КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 17 січня 2000 року N 18
м. Київ

Про затвердження Регламенту
Київської обласної державної адміністрації

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2263 "Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації" та відповідно до статті 45 Закону України "Про місцеві державні адміністрації":

1. Затвердити Регламент Київської обласної державної адміністрації, що додається.

2. Заступникам голови облдержадміністрації, керівникам структурних підрозділів адміністрації забезпечити неухильне дотримання положень цього Регламенту.

3. Головам райдержадміністрацій затвердити в установленому порядку регламенти районних державних адміністрацій.

4. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови облдержадміністрації від 23.01.96 N 57 "Про затвердження Регламенту Київської обласної державної адміністрації".

Голова адміністрації А.А.Засуха

Додаток
до Розпорядження голови
Київської обласної державної адміністрації
від 17.01.2000 N 18

Регламент
Київської обласної державної
адміністрації

1. Загальні положення

1.1. Порядок діяльності Київської обласної державної адміністрації, її структурних підрозділів визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеві державні адміністрації", іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Типовим регламентом місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2263, Регламентом Київської обласної державної адміністрації (далі - Регламент), положеннями про управління, інші структурні підрозділи обласної державної адміністрації.

1.2. Київська обласна державна адміністрація (далі - адміністрація), управління, інші структурні підрозділи адміністрації діють на засадах:

- відповідальності перед людиною і державою за свою діяльність;

- верховенства права;

- законності;

- пріоритетності прав людини;

- гласності;

- поєднання державних і місцевих інтересів.

1.3. Обласна державна адміністрація є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм наймену ванням, рахунки у відповідному банку України.

На будинку, де розміщується адміністрація, піднімається Державний Прапор України та встановлюється табличка за зразком, затвердженим Кабінетом Міністрів України.

1.4. Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації адміністрації, управлінь та інших структурних підрозділів адміністрації є українська.

1.5. Цей Регламент відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації" регулює організаційно-процедурні питання діяльності обласної державної адміністрації.

1.6. Розгляд в обласній державній адміністрації питань, що належать до її повноважень, провадиться головою, першим заступником, заступниками голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків, управліннями, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними головою обласної державної адміністрації.

2. Система органів виконавчої влади
області та її структура

2.1. Місцевими органами виконавчої влади в Київській області і районах є відповідно обласна та районні державні адміністрації.

2.2. Обласна, районні державні адміністрації входять до системи органів виконавчої влади. Зазначені адміністрації та їх голови при здійсненні своїх повноважень відповідальні перед Президентом України, Кабінетом Міністрів України, а також підзвітні і підконтрольні Кабінетові Міністрів України.

Районні державні адміністрації області підпорядковуються також облдержадміністрації.

2.3. Обласну державну адміністрацію очолює голова адміністрації.

Голова обласної державної адміністрації призначається на посаду Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України на строк повноважень Президента України.

2.4. Голова обласної державної адміністрації має першого заступника та заступників голови адміністрації.

Перший заступник голови адміністрації призначається на посаду головою обласної державної адміністрації за згодою Прем'єр-міністра України.

Заступники голови адміністрації призначаються на посаду головою обласної державної адміністрації за погодженням з відповідним Віце-прем'єр-міністром України.

За визначенням голови адміністрації один із його заступників одночасно може бути керівником апарату.

2.5. У разі відсутності голови адміністрації його функції і повноваження виконує перший заступник голови, а у разі відсутності останнього - один із заступників голови обласної державної адміністрації.

У разі відсутності керівника апарату адміністрації виконання його обов'язків покладається на одного із заступників голови адміністрації.

2.6. Розподіл обов'язків між першим заступником та заступниками голови обласної державної адміністрації здійснюється головою адміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення останнього на посаду.

При цьому повинні бути визначені:

- функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;

- управління, інші структурні підрозділи обласної державної адміністрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.

Головою обласної державної адміністрації визначаються також обов'язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних державних адміністрацій, здійснення взаємодії з територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади.

2.7. До складу обласної державної адміністрації входять апарат, управління, інші структурні підрозділи відповідно до Примірного переліку, затвердженого у встановленому порядку.

Голова обласної державної адміністрації формує склад адміністрації та визначає її структуру у межах асигнувань, виділених на утримання обласної державної адміністрації.

