Наличность - лучшая доверенность
Изменения, внесенные приказом Минфина от 19.10.2000г. N 253 в Инструкцию о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей (далее - Инструкция о доверенностях или просто Инструкция), привлекли внимание бухобщественности к проблеме доверенностей у частных предпринимателей.
Согласно этим изменениям Инструкция о доверенностях распространяется на предприятия, учреждения, организации, филиалы и другие обособленные подразделения.
Из этого следует вполне логичное заключение, что частными предпринимателями она не применяется. И поскольку данная Инструкция регулирует как порядок выдачи доверенностей на получение матценностей (п. 3-10), так и порядок отпуска товаров (п. 12-13), напрашиваются такие выводы:
во-первых, частный предприниматель и его работники могут получать товары без предъявления доверенностей, форма которых соответствует установленным в Инструкции (бланки строгой отчетности М-2);
во-вторых, частный предприниматель и его работники могут отпускать товары предприятиям или предпринимателям, не требуя от них доверенностей, соответствующих Инструкции.
Большой интерес представляет для нас также письмо Министерства финансов от 31.10.2000 г. N 053-29151 "Об использовании доверенностей частными предпринимателями", в котором излагается взгляд Минфина на ситуацию с доверенностями, сложившуюся после 11.11.2000 г. (даты вступления в силу изменений к Инструкции).
1. Прежде всего Минфин отмечает, что отпуск товаров частному предпринимателю, лично получающему их на предприятиях, может осуществляться без доверенности. При этом предприниматель должен предъявить паспорт и свидетельство о госрегистрации, данные из которых должны быть указаны в документах на отпуск (накладных, ТТН и т. п.).
Первая мысль Минфина, безусловно, правильна. Ведь доверенность по своей сути - документ, удостоверяющий полномочия лица по представительству другого лица перед третьими лицами (см. ст. 64 ГК). И если предприниматель лично является за товаром, то его в этом случае, естественно, никто не представляет. Этот вывод, в принципе, очевиден, однако многие бухгалтера почему-то в нем сомневаются.
Мысль вторая - о необходимости-обязатльности указания в отгрузочных документах паспортных данных и данных из свидетельства о госрегистрации - представляет собой самодеятельное творчество Минфина и не может быть подкреплена ссылкой на законодательный источник. В Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете сказано лишь о том, что основание для осуществления операции и данные о документе, удостоверяющем личность получателя, могут быть включены в качестве дополнительных реквизитов. Поэтому следует расценивать данное предложение Минфина исключительно как рекомендацию. Впрочем, по возможности эти сведения лучше в отгрузочных документах указывать. По крайней мере, хоть что-то одно - или паспорт, или свидетельство.
2. По поводу ситуации, когда предприниматель поручает получить товары наемному работнику (или другому лицу), Минфин считает, что
"вместе с указанными документами такое лицо должно представить доверенность, оформляемую в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных о свидетельстве о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, или вышеуказанную доверенность с печатью предпринимателя - физического лица".
Итак, у частного предпринимателя вроде бы имеются две возможности:
- выдать доверенность по правилам, установленным Гражданским кодексом;
- выдать доверенность по правилам, установленным в Инструкции о доверенностях.
Рассмотрим эти возможности по порядку.
В случае применения правил ГК в силу части 1 его ст. 65*, по нашему мнению, предприниматель должен доверенность, выданную наемному работнику, нотариально удостоверить.
Здесь мы вынуждены с сожалением констатировать, что при этом предприниматель оказывается в более проигрышном положении по сравнению с обычными предприятиями. Последние на основании ст. 66 ГК могут вместо нотариально удостоверенной просто выдать доверенность на получение имущественных ценностей за подписями руководителя и главного бухгалтера с приложением печати организации.
Уважаемый нами Научно-практический комментарий к гражданскому законодательству Украины (под общей редакцией Первого заместителя председателя Верховной Рады Украины В. В. Медведчука) подчеркивает, что ст. 66 ГК (согласно которой нотариально удостоверенные доверенности заменяются доверенностями, заверенными подписями и печатью организации) распространяется только на юридических лиц Украины, в то время как ст. 65 ГК, требующая нотариального удостоверения доверенностей, распространяется на физических лиц, к которым относятся и частные предприниматели (а также на иностранных юридических лиц).**
Причем, что интересно, Научно-практический комментарий даже пошел дальше и фактически потребовал на основании той же ст. 65 ГК нотариально удостоверять доверенности, выданные гражданами для представительства перед другими гражданами, а не только перед юридическими лицами, объясняя это сложившейся практикой, которая, в свою очередь, исходит из того, что иной порядок внес бы элемент юридической неопределенности во взаимоотношения сторон ввиду трудности удостоверения в доверенности подписи представляемого (доверителя).**
Дополнительные издержки и трата времени на нотариальное удостоверение доверенности могут быть компенсированы тем, что такую доверенность можно сделать многоразовой (генеральной), то есть при ее выдаче не ограничивать круг лиц, на представительство перед которыми уполномочен работник, и количество ценностей, которые ему поручено получить (это выгодно отличает генеральную доверенность от одноразовых ф. М-2).
