Консульська легалізація документів:
як це відбувається
Легалізація - правове поняття, яке дуже часто зустрічається у законодавчо-нормативній базі України. В юридичній практиці воно має декілька значень, перше з яких - це дозвіл діяльності будь-якої організації або надання юридичної сили будь-якому акту, дії, а друге - підтвердження справжності підписів, що є на документах.
Легалізація, зокрема, розуміє офіційне визнання з боку держави громадських організацій громадян (кредитних спілок, профспілок, організацій роботодавців та їх об'єднань тощо) або міжнародних громадських організацій ( міжнародних благодійних фондів тощо). У цьому випадку легалізацію проводять уповноважені державні органи:
- або за допомогою реєстрації таких організацій з наступним внесенням їх до Реєстру всеукраїнських об'єднань громадян і міжнародних громадських організацій;
- або за допомогою запису до Книги обліку громадських організацій на підставі повідомлення про їх створення.
Нас більше цікавить легалізація як посвідчення автентичності офіційних документів, які видані та мають юридичну силу на території однієї держави, для їх використання на території іншої держави.
Зауважимо, що у міжнародній практиці широко застосовують такі способи посвідчення, як проставлення апостилю і консульська легалізація. Далі докладно розглянемо кожний із них.
I. Проставлення апостилю
На початку 2002 року наша держава ратифікувала Гаагську конвенцію, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Закон України від 10.01.2002 р. N 2933-III, далі - Гаагська конвенція)*.
Стаття 2 Гаагської конвенції встановлює, що кожна із країн-учасниць звільняє від легалізації офіційні документи, які повинні бути у ній представлені. Під її дію підпадають:
а) документи, що виходять від органу або посадових осіб, які підпорядковуються юрисдикції держави, включаючи документи, що виходять від прокуратури, секретаря або судового виконавця;
б) адміністративні документи;
в) нотаріальні акти;
г) офіційні позначки (відмітки про реєстрацію, візи, що підтверджують визначену дату тощо).
Прикладами зазначених офіційних документів є дипломи про освіту, свідоцтва про громадянський стан, трудовий стаж, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали за цивільними, сімейними та кримінальними справами.
Поряд із цим положення Гаагської конвенції не стосуються документів, складених дипломатичними або консульськими агентами, а також адміністративних документів, що мають пряме відношення до комерційної або митної операції. Це - договори (контракти) на поставку товарів, виконання робіт або надання послуг; доручення на укладення угод, переміщення товарів через кордон тощо.
Акцентуємо увагу на тому, що ця конвенція скасовує не легалізацію в цілому, а лише вимогу дипломатичної або консульської легалізації офіційних іноземних документів. Головна мета Гаагської конвенції - звести цю процедуру до єдиної формальності, що використовується дипломатичними або консульськими агентами держави, на території якої повинен бути представлений документ. I за конвенцією легалізація - це посвідчення справжності підпису та якості особи, яка підписала документ (у деяких випадках - автентичності печатки або штампу, що скріплюють такий документ), за допомогою проставлення спеціального штампу встановленого зразку - апостилю.
Відповідно до вимог Гаагської конвенції за клопотанням особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа вповноважений компетентний орган держави, на території якої він складений, проставляє апостиль на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з ним. Апостиль - гарантія визнання будь-якими державами - учасниками Гаагської конвенції легальним офіційного документа, складеного на території однієї з них . Тобто офіційний документ, на якому проставлений апостиль, можна використати на території будь-якої іншої договірної держави.
Примітка. Проставляти апостиль не потрібно, якщо закони, права або звичаї, що діють у державі подання документа, або домовленість між двома або декількома країнами - учасницями Конвенції скасовують, спрощують дану процедуру або звільняють від легалізації. Не вимагають подальшого посвідчення підпис, печатка або штамп компетентного органу на апостилі.
II. Консульська легалізація
Підтверджує відповідність документів законодавству держави, на території якої вони складені, надає їм юридичної сили на території країни подання. Порядок консульської легалізації регулює Віденська конвенція "Про консульські зносини" (дата підписання - 24.04.63 р. Тоді ж до неї (у складі СРСР) приєдналася й Україна), а також чинні міжнародні договори. Консульську легалізацію офіційних документів в Україні і за кордоном здійснюють у порядку , затвердженому наказом МЗС України від 15.07.97 р. N 98-од (далі Інструкція N 98-од). Інструкція N 98-од під консульською легалізацією розуміє процедуру підтвердження автентичності оригіналів офіційних документів або посвідчення дійсності підписів уповноважених посадових осіб, і встановлення їх відповідності законам України або країни перебування дипломатичного представництва чи консульської установи України.
Навіщо необхідна консульська легалізація?
По-перше, вона підтверджує право на існування документа в міжнародному обороті.
По-друге, документи, складені або посвідчені офіційними органами, спеціально уповноваженими особами однієї держави, офіційні органи іншої держави приймають лише за умови посвідчення (легалізації) таких документів, якщо інше не встановлено міжнародними договорами. Підкреслюємо, консульську легалізацію здійснюють щодо офіційних документів, що надійшли від резидентів і нерезидентів України і складені за участю органів державної влади або органів місцевого самоврядування. Іноземні офіційні документи на території України приймають до розгляду тільки у випадку їх консульської легалізації у дипломатичних представництвах або в консульських установах України у країні перебування, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України (зокрема, договори про надання правової допомоги).
