МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ СРСР
Додаток до Листа
від 30 жовтня 1974 р. N 103
Основні Положення з обліку матеріалів на
підприємствах та будовах
I. Завдання та загальні принципи обліку матеріалів
1. Завданнями обліку матеріалів (сировини, основних та допоміжних матеріалів, покупних напівфабрикатів, будівельних матеріалів, палива та запасних частин) на підприємствах та будовах є:
правильне та своєчасне документальне відображення операцій та забезпечення достовірних даних з виготовлення, надходження та відпуску матеріалів;
контроль за збереженістю матеріалів у місцях зберігання та на всіх етапах їх руху;
контроль за дотриманням встановлених норм запасів;
систематичний контроль за використанням матеріалів у виробництві на базі технічно обгрунтованих норм їх витрачання;
своєчасне виявлення непотрібних і зайвих матеріалів для їх реалізації згідно із чинним порядком та заходами, які розробляються на підприємствах і будовах.
2. Облік матеріалів на складах, у виробництві та в бухгалтерії організується і ведеться під керівництвом головного бухгалтера виробничого об'єднання, підприємства чи будівельної організації, а в умовах централізованої бухгалтерії - головного бухгалтера та керівників обліково-контрольних груп на підприємствах та будовах (надалі замість слів "виробничі об'єднання, підприємства, будівельні організації" будуть уживатися слова "підприємства та будови", а замість слів "бухгалтерія виробничого об'єднання, підприємства, організації" та "централізована бухгалтерія" - слово "бухгалтерія").
3. Ці Основні положення передбачають організацію обліку матеріалів на підприємствах та будовах на базі основних принципів оперативно-бухгалтерського методу обліку з застосуванням сучасних засобів механізації та автоматизації обліково-обчислювальних робіт.
Основні принципи цього методу обліку обліку такі: справжня оперативність та бухгалтерська достовірність кількісного обліку на складах, який ведеться матеріально-відповідальними особами в складських картках або в інших реєстрах;
систематичний контроль працівників бухгалтерії безпосередньо у місцях зберігання за правильністю та своєчасністю документування складських операцій з руху матеріалів, а також ведення складського обліку; надання бухгалтерам права перевірити відповідність фактичних залишків матеріалів у натурі даним поточного складського обліку;
здійснення бухгалтерського обліку матеріальних цінностей у грошовому виразі за обліковими цінами (плановою собівартістю, планово-розрахунковими цінами, оптовими цінами) у розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць зберігання - складів та комор (матеріально-відповідальних осіб) та груп матеріалів, а в разі обробляння документів на обчислювальних перфораційних та електронних машинах - також у розрізі номенклатурних номерів;
систематичне підтвердження органічного зв'язку між оперативним складським та бухгалтерським обліком звіркою показників кількісного та сумарного обліку шляхом зіставлення залишків матеріалів за даними складського обліку, оцінених за прийнятими обліковими цінами, з залишками матеріалів за даними бухгалтерського обліку.
4. Організація аналітичного обліку матеріалів, включаючи розробку на обчислювальних машинах сортових кількісно-сумарних оборотних відомостей, порядок складання матеріальних звітів та ін., повинна здійснюватись на базі основних принципів оперативно-бухгалтерського обліку. В той же час міністерствами та відомствами за погодженням з Міністерством фінансів можуть бути встановлені й інші більш прогресивні принципи організації аналітичного обліку матеріалів.
5. На підприємствах та будовах слід застосовувати, як правило, типові проекти механізації обліку матеріалів на обчислювальних клавішних, перфораційних та електронних машинах визначеного типу, що забезпечується однорідністю та однотипністю, масовістю та частою повторюваністю операцій, пов'язаних з рухом матеріальних цінностей та їх обліком. При цьому отримувані табуляграми слід використовувати не тільки як допоміжні відомості для запису інформації у бухгалтерські реєстри, але й замість відповідних реєстрів та звітних зведень.
6. Необхідними передумовами дійового контролю за збереженістю матеріальних цінностей є:
наявність належним чином обладнаних складів та комор або спеціально пристосованих майданчиків (для матеріалів відкритого зберігання), проведення належної спеціалізації складів;
розташування матеріалів за секціями складів, а всередині їх за окремими групами та типосорторозмірами матеріалів (у штабелях, стелажах, засіках, на полицях та ін.) таким чином, щоб забезпечити можливість швидкого їх прийняття, відпускання та перевірки наявності; у місцях зберігання кожного виду матеріалу слід прикріплювати ярлик з зазначенням даних про матеріал, який тут знаходиться;
оснащення місць зберігання матеріалів необхідним ваговим господарством, вимірювальними приладами та мірною тарою, із забезпеченням їх періодичного переогляду та клеймування;
впровадження централізованої доставки матеріалів з базових складів у цехи за погодженими графіками, а на будовах - з заводів-постачальників, базових складів та комплектувальних дільниць безпосередньо на об'єкти будівництва за комплектувальними відомостями; скорочення зайвих проміжних складів та комор;
організація там, де це необхідно та доцільно, дільниць централізованого розкрою матеріалів;
встановлення кола осіб, відповідальних за приймання та відпуск матеріальних цінностей (завідувачів складами, комірників, експедиторів та ін.), за правильне та своєчасне оформлення цих операцій, а також за збереженість довірених їм матеріальних цінностей; укладення з цими особами у встановленому порядку письмових договорів про матеріальну відповідальність; звільнення та переміщення матеріально відповідальних осіб за погодженням з головним бухгалтером підприємства (будови);
визначення переліку службових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання та відпуск зі складів матеріалів, а також видавати дозволи (перепустки) на вивезення з підприємства (будови) матеріальних цінностей.
7. Для забезпечення правильної та раціональної організації обліку матеріалів також необхідно:
застосовувати номенклатури - цінники на матеріали, які розробляються, як правило, для групи однорідних підвідомчих підприємств та будов. З метою поліпшення обліку доцільно визначити належну кількість облікових груп матеріалів, уникаючи при цьому надмірного їх укрупнення, а також передбачити у номенклатурахцінниках заокруглення цін на матеріали, забезпечуючи при цьому вимоги, які ставляться до обліку та контролю матеріальних цінностей. В окремих випадках без шкоди для контролю та з дозволу міністерства чи відомства можу допускатися укрупнення номенклатурних номерів шляхом об'єднання в один номенклатурний номер декількох розмірів, сортів, видів однорідних матеріалів, які мають незначні коливання в цінах; у цьому випадку обліковою ціною є середня ціна. При цьому на складах матеріали повинні зберігатися у розрізі позицій, які підлягли об'єднанню;
встановити чітку систему документообігу та суворий порядок оформлення операцій з руху матеріальних цінностей;
проводити за встановленим порядком інвентаризації, а також контрольні вибіркові перевірки залишків матеріалів та своєчасно відображати у бухгалтерському обліку результати цих інвентаризацій і перевірок;
розробляти та постійно вдосконалювати норми зберігання запасів, відпуску та витрачання матеріалів;
ширше запроваджувати сучасні засоби механізації та автоматизації обліково-обчислювальних робіт з використанням типових проектів механізації обліку.
