Заполняем и сдаем справку по форме N 8ДР
Мы просто убеждены в том, что на сегодня в Украине не найдется бухгалтера, который не знаком с такой формой отчетности, как справка о суммах выплаченных доходов и удержанных из них налогов и других обязательных платежей (ф. N 8ДР). Необходимость ее предоставления продиктована требованиями Закона Украины "О Государственном реестре физических лиц плательщиков налогов и других обязательных платежей" от 22.12.94 г. N 320/94-ВР (далее - Закон N 320). Сам же порядок заполнения указанной формы, а также сроки ее подачи в налоговые органы определены приказом ГНАУ "Обутверждении формы справки о суммах выплаченных доходов и удержанных из них налогов физических лиц (ф. N 8ДР) и Порядка заполнения и предоставления юридическими лицами всех форм собственности и физическими лицами субъектами предпринимательской деятельности справки ф. N 8ДР" от 06.01.99 г. N 10" (далее - Порядок N 10).
Остановимся на наиболее актуальных аспектах, связанных с общим порядком предоставления этой формы отчетности, а также ответим на вопросы поданной тематике, которые поступили в редакцию нашей газеты.
1. Кто должен предоставлять справку по форме N 8ДР
Действие Порядка N 10 распространяется на всех юридических лиц (предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, включая Национальный банк Украины и его учреждения, коммерческие банки, другие кредитные учреждения) и физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, выплачивающих доходы физическим лицам.
Уважаемые физические лица - субъекты предпринимательской деятельности (далее - СПД)! Хотим обратить ваше внимание на обязательность для вас такой формы отчетности, как справка по форме N 8ДР.
Необходимость ее предоставления СПД - плательщиками единого налога подтверждается пунктом 1 Порядка выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденного приказом ГНАУ от 29.10.99 г. N 599. В соответствии с названным Порядком СПД - единщики не освобождаются от обязательства начисления, удержания и перечисления в бюджет подоходного налога с доходов, выплачиваемых наемным работникам, включая членов семьи, и от предоставления в органы налоговой службы сведений о таких доходах, в частности справки по форме N 8ДР.
И СПД - плательщики фиксированного налога обязаны предоставлять в органы налоговой службы справку по форме N 8ДР, поскольку они тоже не свободны от указанных выше обязательств при выплате доходов лицам, которые находятся с ними в трудовых отношениях, или членам своих семей, которые принимают участие в их предпринимательской деятельности (см. подпункт 14.1.2 Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденной приказом ГГНИУ от 21.04.93 г. N 12).
2. Сроки предоставления справки по форме N 8ДР
Они остались неизменными - справка подается в органы налоговой службы по местонахождению юридических лиц или СПД ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом). Ачто же делать, когда юридическое лицо имеет филиал (другое обособленное подразделение), у которого отдельный идентификационный код по ЕГРПОУ и другое местонахождение, отличные от головного предприятия? В этом случае справку о доходах, выплаченных работникам филиала (другого структурного подразделения), необходимо предоставить в установленный срок в орган налоговой службы по местонахождению такого филиала или структурного подразделения.
3. Порядок предоставления справки по форме N 8ДР
При заполнении формы N 8ДР должны быть выполнены требования, установленные Порядком N 10. Особое внимание надо обратить на то, что все данные, приведенные в этой справке, обязательно заверяются подписями лиц, ответственных за предоставленные сведения.
У юридических лиц ими являются руководитель и главный бухгалтер. Кроме подписей, на справке обязательно также наличие печати юридического лица.
У СПД ответственным лицом выступает сам СПД, который предоставляет эту форму отчетности.
В справках, которые предоставляются как юридическим лицом, так и СПД, должны быть указаны служебные телефоны ответственных лиц.
Что произойдет при нарушении порядка заполнения или предоставления справки по форме N 8ДР?
Если юридическое лицо не предоставило или несвоевременно предоставило эту форму отчетности, то к его должностным лицам применяются следующие меры ответственности: на руководителя и главного бухгалтера органы налоговой службы налагают административный штраф в размере 3 необлагаемых минимумов доходов граждан (51 грн. с каждого). За аналогичное нарушение, совершенное на протяжении года с момента первого административного взыскания, на этих ответственных лиц будут наложены административные штрафы в размере 5 необлагаемых минимумов доходов граждан (85 грн.).
Такие же меры административной ответственности применяются и к СПД, которые не сообщили или несвоевременно сообщили в органы налоговой службы о доходах граждан по установленной форме.
