"Ты не кассир! Ты -...
...директор филиала"
Многие предприятия торговли и общепита имеют более или менее разветвленную структуру разнообразных пунктов продажи своих товаров (продукции) - начиная с элементарных лотков и заканчивая глобальными супергипермаркетами. Бухгалтеров и руководителей таких предприятий, естественно, беспокоит, каким образом подобная ветвистость соотносится с законодательными нормами по соблюдению кассовой дисциплины.
Вопрос этот обретает особую актуальность в связи с тем, что в нынешнем году "наличиекассовая" нормативна существенно изменилась. В частности, 19.02.2001 г. НБУ изложил в новой редакции Инструкцию об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины (далее - Инструкция) и Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Положение).
Общее
Пункт 1.2 Положения определяет обособленные подразделения как "структурные подразделения и единицы юридических лиц (филиалы, представительства, отделения и т. п.), производящие продукцию, реализующие товары (выполняющие работы, предоставляющие услуги) и осуществляющие другие операции и не имеющие статуса юридического лица".
Таким образом, с точки зрения кассовой дисциплины не имеет ни малейшего значения, находится ли данное подразделение на территории одной с головным территориальной громады, имеет ли оно самостоятельный счет в банке и существует ли запись о нем в регистрационной карточке предприятия.
Пункты 1.1 и Положения, и Инструкции распространяют на обособленные подразделения режим правового регулирования, предусмотренный для предприятий. Поэтому все, что написано в этих документах для предприятий, актуально и для их подразделений.
Тем не менее и в Положении, и в Инструкции немало места уделено специальным нормам, которые адресованы исключительно обособленным подразделениям. На некоторых из них остановимся (имея также в виду и общее).
Лимит кассы
Из содержания п. 4.4 и 4.7 Инструкции следует, что лимит кассы устанавливается предприятию - юридическому лицу в целом. Обособленным подразделениям лимит кассы специально не устанавливается. Вместо этого головное предприятие доводит до обособленных подразделений распоряжением своего руководителя размер общего лимита, которому они - головное и обособленные - в совокупности должны соответствовать. Как это соответствие достигается - вопрос внутренней политики юрлица. К примеру, генеральный руководитель предприятия может установить в рамках общего лимита предельный остаток наличности для каждого обособленного подразделения, имеющего кассу.
Касса и кассовая книга
Кстати о кассе. Согласно п. 4.1 Положения предприятие с целью обеспечения осуществления наличных расчетов должно иметь кассу. Поскольку для наличного обращения, как уже было сказано, категория "предприятие" включает в себя и обособленные подразделения, данное требование, тоже распространяется на те из них, которые осуществляют наличные расчеты.
А вот кассовую книгу должны иметь не все обособленные подразделения. Анализ п. 2.10 и 4.2 Положения позволяет выделить два условия, при соблюдении которых кассовая книга подразделению не нужна:
- подразделение сдает полученную наличную выручку в кассу головного предприятия (или вообще не имеет наличных поступлений);
- подразделение не производит операций по выдаче наличности из кассы.
В противном случае (то есть при несоблюдении обоих условий) кассовая книга в подразделении должна быть обязательно.
Вопрос о кассовой книге является принципиально важным, поскольку режимы ведения кассовых операций у "бескнижных" подразделений и подразделений, имеющих книгу,- существенно различаются. Так что руководству юрлица лучше не пускать этот вопрос на самотек, а специальным приказом определить (с учетом вышесказанного) статус каждого подразделения.
Оприходование наличности
Нал-оприходованию посвящен п. 2.10 Положения. В зависимости от того, имеет подразделение кассовую книгу или нет, авторы Положения различают здесь два варианта.
В первом случае (книга есть) подразделение должно:
- провести операцию через РРО (РК) и составить в тот же день отчет в КУРО*;
- оформить приходный кассовый ордер и отразить факт оприходования наличности в кассовой книге.
Во втором случае подразделение:
- проводит операцию через РРО (РК) в день фактического поступления наличности и составляет отчет в КУРО*;
- если в эти часы (дни) бухгалтерия предприятия-юрлица не работала сдает наличность в кассу предприятия с оформлением приходного кассового ордера не позднее следующего рабочего дня. Если же бухгалтерия предприятия на тот момент работала - наличность сдается в кассу предприятия в тот же день.