8 - 13. текст цих пунктів не подаємо, оскільки в них викладено відображення матеріальних цінностей в обліку та звітності, а також склад витрат, які включаються у фактичну собівартість матеріальних цінностей.
У цьому питанні слід керуватися пунктом 51 "Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні":
"51. Сировина, основні та допоміжні матеріали, паливо, покупні напівфабрикати і комплектуючі вироби, запасні частини, тара, що використовується для пакування і транспортування продукції (товарів), інші матеріальні ресурси відображаються в обліку і звітності за їх фактичною собівартістю. Давальницька сировина відображається за балансом за цінами, зазначеними у договорі.
Фактична собівартість матеріальних ресурсів визначається виходячи з витрат на їх придбання, включаючи сплату процентів за придбання в кредит, наданий постачальником цих ресурсів, націнки (надбавки), комісійні винагороди, сплачені постачальницьким і зовнішньоекономічним організаціям, вартість послуг товарних бірж, митні збори, витрати на транспортування, зберігання та доставку, що "здійснюється сторонніми організаціями".
14. Поточний облік руху матеріальних цінностей повинен здійснюватися в бухгалтерії підприємства (будови), як правило, за обліковими цінами. Такими цінами можуть бути оптові (фактурні) ціни чи планово-розрахункові ціни та планова собівартість заготовлення матеріалів.
В разі, якщо номенклатура невелика, а також залежно від їх значущості окремі види та групи матеріалів можуть відображатися в поточному обліку за фактичною собівартістю.
15. Підприємствам дозволяється вести облік матеріальних цінностей за оптовими (фактурними) цінами з виділенням (відокремленим обліком) транспортно-заготівельних витрат та націнок постачальницьких організацій. При обліку за плановою собівартістю відокремлено відображаються відхилення фактичної собівартості від вартості за плановими цінами. Разом з транспортно-заготівельними витратами чи відхиленнями від планових цін обліковуються й різниці, які утворюються під час заокруглення облікових цін.
У будівельних організаціях облік матеріалів, як правило, здійснюється за планово-розрахунковими цінами франко-приоб'єктний склад з окремим обліком відповідних відхилень фактичної собівартості від цих цін.
Фактична собівартість залишку та витрати матеріалів у цих випадках визначається на основі обліку вартості їх за оптовими (фактурними) цінами, сум транспортно-заготівельних витрат та націнок постачальницьких організацій або за плановими цінами та сум відхилень від них.
16. З метою правильного віднесення транспортно-заготівельних витрат (включаючи націнки постачальницьких організацій) або відхилень від планових цін на собівартість окремих видів продукції вони обліковуються за відповідними групами чи видами сировини, матеріалів, покупних напівфабрикатів, палива та запасних частин.
У тих же випадках, коли немає значної різниці в рівнях відхилень між групами матеріалів, які обліковуються на одному субрахунку, допускається виявлення відхилень провадити в цілому по субрахунку.
На підприємствах, у яких сортовий облік матеріалів ведеться за фактичною собівартістю, матеріали повинні розцінюватися при відпусканні на виробництво за середньозваженою собівартістю, яка визначається виходячи з собівартості залишку на початок місяця та собівартості заготовленої кількості у звітному місяці.
17. Транспортно-заготівельні витрати та націнки постачальницьких організацій, які відносять до витрачених матеріалів, підлягають щомісячному списанню на ті ж бухгалтерські рахунки, на яких відображено витрачання матеріалів (на рахунки виробництва, витрат на обслуговування виробництва та управління, товарів відвантажених, реалізації та ін.).
Процент транспортно-заготівельних витрат (включаючи націнки постачальницьких організацій) даного виду чи групи матеріалів визначається, виходячи з відношення суми залишків цих витрат на початок місяця та поточних витрат за місяць до суми залишку матеріалів на початок місяця та матеріалів, що надійшли, помноженого на 100. За обрахованим у такий спосіб процентом слід списувати вказані витрати на витрачені матеріали.
У разі невеликої кількості видів (груп) матеріалів, за якими слід виявляти процент вказаних витрат та націнок, та в разі наявності стабільних зв'язків з постачальниками можливе застосування цього процента за даними минулого місяця. Конкретний порядок застосування розрахунків встановлюється міністерствами та відомствами.
Транспортно-заготівельні витрати (включаючи націнки постачальницьких організацій), які відносяться до залишків матеріалів на складах та у коморах, у балансі приєднуються до залишків на синтетичних рахунках матеріальних цінностей.
Аналогічним шляхом розподіляються відхилення фактичної собівартості від планових цін.
18. На основі положень міністерств та відомств розробляють і затверджують інструкції, а також форми первинної документації (крім міжвідомчих) з обліку матеріалів для підвідомчих їм підприємств та організацій, беручи до уваги галузеві особливості організації постачання та виробництва. Типові міжвідомчі форми документів, затверджені ЦСУ СРСР, застосовуються без змін, у встановленому ним порядку.
Під час обліку дорогоцінних металів та алмазів слід керуватися спеціальними інструкціями Міністерства фінансів з обліку цих цінностей.
Облік тари повинен здійснюватися у повній відповідності з Основними положеннями з обліку тари на підприємствах, у виробничих об'єднаннях та організаціях, затвердженими Міністерством фінансів СРСР 30 вересня 1985 року N 166.
II. Оформлення операцій з руху матеріальних цінностей
Загальні положення
19. Всі операції, пов'язані з надходженням матеріальних цінностей, повинні бути оформлені первинними документами, форми яких затверджуються у встановленому порядку.
Первинні документи можуть бути багаторядковими (на декілька номенклатурних номерів) або одноразовими (на один номенклатурний номер). За наявності обчислювальних машин, особливо інформаційних та електронних, доцільно застосовувати багаторядкові документи. Однорядкові документи виписують тоді, коли здійснюється операція з матеріалом тільки одного номенклатурного номера.
В умовах ручної техніки та малої механізації рекомендується застосовувати однорядкові документи. Водночас доцільно використовувати і деякі різновиди багаторядкових документів (з відривними на один номенклатурний номер талонами, які виписуються на декілька номенклатурних номерів, що входять в одну облікову групу або відносяться на один шифр (замовлення) та ін). В разі невеликої номенклатури матеріалів можуть застосовуватись і звичайні багаторядкові документи.
20. Кількість екземплярів первинних документів, які виписуються, та документообіг установлюють міністерства та відомства залежно від характеру підприємств, особливостей організації виробництва та матеріально-технічного постачання, а також від системи організації та механізації обліку. Первинні документи необхідно виписувати в мінімальній кількості екземплярів (в разі механізації з використанням ПОМ та ЕОМ, як правильно, в одному, а в разі малої механізації - не більше двох), а типові міжвідомчі - в суворій відповідності з вказівками ЦСУ СРСР.
