Едем в командировку за границу!
Как листья, облетают последние дни августа, и прошедший отпуск уже кажется миражом... Однако возможность сменить обстановку есть всегда: достаточно поехать в командировку. А если еще и за границу, то приятно вдвойне: можно и мир посмотреть, и поручение родного предприятия выполнить. Конечно, чья-то поездка к нашим ближним или дальним соседям вряд ли вызовет восторг у бухгалтера - ему ведь все это оформлять, проводить по счетам... Эта консультация - в помощь трудягам, через руки которых проходят сотни командировок, хотя им самим редко удается поехать хотя бы в одну.
Итак, на вашем предприятии (которое не финансируют из бюджета) появилась мысль отправить работника в командировку за границу. Но, конечно же, это желание возникло не на пустом месте. Ему предшествовали, к примеру, неоднократные переговоры с зарубежными партнерами по телефону и согласование вопросов по имейлу. Или у вас были другие источники общения? Это не важно лишь бы была предварительная договоренность о встрече, причем желательно оформленная документально. Может быть, ваше предприятие занимается научноисследовательской работой и всемирно-известных ученых, работающих у вас, пригласили на симпозиум? Или кому-то срочно нужно сопровождать груз, следующий за рубеж, а специфика вашей деятельности именно в этом и состоит? Возможно также... В общем, цель командировки за границу не имеет значения. Главное - чтобы она была и руководитель вашего предприятия считал ее заслуживающей внимания.
Как правило, свои предложения о командировке заинтересованное структурное подразделение оформляет как докладную записку на имя директора, который ставит на ней резолюцию.
И начинается...
1. Составление сметы на командировку
Оно может проходить в несколько этапов, поскольку первоначальный вариант сметы руководитель (с подачи главного бухгалтера, конечно) вправе посчитать слишком дорогим и наложить ограничения на командировочные расходы. Их обязательно оформляют приказом (распоряжением) по предприятию (либо отдельно, либо объединяя с другими вопросами по данной командировке).
Пример приказа мы приводим ниже, а сейчас поговорим подробней о том, на какие именно командировочные расходы и почему могут быть "наложены квоты".
(Кстати, право на такие ограничения предоставлено пп. 5.4.8 Закона о прибыли*: "Собственник или уполномоченное им лицо может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировки"). Пункт 1.20 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж** уже конкретно определил виды командировочных расходов: суточные, расходы на наем жилого помещения, бытовые услуги, транспортные расходы, другие. С 1 июля 1997 года и по 19 июля 2002 года руководители могли лимитировать все расходы, кроме суточных - их размера ниже предельных норм уменьшать было нельзя, поскольку именно последние были государственной гарантией (см. письма МФУ от 16.05.2001 г. N 041-407-349/13-3295 и Госкомпредпринимательства от 24.05.2002 г. N 2-221/2855).
С 20 июля 2002 года постановление N 997*** дополнило основное "командировочное" постановление N 663**** пунктом 11-1 следующего содержания: "Размер суточных расходов, выплачиваемых работникам, направленным в командировку предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), не может быть ниже норм суточных расходов, установленных приложением к постановлению Кабинета Министров Украины от 11 июля 2002 г. N 977". Таким образом, гарантированные государством нормы суточных для небюджетников приведены в приложении к постановлению N 977, они дифференцированы по странам и установлены в долларах США (кроме командировок по Украине). Но для работающих в небюджетных предприятиях есть еще и предельные нормы. На их размер указывает п.1 постановления N 663, и сегодня они составляют:
- если в счете гостиницы не указана стоимость питания - 280 грн.;
- если указана стоимость одноразового питания - 224 грн.;
- при двухразовом питании - 154 грн.;
- при трехразовом - 98 грн.
То есть сумма суточных, которую нужно компенсировать командированному работнику, находится между суммой, гарантированной государством, и предельной нормой. Как видите, начиная с 20 июля 2002 г. руководители предприятий получили возможность ограничивать суточные для командировок за рубеж. Но сразу же заметим, что сокращать суточные можно только в том случае, если это позволяет делать курс НБУ, установленный для доллара США. Так, если он равен 5,6 грн./долл.США, то, например, для Германии гарантированный государством размер суточных составит 280 грн. (50***** х 5,6). Следовательно, уменьшить эту сумму нельзя. Интересно, что делать, если доллар "вырастет" выше 5,6 грн. и гарантированная государством норма превысит предельную? Надеемся, что в такой ситуации уполномоченные органы оперативно на нее отреагируют (повысят предельную сумму суточных или хотя бы объяснят, какой же из двух норм нужно руководствоваться).
