Какие документы необходимо иметь
для отнесения предприятием командировочных
расходов к составу валовых расходов
Согласно пп.5.4.8 ст.5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 22.05.97 г. N 283/97-ВР (далее - Закон о прибыли) командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, или членов руководящих органов налогоплательщика должны быть подтверждены документально. Основанием для направления сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя или его заместителя. При направлении сотрудника в командировку за рубеж должны быть подготовлены и утверждены задание, в котором определяется цель командировки, срок и условия пребывания за рубежом, а также смета расходов (см. раздел II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. N 59, далее - Инструкция). Основным критерием отнесения командировочных расходов к составу валовых расходов является связь таких расходов с хозяйственной деятельностью налогоплательщика. Поэтому предприятию целесообразно запастись всеми необходимыми документами для подтверждения своих валовых расходов и во избежание спорных вопросов во время проверок (типа "нерезультативные" командировки).
Документами, подтверждающими связь командировки с хозяйственной деятельностью налогоплательщика, являются:
- приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью такого налогоплательщика (в случае командировки за рубеж необходимо иметь копию приглашения с переводом);
- заключенный договор (контракт);
- документы, которые свидетельствуют об участии в переговорах, конференциях, симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью налогоплательщика, командирующего сотрудника;
- прочие документы, которые регулируют или подтверждают желание установить гражданско-правовые отношения.
На последнюю группу документов следует обратить особое внимание, так как наличие именно этих документов поможет налогоплательщику решить проблему "нерезультативных" командировок. Такими документами являются протокол намерений или протокол о несостоявшихся намерениях, которые практикуются в международной практике.
Протоколы заключаются по аналогии с договорами (контрактами) в простой письменной форме или могут быть оформлены путем обмена письмами, телеграммами, сообщениями по факсу или телетайпу, подписанными полномочными представителями сторон.
Следует заметить, что в Инструкции, в приказе Главного контрольно-ревизионного управления Украины от 21.03.2000 г. N 24 отнесение командировочных расходов к валовым увязано с основной деятельностью налогоплательщика. Такой подход существовал в первоначальной редакции Закона о прибыли. Однако Законом Украины "О внесении изменений в Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 18.11.97 г. N 639/97-ВР в пп.5.4.8 ст.5 термин "основная деятельность" был заменен термином "хозяйственная деятельность". По своей экономической сути понятие "хозяйственная деятельность" гораздо шире чем "деятельность основная" и включает в себя любую деятельность, не противоречащую действующему законодательству, которая направлена на получение дохода в денежной, материальной или нематериальной формах и которая является для налогоплательщика постоянной, регулярной и существенной.
"Все о бухгалтерском учете" N 106 (531) от 15 ноября 2000 г.