Удобство многоразовой доверенности заключается и в том, что предприятию, отпускающему товары, нет необходимости брать ее у представителя частного предпринимателя. В принципе, достаточно в отгрузочных документах указать в графе "Основание" номер и дату доверенности. Осторожный же бухгалтер для верности все-таки оставит себе ксерокопию такой доверенности.
Естественно, многоразовая доверенность требует определенного доверия предпринимателя к своему.работнику, поэтому ее выдача целесообразна далеко не всегда. Видимо, это понимает и Минфин.
Судя по всему, он предлагает предпринимателям по желанию пользоваться не ГК, а Инструкцией о доверенностях. И хотя, строго говоря, она распространяется только на предприятия, учреждения и организации, тем не менее о таком предложении Минфина, на наш взгляд, свидетельствует ссылка на "вышеуказанную доверенность с печатью предпринимателя", которая в данном абзаце письма (см. выше) как бы противопоставлена доверенности, оформляемой в соответствии с ГК. Итак, данная Инструкция - единственное (правда, не очень законное) основание проигнорировать требования ГК о посещении нотариуса. Хотя предупреждаем: не все специалисты видят в данном абзаце письма возможность выдавать доверенности по Инструкции.
3. В вопросе об отпуске товаров частными предпринимателями наблюдается расхождение между позицией Минфина и нашей концепцией понимания изменений к Инструкции о доверенностях. В письме Минфин указал:
"В случае если отпуск ценностей юридическим лицам, отделениям, филиалам и представительствам осуществляется предпринимателем - физическим лицом по безналичному расчету, бартеру или бесплатно, это может быть осуществлено при условии представления доверенности предприятия, организации".
Вообще, в данном вопросе мы сталкиваемся с достаточно интересным моментом: с одной стороны, Инструкция не распространяется на предпринимателей, отпускающих товар, с другой - она обязательна для предприятий, получающих товар.
А это, по нашему мнению, означает, что никто не может наказать предпринимателя за отпуск товара без доверенности, в то время как предприятие, получившее товар без доверенности, вроде бы от ответственности не освобождается.
Правда, следует заметить, что ответственность получателя за допущенное нарушение, мягко говоря, непонятна. Например, п. 15 Инструкции о доверенностях говорит лишь об ответственности поставщика за соблюдение порядка отпуска товаров по доверенности (без конкретизации) и об ответственности (не менее абстрактной) за своевременное и полное оприходование полученных по доверенностям ценностей. Из чего можно сделать вывод: за отпуск товара без доверенности должен отвечать поставщик, а не получатель. А поставщик, как мы уже отметили, должен вообще "пролететь" мимо Инструкции.
Свой вклад в разработку вопроса об ответственности за отпуск товара без доверенности внес и Минфин в анализируемом нами письме, сообщив, что
"доверенность на получение ценностей является первичным документом, фиксирующим решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия об уполномочивании конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей. Без доверенности не может быть составлен (выписан, подписан) другой первичный документ -накладная-требование, товарно-транспортная накладная, являющийся разрешением для осуществления хозяйственной операции по отпуску ценностей и в соответствии со статьей 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" основанием для ее бухгалтерского учета. Таким образом, неисполнение предпринимателями требований Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей будет иметь следствием нарушение установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за которые ответственность установлена статьей 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях".
Нужно отметить, что приведенный фрагмент не до конца распутал вопрос. Например, из письма Минфина не совсем понятно, кого же предлагается привлекать к ответственности по ст. 164-2 КоАП.
По косвенным признакам мы склоняемся к тому, что штрафовать собираются все-таки должностных лиц предприятия: судя по всему, это они виновны в том, что не выдали работнику доверенность, из-за чего предприниматель не смог выполнить требования Инструкции и неправомерно составил первичный документ (накладную), которая - как неправильно составленная - не могла быть принята предприятием в качестве первичного документа для целей бухучета. И как следствие - наказуемое нарушение правил бухучета.
