Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в медицинских
учреждениях, которые финансируются с государственного бюджета
ВОПРОС: Среди особенностей общего процесса учета в медицинских учреждениях выделяется направление учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. И это не случайно: во-первых, понятие "расчеты в порядке плановых платежей" характерно в большей степени именно для медицинских учреждений, а вовторых, изменился порядок осуществления операций по закупке товаров, услуг, работ. Начнем рассмотрение указанного вопроса со второго фактора, поскольку как его новизна, так и актуальность по причине отсутствия освещения в периодике не вызывают сомнения.
Так в чем же состоит основная суть изменений, произошедших на протяжении последнего года в обеспечении финансовохозяйственной деятельности медицинских учреждений?
ОТВЕТ: Основным моментом является привнесение такого понятия, как "тендер" - предложения о поставке товара, предоставлении услуг или выполнении работ при проведении торгов. Указанная организационная форма закупки услуг, работ, товаров относительно медицинских учреждений закреплена постановлением Кабинета Министров Украины "О создании единой системы закупок товаров (работ, услуг) за счет средств государственного бюджета и иностранных кредитов, которые привлекаются под гарантии Кабинета Министров Украины" от 24.09.97 N 1058, приказом Главного управления здравоохранения N 58 от 03.03.98 и постановлением Кабинета Министров Украины от 22.11.99 N 2113 "Об усовершенствовании системы государственных закупок". В соответствии с указанными документами при закупке товаров, услуг, работ, стоимость которых превышает 10 тыс.грн., медицинские учреждения должны проводить торги.
Соответственно с вышеуказанным приказом Главного управления здравоохранения Украины медицинским учреждениям предлагается несколько способов проведения торгов. Следует отметить, что способы проведения торгов выбираются в зависимости от ожидаемой стоимости закупки. Так, если сумма планируемой закупки - 20 тыс.грн. и больше, используются следующие способы проведения торгов:
- открытые процедуры (к участию в торгах допускаются все заинтересованные поставщики);
- открытые процедуры с предварительной квалификацией (тендерные предложения принимаются только от тех поставщиков, которые по результатам предварительной квалификации допущены к участию в торгах);
- процедуры конкурентных переговоров (условия договора на закупку оговариваются заявителем с одним или несколькими поставщиками).
При ожидаемой стоимости закупки от 15 тыс.грн. до 20 тыс.грн. используются способы процедур конкурентных переговоров, а также ценовых предложений (котировок), (заявитель торгов осуществляет запрос предложений не менее чем у троих поставщиков). Последний способ является основным при закупке стоимостью от 10 тыс.грн. до 15 тыс.грн.
Проведение открытых процедур торгов начинается с создания тендерной комиссии во главе с руководителем соответствующего медицинского учреждения. В состав указанной комиссии в зависимости от стоимости ожидаемой закупки могут быть включены представители соответствующих управлений, проектных организаций, независимые эксперты и представители заказчика торгов (работники соответствующих структурных подразделений учреждения). После этого заказчиком торгов предъявляется извещение - приглашение о начале, которое публикуется в периодике (в частности, обязательным является размещение объявления в "Віснику державних закупівель"), а в случае необходимости передается по телевидению или радио. В приглашении указываются:
- наименование и адрес заказчика торгов;
- способ проведения торгов, место и конечный срок представления тендерных предложений;
- характер, количество, сроки и место доставки или представление товаров или характер и место проведения работ;
- размер платы за тендерные документы (включая стоимость публикации в средствах массовой информации), место и конечный срок их подачи;
- валюта и условия оплаты тендерных документов.
Кроме того, заказчик торгов предоставляет по требованию потенциальных поставщиков тендерные документы, которые содержат:
- инструкцию, определяющую порядок проведения торгов и требования к составлению и подаче тендерных предложений;
- информацию о характере, качественных и технических характеристиках продукции, которая закупается, а также критерии определения заказчиком лучшей продукции;
- основные условия договора на закупку и основания для исключения поставщика из торгов или прекращения будущего соглашения;
- информацию о правах как заказчика, так и поставщика в соответствии с вышеуказанным положением;
- порядок предоставления, возврата и размер тендерного обеспечения;
- изложение о получении справочной информации поставщиком относительно тендерных документов и т.п.