21. Первинні документи на отримання та відпускання матеріалів повинні бути належним чином оформлені та мати відповідні підписи. Їх необхідно заздалегідь пронумерувати (нумера-тором). Таку нумерацію доцільно проводити у централізованому порядку на невеликих підприємствах та в децентралізованому (по цехах, складах, відділах) - на великих.
Список осіб, які мають право підпису на видавання особливо дефіцитних та дорогих матеріалів, та перелік таких матеріалів встановлює керівник підприємства (будови) за поданням начальника відділу постачання та головного бухгалтера.
На підприємствах та будовах може бути встановлено порядок, за якого на першому екземплярі вимоги, що виписується на матеріали, включені у перелік дефіцитних та дорогих, ставиться віза уповноваженого працівника бухгалтерії.
22. Вся документація, складена за допомогою засобів механізації на підставі первинних документів, яка служить підставою для наступних записів у бухгалтерському обліку, повинна мати найменування, яке визначає її зміст, та підписи осіб, відповідальних за відповідність даних, наявних в документації, складеній механізованим способом, даним первинних документів.
З метою скорочення трудомісткості облікових робіт та за погодженням з міністерством або відомством за наявності обчислювальних чи електронних машин і там, де це доцільно, як виправдні документи слід використовувати безпосередньо такі технічні носії інформації, як дуаль-карти, макетовані перфокарти, бланки з графічними відмітками. У цьому випадку перелічені носії повинні мати всі реквізити, встановлені для аналогічного виправдного документа, що складається ручним способом. В разі застосування дуаль-карт заздалегідь у централізованому порядку створюють спеціальні картотеки карт-заготовок (на складах та в цехах) з постійними показниками. Під час здійснення операції потрібна дуаль-карта вилучається з картотеки і в ній фіксують відповідні змінні дані, які додатково характеризують цю операцію. Один і той же макет дуаль-карт використовується для оформлення операцій як приймання, так і відпускання. Для зручності читання застосовуються макетовані дуаль-карти.
Впровадження дуаль-карт та інших технічних носіїв як виправдних документів вимагає ретельної підготовки та значної перебудови всієї чинної системи документообігу. Їх треба вводити поступово, починаючи з окремих дільниць.
23. В умовах застосування сучасних обчислювальних машин та пристроїв доцільно рекомендувати виписування первинних документів на друкарських або рахувально-табличних машинах з перфоприставками для одночасного нанесення потрібних відомостей на перфострічки, які по каналах зв'язку або іншим способом передаються для механізованої обробки.
Оформлення документів з надходження матеріалів
24. Розрахункові документи (платіжні вимоги, рахунки-фактури та ін.) на матеріали, що надходять, з прикладеними до них іншими документами, скеровуються у відділ постачання або інший аналогічний відділ, працівникам якого зобов'язані:
зареєструвати документи в журналі обліку вантажів, що надходять;
перевірити відповідність даних цих документів договору поставки щодо асортименту матеріалів, їх кількості, цін, строків відвантаження та ін.;
зробити в картках чи книзі оперативного обліку відповідні записи про реалізацію фондів та про виконання договору поставки;
акцептувати розрахункові документи постачальника або мотивовано відмовитись від акцепту;
передати уповноваженій особі розпорядження на отримання та доставку вантажу; перелік цих осіб встановлює директор підприємства за погодженням з начальником відділу постачання та головним бухгалтером;
передати документи у фінансовий відділ або бухгалтерію.
В інструкціях міністерств та відомств може встановлюватися і інший порядок реєстрації та проходження розрахункових документів.
25. Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації уповноваженій особі видається наряд (або інший документ) та довіреність на одержання матеріалу.
Виписування довіреностей повинно проводитися в порядку, встановленому інструкцією Міністерства фінансів СРСР від 14 січня 1967 р. N 17.
26. Приймання товарів від органів транспорту та зв'язку за кількістю та якістю здійснюється згідно з правилами, чинними на транспорті та в органах зв'язку.
27. Зареєстровані екземпляри розрахункових та інших документів (специфікації, сертифікати, якісні посвідчення тощо) передають відповідному складу для керівництва під прийняття та оприбуткування матеріалів.
В разі несвоєчасного надходження документів від постачальника розпорядженням для складу на прийняття вантажу є транспортна накладна, на якій відділ постачання робить відповідний напис.
На підприємствах та будовах повинен бути встановлений порядок оперативного контролю за надходженням матеріалів, а також розшуку вантажів, які своєчасно не прибули.
28. Здача вантажів, доставлених уповноваженою особою на підприємство (будову), здійснюється на відповідний склад під розписку завідуючого складом (комірника) на квитанції, транспортного документа або, в частині місцевих вантажів, на документі постачальника (товарно-транспортній накладній та ін.).
29. Контроль за своєчасним оприбуткуванням вантажів, що надійшли, повинні здійснювати відділ постачання та бухгалтерія на підставі прибуткових документів або добових відомостей про вантажі, що надійшли. Порядок такого контролю визначається підприємствами (будовами) залежно від конкретних умов їх діяльності та організації постачання.
30. Усі матеріальні цінності, які прибувають на підприємство, повинні бути своєчасно оприбутковані відповідними складами. Якщо в інтересах виробництва доцільно направити окремі партії матеріалів безпосередньо в цех, такі партії матеріалів відображають в обліку як такі, що надійшли на склад та передані в цех чи на дільницю. При цьому в прибуткових та видаткових документах складу та цеху (дільниці) робиться відмітка про те, що матеріали одержано від постачальника та видано цехові без завезення їх на склад (транзитом).
Перелік матеріалів, які можуть завозитися транзитом безпосередньо в цехи, повинен бути визначений та оформлений наказом по підприємству.
На будовах масові будівельні матеріали, конструкції та деталі, як правило, треба завозити безпосередньо на об'єкти будівництва, обминаючи базисний (центральний) склад.
31. Матеріали, які надходять на склади підприємств (будов) підлягають ретельній перевірці щодо відповідності їх ассортиментові, кількості (рахунку, вазі, обсягу) та якості, вказаним у супровідних документах.
Порядок та терміни приймання матеріалів за кількістю та якістю визначаються інструкціями, затвердженими Державним арбітражем при Раді Міністрів СРСР.
32. Сировину, напівфабрикати та інші матеріальні цінності оприбутковують у відповідних одиницях виміру (за вагою, обсягом, рахунком тощо). У разі, якщо матеріал (наприклад, листове залізо) надходить в одній одиниці виміру (за вагою), а списується на видаток в іншій (за рахунком), то його оприбуткування, зберігання та відпуск слід відображати в документах та аналітичних реєстрах одночасно у двох одиницях виміру.
