Зберігання і знищення документів
ВОПРОС: Як довго зберігати документи?
ОТВЕТ: Документ проходить такі стадії:
1 - утворення;
2 - підшивання;
3 - зберігання;
4 - знищення.
3 і 4 стадію обов'язково потрібно узгоджувати з місцевими архівами.
Для цього існують певні вказівки. Вони є типові і галузеві. Але щоб ними правильно користуватися, необхідно звернутися в архів. Там вам скажуть, до якого списку ви належите. є два списки:
1 - установи, організації, підприємства, документи яких надходять в держархіви;
2 - -"- не надходять в держархіви.
Нижче пропонуємо терміни зберігання документів, які вказані в "Переліку типових документів, які утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, з вказівкою терміну зберігання" (Москва, 1989). Поки що ця вказівка діє на території України, нових нема. Для прикладу подаємо тільки документи "Бухгалтерського обліку і звітності".
Таблицею слід користуватися так: наприклад, 337 стаття. Договори, угоди (господарські, операційні, трудові і інші). Термін зберігання для всіх 3 роки, але потрібно враховувати примітку 1 після за кінчення дії договору, угоди при умові завершення ревізій. Може трапитись, що будете зберігати навіть і набагато довше, ніж 3 роки.
Пояснення до таблиці:
1. ЕПК - це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в обов'язковому (належним чином оформлена) порядку повинна передаватись в державні архіви;
2. "В" - вік людини на момент закінчення справи. Такі справи зберігаються протягом часу, який вираховується: 75 років - "В".
Для того, щоб знищити документи, на місцях утворюється експертна комісія.
Рекомендуємо - за допомогою звертайтеся в архіви на місцях.
+--------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ ¦Термін збері-¦ ¦
¦стат-¦ ¦ гання доку- ¦ ¦
¦ ті ¦ Вид документів ¦ ментів ¦ Примітка ¦
¦ ¦ +-------------¦ ¦
¦ ¦ ¦ спи- ¦ спи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦сок N1¦сок N2¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 303 ¦Бухгалтерські звіти і балан-¦ ¦ ¦1)При відсутності ¦
¦ ¦си організацій і пояснюваль-¦ ¦ ¦річних-постійно ¦
¦ ¦ні записки до них: ¦ ¦ ¦2)При відсутності ¦
¦ ¦а) зведені річні ¦пост. ¦- ¦річних - 10р. ¦
¦ ¦б) річні ¦пост. ¦10р ¦ ¦
¦ ¦в) квартальні ¦3р 1) ¦3р 2) ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 304 ¦Звіти по фінансуванню ¦ ¦ ¦1)При відсутності ¦
¦ ¦а) зведені річні ¦пост. ¦- ¦річних - пост. ¦
¦ ¦б) річні ¦пост. ¦10р ¦2)-"- - 10р. ¦
¦ ¦в) квартальні ¦3р 1) ¦3р 2) ¦3)При відсутності ¦
¦ ¦г) місячні ¦1р 3) ¦1р 4) ¦річних і кварталь- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ них - пост. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦4)-"- - 10р. ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 305 ¦Передаткові,розподільні,лік-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відаційні баланси і додатки,¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пояснювальні записки до них ¦пост. ¦10р ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 306 ¦Протоколи засідань комісії ¦ ¦ ¦1)При відсутності ¦
¦ ¦по розгляду і затвердженню ¦ ¦ ¦ річних - пост. ¦
¦ ¦звітів і балансів: ¦ ¦ ¦2) -"- - 10р. ¦
¦ ¦а) річних ¦пост. ¦10р ¦ ¦
¦ ¦б) квартальних ¦3р 1) ¦3р 2) ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 307 ¦Аналітичні таблиці по роз- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бірці і аналізу річних зві- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тів і балансів ¦пост. ¦5р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 308 ¦Переписка про затвердження і¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦уточнення балансів та звітів¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 309 ¦Переписка про терміни подан-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ня бухгалтерської і фінансо-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вої звітності ¦1р. ¦1р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 310 ¦Первинні документи і додатки¦ ¦ ¦1)При умові завер- ¦
¦ ¦до них, які зафіксували факт¦ ¦ ¦шення ревізій. У ¦
¦ ¦здійснення господарської ¦ ¦ ¦випадку виникнення ¦
¦ ¦операції і які є основою для¦ ¦ ¦суперечок, розбіж- ¦
¦ ¦бухгалтерських записів (ка- ¦ ¦ ¦ностей, слідчих та ¦
¦ ¦сові, банківські документи, ¦ ¦ ¦судових справ - ¦
¦ ¦повідомлення банків і пере- ¦ ¦ ¦зберігаються до ви-¦
¦ ¦відні вимоги,виписки банків,¦ ¦ ¦несення остаточного¦
¦ ¦наряди на роботу,табелі,акти¦ ¦ ¦рішення ¦
¦ ¦на приймання,здачу і списан-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ня майна і матеріалів, кви- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦танції і накладні по обліку ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦товарно-матеріальних ціннос-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тей, авансові звіти і інші) ¦3р.1) ¦3р.1) ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 311 ¦Особисті рахунки: ¦ ¦ ¦1)Після зупинення ¦
¦ ¦а) робітників і службовців ¦75р.-В¦75р.-В¦виплати допомоги і ¦
¦ ¦ ¦ ЕПК ¦ ¦пенсій; для разових¦
¦ ¦б) отримувачів пенсій і дер-¦ ¦ ¦допомог - 1р. ¦
¦ ¦жавної допомоги ¦5р.1) ¦5р.1) ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 312 ¦Розрахункові (розрахунково- ¦ ¦ ¦1)При відсутності ¦
¦ ¦платіжні) відомості ¦3р.1) ¦3р.1) ¦особистих рахунків-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦- 75р. ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 313 ¦Інвентарні карточки і книги ¦ ¦ ¦1)Після ліквідації ¦
