КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
15.03.2016 N 2/1
Про стан використання бюджетних коштів Державною архівною
службою та установами, що належать до сфери її управління у 2015 році
(Рішення введено в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 69 від 22.06.2016)
Заслухавши та обговоривши інформацію про стан використання у 2015 році бюджетних коштів Державною архівною службою та установами, що належать до сфери її управління, колегія Укрдержархіву відзначає, що видатки, передбачені у Державному бюджеті України на 2015 рік Укрдержархіву за програмою 3609000 "Державна архівна служба України" на загальну суму 104284,0 тис. грн. та 3601700 "Збереження документів страхового фонду документації" на загальну суму 202,8 тис. грн. спрямовувалися на забезпечення найнагальніших потреб установ, що належать до сфери управління Укрдержархіву.
Відповідно до Закону України "Про Державний бюджет на 2015 рік" на початок року за програмою 3609000 "Державна архівна служба України" було передбачено видатки на загальну суму 98752,4 тис. грн., Законом України "Про внесення змін до Закону України "Про Державний бюджет України на 2015 рік" від 17 вересня 2015 року N 704-VIII було збільшено видатки на оплату праці та нарахування на оплату праці на загальну суму 4121,8 тис. грн., в тому числі за програмами:
3609010 "Керівництво та управління у сфері архівної справи" - 384,6 тис. грн.;
3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації" - 238,8 тис. грн.;
3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" - 3498,4 тис. грн.
Також відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 2 грудня 2015 року N 1245-р "Про перерозподіл деяких видатків державного бюджету, передбачених Міністерству юстиції на 2015 рік" збільшено обсяг видатків за програмою 3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" в сумі 1409,8 тис. гривень (з них оплата комунальних послуг та енергоносіїв - 1373,7 тис. грн.).
У 2015 році Укрдержархівом виконувалось 4 бюджетні програми. За рахунок коштів загального та спеціального фондів Державного бюджету забезпечувалось виконання основних напрямів діяльності за кожною бюджетною програмою:
3609010 "Керівництво та управління у сфері архівної справи" - 9450,9 тис. грн. (загальний фонд - 9450,8 тис. грн., спеціальний фонд - 0,1 тис. грн.);
3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації" - 5451,5 тис. грн. (загальний фонд - 5343,7 тис. грн., спеціальний фонд - 107,8 тис. грн.);
3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" - 89381,6 тис. грн. (загальний фонд) - 76163,9 тис. грн., спеціальний фонд - 13217,7 тис. грн.);
3601700 "Збереження документів страхового фонду документації" - 202,8 тис. грн.
Під час формування бюджетного запиту на 2015 рік Укрдержархівом були враховані першочергові потреби центрального апарату служби та установ її сфери управління (193378,8 тис. грн. (в тому числі капітальні видатки 75145,3 тис. грн.).
Проте видатками, доведеними Законом України "Про Державний бюджет України на 2015 рік", не у повному обсязі було передбачено фінансування, необхідне для забезпечення діяльності центральних державних архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації.
Найбільшу питому вагу у видатках загального фонду за програмою 3609010 "Керівництво та управління у сфері архівної справи" складають видатки на оплату праці з нарахуваннями, які становлять 94,8 відсотка від загальних видатків, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв - 2,3 відсотка, видатки на предмети, матеріали, обладнання та інвентар - 0,6 відсотка, на оплату послуг (крім комунальних) - 1,5 відсотка, видатки на відрядження - 0,3 відсотка, поточні трансферти урядам іноземних держав та міжнародним організаціям - 0,2 відсотка та інші поточні видатки - 0,3 відсотка.
У видатках загального фонду за програмою 3609020 "Прикладні розробки у сфері архівної справи та страхового фонду документації" видатки на оплату праці з нарахуваннями становлять - 94 відсотки від загальних видатків, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв - 3,5 відсотка, видатки на предмети, матеріали, обладнання та інвентар - 0,5 відсотка, на оплату послуг (крім комунальних) - 1,6 відсотка, видатки на відрядження - 0,4 відсотка.
У видатках загального фонду за програмою 3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" видатки на оплату праці з нарахуваннями становлять - 88 відсотків від загальних видатків, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв - 6,9 відсотка, видатки на предмети, матеріали, обладнання та інвентар - 1,3 відсотка, на оплату послуг (крім комунальних) - 3,6 відсотка, інші поточні видатки - 0,2 відсотка. Доведені видатки складають 57 % від загальної потреби, необхідної для забезпечення діяльності центральних державних установ та спеціальних установ страхового фонду документації.