На будовах залізобетонні та дерев'яні конструкції та вироби слід обліковувати за кожною маркою в штуках.
33. Прийняття та оприбуткування матеріалів і тари (під матеріали), які надходять від постачальників, оформляють відповідні склади підприємства та будови, як правило, шляхом складання прибуткових ордерів, виписаних на підставі розрахункових та інших супровідних документів постачальників.
Прибуткові ордери необхідно виписувати на фактично прийняту кількість цінностей.
На масові однорідні вантажі (руда, вапняк, вугілля, пісок, каміння бутове, щебінь тощо), які прибувають від одного постачальника декілька разів протягом дня, допускається складання прибуткових ордерів у цілому за день. На кожне окреме прийняття матеріалу протягом дня роблять відповідні записи на звороті ордера, які в кінці дня підраховують і загальним підсумком заносять у прибутковий ордер.
У випадках перевезення вантажів автотранспортом прийняття матеріалів, які надходять на підприємство (будову), здійснюють на підставі товарно-транспортної накладної, отриманої від вантажовідправника.
У разі відсутності розбіжностей між фактично прийнятою кількістю і кількістю, зазначеною в документах постачальника, надходження матеріалів доцільно оформляти проставлянням на документі, що надійшов, штампа, на відбитку якого містяться ті ж реквізити, що й у прибутковому ордері.
Відповідно до п.22 цих основних положень прибуткові ордери там, де це доцільно, рекомендується заміняти дуаль-картами або іншими відповідними технічними носіями інформації.
34. В разі встановлення невідповідності матеріалів, які надійшли, їх асортименту, якості та кількості, з вказаними у документах постачальника, складають акт про прийняття матеріалів у порядку, встановленому відповідним законодавством.
За наявності приймального акта прибутковий ордер не оформляється.
35. Прийняття імпортного обладнання та імпортних матеріалів здійснюють відповідно до встановлених правил.
36. Приймальні акти та прибуткові ордери на оприбуткування матеріальних цінностей необхідно, як правило, складати у день їх надходження.
В окремих випадках (коли окремі партії матеріалів знаходяться у процесі технічного приймання, лабораторного випробування або через відмову від акцепту рахунку) матеріали приймають на тимчасове відповідальне зберігання. Такі матеріали повинні бути своєчасно записані завідуючим складом (комірником) у спеціальну книгу. Записи у цій книзі ведуться з поділом на "Матеріали, які чекають на приймання", "Матеріали, які знаходяться на тимчасовому відповідальному зберіганні", а всередині цих груп - у розрізі окремих партій матеріалів. Такі матеріали зберігають на складах відокремлено, до виявлення результатів приймання вони не можуть бути списані на видаток.
37. Здачу цехами та дільницями з виробництва на склад матеріальних цінностей, виготовлених ними або перероблених, оформляють шляхом виписування накладних на внутрішнє переміщення матеріалів. Цими ж накладними оформляють і операції зі здачі цехами (дільницями) на склад або в комору цеху (дільниці) з виробництва залишків невитрачених матеріалів (якщо вони раніше були одержані за вимогою), а також здавання відходів від виробництва продукції, відходів від браку, ліквідації основних засобів, розібрання тимчасових споруд та ін.
Оформлення відпуску матеріалів у виробництво
38. Під відпуском сировини, матеріалів, конструкцій, деталей, палива та напівфабрикатів на виробництво розуміється відпускання цих матеріальних цінностей безпосередньо для виготовлення продукції, а на будовах - для виконання будівельно-монтажних робіт. Крім того, сюди ж відносять і відпускання на ремонтні та господарські потреби. Відпускання вказаних цінностей у комори цехів, дільниць, а також на майданчики будівництва слід розглядати не як відпуск на виробництво, а як переміщення матеріальних цінностей.
39. Сировина, матеріали, паливо, напівфабрикати та інші матеріальні цінності повинні відпускатися у виробництво за вагою: об'ємом або розрахунком, у суворій відповідності зі встановленими нормативами витрат та обсягом виробничої програми.
40. Узгоджені з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали, а також зразки їх підписів повинні бути повідомлені відповідному складу. Відпускання зі складів матеріалів на виробництво здійснюється тільки працівникам цехів, господарств, відділів, будівельно-монтажних дільниць, яких призначають для їх одержання.
41. Відпуск матеріалів на виробництві, як правило, повинен здійснюватися на основі попередньо встановлених лімітів.
Лімітування відпуску матеріалів на виробництво повинно готуватися на затверджених прогресивних нормах витрачання матеріалів, обсягах виробничих програм цехів з урахуванням перехідних запасів невитрачених цехами матеріалів на початок та кінець місяця.
Ліміт відпуску матеріалів на виробництво встановлюється відділом постачання або іншими відділами, за вказівкою керівника підприємства, на підставі відповідних розрахунків планово-виробничого відділу.
Встановлені ліміти відпуску матеріалу можуть змінюватися при потребі уточнення ліміту на залишок матеріалу в незавершеному виробництві (на початок місяця), заміни матеріалу або виправлення помилок, допущених під час розрахунку ліміту. Зміну ліміту проводять ті ж особи, яким надано право їх затверджувати.
Зміна лімітів за період часу, що минув, не допускається.
На будовах лімітування витрачання матеріалів проводять плановий або виробничий відділи під час складання виробничих планів. В основу лімітів приймають затверджені у встановленому порядку виробничі норми витрачання матеріалів на одиницю конструктивного елемента або виду робіт з урахуванням організаційно-технічних заходів, покладених в основу затвердженого плану зниження вартості будівництва.
42. В разі потреби у первинних документах на відпуск матеріалів може бути передбачено візу представника відділу технічного контролю, яка посвідчує придатність матеріалу, що відпускається, для виробничих цілей.
43. Лімітування відпуску матеріалів на виробництво оформляється лімітно-збірними картами, або груповими відомостями (картами) обліку використання лімітів. Такі карти чи відомості ефективно складати на сучасних обчислювальних машинах, які водночас роблять відповідні розрахунки з лімітування.
44. Лімітно-забірні карти призначено для оформлення відпуску матеріалів, які систематично споживаються під час виготовлення продукції, а також для поточного контролю за одержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби.
Відпускання матеріалів за лімітними картами може проводитися лише з одного заздалегідь прикріпленого складу, тільки вказаних у лімітних картах найменувань матеріалів та суворо в межах кількості, встановленої лімітами.
Лімітно-забірні карти виписують відділи постачання або плановий відділ на один або кілька номенклатурних номерів матеріалів та, як правило, на один шифр затрат (замовлення) у двох екземплярах строком на один місяць. В окремих випадках лімітно-забірну карту можна відкривати в цілому на замовлення на всю номенклатуру матеріалів, які споживаються.
