Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ
ТЕЛЕБАЧЕННЯ І РАДІОМОВЛЕННЯ
РІШЕННЯ
18.02.2009 N 282
(Рішення втратило чинність на підставі Рішення
Національної ради України з питань телебачення і радіомовлення
N 460 від 19.02.2013)
Про затвердження нової редакції
Інструкції з діловодства Національної
ради України з питань телебачення
і радіомовлення
З метою вдосконалення діловодства, дотримання чинних стандартів на службову документацію (ДСТУ 4163-2003) Національна рада вирішила:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства Національної ради України з питань телебачення і радіомовлення зі змінами та доповненнями (додаток 1).
2. Довести цю Інструкцію до керівників структурних підрозділів апарату Національної ради (додається).
3. Рішення Національної ради від 10.11.2004 N 1015 вважати таким, що втратило чинність.
4. Затвердити перелік осіб, відповідальних за ведення діловодства у структурних підрозділах та одержання службової кореспонденції у загальному відділі управління організаційного забезпечення Національної ради (додаток 2).
5. Керівникам структурних підрозділів апарату Національної ради забезпечити вивчення та неухильне додержання працівниками структурних підрозділів положень Інструкції з діловодства.
6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на голову Національної ради Шевченка В.Ф.
Голова Національної ради В.Шевченко
В.о. відповідального секретаря Ю.Плаксюк
Додаток 1
до рішення Національної ради
18.02.2009 N 282
ЗМІНИ ТА ДОПОВНЕННЯ |
------------------------------------------------------------------ |
|6. |Розділ 4.1, пункт 4.1.2. | |
|12.|Розділ 6.3, пункт 6.3.2. Контроль за виконанням документів | |
| || 4 |Департамент |Службові документи | || |
_______________ |
Начальник управління організаційного забезпечення Національної ради А.Никоненко
Додаток 2
до рішення Національної ради
18.02.2009 N 282
ПЕРЕЛІК |
--------------------------------------------------------------------- |
Начальник загального відділу Г.Куксова
Затверджено
Рішення Національної ради
України з питань телебачення
і радіомовлення
18.02.2009 N 282
Інструкція
з діловодства Національної ради України
з питань телебачення і радіомовлення
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція з діловодства Національної ради України з питань телебачення і радіомовлення (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Національної ради і регламентує порядок роботи з документами від моменту створення або надходження до передачі їх в архів Національної ради або знищення.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).
Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодство за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. Національна рада здійснює діловодство, веде документацію і листування українською мовою.
2. Документування управлінської діяльності
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. Національною радою визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.
2.3. Управлінська діяльність у Національній раді здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів визначається актами законодавства, положеннями тощо.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у Національній раді є:
- Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення судових органів;
- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Національною радою покладених на неї завдань і функцій;
- потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.6. Національна рада під час здійснення оперативних зв'язків із державними органами влади, міністерствами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону) тощо.
2.7. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телефаксу або електронною поштою.
Відправник факсу (адресат) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію і обов'язково відправити оригінал документа. Факсові та електронні повідомлення, що надходять до Національної ради, підлягають обов'язковому розгляду керівництвом Національної ради з подальшим прийняттям відповідного рішення та реєстрацією.
3. Приймання, розгляд і реєстрація
3.1. Приймання документів
3.1.1. Документи, що надходять до Національної ради, у тому числі створені за допомогою персонального комп'ютера, приймаються централізовано у загальному відділі (далі - у відділі), крім заявочних документів для отримання (продовження) ліцензії на мовлення (супутникове, ефірне, кабельне, проводове та багатоканальне) та/чи провайдера програмної послуги; документів для переоформлення, анулювання та для видачі дубліката ліцензії, які приймаються і реєструються сектором прийому ліцензійної документації.
3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти вхідної кореспонденції, за винятком тих, що мають напис "особисто"та для департаменту контрольно-аналітичної роботи.
Особиста кореспонденція для заступника голови, відповідального секретаря Національної ради та керівників структурних підрозділів, за умови наявності особистих заяв на ім'я керівника апарату із зазначенням причини особистого листування, передається за належністю.
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Всі документи, що надійшли до Національної ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Національної ради або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.
Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Законом України "Про Національну раду України з питань телебачення і радіомовлення" ( 538/97-ВР ), положеннями про структурні підрозділи та зведеною номенклатурою справ тощо.
