Бюджетные учреждения: составляем годовую отчетность
Для всех субъектов хозяйственной деятельности сейчас горячая пора сдача годовой отчетности. Бюджетные учреждения - не исключение. Но перед тем как сдавать отчетность, следует разобраться во всем разнообразии форм, отчетов и т.п., уточнить, кто и кому их должен сдавать. Зная это, можно избежать определенных неприятных ситуаций.
Кто? Кому? Когда?.. Должен сдавать отчетность.
В соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 г. N 419 "Об утверждении Порядка предоставления финансовой отчетности" финансовая отчетность предоставляется в следующем порядке (см. таблицу 1 и 2).
Таблица 1
Порядок
предоставления годовой отчетности
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Вид учреждения ¦Органы, которым нужно сдавать ¦ Срок ¦
¦ ¦ отчетность ¦предоставлениия*¦
+----------------------------+------------------------------+----------------¦
¦Учреждение, которое исполь- ¦Органы Государственного казна-¦ Не позднее 20 ¦
¦зует ассигнования, получен- ¦чейства ¦ февраля ¦
¦ные из государственного бюд-¦ ¦ ¦
¦жета ¦ ¦ ¦
+----------------------------+------------------------------¦ ¦
¦Учреждение, которое исполь- ¦Финансовые отделы райгосадми- ¦ ¦
¦зует ассигнования, получен- ¦нистраций, горисполкомов и фи-¦ ¦
¦ные из местных бюджетов ¦нансовые управления областных,¦ ¦
¦ ¦Киевской и Севастопольской го-¦ ¦
¦ ¦родских госадминистраций ¦ ¦
+----------------------------+------------------------------¦ ¦
¦Учреждения, которые финанси-¦Органы, к сфере управления ко-¦ ¦
¦руются из бюджета и находят-¦торых относятся данные бюджет-¦ ¦
¦ся на казначейском обслужи- ¦ные учреждения (финансовая от-¦ ¦
¦вании смет ¦четность, которая предоставля-¦ ¦
¦ ¦ется, согласуется с органами ¦ ¦
¦ ¦Государственного казначейства)¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Таблица 2
Порядок
предоставления сводной финансовой отчетности
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Кто предоставляет ¦ Кому ¦ Что предоставляет ¦ Срок ¦
¦ ¦ предоставляет ¦ ¦предоставления*¦
+-------------------+---------------+------------------------+---------------¦
¦Центральные органы ¦Государственно-¦Сводную финансовую отче-¦ Не позднее 1 ¦
¦исполнительной вла-¦му казначейству¦тность о выполнении смет¦ марта ¦
¦сти и другие глав- ¦и Счетной пала-¦доходов и расходов рас- ¦ ¦
¦ные распорядители ¦те ¦порядителями бюджетных ¦ ¦
¦бюджетных средств ¦ ¦средств ¦ ¦
+-------------------+---------------+------------------------+---------------¦
¦Органы местного са-¦Соответствующим¦Сводную финансовую отче-¦ Не позднее 25 ¦
¦моуправления,осуще-¦местным органам¦тность об использовании ¦ февраля ¦
¦ствляющие управле- ¦исполнительной ¦бюджетных средств ¦ ¦
¦ние имуществом пре-¦власти ¦ ¦ ¦
¦дприятий коммуналь-¦ ¦ ¦ ¦
¦ной собственности ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+---------------+------------------------+---------------¦
¦Министерства и дру-¦Минэкономики и ¦Сводную финансовую отче-¦ Не позднее 15 ¦
¦гие центральные ор-¦Минфину ¦тность о финансовом сос-¦ апреля** ¦
¦ганы исполнительной¦ ¦тоянии, результатах де- ¦ ¦
¦власти ¦ ¦ятельности и движении ¦ ¦
¦ ¦ ¦денежных средств по всем¦ ¦
¦ ¦ ¦предприятиям,относящимся¦ ¦
¦ ¦ ¦к сфере их управления, а¦ ¦
¦ ¦ ¦также по хозяйственным ¦ ¦
¦ ¦ ¦обществам, акции (доли, ¦ ¦
¦ ¦ ¦паи) которых находятся в¦ ¦
¦ ¦ ¦государственной собстве-¦ ¦
¦ ¦ ¦нности ¦ ¦
+-------------------+---------------+------------------------+---------------¦
¦Органы местного са-¦Соответствующим¦Сводную финансовую отче-¦ Не позднее 10 ¦
