
11.3. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, а також перекладача. Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, місто Київ ..., за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ ..., перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ ..." (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі та в посвідчувальному написі нотаріуса та в реєстрі).
11.4. За засвідченням копій документів може звернутись як особа, на ім'я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується та особа, яка фактично з'явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
11.5. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом "Він же, вона ж ...".
12. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження - на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов'язковою. Наприклад: паспорт МС135777, видан. Шевченківським РУ ГУ МВС України в місті Києві 22.06.2002, 1957 р.нар. Число і місяць народження записуються до реєстру в разі, якщо за роком народження з точністю неможливо встановити, чи особа досягла 18-річного або 14-річного віку.
12.1. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця в межах України.
12.2. У цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи - підприємця чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи чи фізичної особи - підприємця, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника.
12.3. Якщо документ, що встановлює особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр на протязі робочого дня, нотаріус може посилатися на цей запис, указавши номер за реєстром, наприклад: "див. реєстровий N 1678".
При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: "те ж, те саме ..."
13. У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.
13.1. При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім'я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника - кому адресується заява та її короткий зміст.
13.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостилю, у реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостилю, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостилю та реєстраційний номер.
13.3. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення.
13.4. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей ("Засвідчено вірність трьох фотокопій на двох сторінках витягу за N 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі N 2-37 Компанії "Третє тисячоліття", легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за N 543"; "Засвідчено вірність фотокопії свідоцтва IV-СВ N 238451, видан. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д."; "Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень).
13.5. При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину із зазначенням виду майна, яке є предметом правочину та його вартість (оцінка). Наприклад: "Договір дарування 1/2 частини квартири, вартість 30 000 грн"; "Договір купівлі-продажу земельної ділянки, ціна продажу 100 000 грн"; "Довіреність на розпорядження майном (ведення судових справ, одержання пенсії тощо)", "Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом) на автомобіль, оцінка спадкового майна 5 000 грн"; "Заповіт" (заповіт подружжя, секретний заповіт, заповіт з умовою тощо).
13.6. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії. Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися.
13.7. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: "Дві довіреності", "Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна ... (далі - реквізити і зміст документа)".
При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначається найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказується його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем.
13.8. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: "У зв'язку з похилим віком та станом здоров'я довірителя довіреність посвідчено в лікарні N 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом'янська, 22"; "У зв'язку з особливістю посвідчення договору посвідчено договір в приміщенні "Ексімбанку" за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144".
13.9. Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в реєстрі в графах 3-5.
13.10. У цій самій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа.
13.11. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні чи внесенні змін до нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо ("Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2007 за реєстровим N 1423", "Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2007 за реєстровим N 856", "Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2007 за реєстровим N 7259", "Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2007"). Така відмітка розміщується в графах 1-5 реєстру, скріплюється підписом та печаткою нотаріуса.
14. У графі 6 зазначається сума державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).
У тому випадку, коли примірники документів, на підставі яких була вчинена нотаріальна дія, не залишаються у справах нотаріуса, квитанції з оплати зберігаються у реєстрі.
Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7.
14.1. Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція банківської установи, у реєстрі вказуються також дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію ("Плат. доручення N 7-687 від 21.08.2007, АППБ "Райффайзен банк Аваль"; "Квит. N 4675/122 від 08.09.2007, АКБ "Морський" в місті Києві").
14.2. У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це нотаріусом зазначається на такому документі ("До реєстрів N ... від ... та N ... від ... (підпис нотаріуса)"). При цьому у реєстрі робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: "Плат. доручення N 11-132 від 13.09.2007, АППБ "Райффайзен банк Аваль" - див. також реєстр N 1267 від 13.08.2007").
14.3. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 робиться відмітка про це з посиланням на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначанням номера і дати такого рішення та реквізитів документів, на підставі яких звільнено від сплати державного мита("Від сплати державного мита звільнено на підставі п. 14 ст. 4 Декрету КМУ "Про державне мито" ( 7-93 ).
15. У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита в графі 7 реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита ("Отримано без сплати державного мита (підпис)").
15.1. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноручно, підписуються у графі 7 реєстру із зазначенням прізвища.
16. У кінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний провести через графи 1-7 риску і зробити підсумковий запис у реєстрі із зазначенням кількості вчинених нотаріальних дій, суми державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або отриманої приватним нотаріусом плати, та кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис розміщується в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса. Наприклад: "Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 грн 28 коп. Використано 10 бланків".
Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). Графи в Книзі щоденного обліку вчинених нотаріальних дій доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у вказану Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру (наприклад, облік довіреностей за об'єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів).
17. У державній нотаріальній конторі, приватним нотаріусом ведеться Журнал (книга) обліку викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса (далі - Журнал (книга) обліку викликів).
У Журналі (книзі) обліку викликів передбачаються графи:
1) порядковий номер;
2) дата і час виклику нотаріуса;
3) прізвище, ім'я та по батькові особи, яка зробила виклик, її місце проживання;
4) дата і час виїзду нотаріуса за межі нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
5) види та кількість нотаріальних дій, які було вчинено нотаріусом та їх реєстрові номери;
6) прізвище, ім'я та по батькові громадянина (повне найменування юридичної особи), для якої вчинялася нотаріальна дія; адреса, де було вчинено нотаріальну дію;
7) підстава, з якої нотаріальна дія вчинялася за межами нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
8) час виїзду та повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
9) підпис особи, яка зробила виклик або для якої вчинялася нотаріальна дія;
10) підпис нотаріуса;
11) примітка.
Заведений нотаріусом Журнал (книга) обліку викликів має бути прошнурований, кількість аркушів у ньому пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса і внесений до номенклатури справ.
Такий Журнал (книга) обліку викликів є перехідним документом, записи в ньому можуть послідовно продовжуватися і в наступному році (роках).
Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Ященко
Додаток 1
до пункту 2 Порядку ведення
та заповнення реєстрів
для реєстрації нотаріальних
дій
ЖУРНАЛ |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Ященко
Додаток 2
до пункту 7 Порядку ведення
та заповнення реєстрів
для реєстрації нотаріальних
дій
Зразки актів, що складаються |
------------------------------------------------------------------ |
------------------------------------------------------------------ |
Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він також |
Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Ященко