Парус Iнтернет-Консультант

Открытое тестирование

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 N 1886/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 листопада 2014 р. за N 1429/26206

Вимоги
до структури та змісту XML-схеми
обкладинок архівних електронних справ

I. Загальні положення

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).

2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.

3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).

6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1423/26200.

II. Модель ОАЕС

1. Модель ОАЕС складається із зон описування: "Заголовок", "Створювач", "Користування", "Архів", "Документи", "Зберігання", "Розширення".

2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.

III. Порядок обробки файлів ОАЕС

1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64:

1) у зону "Документ" додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі - АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад;

2) для ЕЦП визначається формат "ЕЦП з повним набором даних для перевірки" відповідно до Вимог до формату підписаних даних, затверджених наказом від 20 серпня 2012 року N 1236/5/453, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за N 1401/21713 (із змінами).

2. За потреби в зону "Розширення" UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

IV. Описання зон UІО

1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.

3. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.

4. Зону "Архів" утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.

5. Зону "Документи" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.

6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.

7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.

V. Скорочення у додатку

А - XML-атрибут.

ДСТУ 4145:2002 "Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевірка", затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 грудня 2002 року N 31.

E - XML-елемент.

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

ІД - інструкція з діловодства установи.

К - XML-контейнер.

П.І.Б. - прізвище, ім’я, по батькові.

Постанова від 28 жовтня 2004 року N 1452 - постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності".

ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).

Заступник директора Департаменту взаємодії
з органами влади С.В. Мартиненко

Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)

