КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
04.10.2016 N 5/4
Про стан усунення недоліків, виявлених під час комплексної
перевірки Державного архіву Кіровоградської області
(Рішення введено в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 125 від 20.10.2016)
Розглянувши результати перевірки діяльності Державного архіву Кіровоградської області (далі - держархів), колегія зазначає, що держархівом та іншими архівними установами області на виконання рішення колегії Державної архівної служби України від 15 грудня 2015 року N 7/1 "Про стан архівної справи в Державному архіві Кіровоградської області" здійснено низку заходів з усунення недоліків, виявлених у ході комплексної перевірки держархіву, проведеної робочою групою Укрдержархіву з 26 по 30 жовтня 2015 року.
Наказом директора держархіву від 25 січня 2016 року N 7 затверджено План заходів щодо усунення недоліків, виявлених під час проведення комплексної перевірки (далі - План), який в основному виконано.
Після проведеного скорочення штатної чисельності удосконалено структуру держархіву, яка була затверджена 29 липня 2016 року головою обласної державної адміністрації та введена в дію наказом директора держархіву від 01 серпня 2016 року N 76. Затверджено новий розподіл функціональних обов'язків між директором та його заступниками, а також положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників держархіву.
Удосконалено планування та організацію роботи колегіальних органів держархіву.
Питання науково-методичного керівництва архівними відділами, трудовими архівами, поліпшення їх взаємодії з юридичними особами - джерелами формування НАФ детально розглядалося під час навчання працівників архівних установ області на тему: "Сучасна політика держави у сфері архівної справи і діловодства".
Посилено контроль за дотриманням установлених законодавством строків передавання на постійне зберігання документів установ обласного значення, якістю складання документів, що подаються за результатами експертизи цінності документів в установах - джерелах комплектування держархіву та архівних відділів, на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) держархіву.
Доопрацьовано список юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до держархіву (список N 2), а також проведено уточнення списків юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.
Затверджено регіональні програми розвитку архівної справи (Добровеличківський і Новоукраїнський райони, м. Олександрія).
Ужито заходів щодо збереження юридичного статусу архівних відділів, удосконалення взаємодії з ними.
Відбулися певні позитивні зрушення у роботі держархіву з розшуку відсутніх справ.
Архівними установами області здійснено низку заходів з поліпшення умов зберігання архівних документів, у т. ч. з протипожежного захисту архівних установ.
Проведено певну роботу з удосконалення функціонування інформаційно-телекомунікаційної системи держархіву.
Поліпшилося забезпечення архівних відділів засобами інформаційних технологій.
Усунуто недоліки стосовно оформлення архівних довідок як в держархіві, так і архівних відділах районних державних адміністрацій та міських рад.
Водночас, незважаючи на проведену держархівом та іншими архівними установами області роботу з удосконалення архівної справи в області, залишаються невирішеними проблеми щодо організації їх діяльності та забезпечення належних умов зберігання архівних документів.
Штатна чисельність держархіву становить лише 54,7 відсотка від нормативної чисельності (на час комплексної перевірки штатна чисельність працівників держархіву складала 61,6 відсотка від норми).
Штатна чисельність архівних відділів районних державних адміністрацій не приведена у відповідність до постанови Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 року N 179 "Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій".
Статус юридичної особи мають лише 40 відсотків архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад. Із 25 трудових архівів статус юридичної особи мають 52 відсотки від загальної кількості.
Відсутність в установах обласного значення відповідних коштів спричинює несвоєчасне проведення науково-технічного опрацювання документів за встановлені законодавством роки, що в свою чергу може негативно вплинути на впровадження електронного документообігу та описування електронних документів.
Залишається низьким показник описування документів постійного строку зберігання в установах - джерелах комплектування архівних відділів міських рад (31,5 %).
Не в повному обсязі здійснюється фінансування видатків держархіву на оплату теплопостачання та електроенергії.
У зв'язку з відсутністю коштів існують суттєві проблеми щодо забезпечення збереженості документів НАФ держархіву та архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.
Через відсутність фінансування на даний час у держархіві система відеоспостереження не встановлена, а також відсутня можливість оновлення інформаційно-комунікаційної системи.
У зв'язку з прийняттям Закону України "Про добровільне об'єднання територіальних громад" в області здійснюється процес реорганізації органів місцевого самоврядування (сільських, селищних, міських рад) шляхом їх припинення як юридичних осіб та їх приєднання до новоствореної територіальної громади. Разом з цим, немає єдиних підходів щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що припиняються.
Колегія вирішила:
1. Взяти до відома акт перевірки від 12.09.2016 щодо усунення недоліків, виявлених у результаті комплексної перевірки Державного архіву Кіровоградської області (додається*).
____________
* Не наводиться.
2. Директору Державного архіву Кіровоградської області Бабенку О. О.:
1) продовжити роботу з усунення недоліків, виявлених під час комплексної перевірки архіву, у повному обсязі;
2) поінформувати до 01 липня 2017 р. Укрдержархів про вжиті заходи з удосконалення управління архівною справою і діловодством у зоні комплектування держархіву, науково-методичного керівництва архівними відділами і трудовими архівами та контролю за їх діяльністю, надання практичної та методичної допомоги об'єднаним територіальним громадам з питань організації архівної справи, забезпечення належних умов зберігання архівних документів.
3. Департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Укрдержархіву (Сельченкова С. В.) до 1 листопада 2016 року вивчити питання та підготувати рекомендації стосовно порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних, міських рад), що реорганізуються відповідно до Закону України "Про добровільне об'єднання територіальних громад".
Голова колегії Т. І. Баранова
Секретар колегії С. П. Чернова