Актуальні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами
Підзвітні особи - це особи, які працюють на підприємстві постійно. Їм може бути видана готівка на операційні, господарчі потреби і на відрядження. Гроші видаються підзвіт за умови повного розрахунку про раніше видану суму. Ці гроші мають бути використані лише за призначенням. Після виконання завдання або повернення із відрядження підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт про використання виданих їй сум. До авансового звіту додаються відповідні документи (товарні чеки, квитанції, посвідчення на відрядження, залізничні та інші квитки), і бухгалтер підприємства перевіряє правильність і законність витрат кожної вказаної суми. На бланку ставиться запис про перевірку, звіт затверджується керівником, залишок невикористаних сум повертається в касу або відшкодовується за рахунок коштів підприємства.
Обороти по дебету 71 рахунка відображають грошові суми, що видані підзвіт із каси пдприємства. Обороти по кредиту 71 рахунка відображають суми, що підтверджені відповідними звітами і документами, а також внесені в касу готівкові кошти в погашення невикористаних авансів, тобто відображаються списані з підзвіту суми.
Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, що отримали грошові кошти під звіт.
Сальдо по рахунку 71 може бути як дебетове, так і кредитове. Дебетове сальдо показує на залишки отриманих під звіт авансів, по яких не надані звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат по авансовому звіту у порівнянні з сумою, отриманою під звіт. До основних проводок по рахунку 7] можна віднести наступні:
Д71 К50 - видача готівки з каси підприємства на підставі видаткових касових ордерів; перевикористані підзвітні суми, що здійснені працівником підприємства за рахунок власних коштів, відшкодовуються з каси (при цьому робітник повинен надати авансовий звіт, заяву);
Д71 К51 - якщо підзвітна особа знаходиться за межами місцезнаходження підприємства, то дозволяеться підзвітні суми перераховувати поштовим переказом шляхом надання установі зв'язку акцептованого банком платіжного доручення;
Д18 К71 - включення у склад валових витрат затрат на відрядження фізичних осіб і водночас Д20 К18 - списання підзвітних сум на підставі авансового звіту з наданням до нього виправдовуючих документів (документи на проїзд, добові, рахунок з готелю) на рахунок витрат виробництва;
Д18 К71 - включення у склад валових витрат придбаних підзвітними особами матеріальних цінностей і водночас Д05,06,12 К18 - оприбутковані товарно-матеріальні цінності (повинні бути товарні чеки з магазину або акт закупки);
Д70 К71 - утримання із зарплати підзвітної особи невикористаної підзвітної суми;
Д50 К71 - повернення в касу невикористаної підзвітної суми;
Д68 К71 - сума ПДВ, фактично сплачена підзвітною особою у складі плати за товари, послуги.
Коли працівник отримує готівку (наприклад, на відрядження), то він обов'язково повинен подати звіт про використані суми. Готівка, отримана за цільовим призначенням, має бути або витрачена за призначенням або повернута в касу підприємства. До повного розрахунку за отримані суми працівник є боржником підприємства. Оформлюється ряд бухгалтерських документів.
Видатковий касовий ордер, який зберігається з копією листа касової книги і наданими пізніше документами про виконане відрядження (або поясненням, чому відрядження відкладене чи не відбулося).
Касова книга, в якій робиться запис у двох примірниках під копіювальний папір: номер видаткового касового ордера, зміст операції по ордеру, кореспондуючий рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами", сума витрат на відрядження.
Журнал реєстрації, де реєструється видатковий касовий ордер.
Журнал реєстрації відряджень, де реєструється направлення працівника у відрядження з видачею авансом готівки на відрядження.
Журнал наказів і розпоряджень по підприємству, де реєструється наказ керівника підприємства про направлення працівника у відрядження.
Готівка, що видається працівнику під його реквізити і розписку в отриманні у видатковому касовому ордері.
