Использование электронных контрольно-кассовых аппаратов
При подготовке данной консультации использованы положения следующих нормативных документов:
- Закона Украины от 06.07.95 г. N 265/95-ВР "О применении электронных контрольно-кассовых аппаратов и товарно-кассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг", с изменениями и дополнениями (далее - Закон об ЭККА);
- Положения о порядке регистрации и применения электронных контрольно-кассовых аппаратов при расчетах наличными средствами в сфере торговли, общественного питания и услуг, утвержденного Приказом Государственной налоговой администрации Украины от 18.09.97 г. N 343 (далее - Положение N 343);
- Порядка ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 02.02.95 г. N 21, в редакции Постановления Правления Национального банка Украины от 13.10.97 г. N 334, с изменениями и дополнениями (далее - Порядок N 21);
- Порядка занятия торговой деятельностью и правил торгового обслуживания населения, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. N 108, с изменениями и дополнениями (далее - Порядок N 108);
- Инструкции Национального банка Украины от 20.06.95 г. N 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной Постановлением Правления Национального банка Украины от 20.06.95 г. N 149, с изменениями и дополнениями (далее - Инструкция N 4);
- Инструкции N 7 "О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины", утвержденной Постановлением Правления Национального банка Украины от 02.08.96 г. N 204, с изменениями и дополнениями (далее - Инструкция N 7);
Эксплуатация экка в дни временного закрытия магазина
ВОПРОС: 1. Магазин ежемесячно закрывается для проведения санитарного дня. В будущем планируется закрыть магазин для проведения текущего ремонта сроком на месяц. Должны ли в этих случаях производиться операции по ЭККА и записи в журнале использования ЭККА?
2. Предприятие занимается продажей товара со склада. Оплата за проданный товар осуществляется по безналичному расчету и за наличные денежные средства с применением ЭККА. Так как продажа за наличные осуществляется не каждый день, то в те дни, когда такой продажи нет, журнал использования ЭККА не заполняется, поскольку операции по ЭККА не производятся. Является ли правильной такая организация работы по применению ЭККА?
3. Предприятие розничной торговли работает круглосуточно. Выручка сдается в банк один раз в день. В некоторые дни сумма выручки, получаемой предприятием после сдачи наличности в банк, превышает установленный лимит кассы. Является ли это нарушением? Как при таком режиме работы предприятия правильно сделать дневной отчет по ЭККА и заполнить журнал использования ЭККА?
4. Магазин розничной торговли продает товары как за наличный расчет, так и с оплатой кредитной карточкой. Можно ли при оплате кредитной карточкой выдавать покупателю кассовый чек ЭККА, и как затем правильно заполнить журнал использования ЭККА?
ОТВЕТ: 1. В соответствии с Положением N 343 кассир перед началом работы обязан проверить исправность ЭККА, установить чековую и контрольную ленты, распечатав несколько нулевых чеков (без обозначения сумм), проверить четкость печатания символов, правильность установления даты и времени. Владелец ЭККА на рабочем месте кассира должен обеспечить: ежедневное выполнение в конце работы дневных отчетов с обнулением информации в оперативной памяти и ее занесением в фискальную память ЭККА; ежедневное подклеивание дневных отчетов и нулевых чеков в журнал использования ЭККА и заполнение соответствующих его граф.
Из вышесказанного следует, что такие действия должны выполняться при применении ЭККА перед началом работы, то есть перед началом осуществления операций продажи, и в конце работы после их завершения (режим работы магазина устанавливается хозяйствующим субъектом по согласованию с исполкомом местных Советов народных депутатов).
А поскольку в дни планового проведения санитарных мер или текущего ремонта в магазине торговое помещение закрыто и торговая деятельность не осуществляется, то и ЭККА не эксплуатируется и записи в журнале ЭККА не производятся.
В целях предотвращения возникновения вопросов у контролирующих органов о непроведении операций по ЭККА и отсутствии записей в журнале использования ЭККА рекомендуем до проведения таких мероприятий издать приказ по предприятию о назначении дней для планового проведения санитарных мер.
При необходимости проведения текущего ремонта следует также издать приказ. Кроме того, в налоговую инспекцию направить письменное уведомление о временном закрытии магазина.
Следует помнить, что согласно Порядку N 108 в случае планового закрытия торгового помещения (для проведения санитарных мер, ремонта, технического переоборудования и др.) хозяйствующий субъект должен не позднее чем за 5 дней уведомить об этом граждан, поместив рядом с информацией о режиме работы магазина объявление о дате и периоде закрытия.
2. В данном случае торговая деятельность на предприятии с применением ЭККА организована неправильно, с нарушением требований Закона об ЭККА.
Чтобы не возникал вопрос о том, необходимо ли проводить операции по ЭККА и заполнять журнал использования ЭККА в те дни, когда нет продажи за наличные, рассмотрим конкретную ситуацию.