А теперь предположим, что на некой фирме "Дельта" решили в августе 2002 года послать в командировку в Германию своего директора Карпенко И. Ф. и менеджера Сидоренко А. И. для подписания договора о поставке продукции, и директор воспользовался своим правом сокращения размера расходов.
В своем приказе от 23.08.2002 г. N 567 он установил:
а) менеджеру Сидоренко А. И. суточные должны быть начислены в размере 50 долл. США. Пересчитаем эту сумму в евро (валюта страны командирования). По курсу НБУ****** на 23.08.2002 г. - день, когда утвердили смету, - суточные равны 267 грн. (50 х 5,34), или 50,76 евро (267 : 5,26). За 5 дней командировки Сидоренко А. И. причитается 254 евро;
б) проезд в г.Мюнхен и обратно можно совершить самолетом, но класс салона не должен быть выше экономического;
в) стоимость проживания Карпенко И. Ф. не должна превышать 200 евро в сутки;
г) стоимость проживания Сидоренко А. И. не должна превышать 120 евро в сутки.
После того как определены ограничения расходов на командировку, составить смету несложно, чаще всего ее оформляют как приложение к приказу о командировке (пример сметы см, ниже).
2. Подготовка и утверждение приказа
(распоряжения) о командировке
Повторимся, в него можно включить и задание на командировку (со сметой), и ограничение расходов.
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ ООО "Дельта" ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ 23.08.2002 г. N 567 г.Киев ¦
¦ ¦
¦ О командировке ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Командировать Карпенко И. Ф., директора, и Сидоренко А. И.,¦
¦менеджера, в г.Мюнхен (Германия) с целью подписания договора о поставке¦
¦продукции с фирмой "РарреГ согласно предварительной договоренности сроком на¦
¦5 дней с 26 августа 2002 г. ¦
¦ 2. На основании подпункта 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины "О¦
¦налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22 мая 1997 года N¦
¦283/97-ВР с изменениями и дополнениями, установить следующие ограничения¦
¦расходов на данную командировку: ¦
¦ - менеджеру Сидоренко А. И. суточные начислить в размере норм суточных¦
¦расходов, установленных приложением к постановлению Кабинета Министров¦
¦Украины от 11 июля 2002 г. N 977 для командировок в Германию (50 долл. США);¦
¦ - класс салона в самолете не должен быть выше экономического; ¦
¦ - стоимость проживания Карпенко И. Ф. не должна превышать 200 евро в¦
¦сутки; ¦
¦ - стоимость проживания Сидоренко А. И. не должна превышать 120 евро в¦
¦сутки. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: ¦
¦ Смета затрат на 1 стр. ¦
¦ ¦
¦ Директор Карпенко И. Ф. ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Приложение ¦
¦ к приказу N 567 от 23.08.2002 г.¦
¦ ¦
¦ Смета расходов на командировку в Германию ¦
¦ директора Карпенко И. Ф. и менеджера Сидоренко А. И. ¦
¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------------------+ ¦
¦ ¦ Ф.И.О. ¦ Стоимость ¦ Стоимость ¦ Суточные, ¦ Итого ¦ ¦
¦ ¦командированного¦ проезда, ¦проживания,¦ евро ¦ ¦ ¦
¦ ¦ работника ¦ долл. США ¦ евро ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------+---------------+-----------+----------------+----------¦ ¦
¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦
¦ +----------------+---------------+-----------+----------------+----------¦ ¦
¦ ¦Карпенко И. Ф. ¦ 400 ¦ 800 ¦ 266 ¦1066 евро,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(280 х 5 : 5,26)¦400 долл. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ США ¦ ¦
¦ +----------------+---------------+-----------+----------------+----------¦ ¦
¦ ¦Сидоренко А И. ¦ 400 ¦ 480 ¦ 254 ¦734 евро, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(267 х 5 : 5,26)¦400 долл. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ США ¦ ¦
¦ +----------------+---------------+-----------+----------------+----------¦ ¦
¦ ¦Итого ¦ 800 ¦ 1280 ¦ 520 ¦1800 евро,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦800 долл. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ США ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------------------+ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Обратите особое внимание на расчет суточных расходов (графа 5 в смете затрат). Начиная с 20 июля 2002 года (вступление в силу постановления N 977) для пересчета в иностранную валюту предельных норм, установленных в гривнях, используют не прогнозный официальный обменный курс (его размер был зафиксирован в старой редакции п.4 постановления КМУ от 23.04.99 г. N 663 и устанавливался на год), а применяют официальный курс НБУ, действующий на день получения средств из кассы уполномоченного банка. Но поскольку смету расходов обычно составляют заблаговременно, то, естественно, курс НБУ на день получения денег из банка еще не известен. Мы полагаем, что уже в день получения средств из банка суточные нужно пересчитать. И, конечно же, новый расчет придется утвердить директору предприятия. В нашем примере смету утвердили и деньги из банка получили в один день, поэтому никакого перерасчета не потребовалось. Пусть курс НБУ для евро на 23.08.2002 г. условно составляет 5,26, тогда сумма суточных, рассчитанная в смете для Карпенко И. Ф., составила 266 евро (280 х 5 : 5,26), а на сумму суточных для Сидоренко А. И. в приказе были наложены ограничения, и поэтому она равна 254 евро (267 х 5 : 5,26).
