КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
04.10.2016 N 5/2
Про стан та перспективи міжнародного
міжвідомчого співробітництва в архівній сфері
(Рішення введено в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 134 від 02.11.2016)
Заслухавши і обговоривши інформацію начальника відділу європейської інтеграції та взаємодії з міжнародними та громадськими організаціями департаменту організаційно-аналітичного, наукового забезпечення, використання інформації документів НАФ та міжнародного співробітництва Укрдержархіву (далі - відділ) Ю. А. Прилепішевої про стан та перспективи міжнародного міжвідомчого співробітництва в архівній сфері, колегія констатує, що міжнародна діяльність здійснюється відповідно до вимог національного законодавства та нормативно-правових актів у сфері зовнішніх зносин.
З метою поліпшення та забезпечення координації цього напрямку роботи у 2015 - 2016 роках відділом підготовлено та доведено до відома державних архівних установ роз'яснення про порядок прийняття рішень щодо здійснення службових відряджень за кордон (2015), забезпечення неухильного дотримання законодавства у сфері зовнішніх зносин у частині укладання угод із суб'єктами іноземних держав (2015), про відкладення реалізації спільних проектів, передбачених Планом спільних заходів Державної архівної служби України і Федерального архівного агентства (Російська Федерація) на 2014 - 2016 роки (2015), виконання запитів, які надходять безпосередньо від фізичних та юридичних осіб з тимчасово окупованої території Крим або через посередництво компетентних органів Російської Федерації, у т. ч. Федерального архівного агентства, і стосуються витребування архівної інформації соціально-правового характеру, що зберігається з архівних установах України (2016), порядок подання до Укрдержархіву документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних країн (2016), застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги консульської легалізації або засвідчення апостилем архівних довідок (2016), надання архівних довідок для підтвердження польського походження для оформлення карти поляка (2016).
Відділом постійно вживаються заходи з забезпечення участі керівництва Укрдержархіву та установ його системи у міжнародних заходах. У 2015 році відбулося п'ять службових відряджень керівництва Укрдержархіву для участі у міжнародних консультаціях, переговорах, засіданнях міжурядових комісій та інших органів (Ізраїль, Литва, Польща (2), Угорщина). У 2016 році відбулося службове відрядження Голови Укрдержархіву до м. Вашингтон, США, результатом якого стало підписання нової редакції Договору про співробітництво між Державною архівною службою України та Меморіальним музеєм Голокосту Сполучених Штатів Америки. У жовтні ц. р. планується відрядження до Румунії для участі у церемонії підписання нової редакції Угоди про співробітництво в архівній сфері між Державною архівною службою України та Національним архівом Міністерства внутрішніх справ Румунії.
Через об'єктивні причини делегація українських архівістів не змогла взяти участь у роботі Міжнародного конгресу архівів, що проходив цього року в Сеулі (Корея) у період з 5 по 10 вересня.
Відділ забезпечує контроль за виконанням Укрдержархівом фінансових зобов'язань перед Міжнародною радою архівів; вжито заходи у напрямку зменшення заборгованості із сплати членських внесків за 2013 - 2015 роки.
Архівісти України щороку у червні відмічають Міжнародний день архівів. Минулого року на веб-порталі Міжнародної ради архівів було розміщено презентативні відеоматеріали про Укрдержархів та архівні установи, що належать до сфери його управління, цього року - про заходи, проведені ЦДІАК, ЦДАГО, держархівами Київської та Миколаївської областей у рамках зазначеного міжнародного заходу.
Делегація українських архівістів взяла участь у роботі XVI Міжнародної конференції архівів держав Центральної та Східної Європи циклу Сковронеківські читання "Складні питання історії та архіви", що проходила 19 - 20 травня 2016 року в Варшаві (Польща).
У 2015 році Укрдержархів відвідало дев'ять представників та делегацій іноземних держав (США, Грузії, Ізраїлю, Чехії, Німеччини, Литви). У 2016 році відділом організовано прийом і роботу з делегацією Національного архіву Литви та Посольства Держави Ізраїль в Україні.