Один екземпляр лімітно-забірної карти до початку місяця передається цехові (дільниці) - споживачеві матеріалів, другий екземпляр - складові або коморі цеху (дільниці).
Комірник зважує або замірює матеріал, що відпускається, обов'язково у присутності представника цеху (дільниці), та відмічає в обох екземплярах лімітно-забірної карти дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого виводить залишок ліміту за даним номенклатурним номером матеріалу.
Лімітну-забірну карту можна виписувати і в одному екземплярі. У цьому разі працівник цеху (дільниці) розписує в одержанні матеріалів безпосередньо в картці складського обліку, а в лімітно-забірній карті розписується комірник.
По лімітно-забірній карті ведеться також облік матеріалів, не використаних у виробництві (повернення). В цьому разі жодних додаткових документів не складають.
На підприємствах та будовах повинен бути організований контроль за своєчасною здачею лімітно-забірних карт у кінці місяця в бухгалтерію.
З метою скорочення кількості лімітно-забірних карт міністерства та відомства можуть рекомендувати там, де це доцільно, застосування карт, що їх виписують на квартал (з відривними місячними талонами).
45. На підприємствах, де висока питома вага витрачання комплектуючих виробів на випуск готової продукції, для контролю за відпуском цих виробів доцільно застосувати комплектувальні відомості, які виписують на місяць або на всю потребу виробів згідно з замовленням. Форми та порядок ведення таких відомостей встановлюють міністерства та відомства в інструкціях щодо обміну матеріалів.
46. Відпуск цехам, господарствам та дільницям матеріалів, потреба в яких виникає періодично, має здійснюватися за вимогами. Відпускання матеріалу з невеликими порушеннями проти кількості, вказаної в первинному документі, допускається провадити без отримання додаткового дозволу тільки в тих випадках, коли такий відпуск викликано станом упакування цих матеріалів, їх обсягом, розміром, розважуванням та ін.
Під час оформлення відпуску матеріалів на виробництво вимогами, а також повернення з виробництва та переміщення матеріалів зі складу в комору цеху (дільниці) накладними, контроль за відпуском матеріалів у межах ліміту здійснюється за відомостями (картами) використання лімітів. Ці відомості, заповнені на підставі вимог та накладних, є тільки оперативними документами, призначеними для поточного контролю за використанням лімітів відпуску матеріалів. Форми та порядок ведення таких відомостей встановлюють міністерства та відомства.
Вказані відомості відділ постачання виписує на групу матеріалів, одержуваних цехом з одного складу, на місяць, квартал або термін дії замовлення в одному екземплярі (для цеху, дільниці споживача). Відпускання матеріалів проводиться тільки за подання цехом (дільницею) відомості (карти) обліку використання лімітів та вимог. Вимоги на відпуск та накладні на переміщення матеріалів там, де це можливо, доцільно заміняти дуаль-картами чи іншими відповідними технічними носіями інформації.
Міністерства та відомства в інструкціях можуть покладати контроль за використанням цехами та дільницями лімітів відпуску матеріалів і на відділ постачання. У такому разі одержувач матеріалу зобов'язаний пред'являти вимогу на відпуск матеріалів у відділ постачання, який зазначає на вимозі, що матеріал може бути видано цехові, та одночасно робить запис про відпуск матеріалу у відомості (карті) обліку використання ліміту.
47. Кожний понадлімітний відпуск матеріалу на виробництво та заміну матеріалів слід оформляти виписуванням спеціальної вимоги. До понадлімітного відпуску матеріалу відносять: додатковий відпуск матеріалу при перевиконанні цехом виробничої програми, додатковий відпуск на покриття перевитрати матеріалу, на відшкодування браку та ін.
Понадлімітне відпускання матеріалів та заміну одних видів матеріалу іншими допускається тільки з дозволу директора підприємства (керівника організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених.
48. З метою зменшення трудомісткості облікових робіт та в умовах застосування обчислювальних машин підприємствам (будовам) виписування первинних документів з відпуску матеріалів слід проводити, як правило, у централізованому порядку. У цьому випадку, використовуючи технологічну документацію на виготовлення продукції, на машинолічильній установці робиться попередній розрахунок необхідної для кожного цеху кількості матеріалів, виходячи з місячної програми. На підставі таких розрахунків виписують потрібну кількість первинних документів, які заздалегідь передають цехам (дільницям) - споживачам.
Слід також ширше застосовувати централізовану доставку матеріалів. За такої доставки матеріалів із складу в цехові комори, на дільниці чи на робочі місця складається спеціальний оперативний документ на відпуск (план-карта), у якому відображають затверджені ліміти відпуску та календарні строки подавання матеріалів у виробництво. На підставі цього документа склад сам виписує накладну (дуаль-карту) на відпуск матеріалів у межах місячного ліміту та доставляє матеріали у затверджені строки (через експедитора).
Порядок відпуску, графік та форми оперативних документів при централізованій доставці визначаються підприємствами та будовами.
49. Для скорочення кількості первинних документів в умовах застосування сучасних обчислювальних машин рекомендується запроваджувати там, де це доцільно, систему оформлення відпуску матеріалів (наприклад, з цехових комор) безпосередньо в картках складського обліку. У такому разі видаткові документи на відпуск матеріалів не оформляють, а сама операція проводиться на основі лімітних чи забірних карт (книжок), які виписуються в одному екземплярі та не мають значення бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху під час одержання матеріалів розписується безпосередньо в картці складського обліку. Тут же відображається шифр напряму затрат (калькуляційний об'єкт, цехові та інші потреби). За цієї системи картка складського обліку є реєстром аналітичного обліку та одночасно виконує функції виправдного документа. Перелік найменувань матеріалів, які відпускаються вказаним способом, та порядок оформлення цього відпуску встановлюють підприємства (будови) за погодженням з міністерством чи відомством.
50. Кількість відпущених у виробництво масових однорідних матеріалів (пісок, щебінь, гравій, руда, вугілля та ін.) і за неможливості відпуску їх за фактичною вагою або обміром допускається визначати на підставі проведення періодичних, не рідше як один раз на місяць, інвентаризацій залишків цих матеріалів.
Результати інвентаризації залишків масових матеріалів повинна оформляти постійно діюча інвентаризаційна комісія шляхом складання акта. Склад комісії визначається наказом керівника підприємства (будови) за погодженням з головним бухгалтером.
51. Відпуск матеріалів, конструкцій, деталей, твердого та рідкого палива з приоб'єктного складу на виробництво на будовах відображається в матеріальному звіті виконроба (майстра) без оформлення первинними документами, якщо виконроб є матеріально відповідальною особою.
Оформлення операцій з переміщення матеріалів
52. Переміщення матеріалів з одного складу чи комори цеху (дільниці) на інший склад або в іншу комору даного підприємства (будови) слід оформляти складанням накладної на внутрішнє переміщення матеріалів, яку виписують на підставі розпорядження відділу постачання, або лімітними картками (відомостями обліку використання ліміту) за систематичного поповнення запасів цехових комор з базисних складів. Під час повернення невикористаних матеріалів, а також під час здачі відходів та браку накладні складає матеріально-відповідальна особа цеху (дільниці), що здає цінності (якщо невикористані матеріали були раніше одержані не за лімітною карткою).