Згідно з постановою Національного банку України від 22.05.98 р. N 206 "Про внесення змін і доповнень в Порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні", при розрахунках готівкою підприємств усіх форм власності і приватними підприємцями з громадянами не обов'язкове оформлення податкових накладних.
Якщо працівник підприємства придбав за власні кошти в магазині матеріальні цінності (наприклад, калькулятор), то для відшкодування йому витрат необхідно подати довідку і акт, що підтверджують придбання матеріальних цінностей. Довідка і акт можуть бути складені на одному бланку.
ДОВІДКА
Я, головний бухгалтер Кононенко С.П., придбала за домовленістю з директором Сизоненко В.Д. 30.06.98 р. в магазині канцтовари N 75 калькулятор по ціні 55 грн., необхідний для проведення бухгалтерських розрахунків. Калькулятор переданий підприємству. Прошу відшкодувати понесені витрати в сумі 55 грн.
| Дата | Підпис |
АКТ
Комісія в складі: заступника директора Коваленко К.Р, менеджера Сидоренко Д.А.,завідуючого складом Коротченко В,В,, підтверджує придбання головним бухгалтером Кононенко С.П. за власні готівкові кошти в магазині канцтовари N 75 калькулятора за 55 грн., що переданий підприємству і необхідний для проведення бухгалтерських розрахунків.
| Дата | Підписи членів комісії |
В бухгалтерію: Оприбуткувати і відшкодувати витрати.
| Дата | Підпис директора |
Оформлення операцій по відшкодуванню витрат працівника на придбання матеріальних цінностей оформлюється такими бухгалтерськими документами.
Видатковий касовий ордер, що зберігається з копією листа касової книги, довідкою-актом про придбання матеріальних цінностей.
Касова книга, в якій робиться запис у двох примірниках під копіювальний папір: номер видаткового ордера, зміст операції по ордеру, кореспондуючий рахунок, сума витрат.
Журнал реєстрації, де реєструється видатковий касовий ордер.
Журнал реєстрації довідок, актів, заяв. де реєструється довідка-акт від 30.06.98 р.
Готівка, що видається по видатковому касовому ордеру Кононенко С.П. з вказанням реквізитів документа, що засвідчує особу отримувача.
Керівник підприємства визначає коло осіб, що можуть отримувати кошти під звіт. При цьому визначається мета витрат грошових коштів. Підзвітна особа не може стримати кошти, якщо немає звіту про раніше видані кошти або якщо вона має на руках залишки коштів. Повернення грошей в касу підприємства вказує на зменшення або повне погашення заборгованості підзвітної особи перед підприємством. При цьому оформлюються такі бухгалтерські документи.
Прибутковий касовий ордер, що зберігається з копією листа касової книги і авансовим звітом працівника підприємства.
Касова книга, в якій робиться запис на листі касової книги у двох примірниках під копіювальний папір з вказанням номера прибуткового ордера, змісту операції по ордеру, кореспондуючого рахунку (рах. 71), суми надходження в касу.
Журнал реєстрації, де реєструється прибутковий ордер.
Квитанція до прибуткового касового ордера, що видається на руки працівнику, і є для нього документом, який підтверджує передачу готівки в касу.
Приклад: секретарю Івановій О. на канцтовари було видано 14 грн., бухгалтеру Кисельову С. для придбання в магазині матеріалів за готівку - 70 грн. Через деякий час секретар Іванова О. надала авансовий звіт (на суму 10 грн. і ПДВ 2 грн.) з наданням товарного чека. Залишок готівки був внесений в касу. Бухгалтер Кисельов С. подав звіт (на 90 грн, і ПДВ - 18 грн.) з наданням товарного чека магазину і прибуткового ордера складу. Йому відшкодовані перевитрати.
