Парус Iнтернет-Консультант
Открытое тестирование
Открытое тестирование
ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ПОСТАНОВА
15.09.2010 N 350
(Постанова втратила чинність у частині, що стосується ведення
діловодства у комісіях із всеукраїнського референдуму, на
підставі Постанови Центральної виборчої комісії
N 2007 від 27.12.2012)
Про Порядок ведення діловодства у виборчих
комісіях та комісіях з референдумів
( Із змінами, внесеними згідно з Постановою
Центральної виборчої комісії
N 4 від 19.01.2012 )
З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 13 частини другої статті 25, статті 28 Закону України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), пунктів 1, 2 частини другої статті 30, статей 33, 35 Закону України "Про вибори народних депутатів України" ( 1665-15 ), пунктів 4, 7 частини першої статті 24, статті 27 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ), пункту 4 статті 26, частин першої, другої статті 31 Закону України "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), враховуючи положення постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", керуючись статтями 11-13, пунктами 4, 5, 13 статті 17, пунктами 3, 9, 17 статті 18, пунктами 2, 8, 17 статті 19, пунктами 4, 8, 13 статті 20, пунктами 7, 9 статті 21, статтею 22 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" ( 1932-15 ), Центральна виборча комісія постановляє: ( Преамбула із змінами, внесеними згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 4 від 19.01.2012 )
1. Затвердити Порядок ведення діловодства у виборчих комісіях та комісіях з референдумів (додається).
2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Центральної виборчої комісії від 25 січня 2006 року N 284 "Про Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів".
3. Виборчим комісіям з виборів Президента України, народних депутатів України, комісіям із всеукраїнського референдуму, виборчим комісіям з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів забезпечити дотримання цього Порядку.
4. Рекомендувати комісіям з місцевих референдумів застосовувати цей Порядок у своїй роботі.
5. Цю постанову надіслати Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій після сформування нового складу цих комісій.
Голова Центральної виборчої комісії В.ШАПОВАЛ
Додаток
до постанови Центральної виборчої комісії
від 15 вересня 2010 року N 350
Порядок
ведення діловодства у виборчих комісіях
та комісіях з референдумів
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок визначає правила документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів (далі - комісія), крім Центральної виборчої комісії*, і встановлює єдиний порядок роботи з документами, пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями), скаргами (далі - документи, заяви, скарги) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної державної архівної установи.
_______________
* Правила документування діяльності та порядок роботи з документами, заявами, скаргами в Центральній виборчій комісії визначаються Інструкцією з діловодства Центральної виборчої комісії, яка затверджується постановою Центральної виборчої комісії.
1.2. Документування діяльності комісії полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених законодавством України.
1.3. Правила і порядок роботи з документами, заявами, скаргами, встановлені цим Порядком, обов'язкові для всіх членів комісії та осіб, які в установленому порядку залучаються до її роботи.
1.4. Відповідальність за організацію та стан діловодства, а також за дотримання цього Порядку в комісії покладається на голову комісії.
2. Підготовка та оформлення
документів для засідання комісії
2.1. Підготовку матеріалів до засідання комісії, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії забезпечує секретар комісії.
2.2. Рішення комісії приймається, як правило, у формі постанови, що оформляється відповідно до пункту 2.9 та розділу 4 цього Порядку (додаток 2).
2.3. З питань поточної внутрішньої діяльності комісія може ухвалювати протокольні рішення.
2.4. Проект порядку денного засідання комісії готує секретар комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання.
2.5. Порядок денний після його погодження з головою комісії секретар комісії в обов'язковому порядку разом з інформацією про час і місце проведення засідання доводить до відома членів комісії, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання, а в день, що передує дню виборів, референдумів, та в день виборів, референдумів - негайно.
2.6. Про порядок денний засідання комісії та час і місце його проведення повідомляються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем засідання комісії засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов'язково повідомляються особи, запрошені на засідання комісії.
2.7. Матеріали до питань з порядку денного засідання для члена комісії складаються з проекту рішення (постанови, протокольного рішення) і додатків, якщо такі зазначені у тексті рішення (звернення, заява, роз'яснення, план, список, звіт, довідка тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд комісії.