Матеріали, одержані зі складу представником цеху (дільниці), повинні бути повністю здані ним у комору. Ця здача підтверджується розпискою комірника (виконроба, майстра) на документах.
53. З метою скорочення кількості первинних документів та за наявності обчислювальних машин внутрішнє переміщення матеріалів між базисними складами та цеховими коморами допускається оформляти безпосередньо на картках складського обліку. При цьому одержувач розписується у картці того, хто відпустив матеріал, а той, хто відпустив, - у картці одержувача. У картці одержувача вказується ліміт відпуску та місяць. Після закінчення місяця ці картки за згодою матеріально відповідальних осіб передають на МЛУ для відповідної обробки.
Оформлення операцій з відпускання матеріалів стороннім організаціям
54. Відпускання матеріальних цінностей державним та кооперативним підприємствам та організаціям проводиться відповідно до чинного законодавства.
55. Таке відпускання матеріалів повинен оформляти відділ постачання на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів та письмового дозволу керівника підприємства (будови) або осіб, ним на те уповноважених, шляхом виписування наказу накладної та відпускання матеріалів іншим підприємствам.
Під час перевезення вантажів автотранспортом замість накладної на відпускання матеріалів оформляється товарно-транспортна накладна.
Аналогічно оформляється відпуск матеріалів господарствам свого підприємства (відділу капітального будівництва, житлово-комунального господарства та ін.).
Відпуск матеріалів іншим підприємствам для переробляння може проводитися з наявності на це договорів або угод.
56. Під час відпускання матеріалів, іншим, а також господарствам свого підприємства, розташованим поза територією підприємства, відповідний відділ (збуту, постачання та ін.) забезпечує одержувача цінностей перепусткою, яка дає право на вивезення чи винесення з території підприємства (будови) відпущених матеріальних цінностей. Міністерство чи відомство може встановлювати порядок, за якого перепусткою служить один з екземплярів видаткового документа.
Відпускання стороннім та перепустку оформляють у разі пред'явлення одержувачем матеріалів довіреності на одержання цінностей, заповненої у встановленому порядку.
Порядок оформлення перепусток, повернення їх в бухгалтерію, перевірки та контролю в бухгалтерії встановлюється міністерствами та відомствами в інструкціях з обліку матеріалів.
III. Облік матеріалів та контроль за їх
рухом на складах (у коморах)
57. Аналітичний облік матеріальних цінностей на складах та в коморах підприємства (будови) та цехів (дільниць) має здійснюватися в сортовому розрізі, у відповідності з порядком зберігання матеріалів, який залежить як від умов виробничого споживання матеріалів, так і від вимог організації складського господарства.
Сортовий кількісний обмін руху матеріальних цінностей ведуть безпосередньо матеріально відповідальні особи (завідуючі складами, комірники та ін.). В окремих випадках за згодою матеріально відповідальної особи ведення карток складського обліку допускається покладати на обліковців (операторів).
58. Сортовий облік здійснюється на картках складського обліку матеріалів за типовою міжвідомчою формою N М-17. Картки мають бути заготовлені бухгалтерією в міру надходження прибуткових документів і у відповідності з номенклатурою матеріалів, їх передають матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі разом з прибутковими документами. На кожний номенклатурний номер матеріалу має бути відкрито окрему картку.
В отриманих картках складського обліку комірник заповнює реквізити, які характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, комірки тощо). До місця зберігання прикріплюється матеріальний ярлик. Міністерства та відомства можуть встановлювати й інший порядок видачі карток складського обліку, забезпечуючи при цьому необхідні вимоги контролю. Вони ж затверджують форму картки, що застосовується для бездокументного відпускання матеріалів.
59. На складах з невеликою номенклатурою матеріалів замість карток складського обліку допускається ведення обліку в оформлених у встановленому порядку книгах сортового обліку, передбачаючи при цьому реквізити, які вказуються в картках складського обліку.
60. На підставі оформлених у встановленому порядку первинних документів (прибуткових ордерів, вимог, накладних, товарно-транспортних накладних, дуаль-карт і т.ін.) завідуючий складом (комірник) повинен зробити записи операцій щодо приходу та відпускання матеріалів у картках складського обліку в день здійснення операцій та щоденно виводити на картках залишки матеріалів (як правило, після кожної операції).
Рознесення з лімітно-забірних карт в картки складського обліку даних про видачу матеріалів можна проводити і в міру закриття карт, але не пізніше як 1-го числа наступного за звітним місяця. За такого порядку записів лімітні картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку.
61. На основі даних складського сортового обліку матеріалів завідуючий складом (комірник) має своєчасно повідомляти відділ постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу, а також і про залишки матеріалів, які лежать без руху. Це робиться шляхом виписки сигнальних довідок. З цією метою можна також використати дані, отримані за допомогою засобів механізації (ОПМ та ЕОМ).
62. Працівники бухгалтерії підприємства (будови) зобов'язані систематично, але не рідше як один раз на тиждень (декаду) проводити безпосередньо на складах у присутності завідуючого складом або комірника перевірку своєчасності та правильності записів у картках складського обліку, проведених матеріально відповідальними особами.
Перевірку запису операцій та виведених комірником залишків по кожній операцій працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки складського обліку.
Матеріально відповідальні особи зобов'язані, на вимогу вказаного вище працівника бухгалтерії, пред'являти для фактичної перевірки (в натурі) визначені матеріальні цінності, особливо дорогі та дефіцитні.
63. Одночасно з вказаною у п.62 перевіркою працівник бухгалтерії та комірник зобов'язані провести прийняття-здачу первинних документів. Її треба оформляти, як правило, складанням спеціального реєстру. Однак, за згодою матеріально відповідальних осіб, підтвердженням прийняття-здачі документів може служити підпис працівника бухгалтерії у картці складського обліку про перевірку записів по кожній операції.
64. Здачу складом лімітних карт проводять негайно після використання ліміту. На кінець місяця повинні бути здані всі лімітні карти (або місячні талони від квартальних карт) незалежно від використання ліміту. До здачі лімітних карт їх підсумкові дані вивіряють з аналогічними даними цехових екземплярів лімітних карт (у разі ведення карт у двох примірниках). Це роблять працівники складів, які відпускали матеріали, та цехів, які отримували їх. Вивірка підтверджується їх підписами.
65. Про виявлені серйозні дефекти та порушення в роботі матеріально відповідальної особи, а також про результати вибіркових перевірок та проведений інструктаж працівник бухгалтерії повинен у необхідних випадках доповідати головному бухгалтерові підприємства (будови).