В начале рабочего дня кассир предприятия не знает, будут ли осуществляться расчеты за наличные, однако в соответствии с Положением N 343 перед началом и в конце рабочего дня он обязан выполнить требования по применению ЭККА (эти требования приведены в ответе на предыдущий вопрос). Кроме того, в соответствии с пунктом 47 Инструкции N 4 при осуществлении кассовых операций с наличными должно быть обеспечено постоянное наличие в кассе разменной монеты разных номиналов в размере не менее 5 % (в отдельных случаях 2-5%) от суммы установленного предприятию лимита остатка наличных в кассе для выдачи сдачи гражданам.
Во исполнение требований Инструкции N 4 наличные денежные средства, полученные кассиром для выдачи сдачи покупателям перед началом работы, после проверки исправности ЭККА операцией "Служебный ввод" в полном объеме фиксируются в оперативной памяти ЭККА.
В те дни, когда операции продажи за наличные не осуществлялись, в конце рабочего дня выполняется дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти ЭККА и занесением ее в фискальную память ЭККА. В журнале использования ЭККА подклеиваются нулевые чеки, дневные отчеты (Z-отчеты) и заполняются графы 1, 2, 3, 12. В остальных графах ставится прочерк.
3. Представим ответ на заданный вопрос в виде решения задачи (цифры условные).
Предприятие работает круглосуточно, то есть от 0 до 24 часов. На предприятии работают 4 кассира в следующем режиме работы: одни сутки с 8.00 до 8.00 следующего дня. Предприятию установлен лимит кассы в сумме 800 грн.
Выручка за 10.12.98 г. (смена кассира N 1) составила 10 000 грн. Разменная монета в сумме 40 грн. находится в денежном ящике ЭККА. Инкассация произошла в 16.00 в сумме 8 000 грн. Выручка за период с 16.00 до 24.00 составила 2 000 грн.
Необходимо определить:
1. Является ли сумма 1 200 грн. превышением лимита кассы?
2. Как правильно сделать дневной отчет ЭККА?
3. Как правильно заполнить Журнал использования ЭККА?
1. В соответствии с пунктом 47 Инструкции N 4 в отдельных случаях, связанных с поступлением в кассу, предприятия в конце рабочего дня после завершения инкассации или окончания работы вечерней кассы значительных сумм наличности от осуществления хозяйственной деятельности, в результате чего превышается установленный лимит кассы, такие предприятия не позднее следующего рабочего дня (банка и клиента) должны сдать эту наличность (в части, превышающей лимит кассы) в обслуживающее учреждение банка. При таком условии указанные средства не считаются сверхлимитными в день их оприходования в кассе предприятия.
Наличность в сумме 2 000 грн. - это выручка, полученная предприятием после инкассации. Для того чтобы сумма 1 200 грн. (2 000 грн. - 800 грн.) не являлась превышением лимита кассы, нужно не позднее следующего рабочего дня банка и клиента (в нашем случае - это 11.12.98 г.) в 16.00 разницу, превышающую лимит кассы, сдать в банк. Таким образом, при выполнении указанных действий предприятию не грозят штрафные санкции за превышение лимита кассы.
В дальнейшем, чтобы установленный предприятию лимит кассы соответствовал реальному остатку наличности в кассе, целесообразно с обслуживающим банком (в соответствии с пунктом 2 Порядка N 21) согласовать более высокий лимит кассы.
2. Согласно пункту 6.15 Положения N 343 ежедневно в конце рабочего дня необходимо выполнять дневной отчет ЭККА с обнулением информации в оперативной памяти и ее занесением в фискальную память (так называемый Zотчет). В электронных контрольно- кассовых аппаратах есть таймер, наличие которого обеспечивает печать в Z-отчете даты и времени его составления. Таким образом, во избежание разногласий с государственной налоговой инспекцией при проверке кассиру N 1 в своей смене 10.12.98 г. в конце рабочего дня, например в 23 часа 50 минут, необходимо сделать Z-отчет, распечатать его и подклеить в журнал использования ЭККА. В Z-отчете будет зафиксирована общая сумма выручки за день - 10 000 грн., сумма инкассации 8 000 грн. и остаток наличности - в сумме 2 040 грн., включая разменную монету.
После 24.00 10.12.98 г. наступает следующий рабочий день предприятия 11.12.98 г., однако смена кассира N 1 еще продолжается до 8.00. Поэтому на основании пункта 6.7 Положения N 343 кассиру N 1 следует перед началом работы проверить исправность ЭККА, распечатать несколько нулевых чеков, затем их подклеить в журнал использования ЭККА. Выполняя требования пункта 26 Порядка N 21 о наличии в кассе разменной монеты для выдачи сдачи покупателям, следует с помощью клавиши "Служебный ввод" ввести в ЭККА сумму разменной монеты в размере 5 % от суммы установленного лимита кассы, в данном случае - 40 грн. (800 грн. х 0,05). Но так как по условиям примера сумма наличности, находящейся в денежном ящике ЭККА, включает сумму выручки и сумму разменной монеты и составляет 2 040 грн., то именно ее и необходимо с помощью операции "Служебный ввод" ввести в оперативную память ЭККА. Выполнив вышеуказанные действия, кассир N 1 продолжает свою работу до 8.00 утра в обычном режиме.
