Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
ВИЩИЙ ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД УКРАЇНИ
Затверджено
Наказ Голови Вищого
господарського суду
України
10.12.2002 N 75
(Інструкція втратила чинність на підставі Наказу
Вищого господарського суду України
N 7 від 27.02.2013)
Інструкція
з діловодства в господарських судах України
( Щодо втрати чинності Інструкції див. Наказ
Вищого господарського суду
N 56 від 21.04.2011 )
( Інструкція втратила чинність в частині, що стосується
Вищого господарського суду України на підставі Наказу
Вищого господарського суду
N 56 від 21.04.2011 )
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в господарських судах України (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі господарських судів України відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного господарського суду.
1.2. Документи господарських судів України є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України, а також цією Інструкцією.
1.3. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.
1.4. Інструкція з діловодства встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в господарських судах України.
Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.
1.5. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах господарського суду покладається на службу діловодства.
1.6. Загальне керівництво діловодною службою здійснюється головою господарського суду або його заступником відповідно до розподілу обов'язків.
1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах суду покладаються на їх керівників.
1.8. Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, який затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та службі діловодства звітність про хід роботи з документами.
1.9. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документу терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один примірник якого передається керівникові служби діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку.
1.10. Керівництво і посадові особи господарського суду зобов'язані:
- вживати заходів до скорочення службового листування;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;
- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.
1.11. Посадові особи, спеціалісти і службовці господарських судів України зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.
Керівники господарських судів та Їх структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодної служби і вимогами Інструкції.
1.12. При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.
2. Прийом, реєстрація та розподіл вхідної
кореспонденції. Загальний порядок виконання
документів
2.1. Вся кореспонденція, що надходить до господарського суду, приймається та реєструється службою діловодства.
При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком.
Документи, які були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються на реєстрацію до служби діловодства.
Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику службою діловодства в термін до двох днів.
2.2. При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів.
У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 1), які підписуються працівниками служби діловодства. Один примірник акта залишається в службі діловодства, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.
Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання.
2.3. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на позовні заяви, скарги, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до суду, реєстраційний номер.
Реєстраційний номер містить:
а) індекс документа за номенклатурою справ;
б) загальний порядковий номер;
в) порядковий номер у реєстраційному журналі відповідного підрозділу (судді).
Судами апеляційної та касаційної інстанції при реєстрації документів окремо за місцевими (апеляційними) господарськими судами можуть бути використані індекси місцевих (апеляційних) господарських судів (додаток 2).
2.4. Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації або на реєстраційно-контрольній картці (додатки 3, 4, 5).
2.5. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву та до структурних підрозділів через відповідального за діловодство під розписку.
В секретаріати заступників голови суду зареєстровані документи передаються відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом суду.
Секретар (помічник) голови (заступників голови) суду перевіряє наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності робить запит додаткової інформації та доповідає про документи, що надійшли, керівникові, який розглядає їх та визначає виконавця.
2.6. Заяви та скарги на дії посадових осіб господарських судів України передаються службою діловодства на розгляд голові відповідного суду, та згідно з резолюцією - виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає пропозиції.
2.7. Додаткові матеріали, що надійшли до справ, які знаходяться в провадженні, реєструються службою діловодства за датою їх надходження до вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2, і т.д.).
2.8. Реєстраційні реквізити документів, які не стосуються судових справ, повинні містити прізвище та ініціали особи, що підписала документ, та назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного номера здійснюється у такому порядку: згідно з номенклатурою справ суду проставляється індекс підрозділу, до якого направляється документ на розгляд, порядковий номер, дата реєстрації, вихідний номер і дата документа, викладається його короткий зміст.
2.9. До документів, які надійшли до суду, працівниками служби діловодства або виконавцями в обов'язковому порядку при передачі їх керівництву додаються короткі довідки інформаційного змісту щодо виконавця, руху справи, попереднього листування тощо.
2.10. Всі документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву (в структурні підрозділи), як правило, в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.
2.11. Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається до служби діловодства для реєстрації резолюції. До реєстраційних документів вносяться відомості про зміст та дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дату передачі документа відповідальному за діловодство відповідного структурного підрозділу чи безпосередньо виконавцеві.
За призначенням документ передається під розписку.
2.12. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.
Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства з внесенням відповідних даних про передачу до реєстраційних документів.
2.13. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому у встановленому порядку передається документ.
Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розписку на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.
2.14. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію, після чого в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій вказує, як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т.д., проставляє дату виконання, номер справи чи наряду, до яких необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом, і передає службі діловодства.
2.15. Перший примірник відповіді на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконує його обов'язки.
Примірник (копія) відповіді, який залишається в суді, візується виконавцями або відповідальним виконавцем.
Відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом передається службі діловодства для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до реєстраційно-контрольних документів, відправки адресатам.
У вихідному номері документа вказується його індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та дата.
Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи (наряду) або передається за призначенням.
2.16. Всі документи, що надійшли до суду з апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, законодавчих органів, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються відповідальною за урядове листування особою служби діловодства.
2.17. Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів у всіх структурних підрозділах суду.
2.18. Співробітник служби діловодства, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, проставленому на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі фельдзв'язку і засвідчує підпис печаткою.
2.19. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.
2.20. Урядовий документ реєструється в журналі або на реєстраційно-контрольній картці (додатки 3, 5), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.
2.21. Зареєстровані урядові документи передаються голові суду через секретаря, якому вони вручаються під розписку.
2.22. Законодавчі та нормативні акти після реєстрації передаються службою діловодства голові суду, і за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).
2.23. Урядовий документ, розглянутий головою суду, повертається до служби діловодства відповідальному за урядове листування, який заносить резолюцію до реєстраційних документів, і передає документ за належністю, під розписку відповідальному за діловодство.
2.24. На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться відмітка "Контроль" або літера "К".
2.25. Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця з дня його надходження.
Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.
2.26. Всі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день підписання, за необхідності - нарочним.
2.27. Облік та зберігання виконаних документів здійснюється службою діловодства.
3. Проходження судових документів. Формування справ
3.1. Позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги (подання), відзиви, додаткові матеріали, а також інші документи, що стосуються судових справ, в порядку, передбаченому розділом 2 цієї Інструкції, передаються суддям (колегіям суддів) для розгляду.
3.2. Резолюція керівництва про передачу документів на розгляд судді (колегії суддів) накладається безпосередньо на документі.
Судові документи (справи) передаються судді під розписку.
3.3. Розглянуті суддею (головуючим колегії суддів) документи передаються ним спеціалісту (помічнику) відповідного судового складу (судді) для попереднього опрацювання (перевірки наявності додатків, підписів, печаток тощо) та доповіді судді.
3.4. У випадку відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду позовні матеріали повертаються заявникові згідно з ухвалою.
Ухвала про відмову у прийнятті позовної заяви чи про повернення позовної заяви без розгляду та позовні матеріали надсилаються заявникові рекомендованою поштою.
Одночасно решті сторін у справі надсилається примірник ухвали.
Копія ухвали з відміткою про відправку залишається у службі діловодства у відповідному наряді.
3.5. З прийняттям позовної заяви до розгляду починається формування справи. Одночасно справі присвоюється номер.
Номер справи присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номеру справи цього ж судді протягом поточного року.
Номер процесуальних документів, які приймаються при вирішенні господарських спорів, повинні відповідати номеру справи.
3.5.1. Ухвала про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду діловодства в день її прийняття всім учасникам процесу з повідомленням про вручення.