Здійснені операції відображаються в бухгалтерському обліку підприємства наступним чином:
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Зміст операції ¦ Сума ¦ Дт ¦ Кт ¦
+----+----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 1 ¦ Видано підзвіт ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 1а ¦ Івановій О. ¦ 14 ¦ 71 ¦ 50 ¦
+----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 1б ¦ Кисельову С. ¦ 70 ¦ 71 ¦ 50 ¦
+----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 2 ¦Прийняті канцтовари від Іванової О. ¦ 10 ¦ 18 ¦ 71 ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ ¦- відображення на рахунку валових витрат¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦і на рахунку витрат виробництва ¦ 10 ¦ 20 ¦ 18 ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ ¦ - ПДВ у вартості канцтоварів ¦ 2 ¦ 68 ¦ 71 ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 3 ¦ Повернення в касу невикористаної ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ підзвітної суми ¦ 2 ¦ 50 ¦ 71 ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 4 ¦ Оприбуткування на склад матеріалів,що ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ придбав Кисельов С. ¦ 90 ¦ 18 ¦ 71 ¦
+----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ ¦ - відображення на рахунку валових ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦витрат і на рахунку ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦товарно-матеріальних цінностей ¦ 90 ¦ 05 ¦ 18 ¦
¦----¦----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ ¦ - ПДВ у вартості матеріалів ¦ 18 ¦ 68 ¦ 71 ¦
+----+----------------------------------------¦--------¦----------¦----------¦
¦ 5 ¦ Відшкодовані перевитрати Кисельову С. ¦ 38 ¦ 71 ¦ 50 ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Розглянемо два варіанти обліку відряджень.
Варіант 1: Авансовий звіт затверджений у сумі, більшій ніж сума виданого авансу.
Наприклад: менеджер Фролов В., повернувшись з відрядження, надав такий авансовий звіт:
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ Дата ¦ N ¦ Кому, за що і по якому документу сплачено ¦ Сума ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦02.06 ¦ 1 ¦ Квиток Київ - Дніпропетровськ ¦ 20 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦08.06 ¦ 2 ¦ Квиток Дніпропетровськ-Київ ¦ 20 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦08.06 ¦ 3 ¦ Рахунок готелю (10 грн. х 5 днів) ¦ 50 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦08.06 ¦ 4 ¦ Добові за 5 днів (6 грн. х 5 днів) ¦ 30 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦08.06 ¦ 5 ¦ Постіль в поїзді ¦ 6 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦07.06 ¦ 6 ¦ За товари по накладній N 38 ¦ 300 грн. ¦
¦------¦-----¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦ ¦ ¦ Усього: ¦ 426 грн. ¦
¦------------¦---------------------------------------------¦----------------¦
¦Підпис ¦ ¦ ¦
¦підзвітної ¦ ¦ ¦
¦особи _____ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Звіт менеджера Фролова В. був затверджений керівником господарюючого суб'єкта і з урахуванням виданого авансу йому відшкодовані перевитрати.
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Дата ¦ Зміст операції ¦ Сума ¦ Дт ¦ Кт ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 1 ¦ 1.06 ¦ Видача Фролову В. авансу на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ відрядження ¦ 300 ¦ 71 ¦ 50 ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 2 ¦ 11.06 ¦ Авансовий звіт затверджено в ¦ 366 ¦ 18 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ сумі 426 грн., в т. ч. ПДВ - ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 60 грн. ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ ¦ ¦ а) віднесена на собівартість і ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ включена у склад валових ¦ 366 ¦ 20,44 ¦ 18 ¦
¦ ¦ ¦ витрат сума витрат на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ відрядження на підставі ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ затвердженого авансового ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ звіту; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ б) сума ПДВ, фактично сплачена ¦ 60 ¦ 68 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ відрядженою особою у складі ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ плати за товар, проїзд, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ проживання і інші послуги ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 3 ¦ 11.06 ¦ Остаточний розрахунок з ¦ 126 ¦ 71 ¦ 50 ¦
¦ ¦ ¦ відрядженою особою ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Варіант 2: Авансовий звіт затверджений у сумі, меншій ніж сума виданого авансу.
