Порядок применения товарно-транспортных накладных при перевозках
автомобильным транспортом
Совместным приказом Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины от 29.12.95 г. N 488/346 были утверждены новые типовые формы единой первичной транспортной документации.
С 01.01.96 г. они введены в действие в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, хранения и применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденной приказом МСУ и МТУ от 07.08.96 г. N 228/253. С 01.10.97 г. эти формы стали обязательными для применения в соответствии с изменениями и дополнениями к Инструкции N 228/253, внесенными приказом Министерства статистики и Министерства транспорта Украины от 17.01.97 г. N 13/12.
Применение этих форм обязательно для всех субъектов предпринимательской деятельности, которые либо сами осуществляют перевозки для собственных нужд или на коммерческой основе, либо являются заказчиками таких перевозок. Участниками автоперевозок могут быть:
- перевозчики грузов, т.е. юридические или физические лица, которые осуществляют перевозку груза автотранспортом на коммерческой основе или для собственных потребностей;
- заказчики автотранспорта - юридические или физические лица, для которых по их заказу осуществляется перевозка груза;
- грузоотправители - юридические или физические лица, которые предъявляют груз к перевозке автотранспортом; грузоотправитель может одновременно быть и перевозчиком, если груз доставляется грузополучателю автотранспортом грузоотправителя;
- грузополучатели - юридические или физические лица, которые принимают груз, доставленный автотранспортом; грузополучатель может быть одновременно перевозчиком, если для доставки груза грузополучатель использует собственный транспорт.
Типовыми формами, обязательными для всех участников автоперевозок, являются:
- путевой лист типовой формы N1 (международный) и N2 (для Украины);
- товарно-транспортная накладная типовой формы N1-ТН (для Украины) и N GMR (для международных перевозок);
- талон заказчика типовой формы N1-Т3.
В настоящей статье мы акцентируем внимание на порядке применения одного из этих документов, а именно, товарно-транспортной накладной, поскольку транспортировка грузов автомобильным транспортом как на коммерческой основе, так и для собственных потребностей для всех видов перевозок независимо от формы оплаты за работу транспорта допускается лишь при наличии должным образом оформленной товарно-транспортной накладной, которая прикладывается к путевому листу. Кроме того, в путевые листы не разрешается включать объемы грузовых перевозок, не подтвержденные товарно-транспортными накладными. Следовательно, товарно-транспортная накладная - это единый первичный документ, который одновременно является основанием для:
а) списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;
б) оприходования их у грузополучателя;
в) учета объемов выполненных транспортных работ у перевозчика;
г) начисления заработной платы водителю;
д) расчетов между заказчиком и перевозчиком за выполненные транспортные услуги.
Несоблюдение требований Инструкции по заполнению и применению ТТН является нарушением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и в соответствии со ст.164/2 Кодекса Украины об административных правонарушениях влечет за собой наложение штрафа в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан, а при повторе в течение года одного из нарушений, предусмотренных этой статьей, - от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан.
Согласно п.5.3.9 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", не являются валовыми расходами любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и сохранности которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. Таким образом, отсутствие или ненадлежащее заполнение товарно-транспортной накладной (а также путевого листа и талона заказчика) при проверке налоговыми органами может рассматриваться как отсутствие оснований для включения в валовые расходы:
а) у грузоотправителя - затрат, произведенных в связи с отгрузкой и продажей товаров, отгрузка которых не подтверждена ТТН;
б) у грузополучателя - всех затрат, связанных с покупкой товаров, подлежащих доставке автотранспортом, если их доставка не подтверждена ТТН;
в) у перевозчика груза - расхода горюче-смазочных материалов, заработной платы водителей, других затрат, связанных с объемами перевозок, не подтвержденными ТТН и путевыми листами;
г) у заказчика автотранспорта - затрат по оплате выполненных объемов перевозок, не подтвержденных ТТН и талонами заказчика.
Этих аргументов достаточно, чтобы с должным вниманием отнестись к оформлению и обеспечению сохранности первичной документации по учету автоперевозок, в том числе товарно-транспортных накладных.
Бланки товарно-транспортных накладных
Бланки типовых форм единой первичной транспортной документации, к которым относятся товарно-транспортные накладные, являются документами строгой отчетности. Из этого вытекает, что:
- бланки ТТН должны быть изготовлены с типографской нумерацией;
- выдача бланков ТТН должна осуществляться по расходной накладной лицу, на которое возложены обязанности по регистрации выданных и возвращенных ТТН;
- выдача бланков ТТН осуществляется с обязательной регистрацией в журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленном печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;
- списание бланков ТТН следует производить на основании актов.
В бухгалтерском учете операции по приобретению, использованию и списанию бланков ТТН отражаются такими записями:
- на сумму фактической стоимости бланков (затраты на изготовление и доставку) Д05 К60, 76; одновременно оприходуются на забалансовом счете 004 по цене за один комплект ТТН не менее 0,1 минимального размера заработной платы; в аналитических регистрах ведется учет по местам хранения, номерам, количеству и стоимости;
- передача из места хранения лицу, ответственному за регистрацию и выдачу ТТН, отражается внутренними оборотами по счетам 05 и 004;
- на сумму списанных бланков ТТН на основании акта, утвержденного руководителем, с указанием количества и нумерации списанных бланков Д20, 44 К05, одновременно со счета 004 списывается количество бланков, указанных в акте, по цене, принятой для учета на забалансовом счете (не реже одного раза в квартал).