3.2.5. Голові Національної ради відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Інші документи передаються керівництву, членам Національної ради, керівникам структурних підрозділів та іншим виконавцям відповідно до графіка доставки кореспонденції (додаток 1).
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документів - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
3.3.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються у Національній раді, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 2.
3.3.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність.
Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3.3.4. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази Національної ради з основної діяльності, по особовому складу, рішення Національної ради, бухгалтерські документи тощо.
3.3.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм), А3 (297 х 420 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Національної ради. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:
- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 3, 4).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої площі) способом.
Бланки документів виготовляються на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу або посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.
Бланки документів повинні мати такі поля, в мм:
30 - ліве;
10 - праве;
20 - верхнє і нижнє.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках (додаток 5).
4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, рішень, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається: таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - на голову Національної ради, його заступників відповідно до розподілу функціональних обов'язків; інших службових документів - на керівників структурних підрозділів.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається у Національній раді, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 6): найменування Національної ради - автора документа, код Національної ради, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 7).
4.2.2. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Національної ради, змісту управлінської діяльності.
4.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії; протокол (чого?) засідання Національної ради, посадова інструкція (кого) секретаря.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
4.3. Датування документів
4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається на засіданні, - дата його прийняття; для документа, що затверджується - дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Приклад: 21 січня 2004 року слід писати: 21.01.2004. |
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється "0". Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.2005. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.
Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних і створюваних Національною радою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів та виконавців.
4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 416/01-13/27 або 41/68/69.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як у Національній раді (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.
|
Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Національній раді.
4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник управління правового регулювання |
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Національної ради перевіряються працівниками юридичного управління Національної ради на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів, прізвища, дати погодження.
Приклад: |
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО |
4.5.7. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ |
Назва документа |
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Національної ради відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, імені та прізвища.
Приклад: |
Заступник голови |
4.6.4. У разі надсилання Національною радою документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.
4.6.5. Документи підписуються, як правило, однією особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до їх посади. Наприклад:
Заступник голови (Підпис) (Ініціали, прізвище) |
4.6.6. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.
Приклад: |
Міністр економіки України Міністр юстиції України |
4.6.7. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.8. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 8).
4.6.9. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Національної ради, що видала акт.
4.6.10. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів:
слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження,
наприклад: |
ЗАТВЕРДЖУЮ |
4.6.11. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО |
4.6.12. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.13. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Національною радою на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 9).
Печатка, яка відтворює найменування Національної ради або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.
Приклад: |
Міністерство юстиції України |
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.
Приклад: |
Національна рада України |
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.
Приклад: |
Начальнику Головного архівного управління |
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено.
Приклад: |
Міністерствам, відомствам |
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.
У разі надсилання документа (листа-запрошення) більш як чотирьом адресатам складається реєстр на розсилку, який підписується керівником структурного підрозділу або його заступником (додаток 10).
До загального відділу для розсилки передаються: реєстр на розсилку із зазначенням адресата, оригінал листа, який залишається у відділі, та копії із зазначенням адресата в однині ("керівнику телерадіоорганізації тощо").
4.7.2. До реквізиту "Адресат" входить адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.
Приклад: |
Редакція журналу "Архіви України" |
Якщо документ надсилається фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район область, поштовий індекс
Приклад: |
(Ініціали, прізвище) |
4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Національної ради, що містить вказівки щодо виконання документа.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках дозволяється у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Під час проходження документа у Національній раді обов'язково робляться такі помітки:
- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Національної ради, дата надходження документа, індекс документа);
- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К".
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Приклад: |
Петров 277 12 64 |
У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс працівника (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування).
Приклад: |
Сидоров 551 47 12 |
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника Національної ради або керівника відповідного структурного підрозділу. Національна рада (загальний відділ) може засвідчувати копії вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів.
Під час вирішення питань про прийняття працівників на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Національної ради можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".
Приклад: |
Згідно з оригіналом |
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.
Приклад: |
Дата, індекс |
Згідно |
На копіях вихідних документів мають бути візи осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням Національної ради (негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) у Національній раді за формою, зазначеною у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.
