Особенности расчетов платежными поручениями
В процессе осуществления хозяйственной деятельности возникает необходимость в осуществлении расчетов между субъектами хозяйствования. Существует множество способов, при помощи которых производятся расчеты за покупку, продажу, предоставление различного рода услуг, и оплаты обязательств, возникающих в результате хозяйственных отношений.
Безналичные расчеты осуществляются с применением следующих форм расчетных документов:
платежные поручения;
платежные требования-поручения;
чеки;
аккредитивы;
векселя;
платежные требования;
инкассовые поручения (распоряжения).
Несмотря на большое разнообразие форм расчетов, наиболее распространенными являются расчеты с использованием платежных поручений. Такая форма является самой простой, хотя и не самой лучшей. Все зависит от условий сделок и последствий, которые могут вытекать из них, а также ряда других причин, таких как надежность и порядочность партнеров, количество заключенных сделок, местонахождение партнеров и целого ряда других обстоятельств.
Хотя расчеты платежными поручениями и являются наиболее простыми и в связи с этим распространенными, многие не знают, какие требования предъявляются к бланкам платежных поручений, их заполнению и правильности использования.
Платежное поручение - это документ, представляющий собой письменное поручение клиента банка, который его обслуживает, на перечисление определенной суммы средств со своего счета.
Платежные поручения должны соответствовать определенным стандартам и содержать следующие реквизиты:
название документа;
номер документа, число, месяц, год его выписки. Число и год указываются цифрами, месяц - прописью. На расчетных документах, заполняемых при помощи технических средств, допускается обозначение месяца цифрами (например, 01-12);
названия плательщика и получателя средств (их официальное сокращение), которые соответствуют зарегистрированным в уставе, их идентификационный код в соответствии с Единым государственным реестром предприятий и организаций Украины (код) и идентификационные номера физических лиц, которые проставляются на основании соответствующих документов налоговых органов, номера счетов в учреждениях банка;
названия банков плательщика и получателя, их местонахождение и условные номера МФО (код банка);
сумму платежа цифрами и прописью.
Многие субъекты хозяйствования представляют в банк платежные поручения с неправильным указанием суммы платежа как цифрами, так и прописью, что свидетельствует о простой невнимательности или незнании, но следствием этого может быть отказ в принятии документа банком к оплате. Приведем несколько наиболее часто встречающихся примеров неправильного указания суммы:
- 45-00;
- 45.00;
- 45 =.
Подобные ошибки встречаются и в указании суммы платежа прописью.
При обозначении суммы цифрами в качестве разделительного знака используется запятая, а цифрами проставляется как сумма в целых гривнях, так и сумма в копейках, например, 45,32. При обозначении суммы прописью название денежной единицы указывается в сокращенной форме, а сумма копеек - цифрами. Например, сорок две грн. 35 коп.;
- назначение платежа: наименование товара (выполненных работ, предоставленных услуг), ссылка на документ, на основании которого осуществляется операция (договор, счет, товарно-транспортный документ и др.), с указанием его номера и даты.
Вместо названия товара может использоваться его кодовое (условное) значение;
- на первом экземпляре (независимо от способа изготовления расчетного документа) - оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика, которым в соответствии с действующим законодательством Украины и учредительными документами предприятия предоставлено право распоряжения счетом и подписи расчетных документов и которые указаны в карточке с образцами подписей и оттиска печати в учреждении банка.
В случае оформления платежного поручения предпринимателями без создания юридического лица первый экземпляр платежного поручения подписывается одним ответственным лицом, образец подписи которого указан в карточке с образцами подписей и оттиска печати (при условии ее наличия);
- подразделение бюджетной классификации и срок наступления платежа (в случае перечисления средств в бюджет).
Многие не указывают или указывают неправильно эти необходимые реквизиты, что приводит к причине отказа принятия документа к оплате и его вторичной выписки;
- сумму налога на добавленную стоимость или надпись "без налога на добавленную стоимость".
Часто в строке "назначение платежа" не указывается включен ли в сумму платежа НДС или нет, а если да, то в какой сумме. Это также может послужить причиной возврата документа без осуществления платежа.
В случае, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов не заполнен или заполнен неправильно, банк такой документ к оплате не принимает.
Не допускаются исправления, подчистки, а также использование факсимиле для осуществления подписи.
Банк не имеет права делать исправления на представленных платежных поручениях, за исключением случаев, предусмотренных нормативными актами Национального банка Украины.