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Офіційний документ - це письмове підтвердження органами державної влади ¦
¦ або місцевого самоврядування фактів і подій, з якими чинне законодавство ¦
¦ пов'язує виникнення, зміну або призупинення цивільних прав та обов'язків ¦
¦ фізичних, юридичних осіб. ¦
¦ Такий документ повинен бути виготовлений так, щоб забезпечити юридичну ¦
¦ силу та інформаційну функцію на весь строк його зберігання, а також ¦
¦ можливість виготовити копію.На консульську легалізацію приймають оригінали ¦
¦ або нотаріально завірені копії: ¦
¦ - свідоцтв про реєстрацію громадянського стану; документів про освіту ¦
¦ (дипломи та виписки із залікових відомостей міжнародного зразка для осіб, ¦
¦ які закінчили вищі та середні спеціальні учбові заклади; свідоцтв про ¦
¦ спеціалізовану підготовку з медицини (клінічна ординатура) і витягів з ¦
¦ індивідуального плану підготовки у клінічній ординатурі; дипломів ¦
¦ кандидата і доктора наук; атестатів про середню освіту (копії); ¦
¦ - довідок про сімейний стан, медичних довідок, довідок про кримінальну ¦
¦ відповідальність, з місця проживання, про трудовий стаж і роботу, про ¦
¦ одержання пенсії, про реабілітацію, перебування на окупованій території ¦
¦ й у гетто, про навчання, про проходження військової служби тощо; ¦
¦ - банківських документів, статутів, установчих документів, свідоцтв ¦
¦ реєстрації підприємств (установ, організацій), ліцензій, сертифікатів ¦
¦ якості міжнародного зразка, оригінальних копій судових рішень. ¦
¦ Консульська легалізація не поширюється на документи міжнародних ¦
¦ громадських організацій. ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Загальні положення консульської легалізації. Ми вже знаємо, що офіційні документи перевіряють на відповідність їх чинному законодавству України або країни перебування українських дипломатичних представництв і консульських установ. Якщо у посадової особи, яка здійснює консульські дії (далі консульська посадова особа), виникають будь-які сумніви щодо поданих документів, вона має право звернутися за відповідним офіційним роз'ясненням до компетентних органів України або держави походження документів.
Крім цього, консульська посадова особа зобов'язана перевірити справжність підпису, повноважень посадової особи, яка підписала той чи інший документ або завірила у ньому попередній підпис, а також справжність відбитку штампа, печатки, що скріплюють його. У вчиненні консульських дій може бути відмовлено, якщо офіційні документи:
- суперечать міжнародним договорам України або чинному законодавству нашої держави;
- за своїм змістом можуть заподіяти шкоду інтересам громадян, держави;
- ганьблять честь і гідність громадян.
На консульську посадову особу покладають особисту відповідальність за вчинення консульської легалізації офіційних документів. Тому їй необхідно передбачати правові наслідки, які можуть виникнути через здійснення нею зазначених дій.
Не приймають на консульську легалізацію:
1) оригінали, копії та фотокопії паспортів, трудових книжок, військових квитків, дозволів на носіння зброї, посвідчення особи, посвідчення водія;
2) доручення, які видані і завірені за участю нерезидентів України і призначені для використання на території іншої держави. При цьому немає значення, оформлені ці доручення на громадян України чи на іноземців.
Якщо офіційні документи, подані на легалізацію, стосуються особистих інтересів або інтересів родичів консульської посадової особи (видані на ім'я її дітей, батьків, повнорідних братів/сестер), вони не можуть бути легалізовані такою особою.
Поряд з офіційними документами на легалізацію подають:
- фізичні особи - документ, що посвідчує особу, або доручення; заяву на вчинення консульської легалізації;
- юридичні особи - оригінал реєстраційного свідоцтва або його нотаріально завірену копію; заяву на вчинення консульської легалізації і доручення на надання юридичних послуг.
Примітка. Офіційні документи країн - учасниць Гаагської конвенції приймають до розгляду на загальних підставах.
На території нашої держави консульську легалізацію здійснює посадова особа Консульського управління МЗС України, а за кордоном - посадова особа українського дипломатичного представництва або консульської установи.
Тепер поговоримо про основні вимоги, які пред'являють до офіційних документів, що подаються на легалізацію.
1. Усі офіційні документи повинні бути написані зрозуміло і чітко. Числа і цифри, номери і рядки, що вносяться до документів, позначають прописом хоча б один раз. Поряд з назвою юридичної особи зазначають її адресу, а також посаду уповноваженої особи, яка склала та засвідчила документ.
2. Документи, викладені на двох і більше аркушах, прошивають, а аркуші нумерують і скріплюють підписом та печаткою.
3. Підписи посадових осіб та відбитки печаток повинні бути чіткими, легалізаційний напис - без підчисток.
4. Незаповнені графи і порожні місця у документі прокреслюють.