¦моуправления ¦местным органам¦тность о финансовом сос-¦ марта*** ¦
¦ ¦исполнительной ¦тоянии, результатах де- ¦ ¦
¦ ¦власти ¦ятельности и движении ¦ ¦
¦ ¦ ¦денежных средств по всем¦ ¦
¦ ¦ ¦предприятиям коммуналь- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ной собственности,а так-¦ ¦
¦ ¦ ¦же по хозяйственным об- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ществам,акции (доли,паи)¦ ¦
¦ ¦ ¦которых находятся в ком-¦ ¦
¦ ¦ ¦мунальной собственности ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
____________________________
* Датой предоставления финансовой отчетности для предприятия считается день фактической ее передачи, а в случае отправки по почте - дата получения адресатом, указанная на штемпеле предприятия связи, обслуживающего его. В случае, когда дата предоставления отчетности приходится на нерабочий день, документы принимаются в первый после выходного день.
** Об индивидуальных сроках предоставления этой финансовой отчетности сообщает Минфин.
*** Об индивидуальных сроках предоставления этой отчетности сообщают местные органы исполнительной власти.
Какие формы отчетности необходимо заполнять учреждениям,
которые финансируются за счет бюджетных средств
Для удобства перечень форм годовой отчетности, которые должны сдавать учреждения, финансируемые за счет бюджетных средств, приведен в виде таблицы (см. таблицу 3).
Таблица 3
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Форма годовой отчетности ¦ Примечания ¦
+--------------------------------------------------------+-------------------¦
¦- N 1 "Баланс"; ¦Составляются в со- ¦
+--------------------------------------------------------¦ответствии с Инст- ¦
¦- N 2 "Отчет о выполнении сметы доходов и расходов уч- ¦рукцией о порядке ¦
¦реждениями (общий фонд)"; ¦составления в 2000 ¦
+--------------------------------------------------------¦году месячных отче-¦
¦- N 2-валюта "Отчет об использовании ассигнований из об-¦тов и квартального ¦
¦щего фонда по международной деятельности Украины"; ¦отчета учреждениями¦
+--------------------------------------------------------¦и организациями, ¦
¦- N 4-1 "Отчет о поступлении и использовании специальных¦основная деятель- ¦
¦средств"; ¦ность которых осу- ¦
+--------------------------------------------------------¦ществляется за счет¦
¦- N 4-2 "Отчет о поступлении и использовании сумм по по-¦средств государст- ¦
¦ручениям"; ¦венного и/или мест-¦
+--------------------------------------------------------¦ных бюджетов ¦
¦- N 4-3 "Отчет о депозитных суммах"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 4-4 "Отчет о движении других собственных поступле- ¦ ¦
¦ний"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 4-5 "Отчет об использовании субвенций, полученных из¦ ¦
¦других бюджетов"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 4-6 "Отчет о поступлении и использовании прочих до- ¦ ¦
¦ходов (специальный фонд)"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 4-1-сводная "Сводный отчет о поступлении и использо-¦ ¦
¦вании специальных средств"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 4-4-сводная "Сводный отчет о движении других собст- ¦ ¦
¦венных поступлений"; ¦ ¦
+--------------------------------------------------------¦ ¦
¦- N 7 "Отчет о задолженности бюджетных учреждений" ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦- N 3 "Отчет о выполнении плана по штатам и контингентам"; ¦
¦- N 5 "Отчет о движении основных средств"; ¦
¦- N 6 "Отчет о движении материальных ценностей"; ¦
¦- N 15 "Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных цен- ¦