66. Якщо склади чи комори окремих господарств (цехів, підсобних господарств, дільниць) розташовані від заводоуправління (контори) підприємства (будови) на далекій відстані, контроль за правильним документуванням операцій та за веденням матеріально відповідальною особою складського сортового обліку допускається здійснювати не на складах, а в бухгалтерії підприємства (будови). В цьому разі первинні документи у встановлені строки повинні передаватися в бухгалтерію разом з реєстром дачі документів, у якому зазначають кількість та номери первинних документів, що здаються (окремо з прибутку та видатку).
Незалежно від отримання первинних документів та поточного їх контролю працівник бухгалтерії з метою перевірки організації складського обліку повинен відвідувати віддалено розташовані склади та комори (у терміни, встановлені головним бухгалтером).
Завідуючий (комірник) складом, розташованим на далекій відстані від заводоуправління (контори) підприємства (будови), зобов'язаний подавати в бухгалтерію у встановлений для цього термін у двох примірниках відомість залишків матеріалів на кінець звітного місяця. Відомість складають у кількісному виразі тільки по тих матеріалах, які мали рух у звітному місяці. Ці відомості мають бути підписані також начальником (майстром) цеху, дільниці чи виконавцем робіт. Перевірку правильності оформлення документів та складання відомостей залишків проводить бухгалтерія негайно після їх отримання. Після перевірки один примірник відомості з зауваженнями та вказівками повертається на склад.
67. Через численність та віддаленість комор будівельно-монтажних дільниць від будівельної організації допускається (з дозволу міністерства або відомства) подання матеріально відповідальною особою замість відомості залишків матеріалів місячних звітів про надходження, відпускання та залишки матеріалів (з доданням первинних документів). Форми цих звітів, а також порядок складання, подання та перевірки їх встановлюється міністерствами та відомствами на основі типових форм, виданих колишнім ЦСУ СРСР.
68. При оформленні відпускання матеріалів (без видаткових документів) підписами одержувачів безпосередньо в картках складського обліку (див. п.49) можливі різні варіанти. За невеликої номенклатури матеріалів та відсутності машинолічильної установки картки відкривають на місяць. В кінці місяця їх передають у бухгалтерію для обробляння. Замість них відкривають нові картки, у які переносять дані про залишки з карток за місяць, що закінчився. За наявності машинолічильної установки та великої номенклатури матеріалів картки опрацьовують в кінці місяця (у вечірню зміну) з таким розрахунком, щоб до початку наступного дня повернути їх на склад. Можливе й ведення таких карток у двох примірниках, перші з яких після закінчення місяця призначено для бухгалтерії. Доцільним є і застосування варіанта, коли ведуться два комплекси карток: один на парні, а другий на непарні місяці. Коли один здається на машинолічильну установку або в бухгалтерію, записи ведуть в другому. Конкретний порядок застосування того чи іншого варіанта визначається міністерствами та відомостями, або за їх дорученням підприємствами (будовами).
69. За наявності відповідних умов доцільно відповідні обчислювальні машини встановлювати безпосередньо на складах. Вони агрегуються з перфораторами карт або стрічок для отримання технічного носія інформації. При цьому на підставі первинних документів кожну операцію з матеріалами відображають обліковці-оператори одночасно на картках складського обліку, а також на перфоркартах (перфострічках), які використовуються далі для складання бухгалтерських зведень та групувань. Тим самим механізованим шляхом забезпечується тотожність записів у складському та бухгалтерському обліку.
В умовах автоматизованої системи управління та автоматизованого складського господарства, використання електронних обчислювальних машин, а також обмеженості кількості номенклатурних номерів матеріалів можливе застосування відомостей-табуляграм руху та залишків матеріалів, що систематично складаються, призначених як для оперативного керування, так і для контролю за станом та рухом матеріалів на складах. У зв'язку з цим доцільно рекомендувати матеріально відповідальним особам відмовлятися від ведення карток складського обліку.
70. Отримані зі складів первинні документи підлягають в бухгалтерії контролю по суті операцій та правильності їх оформлення (в тому числі повноти проставлених у документах шифрів).
Бухгалтерія повинна встановити тотожність даних центральних складів і комор, цехів та дільниць про внутрішнє переміщення матеріалів.
71. Після перевірки документи комплектують у пачки за їх однорідністю (видами) та із супровідним ярликом здають на машинолічильну установку. Під час встановлення, за згодою матеріально відповідальних осіб, порядок передачі карток складського обліку для оброблення на машинолічильній установці, картотеки з цими картками щомісячно, але не пізніше 1-го числа наступного за звітним місяця (після виведення на них залишків матеріалів на кінець місяця) передаються зі складів на ці установки у строки, встановлені графіком. Щоб забезпечити своєчасне оформлення видачі матеріальних цінностей зі складів, доцільно здійснювати передачу карток для опрацювання їх у вечірню зміну роботи машинолічильної установки.
72. Всі первинні документи підлягають таксуванню, як правило, за допомогою обчислювальної техніки. У необхідних випадках може бути проведено подвійне (паралельне) таксування. Таксування робиться по кожному рядку багаторядкового документа (за винятком лімітно-збірних карт) та по кожному однорядковому документу. По лімітно-забірних картах таксується загальна кількість (з урахуванням повернення) по кожному номенклатурному номеру.
Загальна кількість видатку за місяць також таксується на картках складського обліку, якщо згідно з ними оформляється відпуск матеріалів (без видаткових документів).
73. Під час обробляння карток складського обліку на машинолічильній установці таксуються всі картки (при варіанті обробки з їх таксуванням).
Контроль таксування первинних документів та карток на обчислювальних машинах проводиться за допомогою сальдово-порівняльних відомостей або контрольно-таксувальних табуляграм. Порядок такої обробки та контролю таксування встановлено за типовими проектами механізації обліку матеріалів.
74. У разі застосування перфораційних та електронних обчислювальних машин складають табуляграми узагальнених даних про заготовлені підприємством (будовою) матеріальні цінності, про матеріальні цінності, які знаходяться у дорозі, про невідфактуровані поставки, про оплату платіжних вимог постачальників; про відхилення фактичної собівартості від облікових цін та ін. Ці табуляграми використовуються для відповідних бухгалтерських записів щодо заготівлі та придбання матеріалів. Окрім того, відділ постачання та фінансовий відділ проводять їх для оперативного керівництва та контролю за надходженням матеріальних цінностей і розрахунками з постачальниками.
Для поєднання даних аналітичного та синтетичного обліку матеріалів застосовуються такі табуляграми: заготовлення та придбання матеріалів, виявлення транспортно-заготівельних витрат і націнок постачальницьких організацій (або відхилень фактичної собівартості від планових цін), яка складається в розрізі відповідних груп чи видів матеріалів; сальдово-порівняльна або оборотна, відомість яку складають у розрізі номенклатурних номерів за кількістю та сумою.