Многие бухгалтера интересуются: может ли подразделение по окончании рабочего дня оставлять в кассовом ящике сумму, необходимую для выдачи сдачи утром? Согласно п. 2.10 Положения вся наличность, поступающая в кассы предприятий, должна своевременно и в полном объеме приходоваться в их кассах.
Так что те подразделения, которые не имеют кассовой книги (и, следовательно, сами приходовать - не в состоянии), должны сдавать головному всё до копейки.
Однако данное правило касается лишь выручки. А что если головная структура загодя выдаст подразделению некоторую сумму в качестве, например, "обеспечения разменной монетой" ? Естественно, с оформлением расходного кассового ордера и отчета о ее внесении в кассовый аппарат подразделения. По нашему мнению, такая сумма не должна ежедневно (вернее, еженощно) возвращаться в кассу головного предприятия, поскольку выручкой она не является. А хранить "разменные" деньги по местонахождению подразделения позволяет достаточно либеральное определение кассы, приведенное в п. 1.2 Положения:
"касса предприятия - помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведется кассовая книга".
Так почему бы не считать кассой место, где находится РРО обособленного подразделения? И, само собой, указанная сумма должна вписываться в лимит кассы юридического лица. Еще вопрос: если какое-то подразделение не ведет кассовую книгу, может ли оно сдавать выручку в кассу другого подразделения, которое книгу ведет? Похоже, что нет (хоть это и не совсем логично). В п.4.2 Положения указывается, что выручка сдается в кассу предприятия юридического лица.
Сдача наличности в банк
Если подразделение не ведет кассовую книгу, то с банком оно никак не соприкасается, поскольку всю выручку сдает в кассу головной конторы.
Что касается подразделений, имеющих кассовую книгу, то они могут сдавать наличную выручку к любое учреждение банка в пользу юрлиц для зачисления на их текущие счета (п. 4.2 Инструкции). Норма эта, как видите, написана широко и расплывчато: ее можно прочесть и так, что какой-нибудь филиал во Львове, не открывая у себя никаких счетов, может прийти в любой львовский банк и сдать туда "наличку" для перечисления на счет головного предприятия, банк которого расположен, к примеру, в Харькове.
На практике, однако, наличность принимают лишь те банковские структуры, в которых открыты счета головного предприятия или обособленного подразделения. Пункт 4.3 Инструкции устанавливает различные сроки для сдачи этой наличности (от одного до пяти дней) - в зависимости от удаленности подразделения от учреждения банка и некоторых других обстоятельств.
Выдача наличности
Опять же, если подразделение ведет кассовую книгу, то выдача наличности осуществляется им в общем порядке из выручки и/или из банка с соблюдением всех сопутствующих ограничений и запретов: режима целевого использования, сроков выдачи и возврата наличности, представления авансовых отчетов и т. п.
Если же кассовая книга на подразделении не ведется, то все расходные операции должны оформляться в кассовой книге головного предприятия. Соответственно, выдача наличности, в том числе в подотчет, должна осуществляться по местонахождению кассы головного предприятия. По крайней мере, так следует из текста Положения, в частности из п. 1.2 (определение кассы) и 2.15.
Ну а как быть, если обособленные подразделения находятся в достаточной удаленности от "головной" кассы? Деньги спокойно можно передать адресату через третье лицо - по доверенности. А ситуацию массовой выдачи крупных сумм авторы Положения специально предусмотрели в п. 4.9:
"На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособия в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя иные кроме кассиров лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящего Положения, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением".
То есть можно, например, руководителя подразделения назначить ответственным лицом, которое будет забирать зарплату из кассы головного предприятия и раздавать ее своим работникам.
Проверки
Согласно п. 5.1 Инструкции учреждения банков могут проверять соблюдение кассовой дисциплины как непосредственно предприятиями, так и их обособленными подразделениями.
При наличии у головного предприятия счетов в нескольких банках проверку (в том числе проверку обособленных подразделений) должен проводить тот банк, в котором открыт основной счет (п. 5.2 Инструкции). Правда, ввиду отмены режима основных счетов проверять клиентов могут все кому не лень, поскольку тот же п. 5.2 разрешает проведение проверок и банкам, в которых открыты дополнительные счета предприятия.
________________________________________
* Подразделения, не применяющие РРО и РК, эти операции не производят.
"Бухгалтер" N 22 (130), август (I) 2001 г.
Подписной индекс 74201