2.8. Обласна державна адміністрація утримується за рахунок Державного бюджету України і може у встановленому порядку отримувати додаткові кошти з обласного бюджету для виконання делегованих законами України повноважень обласної ради.

2.9. Голова адміністрації може утворювати консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби та комісії, члени яких виконують свої функції на громадських засадах, а також визначає їх завдання, функції та персональний склад.

3. Апарат, управління, інші структурні
підрозділи адміністрації

3.1. Апарат, управління, інші структурні підрозділи адміністрації утворюються, реорганізуються, ліквідовуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

3.2. Структура та штатний розпис апарату адміністрації затверджується головою адміністрації за поданням керівника апарату в установленому порядку.

Кошториси доходів і видатків управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації, а також їх штатні розписи затверджуються обласною державною адміністрацією після попередньої експертизи фінансового управління адміністрації.

3.3. Основні засади організації, функціонування та обсяг повноважень апарату, управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації визначаються Типовими положеннями, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.

На їх підставі розробляються положення про ці органи, які затверджуються головою облдержадміністрації. До затвердження Типових положень підрозділи адміністрації діють на підставі тимчасових положень, затверджених головою облдержадміністрації.

Положення про апарат адміністрації вноситься на затвердження голові адміністрації керівником апарату адміністрації, положення про управління, інші структурні підрозділи адміністрації - їх керівниками за погодженням із заступниками голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

3.4. Організація роботи апарату обласної державної адміністрації здійснюється відповідно до цього Регламенту, Інструкції з діловодства в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації та Положення про апарат обласної державної адміністрації, затверджених головою адміністрації.

3.5. У кожному структурному підрозділі облдержадміністрації розробляються та затверджуються їх керівниками посадові інструкції, а також розподіл обов'язків між працівниками.

3.6. Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби, комісії діють на підставі положень, що затверджуються головою адміністрації, як правило, одночасно з їх утворенням.

3.7. Керівники відділів апарату адміністрації та їх заступники, працівники патронатної служби призначаються на посади та звільняються з посад головою адміністрації у порядку, передбаченому положеннями про ці відділи та службу.

3.8. Керівники управлінь, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації призначаються на посаду та звільняються з посади головою адміністрації за погодженням з органами виконавчої влади вищого рівня у порядку, що визначається Кабінетом Міністрів України.

3.9. Працівники апарату, управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації, крім визначених у пунктах 3.7. і 3.8. цього Регламенту, призначаються на посади та звільняються з посад наказами керівників цих структурних підрозділів з дотриманням вимог Законів України "Про місцеві державні адміністрації" та "Про державну службу".

4. Планування роботи обласної державної
адміністрації

4.1. Робота обласної державної адміністрації проводиться за перспективними (піврічними) та оперативними (місячними) планами, що затверджуються головою обласної державної адміністрації.

З метою координації заходів, які проводяться в області, складається також календарний план заходів обласної державної адміністрації на тиждень.

4.2. Робота управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, відділів апарату адміністрації проводиться за квартальними і місячними планами, що затверджуються заступниками голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків, керівником апарату обласної державної адміністрації.

Місячні плани управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, відділів апарату адміністрації розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.

4.3. Проекти піврічного та місячного планів роботи адміністрації формуються керівником апарату адміністрації на основі актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, доручень голови адміністрації, пропозицій заступників голови адміністрації, відділів апарату адміністрації, керівників управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації, обласних організацій, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (місто обласного значення).

Пропозиції до проекту плану роботи на наступне півріччя подаються в організаційний відділ апарату адміністрації не пізніше як за 15 днів до початку цього півріччя, до проекту плану роботи на наступний місяць - не пізніше як за 10 днів до початку цього місяця.

4.4. Проекти піврічного та місячного планів роботи адміністрації візуються всіма заступниками голови адміністрації, керівником апарату адміністрації і подаються останнім на затвердження голові адміністрації.

План роботи адміністрації надсилається структурним підрозділам адміністрації, райдержадміністраціям, міськвиконкомам (міст обласного значення), іншим виконавцям, зазначеним у плані.

4.5. Піврічний план роботи обласної державної адміністрації передбачає заходи, спрямовані на реалізацію державної регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших наданих державою, а також делегованих обласною радою повноважень.

