Ведение кассовых операций
В данной консультации можно найти ответы на следующие вопросы:
1. Как осуществляются наличные расчеты между субъектами предпринимательской деятельности?
2. Как устанавливается лимит по кассе предприятия, какой порядок, сроки сдачи в учреждения банков и использование на хозяйственные нужды выручки предприятия?
3. Как осуществляется контроль за соблюдением кассовой дисциплины?
4. Какие финансовые санкции применяются в случае нарушений субъектами предпринимательской деятельности порядка проведения расчетов с потребителями, порядка и сроков сдачи выручки предприятия, а также возможность ее использования?
Порядок осуществления наличных расчетов
Ведение кассовых операций регулируется Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. N 21 в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. N 334 (далее - Порядок N 334), который распространяется на всех юридических, а также физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица, которые зарегистрированы и действуют согласно действующему законодательству Украины и осуществляют кассовые операции в национальной валюте.
Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами - гражданами как в наличной, так и в безналичной форме.
Сумма платежа наличностью одного предприятия (предпринимателя без создания юридического лица) другому (при этом количество платежей на протяжении дня не ограничивается) не должна превышать 3 тыс.грн. на протяжении одного дня по одному или нескольким платежным документам. Платежи одного предприятия (предпринимателя) другому сверх установленной предельной суммы (3 тыс.грн.) производятся исключительно в безналичном порядке.
Установление такого предельного размера расчетов наличностью принято постановлением Правления НБУ от 04.06.99 г. N 265 "Об утверждении изменений и дополнений в Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине". Вместе с тем предусматривается активизировать осуществление безналичных расчетов, в частности, субъектов предпринимательской деятельности между собой акцептированными чеками и корпоративными пластиковыми карточками, а граждан с субъектами - платежными поручениями, чеками и пластиковыми карточками.
Расчеты наличностью субъектов предпринимательской деятельности между собой, а также с гражданами должны проводиться с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров, документов, удостоверяющих факт покупки товара, выполнения работы, предоставления услуги: кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, актов закупки, выполнения работ (предоставления услуг).
Расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличные должны проводиться через надлежащим образом зарегистрированные электронные контрольно-кассовые аппараты (ЭККА), должны обязательно выдаваться потребителю кассовые чеки, а при выходе из строя ЭККА или на период временного отключения электроэнергии - товарные чеки. Условия применения ЭККА, порядок выдачи потребителям кассовых и товарных чеков, сведения, которые они должны содержать, контроль за проведением вышеуказанных расчетов с потребителями регламентируются Положением о порядке регистрации и применении ЭККА при расчетах наличностью в сфере торговли, общественного питания и услуг, утвержденным приказом Государственной налоговой администрации Украины от 31.12.98 г. N 660 и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 02.03.99 г. под N 131/3424.
Предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие текущие счета в банке, обязаны хранить свои средства в учреждениях банков. Наличность, которую они получают с личных текущих счетов (как с основного, так и дополнительных) в учреждениях банков в пределах имеющихся на них средств, должна расходоваться исключительно на определенные в чеке цели, которые не противоречат действующему законодательству (в т.ч. нормативным актам НБУ).
Установление лимита остатка наличности в кассе, порядок и сроки
сдачи в учреждения банков
Лимиты остатка наличности в кассе устанавливаются всем предприятиям, имеющим счета в учреждениях банков и осуществляющим кассовые операции с наличностью. Предприятия могут хранить в своей кассе наличность в пределах лимитов остатка наличности в кассе на конец рабочего дня, которые устанавливаются им учреждением банка ежегодно в течение первого квартала (до установления лимита кассы на текущий год и получения его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года).
Установленный ранее лимит кассы может быть пересмотрен в случае обращения клиента (или по инициативе банка). Клиент при этом подает заявкурасчет, которая должна быть рассмотрена банком, и, при условии ее обоснованности, изменяет лимит кассы.
Лимит остатка наличности в кассе для каждого предприятия устанавливается коммерческими банками по месту открытия счета с учетом следующих условий:
- режима и специфики работы предприятия;
- его отдаленности от учреждения банка;
- размера кассовых оборотов;
- установленных сроков и порядка сдачи кассовой выручки (поступлений);
- графика заезда инкассаторов.
Порядок установления лимитов остатка наличности в кассе регулируется Инструкцией Национального банка Украины N 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 20.06.95 г. N 140 в редакции постановления Правления Национального банка Украины от 13.10.97 г. N 335 (далее - Инструкция N 4).
