Плюсы и минусы изменений в Порядке кассовых операций
27 июля 1999 г. после публикации в "Офіційному віснику України" N 26 за 16 июля 1999 г. вступило в силу постановление Правления НБУ от 04.06.99г. N 265 "Об утверждении изменений и дополнений в Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине" (см. "Все о бухгалтерском учете" N 66 за 14 июля 1999 г.). Дата вступления в силу постановления указана в п.3 самого постановления - "через 10 дней после опубликования в "Офіційному віснику України".
Данное постановление несколько подкорректировало Порядок ведения кассовых операций как в лучшую сторону для предпринимательских структур, так и в худшую.
Начнем с нейтральных для нас с вами изменений:
- в тексте Порядка ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Порядок) уточнены ссылки на действующие редакции документов, которые регулируют использование электронного контрольнокассового аппарата, порядок открытия банками счетов, порядок определения платежности банкнот и монет;
- уточнено, что понимается под термином "обособленные подразделения юридических лиц, которые осуществляют кассовые операции". Теперь для того, чтобы такое подразделение вело кассовую книгу, кассовые операции должны проводится с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных в установленном порядке.
Поговорим о тех нововведениях, которые могут иметь негативные последствия для предприятий и граждан-предпринимателей (если, конечно, пренебрегать нормами закона).
1. Порядок был дополнен обязательством для предприятий и индивидуальных предпринимателей рассчитываться с субъектами предпринимательской деятельности наличностью в сумме не более 3 тыс.грн. на протяжении одного дня.
2. Теперь при получении средств со своих банковских счетов предприятия и индивидуальные предприниматели обязаны (по требованию учреждения банка) предоставлять банку кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, налоговые накладные, договоры купли-продажи, акты закупки, счета-фактуры и другие платежные и расчетные документы. Данные документы необходимы банку для проверки целевого использования средств.
3. "Обслуживающие учреждения банка особенное внимание должны уделять проверке целевого использования наличных средств в значительных (свыше 50 тыс.грн.) размерах, снятых предприятиями и индивидуальными предпринимателями с какого-либо из своих банковских счетов".
Такие нововведения значительно усложняют работу предпринимательских структур с наличностью.
Ранее действовал порядок расчетов между предприятиями (индивидуальными предпринимателями), при котором субъекты предпринимательства могли рассчитываться между собой в наличной форме без ограничений (за исключением случаев, когда плательщик имеет налоговую задолженность). С даты вступления в силу изменений в Порядок установлена предельная сумма, которой могут оперировать в наличных расчетах предпринимательские структуры. Теперь на протяжении одного дня одно предприятие (предприниматель) может рассчитаться с другим предприятием (предпринимателем) в наличной форме суммой не более 3 тыс.грн.
Ограничение в три тысячи касается расчетов плательщика только с одним контрагентом. То есть следует выполнять данное ограничение по каждому вашему контрагенту в отдельности, а не по всем наличным расчетам со всеми контрагентами на протяжении дня. Важно отметить, что сумма расчетов с одним контрагентом определяется по всем документам, которыми были оформлены подобные операции. Такими документами, как правило, будут: налоговая накладная, акт выполненных работ, оказанных услуг, товарный чек и другие.
За превышение предельного размера в 3 тыс.грн. за день сумма превышения прибавляется к фактическим остаткам наличности в кассе плательщика* в день осуществления такого платежа. Превышение установленного банком лимита кассы в свете норм Указа Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12 июня 1995 г. N 436/95 (в действующей редакции, утвержденной Указом Президента Украины от 11 мая 1999 г. N 491/99) (далее - Указ) наказывается санкцией в виде штрафа в двукратном размере выявленной сверхлимитной наличности.
Если п.1 наших "перспектив" более-менее выписан в нормативах, то п.п.2 и 3 провоцируют массу вопросов. Среди них:
- что подразумевается под целевым использованием средств - направление согласно чеку на получение наличности (а их всего в чеке пять позиций) или же конкретный сотрудник, который будет производить указанные в чеке расходы? А как быть со снятием средств со счета на личные цели предпринимателя?
- каков порядок контроля со стороны банка за целевым использованием средств?
- в какой форме может быть выражен результат такого контроля - акте проверки или другом документе?
