Едем в командировку за границу!
В первой части консультации мы с вами, уважаемые читатели, отправили сотрудников в загранкомандировку. И вот они вернулись. Сколько новых впечатлений и рассказов о "заморских чудесах" привезли они оттуда! Да и без маленьких подарков начальству и друзьям, вероятно, не обошлось. И, скорее всего, половина первого рабочего дня после командировки прошла в "теплой и дружеской обстановке" по обмену опытом зарубежной жизни. А может быть, у вас было на оборот: все привыкли к поездкам за рубеж и никто не заметил, что коллега побывал в загадочной Кабо-Верде или почти родной Германии. Но в любом случае бухгалтеру предстоит принять утвержденный авансовый отчет и отразить его в учете. Прочитав нашу консультацию, вы отлично справитесь с этим делом.
Сразу скажем, что на практике руководитель часто требует от вернувшихся из командировки письменного отчета о результатах проделанной работы (с соответствующими выводами и копиями договоров, протоколов и других документов, которые были подписаны или согласованы в это время). Что ж, надо отдать должное профессиональной организации дел на таких предприятиях и энергичности патронов: они умеют не только ставить задачи перед своими подчиненными, но и спрашивать об их решении. А для бухгалтерии этот отчет тоже многое проясняет: в нем могут быть ссылки на документы, доказывающие связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, но подробнее о них чуть ниже.
Авансовый отчет
Его составляют по типовой форме и предоставляют в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Все расходы, включенные в авансовый отчет, непременно должны быть подтверждены реально уплаченной суммой из документов (кроме, безусловно, суточных). И лучше, чтобы работник привез из командировки именно "свои" документы. Если же их выписали сразу на несколько человек, а указали только одну фамилию, то при проверке будет сложно доказать право отсутствующих лиц на возмещение таких расходов. Хорошо бы предусмотрительно перевести все документы с иностранного языка, ведь рано или поздно это придется делать по запросу налоговых органов.
Итак, за время пребывания в командировке работнику выплачивают суточные и возмещают* следующие расходы.
Расходы на проезд
Это целый комплекс затрат. В него включают такие:
1. На проезд, включая предварительный заказ билетов к месту командировки и обратно.
Причем если вокзал, аэропорт или пристань при отправлении, возвращении и пересадке расположены за пределами города, то стоимость билетов на проезд к ним тоже оплачивают.
В случае поездки в загранкомандировку на служебном автомобиле обязательно утверждают маршрут. И расходы на ГСМ возмещают по действующим нормам за километр пробега по такому маршруту (пункт 1.13 раздела II Инструкции о командировках**). Компенсируют расходы на техническое обслуживание, стоянку, парковку, а также сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами. Но в налоговом учете затраты на ГСМ, стоянку и парковку легковых автомобилей нельзя включать в валовые расходы.
2. На пользование постельными принадлежностями в поездах.
3. На перевоз багажа.
4. На оплату аэропортных сборов.
5. На проезд по месту командировки городским транспортом: рейсовыми автобусами, метро, троллейбусами, трамваями и т.п. (кроме такси), но только при отсутствии у командированного бесплатных средств передвижения.
6. На проезд по стране командирования, причем вид транспорта определяет работник, если, конечно, руководитель предприятия не ограничил его в выборе. А вот арендовать автомобиль или использовать такси можно только с разрешения начальства (пункт 1.8 раздела II Инструкции о командировках).
Расходы на проживание
Это могут быть затраты:
- на оплату счетов за место в гостинице (мотеле) или по найму других жилых помещений;
- на питание, включенное в счет за проживание;
- на бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, белья, обуви), также внесенные в такой счет;
- за указанное в этом же документе пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые надо платить отдельно), кондиционером***.
Прочие расходы
Например:
- на оплату телефонных счетов.