Всю наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и сроки, установленные учреждением банка для зачисления на их счета. В случае, если лимит остатка наличности в кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).
Если значительные суммы наличности поступают в кассу предприятия в конце рабочего дня после окончания инкассации или окончания работы вечерней кассы, превышение лимита кассы в обслуживающее учреждение банка сдается не позднее следующего рабочего дня (банка и клиента). При таких условиях указанные средства не считаются сверхлимитными в день их оприходования в кассе предприятия.
Наличная выручка от реализации товаров (работ, услуг) и другие кассовые поступления сдаются предприятиями в установленном банком порядке:
- в дневные и вечерние кассы учреждений банка;
- инкассаторам Национального банка Украины. В случае, если учреждению банка в соответствии с п.179 Инструкции Национального банка Украины N 1 "По организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.94 г. N 129, разрешена служба инкассации коммерческого банка, инкассаторам этого банка;
- предприятиям связи для переводов на счета в учреждениях банков.
Сроки и порядок сдачи выручки устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с его руководителем:
- для предприятий, расположенных в местности, где имеются учреждения банков и выручка сдается в банк (а при отсутствии в местности учреждений банков - на предприятия связи) - ежедневно в день поступления денег в их кассы (если не установлены другие сроки сдачи выручки);
- для предприятий, имеющих выручку, которая за пять дней не превышает 10-кратного необлагаемого минимума доходов граждан, и находящихся на значительном расстоянии от учреждений банка или предприятий связи, - не реже одного раза в пять дней.
При наличии у предприятий или индивидуальных предприятий текущих счетов в нескольких учреждениях банков сдача выручки может осуществляться как на основной, так и на дополнительные счета.
Предприятия торговли и сферы обслуживания при расчетах с населением наличностью должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разных номиналов (в размере не менее 5% от суммы установленного предприятию лимита остатка наличности в кассе) для выдачи сдачи гражданам. В отдельных случаях из-за специфики деятельности предприятия (получение выручки за счет реализации отдельных групп товаров (услуг) высокой стоимости) у такого субъекта хозяйствования обязательная сумма разменной монеты устанавливается в размере 2-5 процентов от установленного лимита остатка наличности в кассе. Невыдача (или несвоевременная выдача) гражданам сдачи из-за отсутствия или недостаточности разменной монеты на протяжении рабочего дня, а также ее наличие на предприятии в размерах, меньших от указанных, является нарушением кассовой дисциплины. В этом случае к виновным лицам могут применяться штрафные санкции, определенные статьей 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях, как за нарушение правил ведения кассовых операций.
Использование выручки предприятия на свои нужды
Наличная выручка предприятий и индивидуальных предпринимателей, не имеющих налоговой задолженности, может использоваться ими для обеспечения хозяйственных нужд, на выплату заработной платы, поощрений, пособий всех видов, компенсаций. Однако независимо от наличия у них налоговой задолженности могут проводиться расчеты с бюджетами и государственными целевыми фондами в наличной форме по налогам и обязательным платежам, и другим платежам, предусмотренным статьей 1 Указа Президента Украины от 04.03.98 г. N 167/98.
Предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие налоговую задолженность, осуществляют выплаты, связанные с оплатой труда, исключительно за счет средств, полученных из учреждений банков.
Наличность, полученная в банке для выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, командировок, дивидендов (дохода), может храниться на предприятии в течение 3-х рабочих дней сверх установленного лимита в кассах. После окончания этих сроков наличность, не использованная по назначению, возвращается в банк не позднее следующего рабочего дня (клиента и банка) и в дальнейшем выдается предприятиям по их первому требованию на те же цели.
Выдача наличности под отчет производится из касс предприятий при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам.
Лица, получившие наличность под отчет, обязаны подать в бухгалтерию отчет об израсходованных (или по каким-либо причинам частично или полностью не израсходованных) суммах не позднее:
- по командировкам - 3 рабочих дней после возвращения из командировки;
- на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома - 10 рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет;
- на все другие производственные (хозяйственные) нужды - следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет.
В случае осуществления предприятиями (индивидуальными предпринимателями) наличных расчетов с другими предприятиями (индивидуальными предпринимателями) сверх установленной предельной суммы (3 тыс.грн.) средства в размере превышения указанной суммы расчетно прилагаются к фактическим остаткам наличности в кассе плательщика наличности одноразово (в тот день, когда была осуществлена такая операция), с дальнейшим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы.
Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. N 51.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии проводится ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В случае выявления ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. Образец формы акта инвентаризации наличия средств приведен в приложении N 3 к Порядку N 334.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учета организаций (при необходимости и по первичным денежным и другим документам: кассовым ордерам, платежным ведомостям, налоговым накладным, счетам-фактурам, товарным и кассовым чекам, актам выполненных работ, предоставленных услуг и т.д.) за определенный период - квартал, полугодие, но не менее чем за три месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно. В отдельных случаях учреждения банков при проведении проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины могут осуществлять контроль за достаточностью в их кассах разменной монеты для выдачи сдачи гражданам.
Учреждения банков не менее одного раза в два года (а в случае выявленных нарушений чаще), согласно решению руководителя учреждения банка, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех предприятиях, которые они обслуживают. Проверки осуществляют работники банка, которые должны иметь удостоверения на право проверки, подписанные руководителем банка. Банки имеют право получать от предприятий данные об их кассовых оборотах по источникам поступлений и направлениям расходования денег.
При наличии у предприятия текущих счетов в разных учреждениях банков проверку кассовой дисциплины должно осуществлять то учреждение банка, в котором открыт основной текущий счет такого предприятия, на котором учитывается картотека по неуплаченным своевременно расчетным документам предприятия на уплату им налогов и сборов, а также расчетными документами относительно бесспорного списания такой задолженности. Другие учреждения банков, в которых открыты дополнительные текущие счета такого предприятия, в случае необходимости также могут проводить проверки соблюдения кассовой дисциплины.
При проверке кассовой дисциплины выясняется:
а) наличие установленного лимита остатка кассы.
Сверхлимитные остатки наличности в кассе предприятия определяются прямым расчетом за каждый рабочий день путем сравнения остатка наличности в кассе на конец дня с лимитом остатка наличности, независимо от того, осуществлялись в этот день кассовые обороты (поступления и расходы наличности) или нет.
б) полнота оприходования наличности, полученной из кассы банка, соответствие записей кассовой книги предприятия о суммах, полученных из банка и сданных в банк, данным банка. В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений;
в) обеспечение ежедневного соблюдения установленных банком лимитов остатков наличности в кассе, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк не израсходованных в установленный срок сумм заработной платы, пособий, стипендий, вознаграждений и других сумм. В случае выявления нарушений выясняется, в течение какого времени и какая сумма не сдавалась в банк и по какой причине, когда и на какую сумму имело место превышение лимита кассы за проверяемый период;
г) правильность расходования наличности из выручки;
д) правильность ведения кассовой книги и своевременность и полнота учета в ней поступлений и выдачи наличности; правильность оформления кассиром кассовых ордеров.
Если возникает сомнение в правомерности проведения кассовых операций, а также при значительных объемах выдачи наличности для осуществления операций, коммерческий банк может обязать клиента предоставить документы с обоснованием относительно целевого использования полученной в банке наличности или осуществить проверку соблюдения кассовой дисциплины непосредственно на месте.
Результаты проверки оформляются актом с приложением к нему справки (по форме приложения N 20 к Инструкции N 4), в котором отражается состояние поступлений наличности в кассы проверяемых предприятий и ее расходование за проверяемый период. Акт и справка подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка. В случае отказа подписывать акт, в нем делается запись "отказался" и прилагается соответствующее письменное пояснение. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий заполняет только справку с указанием, что проверка проведена в соответствии с требованиями Инструкции N 4. В случае выявления нарушений или злоупотреблений соответствующие экземпляры актов проверок должны быть переданы налоговой администрации или правоохранительным органам для применения к нарушителям соответствующих санкций, предусмотренных действующим законодательством. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.
Финансовые санкции за нарушение субъектами предпринимательской
деятельности порядка проведения расчетов с потребителями, порядка и
сроков сдачи выручки предприятия
За превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности и за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам, за расходование наличности из выручки на выплаты, связанные с оплатой труда при наличии налоговой задолженности, а также в случае расходования предприятиями и индивидуальными предпринимателями полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению и неполучение ими при осуществлении наличного платежа от их получателя платежного документа к ним применяются финансовые санкции согласно действующему законодательству.
Финансовые санкции, которые взыскиваются в местный бюджет по месту регистрации субъекта предпринимательской деятельности, применяются в соответствии со статьей 6 Закона Украины "О применении ЭККА и товарнокассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.95 г. N 265/95-ВР в редакции Закона от 06.06.96 г. N 227/96-ВР (далее - Закон N 227/96-ВР) (см. таблицу).