Повідомлення з відміткою про вручення ухвали адресатові залучаються до матеріалів справи.
Факт неодержання ухвали адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманою ухвалою та конвертом оперативно передається службою діловодства судді для ознайомлення та залучення до справи.
3.5.2. Формування справи здійснюється в такому порядку:
- перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до позовної заяви, та відповідність їх оригіналам, засвідчення копій, і визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;
- нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, на зачіпаючи тексту;
- справа формується в спеціальну, виготовлену типографським способом тверду обкладинку (додаток 6), підшивається встановленим способом (нитками, через три отвори, впродовж лівого, вільного від тексту поля документів), і складається опис документів у справі.
При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.
На обкладинці справи вказуються:
- найменування суду,
- номер справи,
- найменування сторін справи,
- ціна позову або зміст вимог позивача,
- ціна позову або зміст вимог за зустрічним позовом,
- дати початку і закінчення справи,
- номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) - вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1/Всього - 8,
- дату передачі справи до архіву.
Лівий верхній кут обкладинки справи має залишатися вільним для вміщення в ньому штампу архіву суду при прийнятті справи на зберігання.
3.5.3. Справа підшивається у такому порядку:
- бланк опису справи або 1 - 2 чистих аркуші для продовження опису, початого на обкладинці;
- ухвала про порушення провадження у справі;
- позовна заява;
- поштова квитанція про направлення копії позовних матеріалів відповідачеві;
- платіжний документ про сплату держмита.
Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви. Якщо в позовній заяві додаток не розшифровано, а вказано лише кількість аркушів, до опису включається кожний документ окремо із зазначенням, що він є додатком до позовної заяви.
Конверт, в якому надійшла позовна заява або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому залученню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.
Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику.
3.5.4. Опис справи як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, показчик аркушів у справі (додаток 7).
Документи, зазначені в додатку до позовної заяви або в іншому супровідному документі, в опису не перелічуються, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверту, наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності додатка до позовної заяви, долучається до справи.
В опису обов'язково відмічається, в оригіналі чи копії підшитий до справи документ.
Опис підписується суддею і працівником суду, який оформлює справу.
3.5.5. В процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.
3.5.6. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію службою діловодства, розглянуті суддею і мають його візу "долучити до справи" із зазначенням дати.
3.5.7. Підшивання справи здійснюється за результатами її розгляду (перебування) в кожній судовій інстанції.
Наявність документів і порядок їх розміщення у справі засвідчується підписом судді в опису на момент закінчення кожної процесуальної дії (закінчення провадження у справі прийняттям рішення, ухвали про припинення провадження у справі чи залишення позовної заяви (апеляційної або касаційної скарги) без розгляду), передачі справи з провадження одного судді (колегії суддів) до іншого судді (колегії суддів), направлення справи за межі суду. У тому числі - до іншого суду, для проведення судової експертизи тощо).
3.5.8. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 150.
Кожен том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2/Всього - 2.
3.5.9. Судові документи (рішення, ухвали, постанови, накази, листи, довідки на повернення державного мита та ін.) оформлюються на бланках (додатки 8 - 16).
У необхідних випадках підпис судді на документі засвідчується гербовою печаткою суду.
3.5.10. Судові документи, які підлягають відправленню, передаються до служби діловодства, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням.
Відправка чи передача адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства забороняється.
Не допускається залишення у справі судового документа без відмітки про його відправку.
3.5.11. Перший, належним чином підписаний, примірник процесуального документа (ухвали, рішення, постанови) залишається у справі.
Сторонам справи та у відповідних випадках - іншим учасникам процесу, установам, організаціям, надсилається решта належним чином завірених примірників процесуальних документів.
Перший і єдиний примірник наказу суду, підписаний суддею із засвідченням підпису гербовою печаткою суду, надсилається стягувачеві. Копія наказу, засвідчена службою діловодства, залучається до матеріалів справи.
На звороті у лівому нижньому куті першого примірника процесуального документа, який залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправку документа, що містить: вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправки, підпис працівника, яким вона здійснена.
На звороті копії наказу, яка залишається у справі, проставляється відмітка про відправку наказу і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправку.
3.5.12. Після закінчення провадження у справі завершується її формування, і справа передається до архіву.
3.6. Вилучення зі справи будь-яких документів допускається тільки після закінчення провадження у справі.
Оригінали документів, що містяться у справі, можуть бути повернуті за клопотанням сторони у справі (іншого учасника процесу) та за умови подання засвідчених копій для заміни. У випадку відсутності засвідчених копій документів для заміни, на підставі резолюції керівництва господарського суду до матеріалів справи замість оригіналів документів може бути залучено їх копії, засвідчені службою діловодства суду.
Заміна оригіналів документів, що містяться у справі, на їх копії здійснюється на підставі резолюції керівництва суду. Відповідне клопотання з резолюцією керівництва суду долучається до справи.
3.7. Справа для ознайомлення представнику сторони видається з дозволу судді, у провадженні якого вона знаходиться, у разі його відсутності - за резолюцією керівництва суду, а після закінчення провадження у справі - за резолюцією голови суду.
Справа видається для ознайомлення після перевірки посвідчення і повноважень представника сторони у справі. Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не має належних повноважень представника сторони у справі.
Ознайомлення зі справою здійснюється в службовому приміщенні, в присутності працівника суду, який безпосередньо отримує справу і несе відповідальність за її збереження. Факт ознайомлення з матеріалами справи фіксується вчиненням на третій стороні обкладинки справи запису, хто і коли ознайомився зі справою.
За можливості, представникові сторони у справі надається допомога у виготовленні копій документів.
3.8. Направлення справи за межі суду (для проведення експертизи, до слідчих органів, до іншого суду тощо) здійснюється на підставі відповідної ухвали або за резолюцією голови суду.
Справа надсилається за межі суду з супровідним листом, підписаним керівництвом суду, в якому зазначаються підстави направлення справи та її реквізити.
При направленні за межі суду справа повинна містити документи, підшиті в порядку, вказаному в опису; сторінки мають бути пронумеровані і зафіксовані в опису; дублюючі матеріали - вилучені.
Не допускається наявність серед матеріалів справи, що направляється за межі суду, не підшитих до справи документів.
3.9. Замість справи, що направляється за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 17).
Справа-замінник (жетон) містить: підстави для направлення справи за межі суду (ухвалу, запит з резолюцією керівника тощо), копію супровідного листа з вихідними даними, копії процесуальних документів у справі, документи у справі, які надійшли після її відправки.
У справі-заміннику повинні бути зазначені прізвище та посада особи, у провадженні якої за межами суду знаходиться справа (експерта, прокурора, інших посадових осіб), а також номер її службового телефону.
3.10. Служба діловодства здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду, та, за необхідності - доопрацювання її оформлення.
3.11. Контроль за термінами перебування справи за межами суду здійснюється:
- суддею, у провадженні якого знаходиться справа;
- відповідальним працівником суду відповідно до резолюції керівництва суду.
Про сплив терміну перебування справи за межами суду доповідається керівництву суду та, за потребою, направляється лист-нагадування, копія якого залучається до справи-замінника (жетону).
3.12. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.
У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи, працівниками служби діловодства складається про це акт у 3-х примірниках та доповідається керівництву суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий - додається до супровідного листа, третій - залишається у службі діловодства суду.