Для того чтобы доказать, что по телефону решались производственные вопросы (а не личные), рекомендуем командированному работнику составить и утвердить у руководителя отчет. В нем в произвольной форме записать даты телефонных разговоров, номера телефонов, фамилии собеседников, темы и продолжительность разговоров. Мы считаем, что информация из этого отчета убедит контролирующие органы в непосредственной связи таких затрат с хозяйственной деятельностью предприятия;
- на оформление загранпаспортов;
- разрешений на въезд (виз);
- на комиссионные при обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны командировки;
- обязательное страхование;
- на представительские расходы. Если на вашем предприятии решили, что в загранкомандировке для рекламы собственной продукции (товаров, работ, услуг) необходимо организовать официальный прием (завтрак, обед, ужин), то заранее побеспокойтесь о распорядительных документах: приказе об организации переговоров, приглашении для участников, программе проведения деловой встречи, смете расходов на проведение мероприятия****. Иначе у налоговых органов будут все основания характеризовать понесенные расходы как финансирование собственных нужд физического лица со всеми вытекающими отсюда последствиями (подоходным налогом и т.п.). Кроме того, предприятию невыгодно, чтобы представительские расходы были оплачены наличными, ведь Закон о прибыли запрещает относить такие расходы к валовым (пп.5.4.8) и оптимально их оплатить с помощью корпоративной платежной карточки. Если вы выполните все требования Закона о прибыли, можете увеличить валовые расходы на стоимость представительских, но в пределах 2% от налогооблагаемой прибыли за предыдущий налоговый квартал. Отражают такие затраты отдельно от командировочных в соответствующей строке Декларации о прибыли.
- другие документально оформленные расходы, без которых нельзя въехать и находиться в месте командировки, включая уплаченные при этом любые сборы и налоги.
Суточные
Как рассчитывать суточные для аванса на загранкомандировку, мы для вас подробно описали в первой части консультации. Но для того чтобы иметь право на суточные, после возвращения из командировки, работник непременно должен предоставить документы. Что именно - зависит от наличия полного пограничного контроля между Украиной и страной командирования. От этого зависят и нормы суточных за дни проезда командированного по родной земле. Поэтому сначала рассмотрим различия, а затем общее для командировок в разные страны.
Так, при командировке в страну, с которой Украина не имеет пограничного контроля или он упрощен, работник предоставляет командировочное удостоверение***** с отметками****** командирующей и принимающей сторон. Если же был а транзитная остановка в Украине, то суточные за все время проезда по нашей Родине возмещают по нормам для отечественных командировок, в противном случае - по нормам для загранкомандировок*******.
Понимание ситуации облегчат наши примеры.
Первый: работник предприятия, которое находится в г. Киеве, выехал 9 сентября прямым поездом в командировку в Москву. Туда он прибыл 10 сентября (о чем есть отметка в командировочном удостоверении). В этом случае суточные за 9 сентября рассчитывают в размере, определенном для загранкомандировок.
Второй: работникпредприятия, возвращаясь в Луганск из командировки в Беларусь, сделал пересадку в г.Киеве (о чем свидетельствует железнодорожный билет), тогда суточные за время проезда по Украине - 18 грн.
А при командировке в страну, с которой установлен полный пограничный контроль, необходим паспорт (или документ, который его заменяет) с отметками пограничников (не забудьте ксерокопию этих отметок, заверенную отделом кадров или руководителем предприятия, приложить к авансовому отчету). При такой командировке в командировочном удостоверении достаточно отметок родного предприятия: они необходимы для контроля за временем проезда по украинской территории, ведь суточные за это время возмещают по нормам для Украины.
Например, дата выезда в командировку в Германию - 9 сентября, а дата пересечения границы - 10 сентября. Тогда суточные за 9 число - 18 грн.
Теперь об общих особенностях для всех стран. В первой части консультации мы привели нормы суточных для загранкомандировок. Напомним их:
- если в счете гостиницы не указана стоимость питания - 280 грн.;
- если указана стоимость одноразового питания - 224 грн.;
- при двухразовом питании - 154 грн.;
- при трехразовом - 98 грн.
Но если после возвращения из командировки выяснилось, что принимающая сторона, кроме того, обеспечивала командированного работника инвалютой для компенсации текущих расходов********, то натакую сумму суточные надо уменьшить или вообще их не выплачивать (если выданная зарубежным партнером сумма оказалась большей либо равной сумме, рассчитанной по украинскому законодательству).
И знайте: при утверждении авансового отчета суточные рассчитывают за каждый день командировки, а если она длится только один день, то их выплачивают в полном размере.