Отметим, что согласно разъяснению ГНАУ, изложенному в письме от 25.10.99 г. N 15976/7/29-0119, административные штрафы, связанные с отсутствием идентификационных номеров в документах на выплату доходов, не применяются (во всяком случае, до определения конкретного механизма применения Закона N 320). Такое разъяснение вполне применимо и к ситуации, когда в справке по форме N 8ДР отсутствует идентификационный номер гражданина, получившего доход.
При выплате доходов гражданам, которые до сих пор не имеют идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц плательщиков налогов и других обязательных платежей, вместо этого номера нужно указы вать их паспортные данные. Эти же данные следует занести в графу 2 "Идентификационный номер" формы N 8ДР. И тог да никакие штрафы уж точно не страшны!
4. Отражение годового перерасчета подоходного налога
в справке по форме N 8ДР
Справку по форме N 8-ДР заполняют в соответствии с требованиями Порядка N 10. Этим документом предусмотрено, что в графе 3 справки ("Сумма выплаченного дохода") показывают все виды доходов и материальных благ как в натуральной, так и в денежной формах, полученных в течение квартала по основному и неосновному местам работы за счет средств предприятий, учреждений, организаций и частных предпринимателей. Напомним, что такие суммы заносят в графу 3 без учета удержанного при выплате подоходного налога и социальных сборов (т.е. сумма "грязного дохода" по факту выплаты и удержания налога). В графе 4 "Сумма удержанного подоходного налога" показывают фактически удержанный в отчетном квартале подоходный налог.
В соответствии с требованиями ст.9 Декрета КМУ "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. N 13-92 по результатам годового перерасчета, проводимого по основному месту работы, у физического лица может возникнуть либо недоплата, либо переплата подоходного налога. Полученный результат по конкретному физическому лицу прибавляется со знаком "+" или "-" к сумме удержанного налога за тот месяц, в котором был сделан перерасчет. А это значит, что общая сумма подоходного налога за отчетный квартал в связи с перерасчетом изменится.
Поэтому в справке по форме N 8ДР в графу 4 необходимо будет внести результат такого прибавления, если в отчетном квартале делались выплаты за тот месяц, в котором был осуществлен перерасчет подоходного налога за прошлый год. Сумма же переплаты в справке отражается только косвенно, поскольку, как правило, она уменьшает налог, который удерживается с работника в следующем после перерасчета месяце.
5. Заполнение справки N 8ДР на физических лиц -
учредителей предприятия
Открыв подпункт 2.1 Порядка N 10, можно увидеть, что заполнять справку необходимо не только на работников предприятия, но и на учредителей, которым производились выплаты. А как быть, когда учредители в отчетном периоде доходов не получали? Если, конечно, во всем придерживаться "буквы закона" (в данном случае - "буквы приказа"), то на таких лиц заполнять ничего не нужно, поскольку об этом в приказе прямо ничего не сказано. Однако на практике налоговые органы требуют это делать независимо от суммы полученных учредителями доходов. Так что лучше справку N 8ДР все же заполнить, тем более что много времени это не отнимет.
На тех учредителей, которые состоят с предприятием в трудовых отношениях либо получали какие-либо другие доходы (кроме дивидендов), справка заполняется как и для всех остальных физических лиц. Что же касается полученных (или неполученных) дивидендов, то заполнять форму N 8ДР нужно следующим образом. В графе 1 проставляется порядковый номер строки. В графу 2 заносится идентификационный номер учредителя. В графе 3 следует отразить сумму фактически начисленных дивидендов либо ноль (если учредитель их не получал). В графе 4 - ноль (поскольку подоходный налог из суммы дивидендов, с которых удержан налог на дивиденды, не удерживается). В графе 5 - код признака дохода "04" (независимо оттого, получал учредитель дивиденды или нет). Если учредитель не состоит в трудовых отношениях с предприятием, то в графах 6 и 7 ставятся прочерки. Если же такое физическое лицо было принято на работу в отчетном квартале или уволено (в т.ч. и лицо, которое было уволено до начала отчетного квартала, но получало дивиденды в отчетном квартале) - соответственно даты приема на работу и увольнения с нее. В графе 8 ставится ноль.
6. Особенности заполнения справки по форме N 8ДР в зависимости
от вида выплачиваемого дохода
Рассматривая этот вопрос, будем руководствоваться Порядком N 10. Действительно, в некоторых случаях в отдельных графах справки проставляется цифра "О". Все зависит от вида дохода, который выплачивается. Однако это не касается граф 1 и 2, которые в любом случае заполняются одинаково: в первой указывается порядковый номер записи, во второй - идентификационный номер физического лица. Заполнение остальных граф имеет свои особенности при выплате определенных видов доходов. Рассмотрим их.