В 8.00 при передаче смены необходимо сделать отчет без обнуления оперативной памяти ЭККА (X-отчет). Сумма, указанная в X-отчете, должна соответствовать наличности, находящейся в денежном ящике ЭККА (остаток за 10.12.98 г. - 2 040 грн. и текущая выручка 11.12.98 г., полученная к 8.00). Эта сумма и передается кассиру N 2. При этом целесообразно завести журнал приема-сдачи смены, в который при передаче смены заносится сумма передаваемой наличности за подписями передающего и принимающего кассира и подклеивается выполненный к этому времени X-отчет ЭККА.
Далее, работая в своей смене 11.12.98 г., кассир N 2 при инкассации выручки в 16.00 сдает всю наличность, оставляя только разменную монету.
3. В журнале использования ЭККА данные за операционный день (в примере это 10.12.98 г.) заполняются одной строкой на основании Z-отчета за это же число.
При этом в графе 12 "Остаток наличности" будет отражен остаток наличности в денежном ящике ЭККА на конец дня в сумме 2 040 грн.
4. В данном случае речь идет о банковских платежных карточках (БПК). Несмотря на то, что согласно Инструкции N 7 расчеты с использованием банковских платежных карточек относятся к безналичной форме расчетов, функциональные возможности современных ЭККА (тех, которые включены в Государственный реестр) позволяют выдавать покупателю кассовый чек и при расчетах платежной карточкой.
Такая операция возможна благодаря наличию в ЭККА специальных клавиш видов оплаты, которые перед эксплуатацией ЭККА необходимо запрограммировать на соответствующий вид оплаты. Так, например, в электронном контрольно-кассовом аппарате ЭРА-101 есть такие клавиши: ВО-1, ВО-2.
Во время программирования клавиша ВО-1 принимается как соответствующая оплате за наличные средства, клавиша ВО-2 - как соответствующая оплате с применением БПК.
При оплате карточкой кассир, формируя кассовый чек покупателю, выполняет те же действия, что и за наличный расчет, с той лишь разницей, что перед процедурой закрытия чека вместо клавиши ВО-1 (продажа за наличный расчет), нажимает клавишу ВО-2 (продажа с использованием БПК). Таким образом, обороты с применением БПК также попадут в оперативную и фискальную память ЭККА. А вот в денежном ящике кассового аппарата наличности по этой операции не будет.
Как известно, операции с использованием БПК оформляются слипом (квитанцией) по одному экземпляру для каждого участника расчетов. Первый экземпляр - для покупателя, второй - для предприятия, третий - для банка. Поэтому для предотвращения недоразумений во время сверки тождественности сумм в памяти и денежном ящике ЭККА необходимо в течение рабочего дня предприятия хранить в денежном ящике ЭККА второй экземпляр слипа, который по завершении работы сдается в бухгалтерию предприятия.
Z-отчет, выполненный в конце рабочего дня, в соответствии с пунктом 6.15 Положения N 343, будет содержать общую сумму реализации за день, включая оплату наличными средствами (операции с использованием клавиши ВО-1) и оплату с применением БПК (операции с использованием клавиши ВО-2), а также суммы служебного ввода и выдачи наличности.
В журнал использования ЭККА (заполняется на основании Z-отчета) будут занесены данные о наличных оборотах, учтенных с применением клавиши ВО-1.
Таким образом, если при оплате товара покупатель предъявляет платежную карточку, кассир наряду с процедурами, связанными с такими оплатами (выполнение авторизации и выписка слипа), обязан выдать этому покупателю кассовый чек. При оплате товара с применением БПК предприятие получает некоторые преимущества в организации своей работы.
Во-первых, фиксируются все операции продажи товаров, то есть учет не "распыляется", объем проданных товаров можно определить из Z-отчета ЭККА.
Во-вторых, в случае возврата товара, оплаченного с применением платежной карточки, кассовый чек будет являться одним из подтверждающих документов, на основании которых покупателю возвращается сумма покупки.
Следует отметить, что согласно пункту 6.9 Положения N 343 сумма наличности за реализованные товары должна соответствовать сумме, указанной в текущем отчете ЭККА, с учетом сумм служебного ввода и служебной выдачи через ЭККА.
А в нашем случае текущий отчет ЭККА (Z-отчет), кроме наличных сумм, содержит также и безналичные суммы реализации товаров по платежным карточкам. Таким образом, имеет место несоответствие между возможностями учета всех торговых операций предприятия с применением ЭККА и нормативной базой, регулирующей применение ЭККА.
Учитывая то, что банковские платежные карточки находят все более широкое применение как равноценное платежное средство, считаем целесообразным внести предложение об изменении пункта 6.9 Положения N 343 и изложить этот пункт в следующей редакции: "Кассир не должен держать в денежном ящике ЭККА собственные деньги. При этом сумма наличности за реализованные товары (оказанные услуги) должна соответствовать сумме, указанной в разделе "оплата наличностью" текущего отчета ЭККА с учетом сумм служебного ввода или служебной выдачи через ЭККА. Чеки служебного ввода или служебной выдачи денег должны храниться до конца рабочего дня".