Учет начинается с малого,
или как заполняют первичные документы
Трубы могут быть бумажными,
а документы должны быть железными
На "горячую линию" нашей газеты поступает множество звонков с просьбой опубликовать тот или иной бланк первичного учета, а также рассказать об их заполнении. Очень приятно, уважаемые читатели, что со всеми бухгалтерскими и налоговыми проблемами вы обращаетесь именно к нам. Чтобы облегчить ваш труд, мы решили открыть новую рубрику, в которой будем рассказывать о порядке заполнения первичных документов, на которых построен весь учет, как бухгалтерский, так и налоговый.
Для того чтобы отразить все операции, осуществляемые предприятием, в финансовой, налоговой и других видах отчетности, как того требует действующее законодательство*, необходимо вести бухгалтерский учет. Основанием для записей в учете служат первичные документы, в которых фиксируют осуществление хозяйственных операций. В этой консультации, открывающей нашу новую рубрику, мы в первую очередь расскажем об общих требованиях к оформлению первичных документов.
Прежде всего хотелось бы отметить, что документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно непосредственно после ее завершения. А при реализации товаров за наличный расчет можно составлять первичный документ не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т.д.
Все первичные документы, финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности составляют на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документировать хозяйственные операции можно и на самостоятельно изготовленных бланках, которые должны включать реквизиты типовых или специализированных форм.
В Законе N 996 сказано, что первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дату и место составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое осуществляло хозяйственную операцию.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичных документах, руководствуясь требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года N 88, могут быть указаны дополнительные реквизиты, а именно:
- идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;
- номер документа;
- основание для осуществления операции;
- данные о документе, который удостоверяет лицополучателя, и другие.
Обратите внимание на правила, которые следует соблюдать при заполнении первичных документов:
1) документы заполняются на украинском языке. Одновременно с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины "О языках в Украине";
2) записи в документах делают только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, при помоши печатных машинок, принтеров, средств механизации и други-ми средствами, которые обеспечили бы сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений;
3) в свободных строках первичных документов ставят прочерки;
4) подписывают документ лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения;
5) в тексте и числовых данных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, которые созданы ручным способом, исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или числа зачеркивают и сверху надписывают правильный текст или числа. Зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью "исправлено" и подтверждено подписями лиц, которые подписали этот документ с указанием даты исправления. Исправления не допускаются в документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами.
Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, указанных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.
Руководитель предприятия, учреждения утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Не забудьте, что с такими лицами согласно статье 135-1 Кодекса законов о труде следует заключить договоры о материальной ответственности (обязательно в письменной форме).
Физические и юридические лица, которые осуществляют операции, связанные с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, должны быть обеспечены предприятием, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов по таким операциям.
Как и у каждой материальной ценности, у документов есть свой срок хранения. Он установлен в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной представительской и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов, утвержденном Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.
И в завершение хотелось бы сказать о пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов. В таких случаях руководителю предприятия, учреждения следует письменно уведомить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию, которая должна установить перечень отсутствующих документов и провести расследование причин их пропажи или уничтожения. Для работы в комиссию приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель предприятия, учреждения. Копию акта направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу-учреждениями в 10-дневный срок.
Как вы уже поняли, начиная с этого номера, публикация материалов о формах первичного учета станет регулярной. Следующей темой, которую мы планируем рассмотреть в ближайших номерах нашей газеты, будет порядок заполнения форм первичного учета основных средств.
Для правильного и своевременного отражения операций по движению основных средств (ОС) в учете применяют типовые формы первичной учетной документации, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 29 декабря 1995 года N 352 и введенные в действие с 1 января 1995 года.
Приводим их полный перечень:
ОЗ-1 "Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств"
О3-2 "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов"
О3-3 "Акт списания основных средств"
О3-4 "Акт на списание автотранспортных средств"
О3-5 "Акт N об установке, пуске и демонтаже строительной машины"
О3-6 "Инвентарная карточка учета основных средств"
О3-7 "Описание инвентарных карточек по учету основных средств"
О3-8 "Карточка учета движения основных средств"
О3-9 "Инвентарный список основных средств"
О3-14 "Расчет амортизации основных средств" (для промышленных предприятий)
О3-15 "Расчет амортизации основных средств" (для строительных организаций)
О3-16 "Расчет амортизации по автотранспорту".
Хотим обратить ваше внимание, что эти бланки не используются бюджетными организациями и учреждениями. Для учета ОС в них применяют формы, которые установлены Инструкцией по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местного бюджетов, утвержденной совместным приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Государственного комитета статистики Украины от 2 декабря 1997 года N 125/70.
Уважаемые читатели, мы с нетерпением ждем ваших замечаний и пожеланий, ведь наше тесное сотрудничество всегда приносит ценные плоды.
__________________
* В частности, Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине "от 16 июля 1999 года N 996-XIV (далее - Закон N 996), Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 22 мая 1997 года N 283/97-ВР, Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 3 апреля 1997 года N 168/97-ВР и другие нормативные документы.
"Все о бухгалтерском учете" N 16 (683)
от 20 февраля 2002 г.