Можно ли расходовать наличность на хозяйственные нужды
ВОПРОС: Может ли сельскохозяйственное предприятие использовать наличность для закупки материалов, запасов и т.п.? Какой документ дает на это право?
ОТВЕТ: Этот вопрос является актуальным не только для сельскохозяйственных предприятий. Ведь любому предприятию, которое хочет приобрести те или иные материально-технические ресурсы за наличные средства, нередко намного удобнее воспользоваться наличностью, имеющейся в кассе, нежели снимать эти деньги с банковского счета. Однако далеко не всегда наличность из кассы можно свободно использовать.
Расходование наличных средств из кассы предприятия регулируется Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 02.02.95 г. N 21 (далее - Порядок).
На какие же цели может расходовать наличность предприятие? Как правило, это хозяйственные нужды (закупка товаров, запасов, финансирование командировок и т.п.) и выплата зарплаты, премий, дивидендов и пр. В соответствии с п.1 Порядка наличные расчеты предприятий между собою, а также с гражданами могут проводиться как за счет денежных средств, полученных из касс банков, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), и прочих кассовых поступлений.
Следует указать, что сумма платежа наличностью одного предприятия другому предприятию (индивидуальному предпринимателю) не должна превышать 3000 грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам (п.1 Порядка). При этом количество предприятий (индивидуальных предпринимателей), с которыми проводятся расчеты, в течение дня не ограничивается. Платежи одного предприятия (индивидуального предпринимателя) другому свыше этой предельной суммы (3000 грн.) должны иметь исключительно безналичную форму.
Порядок требует, чтобы при наличных расчетах субъекты предпринимательской деятельности, которые получают наличный платеж, предоставляли предприятиям-плательщикам учетные расчетные документы (налоговые накладные, счета-фактуры, товарные чеки, акты выполненных работ, предоставленных услуг и т.п.), которые бы подтверждали осуществленные плательщиками расходы наличности. При расчетах наличностью предприятий всех форм собственности с гражданами обязательно оформляются расходные кассовые ордера или другие документы, удостоверяющие факт покупки товара, выполнения работ или предоставления услуг.
Расчеты наличностью с другим предприятием могут проводиться и через подотчетных лиц. В этом случае наличность из кассы предприятия разрешается выдавать подотчет только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным подотчет суммам (п.7 Порядка).
Требование относительно расчетов наличностью в сумме до 3000 грн. в день с одним предприятием распространяется, по нашему мнению, и на расчеты через подотчетных лиц. Ведь при этом предприятие-плательщик использует все-таки денежные средства из кассы предприятия, а подотчетное лицо выступает в роли доверенного лица предприятия.
Не стоит забывать, что работники, которые получили наличность подотчет, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах не позднее:
- 3-х рабочих дней после возвращения из командировки, если наличность используется на возмещение командировочных расходов;
- 10-ти рабочих дней со дня выдачи наличности подотчет при закупке сельскохозяйственной продукции и заготовке вторичного сырья и металлолома;
- следующего рабочего дня после выдачи наличности подотчет на все другие производственные (хозяйственные) нужды.
Если из кассы одновременно выдавались денежные средства непосредственно на командировки и подотчет для решения в этой командировке хозяйственных вопросов, то подотчетное лицо в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно представить в бухгалтерию одновременно авансовый отчет об израсходованных непосредственно на командировку денежных средствах и отчет о сумме, которая была ему выдана для решения хозяйственных вопросов.
Скажем несколько слов об условиях, при которых наличность из кассы разрешается расходовать на выплату зарплаты и на другие выплаты работникам.
Если предприятие имеет налоговую задолженность*, то оно может осуществлять выплаты заработной платы, поощрений, пособий всех видов, компенсаций (далее - выплаты работникам) исключительно за счет денежных средств, полученных из учреждений банков (п.5 Порядка). Расходовать на такие выплаты выручку, полученную от реализации товаров (работ, услуг), и другие кассовые поступления запрещается. Но указанная выручка предприятий, которые не имеют налоговой задолженности, может использоваться ими и на выплаты работникам (п.4 Правил).