Супровідний лист, за яким повернуто справу, реєструється службою діловодства, і справа разом із справою-замінником (жетоном) передається керівництву суду для накладення резолюцій:
- на вказаному супровідному листі;
- на кожному з документів у справі, що надійшли в період її перебування за межами суду на дату повернення справи.
Згідно з резолюцією керівництва суду, за розпорядженням судді (доповідача) документи, які надійшли в період перебування справи за межами суду, підлягають вилученню зі справи-замінника (жетона) для виконання або залучення до матеріалів справи.
Справа-замінник (жетон) передається на зберігання до архіву.
3.13. Викладені вимоги щодо реєстрації документів, формування справ, опрацювання та проходження судових документів, переміщення справ поширюються також на справи, які знаходяться в апеляційній та касаційній інстанціях господарських судів України з урахуванням особливостей, передбачених пунктами 3.14 - 3.40 даної Інструкції.
3.14. Апеляційні скарги та справи, що надійшли до апеляційного господарського суду, реєструються службою діловодства в хронологічній послідовності надходження, за необхідності - окремо по кожному місцевому господарському суду.
Окрім апеляційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого господарського суду та справа, з проставленням реєстраційного штампу в правому нижньому куті першого аркуша апеляційної скарги, супровідного листа, лицевої сторони обкладинки справи.
При цьому службою діловодства в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі місцевого господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).
У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до апеляційного господарського суду. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.
Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа місцевого господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства.
3.15. При надходженні з місцевих господарських судів до апеляційного господарського суду апеляційної скарги разом зі справою, службою діловодства перевіряється можливе попереднє надходження апеляційних скарг у даній справі до апеляційного суду.
Довідка про попереднє надходження апеляційної скарги, складена службою діловодства, долучається до апеляційної скарги, що надійшла зі справою, і передається для розгляду керівництвом суду у встановленому порядку.
3.16. Процесуальні документи апеляційної інстанції повинні містити виключно номери справ, присвоєні місцевим господарським судом при формуванні справи.
Зазначення на процесуальних документах апеляційної інстанції будь-яких інших номерів, у тому числі - реєстраційних номерів апеляційного суду, не допускається.
3.17. Ухвала про прийняття апеляційної скарги до розгляду надсилається учасникам процесу з повідомленням про вручення.
Решта процесуальних документів надсилається учасникам процесу рекомендованою поштою.
3.18. Після завершення апеляційного провадження, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли у даній справі до апеляційного господарського суду, а також примірники усіх процесуальних документів апеляційного провадження долучаються до матеріалів справи, і справа разом з супровідним листом, підписаним керівництвом апеляційного суду, повертається до місцевого господарського суду.
У випадку неприйняття до розгляду апеляційної скарги, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали апеляційного господарського суду, і справа разом з супровідним листом, підписаним керівництвом апеляційного суду, повертається до місцевого господарського суду.
У випадку складення службою діловодства апеляційного суду акта про стан справи (п. 3.14 Інструкції), примірник зазначеного акта додається до супровідного листа апеляційного господарського суду при поверненні справи до місцевого господарського суду.
3.19. У службі діловодства апеляційного господарського суду залишається примірник кожного процесуального документа, прийнятого апеляційною інстанцією, які зберігаються у відповідних нарядах, сформованих згідно з номенклатурою справ окремо по кожному місцевому господарському суду.
3.20. Справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, передається голові місцевого господарського суду для накладення на супровідному листі апеляційного суду відповідної резолюції.
3.21. Ознайомлення зі справою судді (суддів) місцевого господарського суду, у провадженні якого (яких) знаходилась справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, здійснюється в обов'язковому порядку.
3.22. У випадку складання службою діловодства апеляційного господарського суду акта про стан справи, недоліки у формуванні справи, відображені у вказаному акті, підлягають обов'язковому усуненню місцевим господарським судом.
3.23. Касаційні скарги та справи, що надійшли до Вищого господарського суду України, реєструються службою діловодства в хронологічній послідовності надходження, за необхідності - окремо по кожному місцевому господарському суду.
Окрім касаційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого чи апеляційного господарського суду та справа, з проставленням реєстраційного штампу в правому нижньому куті першого аркуша касаційної скарги, супровідного листа, лицевої сторони обкладинки справи.
При цьому службою діловодства Вищого господарського суду України в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі місцевого чи апеляційного господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).
У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до Вищого господарського суду України. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.
Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа місцевого чи апеляційного господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства Вищого господарського суду України.
3.24. При надходженні з місцевого чи апеляційного господарського суду касаційної скарги разом зі справою службою діловодства Вищого господарського суду України перевіряється можливе попереднє надходження касаційних скарг у даній справі.
Довідка про попереднє надходження касаційної скарги у даній справі, складена службою діловодства, долучається до касаційної скарги, що надійшла зі справою, і передається для розгляду керівництвом Вищого господарського суду України у встановленому порядку.
3.25. Процесуальні документи Вищого господарського суду України як касаційної інстанції повинні містити виключно номери справ, присвоєні місцевим господарським судом при формуванні справи.
Зазначення на процесуальних документах касаційної інстанції будь-яких інших номерів, у тому числі - реєстраційних номерів апеляційного чи Вищого господарського суду, не допускається.
3.26. Ухвала про прийняття касаційної скарги до розгляду Вищим господарським судом України надсилається учасникам процесу з повідомленням про вручення або рекомендованою поштою.
Решта процесуальних документів касаційної інстанції надсилається учасникам процесу рекомендованою поштою.
3.27. Після завершення касаційного провадження, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли у даній справі до Вищого господарського суду України, а також примірники усіх процесуальних документів касаційного провадження долучаються до матеріалів справи, і справа разом з супровідним листом Вищого господарського суду України, якщо в резолютивній частині процесуального документа касаційної інстанції не вказано іншого, повертається до місцевого господарського суду.
У випадку повернення Вищим господарським судом України справи до місцевого господарського суду, примірник процесуального документа касаційної інстанції надсилається до відома апеляційному господарському суду, який розглядав справу в апеляційному порядку.
У випадку неприйняття до розгляду касаційної скарги, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали Вищого господарського суду України, і справа разом з супровідним листом Вищого господарського суду України повертається до місцевого господарського суду.
У випадку складення службою діловодства Вищого господарського суду України акта про стан справи (п. 3.23 Інструкції), примірник зазначеного акта додається до супровідного листа Вищого господарського суду України при поверненні справи до місцевого чи апеляційного господарського суду.
3.28. У службі діловодства Вищого господарського суду України залишається примірник кожного процесуального документа, прийнятого касаційною інстанцією, які зберігаються у відповідних нарядах, сформованих згідно з номенклатурою справ окремо по кожному господарському суду.
3.29. Справа, що повернулася з Вищого господарського суду України, передається голові місцевого господарського суду для накладення на супровідному листі Вищого господарського суду України відповідної резолюції.
3.30. Ознайомлення зі справою судді (суддів) місцевого господарського суду, у провадженні якого (яких) знаходилась справа, що повернулася з Вищого господарського суду України, здійснюється в обов'язковому порядку.
3.31. У випадку складання службою діловодства Вищого господарського суду України акта про стан справи, недоліки у формуванні справи, відображені у вказаному акті, підлягають обов'язковому усуненню місцевим господарським судом.
3.32. Касаційні скарги, адресовані Верховному Суду України, та справи, що надійшли до Вищого господарського суду України, реєструються службою діловодства Вищого господарського суду України окремо та згідно з резолюцією передаються виконавцеві у встановленому порядку.
