Банковские платежные карточки в загранкомандировках
Банковские платежные карточки прочно вошли в систему расчетов не только физических, но и юридических лиц. Очень удобны они и для расчетов во время пребывания в командировке по Украине, а особенно за ее пределами. Однако в связи с их использованием у бухгалтеров возникает ряд вопросов, решение которых не является таким сложным, как кажется на первый взгляд.*
Предлагаем Вам оценить, а если понравится, то и воспользоваться ниже предложенным способом расчетов с пластиковой карточкой в загранкомандировке, - без инвалюты и без курсовых разниц. Вернее, инвалюта используется, но Вы ее не покупаете, не выдаете и не определяете курсовые разницы. Рассмотрим порядок расчетов на практическом примере:
Условия примера:
Работникам предприятия предоставляется корпоративная кредитная карточка при командировках в Россию. По данной карточке в договоре обслуживания картсчета предусмотрено обслуживание овердрафта**, причем банк производит выдачу кредита под использованные средства в гривнах.
Работнику предприятия, для командировки в Россию на служебном автомобиле, выдана БПК на сумму 1000 грн. По возвращению из командировки работник предоставляет документы:
- копию страниц загранпаспорта с отметками КПП, согласно которым рассчитаны суточные.
Срок командировки - 15 дней, с 14.03.01 по 28.03.01 включительно, из которых 2 дня - на территории Украины, 13 дней - за рубежом. Суточные: 18грн х 2 + 252 грн х 13 = 3312 грн;
- счет на оплату телефонных переговоров - 56,85 руб;
- счет за проживание в гостинице - 2860 рублей;
- документы подтверждающие расход бензина - на 450 грн и 2000 руб.
Суточные уплачены по возвращению из командировки.
Вопросы:
1) соответствие использования кредитных корпоративных карт Инструкции о командировках;
2) классификация операций снятия наличной валюты (покупка или конверсия с учетом того, что пополнение производится в гривнах;
3) определение даты, необходимой для расчетов (дата снятия или дата операции);
4) определение курсов и курсовых разниц;
5) перечень необходимых подтверждающих документов (чек банкомата, выписка, курсы и т.д.);
6) дать типовые проводки.
1
______________________________________
На сегодняшний день основополагающим нормативным документом по регулированию применения БПК является Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденное постановлением N367 Правления НБУ от 27.08.2001г. и вступившее в силу с 25.11 .2001 г. (далее Положение N367).
Пунктом 4.8 Положения N 367 предусмотрено, что доверенные лица клиентов - юридических лиц и физических лиц предпринимателей могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность с применением корпоративных карточек в следующих случаях:
в) получение наличности в иностранной валюте за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;
г) осуществление расчетов в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанных с расходами на командировку и расходами представительского характера.
Возможность использования корпоративной карточки на оплату затрат по командировке прямо предусмотрена п.4 Постановления Кабинета Министров Украины от 23.04.1999г. N663 "О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу" (далее Постановление N663) и п. 15 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998г. N59 (далее Инструкция N 59).
Таким образом, использование корпоративной карточки соответствует требованиям действующего законодательства, регулирующего возмещение затрат на командировки независимо от условия обслуживания карточки:
- ДЕБЕТОВАЯ СХЕМА - платежная схема, которая предусматривает расчеты за операции с платежной карточкой в пределах собственных средств клиента, которые учитываются на его карточном счете, т.е., как правило, операция по которой сумма превышает остаток на карточке не может быть проведена (ст. 1 Положения N367), но в этом случае согласно п.4.6 Положения N367 предусматривается возникновение овердрафта -краткосрочного кредита, если это указано в договоре при открытии счета.
- КРЕДИТНАЯ СХЕМА - платежная схема, которая предусматривает выполнение расчетов за операции с платежной карточкой за счет кредита банка, т.е. клиент получает товары (услуги), а оплачивает их банк. При этом владелец карточки должен погасить свой долг перед банком согласно договора (ст.1 Положения N367).
2
______________________________________
Операции по снятию наличной валюты классифицируются как операции зарубежного банка по выдаче доверенному лицу владельца карточки наличных средств. К юридическому лицу-владельцу БПК данная операция никакого отношения не имеет, поскольку, исходя из содержания определений "держатель платежной карточки", "доверенное лицо клиента", "клиент", "корпоративная карточка", данных в разделе 1 Положения N367, эта операция является операцией доверенного лица по покупке на территории России российских рублей за гривну (обмен валюты). При осуществлении данной операции украинский банк является банком-эмитентом (уполномоченный банк, который является членом платежной системы, обслуживает тртсчета и осуществляет эмиссию платежных карточек), который по результату обработки информации по проведенным транзакциям (совокупность операций, которые сопровождают взаимодействие держателя БПК и платежной системы при осуществлении платежа по БПК или при получении наличными), полученной им в электронном виде от международной платежной системы, осуществляет взаиморасчет (списание средств с карточного счета) с владельцем картсчета по операциям с использованием БПК.