Отдельно в Порядке обусловлено использование наличности на уплату налогов. Пожалуй, никого не удивит, что предприятия независимо от того, имеют они налоговую задолженность или нет, могут рассчитываться с бюджетами и государственными целевыми фондами в наличной форме по налогам и обязательным платежам (п.4 Порядка).
Любознательный читатель может спросить: а что будет за нарушение вышеперечисленных требований? Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций на сегодняшний день предусмотрена Кодексом Украины об административных правонарушениях (далее - Кодекс) и Указом Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12.06.95 г. N 436/95 (далее - Указ). А что именно "будет" нарушителю, вы можете узнать из таблицы 1.
Таблица 1
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины*
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Вид нарушения ¦ Ответственность ¦ Кто несет ¦ Чем ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ответственность¦предусмотрена ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 1 ¦Нарушение правил ¦Штраф от 136 грн. до ¦Должностное ¦Ст.164-2 ¦
¦ ¦ведения кассовых ¦255 грн. (от восьми ¦лицо ¦Кодекса ¦
¦ ¦операций ¦до пятнадцати ¦предприятия ¦ ¦
¦ ¦ ¦необлагаемых ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦минимумов доходов ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦граждан) ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 2 ¦Повторное ¦Штраф от 170 грн. до ¦Должностное ¦Ст.164-2 ¦
¦ ¦нарушение правил ¦340 грн. (от десяти ¦лицо, к ¦Кодекса ¦
¦ ¦ведения кассовых ¦до двадцати ¦которому ¦ ¦
¦ ¦операций ¦необлагаемых ¦повторно в ¦ ¦
¦ ¦ ¦минимумов доходов ¦течение года ¦ ¦
¦ ¦ ¦граждан) ¦было ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦применено ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦административ- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ное взыскание ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦за указанное ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦нарушение ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 3 ¦Расходование ¦Штраф в размере ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦наличности с ¦осуществленных выплат¦ ¦ ¦
¦ ¦выручки, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦полученной от ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦реализации ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦продукции (работ, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦услуг) и прочих ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кассовых ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поступлений, на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦выплату заработной ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦платы, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦материального ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поощрения, пособий ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦всех видов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦компенсаций при ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦наличии налоговой ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦задолженности у ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦предприятия ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 4 ¦Проведение ¦Штраф в размере ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦наличных расчетов ¦уплаченных денежных ¦ ¦ ¦
¦ ¦без представления ¦средств ¦ ¦ ¦
¦ ¦получателем ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦денежных средств ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦платежного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документа, который ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бы подтверждал ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦уплату покупателем ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦наличных средств ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 5 ¦Использование ¦Штраф в размере ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦полученных в ¦израсходованной ¦ ¦ ¦
¦ ¦учреждении банка ¦наличности ¦ ¦ ¦
¦ ¦наличных средств ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦не по целевому ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦назначению ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 6 ¦Превышение ¦Штраф в двукратном ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦установленных ¦размере сумм ¦ ¦ ¦
¦ ¦лимитов остатка ¦выявленной ¦ ¦ ¦
¦ ¦наличности в кассе ¦сверхлимитной ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦наличности за каждый ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦день ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 7 ¦Неоприходование ¦Штраф в пятикратном ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦(неполное ¦размере ¦ ¦ ¦
¦ ¦оприходование) в ¦неоприходованной ¦ ¦ ¦
¦ ¦кассе наличности ¦суммы ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 8 ¦Превышение ¦Штраф в размере 25% ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦установленных ¦выданных под отчет ¦ ¦ ¦
¦ ¦сроков ¦сумм ¦ ¦ ¦
¦ ¦использования ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦выданной подотчет ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦наличности ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------+---------------------+---------------+--------------¦
¦ 9 ¦Выдача наличных ¦Штраф в размере 25% ¦Предприятие ¦Ст.1 Указа ¦
¦ ¦средств подотчет ¦выданных подотчет ¦ ¦ ¦
¦ ¦без полного отчета ¦сумм ¦ ¦ ¦
¦ ¦по ранее выданным ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦денежным средствам ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
______________________
* В таблицу 1 не включена ответственность за нарушения, связанные с применением ЭККА (РРО).
