Про віднесення витрат на відрядження
на собівартість
У випадку виїзду у відрядження і повернення в Україну в один і той самий день, працівнику виплачуються добові в іноземній валюті у розмірі 50 відсотків норми, встановленої для країни, в яку скеровується працівник.
Під час перебування у відрядженні за кордоном працівник нашого підприємства проживав у готелі (у Франції), однак документи за готель працівником не були подані у бухгалтерію підприємства (оскільки були загублені). Чи може бухгалтерія відшкодувати працівнику витрати за проживання в готелі і віднести їх на собівартість продукції? Вартість проживання в готелі відома (за документами іншого працівника, скерованого у те ж відрядження).
Ні. Згідно з пунктом 7 "е" "Порядку відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N 344, за час перебування у відрядженні за кордоном працівнику відшкодовуються витрати за найм житлового приміщення під час відрядження лише на підставі поданих підтверджуючих документів (рахунків, квитанцій).
У додатку N 1 до "Порядку відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, норми добових вказані у двох стовпчиках. Прохання пояснити, в яких випадках використовуються дані першого стовпчика, а в яких - дані другого стовпчика.
Норми добових А-1 (перший стовпчик) застосовуються для працівників України, які виїжджають у короткочасні відрядження в цю закордонну країну з України чи з інших закордонних країн.
Норми добових В-2 (другий стовпчик) застосовуються для працівників закордонних установ України у цій закордонній країні, а також для інших категорій працівників України, скерованих у цю закордонну країну на тривалі терміни, які отримують в період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті, у випадках короткочасних відряджень у межах цієї зарубіжної країни.
Вказана норма застосовується також при відшкодуванні працівникам витрат за час проїзду іноземною територією до місця роботи за кордоном і назад і скеруванні у короткочасні відрядження з-за кордону до України і назад.
У випадку перебування працівника у короткочасному відрядженні за кордоном більше ніж 30 днів виплата добових, починаючи з 31 дня, проводиться у розмірах, вказаних у другому стовпчику (В-2).
ПИТАННЯ: 1.Прохання пояснити, як виплачуються добові при скеруванні працівника за кордон (не в краї- ни СНД) у день від'їзду у відрядження і в день приїзду з відрядження. Чи, може, ці два дні для нарахування добових враховуються як один день?
2.Чи відшкодовується працівникові бронювання місць в готелях при поїздках за кордон? Якщо відшкодовується, то в якому розмірі?
3.Під час перебування у відрядженні в Німеччині працівник проживав у готелі, вартість якого значно перевищує норми відшкодування витрат на найм житла за добу, вказані в додатку N1. Документи за проживання в готелі працівником в бухгалтерію підприємства були подані. Чи можна відшкодувати працівникові його реальні витрати за проживання в готелі, і чи можна ці витрати віднести на втрати обігу для нашого підприємства?
4.Працівник підприємства виїхав у відрядження на службовому автомобілі Які витрати працівника під час такого відрядження можна йому відшкодувати?
5. Під час перебування працівника у відрядженні за кордоном у готелі, в якому він проживав п'ять днів, проходила презентація і всі клієнти, що там проживали, забезпечувалися безплатним харчуванням. У якому розмірі необхідно виплатити працівнику добові за час перебування у цьому відрядженні?
6. При поверненні з відрядження на службовому автомобілі з Німеччини на території Польщі у зв'язку з аварією працівнику нашого підприємства довелося затриматись з незалежних від нього причин па зайвих два дні. У якому розмірі бухгалтерія нашого підприємства повинна виплатити йому добові за ці два дні і чи повинна їх виплачувати (аварія сталася не з вини нашого працівника)?
ВІДПОВІДЬ: 1.Ні, для нарахування добових ці дні враховуються як два дні, але при цьому слід врахувати деякі особливості. Так, згідно з пунктом 3 "в" "Порядку відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, за день виїзду у відрядження добові виплачуються у розмірі 100 відсотків встановлених норм в іноземній валюті, передбачених для країни призначення, а за день повернення з відрядження в Україну - у валюті України в розмірах, передбачених діючим законодавством України про службові відрядження на території України.
Звертаємо вашу увагу на те, що у випадку виїзду у відрядження і повернення в Україну в один і той самий день, працівнику виплачуються добові в іноземній валюті у розмірі 50 відсотків норми, встановленої для країни, в яку скеровується працівник
2.Згідно з пунктом 3 "Положення повернення витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати за бронювання місць у готелях, але не більше 70 відсотків вартості місця за добу.
3.Відшкодувати працівнику витрати, яких він зазнав, підтверджені документально, на найм житла ви маєте право. Але на витрати обігу віднести зможете лише частину цих витрат. Джерелом виплати частини, що залишилась, буде прибуток підприємства, який залишився у його розпорядженні.
Так, за "Порядком відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, з дозволу керівника працівнику можуть оплатити фактичні витрати на найм житлового приміщення.
Разом з тим, витрати, які відшкодовуються госпрозрахунковими підприємствами і організаціями відряджуваним працівникам понад норму, встановлену цим Порядком, не відносяться на собівартість продукції, робіт, послуг і на витрати обігу включно з витратами, які здійснені з дозволу керівника.
4.Згідно з "Порядком відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, якщо працівник виїжджає у відрядження службовим автомобілем, то йому відшкодовуються витрати на пально-мастильні матеріали згідно з діючими нормами за кілометр пробігу і за затвердженим маршрутом, а також вартість проживання в мотелі (готелі) на підставі підтверджуючих документів у межах норм, встановлених до оплати проживання у країні зупинки. Наприклад, якщо працівник скеровується в Австрію, йому необхідно буде зупинитися в мотелі на території Польщі. У цьому випадку найм житлового приміщення в Польщі буде оплачуватися йому за нормами для Польщі, а найм житлового приміщення в Австрії буде оплачуватися за нормами для Австрії.
Добові після перетину кордону України виплачуються працівнику за нормами добових, встановлених для країни, в яку скеровується працівник. За період проїзду працівника територією України йому виплачуються добові в порядку, передбаченому законодавством Украї- ни про службові відрядження на території України.
Усі названі вище витрати можуть бути віднесені на витрати підприємства як витрати на відрядження.
5. Згідно з "Порядком відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн- учасниць СНД)", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, у тих випадках, коли відряджені працівники забезпечуються в країні перебування безплатним харчуванням, їм виплачуються добові в розмірі 30 відсотків встановлених добових.
6. Виплатити працівнику добові за ці два дні ви повинні. Але згідно з пунктом 5 "е" "Положення відшкодування витрат при короткочасних відрядженнях за кордон (крім країн - учасниць СНД)", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1.06.94 р. N344, за час затримки в дорозі у період проїзду територією іноземної держави, у зв'язку із хворобою чи з інших, не залежних від працівників причин, тривалістю понад добу, але не більше як два місяці, добові виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для країни, де довелося затриматися. Необхідність затримки повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної чи консульської установи України за кордоном.