5. Не приймають документи, написані олівцем, або текст яких прочитати неможливо.
6. Не можна використати в одному документі декілька мов одночасно.
7. Не приймають документи, одержані по факсу; засвідчені посадовими особами, зразки підписів яких відсутні у Консульському управлінні (дипломатичному представництві або консульській установі України).
Легалізація в Україні. Офіційні документи, складені та завірені на території нашої держави і призначені для використання за кордоном, приймають у Консульському управлінні і представництвах МЗС України. Консульське управління також приймає на легалізацію:
- офіційні документи, складені та завірені на території іноземних держав, і призначені для використання на території нашої країни;
- офіційні документи, складені і завірені безпосередньо в іноземних дипломатичних представництвах в Україні.
Офіційні документи, видані органами реєстрації актів громадянського стану і призначені для застосування за кордоном, перевіряють на достовірність і правильність оформлення. Потім їх завіряють у відповідних відділах органів реєстрації та легалізують у Консульському управлінні.
Безпосередньо в Консульському управлінні легалізують дипломи про вищу і середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей , дипломи Вищої атестаційної комісії України (якщо документи подав представник учбового закладу, який їх видав).
Копії решти документів про освіту спочатку завіряють згідно із Законом України "Про нотаріат" від 02.09.93 р. N 3425-XII. Потім їх легалізують у Консульському управлінні, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.
Також до Консульського управління на легалізацію надходять довідки, видані архівами у відповідь на запити українських дипломатичних представництв за кордоном або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні.
Довідки про стан здоров'я українських громадян, які виїжджають за межі нашої держави у закордонні відрядження або на роботу за приватним контрактом, видають та завіряють у порядку, встановленому Міністерством охорони здоров'я України. Після цього підпис посадової особи на оригіналі довідки підтверджують у Консульському управлінні.
Решту офіційних документів нотаріально завіряють у Міністерстві юстиції України і тільки потім приймають на легалізацію до Консульського управління.
Це важливо! Оригінали документів комерційного характеру, а саме: свідоцтва про реєстрацію підприємств, сертифікати якості продукції (товарів) та інші подібні документи, які завірені уповноваженою посадовою особою Торгово-промислової палати України (ТПП), можна легалізувати у Консульському управлінні, минаючи Міністерство юстиції. Достатньо, щоб консульська посадова особа завірила підпис представника ТПП.
Легалізація за кордоном. Офіційні документи, призначені для використання на території нашої країни, складені і посвідчені на території іноземних держав, проходять легалізацію в українських дипломатичних представництвах і консульських установах (якщо проведення зазначеної процедури входить до їх компетенції), розташованих у цих державах (далі - держава (країна) перебування). У таких представництвах та установах повинні бути зразки підписів і відбитків печаток посадових осіб державного органу, що входить до консульського округу держави перебування.
Уповноважена консульська посадова особа посвідчує офіційні документи тільки після перевірки їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України та країни перебування. Потім вона підтверджує правильність перекладу документа. Якщо така особа не знає мови, якою оформлений документ, їй дозволено посвідчення перекладу, складеного перекладачем.
Коли при легалізації документа вчиняють і нотаріальне посвідчення (наприклад, угоди, будь-якої копії), переклад розміщують поряд з оригіналом документа і розділяють вертикальною рискою таким чином, щоб основний текст документа знаходився ліворуч, а переклад - праворуч. Переклад повинен бути повним і мати підпис перекладача. Свій підпис-посвідчення консульська посадова особа проставляє під текстами документа і перекладу. Переклад може бути складено і на окремих аркушах. Тоді їх скріплюють з оригіналом (копією), прошнуровують і проставляють підпис консула і печатку дипломатичного представництва або консульської установи України.
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Інструкцією N 98-од встановлено, що консульська посадова особа не може ¦
¦ легалізувати офіційні документи або доручення, видані компетентними ¦
¦ органами іноземних держав, якщо ці документи призначені для використання ¦
¦ не на території України, а в третій країні. ¦
¦ Але в окремих випадках консульська посадова особа може прийняти на ¦
¦ легалізацію документи тільки за умови подальшого їх оформлення в ¦
¦ дипломатичному представництві або консульській установі держави подання ¦
¦ документів, що посвідчуються, які розташовуються в країні перебування ¦
¦ українського дипломатичного представництва або консульської установи. ¦
¦ Інакше консульській посадовій особі слід направити документи (через ¦
¦ Консульське управління МЗС України) до МЗС країни, для якої вони ¦
¦ призначені. ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Примітка. Перелік країн, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про надання правової допомоги, наведено у додатку до публікації.
У найближчих номерах ми розповімо про найпоширеніші (як для юридичних, так і для фізичних осіб) випадки, за яких необхідна консульська легалізація офіційних документів. Також ви зможете прочитати про особливості її вчинення, вимоги, що висуваються до документів у кожному конкретному випадку, порядок бухгалтерського і податкового обліку юридичними особами витрат, пов'язаних з цією процедурою, і багато іншого.
________________________
* На цей час для України названа конвенція ще не набрала чинності.
"Все про бухгалтерський облік" N 21 (688) від 6 березня 2002 р.