Поэтому очень важно запомнить, что днем отъезда считают день отправления транспортного средства с места постоянной работы командированного (если время отправления до 24-х часов - текущие сутки, а с 00 часов и позднее следующие сутки). Но бывают случаи, когда станция (пристань или аэропорт) находится вне населенного пункта, где работает командированный. Тогда время для проезда к ним засчитывают в срок командировки. День возвращения определяют аналогично дате отъезда.
Возможны и форсмажорные обстоятельства, влияющие на длительность командировки. Но исключительно уважительные причины (болезнь и пр.) учтет руководитель предприятия и может разрешить продлить срок командировки (не более, чем на 60 календарных дней). Необходимость задержки подтверждают справкой дипломатического или консульского учреждения Украины за рубежом, а документы о временной нетрудоспособности меняют на больничные листы установленного образца. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не платят зарплаты, не возмещают суточных, расходов по найму помещения и др. (пункт 1.10 раздела II Инструкции о командировках).
Окончательный расчет
с командированным работником
Мы уверены, что, прочитав первую часть консультации, вы предусмотрительно ознакомили командированного работника с требованиями законодательства о сроках отчета и возврата неиспользованного аванса. И благодаря этому после возвращения из командировки он вовремя отчитался и даже внес в кассу остаток выданных под отчет денег. Еще раз освежим в памяти, что такой остаток возвращают в той инвалюте, в которой был выдан аванс, и не позднее трех рабочих дней после окончания командировки (если применяли корпоративные пластиковые карточки международных платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней). А нарушители указанных сроков возмещают предприятию убытки согласно статье 2 Закона N 217*********. Полученную от работника инвалюту сдают в банк в течение 5 банковских дней со времени оприходования в кассу предприятия**********.
Но бывают случаи, когда для окончательного расчета работнику необходимо выплатить дополнительные средства. Например, когда командировка была продлена (что обязательно фиксируют в приказе по предприятию) или стоимость проезда или проживания превысила планируемые показатели и руководитель предприятия разрешил компенсировать эти расходы. В таком случае работнику выплачивают только гривни по курсу НБУ на день погашения задолженности, но не позднее трех рабочих дней после возвращения.
Безусловно, очень просто определить сумму долга (предприятия перед работником или наоборот), когда валюта аванса совпадает с валютой в подтверждающих документах. "А что же делать, если выдали, например, доллары США, а документы в евро?" - спросите вы. Тогда очень важно наличие справок об обмене валюты аванса на валюту таких документов. Если командированный приложил к авансовому отчету такую справку, то, конечно же, сумму, указанную в ней, пересчитывают по курсу обмена. А если справки нет - то по кросс-курсу, иссчисленному по курсу НБУ на день утверждения авансового отчета (пункт 1.17 раздела II Инструкции о командировках).
На примере вы легко поймете все вышесказанное. Работнику был выдан аванс в размере 1300 долларов США для командировки во Францию (из них суточные составили 200 долларов). Документы на проживание и проезд свидетельствуют, что он потратил 880 евро. Так вот, если справка об обмене есть и в ней, например, курс 1,10 евро за Доллар США, то работник потратил 800 долларов США (880 евро: 1,1) и ему надо вернуть родному предприятию 300 долларов США. Без справки расчет сделают по кросс-курсу. Предположим, курс НБУ на дату утверждения авансового отчета составляет: к доллару США - 5,33 грн., а к евро - 5,16 грн. Получается, 880 евро - это 852 доллара США (880 х (5,16:5,33), а значит, работник сдаст в кассу 248 долларов. Естественно, мы при вел и условный пример, когда сумма к возврату, рассчитанная без справки об обмене, оказалась меньше, чем если бы такая справка была. В реальной жизни может быть все наоборот.
Бухгалтерский учет расходов
на загранкомандировку
По сравнению с налоговым, бухгалтерский учет загранкомандировок очень прост. Прежде всего необходимо выяснить, на какой из затратных счетов относить расходы. Зависит код счета от цели командировки. Так, если она:
- связана с организацией производства и управления цехами, участками, отделениями, бригадами и другими подразделениями основного и вспомогательного производства, то это счет 91 "Общепроизводственные расходы";
- касается управления и обслуживания производства - то 92 " Административные расходы";
- затрагивает вопросы сбыта продукции - 93 "Расходы на сбыт";
- связана с исследованиями и разработками - 94 "Прочие расходы операционной деятельности";
- своей целью ставит приобретение запасов - 20 "Производственные запасы", 25 "Полуфабрикаты", 28 "Товары" и другие счета учета запасов.