1. Работники в отчетном квартале не получали доходов (например, находились в отпуске без сохранения заработной платы по уходу за ребенком):
в графах 3,4 и 8 ставится "О". В графе 5 проставляется код 01 "Доход по основному месту работы" либо 02 "Доход не по основному месту работы" в зависимости от характера трудовых отношений, в которых работник состоит с предприятием.
2. Выплачено пособие по беременности и родам, пособие по уходу за ребенком:
в графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 01. В графе 8 - код 30 "Другие виды льгот".
3. Выплачено пособие на погребение (как за счет Фонда социального страхования на случай временной потери трудоспособности, так и за счет юридических и физических лиц):
в графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - коды 01 либо 02 в зависимости от места выплаты дохода. В графе 8 - код 30.
4. Выплачены алименты:
в графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 01, код 02 либо код 07 "Другие виды доходов" в зависимости от места выплаты дохода. В графе 8 проставляется код 30.
5. Выплачены доходы от реализации гражданами выращенной в подсобном хозяйстве сельскохозяйственной продукции:
в графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 07. В графе 8 - код 30.
6. Закупается товар у частного предпринимателя, предоставившего документы, которые позволяют не удерживать подоходный налог:
в графе 3 ставится сумма начисленного к выплате дохода. В графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 05 "Доход, полученный через комиссионную торговлю". В графе 8 - цифра "О".
7. Выданы путевки на лечение, отдых и в детские оздоровительные лагеря (кроме туристских и международных):
в графе 3 ставится стоимость выданной путевки. В графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 07. В графе 8 - код 22 "Стоимость путевок на лечение, отдых и в детские оздоровительные лагеря".
8. За счет физических или юридических лиц оплачено содержание и обучение детей в дошкольных воспитательных учреждениях, учреждениях начального общего, профессиональнотехнического образования, а также в государственных высших учебных заведениях, расположенных на территории Украины:
в графе 3 ставится сумма, перечисленная за обучение детей. В графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 07. В графе 8 - код 23, соответствующий такой выплате.
9. Работники получают возмещение вреда, причиненного им увечьем или другим повреждением здоровья, связанным с выполнением ими трудовых обязанностей, а также в связи с потерей кормильца:
в графе 3 ставится сумма начисленного к выплате дохода. В графе 4 ставится цифра "О". В графе 5 - код 08, предназначенный специально для таких выплат. В графе 8 - код 30.
10. Выдана работнику материальная помощь:
в графе 3 ставится сумма начисленной к выплате материальной помощи. В графе 4 - цифра "О". В графе 5 - код 03 "Материальная помощь", предназначенный специально для таких выплат. В графе 8 ставится "О". Сумма удержанного из материальной помощи подоходного налога будет отражена в графе 4 той строки, где показан доход такого работника по основному (неосновному) месту работы.
11. Выдана материальная помощь гражданину, не являющемуся работником предприятия:
в графе 3 ставится сумма начисленной к выплате материальной помощи. В графе 4 показывается сумма удержанного подоходного налога. В графе 5 - код 03. В графе 8 ставится "О".
12. Работник имеет право сразу на несколько льгот, предусмотренных ст.6 Декрета КМУ "О подоходном налоге с граждан" (например, на льготу на детей и на льготу для чернобыльца II категории), и получает доход по основному месту работы.
Согласно подпункту 2.6.20 Порядка N 10, если физическое лицо имеет несколько льгот, то ему прежде всего необходимо заполнить все графы одной строки. При этом в графе 5 проставляется признакдохода "01" (поскольку льготы, предусмотренные ст.6 Декрета, предоставляются только по основному месту работы). В графе 8 указывается один из кодов от 01 до 07, соответствующий предоставляемой льготе (для льготы на ребенка в возрасте до 16 лет предусмотрен код 01).
После этого дополнительно заполняются еще столько "коротких" строк, сколько льгот физическое лицо имеет. То есть - порядковый номер строки в графе 1, идентификационный номер в графе 2, признак дохода в графе 5 (такой же, как и в первой строке). В графах 3 и 4 этих строк проставляются цифры "О". В графе 8 "короткой строки" ставится код от 01 до 07, отражающий вторую льготу (в нашем случае - 03).
Несколько слов о двух графах, оставшихся не рассмотренными, - шестой и седьмой. В графе б отражается дата (число, порядковый номер месяца, год) приема физического лица на работу. Эта графа заполняется только на тех физических лиц, которых принимали на работу в отчетном периоде.
Графа 7 предназначена для отражения даты увольнения физического лица с работы. Записи в ней производятся только на тех физических лиц, которые были освобождены в отчетном периоде по основному месту работы или освобождены к началу отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде. Для физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном квартале, графы 6 и 7 не заполняются.
"Все о бухгалтерском учете" N 33 (579) от 11 апреля 2001 г.