3.33. Супровідний лист про направлення касаційної скарги зі справою до Верховного Суду України підписується керівництвом Вищого господарського суду України, і разом з матеріалами касаційної скарги та справою передається до служби діловодства.
Супровідний лист повинен містити реквізити касаційної скарги та інформацію про склад справи - перелік томів та кількість аркушів кожного тому справи.
3.34. При направленні касаційної скарги до Верховного Суду України службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється дооформлення справи:
- підшиваються адресована Верховному Суду України касаційна скарга та інші документи, що надійшли до скарги, а також примірник супровідного листа Вищого господарського суду України про направлення скарги зі справою до Верховного Суду України. У разі необхідності формується новий том справи;
- здійснюється нумерація підшитих до справи матеріалів з продовженням попередньої нумерації аркушів справи даного тому або здійснюється нумерація аркушів новоствореного тому;
- доповнюється опис справи по документах, підшитих до справи при дооформленні Вищим господарським судом України. Доповнений опис підписується відповідальною особою та засвідчується печаткою.
3.35. Додаткові документи, що надійшли до адресованих Верховному Суду України касаційних скарг після їх направлення до Верховного Суду України, реєструються службою діловодства Вищого господарського суду України у встановленому порядку та згідно з резолюцією керівництва направляються до Верховного Суду України для долучення до матеріалів справи.
3.36. При поверненні справи з Верховного Суду України службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється окрема реєстрація справи, супровідного листа та процесуальних документів Верховного Суду України, і справа передається для розгляду Голові Вищого господарського суду України.
3.37. За резолюцією Голови Вищого господарського суду України здійснюється ознайомлення керівництва та суддів Вищого господарського суду України з матеріалами справи, що повернулася з Верховного Суду України.
3.38. У випадку, коли ухвала Верховного Суду України передбачає повернення касаційної скарги скаржникові, службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється її вилучення зі справи і направлення за належністю, а також дооформлення справи (підшивання справи, перенумерація аркушів, які містилися після вилученої скарги, внесення змін до опису справи).
3.39. Копії процесуальних документів Верховного Суду України та супровідного листа Верховного Суду України про повернення справи до Вищого господарського суду України вміщуються до наряду, що зберігається у службі діловодства Вищого господарського суду України згідно номенклатури справ.
3.40. Після опрацювання у Вищому господарському суді України справи, що повернулася з Верховного Суду України, за супровідним листом, підписаним відповідальним працівником Вищого господарського суду України, справа повертається до місцевого господарського суду.
4. Розгляд письмових звернень громадян
4.1. Робота з письмовими зверненнями громадян (листами, скаргами, заявами тощо) провадиться в господарських судах України згідно з чинним законодавством.
Звернення громадян приймаються до розгляду господарськими судами України з усіх питань, що відносяться до компетенції господарського суду.
До розгляду не приймаються звернення громадян без підпису (анонімні); в яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.
4.2. Звернення громадян приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому даною Інструкцією.
Колективні звернення громадян реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.
4.3. По зверненнях громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати 15 днів.
У випадку, коли опрацювання звернень громадян потребує додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати одного місяця з дня реєстрації звернення у службі діловодства.
4.4. Відповідальний за організацію розгляду звернень громадян та дотримання термінів виконання визначається резолюцією керівництва суду.
4.5. Про звернення громадян, що надійшли до суду з вищих чи інших державних органів, а також про звернення, які стосуються діяльності керівництва, суддів та інших працівників суду, порушень законодавства та надзвичайних ситуацій в обов'язковому порядку доповідається голові суду.
4.6. Звернення громадян вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій формі чи телефоном, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявником.
4.7. Всі виконані документи по зверненнях громадян оформлюються згідно з вимогами даної Інструкції і передаються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.
5. Прийом документів від представників підприємств,
установ, організацій
5.1. Прийом документів безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій здійснюється щоденно в робочий час у спеціально відведеному приміщенні, приймальні чи службі діловодства господарського суду.
5.2. На документі, прийнятому безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій, в обов'язковому порядку проставляється відмітка про прийняття документа, і в той же день він передається на реєстрацію до служби діловодства суду.
5.3. Прийняті до розгляду документи, отримані безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій, оформлюються та розглядаються в порядку, визначеному в резолюції керівництва суду, відповідно до вимог даної Інструкції.
6. Оформлення документів
6.1. Діяльність господарського суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документаційну базу.
6.2. При підготовці та оформленні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.
Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документа реквізитів, зокрема: найменування організації-автора, найменування виду документа, заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис та ін.
У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.
6.3. Документи, як правило, оформлюються на бланках, мають встановлений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, регламентований держстандартами.
Бланки документів, як правило, виготовлюються на папері формату А4 (210 х 297 мм).
Документи, підготовлені двома або більше організаціями, оформлюються без бланка.
6.4. Зображення державного герба розміщується на верхньому полі процесуальних, управлінських та інших документів (постанова, ухвала, наказ, розпорядження, лист тощо).
6.5. Найменування суду вказується в документі відповідно до Закону України "Про судоустрій України" ( 3018-14 ).
6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції суду та змісту процесуальної чи управлінської дії, що документується.
Спільні розпорядчі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), видаються з відповідною назвою (наказ, постанова тощо).
Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, що прийняла такий документ.
Судові документи видаються і оформлюються відповідно до вимог Господарського процесуального кодексу України ( 1798-12 ), цієї Інструкції та інших нормативних актів.
6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню - дата затвердження.
Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.
Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису останньою організацією.
Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком в послідовності - число, місяць, рік. У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат із зазначенням назви календарного місяця.
6.8. Документи можуть бути адресовані підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.
При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ без зазначення конкретної посадової особи їх найменування вказується у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України |
При направленні документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному. Наприклад:
Міністерство юстиції України |
При адресуванні документа керівнику організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору |
При адресуванні документа декільком посадовим особам посаду слід вказувати узагальнено. Наприклад:
Головам господарських |
При адресуванні документа декільком однорідним організаціям Їх найменування слід вказувати узагальнено. Наприклад:
Господарські суди України |
Повна поштова адреса, якщо документ направляється разовим кореспондентам, вказується відповідно до поштових правил. Наприклад:
Інститут економіко-правових |
Документ, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.
При надсиланні документа більш, ніж в чотири адреси, складається список на розсилання, і на кожному документі проставляється тільки одна адреса.
Адреса не проставляється на документах, що направляються до урядових установ та постійним кореспондентам. У цих випадках можуть бути застосовані конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.
6.9. Посилання на вихідні номер та дату вхідного документа, на який надається відповідь, є обов'язковим реквізитом для листів господарського суду, який складається з постійної частини "На N _______ від _____", розміщеної під вихідними датою та номером документа, що складається.
Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресанта, посилання на всі номери та дати усіх вхідних документів є обов'язковим.
Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресантів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, в якій у листі суду зазначені адресати.
6.10. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.
Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та має вичерпно формулювати зміст документа.
6.11. Текст документа включає його основну змістовну частину.
Як правило, в тексті документа виділяють три частини:
1) вступну - у якій викладаються підстави, причини, цілі, завдання складання документа;
2) описова - у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;
3) заключна - у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.
6.12. За необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості, відповідності чинному законодавству та правовим актам, проводиться погодження документа.
Погодження може бути проведене як у самому суді (підрозділами та посадовими особами), так і поза його межами (з підпорядкованими та не підпорядкованими організаціями).
Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вміщує особистий підпис, його розшифрування та дату візування; за необхідності вказується посада особи, яка візувала документ.
Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписувала документ.
Візи проставляються на примірниках, що залишаються в суді, нижче підпису, на лицьовому боці останнього листа документа. Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.
Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.
Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці документа і вміщує слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО |
Якщо погодження проводиться з колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюється таким чином:
ПОГОДЖЕНО |
ПОГОДЖЕНО |
Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".
Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження о зацікавленими організаціями.
6.13. Документи підписуються відповідальними особами згідно з їх компетенцією. На копії документа, як правило, на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.
До складу підпису входять найменування посади особи, що підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище).
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
У документах, які готуються комісією, зазначаються не посади осіб, які їх склали, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).
Якщо документ підписується декількома особами, рівними за посадами, їх підписи розміщують на одному рівні або за оперативним порядком.
Якщо документ підписується декількома посадовими особами, їх підписи розміщують один під іншим у послідовності відповідно до займаної посади.
Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись або виконуючим її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ та її прізвище, а виправлення ("в.о." або "заст.") вносяться друкарським способом. Не дозволяється дописувати в документі "за" або проставляти риску перед найменуванням посади.
6.14. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то відмітка про них оформлюється наступним чином:
Додаток: на 10 арк. у 3 прим.
Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного:
Додаток: |
Якщо додаток зброшурований, кількість аркушів не вказується.
За наявності декількох додатків вони нумеруються.
Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.
На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера. Наприклад:
Додаток |
6.15. Особливим способом введення документа в дію є його затвердження.
Документи можуть затверджуватися керівництвом суду, міжвідомчими органами, громадськими чи іншими організаціями тощо, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених в документах, що затверджуються.
Затвердження документа відбувається проставленням грифу затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли вимагаються додаткові умови та роз'яснення), наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ |
6.16. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.
На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.
6.17. Підготовка вихідних документів здійснюється на бланках суду та включає складання проекту документа, погодження, підписання (затвердження), розмноження.
6.18. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити необхідні візи. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він виконувався.
6.19. Якщо документ підлягає направленню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсипки із зазначенням адрес.
Служба діловодства засвідчує кожний примірник документа, що розсилається, печаткою та виконує розсипку. При направленні поштових відправлень рекомендованою кореспонденцією, працівниками служби діловодства складаються реєстри на відправлення (додаток 18).
Реєстр поштових відправлень підписується особою, що його складає, та керівником служби діловодства суду, і на ньому проставляється печатка служби діловодства суду. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон та ін.), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівництвом суду, і підпис скріплюється гербовою печаткою.
7. Підготовка ініціативних та розпорядчих документів
7.1. Ініціативні документи щодо вдосконалення законодавства та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва Вищого господарського суду України, направляються з Вищого господарського суду України адресатам за супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність у такому документі.
7.2. На зворотній стороні супровідного листа вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.
7.3. Ініціативні документи друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в службі діловодства, третій - в структурному підрозділі виконавця.
7.4. Проекти указів, постанов та інших документів, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття, подає Голова Вищого господарського суду України.
Проекти зазначених документів готують структурні підрозділи Вищого господарського суду України, до компетенції яких віднесено вирішення питань, що розглядаються. Другий примірник проекту документа візують керівники структурних підрозділів, якими опрацьовувався проект, заступники Голови Вищого господарського суду України. Перший примірник проекту документа візує Голова Вищого господарського суду України.
Проект документа направляється до органу державної влади або управління із супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність прийняття рішення та його зміст.
На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається найменування структурного підрозділу, прізвище і номер телефону керівника підрозділу та виконавця, які підготували проект документа.
Проекти вказаних документів друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в чотирьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в службі діловодства, третій - у структурному підрозділі виконавця, четвертий - у секретаріаті Голови Вищого господарського суду України.
7.5. Проекти наказів розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.
Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.
Розпорядча частина починається словом "Наказую".
У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.
Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти про це зазначається в його тексті.
В останньому пункті розпорядчої частини вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.
Проекти наказів подаються для візування керівникам структурних підрозділів в межах їх компетенції.
Наказ підписує голова господарського суду або особа, що виконує його обов'язки.
Накази нумеруються за порядком видання у межах календарного року. Накази з основної діяльності реєструються та зберігаються у службі діловодства, з кадрових питань - у відділі кадрів.
7.6. Проекти розпоряджень розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.
Розпорядження видаються з метою вирішення оперативних питань з окремих напрямів діяльності господарського суду.
Розпорядження оформлюються в такому ж порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную".
Розпорядження може бути підписане головою суду або його заступником.
7.7. Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу, окрім іншого, містить такі реквізити: "Головуючий на засіданні", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується в цілому.
Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.
Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається в протоколі після відповідного протокольного рішення.
Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.
Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь в роботі засідання.
Порядок підготовки протоколів та рішень колегіальних органів господарських судів визначається в положеннях про відповідні органи або в регламентах їх роботи.
Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.
7.8. Телеграми складаються згідно зі зразком (додаток 19) і передаються до служби діловодства для відправки.
Копія телеграми з позначкою про час прийому повертається до відповідного структурного підрозділу.
7.9. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, за можливості без прийменників, сполучників та займенників, розділових знаків.
Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.
7.10. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали прописними буквами, без переносів, без абзаців, без виправлень, в чотирьох примірниках: перший направляється адресату, другий передається до фінансового підрозділу, третій - повертається виконавцеві після передачі на відправку, четвертий - залишається у відповідному наряді в службі діловодства.
7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.
7.12. Виправлення, внесені під час підписання телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "Виправленому вірити" і завірені виконавцем.
7.13. Телеграми підписуються головою суду або його заступниками. Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які можуть підписувати керівники структурних підрозділів, їх заступники та судді.
7.14. За необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".
7.15. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.
8. Порядок роботи з документами, які містять
конфіденційну інформацію, що є власністю держави
8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - "ДСК"), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 і введеною в дію в арбітражних (господарських) судах України наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 1 ДСК від 29 січня 1999 року.
8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК" в господарських судах України, регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказами Голови Вищого господарського суду України N 32 та N 33 від 30 квітня 2002 року.
8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, що мають такий гриф, визначаються наказом голови суду.
8.4. Ознайомлення представників інших організацій із документами з грифом "ДСК" допускається з дозволу керівників суду, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють.
9. Довідково-інформаційна робота
9.1. Довідково-інформаційна робота в господарських судах України здійснюється службою діловодства суду та відповідною службою Інформаційного центру.
9.2. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їх представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.
9.3. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються службою діловодства суду за резолюцією керівництва суду та виключно на письмові запити за наявності в них повних даних про вихідний номер та дату документа, номер справи, а також про сторони у справі.
9.4. Представникам сторін може бути надано таку інформацію: вхідний реєстраційний номер справи (документа), дату реєстрації, зміст питання (предмет спору), структурний підрозділ, в якому знаходиться на розгляді справа (скарга, заява), дату прийнятого зі справи (скарги, заяви) відповідного рішення (ухвали, постанови).
У виняткових випадках, якщо до служби діловодства не надійшла інформація про результати розгляду справи (скарги, заяви), може бути повідомлений номер телефону співробітника, відповідального за діловодство у відповідному структурному підрозділі.
Відомості про безпосередніх виконавців документів, суддів та їх телефони не надаються.
10. Друкарські роботи
10.1. Друкування процесуальних та інших службових документів господарського суду здійснюється в друкарському бюро.
