Учет бланков документов строгой отчетности
В случаях проверок налоговой службой финансово-хозяйственной деятельности предприятий основное внимание уделяется наличию первичных документов, достоверности отраженных в них данных, а также оформлению документов, которое должно соответствовать требованиям действующей нормативной базы.
При обнаружении несоответствия информации, содержащейся в первичных документах, данным бухгалтерских регистров, а также в случае неправильно составленных и оформленных документов они исключаются из учета в бухгалтерских регистрах, а также из налогового учета в соответствии с пп. 5.3.9 Закона Украины от 22.05.97 г. "О налогообложении прибыли предприятий", согласно которому в состав валовых расходов не включаются какие-либо затраты, не подтвержденные соответствующими расчетными платежными и другими документами. Таким образом, результатом непризнания первичных документов будет исключение содержащихся в них данных из налоговой отчетности и, как следствие, финансовые санкции и штрафы.
Чтобы избежать таких нарушений, следует прежде всего руководствоваться Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88, в котором установлен общий порядок создания, приема, хранения и учета первичных документов.
Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Согласно п. 2.9 указанного Положения, в случаях, установленных законодательством, бланки первичных документов могут быть отнесены к категории бланков строгой отчетности.
Образцы типовых или специализированных бланков строгой отчетности, порядок их использования, а также круг хозяйственных операций, оформление которых производится на таких бланках, утверждаются Минстатом Украины или другими министерствами и ведомствами по согласованию с Минстатом и Минфином Украины.
Общим требованием к бланкам строгой отчетности является их обязательная нумераций типографским способом в соответствии с Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденными общим приказом Минфина Украины от 25.11.93 г. N 98, Службы безопасности Украины от 15.11.93 г. N 118 и Министерства внутренних дел Украины от 24.11.93 г. N 740, или нумератором (в случае бланков векселей).
В настоящее время к бланкам строгой отчетности относятся бланки трудовых книжек, удостоверений, дипломов, ценных бумаг, доверенностей, торговых патентов, путевых листов, товарно-транспортных накладных и другие бланки.
Данный перечень определен следующими документами:
- постановлением Кабинета Министров Украины от 19.04.93 г. N 283 "Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности";
- приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения от 29.07.93 г. N 58 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и в организациях":
- приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. N 99 "Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение материальных ценностей";
- приказом Министерства статистики Украины и Министерства транспорта Украины от 17.01.97 г. N 13/12 "О внесении изменений и дополнении к Инструкции о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспорт ной работы";
- постановлением Кабинета Министров Украины от 13.07.98 г. N 1077 "Об утверждении Положения об изготовлении, хранении и реализации торговых патентов".
С 01.01.99 г. Указом Президента Украины от 06.11.98 г. N 1222/98 введен гербовый сбор, фактическое взимание которого осуществляется в момент приобретения марок гербового сбора (п. 1 указа). Согласно п. 5 Порядка производства, хранения, учета и реализации марок гербового сбора (постановление КМ Украины от 14.12.98 г. N 1976), заказ на изготовление марок гербового сбора оформляется в соответствии с правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденными Минфином МВД и СБУ. Таким образом, марки гербового сбора являются документами строгой отчетности, что обуславливает соответствующий порядок их учета, хранения и использования.
Следует отметить, что перечень бланков строгой отчетности с 01.03.99 г. пополнится следующими формами первичных документов:
- типовыми формами первичного учета N К01 "Приходный кассовый ордер" и N М-20 "Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей", утвержденными приказом Государственного комитета статистики от 27.07.98 г. N 263 "Об утверждении типовых форм первичного учета и Инструкции о порядке их изготовления, хранения и применения";
- формами бланков строгой отчетности N 1-Г "Анкета для гражданина Украины, который прибыл в отель", N 2-Г "Регистрационная карточка", N 4-Г "Счет", N 91 "Кассовый отчет", N 10-Г "Квитанция за пользование автостоянкой отеля", N 13-Г "Квитанция приема вещей в камеру хранения", утвержденными приказом Госкомитета по строительству, архитектуре и жилищной политике Украины и Госкомитета по туризму от 25.01.99 г. N 14/03.
В соответствии с действующим планом счетов бланки строгой отчетности по стоимости, состоящей из затрат на их изготовление (приобретение) и доставку, учитываются по дебету счета 05 "Материалы" субсчет 3 "Другие материалы" и одновременно - на забалансовом счете 004 "Бланки строгой отчетности" по их номинальной стоимости, которая отличается от фактических затрат на их приобретение, или, если такая не определена - по цене их приобретения.
Необходимо отметить, что на сегодняшний день нет нормативных указаний по отражению в бухгалтерском учете марок гербового сбора. По мнению некоторых специалистов, их учет следует вести по счету 56 "Другие денежные средства" субсчет "Денежные документы".
Забалансовый счет применяется для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности.
Забалансовый счет 004 "Бланки строгой отчетности" может иметь следующую структуру:
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+-------------------------------------------+-------------------------------¦
¦ ¦Наименова- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Основа- ¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата¦ние бланка ¦Основа- ¦Коли-¦Цена¦Сумма¦Дата¦ние(доку-¦Коли-¦Цена¦Сумма¦
¦ ¦строгой от-¦ние(доку-¦чест-¦ ¦ ¦ ¦мент, N) ¦чест-¦ ¦ ¦
¦ ¦четности ¦мент,N) ¦ во ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ во ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Забалансовые счета не корреспондируют ни между собой, ни с другими счетами бухталгерского учета. Все операции на забалансовых счетах отражаются не двойной записью, а односторонней - только по дебету или кредиту счета.