- как и в какие сроки о выявленных нарушениях будет уведомлен налоговый орган?
- что значит "особенное внимание" банка при проверке целевого использования наличности? И т.д. Ответы на эти и другие еще не заданные вопросы ожидаем мы с вами от Национального банка.
Кроме таких ужесточающих положений, новая редакция Порядка обзавелась и положением, которое позволят свободнее вздохнуть предпринимательским структурам. До 27 июля при сдаче авансового отчета следовало сдать и остаток неизрасходованной наличности. С 27 числа подотчетное лицо обязано сдать в установленные сроки исключительно сам авансовый отчет, а подотчетные деньги сдавать не обязательно.
К такому однозначному выводу можно прийти, проанализировав текст новой и старой редакции абз.2 п.7 Порядка (см. таблицу на стр. хх). Определяющей фразой новой редакции этого абзаца есть "лица: обязаны предоставить в бухгалтерию: отчет об истраченных суммах:". В действовавшей до ныне редакции ключевым было предложение, которое содержало: "наличность, выданная под отчет, но по каким-то причинам не истраченная:, должна быть возвращена в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом:".
Таким образом, с 27 числа на подотчетное лицо возложена обязанность только подготовить и сдать авансовый отчет, а не сдать авансовый отчет и излишек подотчетных сумм, как это было ранее.
Многие, боясь такой свободы, могут посчитать ее мнимой: "Если тут что разрешили, значит в другом месте обязательно что-то запретили". Самое время поднять постановление Правления НБУ от 4 июня 1999 г. N 266, которым внесены изменения в Инструкцию N 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины". Это постановление, как и изменения в Порядке, было опубликовано в "Офіційному віснику України" N 26 за 16 июля 1999 г. и вступило в силу 27 июля. До 27 числа абз.3 пп."а" п.73 Инструкции содержал такую ремарку: "Наличность, выданная под отчет (в том числе и на командировку), но не истраченная и не возвращенная в кассу предприятия (в полной сумме, которая была выдана под отчет, или в сумме, которая не подтверждена авансовыми отчетами), на следующий день после окончания указанных выше сроков включается расчетно в сумму фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате расчетная сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в кассе".
С 27 числа эта фраза изъята, что подтверждает комплексный подход по либерализации отношений подотчетных лиц и предприятий.
Заметим, что сроки подачи отчета в бухгалтерию предприятия (или же непосредственно предпринимателю) по сравнению с предыдущей редакцией пункта не изменились. В течение:
- трех дней подается отчет о расходах в командировках;
- десяти дней - о расходах на закупку сельхозпродукции и металлолома;
- одного дня - о других расходах на хозяйственные нужды.
Как и ранее, предусмотрена сдача отчетов в течение трех дней после возвращения из командировки при получении средств под отчет на командировку и хозяйственные нужды.
Что ж, не все так плохо в нашей стране.
Таблица
Пункт 7 Порядка ведения кассовых операций:
как было, как стало и что из этого следует
+---------------------------------------------------------------------------+