Исходя из своих технических возможностей, разрешается представлять в банк платежные поручения как в бумажной форме, так и в виде электронных платежных поручений по каналам связи.
Бланки платежных поручений изготавливаются типографским способом и соответствуют четко определенным стандартам. Многие предприятия имеют технические возможности для изготовления бланков платежных поручений собственными силами, а также их заполнения при помощи ЭВМ. В данном случае они должны полностью отвечать требованиям к форме платежных поручений, установленным нормативными актами НБУ.
Платежные поручения в бумажной форме, как правило, выписываются с использованием технических средств (пишущей машинки) за один раз с применением копировальной бумаги в двух экземплярах. Предприятия, которые обслуживаются в одном учреждении банка, - в трех экземплярах (если применение копировальной бумаги невозможно, то на всех экземплярах в правом верхнем углу должен быть указан их порядковый номер в соответствующей последовательности).
Расчеты платежными поручениями регулируются Инструкцией N 7 "О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 2 августа 1996 года N 204, с последующими изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правления НБУ от 6 декабря 1996 года N 316, 30 декабря 1996 года N 348, 5 марта 1997 года N 49.
Платежные поручения используются в расчетах по платежам товарного и нетоварного характера.
Расчеты платежными поручениями могут осуществляться:
- за фактически отгруженную продукцию (выполненные работы, предоставленные услуги);
- в порядке предварительной оплаты;
- для завершения расчетов по актам сверки взаимной задолженности предприятий;
- для перечисления предприятиями сумм, принадлежащих физическим лицам (заработная плата, пенсии, денежные доходы колхозников и др.), на их счета, открытые в учреждениях банков;
- для перечисления платежей в бюджет, целевые и другие фонды;
- для перечисления пени, штрафа, неустойки;
- в других случаях по согласию сторон.
При расчетах за фактически отгруженную, проданную продукцию (выполненные работы, предоставленные услуги) в платежном поручении в строке "Назначение платежа" указываются название (вид) отгруженной, проданной продукции (выполненные работы, предоставленные услуги), номер, дата товарно-транспортного или другого документа, подтверждающего отгрузку, продажу продукции (выполнение работы, предоставление услуги).
При перечислении платежей, удержанных из заработной платы работников и начисленных на фонд заработной платы налогов и обязательных взносов в государственные целевые фонды, в платежном поручении в строке "Назначение платежа" указываются подразделения бюджетной классификации (при перечислении платежей в бюджет) и срок наступления платежа, а также то, что налоги в бюджет или взносы в государственные целевые фонды, удержанные с заработной платы и начисленные на фонд потребления, перечислены полностью.
В случае, если на счете предприятия недостаточно средств, необходимых для выдачи заработной платы и одновременного перечисления вышеуказанных платежей, в платежном поручении в строке "Назначение платежа" указывается, что налоги и взносы, удержанные из заработной платы и начисленные на фонд потребления, перечисляются в суммах, пропорциональных остатку средств на счете.
Предварительная оплата осуществляется предприятиями в том случае, когда это оговорено в договоре или установлено:
-Указом Президента Украины от 15.10.93 г. N 458/93 "О расчетах за поставки продовольствия и сельскохозяйственной продукции" - за поставки продовольствия и сельскохозяйственной продукции;
- постановлением Кабинета Министров Украины от 04.02.93 г. N 91 - за отпущенный природный газ;
- совместной телеграммой Кабинета Министров и Национального банка Украины от 12.01.93 г. N 18-60/98 и N 22001 - за хлебопродукты, воду, электро- и тепловую энергию, за пользование телефоном и почтово-телеграфные услуги, за перевозку товаров для расчетов с железнодорожными предприятиями, пароходствами, автотранспортными предприятиями;
- письмом Министерства экономики Украины от 21.01.93 г. N 35-20/145-10, согласованным с Кабинетом Министров Украины, - за нефтепродукты.
Расчеты по актам сверки. При равномерных и постоянных поставках товаров и предоставлении услуг расчеты между поставщиками и покупателями могут осуществляться платежными поручениями путем периодических перечислений средств в сроки и в размерах, оговоренных в договорах.
В двухстороннем договоре предусматривается размер сроки перечисления средств, периодичность проведения сверок расчетов и порядок осуществления окончательного расчета покупателя.
В платежном поручении в строке "Назначение платежа" указывается: "Платеж по договору N от ", а также срок платежа.
Последний платеж по договору, как правило, должен учитывать взаимную задолженность между поставщиком и покупателем.