¦ностей в бюджетных учреждениях"; ¦
¦- пояснительная записка к годовому финансовому отчету ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦- данные о наличии и движении необоротных активов учреж ¦Формы установлены ¦
¦дений, находящихся на Государственном бюджете Украины, ¦Инструкцией о по- ¦
¦за 2000 год; ¦рядке составления ¦
¦- справка органа Государственного казначейства Украины ¦за 2000 год годовых¦
¦или учреждения банка об остатках средств общего и специ-¦финансовых отчетов ¦
¦ального фондов государственного бюджета на регистрацион-¦учреждениями и ор- ¦
¦ных (специальных регистрационных) или текущих счетах ¦ганизациями,которые¦
¦бюджетного учреждения по состоянию на 1 января 2001 года¦получают средства ¦
¦ ¦государственного ¦
¦ ¦и/или местных бюд- ¦
¦ ¦жетов, утвержденной¦
¦ ¦приказом ГКУ от ¦
¦ ¦27.12.2000 г. N 141¦
¦ ¦(далее - Инструкция¦
¦ ¦N 141) ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Отметим, что хозрасчетные предприятия, финансируемые из общего фонда бюджета, составляют отчет по форме N 2 "Отчет о выполнении сметы доходов и расходов учреждения (общий фонд)", а получающие средства специального фонда - по форме N 4-6 "Отчет о поступлении и использовании других доходов (специальный фонд)". Общественные объединения, которым выделяются бюджетные средства не на свое содержание, а на отдельные программы, предоставляют форму N 2. Другие формы отчетности об использовании бюджетных средств данными организациями в органы Государственного казначейства Украины не предоставляются.
Теперь остановимся на некоторых особых моментах заполнения отчетности. По разделу III актива годового баланса записей в графе 4 не должно быть. Все расходы оборотами нужно списать на результат выполнения года (см. таблицу 4).
Таблица 4
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание хозяйственной операции ¦ Согласно новому Плану счетов ¦
¦п/п¦ +------------------------------------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 1 ¦Списаны полученные за текущий год ¦ 701,702,681 ¦ 431 ¦
¦ ¦ассигнования из общего фонда бюдже-¦ ¦ ¦
¦ ¦та ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 2 ¦Списаны полученные за текущий год ¦711,712,714,713/1,¦ 432 ¦
¦ ¦доходы по специальному фонду бюдже-¦ 713/2,713/3,715, ¦ ¦
¦ ¦та ¦ 682,721,722,723 ¦ ¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 3 ¦Списаны расходы текущего года, про-¦ 431 ¦ 801,802* ¦
¦ ¦изведенные за счет средств общего ¦ ¦ ¦
¦ ¦фонда бюджета ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 4 ¦Списаны расходы текущего года, про-¦ 432 ¦811*,821,822,823,¦
¦ ¦изведенные за счет доходов специ- ¦ ¦ 824,825,812, ¦
¦ ¦ального фонда ¦ ¦813/1,813/2,813/3¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 5 ¦Списаны курсовые разницы по общему ¦ 701,702,681,711, ¦ 442 ¦
¦ ¦и специальному фондам, полученные в¦ 712,713,714,716, ¦ ¦
¦ ¦иностранной валюте ¦ 682 ¦ ¦
+---+-----------------------------------+------------------+-----------------¦
¦ 6 ¦Списана стоимость переоцененных за-¦ 701,702,711, ¦ 441 ¦
¦ ¦пасов и материалов(а также получен-¦ 712,713 ¦ ¦
¦ ¦ных от ликвидации и разборки мате- ¦ ¦ ¦
¦ ¦риальных ценностей, оприходованных ¦ ¦ ¦
¦ ¦по результатам инвентаризации) ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
____________________________
* Расходы за счет бюджетных средств по незавершенным или завершенным, но не сданным в эксплуатацию объектам капитального строительства, заключительными оборотами не закрываются и будут отражаться в строках 330, 331 Баланса.