Він формується за такими розділами:

- питання для внесення на розгляд сесій обласної ради;

- питання для внесення на розгляд колегії при голові облдержадміністрації;

- питання для вивчення в оперативному порядку;

- питання для вивчення у порядку контролю за виконанням актів Президента України, Верховної Ради України, центральних органів виконавчої влади, голови облдержадміністрації.

4.6. Місячний план роботи обласної державної адміністрації передбачає:

- заходи, пов'язані з реалізацією програм соціально-економічного розвитку території, окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв'язанням проблем соціальної сфери, поліпшення діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодію з органами місцевого самоврядування, що потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у голови обласної державної адміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;

- вивчення та аналіз виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, хід реалізації яких в області оперативно розглядатиметься у порядку перевірки їх виконання;

- підбиття підсумків діяльності обласної державної адміністрації відповідно за квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

- вивчення роботи структурних підрозділів адміністрації, районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації або із здійснення їх повноважень.

Місячний план роботи обласної державної адміністрації формується за такими розділами:

- питання для внесення на розгляд сесії обласної ради;

- питання для внесення на розгляд колегії при голові облдержадміністрації;

- організація виконання в області рішень центральних органів виконавчої влади, облдержадміністрації, доручень голови облдержадміністрації;

- питання для вивчення в оперативному порядку та у порядку контролю за виконанням рішень і доручень центральних органів виконавчої влади, голови облдержадміністрації;

- надання методичної і практичної допомоги органам виконавчої влади на місцях з організації роботи;

- організаційно-масові заходи, засідання консультативних дорадчих та інших допоміжних органів, комісій, наради.

4.7. У піврічному та місячному планах зазначається назва питання, строки виконання та відповідальні за його підготовку.

4.8. Проект календарного плану заходів обласної державної адміністрації формується керівником апарату та організаційним відділом апарату облдержадміністрації.

Пропозиції до календарного плану вносяться до організаційного відділу апарату адміністрації щотижня не пізніше як у четвер заступниками голови адміністрації.

У календарному плані зазначаються дата, час, місце проведення, хто проводить захід, коло запрошених та їх кількість.

Проект календарного плану розглядається щопонеділка на оперативній нараді у голови адміністрації і затверджується головою адміністрації.

4.9. Додаткові (позапланові) питання та заходи включаються до затвердженого плану роботи обласної державної адміністрації протягом періоду його виконання за рішенням голови обласної державної адміністрації або особи, яка його заміщає.

Виключення з плану роботи питань здійснюється за дозволом голови адміністрації на підставі доповідної записки заступника голови відповідно до розподілу обов'язків або керівника апарату адміністрації.

4.10. Зміни та доповнення до планів роботи, передбачених у пункті 4.2. цього Регламенту, вносяться з дозволу посадової особи, яка затвердила ці плани, або особи, яка її заміщає.

4.11. Контроль за виконанням планів роботи адміністрації здійснюють перший заступник голови адміністрації, керівник апарату, організаційний відділ та відділ організаційного забезпечення діяльності голови адміністрації; за виконанням планів роботи відділів апарату адміністрації, управлінь інших структурних підрозділів - керівник апарату, заступники голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

5. Організація роботи з кадрами

5.1. Організація роботи з кадрами визначається Положенням про роботу з кадрами в Київській обласній державній адміністрації, що затверджується головою адміністрації.

Проект цього Положення вноситься керівником апарату адміністрації і відділом кадрової роботи та з питань державної служби апарату адміністрації.

6. Розпорядчі документи обласної
державної адміністрації

6.1. Голова обласної державної адміністрації на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади видає одноособово в межах власних і делегованих повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.

Керівник апарату адміністрації та керівники управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації у межах своєї компетенції видають накази.

6.2. Розпорядження голови адміністрації, прийняті в межах його компетенції, є обов'язковими для виконання на території області підприємствами, організаціями, установами та громадянами.

Дія наказів керівників структурних підрозділів адміністрації розповсюджується на ці структурні підрозділи і підпорядковані їм підприємства та організації.

6.3. Розпорядження голови обласної державної адміністрації, що суперечать Конституції України, законам України, рішенням Конституційного Суду України, актам Президента України та Кабінету Міністрів України або інтересам територіальних громад чи окремих громадян, можуть бути оскаржені до органу виконавчої влади вищого рівня або до суду.