Структура
та зміст XML-схеми ОАЕС

 
Найменування і рівень вкладеності XML-компонентів
Індекс XML-компонента Тип XML-компонента Нульовий рівень Перший рівень Другий рівень Третій рівень Четвертий рівень Назва XML-атрибута Кратність Тип даних Описання Правила заповнення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 К UIO 1 String Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому XML
2 A formatUIO 1 String Стандарт XML XML
3 A versionUIO 1 String Версія XML-схеми 1.0
4 A codeLanguageUIO 1 String Код мови змісту ISO 639-1:2002
5 A encodingUIO 1 String Стандарт кодування символів Unicode
6 К Access 1 String Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС XML
7 A codeAccess 1 Enum Код доступу до інформації ОАЕС Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації": 0 - відкрита інформація; 1 - інформація з обмеженим доступом
8 A nameRequisitesFileRestrictionAccess 1 String Назва грифа обмеження доступу Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та ІД: "Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно"
9 A groundsActionFileRestrictionAccess 1 String Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом Відповідно до державної реєстрації нормативних документів України. Наприклад, для опрацювання службової інформації в установі: посилання на Інструкцію установи про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію. Для фізичної особи - лист, договір, угода тощо про співробітництво з установою
10 A groundsPeriodFileRestrictionAccess 1 String Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації Згідно з нормативним документом, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи: посилання на пункт із Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації". Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою
11 A periodRestrictionAccess 1 String Строк обмеження доступу до документної інформації Відповідно до вимог нормативних актів, що визначають строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи, строк визначається відповідно до затвердженого Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі. Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою
12 E PersFileRestrictionAccess 1 String Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках XML
13 A namePersFileRestrictionAcces 1 String П.І.Б. особи, що обмежила доступ до інформації ІД
14 A rankOffPersFileRestrictionAcces 0 String Посада особи, що обмежила доступ до інформації Відповідно до штатного розкладу установи. Не зазначається для фізичної особи
15 E RemovalFileRestrictionAccess 1 String Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС XML
16 A dateRecordRemovalFileRestrictionAccess 1 String Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС ІД
17 A numberRecordRemovalFileRestrictionAccess 1 String Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно ІД
18 К AgentAuthor 1-n String Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС XML
19 A fullNameAgentAuthor 1 String Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
20 A shortNameAgentAuthor 0 String Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
21 A ownershipAgentAuthor 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
22 A stateCodeAgentAuthor 1 Num Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
23 A mandateAgentAuthor 1 String Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕС Відповідно до статуту установи
24 E AddrAgentAuthor 1 String Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС XML
25 A postAddrAgent 1 String Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
26 A cityAddrAgent 1 String Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
27 A areaAddrAgent 1 String Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
28 A regionAddrAgent 1 String Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
29 A postCodeAddrAgent 1 String Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
30 A eContactAddrAgent 1 String Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
31 К DepartmentAgentAuthor 1 String Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС XML
32 A nameDepartmentAgentAuthor 1 String Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС Відповідно до штатного розкладу установи
33 A nameProgDepartmentAgentAuthor 1 String Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС Відповідно до технічної документації
34 E AddrDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС XML
35 A postAddrDepartmentAgent 1 String Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
36 A cityAddrDepartmentAgent 1 String Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
37 A areaAddrDepartmentAgent 1 String Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
38 A regionAddrDepartmentAgent 1 String Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
39 A postCodeAddrDepartmentAgent 1 String Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
40 A eContactAddrDepartmentAgent 1 String Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС ІД
41 К OffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС XML
42 A nameOffPersDepartmentAgentAutho 1 String П.І.Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС ІД
43 A rankOffPersDepartmentAgentAutho 1 String Посада особи, що створила або змінила ОАЕС Відповідно до штатного розкладу установи
44 E SignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Метадані ЕЦП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД XML
45 A algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Стандарт ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС ДСТУ 4145:2002
46 A formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Формат даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС Наказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453
47 A encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Кодування даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС Наказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453
48 A nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Назва програмного засобу ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС Відповідно до технічної документації
49 A nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 String Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС Збігається з ім’ям файла АЕД, але має інше розширення
50 A fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor 1 Base64 Файл зовнішнього ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС Base64
51 E GroundsAgentAuthor 0 String Метадані підстави для зміни ОАЕС установою XML
52 A dateRecordGroundsAgentAuthor 1 String Дата документа про внесення змін до ОАЕС ІД
53 A numberRecordGroundsAgentAuthor 1 String Номер документа про внесення змін до ОАЕС ІД
54 A descriptionGroundsAgentAuthor 1 String Описання змін, що було внесено до ОАЕС Перелік доданих ідентифікаторів або тих, дані яких було змінено
55 К AccessHistory 1-n String Містить інформацію про історію користування ОАЕС XML
56 A dateAccessHistory 1 DateTime Дата і час транзакції з ОАЕС ISO 8601:2004
57 A loginAccessHistory 1 String Логін користувача ОАЕС Відповідно до призначеного ІАС
58 A nameOffPersAccessHistory 1 String П.І.Б. користувача ОАЕС ІД
59 A codeRightsActionAccessHistory 1 String Код прав щодо модифікації ОАЕС Згідно з Інструкцією установи із захисту інформації
60 К AgentAddresseRecord 1-n String Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи XML
61 A fullNameAgentAddresseRecord 1 String Найменування архіву Відповідно до Положення про архів
62 A shortNameAgentAuthor 0 String Скорочене найменування архіву Відповідно до Положення про архів
63 A ownershipAgentAuthor 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму архіву Відповідно до Положення про архів
64 A stateCodeAgentAuthor 1 Num Код за ЄДРПОУ архіву ІД
65 A mandateAgentAuthor 0 String Метадані про правові повноваження та функції архіву Відповідно до Положення про архів
66 E AddrAgentAddresseeRecord 1 String Метадані архіву XML
67 A postAddrAgentAddresseRecord 1 String Поштова адреса архіву в населеному пункті ІД
68 A cityAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва населеного пункту архіву ЕПОС ІД
69 A areaAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва району архіву ІД
70 A regionAddrAgentAddresseRecord 1 String Назва області архіву ІД
71 A postCodeAddrAgentAddresseRecord 1 String Поштовий індекс архіву ІД
72 A eContactAddrAgentAddresseRecord 1 String Адреса електронного засобу комунікації архіву ІД
73 К Record 1 String Містить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справу XML
74 A nameFileRecord 1 String Назва файла АЕД Відповідно до назви файла в ІАС
75 A registrationIndexRecord 1 String Реєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕД ІД
76 A dateRecord 1 Date Дата створення ЕД, що міститься в АЕД ISO 8601:2004
77 А titleRecord 1 String Заголовок ЕД, що міститься в АЕД ІД
78 К ArchivalPreserv 1 String Містить інформацію про метадані архівної електронної справи XML
79 К MetadataArchival Preserv 1-n String Метадані архівного описування ЕД XML
80 A numberFundMetadataArchivalPreserv 1 String Номер фонду Правила роботи архівних установ України
81 A numberInventoryMetadataArchivalPreserv 1 String Номер опису справ постійного зберігання Правила роботи архівних установ України
82 A numberFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Номер справи Правила роботи архівних установ України
83 A titleFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Заголовок справи Правила роботи архівних установ України
84 A dateFolderMetadataArchivalPreserv 1 String Крайні дати створення ЕД Правила роботи архівних установ України
85 A periodFolderMetadataArchivalPreserv 1 Num Строк зберігання АЕД Правила роботи архівних установ України
86 E LocateHistoryArchivalPreserv 1-n String Метадані історії зберігання ОАЕС в державному архіві XML
87 A dateLocateHistoryArchivalPreserv 1 Date Дата надходження ОАЕС до державного архіву ISO 8601:2004
88 A idenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор носія та сховища Відповідно до технічної документації
89 A typeMediaLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Тип носія Відповідно до специфікації вибраного формату
90 A linkFileLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Посилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається Відповідно до організації ІАС архіву
91 A linkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv 1 String Посилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається Відповідно до організації ІАС архіву
92 К VerificHistoryArchivalPreserv 1-n String Метадані перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП XML
93 A dateVerificHistoryArchivalPreser 1 Date Дата перевіряння ISO 8601:2004
94 К AgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП XML
95 A fullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 Date Найменування установи, що здійснила перевіряння ІД
96 A shortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv 0 String Скорочене найменування установи, що здійснила перевіряння ІД
97 A ownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv 0 String Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевіряння ІД
98 A stateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 Num Код за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевіряння ІД
99 A mandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Дані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевіряння Відповідно до статуту установи
100 E AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані адреси установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП XML
101 A postAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Поштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пункті ІД
102 A cityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва населеного пункту установи, що здійснила перевіряння ІД
103 A areaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва району установи, що здійснила перевіряння ІД
104 A regionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Назва області установи, що здійснила перевіряння ІД
105 A postCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Поштовий індекс установи, що здійснила перевіряння ІД
106 A eContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Адреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевіряння ІД
107 E OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані посадової особи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП XML
108 A nameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String П.І.Б. особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП ІД
109 A rankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Посада особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП ІД
110 A loginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser 1 String Логін особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП Відповідно до призначеного ІАС
111 К ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її ЕЦП XML
112 A identifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор ОАЕС Відповідно до визначеного в ІАС
113 A validResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 Enum Результат перевіряння справжності ОАЕС за його ЕЦП 1 - позитивний; 0 -негативний
114 E ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Метадані результатів перевіряння ЕЦП ОАЕС XML
115 A identifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 String Ідентифікатор ЕЦП ОАЕС Відповідно до визначеного в ІАС
116 A validResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv 1 Enum Результат перевіряння ЕЦП ОАЕС 1 - позитивний; 0 -негативний
117 К EXT 0 String Призначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльності XML