Если возникли финансовые результаты выполнения сметы учреждения за год, то такая информация найдет свое отражение в строках 380 "Результат выполнения сметы по общему фонду" и 390 "Результат выполнения сметы по специальному фонду" Баланса. Причем сумма по строкам 380 соответствует остатку на конец года по субсчету 431 "Результат выполнения сметы по общему фонду"; по строке 432 - остатку по субсчету 432 "Результат выполнения сметы по специальному фонду" (порядок определения остатков по данным субсчетам см. в таблице 4). В свою очередь, строки раздела III пассива Баланса (графа 4) заполняться не будут (поскольку доходы должны быть списаны итоговыми оборотами на результат выполнения года). Исключением является строка 478 "Доходы по расходам будущих периодов", по которой могут отражаться доходы специального фонда, которые будут израсходованы по смете в следующем году (например, внесена заранее плата за обучение).
Сумма списанных итоговыми оборотами на финансовый результат расходов записывается в справке к счету 70 "Доходы общего фонда" по строке 560.
В другом разделы Баланса соответствуют определенным классам счетов (то есть, каждая строка имеет свой "собственный" счет), и составление Баланса пройдет без лишних проблем, а ваши нервные клетки при заполнении останутся целыми.
Отчет по форме N 2 составляется в разрезе кодов экономической классификации расходов в соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 27.12.99 г. N 314 "О внесении изменений и дополнений в бюджетную классификацию". Отметим, что графы 4 и 5 в годовом отчете не заполняются.
Показатели о сети, штатах и контингенте учреждения включаются в форму N 3. Отдельные учреждения предоставляют отчет по специально для них утвержденным формам (см. таблицу 5).
Формы отчетности N 4 составляются в следующих случаях (см. таблицу 6).
Таблица 5
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Виды учреждений ¦ Название формы отчета ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Органы государственного ¦Форма N 3-1 "Отчет о выполнении плана по штатам и ¦
¦управления, суды, проку-¦контингентам органов государственного управления, ¦
¦ратура, научно-исследо- ¦судов и прокуратуры, научно-исследовательских уч- ¦
¦вательские учреждения ¦реждений" ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Заведения подготовки ¦Форма N 3-2 "Отчет о выполнении плана по штатам и ¦
¦(повышения квалификации)¦контингентам заведений подготовки и повышения ква- ¦
¦кадров ¦лификации кадров". Составляется отдельно для госу- ¦
¦ ¦дарственного заказа и для средств юридических или ¦
¦ ¦физических лиц ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Заведения ¦Форма N 3-4 "Отчет о выполнении плана по штатам и ¦
¦здравоохранения ¦контингентам заведений здравоохранения и социально-¦
¦ ¦го обеспечения" ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Общеобразовательные шко-¦Форма N 3-5 "Отчет о выполнении плана по штатам и ¦
¦лы, специальные школы, ¦контингентам по начальным, неполным средним (девя- ¦
¦школы-интернаты ¦тилетним) и средним, вечерним (сменным) заочным ¦
¦ ¦средним общеобразовательным школам, школам-интерна-¦
¦ ¦там, специальным школам, школам - детским садам, ¦
¦ ¦интернатам при школах" ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Детские дошкольные заве-¦Форма N 3-дс "Отчет о содержании детских дошкольных¦
¦дения ¦заведений" ¦
¦ ¦ ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Вузы и научные исследо- ¦Форма N 3-8 "Отчет о выполнении плана подготовки ¦
¦вательские учреждения ¦научных кадров в высших учебных заведениях и науч- ¦
¦ ¦но-исследовательских учреждениях" ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Другие заведения ¦Форма N 3-19 "Отчет о выполнении плана по штатам и ¦
¦ ¦контингентам других заведений и мероприятий" ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Таблица 6
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Форма отчетности ¦ Когда заполняется ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-1 "Отчет о пос-¦При получении доходов от предоставления платных ус-¦
¦туплении и использовании¦луг, выполнения работ, реализации продукции или при¦
¦специальных средств" ¦проведении другой деятельности и использовании та- ¦
¦ ¦ких средств по целевому назначению согласно смете ¦
¦ ¦доходов и расходов учреждения ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-2 "Отчет о пос-¦Если учреждение получает благотворительные взносы и¦