2.8. Членам комісії проекти рішень і додатків, якщо такі зазначені у тексті рішення, а також, у разі наявності, інші документи надаються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання комісії, якщо інше не встановлено законом, однак не пізніше початку засідання.
2.9. Проект рішення комісії повинен відповідати законодавству України та прийматися в межах повноважень комісії.
Рішення комісії повинно містити:
найменування комісії;
найменування рішення;
час, дату та місце прийняття; ( Абзац п'ятий пункту 2.9 в редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 4 від 19.01.2012 )
порядковий номер;
мотивувальну частину;
резолютивну частину.
Найменування рішення комісії повинне бути лаконічним та відображати її основний зміст. Якщо в рішенні комісії йдеться про кілька питань, найменування може бути узагальненим.
Мотивувальна частина рішення повинна містити посилання на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні комісії, посилання на положення нормативно-правових актів або рішення (положення рішень) Центральної виборчої комісії чи відповідної виборчої комісії або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.
Резолютивна частина повинна містити відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку, із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання, що розглядається. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення змісту рішення до суб'єктів, на яких поширюється дія рішення, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.
Резолютивна частина рішення складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.
2.10. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами, і в разі відсутності потреби внесення поправок до їх тексту, голова комісії вчиняє на проекті рішення, що пропонується прийняти, відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії").
У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.
2.11. Список запрошених на засідання комісії готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові, посада запрошених, офіційні назви органів (організації, установи, політичної партії, виборчого блоку партій тощо) або особи, яких вони представляють, а також у зв'язку з розглядом якого питання порядку денного вони запрошені.
2.12. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список цих осіб.
2.13. Засідання виборчої комісії скликається головою виборчої комісії, а в разі його відсутності - заступником голови з обов'язковим повідомленням усіх членів комісії про час, місце проведення засідання та його порядок денний.
2.14. Голова комісії (головуючий на засіданні комісії) на початку засідання або початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.
2.15. Проект порядку денного обговорюється на початку засідання комісії. При цьому питання, внесене до порядку денного, може бути вилучене з нього за ініціативою членів комісії, про що приймається окреме рішення.
2.16. Проект порядку денного за пропозиціями членів комісії та рішенням комісії може бути доповнено питаннями під час його обговорення.
2.17. Проект порядку денного затверджується або відхиляється після його колегіального обговорення за рішенням комісії.
2.18. Комісією може також бути прийнято рішення про перенесення розгляду додатково запропонованих питань на наступні засідання комісії.
2.19. Комісія на вимогу трьох членів комісії, якщо інше не встановлено законом, а також за рішенням комісії вищого рівня або суду зобов'язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, не пізніш як у триденний строк від дня заявлення вимоги або прийняття зазначеного рішення, але не пізніше дня виборів, референдуму, а в день виборів, референдуму, крім дільничної комісії, - невідкладно. Дільнична виборча комісія зобов'язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, на вимогу зазначеної кількості членів комісії у день виборів, референдуму або за рішенням виборчої комісії вищого рівня чи суду, прийнятим у день виборів, референдуму, - невідкладно після закінчення голосування.
2.20. Засідання виборчої комісії є повноважним за умови присутності на ньому більше половини членів комісії від складу цієї комісії.
Відповідно до частини дванадцятої статті 33 Закону України "Про вибори народних депутатів України" ( 4061-17 ) на засіданні окружної або дільничної виборчої комісії у день голосування, зокрема, при підрахунку голосів, встановленні підсумків голосування в межах виборчого округу, у разі присутності менше ніж двох третин членів комісії від складу комісії рішення комісії приймається не менше ніж двома третинами голосів від числа членів комісії, присутніх на засіданні комісії.
Згідно з частиною четвертою статті 27 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ) у день голосування, при підрахунку голосів, установленні підсумків голосування та результатів місцевих виборів рішення виборчої комісії приймається більшістю голосів від присутніх на засіданні членів комісії, незалежно від кількості присутніх на засіданні виборчої комісії членів комісії, але не менше трьох членів комісії. ( Пункт 2.20 в редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 4 від 19.01.2012 )
2.21. Протоколи виборчих комісій про підрахунок голосів, про встановлення підсумків голосування та про результати місцевих виборів складаються без прийняття рішень відповідними виборчими комісіями.