Друкарські роботи невеликого обсягу можуть виконуватись безпосередньо в структурних підрозділах суду з додержанням правил друкування.
10.2. У друкарському бюро приймаються тільки службові документи разом із замовленням (додаток 20), підписаним керівником підрозділу, його заступником або суддею.
10.3. Рукописи, що подаються для друку, повинні бути написані розбірливо на одному боці аркуша, чорнилами або пастою темного кольору. Неохайно чи нерозбірливо написані чернетки, а також виправлені олівцем, до друку не приймаються.
При підготовці матеріалів до друку особливу увагу необхідно звертати на чітке та розбірливе написання прізвищ, спеціальних юридичних та інших термінів, іноземних слів та географічних назв. Допускаються тільки загальноприйняті скорочення слів.
10.4. Здані до друку матеріали враховуються в журналі обліку друкарських робіт, в якому зазначається прізвище виконавця, назва документа, обсяг надрукованого матеріалу, вид бланка, прізвище друкарки (додаток 21).
10.5. Друкування документів здійснюється на бланках встановленої форми або на папері стандартних розмірів тільки на лицьовому боці аркуша.
10.6. Документи, що подаються на підпис керівництва господарського суду, а також документи, що підготовлені до видання типографським способом, друкуються, як правило, через два інтервали; решта документів - через півтора інтервали, якщо інше не вказано в замовленні.
Якщо документ складається з двох чи більше аркушів, то вони, починаючи з другого, мають бути пронумеровані. Номер друкується арабськими цифрами в середині верхнього поля документа.
Матеріали, що підлягають тиражуванню на копіювально-множильних апаратах, друкуються, як правило, не більше, ніж у двох примірниках.
Друкування під диктовку, як правило, не допускається.
10.7. На зворотному боці останнього аркуша документа знизу зліва друкарка проставляє кількість надрукованих примірників, прізвище та телефон виконавця, а також свій особистий шифр.
10.8. Матеріали з друкарського бюро видаються під розписку в журналі обліку (додаток 21).
10.9. Бланки встановленого зразка, виготовлені типографським способом, для друкарського бюро одержує його керівник, який несе відповідальність за їх використання та зберігання.
11. Копіювально-множильні роботи
11.1. Копіювально-множильні роботи в господарському суді здійснюються в копіювально-множильному або іншому підрозділі суду.
11.2. Тиражування документів здійснюється за оформленим замовленням (додаток 22), яке підписує суддя чи начальник структурного підрозділу, і затверджує керівництво суду.
11.3. При тиражуванні документів більше, ніж у трьох примірниках або обсягом більше, ніж 50 аркушів, у замовленні повинно вказуватись обгрунтування тиражу або прізвища осіб, для яких тиражуються документи.
11.4. Матеріали для копіювання подаються з чітким, яскравим текстом, у незброшурованому вигляді.
11.5. Примірники тиражованих документів на останньому аркуші повинні мати вихідні дані: номер замовлення, дати замовлення та його виконання.
Оригінали розмножених матеріалів повертаються замовникам при отриманні тиражу.
11.6. Копіювально-множильна служба або особа, відповідальна за виконання копіювально-множильних робіт, веде журнал обліку замовлень та видачі виконаної роботи (додаток 23).
11.7. Документи, що містять службову інформацію обмеженого поширення, при передачі на розмноження повинні бути відповідним чином оформлені особою, що відповідає за режим роботи з такими документами.
12. Облік та зберігання печаток, штампів і бланків
12.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів господарського суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.
Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.
12.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах суду несуть секретарі та особи, відповідальні за діловодство.
12.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів суду усіма видами бланків здійснюється господарськими службами.
12.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в господарському суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться у відповідних журналах обліку (додатки 24, 25).
12.5. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку (додатки 24, 25).
12.6. Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та опечатуються.
12.7. Гербова печатка господарського суду зберігається у посадової особи, що визначається головою суду.
12.8. Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, посвідчень про відрядження, бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, наказів про примусове виконання рішень судів, ухвал та довідок про повернення держмита тощо.
12.9. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом, з відповідною відміткою про це в журналах обліку.
12.10. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.
Про здійснення вказаної перевірки робляться відмітки в журналах обліку.
13. Контроль та перевірка виконання
документів та доручень
13.1. Контролю та перевірці виконання в господарському суді підлягають:
- накази, розпорядження та доручення Голови Вищого господарського суду України;
- розпорядження та доручення заступників Голови Вищого господарського суду України;
- накази, розпорядження та доручення керівництва господарського суду;
- плани роботи господарського суду.
13.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених в п. 13.1 Інструкції документів визначається головою господарського суду.
Забезпечення контролю, залежно від штатної чисельності працівників господарського суду, може бути покладено наказом господарського суду на контрольно-інспекторську групу, службу діловодства або окрему посадову особу.
Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на їх керівників.
13.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.
13.4. Термін виконання внутрішніх документів суду обчислюється в календарних днях з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли від інших організацій, - з дати їх надходження до господарського суду.
Якщо термін виконання документа випадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.
13.5. Доручення з резолюцією "Терміново" виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлений в резолюції керівництвом суду.
13.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва господарського суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.
Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.
13.7. Відповідальний за здійснення контролю підрозділ (або відповідальна особа) не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення терміну виконання документа (доручення), попереджає про це виконавця.
Якщо необхідно продовжити термін виконання доручення, виконавець не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення строку, подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обгрунтуванням нового терміну виконання.
Відомості про зміну терміну виконання документа (доручення) передаються до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) та службі діловодства для внесення відповідної інформації до реєстраційних документів.
13.8. Якщо доручення або запит на виконання вказаного доручення направляється з господарського суду до інших організацій, підприємств, установ, то на копії доручення чи запиту ставлять позначку "Контроль".
Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.
13.9. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання.
Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.
13.10. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймається особою, яка вчиняла відповідну резолюцію (давала доручення), і засвідчується її відміткою про зняття з контролю та підписом, які проставляються у лівому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа, або підписанням відповідного остаточного документа.
13.11. Виконання завдань та доручень реєструється службою діловодства шляхом внесення відповідної інформації до реєстраційних документів, після чого здійснюється відправка відповідних документів та передача інформації до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) для зняття документа (доручення) з контролю.
14. Контроль за веденням діловодства
14.1. Служба діловодства господарського суду періодично (не рідше, ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах суду.
До перевірки стану діловодства, разом з працівниками служби діловодства і відповідальними за діловодство в структурних підрозділах, можуть залучатися також інші працівники суду.
14.2. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в структурних підрозділах суду вміщуються в довідці, яку подають на розгляд керівництву господарського суду.
14.3. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах суду періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за правильним їх оформленням, і про результати таких перевірок інформують керівників структурних підрозділів.
14.4. Служба діловодства господарського суду і відповідальні за діловодство в структурних підрозділах ведуть облік документообігу (як правило, за рік), і за необхідності готують пропозиції керівництву суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.
15. Прийом та передача інформації каналами
факсимільного зв'язку
15.1. Інформація, одержана каналами факсимільного зв'язку, не належить до офіційних документів.
Передача процесуальних документів каналами факсимільного зв'язку не допускається.
15.2. Прийом та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється, як правило, службою діловодства господарського суду.
15.3. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.
15.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, а також на керівника відповідного структурного підрозділу.
15.5. Обсяг інформації, яка передається, як правило, не повинен перевищувати двох сторінок тексту, надрукованого через півтора інтервали.
