КОНСУЛЬТИРУЕТ НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК УКРАИНЫ
Порядок снятия наличности
с расчетного счета упрощен
Правлением Национального банка Украины утверждены и после регистрации 04.11.97 года в Министерстве юстиции Украины введены в действие новые редакции основных нормативных документов, которые регулируют наличный оборот, в частности Порядок ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины и Инструкция Национального банка Украины N4 "Об организации работы с наличным оборотом учреждениями банков Украины" (постановления правления Национального банка Украины от 13.10.97 г N334 и N335).
Внесение изменений и дополнений к положениям этих нормативных документов осуществлено главным образом для либерализации наличных расчетов между субъектами хозяйствования в Украине, создания условий для свободного получения ими наличности со своих банковских счетов, получения предприятиями возможности проводить расчеты между собой и с населением как в безналичной форме, так и наличностью без ограничения суммы платежей с целью расширения сферы платежей наличностью с выручки от реализации товаров, работ, услуг для обеспечения своей уставной и хозяйственной деятельности, уточнения порядка установления коммерческими банками субъектам хозяйствования экономически обоснованных лимитов наличности в кассах, усиления контроля за соблюдением субъектами хозяйствования кассовой дисциплины.
Одновременно вводится обязательное представление учетно-расчетных документов, которые подтверждают произведенные между субъектами хозяйствования наличные платежи. Запрещается выплата заработной платы и дивидендов из источников, которые находятся вне банковских счетов, повышается ответственность за нарушение правил осуществления наличных платежей. Применение на практике в денежном обращении указанных мер будет содействовать совершенствованию режима наличных платежей и ведению расчетов, а также постепенному выведению в легальный оборот "теневой" наличности, усилению платежной дисциплины, улучшению хозяйственной деятельности предприятий и выполнению условий Меморандума, принятого правительством Украины и Международным валютным фондом на 1997-1998 годы.
Не имея возможности из-за их большого объема полностью опубликовать эти документы, мы предлагаем лишь второй раздел порядка ведения кассовых операций, который представляет наибольший интерес для широкого круга читателей.
Порядок принятия и выдачи наличности
и оформления кассовых документов
При приеме денежных билетов и монет в кассу кассиры предприятий обязаны руководствоваться Общими правилами определения признаков платежности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины.
Прием наличности кассами предприятий проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.
При этом выдается квитанция о приеме денег с подписями главного бухгалтера или уполномоченного им лица, а также кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличности из касс предприятий проводится по расходным кассовым ордерам или по соответственно оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее - расходные документы). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными ими. К расходным ордерам могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета и т.п.
В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и т.п. присутствует разрешающая надпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Заготовительные организации, в том числе и организации потребительской кооперации, могут проводить выдачу наличности сдатчикам сельскохозяйственных продуктов и сырья по ведомостям, в которых указываются их фамилии, адреса, объемы сданной продукции, а также сумма выплаченной наличности, заверяющимся подписью сдатчика с дальнейшим составлением (после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.
В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы наличности клиент должен в установленные банком сроки предупредить учреждение банка (письменно или устно) о сумме средств в банкнотах и разменной монете, предусмотренной для получения.
В случае выдачи отдельному лицу денег по расходному документу кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя *, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан, а также забирает расписку получателя. Если расходный документ на выдачу денег составлен несколькими лицами, то получатели также предъявляют названные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе расчетных документов.
/* Документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Украины,вид на жительство лица без гражданства, военный билет Министерства обороны Украины, служебное удостоверение военнослужащих Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Управления государственной охраны Украины, удостоверение личности работников инкассации Национального банка Украины и другие документы, удостоверяющие личность./
Расписка о получении денег может быть оформлена только чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривен словами, копеек - цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма указывается только цифрами.
Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприятия, проводится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдача денег лицам, привлеченным на сельскохозяйственные или погрузочно-разгрузочные работы, а также для преодоления последствий стихийного бедствия, может проводиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и удостоверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача денег производится по поручению, оформленному в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому поручено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "Но поручению". Выдача денег по поручению проводится в соответствии с требованиями, предусмотренными выше. Поручение остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости.
В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности из-за болезни или по другим уважительным причинам подписаться лично, по его письменному поручению за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя денег, а также лицо, расписавшееся в получении денег.
Оплата работы, выплата помощи по временной нетрудоспособности, стипендий и премий осуществляются кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешающая надпись о выдаче денег с подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы словами.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.
После окончания установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий кассир обязан:
а) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не осуществлена оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки - "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, а также сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и завизировать написанное своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N___".
Бухгалтерия делает проверку пометок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, а также подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в учреждение банка, при этом на них составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны быть заполнены бухгалтерией только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими способами, обеспечивающими сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, которые вносят или получают деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления.
Во время получения приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешающей подписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).
Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составленной на соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.
Кассовые документы после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на которого возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, находящемся под охраной.
Вынос из охраняемого помещения кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. Справки по кассовым документам, подписанные руководителем и главным бухгалтером, выдаются соответствующим органам по их требованию в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий по распоряжению следственных, судебных органов, прокуратуры, арбитражного суда, Государственной контрольно-ревизионной службы и Государственной налоговой администрации.
На место изъятого оригинала документа подшиваются заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, получившего оригинал документа, или почтовая квитанция об отправке документа и т.п.
В случае если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с различными датами одного календарного года, на место одного из изъятых документов прилагается его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и т.п.), а вместо последних - только копии с отметками о местонахождении требования.