Оформление ТТН
ТТН является сквозным документом, оформление которого начинается у грузоотправителя и продолжается далее на всех этапах транспортировки груза.
Оформление ТТН у грузоотправителя
Грузоотправитель для каждой поездки и для каждого грузополучателя выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах, из которых:
- первый остается у грузоотправителя (основание для списания материальных ценностей);
- второй через водителя передается грузополучателю (основание для оприходования материальных ценностей);
- третий и четвертый экземпляры остаются у перевозчика, из них один (третий) предъявляется к оплате заказчику перевозки, а другой (четвертый) вместе с путевым листом является основанием для начисления зарплаты водителю и учета объема выполненных транспортных работ. Если перевозка осуществляется собственным транспортом грузоотправителя или грузополучателя, то после сдачи груза получателю третий и четвертый экземпляры передаются на то предприятие, которое осуществляло перевозку.
ТТН у грузоотправителя оформляется до прибытия автомобиля под погрузку. В соответствующих графах указываются дата, наименование заказчика транспортных работ, наименования и идентификационные коды грузоотправителя и грузополучателя, адреса пункта погрузки и пункта разгрузки.
В разделе "Сведения о грузе" указывается наименование каждого вида материальных ценностей, его количество и стоимость.
Если количество наименований материальных ценностей невозможно вместить в отведенную для этой цели графу, то допускается составление специализированной формы товарной накладной (сертификат, спецификация и др.), которая применяется для оформления передачи товарно-материальных ценностей. В этой накладной приводятся наименование ценностей, их количество и стоимость, т. е. те показатели, предусмотренные гр.1-7 раздела "Сведения о грузе". В случае составления специализированной накладной графы 1,2,4-7 не заполняются, а в свободных строках указывается наименование, номер и дата составления такой накладной, которая является неотъемлемой частью ТТН. Если при ТТН отсутствует специализированная товарная накладная, то такая ТТН считается недействительной и не может быть основанием для расчетов между участниками транспортной операции, учета объемов выполненных работ и начисления заработной платы.
В строке "Всего отгружено на сумму" указывается прописью стоимость отгруженных ценностей, в строке "Отпуск разрешил" - фамилия, должность и подпись лица, ответственного за достоверность записей и отгрузку груза.
После прибытия автомобиля на основании предъявленного водителем путевого листа в ТТН вносятся сведения о перевозчике, водителе прибывшего под погрузку автомобиля, а также марка и государственные номера автомобиля.
После погрузки в графах 8-11 указываются наименования и номера документов, приложенных к ТТН, которые водитель обязан передать вместе с ТТН грузополучателю, вид упаковки, количество мест, способ определения массы (взвешивание, замер, расчет по стандарту и др.).
Если груз перевозится в контейнерах или цистернах под пломбой, на ТТН проставляется отпечаток пломбы. Здесь же указываются прописью общее количество мест, общая масса груза с точностью до 0,01 тонны. Эта запись подтверждается подписью представителя перевозчика (экспедитора, водителя-экспедитора) с указанием фамилии и инициалов.
Если груз принимается представителем грузополучателя по доверенности, то в строке "Груз получил" проставляются фамилия, инициалы, должность доверенного лица, номер и дата выдачи доверенности. Эти сведения удостоверяются подписью доверенного лица.
В разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" в разделе "Погрузка" указываются наименование организации, выполняющей погрузочно-разгрузочные работы, способ погрузки, наименование механизма, осуществляющего погрузку, и его характеристика, время прибытия и убытия автомобиля, а также время простоя под погрузкой.
Если за одну ходку автомобиль осуществляет перевозки по нескольким ТТН, то в первой из них в гр.18 проставляется время прибытия под погрузку, а в последней в гр.19 - время окончания погрузки. В остальных ТТН в соответствующих графах ставят прочерки.
Если перевозка однородных грузов осуществляется на одно и то же расстояние при условии обеспечения целостности груза, допускается оформление одной ТТН на весь объем перевозок за смену. При этом на каждую ходку оформляется талон, который содержит сведения о количестве перевезенного груза, времени работы автомобиля и его простоя по каждой ходке, другие показатели, необходимые для их внесения в ТТН. В таких случаях в ТТН в гр.18 указывается время прибытия под погрузку первым рейсом, а в гр.19 - время выбытия от грузоотправителя последним рейсом, общее время простоя под погрузкой и разгрузкой по всем оформленным талонам указывается в гр.20.
Дополнительные операции, выполненные при погрузке, их количество и затраченное на их выполнение время, а также услуги, оказанные водителем при погрузке, указываются в гр. 21 и 22.
В строке "Транспортные услуги" перечисляются транспортные услуги, оказанные водителем, и их количество.