¦ ¦обліку основних засобів ¦3р.1) ¦3р.1) ¦основних засобів ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 314 ¦Доручення на отримання гро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦шових сум і товарно-матері- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦альних цінностей (в т.ч. ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦зіпсовані доручення і ану- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦льовані) ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 315 ¦Гарантійні листи ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 316 ¦Облікові реєстри (головна ¦ ¦ ¦1)При умові завер- ¦
¦ ¦книга, журнали-ордери, таб- ¦ ¦ ¦шення ревізій. У ¦
¦ ¦лиці та інші) ¦3р.1) ¦3р.1) ¦випадку виникнення ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦суперечок, розбіж- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ностей, слідчих і ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦судових справ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зберігаються до ви-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦несення остаточного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рішення ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 317 ¦Допоміжні і контрольні кни- ¦ ¦ ¦1)При умові завер- ¦
¦ ¦ги, журнали, картотеки, ка- ¦ ¦ ¦шення ревізій. У ¦
¦ ¦сові книги, оборотні відо- ¦ ¦ ¦випадку виникнення ¦
¦ ¦мості ¦3р.1) ¦3р.1) ¦суперечок, розбіж- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ностей, слідчих і ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦судових справ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зберігаються до ви-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦несення остаточного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рішення ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 318 ¦Книги обліку депонованої за-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦робітної плати, журнали реє-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦страції виконавчих листів ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 319 ¦Журнали, книги реєстрації ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рахунків, доручень, платіж- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦них доручень і інші ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 320 ¦Звіти, відомості про надход-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ження, витрати і залишки до-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рогоцінних металів, алмазів ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦і виробів з них ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 321 ¦Відомості про використання ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кредитів: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) річні ¦5р. ¦5р. ¦ ¦
¦ ¦б) квартальні ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 322 ¦Відомості про облік фондів, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦лімітованої заробітної плати¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦і контролю за її розподілом,¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦про розрахунки по перевитра-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тах і заборгованості по за- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦робітній платі, про утриман-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ня із заробітної плати, із ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦коштів соціального страху- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вання, про виплату відпус- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кних і вихідних допомог і ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦інші ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 323 ¦Документи (протоколи засі- ¦ ¦ ¦1)При умові завер- ¦
¦ ¦дань інвентаризаційних ко- ¦ ¦ ¦шення ревізій. У ¦
¦ ¦місій, інвентарні описи, ак-¦ ¦ ¦випадку виникнення ¦
¦ ¦ти, рахункові відомості) про¦ ¦ ¦суперечок, розбіж- ¦
¦ ¦інвентаризацію ¦3р.1) ¦3р.1) ¦ностей, слідчих і ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦судових справ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зберігаються до ви-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦несення остаточного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рішення ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 324 ¦Документи (копії звітів із ¦ ¦Не менше 3р. ¦
¦ ¦протоколів,висновок) про ви-¦До закінчення¦ ¦
¦ ¦плату допомог, пенсій, лист-¦ терміну ¦ ¦
¦ ¦ків непрацездатності по дер-¦необхідності ¦ ¦
¦ ¦жавному соціальному страху- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ванню ¦ ¦ ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 325 ¦Виконавчі листи ¦ -"- ¦ -"- ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 326 ¦Доручення-зобов'язання за ¦ ¦ ¦
¦ ¦товари, отримані в кредит, ¦ ¦ ¦
¦ ¦переписка по оформленню до- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ручень-зобов'язань ¦ -"- ¦ -"- ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 327 ¦Довідки, пред'явлені в бух- ¦ ¦ ¦
¦ ¦галтерію на оплату навчаль- ¦ ¦ ¦
¦ ¦них відпусток, отримання ¦ ¦ ¦