В процессе ведения хозяйственной деятельности иногда возникают ситуации, когда одна из сторон не выполняет взятых на себя обязательств. В связи с этим применяются санкции, предусмотренные договором. За просрочку платежа в соответствии с Законом Украины от 22.11.96 г. N 543/96-ВР "Об ответственности за несвоевременное выполнение денежных обязательств" просрочившие должники уплачивают в пользу получателей пеню, установленную в договоре, но не выше двух учетных ставок НБУ.
Пеня, как правило, перечисляется вместе с суммой задолженности. В таком случае в платежном поручении сумма пени указывается отдельно. В строке "Назначение платежа" рядом с указанием вида и суммы платежа по основному долгу приводится расчет суммы пени и обязательно делается ссылка на соглашение, которым установлен размер пени, и на статьи 1 и 3 Закона Украины от 22.11.96 г. N 543/96-ВР.
В случае, если уплата пени производится отдельным платежным поручением, в строке "Назначение платежа" должно быть указано: "Пеня за просрочку... (вид платежа)", номер, дата и сумма документа, за просрочку которого начислено пеню, приводится ее расчет, а также делается ссылка на соглашение, которым установлен размер пени, и на статьи 1 и 3 вышеуказанного Закона.
Взаимоотношения банка и клиента (плательщика) при использовании платежных поручений как средства безналичных расчетов.
Поручения принимаются к исполнению банками в течение десяти календарных дней со дня выписки без ограничения их максимального или минимального размера суммы. Дата заполнения платежного поручения не учитывается.
Расчеты по платежным поручениям, представленным в банк для оплаты в течение операционного дня, осуществляются банком в этот же день со счетов клиентов в пределах остатков средств на начало операционного дня. В случае технических возможностей учета текущих поступлений средств на счета клиентов в течение операционного дня банки могут осуществлять платежи по их поручениям с учетом поступивших сумм.
Платежные поручения, которые поступили в банк после операционного дня, оплачиваются на следующий день.
Банк может отказать клиенту в принятии платежного поручения к исполнению в случае если:
- один из вышеперечисленных реквизитов не заполнен или заполнен неправильно;
- в платежном поручении есть исправления или подчистки;
- подписание платежного поручения осуществлено с применением факсимиле;
- прошло более десяти дней со дня выписки поручения;
- отсутствуют средства на расчетном счете плательщика в необходимом количестве, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией N 7 (такие поручения учитываются на внебалансовом счете N 9929).
В случае отказа принять от клиента платежное поручение банк в день получения документа должен сделать на его оборотной стороне надпись о причине возврата документа без исполнения (за заверенными штампом банка подписями главного бухгалтера и исполнителя) и возвратить его клиенту.
Контроль за своевременностью перечисления банком средств по предоставленным для оплаты поручениям поможет избежать нежелательных последствий при несвоевременности расчетов с партнерами. Учреждения многих банков время от времени испытывают трудности с наличием необходимого остатка средств на коррсчете вследствие как объективных, так и субъективных причин (риск ликвидности), и не в состоянии выполнять принятые на себя обязательства, в данном случае перечисление средств в банк - получатель платежа. Если такое происходит часто, необходимо задуматься о надежности такого банка и, возможно, перейти на обслуживание в другой. Для осуществления данного контроля необходимо следить, чтобы на всех экземплярах платежных поручений банк в обязательном порядке в правом верхнем углу проставлял дату их поступления. Если платежные поручения поступили после окончания установленного банком времени работы с клиентами, на них, кроме того, проставляется штамп "Вечерняя". Дата исполнения проставляется в правом нижнем углу.
В случае, если дата выписки платежного поручения совпадает с датой проводки его банком, дата получения его банком в правом верхнем углу не проставляется.
Частичная оплата платежных поручений. Средства списываются со счета плательщика только на основании первого экземпляра платежного поручения. Если на счете предприятия недостаточно средств для осуществления расчетов, банк принимает платежные поручения в случаях, предусмотренных Инструкцией N 7, и учитывает их на внебалансовом счете N 9929 "Расчетные документы обязательные к уплате", выполняя платежи в соответствии с очередностью, установленной действующим законодательством.
Для документального подтверждения частичной оплаты платежного поручения ответственный работник банка выписывает в двух (трех) экземплярах мемориальный ордер.