¦туплении и использовании¦пожертвования или средства от юридических, физичес-¦
¦сумм по поручениям" ¦ких лиц и благотворительных фондов для выполнения ¦
¦ ¦отдельных поручений. Полный перечень средств, кото-¦
¦ ¦рые считаются полученными учреждением на выполнение¦
¦ ¦отдельных поручений, установленный приказом Минис- ¦
¦ ¦терства финансов Украины от 29 июня 2000 года N 146¦
¦ ¦"Об утверждении Перечня собственных поступлений ¦
¦ ¦бюджетных учреждений и организаций" ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-3 "Отчет о де- ¦Если на имя учреждения поступают средства от физи- ¦
¦позитных суммах" ¦ческих или юридических лиц для временного хранения.¦
¦ ¦Форма составляется без разбивки по кодам экономи- ¦
¦ ¦ческой классификации расходов ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-4 "Отчет о дви-¦Составляется учреждениями, получающими средства, ¦
¦жении других собственных¦которые относятся к другим собственным поступлени- ¦
¦поступлений" ¦ям. Перечень таких средств определен в разделе II ¦
¦ ¦приказа МФУ от 29.06.2000 г. N 146 ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-5 "Отчет об ис-¦Составляется в случае, когда для обеспечения своей ¦
¦пользовании субвенций, ¦деятельности бюджетное учреждение получает субвен- ¦
¦полученных из других ¦ции - дополнительные средства из бюджетов других ¦
¦бюджетов" ¦уровней ¦
+------------------------+---------------------------------------------------¦
¦Форма N4-6 "Отчет о пос-¦Составляется учреждениями, получающими средства, ¦
¦туплении и использовании¦которые относятся к другим доходам специального ¦
¦других доходов (специ- ¦фонда ¦
¦альный фонд)" ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Каждое бюджетное учреждение составляет и предоставляет только те формы отчетов N 4 о средствах специального фонда, которые применяются в данном учреждении.
Если же в течение года происходили операции по поступлению и использованию специального фонда в иностранной валюте или в натуральной форме, то информация о них находит отражение в отдельных формах N 4, составленных по определенному виду специального фонда. Данные в формах отчетности об операциях с иностранной валютой по специальному фонду нужно обязательно пересчитывать в национальную валюту по курсу НБУ.
Отчеты форм N 4-1-сводная и N 4-4-сводная предоставляются учреждению высшего уровня в составе годового финансового отчета (в органы Государственного казначейства Украины они не предоставляются).
Суммы уплаченных или начисленных налогов отражаются в формах отчетности N 4 соответственно в графах 7 "Кассовые расходы" и 8 "Фактические расходы" строк 660 "Платежи в бюджет", 670 "Налоги и обязательные платежи (кроме налога на прибыль и НДС)", 680 "Налог на прибыль" и 690 "Налог на добавленную стоимость".
К годовому финансовому отчету обязательно нужно прилагать пояснительную записку. Что именно должен содержать этот документ? В нем должна быть следующая информация:
- краткое описание деятельности учреждения;
- основные факторы, повлиявшие на выполнение сметы доходов и расходов учреждения;
- состояние дебиторской задолженности (форма справки о дебиторской задолженности по состоянию на 31.12.2000 г. приведена в приложении 3 к Инструкции N 141);
- состояние кредиторской задолженности (форма справки о кредиторской задолженности по состоянию на 31.12.2000 г. есть в приложении 4 к Инструкции N 141);
- состояние задолженности по выплатам пособий и компенсаций гражданам, пострадавшим в результате Чернобыльской катастрофы. В предыдущих расшифровках о дебиторской и кредиторской задолженности данные суммы не показывают (форму справки о средствах на выплату пособий и компенсаций гражданам, пострадавшим в результате Чернобыльской катастрофы, можно найти в приложении 5 к Инструкции N 141);
- разъяснения к текущим счетам, находящимся в учреждениях банка,
а также данные о:
- реструктуризированной задолженности и основании для нее;
- сумме средств специального фонда, которая была направлена на погашение задолженности по социальным выплатам общего фонда;
- получении и использовании гуманитарной помощи;
- результатах ежегодной инвентаризации активов и обязательств;
- суммах выплат, основаниях и виновных лицах в случае уплаты в бюджет штрафов, наложенных на бюджетное учреждение контролирующими органами.
"Все о бухгалтерском учете" N 10 (556) от 5 февраля 2001 г.