Приклад: |
Додаток |
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Національної ради на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2000 р. на 5 арк., в 1 прим.
2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.;
- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.2004 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на 70 арк.;
- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами
4.12.1. У структурних підрозділах Національної ради друкуються тільки службові документи.
Всі внутрішні службові проекти документів (листи, накази, розпорядження, тощо після візування виконавцями передаються на погодження (візування) керівнику апарату або його заступнику. Не допускається передача документів керівництву Національної ради без візування керівником апарату або його заступником та без реєстрації у загальному відділі.
4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкових інтервали.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.3. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Приклад: |
ПОГОДЖЕНО |
4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 1 5-3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
4.12.8. Оформлюючи документи, треба дотримуватись таких відступів від межі лівого поля документа:
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "Адресат";
- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";
- не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст (без абзаців)" "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".
4.12.9. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм.
4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом Національної ради, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.
4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом.
4.14. Оформлення документів про відрядження
4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Національної ради з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я керівництва Національної ради зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 11).
4.14.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до відділу бухгалтерського обліку і звітності Національної ради.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації у загальному відділі.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.
5.4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах за адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).
5.6. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в загальний відділ до 16 години.
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.
6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на загальний відділ.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.
6.2. Строки виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 12).
6.2.2. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.
Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, голова Національної ради особисто.
6.2.3. У разі коли з об'єктивних причин виконати в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання установи визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.
6.2.4. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України, актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за сім днів до закінчення встановленого строку.
6.2.5. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
6.2.6. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;
- зняття документів з контролю.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК).
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки" (відпис). При цьому попередні записи не закреслюються.
6.3.3. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.4. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
6.3.5. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
6.3.6. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву Національної ради.
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Національної ради, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Національної ради документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з працівником архіву Національної ради (додаток 13).
7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації Національної ради (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
7.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо (додаток 14).
7.1.8. Номенклатура справ структурного підрозділу Національної ради складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і працівником архіву Національної ради:
- перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
- другий примірник - передається в загальний відділ;
- третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
7.1.9. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ Національної ради.
7.1.10. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Національної ради включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Національної ради.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносять до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
7.1.11. Зведена номенклатура справ Національної ради після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК Національної ради і Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального архіву, після чого затверджується керівником Національної ради (додаток 15).
7.1.12. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
- перший - зберігається у структурному підрозділі;
- другий - передається до архіву Національної ради для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- третій - надсилається до Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;
- четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами Національної ради для практичної роботи.
7.1.13. Зведена номенклатура справ Національної ради, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником Національної ради.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Національної ради.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ та Примірного переліку документів (оригінали), які підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах (додаток 16).
7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) оформлених і виконаних документів, не допускаються включення до справ чорнових, особистих дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи у Національній раді;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Національної ради, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів Національної ради документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідання Національної ради групуються у 2 справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Національної ради. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності:
документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:
- внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення;
- довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Національній раді та її структурних підрозділах здійснюється загальним відділом.
7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів Національної ради зберігаються за місцем їх формування у справах в структурних підрозділах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань зберігаються у відповідального за ведення протоколів. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату і час запису.
7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
7.3.6. Вилучення документа зі справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Національної ради, з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів Національної ради для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів Національної ради за погодженням з її керівником.
8.2. Підготовка документів до передачі в архів Національної ради включає:
- експертизу цінностей документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передачу справ до архіву Національної ради і забезпечення схоронності документів.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Національній раді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються керівником Національної ради після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 17).
8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення, зазначені документи здаються господарській службі Національної ради або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.8. Документи Національної ради групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 18).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Національної ради, номер опису і фонду.
8.16. У разі зміни назви Національної ради (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва Національної ради, установи (структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
8.19. Описи справ зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції категорій як Національної ради в цілому так і кожного структурного підрозділу окремо складаються за встановленою формою (додаток 19).
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву Національної ради.
8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотримання таких правил:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені, включені до опису справи.
Наприклад: описи справ постійного, тривалого строків зберігання із особового складу структурного підрозділу N 5, що значиться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 5 П 97; 5 Т-97; 5 О/С-97;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком":
- графа опису "примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Національної ради, про наявність копій тощо;
- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і Національної ради в цілому;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером, якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається:
"Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N _______"
8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу і затверджується керівником структурного підрозділу.