Розпорядження голови обласної державної адміністрації, що суперечать Конституції України, законам України, рішенням Конституційного Суду України, іншим актам законодавства або є недоцільними, неекономними, неефективними за очікуваними чи фактичними результатами, скасовуються Президентом України, Кабінетом Міністрів України або в судовому порядку.

Накази керівників управлінь та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, що суперечать Конституції України, іншим актам законодавства, рішенням Конституційного Суду України та актам міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою обласної державної адміністрації, відповідним міністерством, іншим центральним органам виконавчої влади.

6.4. Розпорядження голови адміністрації друкуються на відповідних бланках, виготовлених типографським способом, підписуються головою адміністрації, додатки до них підписуються керівником апарату, а у разі їх відсутності - посадовими особами, які їх заміщають.

Накази підписуються керівниками структурних підрозділів адміністрації, додатки до них - посадовою особою, яка вносить документ.

6.5. Консультативні, дорадчі, інші допоміжні органи, служби, комісії утворені головою облдержадміністрації, приймають рішення у формі та порядку, визначених положеннями про ці органи.

7. Порядок підготовки, розгляду та видання
розпоряджень голови обласної державної
адміністрації та наказів керівника
апарату адміністрації

7.1. Проекти розпоряджень голови адміністрації вносяться першим заступником голови, заступниками голови адміністрації, керівниками структурних підрозділів адміністрації, обласних організацій та установ, райдержадміністрацій і міськвиконкомів (міст обласного значення).

Проекти наказів керівника апарату адміністрації вносяться керівниками відділів апарату.

7.2. Персональна відповідальність за якість та своєчасність підготовки розпоряджень і наказів покладається на керівників структурних підрозділів адміністрації та апарату, які вносять проекти, заступників голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

7.3. Разом з проектом розпорядження подається супроводжувальний лист за підписом керівника структурного підрозділу адміністрації, органу виконавчої влади, організації, установи - ініціатора прийняття документа, пояснювальна записка, що містить необхідне обгрунтування і прогнози очікуваних соціальноекономічних та інших наслідків реалізації цих рішень, або документ, на підставі якого підготовлений проект, довідкові, статистичні дані тощо. Проект розпорядження, наказу обов'язково повинен мати посилання на нормативно-правові акти, на підставі яких приймається це рішення.

7.4. Якщо розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до раніше прийнятих розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження, що готується, або подаються окремим актом одночасно з проектом.

7.5. У разі внесення для розгляду голові адміністрації проектів розпоряджень про роботу управлінь, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) щодо виконання ними законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень голови облдержадміністрації, з метою забезпечення об'єктивного вивчення і критичного аналізу та оцінки їх діяльності головою адміністрації, його заступниками утворюються, як правило, робочі групи у складі працівників апарату, структурних підрозділів адміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів.

У доповідній записці робочої групи на ім'я голови адміністрації має бути дана об'єктивна оцінка стану справ на підставі перевірених і документально підтверджених фактів, зазначені причини та названі конкретні посадові особи, з вини яких незадовільно або не повною мірою виконуються акти законодавства, доручення органів виконавчої влади вищого рівня, недостатньо використовуються надані їм повноваження, а також запропоновані заходи, спрямовані на усунення виявлених недоліків. З доповідною запискою повинен бути ознайомлений під розписку керівник органу, робота якого розглядається.

Загальний обсяг матеріалів разом з проектом відповідного розпорядження не повинен перевищувати, як правило, 8 сторінок.

До проекту розпорядження та доповідної записки замість документів, передбачених у пункті 7.3. цього Регламенту, додається записка органу, робота якого розглядається, обсягом не більше 5 сторінок, із всебічним аналізом та пояснення причин, що призвели до негативних наслідків у роботі та повідомленням про заходи, які вживаються для їх усунення.

7.6. Проекти розпоряджень із соціально-економічних питань області повинні, як правило, мати преамбулу, в якій викладається аналіз стану справ і причин недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання розпорядження.

Запропоновані у проекті завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, передбачати виконавців і терміни виконання завдань.

У необхідних випадках у проекті розпорядження можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування обласної державної адміністрації про хід виконання встановлених завдань.

7.7. Проекти розпоряджень голови адміністрації ініціаторами документів обов'язково погоджуються (шляхом візування) із заінтересованими структурними підрозділами адміністрації, у разі потреби - з іншими заінтересованими органами та організаціями. Проекти візуються керівниками цих органів і лише у разі їх відсутності - особами, які їх заміщають.