3. Оформлення протоколу засідання комісії
3.1. Обговорення питання і рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксуються у протоколі засідання комісії (далі - протокол), який оформляється на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи секретарем засідання комісії за дорученням комісії (додаток 1).
3.2. Протокол має містити такі реквізити: назву документа; порядковий номер; назву виду діяльності комісії - засідання; назву комісії; дату і місце проведення засідання; загальну кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення комісії та без дозволу або запрошення (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний листок); порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку. Текст протоколу складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили"). У протоколі повинні бути відображені зміст та номер постанови, протокольного рішення, протоколу чи акта, які були відповідно прийняті або складені на засіданні комісії.
3.3. Протокол засідання комісії оформляє секретар комісії або у передбачених законом випадках - обраний на засіданні зі складу комісії секретар засідання, який виконує обов'язки секретаря комісії на відповідному засіданні та при оформленні документів цього засідання.
3.4. До протоколу долучаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки членів комісії, які брали участь у її засіданні, але не згодні з прийнятим на засіданні комісії рішенням. Окремі думки членів комісії є невід'ємною частиною протоколу засідання комісії.
3.5. Протокол засідання комісії підписує головуючий на засіданні та секретар комісії або у передбачених законом випадках - секретар засідання.
3.6. Протокол засідання комісії надається для ознайомлення членам комісії не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати.
4. Оформлення прийнятих на засіданні комісії
рішень та складених комісією актів і протоколів
4.1 Рішення, прийняті на засіданні комісії, підлягають відповідному оформленню.
4.2. Крім рішень зазначених у пункті 2.2., 2.3 цього Порядку, комісія складає акти та протоколи. Акт комісії засвідчує певний факт або подію, виявлені і визнані комісією. Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією.
4.3. Акти і протоколи комісії складаються на її засіданні у кількості примірників та у випадках, передбачених законом, і підписуються всіма присутніми на засіданні членами комісії, підписи яких скріплюються печаткою комісії. Перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні кандидати, особи, визначені відповідним законом про вибори та референдуми.
4.4. Постанова, протокольне рішення, прийняті на засіданні комісії, підлягають подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії) протягом одного дня після засідання, якщо інше не встановлено законом.
4.5. При доопрацюванні постанови, протокольного рішення комісії секретар комісії вносить до тексту відповідні зміни згідно з результатами голосування на засіданні комісії.
4.6. Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, протокольного рішення, а також реєстрацію їх у відповідних журналах із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечує секретар комісії.
4.7. Постанову, протокольне рішення, прийняті на засіданні комісії, підписує головуючий на засіданні комісії.
Рішення комісії також підписує секретар комісії (секретар відповідного засідання комісії), якщо це передбачено відповідним законом України про вибори, референдум.
Додатки до постанови, протокольного рішення, прийнятих на засіданні комісії, підписує голова комісії чи головуючий на засіданні, а також секретар комісії чи секретар відповідного засідання комісії.
Прийняті комісією постанови, протокольні рішення та складені комісією акти та протоколи мають відповідну нумерацію.
4.8. Постанова, протокольне рішення, прийняті комісією, не пізніше ранку наступного дня після засідання комісії, якщо інше не встановлено законом, вивішуються для загального ознайомлення на стенді офіційних матеріалів комісії, який обладнується в приміщенні комісії у місці, вільно доступному для відвідувачів. У цей же строк постанова комісії доводиться до відома суб'єктів виборчого процесу, процесу референдуму, яких вона стосується, громадянина, якщо його заява, скарга до комісії були предметом розгляду на відповідному засіданні комісії, та, у разі потреби, відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій з референдуму, засобів масової інформації. Копія постанови, засвідчена головою комісії чи його заступником і секретарем комісії та скріплена печаткою виборчої комісії, видається суб'єкту виборчого процесу, якого вона стосується, на його вимогу в строки, встановлені відповідним законом України про вибори.