Поставщик, в свою очередь, может обратиться к заказчику с любыми вопросами относительно тендерных документов, при этом разъяснение должно быть предоставлено второй стороной не позднее чем за 2 дня до окончательного срока подачи тендерного предложения. Тендерные документы используются поставщиками для дальнейшего формирования тендерного предложения. Отметим, что срок подачи тендерных предложений, как правило, составляет не менее 45 дней, а в отдельных случаях сокращается до 15 дней. За это время поставщик должен подготовить предложение относительно соответствующей группы товаров, услуг, работ. Кроме того, по требованию заказчика торгов поставщик прилагает к подготовленному тендерному предложению документы финансовоаналитического характера: справки банков, баланс, справки об общем объеме продукции, которая является объектом торгов, за последних 3 финансовых года. Тендерные предложения подаются в письменной форме с подписями ответственных лиц. Факт получения предложения подтверждается заказчиком с указанием даты и времени.
Отметим, что в отдельных случаях, а именно, когда стоимость ожидаемой закупки равна или больше 20 тыс.грн., заказчик торгов - соответствующее медицинское учреждение - может требовать от поставщиков предоставления тендерного обеспечения. Под тендерным обеспечением в данном случае понимают гарантию обеспечения обязательств, возникающих в связи с подачей тендерных предложений, которые могут быть формализованы в виде банковской гарантии, гарантийного письма или чека. Размер тендерного обеспечения составляет не более 1% от суммы закупки работ в сфере строительства и не более 5% в других сферах закупки. Тендерное обеспечение носит возвратный характер, поскольку не позднее 10 календарных дней со дня наступления основания для его возврата заказчик должен возвратить тендерное обеспечение поставщику. Исключением являются случаи отзыва или изменения тендерного предложения поставщиком после конечного срока его подачи, не подписания победителем торгов договора на закупку или не предоставления им необходимых гарантий по выполнению договора, несогласия поставщика с исправлением заказчиком торгов арифметической ошибки, выявленной при сопоставлении и оценке тендерных предложений. В указанных случаях тендерное обеспечение не возвращается.
Раскрытие тендерных предложений осуществляется представителями тендерного комитета заказчика торгов в присутствии представителей подрядчиков, поставщиков не ранее конечного срока подачи тендерных предложений. Наименование и адрес каждого поставщика, а также цена каждого тендерного предложения объявляются заказчиком устно или письменно (в случаях, когда поставщики не присутствовали при раскрытии предложений) и заносятся в протокол раскрытия тендерных предложений. В случае возникновения любых недоразумений заказчик торгов может обратиться за разъяснением до подачи тендерного предложения, при этом дальнейшее внесение изменений относительно сути (кроме исправления собственно арифметических ошибок) предложения не разрешаются.
Отметим, что заказчик может отклонить тендерное предложение до момента его окончательной оценки при следующих обстоятельствах:
- если поставщик (подрядчик) является банкротом или пребывает в стадии ликвидации;
- если поставщик (подрядчик) допустил профессиональные нарушения;
- если поставщик (подрядчик) не выполнил обязательств, связанных с уплатой налогов в соответствии с законодательством своей страны или Украины;
- если действия поставщика (подрядчика) можно классифицировать как попытку дачи взятки представителю заказчика торгов для обеспечения выигрыша торгов;
- если по требованию заказчика торгов поставщик (подрядчик) отказался представить необходимую финансовую и техническую документацию;
- если поставщик (подрядчик) не соглашается с исправлением выявленной заказчиком арифметической ошибки.
Определение победителя торгов осуществляется на основании критерия экономической эффективности, который включает ряд показателей:
- самая низкая цена при соответствующем качестве товаров, услуг, работ;
- даты поставок и порядок расчетов;
- экологичность продукции, эстетические и технические ее характеристика;
- объемы применения местных ресурсов в изготовленной продукции, которая предлагается, и т.д.
Заказчик торгов может требовать от победителя соответствующую финансовую и техническую документацию для повторного подтверждения его квалификации. В случае невыполнения этого требования заказчик торгов может отклонить тендерное предложение указанного поставщика (подрядчика). Сообщение об отклонении других предложений, которые не были акцептированы по результатам оценки экспертной комиссии, посылается комитету заказчиком торгов всем поставщикам на протяжении трех дней после окончания торгов.
При проведении торгов способом открытых процедур с предварительной квалификацией заказчик торгов предварительно определяет круг поставщиков (подрядчиков), которые примут участие в торгах путем проведения предварительной квалификации. По этому варианту информация относительно проведения предварительной квалификации (место, срок, требования, критерии оценки) указывается в приглашении на торги, при этом минимальный срок подачи тендерного предложения за счет предварительных процедур увеличивается до 75 календарных дней и только в отдельных случаях, как исключение, он может составлять 45 дней. Пакет тендерных документов расширяется за счет дополнительных инструктивных материалов о порядке осуществления предварительной квалификации, а комментарии и разъяснения относительно них предоставляются заказчиком торгов на запросы поставщиков (подрядчиков). Механизм оценки и выбора победителя торгов аналогичен порядку определения победителей при открытой процедуре проведения торгов.