Проекти розпоряджень візуються також заступниками голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків, завідуючими юридичним відділом і сектором підготовки та випуску актів облдержадміністрації апарату адміністрації, керівником апарату адміністрації.

Проекти, пов'язані із фінансуванням передбачених заходів, обов'язково погоджуються з начальником фінансового управління облдержадміністрації, з кадрових питань - із завідуючим відділом кадрової роботи та з питань державної служби апарату облдержадміністрації.

7.8. Проекти наказів керівника апарату адміністрації візуються завідуючими відділами апарату, що їх вносять, та завідуючими юридичним відділом і сектором підготовки та випуску актів облдержадміністрації, а проекти наказів з кадрових питань візуються, крім того, завідуючим відділом кадрової роботи та з питань державної служби, завідуючим фінансовим відділом апарату.

7.9. За наявності розбіжностей щодо проекту розпорядження, наказу керівник органу, який вносить проект, повинен забезпечити їх узгодження із заінтересованими органами та організаціями з метою пошуку взаємоприйнятного рішення.

У разі коли такого рішення не знайдено, проект візується посадовою особою, яка має зауваження, із припискою "Із зауваженнями", а зауваження викладаються письмово на окремому аркуші. Оригінали зауважень, підписані керівниками відповідних органів та організацій, додаються в обов'язковому порядку до проекту розпорядження.

7.10. Неврегульовані розбіжності щодо проекту розпорядження розглядає заступник голови обласної державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків, який приймає рішення про врахування або відхилення зауважень. При цьому він може внести на розгляд голови адміністрації проект розпорядження з розбіжностями з додаванням довідки про такі розбіжності та пропозиціями щодо їх усунення.

7.11. Проекти розпоряджень голови адміністрації у необхідних випадках повинні містити пункт щодо посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень.

Контроль за виконанням розпоряджень здійснюється головою адміністрації особисто або за його визначенням заступниками голови адміністрації.

Організація контролю за виконанням розпоряджень покладається на відповідний структурний підрозділ апарату адміністрації згідно із затвердженою структурою.

7.12. Проекти розпоряджень з питань соціально-економічного розвитку області у разі необхідності попередньо обговорюються на засіданнях колегії при голові адміністрації.

7.13. Завізовані проекти розпоряджень голови адміністрації разом з документами, зазначеними у пп. 7.3, 7.4, 7.5 та 7.9 цього Регламенту, розрахунком розсилання, контрольною карткою подаються до відділу з питань діловодства апарату адміністрації, де перевіряється відповідність їх оформлення вимогам Інструкції з діловодства в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, яка затверджується головою адміністрації.

7.14. Проекти розпоряджень голови адміністрації після цього доповідаються ініціатором документа керівникові апарату адміністрації, який подає їх на підпис голові адміністрації.

7.15. Проекти розпоряджень, подані з порушенням вимог цього Регламенту, підлягають поверненню посадовим особам, які їх внесли.

7.16. Доопрацювання проектів розпоряджень, у разі висловлення зауважень головою адміністрації, організовується керівником апарату адміністрації та здійснюється заступниками голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків, керівниками підрозділів, органів, що вносили цей документ. Термін доопрацювання проекту розпорядження встановлюється головою адміністрації.

7.17. Якщо під час доопрацювання проект розпорядження зазнав докорінних змін, він має бути повторно узгоджений у порядку, передбаченому пп. 7.7, 7.9 цього Регламенту.

7.18. Підписані розпорядження голови адміністрації (за винятком тих, що стосуються направлень у службові відрядження конкретних працівників), накази керівника апарату з питань організації діяльності апарату надходять у відділ з питань діловодства, розпорядження щодо службових відряджень, накази з кадрових питань - у відділ кадрової роботи та з питань державної служби апарату адміністрації.

Розпорядження, накази реєструються в журналах реєстрації, їм присвоюється номер. Датою цих документів є дата їх підписання.

7.19. Розпорядження голови адміністрації, накази керівника апарату відповідно відділом з питань діловодства, кадрової роботи та з питань державної служби апарату адміністрації надсилаються у п'ятиденний термін після підписання посадовим особам, органам виконавчої влади, установам і організаціям згідно із розрахунком розсилання.