5. Реєстрація та розгляд документів,
заяв і скарг, що надходять до комісії
5.1. При реєстрації та розгляді документів, заяв і скарг, що надходять до комісії, комісія керується законами України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 1665-15 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими актами законодавства України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.
5.2. Документи та звернення, що надходять до виборчої комісії, мають право приймати голова комісії, заступник голови комісії, секретар або інший визначений комісією член комісії.
5.3. Заява може бути усною, викладеною громадянином і записаною головою, заступником голови, секретарем або членом комісії на особистому прийомі, чи письмовою, надісланою поштою або переданою до комісії особисто чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до законодавства України. Усні заяви реєструються в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 4).
5.4. Документи, заяви, скарги реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3). Особа, яка подає документи до виборчої комісії, складає розписку, в якій вказує своє прізвище, ім'я, по батькові, короткий опис поданих документів із зазначенням кількості аркушів, дату та час їх подання. Розписка зберігається разом із поданими документами.
Документи, що надходять до комісії телеграфним або факсимільним зв'язком чи електронною поштою, також реєструються.
Не реєструються в комісії анонімні, особисті, вітальні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.
5.5. У правій нижній частині першого аркуша документа, заяви, скарги або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки) зазначаються реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів, заяв і скарг, та дата надходження.
5.6. У разі повторного надходження документа, заяви, скарги після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині їх першого аркуша робиться напис "повторно".
5.7. Якщо при відкритті конверта з документом, заявою, скаргою виявлено відсутність чи пошкодження документа, заяви, скарги або їх окремих частин, невідповідність номера документа, заяви, скарги номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, заяву, скаргу, складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий долучається до документа, заяви, скарги, що залишаються в комісії.
5.8. Документ, заяву, скаргу після реєстрації попередньо розглядає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії з метою вчинення резолюції щодо їх виконання.
5.9. Документ, заява, скарга щодо порушення законів України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 1665-15 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ) розглядаються у строки, встановлені відповідними законами.
5.10. Відповідно до положень частин першої, другої статті 8 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) не підлягає розгляду (залишається без розгляду) документ, заява, скарга без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписані автором (авторами) або за якими неможливо встановити авторство, за винятком повідомлення про вчинення злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України, органів прокуратури за місцем розташування комісії.
Не розглядається повторний документ, заява від однієї й тієї ж особи з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала заяву, а також заява особи, визнаної судом недієздатною.
5.11. Документи, заяви, скарги, подані з порушенням порядку і строків, установлених законами України "Про вибори Президента України" ( 474-14 ), "Про вибори народних депутатів України" ( 1665-15 ), "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ), "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" ( 1286-12 ), залишаються без розгляду по суті, про що комісією приймається відповідне рішення.
5.12. Скарги, оформлені без дотримання вимог, передбачених відповідним законом про вибори, референдуми, не підлягають розгляду і повертаються листом голови комісії або заступника голови комісії не пізніш як на наступний день після дня надходження скарги, а скарги, подані напередодні дня голосування, в день голосування чи наступного дня, - невідкладно. При поверненні скарги без розгляду зазначається вичерпний перелік недоліків, які перешкоджають розгляду скарги, і вказується на можливість повторного звернення зі скаргою, оформленою відповідно до вимог закону, в передбачені законом строки оскарження.
5.13. Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії.
5.14. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 4).
5.15. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.
5.16. Документи, заяви щодо порядку організації та проведення виборів, референдумів розглядаються, як правило, на засіданні комісії. Скарги, подані до комісії, розглядаються виключно на засіданні комісії.
5.17. Контроль за виконанням документів, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що є на контролі, дотримання установленого терміну, здійснює секретар комісії.
Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3), журналу обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 4).
5.18. Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.
5.19. Розглянуті документи, заяви, скарги, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.
6. Підготовка і оформлення вихідних документів
6.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, стисло, аргументовано, що забезпечує чітке й однозначне сприйняття інформації, яка міститься в ньому.
У відповіді на документ, заяву, скаргу обов'язково зазначається посилання на його (її) номер і дату.
6.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії із зазначенням відповідно прізвища, ініціалів.
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади в комісії.