Процедуры конкурентных переговоров применяются в отдельных случаях только при условии их достаточной обоснованности. Этот пункт важен, поскольку призван предупреждать, во-первых, искусственное ослабление конкуренции среди поставщиков (подрядчиков), а во-вторых, их дискриминацию. К обстоятельствам, по которым рекомендовано проведение торгов путем процедур конкурентных переговоров, относятся:
- отсутствие тендерных предложений на объявление открытых процедур (как с предварительной квалификацией, так и без нее) торгов;
- отсутствие победителя по результатам открытых процедур торгов (как с предварительной квалификацией, так и без нее);
- необходимость срочной закупки внеплановой партии товара, приобретение которой не будет своевременным при проведении открытых процедур торгов или открытых процедур с предварительной квалификацией;
- необходимость дополнительных поставок именно указанной группы товаров через первичного поставщика;
- закупка прототипов и исследовательской партии товаров или услуг, разработанных по соглашению с заказчиком на исследование, эксперимент, оригинальную разработку;
- предложение от фирмы-поставщика основывается на исключительно выгодных условиях, которые действуют в течение короткого срока;
- отдельные случаи необходимости осуществления дополнительных или начала новых строительных работ, а также проведение архитектурных конкурсов и т.д.
При проведении переговоров с несколькими поставщиками заказчик торгов, в первую очередь, рассматривает предложения, касающиеся качественных технических характеристик, при этом последующие переговоры межу сторонами осуществляются в условиях полной конфиденциальности. По окончании переговоров заказчик делает запрос поставщикам (подрядчикам), которые продолжают принимать участие в тендерной процедуре относительно окончательных предложений с учетом всех аспектов переговоров, в том числе и цены тендерного предложения.
Процедура запроса ценовых предложений (котировок) предусматривает запрос со стороны заказчика относительно ценовых предложений не менее как трем поставщикам (подрядчикам). Каждый поставщик может подать только одно ценовое предложение (в запечатанном конверте), указав условия доставки товаров и адресность расходов по транспортировке, страхованию, уплате налогов и т.д. Победитель торгов определяется по ценовым критериям, то есть по самому низкому ценовому предложению.
По результатам проведенных торгов заключается договор на поставку товаров, предоставление услуг и осуществление работ и составляется протокол или отчет проведенных торгов. Отчет содержит краткое описание продукции, которая является объектом закупки, наименование и адрес поставщиков (подрядчиков), принимавших участие в торгах, сведения об их квалификации, основные условия каждого тендерного предложения, краткое изложение критериев оценки и сопоставление тендерных предложений, сообщения об отклонении предложений с его обоснованием. Отчет должен храниться не менее трех лет в соответствующем медицинском учреждении, которое выступает в роли заказчика торгов. При осуществлении закупки стоимостью 20 тыс.грн. и больше заказчик торгов подает на протяжении семи дней после определения победителя отчет на утверждение городской, районной государственной администрации.
Договор (контракт) на закупку составляется с победителем торгов после утверждения его городской, районной государственной администрацией. В договоре содержится информация об обязанностях сторон, количестве и качестве продукции, работ или услуг, форме доставки (таре) продукции, порядке расчетов, имущественной ответственности сторон и особенные условия договора.
Срок действия договора оговаривается сторонами:
- в случае закупки услуг, работ - на срок, необходимый для их представления или выполнения;
- при одноразовой закупке товарно-материальных ценностей - на соответствующий срок поставки;
- при необходимости осуществления закупки в порядке плановых поставок как правило, на год.
В бухгалтерском учете расходы на проведение и организацию торгов и расчеты с поставщиками (подрядчиками) отражаются на субсчетах 364 "Расчеты с прочими дебиторами", 675 "Расчеты с прочими кредиторами" (по действовавшему до 1 января 2000 года Плану счетов указанные счета были объединены активно-пассивным субсчетом 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и 361 "Расчеты в порядке плановых платежей" (по старому Плану - субсчет 179). Субсчета 364 и 675 являются, соответственно, активным и пассивным.
Субсчет 361 "Расчеты в порядке плановых платежей" является специфическим и выделен в самостоятельный для отражения операций по расчетам с поставщиками, характер связей с которыми является относительно продолжительным - расчеты, осуществляются не по каждому отдельному соглашению, а путем перечисления средств в сроки и в размерах, установленных и согласованных соответствующим договором (контрактом). В платежных поручениях по плановым платежам покупатель в графе "Назначение платежа" делает запись: "Плановый платеж по соглашению от ___ 2000__ г.", а также отмечает срок платежа и целевое назначение перечисленных сумм. Ежемесячно поставщик и покупатель проверяют состояние своих расчетов на основании фактически полученных материальных ценностей или представленных услуг и осуществляют перерасчет и соответствующий платеж в порядке, предусмотренном договором.
