Как оформить командировку
для выездной торговли
Нормативными документами, регулирующими порядок оформления и оплаты командировки работнику, являются постановление Кабинета Министров Украины "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23 апреля 1999 года N 663 (далее - Постановление N 663) и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года N 59 (далее - Инструкция N 59).
Выясним, что такое командировка и когда работу на выездной точке можно считать командировкой.
Согласно Инструкции N 59 служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (объединения, учреждения, организации) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Как видим, для того чтобы поездку работника можно было назвать командировкой, должно быть соблюдено три условия. Рассмотрим, как правильно при организации выездной торговли выполнить каждое из них в отдельности.
Что нужно сделать, чтобы отправить работника в командировку?
В первую очередь при оформлении командировки для торговли на выезде вы должны оформить приказ или распоряжение и утвердить его у руководителя предприятия. В таком приказе обязательно нужно указать:
- пункт назначения;
- название предприятия, на которое командирован работник;
- цель такой командировки.
Не забудьте, что в нем также следует указать срок командировки (на территории Украины он не может превышать 30-ти календарных дней).
Для наглядности приведем образец приказа.
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Сим-Сим" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ 8.04.2002 г. N 48 ¦
¦ г.Киев ¦
¦ ¦
¦ О командировке для осуществления выездной торговли ¦
¦ ¦
¦ НАПРАВИТЬ: ¦
¦ Михайлову Светлану Николаевну, менеджера отдела сбыта, и Степанова Игоря¦
¦Викторовича, водителя отдела сбыта, в город Миргород для продажи товаров¦
¦согласно накладным N 143 и 144 на рынке "Центральный" с 11 по 15 апреля 2002¦
¦года. ¦
¦ ¦
¦ Директор (подпись) Бондарь К.С. ¦
¦ М.П. ----------- ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
На основании такого приказа работнику выдают командировочное удостоверение и аванс на командировку.
Как вы знаете, аванс на командировку и на другие производственные цели можно выдать только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным суммам, то есть в случае предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных (частично израсходованных) средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет.
Форму командировочного удостоверения, которая утверждена приказом Государственной налоговой администрации Украины "Об утверждении формы командировочного удостоверения" от 28 июля 1997 года N 260, вы можете найти в газете "Все о бухгалтерском учете" N 108 за 2001 год на странице 14.
Предприятие, командирующее работника, регистрирует его в специальном журнале по форме согласно приложению к Инструкции N 59. Одновременно в командировочном удостоверении ставят отметки (дата, подпись, печать), которые подтверждают начало командировки. Аналогичные записи, но уже об окончании командировки, следует сделать в журнале и командировочном удостоверении после того, как работник вернулся из командировки.
Журнал регистрации командировочных удостоверений
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦Фамилия, ¦ Место ¦ Место ¦ Дата и номер ¦Дата и ¦ Дата ¦ Дата ¦
¦п/п¦инициалы ¦работы и ¦командировки ¦ приказа ¦ номер ¦выбытия ¦прибы-¦
¦ ¦ ¦должность¦ ¦(распоряжения)¦коман- ¦ в ¦тия из¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дирово-¦команди-¦коман-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ чного ¦ ровку ¦диров-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦удосто-¦ ¦ ки ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦верения¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------+--------------+-------+--------+------¦
¦<.>¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------+--------------+-------+--------+------¦
¦75 ¦Михайлова¦менеджер ¦ Миргород, ¦ приказ N 48 ¦ 75 ¦ 11.04. ¦15.04.¦
¦ ¦С.Н. ¦ отдела ¦ рынок ¦от 8.04.2002г.¦ ¦ 2002 ¦ 2002 ¦
¦ ¦ ¦ сбыта ¦"Центральный"¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------+--------------+-------+--------+------¦
¦76 ¦Степанов ¦водитель ¦ Миргород, ¦ приказ N 48 ¦ 76 ¦ 11.04. ¦15.04.¦
¦ ¦И.В. ¦ отдела ¦ рынок ¦от 8.04.2002г.¦ ¦ 2002 ¦ 2002 ¦
¦ ¦ ¦ сбыта ¦"Центральный"¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------+--------------+-------+--------+------¦
¦<.>¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Фактическое время пребывания работника в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении. Если работник командирован в несколько населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и выбытия проставляются в каждом из них.
Эти отметки согласно Инструкции N 59 заверяют той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи должностного лица, которому приказом руководителя предприятия предоставлены полномочия регистрировать командированных лиц. Остановимся более подробно на печати, которой должно быть заверено командировочное удостоверение. В Инструкции N 59 прямо не указано, что при этом необходимо использовать только гербовую печать предприятия, которую оно ставит на договорах, доверенностях, кассовых документах или платежных поручения. Достаточно того, чтобы она была изготовлена согласно требованиям Инструкции о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельнограверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденной приказом Министерства внутренних дел Украины от 11 января 1999 года N 17. Что касается подписи в командировочном удостоверении, то его должны ставить только лица, которым приказом руководителя предприятия даны полномочия регистрировать лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее . Это касается как отправляющей, так и принимающей стороны.