¦ До 27.07.99 г. ¦ После 27.07.99 г. ¦ Комментарий редакции ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦абз.1. Выдача ¦ абз.1. Выдача ¦ Текст абзаца не ¦
¦наличности под отчет ¦ наличности под отчет ¦ изменился. Как и ранее, ¦
¦проводится из касс ¦ проводится из касс ¦ подотчетное лицо не ¦
¦предприятий при ¦ предприятий при ¦ может получить новую ¦
¦условии полного отчета ¦ условии полного отчета ¦ порцию денег в ¦
¦конкретного ¦ конкретного ¦ подотчет, если оно не ¦
¦подотчетного лица по ¦ подотчетного лица по ¦ подало авансовый отчет ¦
¦ранее выданным под ¦ ранее выданным под ¦ по ранее полученным ¦
¦отчет суммам ¦ отчет суммам ¦ суммам. Всем известно, ¦
¦ ¦ ¦ что авансовый отчет ¦
¦ ¦ ¦ содержит три ¦
¦ ¦ ¦ принципиальные ¦
¦ ¦ ¦ позиции: сумма, ¦
¦ ¦ ¦ полученная под отчет; ¦
¦ ¦ ¦ сумма расходов; остаток ¦
¦ ¦ ¦ (перерасход). ¦
¦ ¦ ¦ Заполнение каждой из ¦
¦ ¦ ¦ них в соответствии с ¦
¦ ¦ ¦ фактическими данными ¦
¦ ¦ ¦ представляет собой ¦
¦ ¦ ¦ "полный отчет ¦
¦ ¦ ¦ конкретного ¦
¦ ¦ ¦ подотчетного лица по ¦
¦ ¦ ¦ ранее выданным под ¦
¦ ¦ ¦ отчет суммам" ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦абз.2. Лица, получившие¦ абз.2. Лица, получившие¦ Сравните выделенные ¦
¦наличность под отчет (в¦ наличность под отчет, ¦ нами наиболее важные ¦
¦т.ч. на командировки в ¦ обязаны предоставить ¦ моменты абз.2 п.7 ¦
¦пределах Украины), ¦ в бухгалтерию ¦ Порядка. Вывод у вас ¦
¦обязаны предоставить в ¦ предприятия или ¦ должен быть однозначен ¦
¦бухгалтерию ¦ централизованную ¦ - если ранее мы с ¦
¦предприятия или ¦ бухгалтерию отчет об ¦ авансовым отчетом ¦
¦централизованную ¦ истраченных (или по ¦ сдавали наличность, ¦
¦бухгалтерию отчет об ¦ каким-то причинам ¦ которая не использована, ¦
¦истраченных суммах. ¦ частично или полностью ¦ то сейчас мы обязаны ¦
¦Наличность, выданная ¦ не истраченные) суммах ¦ сдавать исключительно ¦
¦под отчет, но по каким-¦ не позднее: по ¦ авансовый отчет. ¦
¦то причинам не ¦ командировкам - 3 ¦ Остаток средств ¦
¦истраченная (частично ¦ рабочих дней после ¦ физическое лицо не ¦
¦или полностью в полной ¦ возвращения из ¦ обязано сдавать в те же ¦
¦сумме), должна быть ¦ командировки, на ¦ сроки, что и авансовый ¦
¦возвращена в кассу ¦ закупку ¦ отчет. Таким образом, ¦
¦предприятия ¦ сельскохозяйственной ¦ фактически отменены ¦
¦одновременно с ¦ продукции и заготовку ¦ предельные сроки ¦
¦авансовым отчетом не ¦ вторичного сырья и ¦ использования ¦
¦позднее следующего ¦ металлолома - не ¦ наличности, выданной ¦
¦рабочего дня после ¦ позднее 10 рабочих дней¦ под отчет ¦
¦выдачи ее под отчет (по¦ со дня выдачи ¦ ¦
¦командировкам - не ¦ наличности под отчет,на¦ ¦
¦позднее 3 рабочих дней ¦ все другие ¦ ¦
¦после возвращения из ¦ производственные ¦ ¦
¦командировки, на ¦ (хозяйственные) нужды ¦ ¦
¦закупку ¦ - следующего рабочего ¦ ¦
¦сельскохозяйственной ¦ дня после выдачи ее под¦ ¦
¦продукции и заготовку ¦ отчет ¦ ¦
¦вторичного сырья и ¦ ¦ ¦
¦металлолома - не ¦ ¦ ¦
¦позднее 10 рабочих дней¦ ¦ ¦
¦со дня выдачи ее под ¦ ¦ ¦
¦отчет) ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦Если из кассы ¦ Если из кассы ¦ Текст этого предложения ¦
¦предприятия его ¦ предприятия его ¦ не изменился. Как и ¦