Порядок розробки та складання вказаних табуляграм встановлено за типовими проектами механізації обліку матеріалів.
75. Під час обробки документів вручну або за допомогою обчислювальних клавіатурних машин, другі примірники первинних документів розкладають у розрізі складів (комор та інших місць зберігання), груп та номенклатурних номерів матеріалів. Картотека цих документів використовується для довідок та вивірення аналітичного сортового обліку та складання звітності. У відділах постачання не треба провадити жодного сортового обліку руху матеріальних цінностей, який дублює складських облік.
На перших примірниках первинних документів бухгалтерія проставляє облікові шифри видів операцій, постачальника та ін. Потім ці документи групують за видами операцій, джерелами надходження або напрямами відпуску (видатку) матеріалів (за кореспондуючими розрахунками). Виявлені суми записують у відповідні реєстри синтетичного обліку.
Після розміщення перші примірники первинних документів передають відповідним виконавцям: прибуткові документи з доданими до них рахунками-фактурами, накладними і т.ін. для обліку придбання та заготовлення матеріальних цінностей, (видаткові документи для обліку затрат на виробництво та калькуляції тощо).
76. Синтетичний облік руху матеріальних цінностей під час обробки документів вручну або за допомогою обчислювальних клавіатурних машин повинен здійснюватися бухгалтерією в сумарному виразі на відповідних синтетичних рахунках, субрахунках, в всередині їх - по складах чи коморах (по матеріально відповідальних особах) та групах матеріалів.
З цією метою суми оборотів по групах матеріалів записують у накопичувальні відомості синтетичного обліку, які ведуться по кожному складу окремо по прибутку та видатку в розрізі синтетичних рахунків та субрахунків та груп матеріалів (за обліковими цінами). Форми накопичувальних відомостей встановлюються міністерствами та відомствами під час затвердження інструкції з обліку матеріалів.
77. Періодично або в кінці звітного місяця підсумкові дані (з прибутку та видатку) накопичувальних відомостей записують в облікові реєстри. За журнально-ордерної форми обліку ці дані записують у відповідні розділи відомості N 10 "Рух матеріальних цінностей" (у грошовому виразі). На будовах відомість N 10-С заповнюється за даними відповідних первинних документів та матеріальних звітів виконробів.
Підсумкові дані відомості N 10 з надходження та вибування матеріалів за обліковими цінами та з урахуванням сум транспортно-заготівельних витрат (включаючи націнки постачальницьких організацій) або відхилень фактичної собівартості від планових цін повинні бути звірені з відповідними даними журналів-ордерів N 6, 10, 10/1, 10-С та ін.
78. Після закінчення місяця, на підставі даних про придбання та заготовлення матеріалів, бухгалтерія повинна визначати;
а) залишки матеріалів у дорозі та матеріалів, не вивезених зі складів постачальників;
б) дані про невідфактуровані поставки;
в) залишки заборгованості постачальникам за несплаченими у строк розрахунковими документами.
Ці облікові дані використовують для прийняття відповідних заходів для розшуку вантажів, які не надійшли, отримання рахунків-фактур від постачальників, для оплати заборгованості постачальникам, а також для відображення в бухгалтерському балансі.
79. Підприємства та будови зобов'язані проводити інвентаризацію сировини та матеріалів згідно з порядком та термінами, встановленими Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні та Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків (вказано нормативні документи, які діють в Україні - О.Л.).
З метою здійснення систематичного контролю за збереженням цінностей повинні проводитися контрольні вибіркові перевірки залишків окремих видів матеріалів у натурі. Ці перевірки проводяться комісією, яку призначає керівник підприємства (будови), та оформляються у відповідності з Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків.
Виявлені нестачі та надлишки матеріалів повинні бути відображені на відповідних картках складського обліку, а після розгляду та затвердження результатів інвентаризації роблять відповідні бухгалтерські записи.
V. Взаємозв'язок складського сортового обліку з обліком в бухгалтерії
80. При обробці первинних документів та карток складського обліку на машинолічильній установці передбачається механізація процесу звірки даних бухгалтерського обліку матеріалів з даними складського обліку. В інших випадках дані сортових оборотних відомостей повинні звірятися з картками складського обліку.
81. В умовах переважання ручної обробки первинних документів або при застосуванні засобів малої механізації для забезпечення взаємозв'язку складського сортового обліку з даними синтетичного обліку та для складання звітності бухгалтерією має бути відкрита відомість (книга) обліку залишків матеріалів на складі, котру заводять на рік.
Після закінчення місяця завідуючий складом чи комірник зобов'язаний переносити з перевірених карток складського обліку у відомість (книгу) обліку залишків, яку отримує від бухгалтерії, кількісні залишки матеріалів на початок нового місяця. В окремих випадках перенесення залишків матеріалів у відомість залишків допускається доручати працівнику бухгалтерії або МЛБ з тим, щоб правильність записів залишків було підтверджено матеріально відповідальною особою.
Дані про залишки матеріалів на початок другого та третього місяця кварталу можуть заноситись у відомість (книгу) залишків тільки по матеріалах, які мали рух у звітному місяці, з тим, однак, що кількісні та грошові підсумки записуються по всіх групах матеріалів.
82. В умовах далеко розташованих складів перенесення залишків матеріалів у відомість (книгу) залишків здійснюється бухгалтерією підприємства (будови) на підставі отримуваних від матеріально відповідальних осіб відомостей залишків матеріалів. У цьому випадку запису про залишки матеріалів у відомості (книзі) комірник не робить.
83. Щомісячно кількісні залишки по відомостях (книгах) обліку залишків матеріалів таксуються (множаться на прийняті облікові ціни). По групах матеріалів, синтетичних рахунках чи субрахунках підраховують підсумкові дані (для цього слід використовувати обчислювальні машини).
Виведені у відомості (книзі) залишки матеріалів у грошовому виразі повинні бути порівняні по кожній групі матеріалів або по кожному синтетичному рахунку (субрахунку) аналогічними даними, приведеними в накопичувальних відомостях або в оборотних відомостях групового синтетичного обліку. Тотожність вказаних даних служить підтвердженням правильності ведення складом аналітичного (сортового) обліку матеріалів.
84. У випадках, коли між даними накопичувальних чи оборотних відомостей та даними карток складського обліку або відомості (книги) обліку залишків матеріалів на складі будуть виявлені розбіжності, всі помилки повинні бути виявлені та врегульовані бухгалтерією з матеріально відповідальними особами до здачі установленої бухгалтерської звітності за місяць, що закінчився, про що роблять відповідну відмітку у реєстрах (табуляграмах, відомостях або книгах обліку залишків) за підписом бухгалтера, який веде облік матеріалів.
При будь-якому способі звірки вона повинна підтверджуватися підписами матеріально відповідальних осіб та працівників бухгалтерії.
85. Пункт 85 опущено.