Таблица
+------------------------------------------------------------------------+
¦ Нарушение ¦ Финансовая санкция ¦
+--------------------------------------------+---------------------------¦
¦Проведение расчетов с потребителями за ¦ от 10 до 100 необлагаемых¦
¦наличность без применения ЭККА или ¦ минимумов доходов граждан¦
¦товарно-кассовой книги, с использованием не ¦ ¦
¦зарегистрированного надлежащим образом ¦ ¦
¦ЭККА или в случае нарушения ¦ ¦
¦установленного порядка применения ЭККА ¦ ¦
¦или товарно-кассовой книги и нарушения ¦ ¦
¦установленного порядка проведения расчетов ¦ ¦
¦в кассах ¦ ¦
+--------------------------------------------+---------------------------¦
¦Повторное нарушение* установленного ¦ от 20 до 200 необлагаемых¦
¦порядка применения ЭККА или товарно- ¦ минимумов доходов граждан¦
¦кассовой книги, выявленное на протяжении ¦ ¦
¦календарного года после предыдущей ¦ ¦
¦проверки ¦ ¦
+--------------------------------------------+---------------------------¦
¦Осуществление субъектами ¦ стоимость этих товаров ¦
¦предпринимательской деятельности торговли ¦ взыскивается по решению ¦
¦товарами или другими товарно- ¦ органов государственных ¦
¦материальными ценностями, ¦ налоговых инспекций в ¦
¦неоприходованными по учету ¦ местные бюджеты ¦
¦ ¦ соответствующего уровня в¦
¦ ¦ бесспорном порядке ¦
+--------------------------------------------+---------------------------¦
¦применение испорченного ЭККА ¦ от 10 до 50 необлагаемых ¦
¦ ¦ минимумов доходов граждан¦
+------------------------------------------------------------------------+
* Повторным считается нарушение, зафиксированное вторично на протяжении календарного года после предыдущей проверки на одном и том же торговом месте. Повторным не считается нарушение, касающееся порядка проведения расчетов с потребителями и выявленное на протяжении одного дня в разных торговых местах одного и того же субъекта предпринимательской деятельности.
В соответствии со статьей 1 Указа Президента Украины "О внесении изменений в Указ Президента Украины от 12.06.95 г. N 436 "О применении санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 11.05.99 N 491/99 (далее - Указ N 491/99) в случае нарушения субъектами хозяйствования норм по регулированию обращения наличности к ним применяются следующие финансовые санкции в виде штрафа:
- "за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах - в 2-кратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день". Поэтому, если превышение лимита выявлено на 5-й день после нарушения, штрафная санкция будет применяться за все 5 дней;
- "за неоприходование (неполное оприходование) в кассах наличности - в 5-кратном размере неоприходованной суммы";
- "за расходование наличности из выручки: и других кассовых поступлений на заработную плату, материальное поощрение, пособие: при наличии налоговой задолженности - в размере осуществленных выплат". Это нарушение может привести к применению двойных санкций для предприятий - налоговых должников. Кроме штрафа за расходование наличности из выручки на оплату труда, может быть установлен и штраф за превышение лимита по кассе, поскольку согласно п.7 Порядка N 335 эта сумма подлежит прибавлению к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня, и в дальнейшем полученный результат сравнивается с установленным лимитом кассы;
- "за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам - в размере 25% выданных под отчет сумм". Наличность, выданная под отчет (в том числе и на командировки), но неизрасходованная и не возвращенная в кассу предприятия (в полной сумме, которая была выдана под отчет, или в сумме, которая не подтверждена авансовыми отчетами), на следующий день после окончания указанных выше сроков включается расчетно в сумму фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате расчетная сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в кассе (тоже может применяться двойная санкция);
- "за проведение наличных расчетов без подачи получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, - в размере уплаченных средств". За аналогичное нарушение действующим законодательством уже было предусмотрено ряд штрафов. Например, статьей 6 Закона N 227/96-ВР - финансовая санкция в размере от 10 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан,а в статье 155-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях - административная ответственность в виде штрафа в размере 5 необлагаемых минимумов доходов граждан;
- "за использование полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению - в размере израсходованной наличности".Раньше за такое нарушение штрафные санкции не были предусмотрены.
Указом N 491/99 ужесточены санкции за нарушение норм, регулирующих наличное обращение. Существующие сегодня расхождения между положениями Указа и соответствующими положениями Инструкции N 4, Порядка N 334 и другими нормативными документами НБУ содействуют применению двойных санкций за установленные нарушения операций по обращению наличности. Поэтому эти необходимых нормативных документов в соответствие с нормами Указа N 491/99. Пока это не сделано, применяются нормы Указа N 491/99.