Приписные кассы: функции и принципы работы
Такое понятие, как приписная касса, в Украине законодательно определено еще в 1995 году, но применение таких касс на практике получило распространение недавно и, к сожалению, недостаточно широко. Чтобы убедить читателя в рациональности и выгодности осуществления расчетов с покупателями за проданные товары (оказанные услуги) через приписные кассы, рассмотрим порядок их применения и отражения в учете расчетных операций.
Итак, с целью улучшения состояния расчетов за товары и оказанные услуги за наличные и другие платежные средства (дорожные чеки, дорожные аккредитивы, кредитные карточки) Национальным банком Украины разработан Порядок работы обменных пунктов уполномоченных банков с одновременным выполнением функций приписной кассы, направленный для руководства в работе письмом от 01.09.95 г. N 287.
Для того чтобы открыть приписную кассу, предприятию торговой сети или предприятию, которое оказывает услуги населению, необходимо заключить с уполномоченным банком договор на кассовое обслуживание в соответствии с действующим законодательством (образец договора прилагается)
На основании договора уполномоченный банк издает приказ об открытии на предприятии обменного пункта банка с выполнением функции приписной кассы.
Причем не является обязательным открытие расчетного счета предприятия именно в том банке, с которым заключается договор об оказании таких услуг. Обменная касса банка с выполнением функций приписной кассы является структурным подразделением уполномоченного банка и осуществляет все операции, которые возложены на нее руководством банка в соответствии с Генеральной лицензией на осуществление валютных операций.
Каковы же функции и основные принципы работы приписной кассы?
1. Касса обеспечивает валютное обслуживание физических лиц (резидентов и нерезидентов Украины) относительно купли-продажи иностранной валюты в соответствии с установленным порядком. Значит, если покупатель (клиент) хочет осуществить расчет за покупку товаров или полученные услуги в иностранной валюте, он здесь же может оплатить его в валюте, а обменный пункт, выполняя функцию приписной кассы, зачислит предприятию гривни (т.е. национальную валюту). Это - первый аргумент "за"' В противном случае придется просить покупателя (клиента) произвести обмен иностранной валюты на национальную в пункте обмена иностранной валюты и рассчитаться в гривнях (т.к. для приема в оплату иностранной валюты предприятие должно иметь лицензию НБУ), тем самым рискуя, что покупатель (клиент) больше не вернется, встретив более сервисное обслуживание в другом месте.
2. Касса осуществляет приемку наличных в национальной валюте Украины в расчет за товары (услуги) и осуществляет ее учет. Каким образом? В момент осуществления продажи товара (оказания услуги) работником предприятия выписывается в трех экземплярах унифицированный товарно-кассовый чек. Работник предприятия обязан заполнить все реквизиты чека, за исключением тех, которые заполняются кассиром приписной кассы. Такой чек выдается покупателю, и он предъявляет его для оплаты кассиру обменной кассы вместе с наличностью в иностранной или национальной валюте Украины. Первый экземпляр расчетно- товарного чека остается в обменной кассе банка. Второй возвращается работнику предприятия, а третий - выдается покупателю. Кассир в обязательном порядке пробивает на расчетно-кассовом чеке сумму в гривнях, которая внесена покупателем, используя ЭККА или компьютерную систему. Кассир также обязан поставить на чеке штамп обменной кассы банка, закрепленный за ним, и свою подпись. Штамп должен иметь следующие реквизиты: название уполномоченного банка, название предприятия, где расположена обменная касса, номер обменной кассы (который, по-видимому, присваивается в момент издания приказа об открытии приписной кассы), фамилию и инициалы кассира. В случае расчета в иностранной валюте обменная касса покупает иностранную валюту у покупателя (который в этом случае является продавцом валюты) в расчет за товары или услуги. Затем кассир осуществляет обмен иностранной валюты в сумме, которая эквивалентна указанной в товарно-расчетном чеке, по курсу, установленному уполномоченным банком. При этом покупатель вместо денежной наличности в гривнях получает квитанцию по форме N 377 и N 377-а с указанием номера расчетно-кассового чека, по которому осуществлена покупка.
Если чек выписан на несколько видов товаров или услуг, то основанием для приемки наличности является общая сумма чека. Следует обратить внимание, что за неправильный подсчет итога несет ответственность работник, который выписал чек.
Кассир обменной кассы обрабатывает, формирует и пакует наличность, в установленном порядке ведет учет денежных поступлений в течение рабочего дня.