15.6. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві
15.7. Документи, призначені для передачі, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 26), які підписуються керівниками структурних підрозділів або суддями та передаються до служби діловодства.
Службою діловодства суду на вказаному документі проставляється порядковий номер, дата і час передачі інформації, а також прізвище особи, яка передала факсограму.
15.8. Після передачі інформації співробітник служби діловодства повертає оригінали документів виконавцеві.
15.9. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку службою діловодства суду в журналі встановленої форми (додаток 27).
15.10. Прийняті факсограми без зволікання передаються під розписку службою діловодства адресатам, до секретаріатів керівництва суду, або до структурних підрозділів відповідальним за діловодство.
Факсограми іноземною мовою передаються під розписку до секретаріату голови суду.
16. Складання номенклатури справ
16.1. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві господарських судів України, з визначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ, що формуються у діловодстві, складається відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).
16.2. Номенклатура справ господарського суду на наступний календарний рік (додаток 28) складається службою діловодства суду за допомогою працівників архіву суду в останньому кварталі попереднього року на основі номенклатури справ структурних підрозділів.
Зведена номенклатура справ господарського суду узгоджується з експертною комісією (ЕК) суду та відповідними органами державної архівної служби України.
16.3. Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується головою господарського суду не пізніше грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається в розділ номенклатури служби діловодства суду.
16.4. Після затвердження номенклатури справ господарського суду структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.
16.5. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.
16.6. При складанні номенклатури справ слід керуватися Переліком, структурою та штатним розкладом господарського суду, положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ суду за минулі роки.
16.7. Назвами розділів номенклатури справ господарського суду є назви структурних підрозділів відповідно до затверджених структурою суду.
16.8. Графи номенклатури справ господарського суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.
У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).
Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.
На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.
Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.
Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).
Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.
У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком.
При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.
У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.
17. Формування справ у діловодстві господарського суду
17.1. Формуванням справ у діловодстві господарського суду називається групування виконаних документів суду в справи відповідно до номенклатури справ.
Справи в діловодстві господарського суду формуються в структурних підрозділах або в підрозділі документаційного забезпечення.
Контроль за правильним формуванням справ в підрозділах суду здійснюється службою діловодства за методичної допомоги архіву господарського суду.
17.2. При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:
вміщувати до справи тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;
вміщувати разом всі документи, які стосуються вирішення одного питання;
групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ, окремо групувати документи постійного та тимчасового строку зберігання; у справі не повинно бути більше 250 арк;
додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються;
додатки до документів обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відповідну відмітку.
17.3. Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N.... дата, підпис керівника структурного підрозділу".
17.4. Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.
Розпорядчі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.
Накази з основної діяльності суду групуються окремо від наказів щодо особового складу.
Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, накладення стягнення тощо) формуються в окрему справу.
Протоколи розміщуються у справі в хронологічному порядку, згідно з їх нумерацією.
Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок, особова картка, автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, копії постанови Верховної Ради України, Указу Президента України про призначення суддів, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу про звільнення, копія постанови Верховної Ради України чи Указу Президента України про звільнення.
Особові рахунки працівників суду необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.
Звернення громадян з питань діяльності господарського суду (пропозиції, заяви, скарги тощо) та всі документи щодо розгляду вказаних звернень необхідно групувати окремо від інших документів.
Листування, як правило, групуються за період календарного року і систематизуються в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь вміщується за документом-запитом.
При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.
18. Експертиза цінності документів
18.1. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.
18.2. Експертизу цінності документів господарського суду проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби України.
18.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів в господарському суді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджує голова господарського суду.
До складу експертної комісії суду включаються завідуючий архівом, керівники структурних підрозділів, а також окремі судді. Головою експертної комісії призначається заступник голови суду.
18.4. Експертиза цінності документів здійснюється в структурних підрозділах суду щорічно, із залученням працівників архіву суду.
Остаточне рішення щодо цінності документів приймає експертна комісія господарського суду.
18.5. Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі Переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури, методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.
18.6. Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву суду, в структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби".
18.7. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу (додаток 28.1), а також акти про виділення справ до знищення (додаток 29).
19. Формування справ у діловодстві суду
для передачі до архіву на зберігання
19.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) - по закінченні поточного року.
19.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
підшивання справи;
нумерацію аркушів справи;
складання внутрішнього опису документів справи (додаток 7);
складання засвідчувального запису на аркуші-засвідченні справи (додаток 30);
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.
З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.
19.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання оформлюється за встановленою формою (додаток 31).
Після закінчення провадження судових справ та по закінченні календарного року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, а саме: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту тощо).
20. Складання описів справ у діловодстві суду
20.1. На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи в трьох примірниках (додаток 7).
На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.
20.2. Описи на справи постійного зберігання складаються відповідальними за діловодство особами.
За цими описами документи здаються до архіву суду.
20.3. При складанні опису справ слід дотримуватися таких вимог:
заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;
кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);
порядок присвоєння номерів описам справ структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом суду;
графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні до опису справ з однаковими заголовками повністю вказується заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок вказується повністю);
графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийняття справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт про наявність копій тощо.
21. Оперативне зберігання документів та справ
21.1. Керівники структурних підрозділів, судді, помічники суддів та співробітники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та судових справ.
21.2. Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.
21.3. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.
22. Передача справ на архівне зберігання.
Видача копій документів
22.1. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів господарського суду.
22.2. У своїй діяльності архів господарського суду керується законодавством України, наказами та розпорядженнями керівництва Вищого господарського суду України, нормативними та методичними документами органів державної архівної служби України.
22.3. Архів господарського суду зберігає документи суду та організацій-попередників (органів держарбітражу).
22.4. До архіву передаються судові справи після їх розгляду, справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. Їх передача здійснюється згідно зі здавальними описами (додаток 33).
22.5. Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком, узгодженим керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівництвом суду.
Прийняття кожної справи здійснюється працівником архіву суду в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номеру кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття - передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.
Кожний примірник опису справ у діловодстві суду тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником відповідного структурного підрозділу.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).
22.6. Справи тимчасового зберігання обов'язковій передачі до архіву не підлягають. Вони можуть зберігатися в структурних підрозділах і по закінченні терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
22.7. При передачі справ до архіву, у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.
22.8. Видача справ з архіву суду, у тому числі - судових справ, здійснюється за замовленням (додаток 32) згідно з резолюцією керівництва суду, яка вчиняється на документі, що є підставою для видачі справи з архіву або на доповідній записці судді чи іншого співробітника суду, в якій міститься обгрунтування видачі справи з архіву.
На видану з архіву справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 17).
22.9. Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією керівництва суду. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.
22.10. Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівництва суду у встановленому порядку.
22.11. У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.
Якщо видається копія документа, що виходить з господарського суду, вона оформлюється на бланку суду.
У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".
22.12. Щоб засвідчити вірність копії документа, після повного викладення тексту вчиняється напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату.
При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка.
22.13. На звороті залишеного в справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.
22.14. Передача справ господарських судів України на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.