¦работнику одновременно ¦ работнику одновременно ¦ ранее, при получении ¦
¦выдана наличность на ¦ выдана наличность на ¦ под отчет сумм на ¦
¦командировку и средства¦ командировку и средства¦ командировку и на ¦
¦под отчет для решения в¦ под отчет для решения в¦ хозяйственные нужды ¦
¦этой командировке ¦ этой командировке ¦ авансовые отчеты ¦
¦производственных или ¦ производственных или ¦ следует подать в течение ¦
¦хозяйственных вопросов ¦ хозяйственных вопросов ¦ трех дней после ¦
¦(в том числе и для ¦ (в том числе и для ¦ возвращения из ¦
¦закупки ¦ закупки ¦ командировки отдельно ¦
¦сельскохозяйственной ¦ сельскохозяйственной ¦ на суммы, которые были ¦
¦продукции и заготовки ¦ продукции и заготовки ¦ использованы в ¦
¦вторичного сырья или ¦ вторичного сырья или ¦ командировке, и на ¦
¦металлолома), то ¦ металлолома), то ¦ суммы хозяйственных ¦
¦подотчетное лицо ¦ подотчетное лицо ¦ расходов ¦
¦независимо от срока ¦ независимо от срока ¦ ¦
¦командировки в течение ¦ командировки в течение ¦ ¦
¦трех рабочих дней после¦ трех рабочих дней после¦ ¦
¦возвращения из ¦ возвращения из ¦ ¦
¦командировки должно ¦ командировки должно ¦ ¦
¦предоставить в ¦ предоставить в ¦ ¦
¦бухгалтерию ¦ бухгалтерию ¦ ¦
¦предприятия ¦ предприятия ¦ ¦
¦одновременно отчет о ¦ одновременно отчет о ¦ ¦
¦сумме, которая была ему¦ сумме, которая была ему¦ ¦
¦выдана для решения ¦ выдана для решения ¦ ¦
¦производственных ¦ производственных ¦ ¦
¦(хозяйственных) ¦ (хозяйственных) ¦ ¦
¦вопросов, и авансовый ¦ вопросов, и авансовый ¦ ¦
¦отчет об истраченных ¦ отчет об истраченных ¦ ¦
¦средствах ¦ средствах ¦ ¦
¦непосредственно на ¦ непосредственно на ¦ ¦
¦командировку ¦ командировку ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦абз.3. Наличность, ¦ ¦ Абзац 3, как и абзац 4, ¦
¦выданная под отчет (в ¦ ¦ подготовлены в новой ¦
¦том числе и на ¦ ¦ редакции, которая ¦
¦командировку), но не ¦ ¦ соответствует другим ¦
¦истраченная и не ¦ ¦ изменениям, внесенным ¦
¦возвращенная в кассу ¦ - ¦ в документ. Теперь абзац ¦
¦предприятия (в полной ¦ ¦ 3 представляет собой ¦
¦сумме, которая была ¦ ¦ перечень нарушений, за ¦
¦выдана под отчет, или в¦ ¦ которые в соответствии с ¦
¦сумме, которая не ¦ ¦ Указом налагаются ¦
¦подтверждена ¦ ¦ штрафы ¦
¦авансовыми отчетами), ¦ ¦ ¦
¦на следующий день ¦ ¦ ¦
¦после окончания ¦ ¦ ¦
¦указанных выше сроков ¦ ¦ ¦
¦включается расчетно в ¦ ¦ ¦
¦сумму фактического ¦ ¦ ¦
¦остатка наличности в ¦ ¦ ¦
¦кассе на конец дня. ¦ ¦ ¦
¦Полученная в результата¦ ¦ ¦
¦расчетная сумма ¦ ¦ ¦
¦сравнивается с ¦ ¦ ¦
¦установленным лимитом ¦ ¦ ¦
¦остатка наличности в ¦ ¦ ¦
¦кассе ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦ ¦ абз 3. За превышение ¦ абз.5 п.1 Указа - в ¦
¦ - ¦ установленных сроков ¦ размере 25 процентов ¦
¦ ¦ использования выданной ¦ выданных под отчет ¦
¦ ¦ под отчет наличности и ¦ сумм; исходя из ¦
¦ ¦ за выдачу наличных ¦ вышеизложенного, ¦
¦ ¦ средств под отчет без ¦ данный штраф может ¦
¦ ¦ полного отчета по ранее¦ применяться только по ¦
¦ ¦ выданным средствам ¦ отношению к субъектам ¦
¦ ¦ ¦ предпринимательской ¦
¦ ¦ ¦ деятельности, которые ¦
¦ ¦ ¦ выдали под отчет новые ¦