Представитель грузоотправителя, ответственный за погрузку, удостоверяет произведенные записи своей подписью.
Оформление ТТН у перевозчика
В обязанности перевозчика входит прием груза у грузоотправителя, транспортирование груза и сдача его грузополучателю, а также учет выполненных объемов транспортных работ и предъявление счетов к оплате заказчику. По мере выполнения этих обязанностей представитель перевозчика заполняет соответствующие графы ТТН.
Принимая груз у грузоотправителя, перевозчик удостоверяет своей подписью оттиск пломбы, количество мест, массу груза, номера контейнеров.
Если в пути следования происходит переадресовка, новый адрес указывается в строке "Переадресовка" в тех экземплярах ТТН, которые находятся у водителя. Старые реквизиты следует зачеркнуть так, чтобы их можно было прочитать, и записать новые.
Если в пути следования возникает необходимость перегрузки, данные строк "Автопредприятие", "Водитель", "Автомобиль" следует зачеркнуть так, чтобы можно было прочитать, а вместо них записать новые данные. При этом следует составить акт передачи груза от одного водителя другому, о чем в ТТН делается отметка на свободном месте.
После того как груз сдан грузополучателю и третий и четвертый экземпляры ТТН вместе с путевым листом и талоном заказчика переданы водителем диспетчеру перевозчика, заполняются строки "Код заказчика", "Маршрут N", "Гаражные номера прицепов", "Вид перевозок", графы 12-14 раздела "Сведения о грузе" (код, масса, класс груза) и строка "Количество ходок, заездов" в случае оформления всех ходок за смену одной ТТН с приложением талонов. В разделе "Прочие сведения" указываются расстояние перевозок с распределением по группам дорог в соответствии с таблицей расстояний, код экспедирования груза, стоимость транспортных услуг, подлежащая оплате-заказчиком, сумма заработной платы водителя, рассчитанные на основании тарифов и поправочных коэффициентов согласно договоренности между заказчиком и перевозчиком.
В разделах "Расчет стоимости" и "Таксировка" ответственным лицом производится расчет стоимости транспортных работ и заработной платы водителей. Произведенные расчеты подтверждаются подписью ответственного лица.
Оформление ТТН у грузополучателя
Получив от перевозчика три экземпляра ТТН, грузополучатель заполняет строку "Разгрузка" раздела "Погрузочно-разгрузочные операции" и строку "Принял", в которой ответственное лицо указывает свою фамилию и должность и проставляет отпечаток пломбы, которой произведено опломбирование доставленного груза, а также прописью общее количество мест и общую массу груза в тоннах с точностью до 0,01. Произведенные записи удостоверяются подписью ответственного лица и штампом грузополучателя. При этом водитель своей подписью в строке "Сдал водитель-экспедитор" подтверждает факт сдачи груза.
Оформленные должным образом третий и четвертый экземпляры грузополучатель возвращает перевозчику.
Оформление талона заказчика
Талон заказчика типовой формы N1-Т3 является обязательным документом для расчетов перевозчика с заказчиком автоперевозок.
Талон заказчика оформляется у перевозчика в двух экземплярах под копирку. В нем указывается дата выдачи и номер путевого листа, к которому этот талон прилагается, а также наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля, марка и государственный номер прицепа, наименование заказчика, фамилия, инициалы и должность лица, ответственного за использование автомобиля.
У заказчика автотранспорта проставляются время прибытия автотранспорта в распоряжение заказчика, показания спидометра на момент прибытия, а по окончании работ - время выбытия, показания спидометра при выбытии, количество выполненных ходок, количество приложенных ТТН и их номера. Талон заказчика удостоверяется подписью ответственного лица и штампом заказчика.
Первый экземпляр талона заказчика остается у заказчика и служит основанием для расчетов с перевозчиком. Второй экземпляр вместе с ТТН и путевым листом водитель передает ответственному лицу перевозчика, которое осуществляет расчеты оплаты и заполняет графы "Время оплаты" (количество отработанных часов и минут с учетом нулевого пробега, подлежащего оплате, тариф за единицу работы, сумма оплаты), "Пробег всего" (общий пробег с учетом нулевого, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Ходки, отправки" (количество выполненных ходок, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Всего к оплате" (общая стоимость выполненных работ).
Итак, после того как транспортный процесс завершен и на всех его этапах всеми участниками сделаны соответствующие записи в первичной транспортной документации, у каждого из них остаются принадлежащие ему экземпляры ТТН (в необходимых случаях - талон заказчика), на основании которых производится списание и оприходование ценностей, а также учет выполненных транспортных работ, списание ГСМ и начисление зарплаты водителям.
Напоминаем, что перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за полноту заполнения товарно-транспортной накладной и за все последствия недостоверности, неточности сведений, указанных ответственными лицами в первичной транспортной документации, предназначенной для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом и проведения расчетов за транспортную работу.
Лица, ответственные за оформление первичной транспортной документации, несут персональную ответственность за достоверность данных, указанных в этих документах, а причиненные убытки возмещаются ими в порядке, предусмотренном действующим законодательством.