Основные бухгалтерские проводки по отражению расходов на
проведение торгов и расчетов с поставщиками
+------------------------------------------------------------------+
¦N ¦Содержание хозяйственной ¦ По новому ¦ Согласно ¦Сумма,¦
¦ ¦ операции ¦ Плану счетов ¦ Инструкции ¦ грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ МФ СССР N 61 ¦ ¦
¦ ¦ +--------------+--------------¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ Дт ¦ Кт ¦ ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦ Первый вариант (теоретический) - расходы по тендерным ¦
¦ документам и по размещению приглашения на торги ¦
¦ возвращаются поставщикам ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦1 ¦Перечислено Киевской ¦ 364 ¦ 311 ¦ 178 ¦100 ¦ 200 ¦
¦ ¦клинической областной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦больницей издательству ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦газеты "Медицинская ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦газета" для размещения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦объявления - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приглашения на участие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в торгах по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приобретению ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦медицинских препаратов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦2 ¦Списываются расходы ¦ 802 ¦ 364 ¦ 200 ¦178 ¦ 200 ¦
¦ ¦на подачу объявления в ¦ ¦ ¦(к.б.к.¦ ¦ ¦
¦ ¦газету "Медицинская ¦ ¦ ¦ 1150) ¦ ¦ ¦
¦ ¦газета" на основании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦номера с публикацией ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦объявления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦3 ¦Получены в кассе ¦ 301 ¦ 311 ¦ 120 ¦100 ¦ 80 ¦
¦ ¦учреждения средства для ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подготовки тендерных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦4 ¦Выданы работнику ¦ 362 ¦ 301 ¦ 160 ¦120 ¦ 80 ¦
¦ ¦планово-экономического ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отдела больницы Л. В. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Игнатовой средства под ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отчет для подготовки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тендерных документов и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦их отправки поставщикам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(существующая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦потребность по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦количеству обращений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поставщиков - 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦комплектов) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦5 ¦Утвержден авансовый ¦ 802 ¦ 362 ¦ 200 ¦160 ¦ 80 ¦
¦ ¦отчет Л. В. Игнатовой на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦основании товарных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦чеков и чеков на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отправку тендерных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов поставщикам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦6 ¦Внесена ООО "Фармакс" ¦ 311 ¦ 675 ¦ 100 ¦178 ¦ 28 ¦
¦ ¦плата за комплект ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тендерных документов для ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦участия в торгах (в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦соответствии с п.29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приложения к приказу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Главного управления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦здравоохранения N 58 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦от 03.03.98 плата за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тендерные документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦включает расходы на их ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦изготовление и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦стоимость публикации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦объявления) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦ Второй вариант (практический) - стоимость тендерных ¦
¦ документов не определяется вообще, а расходы на размещение ¦
¦ приглашения на торги относятся на расходы соответствующего ¦
¦ медицинского заведения ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦1 ¦Перечислено Киевской ¦ 364 ¦ 311 ¦ 178 ¦100 ¦200 ¦
¦ ¦клинической областной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦больницей издательству ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦газеты "Медицинская ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦газета" для размещения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦объявления - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приглашения на участие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в торгах по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приобретению ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦медицинских препаратов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦2 ¦Списываются расходы ¦ 802 ¦ 364 ¦ 200 ¦178 ¦200 ¦
¦ ¦на подачу объявления в ¦ ¦ ¦(к.б.к.¦ ¦ ¦
¦ ¦газету "Медицинская ¦ ¦ ¦ 1150) ¦ ¦ ¦
¦ ¦газета" на основании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦номера с публикацией ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦объявления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦ Отражение расчетов с поставщиком ¦
+------------------------------------------------------------------¦
¦3 ¦Перечислена ООО ¦ 361 ¦ 311 ¦ 179 ¦100 ¦3200 ¦
¦ ¦"Фарматекс" в порядке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦плановых платежей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦очередная сумма средств ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+--------------------------+------+-------+-------+------+------¦
¦4 ¦Получены медикаменты ¦ 233 ¦ 361 ¦ 062 ¦179 ¦2500 ¦
¦ ¦от ООО "Фармакс" в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦соответствии с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подписанным по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦результатам торгов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦соглашением N 507 на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поставку медикаментов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
Аналитический учет расчетов с разными кредиторами и дебиторами осуществляется в накопительной ведомости N.408 М/О N 6 по каждому документу. Аналитический учет расчетов по субсчету 361 (179), кроме расчетов за продукты питания, ведется в накопительной ведомости N 408 М/О N 7 по каждому документу в разрезе поставщиков.