Что необходимо знать о командировках
С чего начинается... командировка
Да-да, именно с приказа руководителя. В нем он утверждает цель поездки, пункт назначения, продолжительность командировки, условия пребывания за рубежом (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом), смету расходов. Затем необходимо оформить работнику командировочное удостоверение*, в котором будут проставлены отметки о выбытии и прибытии в места назначения, и зарегистрировать его в журнале регистрации командировочных удостоверений. Форма журнала установлена в Инструкции о командировках**.
Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался за израсходованные средства в предыдущей командировке.
Срок командировки и отметки
в командировочном удостоверении
Для поездок по территории Украины срок не может превышать 30 календарных дней, а за рубежом - 60 календарных дней. А если вы командируете работников в пределах Украины на выполнение монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, то срок командировки не должен превышать периода строительства объектов.
Фактическое время пребывания в командировке для выплаты суточных определяют так (см. таблицу 1).
Таблица 1
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Командировка в пределах Украины ¦ Командировка за рубеж ¦
+----------------------------------+-----------------------------------------¦
¦ По отметкам в командировочном ¦В страну назначения с полным пограничным ¦
¦ удостоверении, которые ¦контролем - по отметкам в загранпаспорте ¦
¦ проставляет должностное лицо, ¦ (или документе, который его заменяет), ¦
¦назначенное приказом руководителя.¦ проставленным в контрольно-пропускных ¦
¦ Оно скрепляет подписью и ¦пунктах пограничных войск Украины. Время ¦
¦ печатью даты выбытия и прибытия ¦ проезда по территории Украины - по ¦
¦ ¦отметкам в командировочном удостоверении.¦
¦ ¦ В страну с упрощенным пограничным ¦
¦ ¦ контролем или вообще где контроль не ¦
¦ ¦ установлен - дни прибытия и выбытия ¦
¦ ¦ отмечает сторона, которая командирует и ¦
¦ ¦ принимает работника ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ Днем выбытия или прибытия считают день отправления (прибытия) поезда, ¦
¦ самолета, иного транспортного средства. В срок командировки зачисляется ¦
¦ время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта, если они ¦
¦ расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Если вышеуказанные отметки отсутствуют, суточные командированному не выплачивают.
Какую сумму выдать
командированному
Предприятие, которое направляет работника в командировку, обеспечивает его денежными средствами в национальной валюте страны, в которую командируют работника, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы (суточных, расходов на проезд, по найму жилого помещения и др.).
Предельные нормы суточных расходов командированного установлены постановлением КМУ от 23.04.99 г. N 663 и представлены в таблице 2.
Таблица 2
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Включает ли счет на ¦ Предельные нормы суточных ¦
¦ оплату гостиницы +------------------------------------------------------¦
¦ расходы на питание ¦ в пределах ¦за рубежом, грн.¦за рубежом, долл. США. ¦
¦ ¦Украины, грн.¦ ¦(по прогнозному курсу*)¦
+---------------------+-------------+----------------+-----------------------¦
¦ не включает ¦ 18,00 ¦ 252,00 ¦ 40,00 ¦
+---------------------+-------------+----------------+-----------------------¦
¦ одноразовое ¦ 14,40 ¦ 201,60 ¦ 32,00 ¦
+---------------------+-------------+----------------+-----------------------¦
¦ двухразовое ¦ 10,80 ¦ 138,60 ¦ 22,00 ¦
+---------------------+-------------+----------------+-----------------------¦
¦ трехразовое ¦ 7,20 ¦ 88,20 ¦ 14,00 ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
____________________
* В 2001 году прогнозный курс равен 6,3 грн. за 1 доллар США. Рассчитать сумму суточных в долларах США не сложно, нужно лишь разделить норму суточных за рубеж в гривнях на прогнозный курс.
Для того чтобы определить, какая сумма в пределах суточных расходов за рубеж необходима работнику в свободно конвертируемой валюте (кроме долларов США), пользуются формулой:
С = К х (Нгрн. : Нпр.) х (НБУдолл. : НБУаванс.), где
С - сумма суточных в свободно конвертируемой валюте (кроме долларов США);
К - количество дней командировки;
Нгрн. - предельная норма суточных расходов за рубеж в гривнях;
Нпр. - прогнозный официальный курс;
НБУдолл. - курс НБУ, установленный для доллара США на день выдачи аванса;
НБУаванс. - курс НБУ, установленный для валюты аванса на день выдачи.
Собственник (уполномоченное им лицо) может устанавливать дополнительные ограничения на суммы и цели использования средств, что должно быть оформлено соответствующим приказом по предприятию или указано в приказе о командировке ( пп.5.4.8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. N 283/97-ВР). Причем исходя из письма Минфина Украины от 16.05. 2001 г. N 041-407-349/13-3295, размер суточных расходов не может быть ниже норм, установленных Кабинетом Министров Украины.
Что нужно знать,
чтобы вовремя отчитаться
Не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить отчет о расходовании выданного аванса и одновременно вернуть остаток денежных средств в кассу предприятия. Если работник во время командировки использовал корпоративные пластиковые карточки международных платежных систем, то отчитаться он должен не позднее 10-ти рабочих дней, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20-ти рабочих дней.
Когда работник не возвращает остатка денежных средств в кассу предприятия, соответствующая сумма удерживается бухгалтерией в установленном законодательством порядке (согласно статьям 127, 128 КЗоТа).
Если работник вернулся из-за границы и предприятию нужно выплатить дополнительные денежные средства (или по уважительным причинам работник не получил средства на командировку), то выплату осуществляют в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранной валюте, установленному НБУ на день погашения задолженности, но не позднее сроков, указанных выше для отчета командированного.
При отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны командирования перерасчет расходов, понесенных в командировке (при наличии документов), осуществляют исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, который установлен НБУ на день утверждения авансового отчета.
Какие расходы компенсируются
При наличии подтверждающих документов в оригинале (транспортных билетов, багажных квитанций, счетов гостиниц, страховых полисов и других), предприятие возмещает работнику следующие расходы:
- на проезд к месту назначения и обратно, по месту командировки (городским транспортом общего пользования (кроме такси));
- на пользование постельным бельем в поездах;
- по найму жилого помещения;
- за бытовые услуги, включенные в счет на оплату стоимости проживания (стирка, глажение одежды, чистка обуви);
- на служебные телефонные переговоры (по счетам и в размерах, согласованных с руководителем предприятия);
- на комиссионные в случае обмена валюты;
- другие расходы, установленные Инструкцией командировках.
Не возмещают расходы, не подтвержденные соответствующими документами, расходы на приобретение алкогольных напитков, табачных изделий, на посещение зрелищных мероприятий.
Звучит заманчиво!
Эти положения Инструкции о командировках несомненно понравятся всем командированным:
- если работника направляют в командировку в выходной день, то ему после возвращения предоставляют другой день отдыха;
- при командировании работника на один день в такую местность, из которой он может ежедневно возвращаться на постоянное место жительства, суточные возмещают как за полный день;
- чаевые можно возместить, если они включены в счет при условии, что это разрешено законами страны пребывания.
________________________
* Форма командировочного удостоверения, утвержденная приказом ГНАУ от 28.07.97 г. N 260.
** Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубежом, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. N 59.
"Все о бухгалтерском учете"
N 107 (653) от 16 ноября 2001 г.