Теперь запомним правило: затраты в иностранной валюте на загранкомандировку включают в расходы по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств***********. Если же работнику причитается какая-то сумма к получению, то именно ее рассчитывают по курсу на день утверждения авансового отчета, выплачивая при этом гривни************. А когда работник должен предприятию - неизрасходованную часть полученного аванса отражают по курсу НБУ надень поступления денег в кассу.
Налог на прибыль
Вне всякого сомнения в состав валовых расходов командировочные включают только тогда, когда на предприятии есть документы, доказывающие связь командировки с хозяйственной деятельностью. В подпункте 5.4.8 Закона о прибыли приведен перечень таких документов. Это:
- приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадаете деятельностью предприятия;
- заключенный договор (контракт);
- другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;
- документы, удостоверяющие участие в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью.
Кроме того, однозначно должны быть документы, которые подтверждают стоимость расходов командированного работника транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), счета из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляли услуги по размещению и проживанию, страховые полисы и т.д. Для суточных обязательно - наличие командировочного удостоверения либо паспорта с отметками органов пограничного контроля (см. подробнее раздел "Авансовый отчет" этой консультации).
Что ж, с документами мы разобрались. Перейдем к решению вопроса "А в какой же сумме включать затраты на загранкомандировку в валовые расходы?" Рассмотрим его отдельно для суточных и других расходов.
Суточные. Раньше*************, когда суточные определяли, опираясь на официальный прогнозный курс (а он значительно отличался оттекущего курса НБУ), существовало несколько мнений. Одно из них - суточные относят к валовым расходам в размере балансовой стоимости валюты - высказано в письме ГНАУ от 06.02.2002 г. N 773/6/23-5215. Второго - в размере предельных норм, установленных в гривнях, - придерживались Госкомпредпринимательства (письмо от 24.05.2002 г. N 2-221/2855) и наша редакция. Сегодня, когда прогнозный курс не используют и суточные не должны превышать эквивалента предельных норм, рассчитанного по курсу НБУ на день получения средств из кассы уполномоченного банка, мы надеемся, проблема исчерпана. И сейчас каждому ясно, что в состав валовых расходов включают предельные нормы. А если руководитель предприятия наложил ограничения на размер суточных (об этом мы писали для вас в первой части нашей консультации) - то в размере реально полученной суммы, пересчитанной по курсу НБУ надень получения денег из кассы банка.
Расходы на проезд, проживание и другие. Согласитесь, на такие расходы можно посмотреть и как на стоимость услуг, которые опосредованно приобретает предприятие через своего командированного работника. Для услуг, которые оплачивают в иностранной валюте, своя норма в Законе о прибыли - это пп.7.3.2, который гласит, что такие затраты включают в валовые расходы в размере балансовой стоимости инвалюты. А поскольку инвалюту чаще всего приобретают в уполномоченном банке за гривни, то в данном случае балансовой стоимостью инвалюты будет сумма гривен, уплаченных за нее (без комиссионных, разумеется).
Но получение и оплата услуг происходят в разные моменты времени, стало быть, неизбежно возникает задолженность. Когда выдают аванс на командировку, возникает задолженность работника перед предприятием. В налоговом учете любую задолженность предприятия или перед предприятием отражают, пересчитывая по курсу НБУ на дату ее возникновения (первый абзац пп.7.3.3 Закона о прибыли). Но при выдаче аванса еще нет всех документов, необходимых для включения затрат по командировкам в состав валовых расходов. Утверждая авансовый отчет, руководитель предприятия признает целесообразность понесенных в командировке затрат, и на их сумму уменьшается задолженность работника. Значит, действует правило: если задолженность в инвалюте погашают в течение отчетного периода, то ее стоимость пересчитывают по курсу НБУ на дату такого погашения (второй абзац пп.7.3.3 Закона о прибыли). Кроме того, на дату утверждения авансового отчета уже имеются все необходимые документы, доказывающие связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия. Поэтому мы считаем, что затраты по загранкомандировкам (кроме суточных) включают в состав валовых расходов по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета.