3
_____________________________________
Абзацем шестым пункта 4.8 Положения N367 предусмотрено, что средства, которые списаны с карточного счета на командировочные расходы юридического или физ.лица-предпринимателя в п.п."а"-"г", считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. То есть моментом выдачи средств под отчет при применении БПК является дата списания средств с карточного счета юридического лица (выписка банка с карточного счета).
4
______________________________________
Пунктом 6.3 положения N367 предусмотрено, что если валюта расчета по операции, которая осуществляется при помощи платежной карточки, отличается от валюты картсчета, то уполномоченный банк (по результатам обработки информации о выполненных операциях) осуществляет перерасчет суммы по операции в валюту картсчета по курсу, определенному договором между клиентом и уполномоченным банком-эмитентом.
В нашей консультации рассматривается пример, когда картсчет открыт в национальной валюте Украины. Списание средств по данному счету, в том числе и по операциям за рубежом, осуществляется в национальной валюте. Снятие средств с карточки влечет возникновение задолженность работника перед предприятием до тех пор, пока им не будет представлен авансовый отчет, поскольку до этого момента израсходованные с картсчета средства считаются выданными работнику под отчет. При этом, отсутствие на карт счете средств в иностранной валюте освобождает нас от необходимости исчислять курсовые разницы.
Что касается правомерности расчетов карточкой с "гривневым" наполнением, то в соответствии с п. 1.2 раздела II Инструкции N59 предприятие, направляющее работника в командировку за рубеж, обеспечивает его средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Выдача аванса на командировку за границу в национальной валюте Украины (гривне) Инструкцией N59 не предусмотрена. В то же время, какие-либо санкции к предприятию за выдачу аванса на заграничные командировки в гривнах действующим законодательством не предусмотрены.
5
_______________________________________
Согласно п.п.2.15 и 2.16 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением правления НБУ от 19.02.2001г. N72 (далее Положение N72), лица, которые получили наличные средства под отчет на командировочные расходы, обязаны предоставить в бухгалтерию на позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами с приложением документов о получении наличных с картсчета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по формам 377 и 377а, слип, квитанция торгового терминала и т.п.). Остаток средств сверх суммы, согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия, учреждения, организации в денежных единицах, в которых был выдан аванс в случае применения БПК не позднее 10 рабочих дней по возвращении из командировки согласно п.4 Постановления N663 и п. 1.15 раздела II инструкции N59. Используя корпоративную кредитную карточку в целях оплаты командировочных расходов, следует учитывать нормы, установленные Постановлением N663.
Поэтому, если даже аванс работнику не был выдан ни в национальной валюте Украины - гривнах, ни в инвалюте, авансовый отчет должен быть представлен своевременно.
6
_____________________________________
Бухгалтерский и налоговый учет расходов по командировке Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте при использовании БПК выступают объектом налогового учета.
Однако положение пп.7.3.6 п.7.3 ст.7 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятия" (Далее - Закон о прибыли) на командировочные расходы, оплаченные при помощи БПК в данном случае не распространяется, поскольку у предприятия отсутствует как задолженность в иностранной валюте, так и сама иностранная валюта (как было отмечено ранее, операцию по покупке иностранной валюты производил не владелец карточки - юридическое лицо, а его доверенное лицо).
Что касается размера суточных расходов, то согласно пп.5.4.8 п.5.4 ст.5 Закона о прибыли, их предельные нормы устанавливаются в гривнах в единой сумме для командировок за границу независимо от страны командировки и статуса населенных пунктов. Следовательно, к составу валовых расходов может быть отнесена сумма суточных расходов, рассчитанная исходя из предельных норм, установленных в гривнах, без их пересчета в иностранную валюту. При этом обращаем Ваше внимание, что на валовые расходы относится не только рассчитанная из расчета предельных норм, но и выплаченная сумма суточных расходов. Эту деталь очень многие упускают из виду, что приводит к завышению суммы валовых расходов и обоснованным претензиям проверяющих. То есть, выдав аванс в иностранной валюте, рассчитанный по кросс-курсу, на валовые расходы относят сумму в размере предельных норм!