У 2015 - 2016 роках активізувалася робота Укрдержархіву у Змішаній українсько-німецької комісії з питань повернення та реституції втрачених та незаконно переміщених під час та внаслідок Другої світової війни культурних цінностей, Міжурядовій українсько-польській комісії у справі охорони та повернення втрачених і незаконно переміщених під час Другої світової війни культурних цінностей, українсько-китайській Підкомісії з питань співробітництва у сфері культури. Результатом стало досягнення згоди на реалізацію спільних проектів, зокрема щодо реалізації спільного українсько-німецького проекту з оцифровування та представлення в мережі Інтернет документації Рейхскомісаріату України на Архівному порталі Європи.
Укрдержархівом постійно приділяється увага розвитку двостороннього співробітництва з державними архівними службами іноземних держав шляхом укладання двосторонніх міжвідомчих міжнародних договорів, проведенню інвентаризації раніше укладених таких договорів. Станом на вересень 2016 року Укрдержархівом укладено 31 міжнародний міжвідомчий договір про співробітництво в сфері архівної справи з державними архівними службами Австрії, Азербайджану, Бельгії, Білорусі, Болгарії, Вірменії, Греції, Грузії, Естонії, Ірану, Ізраїлю, Кіпру, Китаю, Куби, Латвії, Литви, Македонії, Молдови, Казахстану, Киргизії, Німеччини, Польщі, Росії, Румунії, Сербії, США, Туреччини, Угорщини, Узбекистану, Чехії, Чорногорії; три Протоколи про спільні проекти з державними архівними службами Білорусі, Угорщини, Росії, три Меморандуми про співробітництво з державною архівною службою Грузії, Національною бібліотекою та архівом Ісламської Республіки Іран, Генеральною дирекцією Державних архівів Баварії. Підготовлено проекти двосторонніх міжвідомчих міжнародних договорів про співробітництво з Національними архівами Естонії (нова редакція) та Словенії.
Через відсутність у 2015 - 2016 роках позитивних відповідей від державних архівних служб Алжиру, Молдови, Португалії, Туреччини, Фінляндії не досягнуто згоди на підписання з ними двосторонніх міжвідомчих міжнародних договорів про співробітництво в архівній сфері.
Поглиблення взаємодії із закордонним українством, поповнення Національного архівного фонду документами, що належать до культурної спадщини української нації і перебувають на збереженні в архівосховищах іноземних держав, лишаються пріоритетними напрямками міжнародної діяльності Укрдержархіву.
Слід відмітити роботу у цьому напрямку ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, держархівів Волинської, Дніпропетровської, Чернівецької, Чернігівської областей та м. Києва.
У 2015 році було проведено роботу у напрямку залучення міжнародної технічної допомоги. Мін'юсту було подано пропозиції щодо залучення міжнародної технічної допомоги США за напрямом оцифровка документів державних архівів, що належать до сфери управління Укрдержархіву.
Укрдержархів також зацікавлений в залученні досвіду Республіки Польща для реалізації реформ в Україні у сфері архівної справи, зокрема відмові від паперового документообігу та запровадженню електронних безконтактних послуг.
У 2015 - 2016 роках до Міністерства економічного розвитку і торгівлі було подано проектні пропозиції щодо залучення безоплатної технічної допомоги з боку Уряду Китайської Народної Республіки. Проектними пропозиціями передбачено модернізацію інформаційно-комунікаційних систем державних архівних установ України з метою надання ними якісних архівних електронних послуг.
У 2016 році Укрдержархівом та ЦДІАЛ подано до Національного комітету ЮНЕСКО заявки стосовно включення документальної спадщини, пов'язаної з аварією на Чорнобильській АЕС та відповідно колекції грамот на пергаменті, до Реєстру "Пам'ять світу" на 2016 - 2017 роки. Відділом досягнуто згоди з Генеральною дирекцією державних архівів Польща та Національним архівом Латвії щодо підтримки цих заявок у ЮНЕСКО.
Для кожного дворічного періоду, після прийняття загальної Програми і бюджету, Генеральним директором розсилається циркулярний лист на адресу міністрів, відповідальних за відносини з ЮНЕСКО, національних комісій у справах ЮНЕСКО і постійних представництв, пропонуючи їм подати свої письмові заявки за Програмою участі та іншими програмами ЮНЕСКО. Заявки подаються Генеральному директору державою-членом, через Національну комісію у справах ЮНЕСКО. Заявки, підготовлені державними архівними установами України українською та англійською мовами, подаються до Національної комісії у справах ЮНЕСКО через Укрдержархів.