3. Выдача работнику аванса в национальной
валюте страны командирования или в
свободно конвертируемой валюте
Сделать это необходимо - такое жесткое требование содержит новая редакция п.4 постановления N 663, которая вступила в силу с 20 июля 2002 г. В принципе, такую норму можно было найти и раньше в статье 121 КЗоТа, но там она звучала не столь категорично. Да и пункт 1.17 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, вроде, и сейчас позволяет по уважительным причинам аванс командированному работнику не выдавать. Но мы не советуем опираться в этом вопросе на Инструкцию, поскольку она - подзаконный акт и в связи с внесением изменений в постановление N 663 ее текст, вероятно, в этой части изменят. Иначе руководители предприятий могут быть привлечены к административной ответственности за нарушения требований законодательства о труде и уплатят штраф в размере от 15 до 50 необлагаемых минимумов доходов граждан (статья 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях).
4. Выполнение п.3:
подготовка и подача в уполномоченный банк
заявки на получение наличной инвалюты
для командировки
Предприятие, конечно, может направить работников за рубеж и с корпоративной платежной карточкой, что очень удобно, но чаще аванс выдают наличностью, поэтому рассмотрим этот вариант.
Заявка на ее получение из кассы банка должна содержать следующие сведения*******:
- номер и дату приказа (распоряжения);
- фамилию, имя и отчество лиц, которые выезжают за рубеж;
- срок пребывания за рубежом;
- расчет расходов.
Рассчитывая расходы, помните, что из кассы банка на одного работника можно получить:
- не более 300 долларов США******** в сутки (для оплаты суточных и расходов по найму жилого помещения за рубежом);
- до 1000 долларов США******** (для обеспечения транспортных расходов*********).
В нашем примере Карпенко И. Ф. причитается по 213,2 евро в сутки ((800 + 266) : 5), а Сидоренко А. И. - по 146,8 евро в сутки ((480 + 254) : 5), что составляет по 210 и 144,6 долл. США соответственно (при условном курсе НБУ 5,26 за евро и 5,34 за долл. США).
Кроме заявки, в банк необходимо предоставить поручение на получение средств на командировку в кассе этого банка.
В обмен на все эти документы вам должны выдать иностранную валюту и справки по форме 01с********** на каждого командированного работника (если, конечно, они выезжают не в составе делегации). Справка нужна для вывоза за рубеж до 10000 долларов США*********** наличностью (с обязательным указанием суммы втаможенной декларации). Если же командированный работник вывозит не более 1000 долларов США************, то справка ему не нужна и на таможне достаточно устно задекларировать эту сумму*************.
5. Ознакомление работника со справкой-
расчетом на выданный аванс и
действующими положениями об отчете
за его использование
Напомним, что после возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет о средствах, потраченных в командировке. Остаток неизрасходованного аванса возвращают в кассу предприятия в тех денежных единицах, в которых он был выдан, причем не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (если применяли корпоративные пластиковые карточки международных платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) 20 рабочих дней). Иначе с работника может быть взыскана сумма, втрое превышающая такой остаток, пересчитанный в гривни по курсу НБУ на день погашения задолженности (статья 2 Закона Украины "Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" от 06.06.95 г. N 217/95-ВР). Полученными деньгами прежде всего возмещают убытки предприятия, а остаток перечисляют в Государственный бюджет Украины.
6. Оформление командировочного удостоверения
и отметка о выезде работника в
соответствующем журнале
Бухгалтерский и налоговый учет
аванса на загранкомандировку
Ну вот, половина хлопот позади - сотрудники уехали в загранкомандировку. Сейчас они, наверное, наслаждаются заморскими красотами, а бухгалтеру, как известно, "не нужен берег турецкий, чужая земля не нужна". Ему надо отразить выданный на командировку аванс.
