КОНСУЛЬТИРУЕТ ГНИ ДЕСНЯНСКОГО РАЙОНА г. КИЕВА
О затратах на командировку
частного предпринимателя
ВОПРОС: Я частный предприниматель. Вид моей деятельности - торговля Для осуществления деятельности мне приходится ездить по территории Украины, закупать товар на предприятиях.
Прошу разъяснить, имею ли я право при заполнении Декларации о доходах в состав расходов включить плату за проживание в гостинице, расходы на проезд к месту командировки и обратно, суточные расходы, которые использую, например, на питание.
ОТВЕТ: В соответствии со статьей 13 Декрета Кабинета Министров Украины от 26.12.92 г. N 13-92 "О подоходном налоге с граждан" (с изменениями и дополнениями) в состав расходов непосредственно связанных с получением доходов, относятся расходы, которые включаются в состав валовых затрат производства (обращения) или подлежат амортизации согласно Закону Украины "О налогообложении прибыли предприятий".
Физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности не является юридическим лицом и плательщиком налога на прибыль, не обязан вести бухгалтерский учет, поэтому формирует расходы по перечню статьи 5 "Валовые расходы" и в соответствии со статьей 8 "Амортизация" вышеуказанного Закона с некоторыми особенностями.
Положения статьи 5 ("Валовые расходы") применяются в части подтверждения первичными документами израсходованных сумм в соответствии с операциями (которые отвечают перечню статьи 5), по результатам или при участии которых в налоговом периоде (в отчетном квартале) непосредственно был получен доход.
Руководствуясь подпунктом 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона, в состав валовых расходов включаются расходы на командировку физических лиц, которые находятся в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком или являются членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов откомандированного лица на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), наем жилых помещений, телефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и письменный переводы, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т.п.
Это значит, что для возможности учета налоговыми органами в составе валовых расходов частный предприниматель должен привезти все без исключения первичные документы, подтверждающие понесенные расходы, но хранить их до момента проверки, а также иметь заключенный договор (контракт) с предприятиями о хозяйственных взаимоотношениях или другие документы, которые отрегулировали или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения.
Отдельным видом расходов, которые не нуждаются в специальном документальном подтверждении, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица), нормы которых установлены в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.99 г. N 663 "О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу".
Суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта Украины.
Следует отметить то, что в случае, когда услуги предоставляет юридическое лицо, подтверждающим документом уппаты гостиничных услуг является фискальный кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру (Закон Украины "О внесении изменений в Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 04.10.2001 г. N 2746).
Если же гостиничные услуги предоставляет субъект предпринимательской деятельности - физическое лицо, доходы которого облагаются налогом по общей системе налогообложения, документом, удостоверяющим получение средств за предоставленные услуги, будет только фискальный кассовый чек (статья 1 Закона о РРО), а если доходы облагаются налогом по упрощенной системе налогообложения, то подтверждением оплаты за услуги может быть документ, выписанный предпринимателем в произвольной форме. Это может быть чек, накладная или другой платежный документ (ст. 3, 9 Закона о РРО).
При оформлении документации на командировку следует руководствоваться Постановлением Кабинета Министров Украины N 663 и Инструкцией "О служебных командировках в пределах Украины и за границу", утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 23.03.98 г. N 59 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 10.06.99 г. N 146), зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 29.06.99 г. N 418/3711.
Обращаем ваше внимание на то, что при командировке частному предпринимателю следует оформить "Удостоверение о командировке" (форма "Удостоверение о командировке" утверждена приказом Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 г. N 260, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 14.08.97 г. N 311/2115), поскольку указанный документ является именно тем документом, который удостоверяет прибытие командированного на предприятие, расположенное в другом городе Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке относительно выбытия с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы. Если частный предприниматель ездит по различным населенным пунктам, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте.
Отметки в удостоверении о командировке относительно прибытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуются в своей деятельности предприятие или субъект предпринимательской деятельности - физическое лицо, и подписываются соответствующим лицом, на которое возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, которые выбывают в командировку и прибывают из нее.
Таким образом, расходы, понесенные при командировке: плата за проживание в гостинице, суточные расходы, расходы на проезд исключаются из валового дохода частного предпринимателя на основании первичных документов. В случае отсутствия первичных документов указанные расходы не могут исключаться из валового дохода субъекта предпринимательской деятельности - физического лица.
Анна Мудрик,
старший государственный
налоговый инспектор
"Бухгалтерия. Налоги. Бизнес"
N 10 (329) от 14 марта 2002 г.