В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет. Это установлено пунктом 2.15 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 19 февраля 2001 года N 72. Если работнику, кроме аванса на командировочные расходы (суточные, оплата проживания), выдавали средства и на решение других производственных проблем (например, на покупку бензина в случае командировки на автомобиле, уплату рыночного сбора и т.п.), мы рекомендуем вам составить два авансовых отчета. Первый авансовый отчет будет оформлен только на суммы, выданные работнику в качестве аванса на командировку (в чеке проставлен символ 43), второй - на выданные для решения производственных (хозяйственных) вопросов (в чеке - символ 53).
Если работник за собственные наличные средства оплачивает товары (продукцию, услуги), необходимые предприятию, или едет в командировку за свои деньги, он отчитывается за них в таком же порядке, как и за деньги, полученные под отчет.
За каждый день (включая день отъезда и приезда) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками), ему выплачивают суточные в рамках предельных норм, установленных Постановлением N 663. С 12 сентября 2000 года размер суточных при командировке в пределах Украине составляет 18 гривен.
Количество дней командировки для выплаты суточных определяют включая день выбытия в командировку и день прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. При командировке сроком на один день или в такую местность, откуда работник может ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, суточные возмещают как за полные сутки. Если отметок в командировочном удостоверении нет, то суточные не выплачивают.
Руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и цели использования средств, предоставленных на командировку. Это должно быть оформлено приказом или распоряжением руководителя предприятия. Однако такое право не распространяется на суточные. Их размер не может быть ниже норм, установленных Постановлением N 663. Наше мнение полностью разделяет и Министерство финансов Украины в своем письме от 16 мая 2001 года N 041-407-349/13-3295, которое опубликовано в N 108 газеты " Все о бухгалтерском учете" за 19 ноября 2001 года.
Все расходы на командировку согласно подпункту 5.4.8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции Закона Украины от 22 мая 1997 года N 283/97-ВР могут быть включены в состав валовых расходов налогоплательщика. Но это возможно только, если есть оригиналы документов, удостоверяющих стоимость таких расходов. Обратите внимание: для того чтобы включить расходы на командировку в валовые расходы, предприятию необходимо запастись еще и документами, которые бы подтверждали связь такой командировки с хозяйственной деятельностью вашего предприятия. Одним из них, например, является договор. Кстати, со 2-го апреля 2002 года администрация рынка при предоставлении продавцам торговых мест на определенный срок заключает с ними письменный договор. Это установлено Правилами торговли на рынках, утвержденными приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины, Министерства внутренних дел Украины, Государственной налоговой администрации Украины, Государственного комитета стандартизации, метрологии и сертификации Украины от 26 февраля 2002 года N 57/188/84/105.
Бухгалтерский и налоговый учет расходов, понесенных работником в командировке, представлен в таблице.
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦Бухгалтерский¦Налоговый ¦
¦ п/п ¦ ¦ учет ¦ учет ¦
¦ ¦ +-------------+----------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ ВД ¦ ВР ¦
+-----+---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ 1 ¦Получены в кассу денежные средства для ¦ 301 ¦ 311 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦выдачи аванса командируемому работнику ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ 2 ¦Выдан аванс работнику на командировку ¦ 372 ¦ 301 ¦ - ¦ - ¦
+-----+---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ 3 ¦Предоставлен авансовый отчет работником ¦ 93 ¦ 372 ¦ - ¦ + ¦
¦ ¦отдела сбыта ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ ¦Списана сумма НДС в стоимости бензина в ¦ 641 ¦ 372 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦случае командировки на грузовом автомобиле и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в стоимости счетов на гостиницу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ ¦Списана сумма НДС в стоимости бензина в ¦ 92 ¦ 372 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦случае командировки на легковом автомобиле ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(даже если вы перевозите товар на прицепе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦такого автомобиля) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+---------------------------------------------+------+------+-----+----¦
¦ 4 ¦Выдана работнику сумма перерасхода денежных ¦ 372 ¦ 301 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦средств ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Не забывайте, что согласно действующему законодательству Украины за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности о ранее выданных средствах к предприятиям применяются штрафные санкции. Размеры таких штрафов установлены Указом Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12 июня 1995 года N 436/95 и составляют 25 процентов выданных под отчет сумм. За это же нарушение при проверке контролирующими органами к должностным лицам вашего предприятия также может быть применен административный штраф. Частью 1 статьи 164-2 Кодекса об административных правонарушениях (далее - КоАП) за нарушение правил ведения кассовых операций предусмотрен штраф в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан (что на сегодня составляет от 136 до 255 гривен). Если те же действия совершены лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за одно из правонарушений, указанных в части 1-й статьи 164-2 КоАП (а это не только нарушение правил ведения кассовых операций), частью 2-й этой же статьи предусмотрен штраф в размере от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан (что составляет от 170 до 340 гривен).
"Все о бухгалтерсколм учете"
N 41 (708) от 8 мая 2002 г.