Окончательный расчет с работником после возврата из командировки осуществляется только в национальной валюте Украины на основании представленного авансового отчета с приложением документов, подтверждающим понесенные расходы.
Документально подтвержденные расходы, которые были понесены за границей (в частности, проживание в гостинице, проезд), должны быть перечислены в гривну исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета (п. 1.17 Раздела II Инструкции N 59). При наличия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан авансовый отчет, документально подтвержденные расходы пересчитываются по курсу покупки доверенным лицом иностранной валюты (без учета комиссионных или стоимости иных услуг лиц, которые осуществляют конверсионные (обменные) операции по поручению доверенного лица). В данной ситуации при получении наличной валюты через банкомат на территории России была осуществлена покупка российских рублей за гривну (обмен валюты), поэтому документом, подтверждающим обмен валюты является чек банкомата, в котором должны содержаться следующие данные: либо курс обмена валюты либо исходные данные ( дата совершения операции, сумма гривен уплаченная в связи с покупкой иностранной валюты, сумма полученной иностранной валюты, размер комиссионного вознаграждения), при помощи которых возможно рассчитать курс обмена иностранной валюты).
Согласно Инструкции N291 бухгалтерском учете для учета средств на картсчетах и расчетов при помощи корпоративных ВПК используются следующие счета:
313 "Прочие счета в банке в национальной валюте"
314 "Прочие счета в банке в иностранной валюте".
Для отражения в учете сумм кредита, которые выдает банк в момент возникновения овердрафта (краткосрочный кредит) предназначены счета:
601 "Краткосрочные кредиты банков в национальной валюте"
602 "Краткосрочные кредиты банков в иностранной валюте".
При отражении операций необходимо учитывать, что для обслуживания овердрафта банк открывает транзитный кредитный счет, который является внутренним счетом банка и не отражается в учете клиента.
С учетом вышесказанного отразим операции в бухгалтерском и налоговом учете (см.Таблицу 1).
Таблица 1. Отражение операции в бухгалтерском и налоговом учете
+------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Бух.учет ¦Сумма, грн¦ Налоговый ¦
¦ N ¦ Дата ¦ Содержание записи ¦ ¦ ¦ учет ¦
¦п/п¦операций¦ +---------¦ +--------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ ¦ ВР ¦ ВД ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 1 ¦13.03.01¦Открыт картечет в банке¦313 ¦311 ¦ 1000 ¦ - ¦ - ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 2 ¦13.03.01¦ Списаны на расходы ¦ 92 ¦311 ¦ 75 ¦ 75 ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ услуги за открытие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ картсчета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 3 ¦13.03.01¦ Получена БПК ¦ 05 ¦ - ¦ 1000 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подотчетным лицом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 4 ¦14.03.01¦ Оплачены транспортные ¦372 ¦313 ¦ 450 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 5 ¦15.03.01¦ Списана с картсчета ¦372 ¦313 ¦ 2860 RUS/¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ плата за проживание в ¦ ¦ ¦539,28 грн¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ гостинице ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 6 ¦17.03.01¦ Оплачены телефонные ¦372 ¦313 ¦56,85 RUS/¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ переговоры ¦ ¦ ¦ 10,72 грн¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 7 ¦13.03.01¦ Оплачены транспортные ¦372 ¦601 ¦ 2000 RUS/¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ расходы за счет ¦ ¦ ¦377,12 грн¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ овердрафта ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 8 ¦30.03.01¦ Осуществлена выплата ¦372 ¦301 ¦ 3312 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ суточных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦ 9 ¦30.03.01¦ Утвержден авансовый ¦92 ¦372 ¦ 4689,12 ¦4639,12¦ ¦
¦ ¦ ¦ отчет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦10 ¦30.03.01¦ Погашен овердрафт ¦601 ¦311 ¦ 377,12 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ путем перечисления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ средств с текущего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦11 ¦30.03.01¦ Перечислены проценты ¦951 ¦311 ¦ 5,52¦ 5,52 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ по овердрафту ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-----------------------+----+----+----------+-------+------¦
¦12 ¦30.03.01¦ Возвращена БПК ¦ - ¦ 05 ¦ 1000 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подотчетным лицом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------------------------------+
* Бухгалтерские операции осуществляются на основании выписки банка _________________________
* Сложнее приучить директора вовремя отчитываться по расходам с карточки и ничего не терять - чеков, слипов и др.
** Овердрафт - это краткосрочный кредит, который предоставляется банком в случае превышения суммы операции по платежной карточке над установленным расходным лимитом.
"Адвокат бухгалтера" N 5 (5), декабрь 2001 г.
Подписной индекс 23311