Понятно, кроме стоимости алкогольных напитков, табачных изделий, суммы "чаевых"**************, платы за зрелищные мероприятия, а также наличности, которая потрачена на представительские и рекламные цели, - эти расходы вообще запрещено туда относить (пп.5.4.8 Закона о прибыли).
В Декларации о прибыли предприятия расходы на служебные командировки отражают в строке 23 приложения Ж.
Как видите, суммы затрат на одну и ту же загранкомандировку в налоговом и бухгалтерском учете могут не совпасть - мы советуем вам составлять и прилагать к авансовому отчету справку с расчетами.
Подоходный и соцсборы
Общеизвестно, что командировочные в размере фактических затрат и суточные в пределах норм, предусмотренных действующим законодательством, являются компенсационными выплатами. То есть их не включают в месячный совокупный налогооблагаемый доход работника (п. "г" ст.5 Декрета КМУ от 26.12. 92 г. N 13-92 "О подоходном налоге с граждан"). Эти расходы также не входят в состав фонда оплаты труда (п.4.2 Инструкции по статистике заработной платы***************). Следовательно, никаких удержаний и начислений на такие командировочные не делают. Причем никакого значения не имеет, отнесло ли предприятие затраты по командировке к составу валовых расходов или нет.
Все обстоит с точностью до наоборот, когда работнику возмещают расходы сверх норм. Тогда суммы превышения увеличат месячный совокупный налогооблагаемый доход и фонд оплаты труда****************** человека. С них удержат подоходный налог и все сборы. Кроме того, они входят в объект для начисления сборов в социальные фонды.
Примеры
И, как всегда, условно-числовые примеры, которые помогут вам пролить свет в бухгалтерском и налоговом учете загранкомандировок.
Помните, в первой части этой консультации ООО "Дельта" отправило в Германию своего директора И. Ф. Карпенко и менеджера А. И. Сидоренко для подписания договора о поставке продукции с фирмой "РарреГ. Как эти работники отчитались после своего возвращения, покажем отдельно.
Пример 1. Командировка директора И. Ф. Карпенко
23 августа 2002 года он получил аванс - 1066 евро и билеты на самолет Киев - Мюнхен и обратно (стоимостью по 1068 грн. каждый), которые предприятие приобрело по "безналу". Командировку планировали на 5 дней с 26 августа, но согласование условий договора заняло больше времени, и для Карпенко ее пришлось продлить на 4 дня (по 3 сентября включительно). Приказ об этом сразу же подписал заместитель директора ООО "Дельта" - на предприятии знали, что налоговые органы тщательно проверяют все распорядительные документы по командировкам. Билеты на самолет из Мюнхена пришлось сдать (полученные 120 евро разрешено использовать в командировке) и взять билеты на автобус.
После успешного возвращения с подписанным договором директор И.Ф. Карпенко составил авансовый отчет, к которому приложил следующие документы:
1) билет на самолет на 26 августа рейс Киев - Мюнхен на сумму 1068 грн. (НДС - 150 грн.);
2) квитанцию о сдаче билета на 30 августа рейса Мюнхен - Киев стоимостью 1068 грн. и возврате 50% уплаченной суммы в размере 120 евро;
3) билет на автобус на 2 сентября рейса Мюнхен - Киев стоимостью 70 евро;
4) счет за проживание в гостинице с 27 августа по 2 сентября на сумму 1225 евро;
5) счет за телефон на сумму 50 евро (отчет о телефонных разговорах утвердил замдиректора);
6) загранпаспорт с отметками о пересечении границы с Германией 26 августа, с Украиной - 2 сентября.
В авансовом отчете были рассчитаны суточные за 26.08-02.09 по 280 грн. (из них за 5 дней выдан аванс в сумме 266 евро, а за 31.08-02.09 надо доплатить), за 03.09 - 18 грн.
Авансовый отчет утвержден 4 сентября в сумме 1611 евро (1225 + 50 + 70 + 266) и 858 грн. (280 х 3 + 18). Кроме того, в затраты на командировку включена стоимость билета на самолет Киев - Мюнхен - 1068 грн.
Курс НБУ на 04.09.2002 условно составил 5,24 грн./евро.
Итого И.Ф. Карпенко было выдано 1186 евро (1066 в качестве аванса и 120 как задолженность за билет на самолет).