7.20. Порядок підготовки та державної реєстрації в обласному управлінні юстиції розпоряджень голови облдержадміністрації нормативно-правового характеру регулюються окремим документом, який затверджується головою адміністрації.

7.21. Розпорядження голови адміністрації, які стосуються прав і обов'язків громадян або мають загальний характер, підлягають оприлюдненню через газету "Київська правда" та/або редакцію мовлення на Київську область, інші засоби масової інформації прес-службою облдержадміністрації.

7.22. Питання підготовки, розгляду та видання розпоряджень голови обласної державної адміністрації та наказів керівника апарату адміністрації регулюються також Інструкцією з діловодства в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, що затверджується головою адміністрації.

8. Організація роботи з документами та
контролю за їх виконанням

8.1. Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, що затверджується головою адміністрації відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Кабінетом Міністрів України. Проект Інструкції вноситься керівником апарату та відділом з питань діловодства апарату адміністрації.

8.2. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків, керівник апарату, керівники управлінь та інших структурних підрозділів адміністрації.

Координація роботи з організації і контролю за виконанням документів в апараті облдержадміністрації покладається на відповідний підрозділ апарату адміністрації згідно із затвердженою структурою.

8.3. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

8.4. Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови адміністрацій у разі необхідності розробляється план контролю, в якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань; управління та інші структурні підрозділи адміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ апарату адміністрації, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується заступником голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

8.5. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови адміністрації здійснюється шляхом:

аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови адміністрації або його заступників відповідно до розподілу обов'язків з виконання встановлених завдань.

8.6. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються голові адміністрації або його заступнику відповідно до розподілу обов'язків не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови адміністрації або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова адміністрації або його заступник відповідно до розподілу обов'язків дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

8.7. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органами виконавчої влади вищого рівня, підписується головою обласної державної адміністрації.

8.8. Зняття з контролю виконаних документів проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу про їх виконання за письмовим дозволом голови адміністрації або його заступника відповідно до розподілу обов'язків.

8.9. Питання організації контролю за виконанням документів в адміністрації регулюються також Інструкцією з діловодства в апараті, управліннях та інших структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, що затверджується головою адміністрації.

9. Організація роботи з листами та
зверненнями громадян, особистого
прийому громадян

9.1. Організація роботи з листами та зверненнями громадян визначається відповідною Інструкцією, яка затверджується головою адміністрації за поданням керівника апарату адміністрації та відділу роботи із зверненнями громадян апарату адміністрації.

9.2. Голова адміністрації, його заступники ведуть особистий прийом громадян у понеділок, вівторок, середу, четвер і п'ятницю.

Графік особистого прийому громадян керівництвом адміністрації та години прийому затверджуються головою адміністрації.

Організаційно-матеріальне забезпечення особистого прийому громадян в апараті адміністрації покладається на відділ роботи із зверненнями громадян апарату адміністрації.

10. Консультативні, дорадчі та інші допоміжні
органи, служби та комісії обласної державної адміністрації

10.1. Для сприяння здійсненню повноважень обласної державної адміністрації голова адміністрації утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (колегія, ради, комісії, робочі групи, штаби тощо), служби та комісії.

Завдання, функції, персональний склад, порядок утворення та ліквідації, порядок роботи цих органів визначається положеннями про них, що затверджуються головою адміністрації.

Організацію підготовки та проведення засідань консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, служб та комісій здійснюють відділи, служби апарату обласної державної адміністрації, інші структурні підрозділи адміністрації та посадові особи згідно із положеннями про ці органи.

11. Порядок підготовки та проведення
нарад, семінарів, інших заходів

11.1. Наради, семінари, інші заходи в облдержадміністрації проводяться головою, заступниками голови, керівником апарату відповідно до планів роботи і навчання, календарного плану заходів обласної державної адміністрації.

Проведення заходів, не передбачених вищезазначеними планами, здійснюється тільки з дозволу голови адміністрації або особи, яка його заміщає.

Рішення щодо запрошення до облдержадміністрації голів райдержадміністрацій та міських голів (міст обласного значення) погоджується з головою адміністрації.

11.2. Підготовку та проведення нарад, семінарів, інших заходів забезпечують:

- за участю голови адміністрації - заступники голови адміністрації згідно з розподілом обов'язків, керівник апарату, відділ організаційного забезпечення діяльності голови адміністрації, відповідні структурні підрозділи адміністрації;

- за участю заступників голови адміністрації - консультанти заступників голови адміністрації, відповідні структурні підрозділи адміністрації.