Следовательно, предприятие, работающее с приписной кассой, не имеет хлопот с:
- установлением и соблюдением лимита кассы;
- ведением кассовой книги и кассовых документов;
- пересчетом и инкассацией наличных;
- содержанием в штате кассира (расходами на оплату труда, налогами и сборами, с ней связанными).
Это - второй аргумент "за"!
3. Кассир приписной кассы осуществляет учет денежных поступлений в течение рабочего дня с использованием компьютерной системы и ЭККА (которые принадлежат уполномоченному банку)
То есть предприятие, работая с приписной кассой, экономит средства, не приобретая ЭККА, который стоит недешево и имеет обыкновение выходить из строя. А частые ремонты - это не только дополнительные затраты, но и чаще всего остановка работы торгового предприятия. договоре, наличная выручка от реализации товаров (оказанных услуг) зачисляется в безналичном порядке на расчетный счет предприятия. Если расчетный счет предприятия открыт в другом учреждении банка, то выручка перечисляется уполномоченным банком в сроки, определенные в договоре, на зачисляется на расчетный счет предприятия в течение рабочего дня. Следовательно, выручка сразу может быть использована в хозяйственном обороте предприятия либо направлена по заявке на покупку валюты для оплаты по внешнеэкономическим контрактам.
Это - четвертый аргумент "за"! И наконец, два последних аргумента.
5. Торговая деятельность в пункте продажи товаров при расчетах с потребителями через приписную кассу не подлежит патентованию (позволю себе так утверждать), потому что при такой ситуации не присутствует один из обязательных элементов патентования - торговля за наличные денежные средства. Ряд налоговых инспекций при проверке предприятий утверждает обратное, мотивируя свои доводы тем, что покупатель же платит наличными, значит, нужен патент. Тогда как контраргумент необходимо приводить п. 2 ст. 3 Закона Украины "О патентовании некоторых видов предпринимательской деятельности" (в редакции от 10.02.98 г.): "...под торговой деятельностью в настоящем Законе следует понимать розничную и оптовую торговлю, деятельность в торгово-производственной (общественное питание) сфере за наличные денежные средства...", а на предприятии с приписной кассой нет наличных и оплата за проданные товары поступает на расчетный счет в безналичной форме. В данном случае подход к данной проблеме должен быть аналогичен тому, когда покупатель оплачивает покупку через сберкассу и торгующее предприятие получает оплату в безналичной форме, хотя покупатель изначально вносил в сберкассу наличные.
6. Всегда под особым контролем находится деятельности предприятий, если расчеты за товары (работы, услуги) производятся наличными, т.к. в этой сфере существует вероятность различного рода злоупотреблений и нарушений. Даже книги учета проверяющих, введенные Указом Президента от 23.07.98 г. N 817/98 "О некоторых мерах по дерегулированию предпринимательской деятельности", не уменьшили количество проверяющих. Значит, можно сделать вывод - нет "наличных", ослабевает интерес проверяющих, т.е. можно стабильно и спокойно работать.
Если Вы уже убедились в том, что Вам тоже нужна такая касса, рассмотрим, как будут отражены такие операции в бухгалтерском учете на примере.
Предположим, что торговая фирма имеет сеть розничных магазинов в различных городах. В штате каждого магазина находится только один продавец, который является материально ответственным лицом, а расчеты за покупаемые товары осуществляются через приписные кассы. По итогам месяца на основании товарных отчетов и выписок банка о движении денежных средств торговой фирме необходимо сделать в бухгалтерском учете следующие записи (см. таблицу 1).