К доплате 425 евро (1611 - 1186) и 858 грн. Евро пересчитывают по курсу НБУ на день погашения задолженности перед работником, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки. И. Ф. Карпенко деньги получил 5 сентября, курс НБУ составил в этот день 5,23 грн./евро.
Итого ему выплатили 3080 грн. 75 коп.
Некомпенсированные затраты предприятия от вынужденного отказа от билета на рейс Мюнхен - Киев - 438 грн. (1068 - (120 евро х 5,25*****************)). И, ясное дело, если вы причисляете себя к смелым налогоплательщикам, готовым доказывать налоговым органам связь таких расходов схозяй-ственной деятельностью (мы солидарны с вами в этом), то можете включить их в состав валовых расходов предприятия.
Бухгалтерский и налоговый учет рассмотренной загранкомандировки представим в таблице 1.
Таблица 1
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Бухгалтерский учет ¦Налоговый¦
¦п/п¦ ¦ ¦ учет ¦
¦ ¦ +---------------------------+---------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ Сумма, ¦ВР, грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ грн. ¦ ¦
+---+----------------------------------+--------+--------+---------+---------¦
¦ 1 ¦Отнесена на расходы сумма на ¦ 92 ¦ 372 ¦10240,16*¦ 10223,80¦
¦ ¦основании утвержденного авансового¦ ¦ ¦ ¦ ** ¦
¦ ¦отчета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦* Авансовый отчет был утвержден в сумме 161 1 евро и 858 грн., да еще ¦
¦стоимость билета на самолет Киев - Мюнхен - 918 грн. (150 грн. НДС). Из ¦
¦суммы в 1611 евро в бухгалтерском учете: 1066 - отражают по курсу НБУ 5,26 ¦
¦на день выдачи аванса; 120 - по курсу НБУ 5,25 на день получения денег из ¦
¦кассы аэрокомпании; 425 - по курсу НБУ 5,24 на день утверждения авансового ¦
¦отчета, потому что эта сумма предназначена к выплате работнику. ¦
¦Итого: 5607,16 + 630 + 2227 + 858 + 918 = 10240,16 грн. ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦** В налоговом учете сумма в инвалюте пересчитывается в гривни по курсу НБУ ¦
¦на дату утверждения авансового отчета, а сумма суточных отражена только в ¦
¦размере предельных норм. В нашем примере: ¦
¦(1345 х 5,24 + 8 х 280 + 18 + 918) = 10223,80 грн. ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ 2 ¦Отражена сумма налогового кредита ¦ 641 ¦ 372 ¦ 150 ¦ - ¦
¦ ¦по НДС по билету на самолет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------+--------+--------+---------+---------¦
¦ 3 ¦Отражены затраты предприятия от ¦ 92 ¦ 372 ¦ 438 ¦ 438*** ¦
¦ ¦аннулированного билета на самолет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------+--------+--------+---------+---------¦
¦ 4 ¦Отражена курсовая разница по сумме¦ 372 ¦ 714 ¦ 4,25 ¦ - ¦
¦ ¦евро, эквивалент которой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦причитается к выплате ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦425 х (5,24 - 5,23) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------+--------+--------+---------+---------¦
¦ 5 ¦Выдана гривневая задолженность по ¦ 372 ¦ 301 ¦ 3080,75 ¦ - ¦
¦ ¦командировке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦*** Для тех, кто сомневается в связи этих расходов с хозяйственной ¦
¦деятельностью предприятия, лучше не увеличивать валовых расходов. ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Пример 2. Командировка менеджера А. И. Сидоренко 23 августа 2002 года она получила аванс - 734 евро и билеты на самолет Киев - Мюнхен и обратно (стоимостью по 1068 грн. каждый), которые предприятие приобрело по "без-напу". Каки планировали, командировка Сидоренко продолжалась 5 дней - с 26 по 30 августа.
Авансовый отчет был составлен и утвержден 4 сентября 2002 года. К нему были приложены следующие документы:
1) билеты на самолет рейса Киев - Мюнхен и обратно общей стоимостью 2136 грн. (НДС - 300 грн.);
2) счет за проживание в гостинице с 27 по 29 августа на сумму 450 евро;
3) загранпаспорт с отметками о пересечении границы с Германией 26 августа, с Украиной - 30 августа.
Авансовый отчет утвержден 4 сентября в сумме 704 евро (450 + 254). Кроме того, в затраты на командировку включена стоимость билетов на самолет.