Додаток 1
(п. 2.2 Інструкції)
Найменування господарського суду |
АКТ |
"__" _______________ 20__ р. |
Назва, вихідний номер і дата документа (позовна заява, |
Додаток 2
(п. 2.3 Інструкції)
Індекси
господарських судів України
1. Вищий господарський суд України
2. Господарський суд Автономної Республіки Крим
3. Господарський суд Вінницької області
4. Господарський суд Волинської області
5. Господарський суд Дніпропетровської області
6. Господарський суд Донецької області
7. Господарський суд Житомирської області
8. Господарський суд Закарпатської області
9. Господарський суд Запорізької області
10. Господарський суд Івано-Франківської області
11. Господарський суд м. Києва
12. Господарський суд Київської області
13. Господарський суд Кіровоградської області
14. Господарський суд Луганської області
15. Господарський суд Львівської області
16. Господарський суд Миколаївської області
17. Господарський суд Одеської області
18. Господарський суд Полтавської області
19. Господарський суд Рівненської області
20. Господарський суд м. Севастополя
21. Господарський суд Сумської області
22. Господарський суд Тернопільської області
23. Господарський суд Харківської області
24. Господарський суд Херсонської області
25. Господарський суд Хмельницької області
26. Господарський суд Черкаської області
27. Господарський суд Чернівецької області
28. Господарський суд Чернігівської області
29. Дніпропетровський апеляційний господарський суд
30. Донецький апеляційний господарський суд
31. Київський апеляційний господарський суд
32. Львівський апеляційний господарський суд
33. Одеський апеляційний господарський суд
34. Севастопольський апеляційний господарський суд
35. Харківський апеляційний господарський суд
Додаток 3
(п. 2.4, п. 2.20 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
-------------------------------------------------------------------------------------------------- |
ЖУРНАЛ |
-------------- ------------------------------------------------------------ |
ЖУРНАЛ |
--------------------------------------------------------------- |
Додаток 4
(п. 2.4 Інструкції)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |
------------------------------------------------------------------ |
Додаток 5
(п. 2.4, п. 2.20 Інструкції)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |
------------------------------------------------------------------ |
Додаток 6
(підп. 3.5.2
п. 3.5 Інструкції)
_____________________________________________ рік |
Справа N ______ |
Позивач _____________________________________________________ |
Додаток 7
(підп. 3.5.4 п. 3.5, п.
19.2, п. 20.1 Інструкції)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС |
----------------------------------------------------------------- |
Всього ___________________________________________ документів |
Додаток 8
(підп. 3.5.9
п. 3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
УХВАЛА |
__________________ ____________________ |
Суддя ________________________________, розглянувши матеріали |
Додаток 9
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
УХВАЛА |
__________________ ____________________ |
Суддя ________________________________, розглянувши матеріали |
Додаток 10
(підп. 3.5.9
п. 3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
УХВАЛА |
__________________ ____________________ |
Суддя ________________________________, розглянувши матеріали |
Додаток 11
(підп. 3.5.9
п. 3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
УХВАЛА |
"__" _____________ 20__ р. Справа N ____________ |
За позовом __________________________________________________ |
Додаток 12
(підп. 3.5.9
п. 3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
РІШЕННЯ |
_____________________ Справа N ____________ |
За позовом __________________________________________________ |
Додаток 13
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД |
НАКАЗ |
__________________ 20__ р. N ____________ |
про примусове виконання рішення |
На виконання рішення господарського суду від ________________ |
Додаток 14
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ВИЩИЙ ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД УКРАЇНИ |
ПОСТАНОВА |
"__" _____________ 20__ р. Справа N ____________ |
Вищий господарський суд України у складі колегії суддів: |
Додаток 14.1
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ВИЩИЙ ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД УКРАЇНИ |
УХВАЛА |
"__" _____________ 20__ р. Справа N ____________ |
Вищий господарський суд України у складі колегії суддів: |
Додаток 15
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
_______________________________________________ |
ПОСТАНОВА |
"__" _____________ 20__ р. Справа N ____________ |
______________________ апеляційний господарський суд у складі |
Додаток 16
(підп. 3.5.9
п.3.5 Інструкції)
Державний герб України |
ВИЩИЙ ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД УКРАЇНИ |
ДОВІДКА |
м. Київ, вул. О.Копиленка, 6 |
Видана відповідно до ст. 8 Декрету КМУ від 21.01.1993 N 7-93 |
Додаток 17
(п. 3.9, п.21.2 Інструкції)
Найменування господарського суду |
Справа N ____________ |
Найменування і короткий зміст справи (документа) |
Додаток 18
(п. 6.19 Інструкції)
РЕЄСТР |
Відправник: |
Додаток 19
(п. 7.8 Інструкції)
ТЕЛЕГРАМА |
Додаток 20
(п. 10.2 Інструкції)
ЗАМОВЛЕННЯ |
Підрозділ _________________ Виконавець ___________________ |
------------------------------------------------------------------------------- |
Керівник структурного підрозділу Керівник друкарського бюро |
Додаток 21
(п. 10.4, п. 10.8 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
--------------------------------------------------------------------- |
---------------------------------------------------------------- |
Додаток 22
(п. 11.2 Інструкції)
ДОЗВОЛЯЮ |
КОПІЮВАЛЬНО-МНОЖИЛЬНЕ БЮРО |
Замовлення N __________ |
Замовник (підрозділ) ________________________________________ |
_______________ |
Додаток 23
(п. 11.6 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
------------------------------------------------------------------------------- |
Додаток 24
(п. 12.4, п. 12.5 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
--------------------------------------------------------------------------- |
Додаток 25
(п. 12.4, п. 12.5 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
________________________ ____________________ |
-------------------------------------------------------------------- |
Додаток 26
(п. 15.7 Інструкції)
ЗАМОВЛЕННЯ N ________ |
Підрозділ ___________________________________________________ |
Додаток 27
(п. 15.9 Інструкції)
ЖУРНАЛ |
-------------------------------------------------------------------------- |
Додаток 28
(п. 16.2 Інструкції)
Господарський суд __________________________ |
"Затверджую" |
Зведена номенклатура справ |
------------------------------------------------------------------------- |
Назва посади керівника служби |
Додаток 28.1
(п. 18.7 Інструкції)
Господарський суд __________________________ |
"Затверджую" |
Фонд N ____________ |
ОПИС N ___________ |
____________________________________________________ |
-------------------------------------------------------------------- |
До даного розділу опису внесено з N _________________ до |
Додаток 29
(п. 18.7 Інструкції)
Господарський суд _______________________________ |
"Затверджую" |
АКТ |
Про виділення для знищення |
------------------------------------------------------------------------------ |
Всього ___________________ документів, справ за ________ роки |
Продовження Додатку 29 |
Назва посад осіб, які беруть |
Додаток 30
1.2 Інструкції)
Господарський суд __________________________________ |
Аркуш-засвідчення справи N ______ |
до справи підшито (вкладено) і пронумеровано аркушів |
------------------------------------------------- |
Назва посади особи, |
Додаток 31
(п. 19.3 Інструкції)
_____________________________________________________________ |
СПРАВА N _____ том N _______ |
Додаток 32
(п. 22.8 Інструкції)
"ДОЗВОЛЯЮ" |
ЗАМОВЛЕННЯ |
на строк _______________________ "__" ___________ 20__ р. |
Справа N ____________ Назва структурного підрозділу |
Додаток 33
(п. 22.4 Інструкції)
Здавальний опис N _________ |
з терміном зберігання _______________________________________ |
--------------------------------------------------------- |
Передав Посада ПОГОДЖЕНО:
________ ______________________ Назва посади керівника
(підпис) (прізвище, ініціали) _____________________________
_____________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
Прийняв
Зав. архівом ______________________________
(прізвище, ініціали)
Дата |
"Вісник господарського судочинства", N 1, 2003 р.