Ведение учета бланков строгой отчетности одновременно на двух счетах по двум различным учетным стоимостям имеет целью предупредить халатное отношение к бланкам как материальным ценностям, связанное с незначительной стоимостью некоторых из них. Для усиления ответственности за использование бланков строгой отчетности при определении размера убытков от хищения, порчи, уничтожения применяется их номинальная стоимость.
Номинальная стоимость бланков строгой отчетности устанавливается соответствующими нормативными актами.
Например, согласно изменениям и дополнениям к Инструкции о порядке изготовления, хранения и применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденным совместным приказом Минстата Украины и Министерства транспорта Украины от 17.01.97 г. N 13/12, номинальная стоимость одного бланка путевого листа и одного комплекта товарно-транспортных накладных составляет не менее 0,1 минимальной заработной платы. Величина минимальной заработной платы на сегодняшний день на основании Закона Украины "Об установлении величины стоимости границы малообеспеченности и размера минимальной платы на 1999 год" от 25.12.98 г. N 366-XIV установлена в размере 74 грн.
Номинальная стоимость одного бланка доверенности в соответствии с изменениями, внесенными приказом Минфина Украины от 19.02.98 г. N 37 "О квартальной бухгалтерской отчетности предприятий" в Инструкцию о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, равна 1 грн. 50 коп.
В случаях когда номинальная стоимость бланков строгой отчетности не установлена, бланки на счете 004 "Бланки строгой отчетности" учитываются по стоимости их приобретения.
Так, учет бланков векселей осуществляется по стоимости 1 грн. за один бланк, поскольку по такой цене, согласно письму НБУ от 19.09.96 г. N 12-214/934-5548, производится продажа бланков векселей предприятиям, организациям и учреждениям.
Передача бланков доверенностей, путевых листов, товарно-транспортных накладных с места хранения лицу, назначенному для выписывания и регистрации возвращенных бланков, производится по документам на отпуск ценностей (требования, накладная).
Учет движения бланков строгой отчетности ведется в журналах регистрации, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Использованные вышеуказанные бланки строгой отчетности на основании акта их списания, утвержденного руководителем, с указанием их нумерации и количества, который составляется не реже одного раза в квартал, списываются со счета 05 "Материалы" субсчет 3 "Другие материалы" в корреспонденции со счетами учета расходов производства и обращения и одновременно со счета 004 "Бланки строгой отчетности".
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним снимаются с учета после их оформления на конкретного работника, а вексельные бланки - после эмиссии векселей.
В случае уничтожения (порчи), недостачи бланков строгой отчетности для определения размера убытков следует руководствоваться постановлением КМ Украины от 27.08.96 г. N 1009 "О внесении дополнений в Порядок определения размера убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей", в соответствии с которым размер убытков определяется с применением коэффициентов:
5 - к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгой отчетности, или к стоимости документов строгой отчетности, установленной законодательством;
50 - к стоимости приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством.
На условном числовом примере рассмотрим определение суммы убытков в связи с недостачей пяти бланков доверенностей по вине лица, в обязанности которого входит регистрация выданных доверенностей. Покупная стоимость одного бланка доверенности - 0.2 грн.
Сумма ущерба составляет:
1,5 грн. * 5 * 5 = 37,5 грн.
Из этой суммы осуществляется покрытие фактических убытков, причиненных предприятию, а остаток средств должен быть перечислен в госбюджет Украины согласно Порядку определения размера убытков от расхищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденному постановлением КМ Украины от 22.01.96 г. N 116.
Убытки предприятия от недостачи бланков доверенностей составят:
0,2 грн. * 5 = 1,0 грн, НДС от этой суммы - 0,2 грн.
Общая сумма убытка - 1,20 грн.
В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Корреспондирующие ¦Сумма,¦
¦ N ¦ ¦ счета ¦ грн. ¦
¦п/п¦ Содержание операции +------------------¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 1.¦Отражена недостача пяти бланков доверенностей¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦по учетной цене ¦ 84 ¦ 05 ¦ 1,0 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 2.¦Восстановление суммы налогового кредита ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦("сторно") ¦ 68 ¦ 84 ¦ 0,20 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 3.¦Сумма недостачи отнесена на виновное лицо ¦ 72 ¦ 84 ¦ 1,20 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ ¦На виновное лицо отнесена сумма разницы между¦ ¦ ¦ ¦
¦ 4.¦номинальной стоимостью с применением коэффи- ¦ 72 ¦ 83 ¦ 36,3 ¦
¦ ¦циента 5 и учетной стоимостью бланков ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦доверенностей ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 5.¦Удержана из зарплаты виновного лица сумма ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ущерба ¦ 70 ¦ 72 ¦ 37,5 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 6.¦Разница в ценах отнесена на расчеты с ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бюджетом ¦ 83 ¦ 68 ¦ 36,3 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 7.¦Перечислена в бюджет сумма разницы ¦ 68 ¦ 51 ¦ 36,3 ¦
+---+---------------------------------------------+--------+---------+------¦
¦ 8.¦Списана с забалансового счета стоимость ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦недостающих доверенностей ¦ - ¦ 004 ¦ 7,5 ¦
+---------------------------------------------------------------------------+