Итак, согласно пп.5.4.8 Закона о прибыли в налоговом учете командировочные расходы включают в состав валовых расходов только при наличии двух пакетов документов: первый доказывает связь командировки с хозяйственной деятельностью, второй подтверждает стоимость расходов командированного работника. Поскольку все документы, как правило, будут на предприятии только после командировки, то и расходы по ней включат в состав валовых расходов на дату утверждения авансового отчета.
В бухгалтерском учете и того проще: выданный на командировку аванс относят на расчеты с подотчетными лицами (субсчет 372), и поскольку он является немонетарной статьей************** согласно положениям П (С)БУ 21 "Влияние изменений валютных курсов"***************, его сумму не пересчитывают при изменении курса НБУ. Если же работник возвращает предприятию неизрасходованную часть полученного аванса, то на нее курсовую разницу все же насчитывают (т.к. эта часть аванса стала монетарной).
Обобщим наш пример. Предположим, что предприятие получило из кассы банка для командировки в Германию 1800 евро и выдало их директору Карпенко И. Ф. (1066 евро) и менеджеру СидоренкоА. И. (734 евро). Билеты на самолет Киев Мюнхен и обратно стоимостью 800 долл. США (оплата в гривнях по курсу НБУ) были приобретены по безналичному расчету. Бухгалтерский и налоговый учет этих операций представим в таблице.
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Бухгалтерский учет ¦Налоговый ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ учет ¦
¦ ¦ +----------------------------------+----------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ Сумма, грн. ¦ ВР, грн. ¦
+---+--------------------------+---------+---------+--------------+----------¦
¦ 1 ¦Оплачены билеты на ¦ 377 ¦ 311 ¦ 4272 ¦ - ¦
¦ ¦самолет (курс НБУ 5,34 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦грн./долл. США) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+---------+---------+--------------+----------¦
¦ 2 ¦Получены и переданы ¦ 372 ¦ 377 ¦ 4272 ¦ - ¦
¦ ¦командированным ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работникам билеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+---------+---------+--------------+----------¦
¦ 3 ¦Поступило с валютного ¦ 302 ¦ 312 ¦ 1800 EUR ¦ - ¦
¦ ¦счета в кассу для выдачи ¦ ¦ ¦ --------- ¦ ¦
¦ ¦аванса на командировку ¦ ¦ ¦ 9468 грн. ¦ ¦
¦ ¦(курс НБУ 5,26 грн./евро) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+---------+---------+--------------+----------¦
¦ 4 ¦Выдан аванс ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 1066 EUR ¦ ¦
¦ ¦Карпенко И. Ф. ¦ 372 ¦ 302 ¦ ------------ ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 5607,16 грн. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 734 EUR ¦ ¦
¦ ¦Сидоренко А. И. ¦ 372 ¦ 302 ¦ ------------ ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3860,84 грн. ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
__________________
* 3акон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. N 283/97-ВР, с изменениями и дополнениями.
** Утверждена приказом МФУ от 13.03.98 г. N 59. Опубликована в газете "Все о бухгалтерском учете" N 108 за 2001 год.
*** Постановление КМУ от 11.07.2002 г. N 977 "О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 года N 663".
**** Постановление КМУ от 23.04.99 г. N 663 "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж".
***** Соответствует норме суточных расходов при командировках в Германию, установленных в приложении к постановлению N 977.
****** Курс условный.
******* См. Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. N 119, с изменениями и дополнениями.
******** Или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день выдачи средств из уполномоченного банка.
********* Правилами N 119 также установлено получение инвалюты для эксплуатационных расходов транспортных средств и на другие виды расходов.
********** См. приложение 4 к Инструкции о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, которая утверждена постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. N 283, с изменениями и дополнениями.
*********** Или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день оформления таможенной декларации.
************ Или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день пересечения таможенной границы.
************* См. Инструкцию о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденную постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. N 283, с изменениями и дополнениями.
************** Монетарными считаются статьи баланса о денежных средствах, а также о таких активах и обязательствах, которые будут получены или уплачены в фиксированной (или определенной) сумме денег или их эквивалентов. Все остальные - немонетарные.
*************** Утверждено приказом МФУ от 10.08.2000 г. N 193.
"Все о бухгалтерском учете"
N 74 (741) от 21 августа 2002 г.