¦ ¦ ¦ суммы, не получив от ¦
¦ ¦ ¦ подотчетного лица отчет ¦
¦ ¦ ¦ о ранее полученных ¦
¦ ¦ ¦ суммах ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ за расходование ¦ абз.4 п.1 Указа - в ¦
¦ - ¦ наличности из выручки ¦ размере произведенных ¦
¦ ¦ на выплаты, связанные с¦ выплат ¦
¦ ¦ оплатой труда при ¦ ¦
¦ ¦ наличии налоговой ¦ ¦
¦ ¦ задолженности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а также в случае ¦ абз.7 п.1 Указа - в ¦
¦ ¦ расходования ¦ размере использованной ¦
¦ ¦ предприятиями и ¦ наличности; остаются ¦
¦ ¦ индивидуальными ¦ неразрешенными ряд ¦
¦ ¦ предпринимателями ¦ вопросов по поводу ¦
¦ ¦ полученных в ¦ определения целевого ¦
¦ ¦ учреждении банка ¦ назначения ¦
¦ ¦ наличных средств не по ¦ использования средств ¦
¦ ¦ целевому назначению ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ ¦ и неполучение ими при ¦ абз.6 п.1 Указа - в ¦
¦ ¦ осуществлении ¦ размере произведенных ¦
¦ ¦ наличного платежа от их¦ выплат ¦
¦ ¦ получателя платежного ¦ ¦
¦ ¦ документа ¦ ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦ - ¦ ¦ ¦
¦ ¦ к ним применяются ¦ В данном случае ¦
¦ ¦ финансовые санкции ¦ "действующим ¦
¦ ¦ согласно действующему ¦ законодательством" ¦
¦ ¦ законодательству ¦ выступает упоминаемый ¦
¦ ¦ ¦ Указ Президента ¦
+-----------------------+------------------------+--------------------------¦
¦абз.4 При расходовании ¦абз.4. При ¦ Действовавшая до ныне ¦
¦предприятием,имеющим ¦осуществлении ¦ редакция абз.4 п.7 ¦
¦налоговую ¦предприятиями ¦ Порядка, перекочевав ¦
¦задолженность, ¦(индивидуальными ¦ частично в абз.3, ¦
¦наличности из ¦предпринимателями) ¦ обзавелась иным ¦
¦выручки на выплаты, ¦наличных расчетов с ¦ "наказанием". Ранее ¦
¦связанные с оплатой ¦другими предприятиями ¦ выручка, использованная ¦
¦труда, соответствующие ¦(индивидуальными ¦ на выплату заработной ¦
¦средства расчетно ¦предпринимателями) ¦ платы, в случае ¦
¦прилагаются к ¦сверх установленной ¦ налоговой ¦
¦фактическим остаткам ¦предельной суммы (3 ¦ задолженности ¦
¦наличности в ¦тыс.грн.) средства в ¦ прибавлялась к ¦
¦кассе в тот день, ¦размере превышения ¦ кассовому остатку и ¦
¦когда были ¦указанной суммы ¦ полученная величина ¦
¦осуществлены такие ¦расчетно прилагаются к ¦ сравнивалась с лимитом ¦
¦выплаты,с ¦фактическим остаткам ¦ кассы. Штраф за это ¦
¦дальнейшим ¦наличности в кассе ¦ нарушение - ¦
¦сравнением полученной ¦плательщика наличности ¦ двукратный размер ¦
¦расчетной суммы ¦одноразово (в тот день, ¦ превышения полученной ¦
¦с утвержденным ¦когда была осуществлена ¦ величины над лимитом ¦
¦лимитом кассы ¦такая операция), с ¦ кассы. Теперь же штраф ¦
¦ ¦дальнейшим сравнением ¦ будет равен сумме ¦
¦ ¦полученной суммы с ¦ такого использования ¦
¦ ¦утвержденным лимитом ¦ выручки. Подобное ¦
¦ ¦кассы ¦ изменение порядка ¦
¦ ¦ ¦ расчета штрафных ¦
¦ ¦ ¦ санкций несколько ¦
¦ ¦ ¦ уменьшит сумму ¦
¦ ¦ ¦ штрафа. Отныне под ¦
¦ ¦ ¦ действие абз.4 п.1 Указа¦
¦ ¦ ¦ будет подпадать ¦
¦ ¦ ¦ превышение расчетно ¦
¦ ¦ ¦ определенного кассового ¦
¦ ¦ ¦ остатка при расчетах ¦
¦ ¦ ¦ наличностью в суммах ¦
¦ ¦ ¦ более 3 тыс.грн. с одним¦
¦ ¦ ¦ контрагентом ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+