11.3. Відповідні структурні підрозділи адміністрації та посадові особи, які забезпечують проведення наради, семінару, не пізніше як за день до заходу подають керівникові, який його проводить, порядок денний, довідкові матеріали, список запрошених, при потребі - пропозиції щодо виступаючих тощо, організовують запрошення, реєстрацію учасників, протоколювання, доведення прийнятих доручень до виконавців. У разі необхідності порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обгрунтування причин внесення питань на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно.

11.4. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний термін.

Протокол наради підписується головуючим.

За результатами розгляду на нарадах питань можуть видаватися розпорядження голови адміністрації.

Протоколи зберігаються у структурних підрозділах апарату адміністрації, які забезпечували проведення наради.

11.5. Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах у голови облдержадміністрації та його заступників, здійснюється відповідним відділом, службою апарату адміністрації, у разі потреби - структурним підрозділом обласної державної адміністрації, які регулярно подають керівникові, які проводив нараду, аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень, прийнятих на нараді.

11.6. Офіційне повідомлення засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має право надавати прес-служба обласної державної адміністрації за погодженням із головуючим на нараді.

11.7. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається керівником апарату обласної державної адміністрації.

11.8. З метою координації діяльності заступників голови адміністрації, керівників управлінь, інших структурних підрозділів в адміністрації щопонеділка проводяться оперативні наради:

11.9. Семінари проводяться згідно із планом навчання керівних кадрів облдержадміністрації, який затверджується головою адміністрації.

Проект плану навчання формується керівником апарату адміністрації і відділом кадрової роботи та з питань державної служби апарату адміністрації за пропозиціями заступників голови адміністрації, керівників управлінь, інших структурних підрозділів адміністрації.

Плани семінарів, дату, час і місце їх проведення, коло запрошених осіб визначають:

Координацію роботи щодо організації семінарів здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби апарату адміністрації, підготовку матеріалів, запрошення лекторів, учасників, їх реєстрацію - відповідні (залежно від тематики) структурні підрозділи адміністрації.

12.1. Постійні контакти з райдержадміністраціями та міськвиконкомами (міст обласного значення) здійснюються:

- із загальних питань діяльності адміністрацій та міськвиконкомів організаційним відділом апарату адміністрації;

- з питань діяльності окремих управлінь, інших структурних підрозділів райдержадміністрацій і міськвиконкомів (міст обласного значення) відповідним управлінням, іншим структурним підрозділом адміністрації.

12.2. Доведення до райдержадміністрацій і міськвиконкомів (міст обласного значення) розпоряджень голови адміністрації, надсилання інших документів за підписом голови, заступників голови адміністрації, керівника апарату адміністрації здійснює відділ з питань діловодства апарату адміністрації.

12.3. Передача телефонограм здійснюється структурними підрозділами адміністрації, її апарату, до компетенції яких входить вирішення відповідних питань, з дозволу керівників цих підрозділів.

12.4. Надходження оперативної інформації щодо економічної, соціальної та суспільно-політичної ситуації в районах і містах області, діяльності місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування забезпечується організаційним відділом апарату адміністрації.

Узагальнення та підготовка щоденної оперативної інформації про ситуацію в області покладається - на організаційний відділ, а щоденної і щотижневої експрес-інформації, а також щомісячної інформації про важливі події суспільно-політичного життя області - на відділ з питань внутрішньої політики апарату адміністрації.

13. Заключні положення.

13.1. Початок роботи апарату, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, незалежно від місця розташування - о 9.00 годині, закінчення роботи - о 18.00 годині, у п'ятницю - о 16 годині 45 хвилин; обідня перерва - з 13.00 до 13 години 45 хвилин.

13.2. Організація використання робочого часу, режим роботи апарату та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації визначаються у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, що затверджуються керівниками цих підрозділів.

13.3. Організація службового автотранспортного обслуговування апарату та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації регулюється окремим Порядком, що затверджується головою облдержадміністрації.

Документи що посилаються на цей

• Про внесення змін і доповнень до Регламенту Київської обласної державної адміністрації та Тимчасового положення про апарат Київської обласної державної адміністрації