Таблица 1
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦ Коррес- ¦ ¦ ¦
¦ N ¦ Наименование ¦пондирующие¦Сумма,¦ Документальное ¦
¦п/п¦бухгалтерской записи¦ счета ¦ грн. ¦ обеспечение записи ¦
¦ ¦ +-----------¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ ¦ ¦
+---+--------------------+-----+-----+------+--------------------------------¦
¦1. ¦Получены денежные ¦ ¦ ¦ ¦ По данным журнала-ордера N 2, ¦
¦ ¦средства от уполно- ¦ 51 ¦ 56 ¦44100 ¦ заполненного на основании ¦
¦ ¦моченных банков за ¦ ¦ ¦ ¦ выписок банка ¦
¦ ¦проданные товары ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------+-----+-----+------+--------------------------------¦
¦2. ¦Отражена выручка от ¦ 56 ¦ 46 ¦45000 ¦ По данным товарных отчетов, ¦
¦ ¦реализации товаров ¦ ¦ ¦ ¦ сданных материально ответст- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ венными лицами и заполненных ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на основании расчетно-товарных ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ чеков ¦
+---+--------------------+-----+-----+------+--------------------------------¦
¦3. ¦Начислена плата за ¦ ¦ ¦ ¦ По условиям договора банк ¦
¦ ¦услуги уполномочен- ¦ ¦ ¦ ¦ перечисляет выручку торговому ¦
¦ ¦ного банка и сумма ¦ 44 ¦ 76 ¦900 ¦ предприятию за минусом ¦
¦ ¦отнесена на счет ¦ ¦ ¦ ¦ причитающейся платы за ока- ¦
¦ ¦издержек обращения ¦ ¦ ¦ ¦ занные услуги.Необходим расчет ¦
¦ ¦(2% от суммы выручки¦ ¦ ¦ ¦ и бухгалтерская справка ¦
+---+--------------------+-----+-----+------+--------------------------------¦
¦4. ¦Списана начисленная ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская справка ¦
¦ ¦оплата за услуги ¦ 76 ¦ 56 ¦900 ¦ ¦
¦ ¦банка на счет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦перечисленной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦выручки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Как видно иэ бухгалтерских записей,в приведенных проводках отсутствует счет 50 "Касса", что является еще одним доказательством того, что на данный пункт продажи не нужен торговый патент. В налоговом учете затраты, понесенные предприятием по договору с уполномоченным банком, связаны с организацией производства и продажей товаров (работ, услуг) и по пп. 5.2.1 п. 5.2 ст. 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" (с изменениями и дополнениями) от 22.05.97 г. N 283/97-ВР включаются в состав валовых расходов.
Все очень просто, экономично, удобно: и продавцу, и покупателю.
Договор
на организацию обменного пункта банка
с выполнением функций приписной кассы
(Образец)
| г.______________________________________ | "___" ___________ 199___г. |
______________________________________________________________________________________________________________________
(наименование банка)
именуемый в дальнейшем "Банк", в лице ___________________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество руководителя предприятия)
действующего на основании Устава "Банка" и Закона Украины "О банках и банковской деятельности", с одной стороны, и
______________________________________________________________________________________________________________________
(наименование предприятия)
в лице ________________________________________________________________________________________________________________
(фамилия, имя. отчество руководителя предприятия)
именуемое в дальнейшем "Предприятие", с другой стороны, заключили настоящий
1. Банк открывает в помещении Предприятия обменный пункт Банка с
2. Обменная касса банка при Предприятии проводит приемку (инкассацию) от потребителей денежных билетов и монет с оформлением этой приемки соответствующими документами, предусмотренными Инструкцией по организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины.
3. Для осуществления операций в обменной кассе банка Предприятие предоставляет Банку соответствующее отдельное помещение, обеспечивает за свой счет обменную кассу банка охраной.
Ответственность за хищения, которые могут произойти в результате отсутствия или необеспечения надлежащей охраны обменной кассы банка, несет Предприятие.
4. Банк обеспечивает обменную кассу банка при Предприятии ЭККА, счетными машинами, мешками и материалами для упаковки денег.
За приемку денег от потребителя Предприятие выплачивает с каждой принятой тысячи гривен.
Перевозка денег из обменной кассы банка при Предприятии проводится собственными силами Банка или аппаратом инкассации регионального управления Национального банка Украины, о чем заключается отдельный договор.
5. Работники обменной кассы банка при Предприятии в оперативной работе руководствуются правилами и инструкциями Национального банка Украины.
Материальную ответственность за убытки Предприятия, возникшие вследствие неправильных или преступных действий работников обменной кассы банка при Предприятии, несет Банк.
6. Работа в обменной кассе банка проводится в часы, согласованные с Предприятием.
7. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Банком и Предприятием в процессе выполнения договора, решаются в установленном законом порядке.
8. Настоящий договор заключается на неопределенный срок, и каждой стороне предоставляется право расторжения договора с предупреждением другой стороны за один месяц.
Составлен в 2-х экземплярах:
Первый экземпляр - Банку
Второй экземпляр - Предприятию.
Адрес Сторон:
Банка __________________________________________________________________________________________________________________
Предприятия ___________________________________________________________________________________________________________
| Банк | Предприятие |
| (подпись, расшифровка подписи) | (подпись, расшифровка подписи) |