Расчеты гарантированными платежными поручениями. У предприятий в процессе осуществления хозяйственной деятельности иногда возникают ситуации, когда необходимо осуществить платеж, получателями которого являются физические лица (возможно сотрудники данного предприятия), не имеющие счета в банке или находящиеся в местности, где нет банковских учреждений. Такие ситуации могут возникать в случае, если необходимо перечислить:
- на имя отдельных граждан - средства, которые принадлежат им лично (пенсии, заработная плата, расходы на командировочные, авторский гонорар и т.п.);
- предприятиям - на расходы для выплаты заработной платы, за организованный набор работников, для заготовки сельскохозяйственной продукции в населенных пунктах, где нет учреждений банков.
В таких случаях плательщик может воспользоваться услугами предприятия связи через обслуживающий банк, применив при этом гарантированные платежные поручения.
Гарантированные платежные поручения отличаются от "простых" платежных поручений не только формой расчетов, но и их оформлением.
Необходимо остановиться на особенностях оформления гарантированных платежных поручений. Кроме всех обязательных реквизитов и условий для "простых" платежных поручений:
- гарантированные платежные поручения независимо от того, в каком банке обслуживается предприятие связи, выписываются в трех экземплярах, первый и третий экземпляры отдаются банком предприятию после соответствующей обработки, а второй - остается в банке и подшивается в документы дня, но не только в качестве расчетного документа, а и как расписка представителя предприятия о получении им первого экземпляра гарантированного платежного поручения на руки;
- первые два экземпляра подписываются служащими предприятия, которые имеют право подписи, и скрепляются оттиском печати (в "простых платежных поручениях это требование предъявляется лишь к первому экземпляру);
- ко всем экземплярам гарантированного платежного поручения прилагается соответственно оформленный список получателей переводов (например, расчет за сданную сельскохозяйственную продукцию, скот населением);
- на первом экземпляре гарантированного поручения в строке "Получатель", кроме названия предприятия связи, указывают кому выдать, фамилия, имя, отчество доверенного лица плательщика и образец его подписи.
Сам механизм расчетов осуществляется следующим образом:
1) плательщик представляет в учреждение банка, который его обслуживает, гарантированное платежное поручение в трех экземплярах с соответствующими списками (при определенном количестве получателей);
2) сумма гарантированного платежного поручения списывается учреждением банка с расчетного счета плательщика и депонируется на счете N 723 "Гарантированные платежные поручения";
3 ) на первых двух экземплярах проставляется дата депонирования, а ниже ее ставятся подписи двух работников учреждения банка, уполномоченных выполнять депонирование;
4) первый экземпляр гарантированного платежного поручения скрепляется оттиском гербовой печати учреждения банка и выдается плательщику под расписку на втором экземпляре гарантированного платежного поручения;
5) второй экземпляр гарантированного платежного поручения остается в банке как первичный документ, полученный банком от предприятия для оплаты;
6) последний (третий) экземпляр гарантированного платежного поручения скрепляется оттиском штампа банка и выдается предприятию-плательщику как расписка о принятии документа;
7) банк передает соответствующему предприятию связи образцы подписей должностных лиц и оттиска печати учреждения банка, которыми оформляется гарантированное платежное поручение;
8) предприятие-плательщик представляет отделению связи заполненные бланки переводов;
9) представитель предприятия-плательщика (физическое или иное лицо, которому предназначен платеж) указанный в гарантированном платежном поручении, предъявляет первый экземпляр гарантированного поручения в учреждение предприятия связи, на основании которого получает принадлежащие ему денежные средства.
Используя гарантированные платежные поручения, необходимо помнить следующее:
1) гарантированное поручение может быть принято к платежу только в полной сумме;
2) банк не несет ответственности за поддельную надпись на гарантированном платежном поручении;
3) на сумму гарантированного учреждением банка поручения не может быть наложен арест и обращено взыскание по претензиям к плательщику, который выписал поручение;
4) сумма неиспользованного гарантированного поручения может быть восстановлена на счете плательщика. Для этого первый экземпляр поручения должен быть предъявлен в учреждение банка, в котором депонированы средства плательщика;
5) сумма потерянного плательщиком поручения может быть возобновлена на его счете только по истечении 15 дней после депонирования средств по заявлению плательщика, в котором он предоставляет банку право в случае возникновения претензии списать сумму гарантированного поручения своим распоряжением с его счета. Заявление должно быть подписано лицами, которые имеют право распоряжения счетом, и закреплено оттиском печати плательщика.
В случае потери гарантированного поручения предприятием связи, которое получило его в оплату, сумма потерянного поручения может быть зачислена на его счет при условии предоставления справки плательщика о том, что это поручение действительно было выписано для расчетов с этим предприятием связи.