8.24. Опис справ структурного підрозділу Національної ради складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів Національної ради, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Національної ради, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
8.26. Зведений опис справ постійного строку зберігання Національної ради складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.
Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Національній раді. Відповідно до затверджених описів Національна рада зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.
8.27. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.
8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Національної ради через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 рік передаються в архів у 1998 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів Національної ради на розсуд керівника структурного підрозділу.
Передача справ в архів Національної ради здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим головою Національної ради.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Національної ради оформляє видачу справ у тимчасове користування.
8.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архів Національної ради за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу Національної ради розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Національної ради.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до архіву Національної ради за номенклатурою справ.
8.30. Справи передаються до архіву Національної ради зв'язаними належним чином.
8.31. Схоронність документів у Національній раді забезпечується наявністю архіву згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ).
9. Порядок опрацювання депутатських запитів і звернень
9.1. Депутатський запит
У статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ) визначено:
-суть депутатського запиту - "це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, датиофіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції";
-коло питань, які можуть бути порушені у депутатських запитах, у новій редакції закону не обмежується;
-термін розгляду депутатського запиту - "Президент України, керівники органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, до яких звернуто запит, зобов'язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання або в інший встановлений Верховною Радою України строк.
Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, Президент України, керівник відповідного органу державної влади чи органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту";
-кому адресується відповідь на запит: "Відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надається Голові Верховної Ради України і народному депутату, який його вніс. Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органам державної влади місцевого самоврядування, до якого було направлено запит, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян, на ім'я яких було направлено запит".
Днем одержання запиту вважається день вручення запиту безпосередньому адресату і прийняття ним необхідного рішення щодо порядку розгляду запиту. При цьому, незалежно від можливих подальших переадресувань від одного органу виконавчої влади чи управління до іншого, від одних виконавців до інших, загальний термін розгляду не повинен перевищувати 15 календарних днів.
Слід мати на увазі, що чинним законодавством передбачена можливість надання попередніх відповідей, якщо це диктується змістом запитів, складністю порушених у них питань.
Днем завершення розгляду запиту є день підпису офіційної письмової відповіді на ім'я Голови Верховної Ради України і автора запиту, яка надсилається до Верховної Ради України.
Інші вимоги щодо оформлення і доставки відповідей такі:
На неодноразові вимоги народних депутатів України відповіді на депутатські запити надаються окремо Голові Верховної Ради України і народному депутату.
Відповідь на запит повинна мати обов'язкове посилання на номер і дату депутатського запиту. Вони проставлені на супроводжувальних листах Голови Верховної Ради України, які надходять разом із текстами запитів. Посилання на номер запиту забезпечує оперативне вручення відповіді автору запиту.
З метою забезпечення своєчасного реагування на депутатські запити всі відповіді доставляються в експедицію Верховної Ради України (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України) фельдзв'язком чи іншим оперативним зв'язком не пізніше наступного дня після підпису відповіді. Водночас номер і дата кожної відповіді повідомляється Відділу контролю Апарату Верховної Ради України - тел. 255-23-27, "АТС-10" - 33-36. У необхідних випадках термінова відповідь може бути додатково продубльована факсом - 253-10-01.
9.2. Депутатське звернення
Депутатське звернення відрізняється від депутатського запиту тим, що надсилається народними депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень Верховної Ради України про його направлення. Отже, і відповідь надсилається лише автору звернення.
Порядок роботи з депутатськими зверненнями визначений у статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ), зокрема у ньому визначено:
- посадові особи і відповідні органи, яким можуть адресуватися депутатські звернення: "Народний депутат має право на депутатське звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, об'єднань громадян з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, і брати участь у розгляді порушених питань";
- суть депутатського звернення: - це "викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти пропозицію з питань, віднесених до їх компетенції";
- термін розгляду звернення: "Орган державної влади, орган місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов'язані протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути і дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання";
- якщо депутат, який вніс звернення, виявив бажання бути присутнім при його розгляді, посадова особа, яка організовує цей розгляд, зобов'язана завчасно попередити депутата про час і місце розгляду звернення;
- вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана депутату не пізніш як на другий день після розгляду;
- відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом державної влади чи органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян.