В таблице 1 мы привели разные виды ответственности за нарушение не только упомянутых в этой публикации требований именно по "кассовым" соображениям. Ведь "кто предупрежден - тот вооружен".
Применять перечисленные финансовые санкции к предприятиям могут органы государственной налоговой службы на основании материалов проведенных ими проверок и представлений государственной контрольно-ревизионной службы, финансовых органов, коммерческих банков и органов Министерства внутренних дел Украины (см. ст.2 Указа).
Давайте остановимся на том, как отражаются в бухгалтерском учете операции по получению наличности и ее использованию (см. табл.2).
Таблица 2
Отражение в бухгалтерском учете получения наличности и расчетов ею с другими предприятиями
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание ¦ Корреспонденция счетов ¦
¦п/п¦хозяйственной операции+-------------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ Поступление наличности в кассу ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ 1 ¦Получена наличность в ¦ 301 ¦ 311 ¦
¦ ¦кассу с банковского ¦ "Касса в ¦ "Текущие счета в ¦
¦ ¦счета ¦ национальной валюте" ¦ национальной валюте" ¦
+---+----------------------+----------------------+--------------------------¦
¦ 2 ¦Поступила в кассу ¦ 301 ¦ 70 ¦
¦ ¦выручка от реализации ¦ "Касса в ¦ "Доходы от реализации" ¦
¦ ¦ ¦ национальной валюте" ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ Расчеты наличностью с другим предприятием ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ 3 ¦Произведен расчет ¦ 631 ¦ 301 ¦
¦ ¦через кассу ¦"Расчеты с отечествен-¦ "Касса в ¦
¦ ¦предприятия ¦ ными поставщиками", ¦ национальной валюте" ¦
¦ ¦ ¦ 685 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ "Расчеты с прочим и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ кредиторами" ¦ ¦
+---+----------------------+----------------------+--------------------------¦
¦ 4 ¦Произведен расчет ¦ 372 ¦ 301 ¦
¦ ¦через подотчетное лицо¦ "Расчеты с ¦ "Касса в ¦
¦ ¦ ¦ подотчетными лицами" ¦ национальной валюте" ¦
¦ ¦ +----------------------+--------------------------¦
¦ ¦ ¦ 631 ¦ 372 ¦
¦ ¦ ¦"Расчеты с отечествен-¦ "Расчеты с ¦
¦ ¦ ¦ ными поставщиками", ¦ подотчетными лицами" ¦
¦ ¦ ¦ 685 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ "Расчеты с прочим и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ кредиторами" ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
В завершение отметим, что порядок использования наличности сельскохозяйственными предприятиями не отличается от порядка для других предприятий. И не забывайте о главном ограничении по использованию наличности для расчетов с другими предприятиями - сумма расчетов с каждым контрагентом не должна превышать 3000 грн. в день.
____________________________________
* Налоговая задолженность - суммы не уплаченных в установленные сроки налогов, сборов (обязательных платежей), а также неналоговых платежей в бюджеты и государственные целевые фонды, пени, штрафов и других санкций, которые предусмотрены законодательством и применяются в установленном порядке за несвоевременную уплату налогов и сборов (обязательных платежей). Сюда относятся также и суммы неналоговых платежей в бюджеты и в государственные целевые фонды, подлежащие взысканию в бесспорном порядке (ст.1 Указа Президента Украины "О мерах по повышению ответственности за расчеты с бюджетами и государственными целевыми фондами" от 04.03.98 г. N 167/98).
"Все о бухгалтерском учете" N 19 (565) от 2 марта 2001 г.