Слабое место данной версии - в том, что правил составления накладных на сегодняшний день не существует (по крайней мере, украинских). Кроме того, например, Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, устанавливающее требования к первичным документам, и Инструкция о доверенностях вообще на частных предпринимателей не распространяются. Поэтому нельзя согласиться с тем, что предприниматель не выполнил требования Инструкции и по этой причине, дескать, не мог составить первичный документ. Хотелось бы, чтобы Минфин указал, какой конкретно документ запрещает предпринимателю выписывать накладную без доверенности получателя.
Версию о том, что штрафовать будут предпринимателя, мы отвергаем в связи с ее полной беспомощностью (хотя кое-кто делает из письма именно такой вывод). Ведь предприниматель не ведет бухгалтерский учет (на него не распространяется действие Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", а потому и наказать частника за нарушение его правил попросту невозможно. Не будем же мы подозревать Минфин в незнании таких азов!
В качестве законодательного оправдания правомерности оприходования товаров, полученных работником без доверенности, следует использовать ст. 63 ГК, согласно которой последующее одобрение сделки представляемым делает сделку действительной с момента ее заключения.
И хотя ст. 63 ГК разрешает одобрять именно сделку, заключенную без надлежаще оформленных полномочий, а не другие юридически значимые действия, мы считаем, что в данном случае возможна аналогия закона. Ведь если даже сделка (достаточно серьезная операция!) может быть одобрена и признана действительной, то действие по получению товаров от поставщика (гораздо менее важное событие) может быть одобрено и подавно/
Отметим заодно, что весьма сомнительный в нашем случае админштраф по ст. 164-2 КоАП налагается лишь органами контрольно-ревизионной службы, а это снижает вероятность его применения даже при худшем варианте развития событий. К налоговому же учету доверенности не имеют никакого отношения.
4. Тем же письмом Минфин косвенно подтвердил, что отпуск товаров при наличной форме расчетов (видимо, когда оплата и отпуск товаров производятся одновременно) не предполагает выдачи доверенности. Об этом свидетельствует приведенный выше абзац письма, в котором требуется, чтобы предприниматель получал доверенность от представителя юрлица только при отпуске ценностей по безналичному расчету, бартеру или бесплатно.
Как видим, об отпуске ценностей по наличному расчету в письме ничего не говорится, и отсутствие упоминания о наличности нельзя считать случайным. Какой смысл было вообще перечислять формы расчетов, если бы любой отпуск требовал предъявления доверенности? Гораздо проще тогда было бы написать: если отпуск ценностей предприятиям осуществляется предпринимателем, то это может быть осуществлено только при условии предоставления доверенности предприятия.
В принципе, данный подход Минфина мы считаем логичным. Он вполне отражает сложившуюся практику хозяйственной деятельности. Ведь ни один здравомыслящий бухгалтер не требует доверенности от человека, пришедшего от имени юрлица покупать товар с чемоданом наличности. Хотя при буквальном прочтении Инструкции о доверенностях это следовало бы делать так, как в ней сказано, что ценности отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.
Народно-бухгалтерское обоснование такой практики приведено в заголовке. Если же попытаться подвести законодательную базу под данную практику, то мы не можем предложить ничего лучше ссылки на часть 2 ст. 62 ГК, согласно которой полномочие может явствовать не только из доверенности, но и из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т. п.). Так что нужно говорить о том, что под "и т. п." как раз и понимается обстановка, при которой представитель расплачивается наличными деньгами: факт расчета свидетельствует о том, что наличность была выдана ему под отчет предприятием на исполнение данного поручения, и сомневаться в его полномочиях продавцу не приходится.
По крайней мере, такое обоснование, подкрепленное письмом Минфина, лучше, чем полное его отсутствие.
______________________________________________________________________
* "Доверенность на заключение сделок, требующих нотариальной формы, а также на совершение действий в отношении государственных, кооперативных и других общественных организаций должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных в настоящем Кодексе, и других случаев, когда специальными правилами допущена иная форма доверенности". В силу исторически сложившегося толкования норм ГК в условиях современной Украины под упомянутыми выше организациями принято понимать все предприятия и другие юридические лица (иначе в отечественном гражданском праве получится революция).
** См.: Притыка Д. Н., Карабань В. Я., Ротань В. Г. Научно-практический комментарий к гражданскому законодательству Украины.- В 4-х т.- Т. 1.- КиевСевастополь, 2000.- С. 640, 641.
"Бухгалтер" N 22 (106), ноябрь (II) 2000 г.
Подписной индекс 74201