6.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердження документа зазначається цифрами, як правило, при оформленні листів, довідок, звернень тощо (21.02.06) або цифрами та словами при оформленні постанов, протокольних рішень комісії та фінансових документів (21 лютого 2006 року).
6.4. Назва установи, організації, політичної партії, виборчого блоку політичних партій, республіканської в Автономній Республіці Крим, обласної, районної, міської, районної у місті організації політичної партії у вихідних документах комісії зазначається в називному відмінку, наприклад:
Київська міська рада |
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:
Начальнику Управління |
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не пишеться.
Адреса зазначається у правій верхній частині документа.
6.5. Реквізит "Адресат" одному кореспонденту містить повну адресу, що повинна відповідати правилам користування поштовим зв'язком, наприклад:
Редакція газети "Український шлях" |
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище та ініціали одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:
СЕРГІЄНКУ В.П. |
6.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправлень або доповнень без застережень не допускається. У випадку внесення виправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитися відповідні застереження особою, яка підписала цей документ.
6.7. Телеграми та інші вихідні документи надсилаються за підписом голови комісії або заступника голови комісії.
7. Відправлення вихідних документів
7.1. Вихідні документи відправляє секретар комісії у день їх підписання або не пізніше наступного календарного дня.
Кореспонденція особистого характеру, не пов'язана з виконанням службових обов'язків у комісії, відправленню не підлягає.
7.2. Вихідні документи виготовляються в кількості примірників відповідно до числа адресатів. Копія вихідного документа обов'язково залишається в комісії та зберігається для включення її до відповідної справи, оформленої згідно із затвердженою номенклатурою справ.
7.3. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3).
У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.
7.4. При відправленні вихідних документів перевіряється:
правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність у документі посилання на додатки;
відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.
7.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються разом із засвідченим печаткою комісії окремим описом вкладеного в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів. Копія окремого опису вкладеного залишається в комісії.
7.6. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість копій документа.
7.7. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг виборчої комісії та комісії з референдуму (додаток 3) зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, назва або короткий зміст документа.
7.8. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спец-, фельдзв'язком, передаються телеграфом тощо. Терміновість відправлення документів визначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії або секретар комісії.
У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату з дозволу голови комісії допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розписку.
8. Використання та зберігання
печатки, штампа комісії
8.1. Відповідно до законодавства України про вибори та референдуми комісія має печатку, штамп, зразки яких затверджено Центральною виборчою комісією.
8.2. Печатка використовується в комісії для засвідчення достовірності документів або відповідності копій документів оригіналам.
8.3. Відтиск печатки комісії ставиться на документах комісії після їх підписання. При цьому відтиск печатки повинен охоплювати кілька літер назви посади особи, яка підписує документ.
8.4. Печатка, штамп комісії повинні зберігатися у сейфі чи металевій шафі у приміщенні комісії.
8.5. Відповідальність за правильність використання та зберігання печатки, штампа покладається на голову комісії, в разі його відсутності - на заступника голови комісії.
8.6. У разі втрати печатки, штампа голова комісії опубліковує в місцевому засобі масової інформації повідомлення про недійсність загубленої печатки чи штампа комісії.
Секретар Центральної виборчої комісії Т.ЛУКАШ
Додаток 1
до Порядку ведення діловодства у виборчих
комісіях та комісіях з референдумів
Зразок |
_______________________________________________ |
ПРОТОКОЛ N _____ |
"___" ___________ 20__ року ______________________________ |
Усього членів комісії: _________ осіб. |
Додаток 2
до Порядку ведення діловодства у виборчих
комісіях та комісіях з референдумів
Зразок |
_____________________________________________ |
ПОСТАНОВА |
"___" ____________ 20__ року N _______ |
_______________ |
( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 4 від 19.01.2012 )
Додаток 3
до Порядку ведення діловодства у виборчих
комісіях та комісіях з референдумів
ЖУРНАЛ |
___________________________________________________ |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
Примітки: |
Додаток 4
до Порядку ведення діловодства у виборчих
комісіях та комісіях з референдумів
ЖУРНАЛ |
_______________________________________________________ |
--------------------------------------------------------------------------------------------- |
Примітка. Сторінки журналу нумеруються, журнал прошивається і |