Активною у 2015 - 2016 роках була міжнародна діяльність УНДІАСД, ЦДАВО, ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДЕА, ЦДАЗУ, держархівів Вінницької, Волинської, Закарпатської, Київської, Миколаївської, Одеської, Тернопільської, Херсонської, Чернівецької областей.
Водночас слід відмітити, що Державним архівом Закарпатської області не враховано пропозиції та зауваження Укрдержархіву та СБУ до проекту Протоколу N 2 до Договору про співробітництво в сфері архівної справи між Державним архівом Закарпатської області та Саболч-Сатмар-Березьким комітатським архівом Національного архіву Угорщини від 21 січня 2013 року.
Укрдержархівом буде продовжено роботу з виконання зобов'язань за постановами Кабінету Міністрів України від 4 квітня 2001 року N 327 "Про затвердження Положення про Єдиний державний реєстр міжнародних організацій, членом яких є Україна" та від 13 вересня 2002 року N 1371 (із змінами) "Про порядок участі центральних органів виконавчої влади у діяльності міжнародних організацій, членом яких є Україна" у частині виконання зобов'язань перед Міжнародною радою архівів, у тому числі фінансового характеру.
На виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 17 вересня 2014 року N 847-р "Про імплементацію Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським Співтовариством з атомної енергії і їхніми державами-членами, з іншої сторони" Укрдержархівом визначено пріоритетними напрямками міжнародного співробітництва у 2016 році:
активізацію роботи з підготовки та укладення міжнародних договорів міжвідомчого характеру в архівній сфері з державними архівними службами держав - членів ЄС;
продовження роботи у напрямку трансприкордонного співробітництва з ЄС, сприяння конструктивному та взаємовигідному співробітництву державних архівів з країнами-сусідами шляхом укладення двосторонніх угод та участі у міжнародних заходах з метою презентування української культури, зокрема архівних документів про історичне минуле та сьогодення України.
З метою забезпечення подальшого розвитку, зміцнення та поглиблення міжнародного співробітництва у гуманітарній, культурній, архівній сферах та сфері СФД колегія вирішила:
1. Керівникам державних архівних установ та спеціальних установ СФД:
1) посилити контроль за оформленням на підставі документів НАФ архівних довідок/копій/витягів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних країн та вчасним погодженням з Укрдержархівом службових закордонних відряджень та проектів двосторонніх документів, що планується укласти із іноземними суб'єктами (постійно);
2) вивчити питання щодо можливості долучитися до Програми участі ЮНЕСКО та до програми включення документів/документальних комплексів НАФ до Міжнародного реєстру програми ЮНЕСКО "Пам'ять світу" на наступний дворічний період (2018 - 2019), відповідні пропозиції подати Укрдержархіву не пізніше 20 лютого 2017 року;
3) забезпечити дотримання встановленого порядку подання заявок щодо участі у програмах ЮНЕСКО.
2. Відділу європейської інтеграції та взаємодії з міжнародними та громадськими організаціями департаменту організаційно-аналітичного, наукового забезпечення, використання інформації документів НАФ та міжнародного співробітництва (Прилепішева Ю. А.):
1) продовжити роботу з проведення інвентаризації та аналізу на відповідність чинному законодавству існуючих міжнародних міжвідомчих договорів, укладених у 1990-х роках (постійно);
2) забезпечити контроль за виконанням Укрдержархівом фінансових зобов'язань перед Міжнародною радою архівів у 2016 році (до кінця поточного року);
3) опрацювати питання проведення для працівників державних архівних установ, спеціальних установ СФД навчальних семінарів при Дипломатичній академії МЗС України з питань зовнішньої діяльності;
4) забезпечити координацію роботи з Національною комісією у справах ЮНЕСКО з питань можливої участі державних архівних установ у програмах ЮНЕСКО на наступний дворічний період (2018 - 2019).
Голова колегії, Голова Державної архівної служби Т. І. Баранова
Секретар колегії С. П. Чернова