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Дата ¦ Зміст операції ¦ Сума ¦ Дт ¦ Кт ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 1 ¦ 1.06 ¦ Видача авансу на відрядження ¦ 400 ¦ 71 ¦ 50 ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 2 ¦ 11.06 ¦ Авансовий звіт затверджено в ¦ 265 ¦ 18 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ сумі 300 грн., в т.ч. ПДВ - ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 35 грн. ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ ¦ ¦ а) віднесена на собівартість і ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ включена у склад валових витрат¦ 265 ¦ 20,44 ¦ 18 ¦
¦ ¦ ¦ сума витрат на відрядження на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ підставі затвердженого авансо- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ вого звіту; ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ ¦ ¦ б) сума ПДВ, фактично сплачена ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ відрядженою особою у складі ¦ 35 ¦ 68 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ плати за проїзд, проживання і ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ інші послуги ¦ ¦ ¦ ¦
¦----¦-------¦--------------------------------¦--------¦----------¦---------¦
¦ 3 ¦ 11.06 ¦ Остаточний розрахунок з ¦ 100 ¦ 50 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ відрядженою особою ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
В Законі "Про оподаткування прибутку підприємств" витрати на службове відрядження включаються у склад валових витрат як витрати подвійного призначення і в підпункті 5.4.8 закону дається їх повний перелік. Подвійність витрат на службові відрядження полягає в тому, що у склад валових витрат вони можуть включатися тільки в тому випадку, якщо є у наявності документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства. Це може бути запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю підприємства, укладання угоди й інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь особи, відрядженої підприємством у семінарах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства. За запитом податкової інспекції підприємство має забезпечити за власний рахунок переклад звітних та підтверджуючих документів, виданих іноземною мовою.
Якщо раніше, згідно з порядком відшкодування витрат при короткотермінових відрядженнях за кордон, передбачалось, що дати виїзду працівників у відрядження та повернення їх в Україну визначаються тільки за відмітками контрольно-пропускних пунктів прикордонних військ у закордонному паспорті, то в новому Законі "Про оподаткування прибутку підприємств" визначено, що сума добових визначається:
- у разі відрядження в межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками відряджуючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження, форма якого затверджується центральним податковим органом;
- у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - згідно з відмітками органів прикордонного контролю у паспорті або документі, що його замінює.
Якщо таких відміток немає, то відшкодовувати добові і відносити їх у склад валових витрат не дозволяється.Постанова від 05.01.98 р. N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон" встановлює такі граничні норми добових:
а) у випадку, коли в рахунки на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування, на відрядження в межах України - 6 гривень, на відрядження за кордон - 76 гривень;
б) у випадку, коли в рахунок вартості проживання в готелях включаються витрати на:
- одноразове харчування, на відрядження в межах України - 4 гривні 40 коп., на відрядження за кордон - 60 гривень;
- дворазове харчування, на відрядження в межах України - 2 гривні 60 коп., на відрядження за кордон - 43 гривні;
- триразове харчування, на відрядження в межах України - 1 гривня, на відрядження за кордон - 27 гривень.
День виїзду працівника визначається як день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. Аналогічно визначається день приїзда працівника з відрядження.
У відповідності з пунктом "г" статті 5 Декрету КМ України від 26.12.92 р. "Про прибутковий податок з громадян" до виплат, які не включаються у сукупний оподатковуваний дохід, відносяться компенсаційні виплати у грошовій і натуральній формі в межах норм, встановлених чинним законодавством. Тому добові в межах норм не є доходом працівника, а суми, що виплачені понад норму (джерело відшкодування цих сум - прибуток підприємства) є додатковим доходом працівника, який включається у сукупний оподатковуваний дохід. Ці суми оподатковуються прибутковим податком, а також є об'єктом оподаткування зборами на обов'язкове пенсійне і соціальне страхування, фондом страхування від безробіття, а також Фондом Чорнобиля.