¦ ¦пільг по податках і інші6-"-¦ -"- ¦ ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 328 ¦Документи (довідки, акти, ¦ ¦ ¦
¦ ¦зобов'язання, переписка) по ¦ ¦ ¦
¦ ¦дебіторській заборгованості,¦ ¦ ¦
¦ ¦недостачах, розтратах, кра- ¦ ¦ ¦
¦ ¦діжках ¦ -" ¦ -"- ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 329 ¦Документи (протоколи, акти, ¦ ¦До пе-¦ ¦
¦ ¦звіти) про переоцінку основ-¦ ¦рео- ¦ ¦
¦ ¦них фондів ¦пост. ¦цінки ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 330 ¦Акти, відомості переоцінки і¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦визначення зносу основних ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦засобів ¦ -"- ¦ -"- ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 331 ¦Паспорти будівель 1), ¦ ¦ ¦1)Паспорти будівель¦
¦ ¦споруд 1) і обладнання ¦3р.2) ¦3р.2) ¦і споруд -пам'ятни-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ки архітектури, які¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦знаходяться під ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦охороною держави - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦пост. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦2)Після ліквідації ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦основних засобів ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 332 ¦Переписка про паспортизацію ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦будівель і споруд ¦5р. ¦5р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 333 ¦Документи (плани, звіти, пе-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦реписка) про проведення до- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кументальних ревізій і кон- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦трольно-ревізійної роботи ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 334 ¦Акти документальних ревізій ¦ ¦ ¦1)При умові завер- ¦
¦ ¦фінансово-господарської ді- ¦ ¦ ¦шення ревізій. У ¦
¦ ¦яльності організацій, доку- ¦ ¦ ¦випадку виникнення ¦
¦ ¦менти (довідки, інформації, ¦ ¦ ¦суперечок, розбіж- ¦
¦ ¦доповідні записки до них) ¦5р.1) ¦5р.1) ¦ностей, слідчих і ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦судових справ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зберігаються до ви-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦несення остаточного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рішення ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 335 ¦Переписка про фінансово-гос-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подарську діяльність (про ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦облік фондів, про накладання¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦і утримання штрафів, про ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приймання, здачу, списання ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦матеріальних цінностей і ін-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ші питання) ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 336 ¦Акти перевірки каси, пра- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вильності утримання податків¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦і інші ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 337 ¦Договори, угоди (господарсь-¦ ¦ ¦1)Після закінчення ¦
¦ ¦кі, операційні, трудові і ¦ ¦ ¦терміну дії дого- ¦
¦ ¦інші) ¦3р.1) ¦3р.1) ¦вору, угоди при ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦умові завершення ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ревізії ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 338 ¦Реєстри договорів ¦3р. ¦3р. ¦ ¦
¦-----+----------------------------+------+------+-------------------¦
¦ 339 ¦Договори про матеріальну ¦ ¦ ¦1)Після звільнення ¦
¦ ¦відповідальність ¦5р.1) ¦5р.1) ¦матеріально-відпо- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦відальної особи ¦
¦-----+----------------------------+-------------+-------------------¦
¦ 340 ¦Зразки підписів (матеріаль- ¦До закінчення¦ ¦
¦ ¦но-відповідальних осіб) ¦ терміну ¦ ¦
¦ ¦ ¦необхідності ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------+
| Назва організації | Затверджено |
АКТ
про виділення до знищення документів,
які не підлягають зберіганню.
"__"____________________199__р.
На підставі...(вказуєте галузеву або типову вказівку)...відібрані до знищення документи, які не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення
+---------------------------------------------------------------+
¦ N ¦Заголовки справ ¦ Дати ¦Кількість¦ Терміни збері- ¦ При-¦
¦п/п¦ ¦ ¦томів ¦ гання і статті ¦ міт-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ за переліком ¦ ка ¦
¦---------------------------------------------------------------¦
¦ Приклад ¦
¦---------------------------------------------------------------¦
¦25 ¦квартальні ста- ¦1983- ¦ 6 ¦До закінчення тер-¦ ¦
¦ ¦тистичні звіти ¦1988рр.¦ ¦міну необхідності.¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ст.198-а; 198-б; ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦203-б; 204-б ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------+
Всього 632 (шістсот тридцять дві) справи за 1960-1988 рр.
Документи в кількості 632 (шістсот тридцяти двох) справ, вагою 530 кг здані в макулатуру на переробку (назва організації, куди здано) згідно з приймально-здавальною накладною N 2 від 25.05.1988р.
Підписи членів комісії