Видатки загального фонду розподілялися пропорційно між установами з урахуванням можливостей спеціального фонду.
Серед проблем, що потребували першочергового вирішення, є фінансування комунальних послуг, заходів з охорони архівних приміщень та побудови комплексної системи захисту інформації.
З метою недопущення кредиторської заборгованості за комунальні послуги та послуги охорони здійснювався перерозподіл бюджетних асигнувань між іншими видатками, з урахуванням можливої економії, в межах загального обсягу бюджетних призначень розпорядників бюджетних коштів. Збільшувався обсяг коштів, що спрямовувався на оплату охорони та комунальних послуг, за рахунок власних надходжень до спеціального фонду державного бюджету.
У 2015 році відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України N 1245-р від 2 грудня 2015 року N 1245-р "Про перерозподіл деяких видатків державного бюджету, передбачених Міністерству юстиції на 2015 рік" по загальному фонду за програмою 3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" за КЕКВ 2270 "Оплата комунальних послуг та енергоносіїв" погашено небюджетну кредиторську заборгованість по установі Дирекція з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України на суму 1364,3 тис. грн.
Не у повному обсязі забезпечено фінансування заходів з фізичної охорони державних архівів, як це передбачено постановою Кабінету Міністрів України від 10.08.93 N 615 "Про заходи щодо вдосконалення охорони об'єктів державної та інших форм власності".
Ця ситуація є неприпустимою, оскільки будь-яка відсутність охорони державних приміщень створює пряму загрозу втрати документів, інформаційна та фінансова значущість яких не піддається визначенню.
Одним з пріоритетних завдань архівної галузі визначено здійснення заходів щодо впровадження електронного урядування, електронного документообігу та організацію приймання на постійне державне зберігання електронних документів, що віднесені до Національного архівного фонду України.
Для виконання актуальних завдань бюджетним запитом Укрдержархіву було передбачено виділення необхідного фінансування для придбання серверів, сховищ даних, систем електронного документообігу, систем резервного копіювання, обладнання захищених каналів зв'язку тощо.
Проте фінансування не було передбачено державним бюджетом.
Додатковим і вкрай необхідним у сучасних економічних умовах джерелом фінансування архівів продовжують залишатися кошти, отримані від надання платних послуг.
У порівнянні з минулим роком за програмою 3609030 "Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації" надходження на спеціальні рахунки лишилися майже на тому самому рівні.
Надходження спрямовувалися на покриття витрат, пов'язаних з виконанням функціональних повноважень, на утримання і ремонт майна архівних установ, зокрема на оплату праці - 4944,3 тис. грн., на поточні видатки - 3651,7 тис. грн., на оплату комунальних послуг - 515,6 тис. грн., на капітальні видатки - 253,8 тис. грн.
З метою посилення фінансового контролю з боку Укрдержархіву та забезпечення більш ефективного використання бюджетних коштів центральними державними архівними установами та установами страхового фонду документації колегія вирішує:
1. Фінансово-економічному управлінню Укрдержархіву (В. А. Стадник):
- посилити внутрішній контроль за законним та ефективним використанням бюджетних коштів Укрдержархівом, центральними державними архівними установами та спеціальними установами страхового фонду документації;
- при опрацюванні змін до Закону України "Про державний бюджет на 2016 рік" своєчасно підготувати пропозиції до Міністерства юстиції щодо виділення додаткового фінансування для забезпечення оплати комунальних послуг та послуг охорони приміщень, з метою включення їх до пропозицій, що надаються Міністерству фінансів;
- забезпечити своєчасне подання Укрдержархівом та установами, що належать до сфери його управління, бюджетних запитів на 2017 рік.
2. Керівникам центральних державних архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації:
- посилити контроль за ефективним використанням бюджетних коштів та здійснити заходи щодо освоєння їх у повному обсязі;
- здійснити аналіз причин утворення дебіторської та кредиторської заборгованості та забезпечити недопущення їх утворення у поточному році;
- активізувати роботу щодо наповнення спеціального фонду державного бюджету, здійснювати залучення спонсорських коштів;
- взяти під особистий контроль дотримання вимог бюджетного та фінансового законодавства.
Голова колегії,
Голова Державної архівної служби Т. І. Баранова
Секретар колегії Т. В. Галицька