Відповіді на депутатські звернення на ім'я їх авторів надсилаються до експедиції Верховної Ради України (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України).
Додаток 1
до пункту 3.2.5
ГРАФІК |
------------------------------------------------------------------ |
Додаток 2
до пункту 3.3.2
Примірний перелік
документів, що не підлягають
реєстрації загальним відділом
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференції тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Заявочні документи для отримання (продовження) ліцензії на мовлення (супутникове, ефірне, кабельне, проводове та багатоканальне) та/чи провайдера програмної послуги; документи для переоформлення, анулювання та для видачі дубліката ліцензії.
Зазначені документи підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах (відділі бухгалтерського обліку і звітності, кадровому секторі та секторі прийому ліцензійної документації).
Додаток 3
до пункту 4.1.2
(Державний |
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ |
01601, м. Київ - 34, вул. Прорізна, 2, |
___________ N ___________ |
Додаток 4
до пункту 4.1.2
(Державний |
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ |
_________________________________________________________________ |
НАКАЗ |
"___" __________ 2009 р. м. Київ N ____________ |
Заголовок до тексту документа |
Додаток 5
до пункту 4.1.2
Керівнику |
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА |
Від (посада) |
Дата Ініціали, прізвище |
Додаток 6
до пункту 4.2.1
Склад
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом). Емблема підприємства, установи, організації.
2. Зображення нагород.
3. Код установи за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
4. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
5. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
6. Найменування установи.
7. Найменування структурного підрозділу.
8. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер рахунку в банку.
9. Назва виду документа.
10. Дата.
11. Індекс.
12. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
13. Місце складання або видання.
14. Гриф обмеження доступу до документів.
15. Адресат.
16. Гриф затвердження.
17. Резолюція.
18. Заголовок до тексту.
19. Відмітка про контроль.
20. Текст.
21. Відмітка про наявність додатків.
22. Підпис.
23. Гриф погодження.
24. Візи.
25. Печатка.
26. Відмітка про засвідчення копій.
27. Прізвище виконавця і номер його телефону.
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
29. Відмітка про внесення даних на машинний носій.
30. Відмітка про надходження документа.
Додаток 7
до пункту 4.2.1
(Державний |
ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ |
НАКАЗ |
"___" ____________ 2009 р. м. Київ N _______________ |
Про затвердження Напис за встановленою |
Відповідно до пункту 3 Положення про Головне архівне |
(далі текст наказу) |
Начальник Головного управління Підпис Ініціали, прізвище |
Додаток 8
до пункту 4.6.8
Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню
1. Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
6. Нормативно - правові акти (рішення, витяги, положення, інструкції, правила тощо).
7. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо).
8. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; засідання Національної ради; роботи ради, колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
9. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
10. Розпорядчі документи.
11. Розцінки на здійснення робіт.
12. Статути державних підприємств (об'єднань).
13. Структура і штатна чисельність.
14. Штатні розписи.
Додаток 9
до пункту 4.6.13
Примірний перелік
документів, на які ставиться гербова печатка
1. Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).
5. Доручення на захист інтересів Національної ради у судах, на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Посвідчення про відрядження.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне виробництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
14. Рішення.
15. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
16. Протоколи (погодження планів поставок).
17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
18. Специфікації (виробів, продукції тощо).
19. Статути державних підприємств (об'єднань).
20. Титульні списки.
21. Штатні розписи.
22. Ліцензії, додатки до ліцензії.
Додаток 10
до пункту 4.7.1
(Державний |
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ |
_________________________________________________________ |
___________ 200_ р. N ______ |
Керівнику |
(далі текст наказу) |
Посада підпис Ініціали, прізвище |
РЕЄСТР РОЗСИЛКИ |
------------------------------------------------------------------ |
рекомендованим з повідомленням |
Додаток 11
до пункту 4.15.1
ЖУРНАЛ |
-------------------------------------------------------------------------------------- |
Формат А4 (210 х 297) |
Додаток 12
до пункту 6.2.1
Перелік
документів із зазначенням строків виконання
1. Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.
2. Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.
3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.
4. Звернення, пропозиції та скарги громадян протягом 30 днів від їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
5. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.
6. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 13
до пункту 7.1.3
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ |
Найменування структурного підрозділу |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ |
________________________________________________________________ |
------------------------------------------------------------------ |
Найменування посади керівника |
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО |
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених |
------------------------------------------------------------------ |
Постійного |
Додаток 14
до пункту 7.1.7
Індекси
структурних підрозділів апарату
Національної ради України з питань
телебачення і радіомовлення
2. Управління організаційного забезпечення Національної ради
2.1. Організаційний відділ
2.2. Протокольний відділ
2.3. Загальний відділ
2.4. Сектор міжнародних зв'язків
2.5. Сектор організаційно-аналітичного забезпечення роботи голови Національної ради
3. Сектор кадрів
4. Ліцензійно-реєстраційний департамент
4.2. Ліцензійне управління
4.3. Управління науково-технічного і частотного розвитку
4.4. Відділ державної реєстрації ТРО
5. Департамент контрольно-аналітичної роботи
5.2. Управління контролю та моніторингу
5.3. Управління координації роботи регіональних секретаріатів
5.3.1. Секретаріат представників Києво-Сіверського регіону
5.3.2. Секретаріат представників Слобожанського регіону
5.3.3. Секретаріат представників Донбаського регіону
5.3.4. Секретаріат представників Запорізького регіону
5.3.5. Секретаріат представників Кримсько-Таврійського регіону
5.3.6. Секретаріат представників Приморського регіону
5.3.7. Секретаріат представників Карпатського регіону
5.3.8. Секретаріат представників Поліського регіону
5.3.9. Секретаріат представників Подільсько-Буковинського регіону
5.4. Управління регіональних представників
5.5. Відділ планування та організації перевірок ТРО
6. Юридичне управління
7. Фінансово-економічне управління
7.2. Відділ ліцензійних зборів
7.3. Відділ бухгалтерського обліку та звітності
7.4. Сектор планування та фінансування бюджетних програм
8. Адміністративно-господарське управління
9. Відділ зв'язків із засобами масової інформації та громадськістю
10. Сектор прийому ліцензійної документації
Додаток 15
до пункту 7.1.11
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ
ТЕЛЕБАЧЕННЯ І РАДІОМОВЛЕННЯ |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Національної
ради України з питань
телебачення і радіомовлення
___________________________
Ініціали, прізвище
Дата |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_______ N ___________
на ___________ 2009 рік |
_________________________________________________________________
Найменування структурного підрозділу |
------------------------------------------------------------------ |Індекс справи| Заголовок | Кількість | Строк |Примітки| | |справи (тому,|справ (томів,| зберігання | | | | частини) | частин) |справи (тому,| | | | | | частини) і | | | | | |номери статей| | | | | |за переліком | | ------------------------------------------------------------------ |
Найменування посади керівника діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище Віза зав. архіву ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Протокол ЕК ________ N _________ ________ N __________ |
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ____ році в установі |
------------------------------------------------------------------ | За строками |Усього | У тому числі | | зберігання | |------------------------------------| | | | таких, що |з позначкою "ЕПК"| | | | переходять | | ------------------------------------------------------------------ |
Постійного Тимчасового (понад 10 років) Тимчасового (до 10 років включно) Разом Найменування посади керівника діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище Дата Підсумкові відомості передано у відомчий архів Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище Дата |
Додаток 16
до пункту 7.2.1
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів (оригіналів), які підлягають
спеціальному обліку у відповідних
структурних підрозділах апарату
Національної ради |
------------------------------------------------------------------ | N | Назва структурного | Перелік документів |Примітка| |з/п| підрозділу | | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 1 |Управління |Документи від державних | | | |організаційного |органів влади; заяви, | | | |забезпечення Національної|пропозиції та скарги | | | |ради |громадян; документи з | | | |-------------------------|грифом "ДСК"; накази, | | | |Загальний відділ |розпорядження, окремі | | | | |доручення керівництва | | | | |Національної ради; | | | | |службові записки та | | | | |листування з | | | | |телерадіоорганізаціями | | | | |тощо | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 2 |Сектор кадрів |Документи по особовому | | | | |складу | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 3 |Ліцензійний департамент |Документи щодо державної | | | | |реєстрації, як суб'єкта | | | | |інформаційної діяльності;| | | | |долучення до ліцензійних | | | | |справ (супровідний лист, | | | | |резолюція); | | | | |заяви про анулювання | | | | |ліцензій ТРО; | | | | |висновки щодо можливості | | | | |та умов користування | | | | |радіочастотним ресурсом. | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 4 |Департамент |Службові документи | | | |контрольно-аналітичної |представників | | | |роботи |Національної ради та | | | | |секретаріатів (доповідні,| | | | |пояснювальні записки, | | | | |звіти, посвідчення на | | | | |перевірку); матеріали | | | | |перевірок та акти | | | | |моніторингу | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 5 |Юридичне управління |Постанови, ухвали, | | | | |апеляційні та касаційні | | | | |скарги, судові повістки, | | | | |запити прокуратури, | | | | |судових та правоохоронних| | | | |органів тощо | | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 6 |Фінансово-економічне |Попередження щодо сплати | | | |управління |за надання | | | | |телекомунікаційних послуг| | |---+-------------------------+-------------------------+--------| | 7 |Відділ зв'язків із |Журнал "Офіційний вісник | | | |засобами масової |Президента України" | | | |інформації та | | | | |громадськістю | | | ------------------------------------------------------------------ |
Додаток 17
до пункту 8.6
НАЦІОНАЛЬНА РАДА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ
ТЕЛЕБАЧЕННЯ І РАДІОМОВЛЕННЯ |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Національної ради
України з питань телебачення
і радіомовлення
____________________________
Ініціали, прізвище
Дата |
АКТ
___________ N ____________
__________________________
(місце складання) |
Про виділення для знищення документів, що не підлягають
зберіганню
На підставі _________________________________________________
(назва і вихідні переліку документів
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду N
_________________________________________________________________
(найменування фонду) |
-------------------------------------------------------------------------------- |NN |Заголовок| Дата |Номери описів|Індекс справи|Кількість| Строк |Примітки| |з/п| справи |справи|(номенклатур)| (тому, | справ |зберігання| | | | або | або |за рік (роки)| частини) за | (томів, | справи | | | |груповий |крайні| |номенклатурою| частин) | (тому, | | | |заголовок| дати | | або номер | | частини) | | | | справ |справ | | справи за | | і номери | | | | | | | описом | |статей за | | | | | | | | |переліком | | -------------------------------------------------------------------------------- |
Разом ____________________ справ за ________________________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з
ЕПК ______________________________________________________________
(найменування архівної установи)
(протокол від ____________ N _________________)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від _____________________ N ______
Документи у кількості _____________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою ________ кг здано в _______________________________________
(найменування установи)
___________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від _______________________ N ________________
Найменування посади особи Підпис Розшифровка підпису
яка здала документи
Дата |
Додаток 18
до пункту 8.11.
код держархіву ____________
код установи ______________ |
(найменування Ф. N _______________________
державного архіву) ОП. N ______________________
Спр. N _____________________ |
_________________________________________________________________
(найменування установи і структурного підрозділу) |
СПРАВА N ________________________ ТОМ N _________________________
_________________________________________________________________
(заголовок справи)
_____________________
(дата)
На _______ аркуш.
Зберігати
Ф. N ___________________
Оп. N __________________
Спр. N _________________ |
Додаток 19
до пункту 8.19
______________________________________________________
(найменування установи)
______________________________________________________
(найменування структурного підрозділу) |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника підрозділу
Підпис
Розшифровка підпису
Дата |
ОПИС N |
______________________________________________________________
(назва розділу) |
------------------------------------------------------------------ | NN | Індекс |Заголовок| Дата |Кількість| Строк |Примітки| |з/п | справи | справи | справи |аркушів у|зберігання| | | | (тому, | (тому, | (тому, | справі | справи | | | |частини) |частини) |частини) | (тому, | (тому, | | | | | | |частині) |частини), | | | | | | | |стаття за | | | | | | | |переліком | | |----+---------+---------+---------+---------+----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------ |
У цей опис включено _______________________ справ з N ___________
По N ____________, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади
укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Найменування посади Протокол ЕК
керівника Діловодної Структурного підрозділу
служби
Підпис Розшифровка підпису __________
N __________
Передавав _____________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та _____________________________________ реєстраційно-контрольних
(цифрами і літерами)
карток до документа
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ___________________________ справ та ____________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Завідуючий архіву Підпис Розшифровка підпису
Дата |