Для підготовки наказу про відрядження визначається завдання, в якому вказується мета поїздки, термін, умови перебування за кордоном, конкретне завдання, копія офіційного запрошення і його переклад (якщо відрядження по запрошенню), загальна сума витрат на відрядження. Після затвердження завдання і суми витрат оформлюється наказ про відрядження.
До від'їзду у відрядження працівнику повинен бути виданий аванс в інвалюті на поточні потреби відповідно до норм, встановлених у країні перебування.
Згідно з постановою Кабінету Міністрів "Про внесення змін і доповнень до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10" від 10.07.98 р. N 1046, перерахунок норм, встановлених у гривнях, в долари США здійснюється по прогнозному офіційному обмінному курсу на поточний рік національної валюти України до долара США, а в національну валюту країни, куди відряджається працівник, або в іншу вільно конвертовану валюту - по крос-курсу, що розрахований по офіційному валютному курсу, встановленому Національним банком України до цих валют і долара США на день видачі авансу. Під час перерахунку норм в 1998 році використовується прогнозний офіційний курс обміну національної валюти України до долара США - 1,9 гривні за долар США.
Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті країни, куди відряджається працівник, то перерахунок здійснюється так: спочатку граничні норми добових, встановлених у гривнях, перераховуються в долари США, виходячи з офіційного прогнозного курсу, а потім сума в доларах помножується на кроскурс, розрахований по офіційному курсу Національного банку України на день видачі авансу.
Під час видачі працівнику авансу в інвалюті потрібно враховувати, що існують обмеження на вивіз готівкової інвалюти за кордон і отримання її з банку на відрядження. Національний банк України постановою від 26.03.98 р. N 119 (зареєстрована в Міністерстві юстиції України 15.04.98 р. N 245/2685) затвердив нові Правила використання готівкової іноземної валюти на території України. Відповідно до цих правил за поданим в банк розрахунком на відрядження сума добових і витрат на найм житлового приміщення за кордоном за одну добу не повинна перевищувати 300 доларів США на одного працівника, а для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном - до 1000 доларів США (або еквівалента цих сум в іншій іноземній валюті по офіційному курсу Національного банку України, що діє на день видачі коштів з каси банку).
Згідно з Порядком переміщення валюти через митний кордон України, затвердженим Національним банком України і Митним комітетом України 14.03.93 р. N 19029/381 (із змінами і доповненнями), загальна сума готівки, що провозиться відрядженим працівником через митний кордон України, не може перевищувати 10000 доларів США (або еквівалента цій суми в іншій валюті по курсу НБУ), а при відрядженнях в Росію - 27,5 тис. російських карбованців. Якщо сума витрат на відрядження перевищує ці норми вивозу, то використовується корпоративна пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем.
При податковому обліку витрат на відрядження, здійснених в іноземній валюті, слід керуватися п. 7.3.3. Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 р. Необхідно врахувати, що положення про включення до складу валових витрат балансової вартості іноземної валюти, придбаної за гривні для службового відрядження, не використовуються, оскільки дія п.7.3.2 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", в якому йдеться про таку ситуацію, розповсюджується тільки на товари (роботи, послуги).
На бухгалтерських рахунках операції по відрядженню за кордон відображаються так.