Курс НБУ на 04.09.2002 условно составил 5,24 грн./евро.
Итого А. И. Сидоренко было выдано 734 евро.
К возврату 30 евро (734 - 704).
Инвалюту А. И. Сидоренко внесла в кассу 5 сентября, курс НБУ в этот день - 5,25 грн./евро.
Бухгалтерский и налоговый учет рассмотренной загранкомандировки представлен в таблице 2.
Таблица 2
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Бухгалтерский учет ¦Налоговый¦
¦ ¦ ¦ ¦ учет ¦
¦п/п¦ +--------------------------+---------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ Сумма, ¦ВР, грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ грн. ¦ ¦
+---+-----------------------------------+-------+-------+----------+---------¦
¦ 1 ¦Отнесена на расходы сумма на ¦ 92 ¦ 372 ¦ 5539,04* ¦ 5529** ¦
¦ ¦основании утвержденного авансового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отчета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦* Авансовый отчет был утвержден в сумме 704 евро и стоимость билетов на ¦
¦самолет - 1836 грн. (300 грн. НДС). Сумму в 704 евро в бухгалтерском учете ¦
¦отражают по курсу НБУ - 5,26 на день выдачи аванса. ¦
¦Итого: 3703,04 + 1836 = 5539,04 грн. ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦** В налоговом учете сумма в инвалюте пересчитывается в гривни по курсу НБУ ¦
¦на дату утверждения авансового отчета, а сумма суточных отражена в размере ¦
¦норм, установленных в приказе на командировку. В нашем примере: ¦
¦450 х 5,24 + 5 х 267 + 1836 = 5529 грн. ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦ 2 ¦Отражена сумма налогового кредита ¦ 641 ¦ 372 ¦ 300 ¦ - ¦
¦ ¦по НДС по билету на самолет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------------------+-------+-------+----------+---------¦
¦ 3 ¦Отражена курсовая разница по сумме ¦ 945 ¦ 372 ¦ 0,3 ¦ - ¦
¦ ¦неиспользованного аванса в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦инвалюте: 30 х (5,26 - 5,25) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------------------------------+-------+-------+----------+---------¦
¦ 4 ¦Внесена инвалюта в кассу ¦ 302 ¦ 372 ¦ 30 ¦ - ¦
¦ ¦предприятия ¦ ¦ ¦EUR/157,50¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
____________________
* Возмещение расходов происходит только при утверждении авансового отчета, а полученный перед командировкой аванс является лишь обеспечением возможных затрат командированного.
** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. N 59.
*** Эти затраты возмещают командированному работнику на основании пп. "б" п.1.4 раздела II Инструкции о командировках. Но обратите внимание, что в пп.5.4.8 Закона о прибыли такие расходы не названы и формально у проверяющих могут возникнуть претензии относительно включения их в валовые расходы предприятия.
**** Пункт 1.11 раздела II Инструкции о командировках запрещает возмещать некоторые виды расходов, в том числе стоимость алкогольных напитков и табачных изделий. Мы считаем, что это не касается выпивки и сигарет, включенных в меню официального приема.
***** Форма которого установлена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. N 260.
****** Отметки заверяют печатью, которая удостоверяет подпись должностного лица, обязанного осуществлять регистрацию командированных.
******* Подпункт "г" п. 1.7 раздела II Инструкции о командировках.
******** Кроме затрат на проезд до страны назначения и обратно и по найму жилого помещения.
********* Закон Украины "Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" от 06.06.95 г. N 217/95-ВР.
********** Пункт 4.2 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. N 119, с изменениями и дополнениями.
*********** На основании п.6 П(С)БУ21 "Влияние валютных курсов".
************ По курсу НБУ на дату погашения задолженности, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
************* Т.е. до 20 июля 2002 года -даты вступления в силу постановления КМУ от 11.07.2002 г. N 977.
************** За исключением случаев, когда суммы таких "чаевых" включены в счет на основании страны командировки.
*************** Утверждена приказом Минстата Украины от 11.12.95 г. N 323.
**************** Пункт 2.34 Инструкции по статистике заработной платы.
***************** Курс НБУ на дату получения денег за сданный в кассу аэрокомпании билет.
"Все о бухгалтерском учете" N 87 (754) от 25 сентября 2002 г.