1. З валютного рахунка надійшло у валютну касу для оплати відрядження:
Д50/2 К52
2. Видача авансу в валюті на відрядження у підзвіт, перерахованого по курсу НБУ на дату видачі:
Д71 К50/2
3. Зростання курсу НБУ на дату від'їзду у відрядження або на дату складання бухгалтерської звітності:
Д71К80
(Якщо курс НБУ зменшується, то робиться проводка Д80 К71)
4. Надання авансового звіту протягом 3 днів після повернення з відрядження:
а) відображення різниці при зростанні курсу НБУ з дня відїзду у відрядження (або дня складання бухгалтерського звіту) на дату затвердження авансового звіту:
Д71 К80
(Якщо курс НБУ зменшується, то робиться проводка Д80 К71)
б) віднесення на витрати і на валові витрати на підставі затвердженого авансового звіту:
Д18К71
Д20,44К18
5. Кінцевий розрахунок з працівником:
а) повернення в касу залишку підзвітних сум на підставі прибуткового касового ордера:
Д50/2К71
(У випадку неповернення авансу у встановлений строк заборгованість стягується у сумі, що еквівалентна потрійній сумі інвалюти);
б) видача робітнику перевитрачених сум на підставі видаткового касового ордера: Д71 К50/2
6.Перерахування на валютний рахунок зданого в касу залишка невикористаної валюти:
Д52 К50/2
Приклад відображення закордонного відрядження:
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Дата ¦ Зміст операції ¦ Сума ¦ Дт ¦ Кт ¦
¦---¦------¦-------------------------------------------¦------¦------¦-------¦
¦ 1 ¦ 1.06 ¦З валютного рахунка надійшло для ¦ $300 ¦ 50/2 ¦ 52 ¦
¦ ¦ ¦закордонного відрядження ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦$300 (курс НБУ - 2,05) ¦ 615 ¦ ¦ ¦
¦---¦------¦-------------------------------------------¦------¦------¦-------¦
¦ 2 ¦ 1.06 ¦Видача авансу в валюті на відрядження у ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦підзвіт (курс НБУ - 2,05) ¦ $300 ¦ 71 ¦ 50/2 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ 615 ¦ ¦ ¦
¦---¦------¦-------------------------------------------¦------¦------¦-------¦
¦ 3 ¦ 25.06¦Відображена курсова різниця при збільшенні ¦ 15 ¦ 71 ¦ 80 ¦
¦ ¦ ¦курсу НБУ (з 2,05 до 2,10) на дату ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦затвердження авансового звіту. Звіт ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦затверджений в сумі $300 США. ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦$300 х (2,10-2,05) = 15 грн. ¦ ¦ ¦ ¦
¦---¦------¦-------------------------------------------¦------¦------¦-------¦
¦ 4 ¦ 25.06¦ Віднесена на собівартість і включена у ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ склад валових витрат сума витрат на ¦ 630 ¦ 18 ¦ 71 ¦
¦ ¦ ¦ відрядження на підставі затвердженого ¦ 630 ¦ 20,44¦ 18 ¦
¦ ¦ ¦ авансового звіту ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
У відрядження керівником підприємства може бути направлений тільки співробітник, для якого це підприємство є основним місцем роботи або місцем роботи за сумісництвом (ст. 21, 121 КЗоТ України). У випадку направлення особи, яка працює за сумісництвом, посадовий оклад, з урахуванням доплат і надбавок, зберігається в тій організації, яка його направила у відрядження.
Відповідно до статті 332 Цивільного кодексу України між підприємством (заказчиком) і громадянином (підрядником) може бути укладено договір підряду. Тут йдеться не про направлення у відрядження громадянина, однак за згодою сторін обговорюються умови виконання визначеного завдання, розмір сплати за виконану роботу, в тому числі і у зв'язку з виїздом за межі населеного пункту,де знаходиться підприємство.
Визначені дії, зокрема й за межами населеного пункту, де знаходиться підприємство, можуть бути виконані при укладанні договору доручення (ст. 386 Цивільного кодексу), згідно з яким одна зі сторін (повірений) забов'язується виконати від імені і за рахунок іншої сторони (довірителя) визначені юридичні дії, а довіритель зобов'язаний виплатити повіренному винагороду (якщо угодою не передбачене інше).
Усі здійснені витрати грошових коштів у період відрядження при наявності підтверджуючих документів можуть бути включені у склад валових витрат згідно з статтею 5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств".