Расчеты по претензиям: организация претензионно-исковой работы,
бухгалтерский и налоговый учет
В процессе работы предприятие поддерживает связи с большим количеством партнеров. Отношения между предприятием и его контрагентами регулируются путем заключения договоров, выполнение условий которых обязательно для обеих подписавших их сторон. Однако бывает, что в силу различных причин контрагенты предприятия не соблюдают условий договора, что может повлечь за собой нанесение ущерба. Для его возмещения на предприятиях должна вестись претензионно-исковая работа. Правильная организация такой работы и своевременное отражение ее результатов в учете является залогом стабильной и эффективной работы предприятия. Вниманию читателей предлагается статья, в которой рассматриваются основы организации претензионной и исковой работы на предприятии, ее документальное оформление, а также бухгалтерский и налоговый учет расчетов по претензиям.
Организация претензионно-исковой работы на предприятии.
Порядок приемки поступившей продукции
Порядок ведения претензионно-исковой работы определяют следующие нормативные документы:
1. Хозяйственный процессуальный кодекс Украины (далее - ХПК).
2. Рекомендации Министерства юстиции Украины "О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации" от 15.01.96 г. N 2 (далее - Рекомендации).
Следует отметить, что предприятия, допустившие нарушения имущественных прав и законных интересов других предприятий и организаций, обязаны возобновить их, не дожидаясь предъявления претензии (ст.6 ХПК). В случае если предприятие-нарушитель не предприняло соответствующих мер, то предприятие, интересы которого нарушены, с целью непосредственного урегулирования спора обращается к ответчику с письменной претензией.
Согласно ст.6 ХПК в претензии указываются:
а) полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и предприятия, организации, которым претензия предъявляется; дата предъявления и номер претензии;
б) обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия; доказательства, подтверждающие эти обстоятельства; ссылка на соответствующие нормативные акты;
в) требования заявителя;
г) сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке; платежные реквизиты заявителя претензии;
д) перечень документов, прилагающихся к претензии, а также других доказательств.
К претензии должны быть приложены все документы, необходимые для ее рассмотрения. При этом следует помнить, что к претензии прилагаются оригиналы или соответствующим образом заверенные копии документов, подтверждающих требования заявителя. Документы, имеющиеся у ответчика, можно не прилагать, однако это следует указать в претензии.
Претензия подписывается соответствующим уполномоченным лицом предприятия (руководителем или его заместителем) и направляется адресату заказным или ценным письмом или вручается под расписку. Согласно п.2.5 Рекомендаций юридическая служба предприятия или структурное подразделение, на которое возложены соответствующие обязанности*, регистрируют претензию в "Журнале учета претензий, предъявленных предприятиям" (форма Журнала приведена в приложении N 2 к Рекомендациям).
Претензия подлежит рассмотрению в месячный срок, исчисляемый со дня получения претензии (ст.7 ХПК). В тех случаях, когда обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право перепроверки забракованной продукции предприятием-изготовителем, претензии, связанные с качеством и комплектностью продукции, рассматриваются в течение двух месяцев. Если к претензии не приложены все документы, необходимые для ее рассмотрения, предприятие-ответчик имеет право их вытребовать у заявителя с указанием срока их предоставления, который не может быть меньше 5 дней, без учета времени почтового оборота. При этом установленный срок рассмотрения претензии приостанавливается до получения вытребованных документов или окончания срока их подачи. Для получения таких документов предприятию-ответчику следует в письменной форме обратиться к предприятию-заявителю с требованием о предоставлении необходимых документов, при этом указанное требование должно быть обосновано предприятием-ответчиком. Если вытребованные документы не получены в установленный срок, предприятие-ответчик рассматривает претензию по имеющимся документам. Статьей 7 ХПК предусмотрено, что предприятиеответчик обязано удовлетворить обоснованные требования предприятия-заявителя.
В соответствии со ст.8 ХПК предприятию-ответчику следует в письменной форме сообщить о результатах рассмотрения претензии предприятию-заявителю. В случае если претензия полностью или частично не удовлетворена, предприятиеответчик должно возвратить предприятию-заявителю оригиналы документов, полученных с претензией, а также предоставить документы, обосновывающие отклонение претензии (если их нет у предприятия-заявителя). В случаях, если предприятием-ответчиком такие документы не предоставлены или в течение установленного месячного срока не получен ответ на претензию, а также если предприятие-заявитель не считает обоснованным отклонение претензии, предприятие-заявитель имеет право для защиты своих законных интересов обратиться с заявлением о рассмотрении спора в хозяйственный суд.
Если претензия признается, однако, в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы, то через 20 дней после получения такого ответа, он является основанием для принудительного взыскания задолженности государственной исполнительной службой. Порядок такого взыскания установлен Законом Украины "Об исполнительном производстве" от 21.04.99 г. N 606-XIV. К заявлению о начале исполнительного производства прилагается ответ должника. Если в ответе не указан размер признанной суммы, то к заявлению прилагается также копия претензии.
В случае предъявления претензии предприятию, ее необходимо зарегистрировать в "Журнале учета претензий, предъявленных предприятию" (форма журнала приведена в приложении N 2 к Рекомендациям) и в дальнейшем следить за сроком ее рассмотрения. Следует отметить, что ст.7 ХПК предусмотрена ответственность предприятий за нарушение сроков рассмотрения претензии или оставления ее без ответа - при разрешении хозяйственного спора суд имеет право взыскать в доход государственного бюджета с предприятия, допустившего нарушение, штраф. Размер штрафа за указанные нарушения предусмотрен ст.9 ХПК и составляет два процента от суммы претензии, но не менее пяти (85 грн.) и не более ста (1700 грн.) размеров необлагаемых минимумов доходов граждан.
Необходимо отметить, что в соответствии со ст.71 Гражданского кодекса Украины (далее - ГК) общий срок исковой давности составляет три года. Однако, по отдельным видам требований установлен сокращенный срок исковой давности, который составляет шесть месяцев. Согласно ст.72 ГК сокращенный срок исковой давности установлен по искам о:
1) взыскании неустойки (штрафа, пени);
2) недостатках проданных вещей;
3) поставке продукции ненадлежащего качества;
4) явных недостатках в работе, выполненной по договору подряда;
5) недостатках в работе, выполненной по договорам бытового обслуживания.
Как уже было указано, при предъявлении претензии в ней должны быть приведены доказательства, подтверждающие требования заявителя претензии. Возникает вопрос: как собрать нужные доказательства? Ответ прост - в результате правильно организованной приемки продукции. Нормативными документами, регламентирующими порядок приемки продукции, являются:
1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N П-6 (далее - Инструкция N П-6).
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7 (далее - Инструкция N П-7).
Продукция, поступающая напрямую от поставщика или от транспортной организации, принимается получателем по количеству и качеству.
В соответствии с п.3 Инструкции N П-6 предприятие-получатель должно обеспечить приемку поступившей продукции по количеству в точном соответствии со стандартами, техническими условиями и условиями поставки, а также иными обязательными правилами и договором. В случае, если при приемке продукции по количеству выявлены повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза и количества мест данным, указанным в транспортном документе, то получатель должен оформить результаты приемки продукции по количеству коммерческим актом. Акт должен быть составлен в день выявления недостачи. Требования к содержанию данного акта изложены в п.25 Инструкции N П-6.
Приемка продукции по качеству означает, что получатель должен контролировать качество продукции начиная с качества тары, в которой она доставлена. В зависимости от того, кто доставляет продукцию, необходимо проконтролировать условия доставки и сохранность груза при перевозке. Если при приемке продукции обнаружено, что она не соответствует требованиям стандартов или тара, в которой находится продукция, имеет повреждения, получателю следует приостановить приемку, составить акт на продукцию, осмотренную и принятую, указать в нем, какие именно дефекты выявлены, и пригласить для приемки представителя поставщика. Если по вызову получателя представитель поставщика не явился, то проверка качества продукции проводится экспертом бюро товарных экспертиз или представителем соответствующей инспекции по качеству.
В день окончания приемки продукции составляется акт о фактическом качестве продукции, который подписывается всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Требования к содержанию данного акта приведены в п.29 Инструкции N П-7.
Своевременное и правильное документальное оформление результатов приемки продукции по количеству и качеству позволит получить достаточные доказательства, необходимые для удовлетворения законных требований предприятия. Полученные, в результате правильно организованной приемки товара доказательства также послужат залогом решения спора в пользу предприятия, если дело дойдет до его вынесения на рассмотрение в хозяйственном суде.
Бухгалтерский и налоговый учет
операций по претензиям
Бухгалтерский учет расчетов по претензиям ведется на субсчете 374 "Расчеты по претензиям". Согласно Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. N 291, на субсчете 374 "Расчеты по претензиям" ведется учет расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным им и признанным штрафам, пене и неустойкам. На предприятии при необходимости можно организовать аналитический учет предъявленных претензий в разрезе поставщиков, а также по датам возникновения и погашения задолженности с целью своевременного отражения таких расчетов в синтетическом учете. По каждой претензии следует постоянно контролировать состояние ее досудебного урегулирования с поставщиком и срок истечения исковой давности.
Налоговый учет расчетов по претензиям регламентируется Законом Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. N 283/97-ВР (далее - Закон о прибыли). В соответствии с пп.4.1.6 п.4.1 ст.4 Закона о прибыли суммы штрафов, неустоек или пени, полученных по решению сторон договора или по решению соответствующих государственных органов, суда, хозяйственного или третейского суда, включают в состав валового дохода.
В то же время, согласно пп.4.2.3 п.4.2 ст.4 Закона о прибыли в состав валового дохода не включаются суммы средств или стоимость имущества, полученные предприятием по решению суда (хозяйственного суда) или в результате удовлетворения претензий в порядке, установленном законодательством как компенсация прямых расходов или понесенных убытков, в случае, если они не были отнесены к составу валовых расходов или возмещены за счет средств страховых резервов.
В Законе Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. N 168/97-ВР специальных норм относительно расчетов по претензиям не предусмотрено. Однако предприятию следует помнить о необходимости своевременной корректировки суммы налогового кредита по НДС** в соответствии с изменениями базы налогообложения, как того требует п.4.5 ст.4 указанного Закона.
Рассмотрим на условных примерах порядок отражения в учете расчетов по претензиям.
Пример 1. Предприятие "Зенит" произвело предоплату в сумме 6000 грн., в т.ч. НДС - 1000 грн. предприятию "Сокол" за материалы производственного назначения.
При приемке материалов выявлена недостача на сумму 900 грн., в т.ч. НДС - 150 грн. По факту недостачи составлен соответствующий акт. Поставщику предъявлена претензия: в части возмещения суммы недостачи материалов - 900 грн., в части штрафных санкций за нарушение условий договора - 400 грн.
Претензия поставщиком признана. В счет погашения претензии по недостаче предприятие "Сокол" перечислило на текущий счет предприятия "Зенит" денежные средства в сумме 900 грн. Также предприятием "Сокол" частично признаны и уплачены штрафные санкции за нарушение условий договора в размере 300 грн.
В таблице 1 показано, как отражаются вышеприведенные операции в бухгалтерском и налоговом учете.
Таблица 1
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Корреспонденция ¦ Сумма, ¦Налоговый учет,¦
¦п/п¦ ¦ счетов ¦ грн. ¦ грн. ¦
¦ ¦ +--------------------¦ +---------------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ ¦ ВД ¦ ВР ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 1 ¦Произведена предоплата за ¦ 371 ¦ 311 ¦ 6000 ¦ - ¦ 5000 ¦
¦ ¦материалы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 2 ¦Отражен налоговый кредит ¦ 641 ¦ 644 ¦ 1000 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦по НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 3 ¦Оприходованы фактически ¦ 201 ¦ 631 ¦ 4250 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦полученные материалы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 4 ¦Отражена сумма налогового ¦ 644 ¦ 631 ¦ 850 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦кредита по НДС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приходящаяся на стоимость ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фактически оприходованных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 5 ¦Произведен зачет ранее ¦ 631 ¦ 371 ¦ 5100 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦оплаченной стоимости ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 6 ¦Предъявлена претензия на ¦ 374 ¦ 371 ¦ 900 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦сумму недостачи материалов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 7 ¦Отражена сумма признанной ¦ 374 ¦ 715 ¦ 300 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦претензии в части ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦штрафных санкций за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нарушение условий договора¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 8 ¦Произведена корректировка ¦ 641 ¦ 644 ¦ 150 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦налогового кредита по НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в части приходящейся на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦сумму возвращенной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦предоплаты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 9 ¦Перечислены поставщиком ¦ 311 ¦ 631 ¦ 1200 ¦ 750* ¦ - ¦
¦ ¦денежные средства в счет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦погашения претензии по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦недостаче материалов с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦учетом штрафных санкций ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦10 ¦Списана стоимость ¦ 631 ¦ 374 ¦ 900 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦погашенной претензии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦11 ¦Списана на финансовый ¦ 715 ¦ 791 ¦ 300 ¦ 300 ¦ - ¦
¦ ¦результат в конце ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отчетного периода сумма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦полученных штрафных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦санкций ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
________________
* Средства, полученные в результате удовлетворения претензии, включаются в состав валовых доходов, поскольку расходы, связанные с недопоставленной партией материалов, ранее были отнесены в состав валовых расходов.
Пример 2. Предприятие "Смена" произвело предоплату в сумме 1800 грн., в т.ч. НДС - 300 грн., предприятию "Вымпел" за комплектующие изделия.
При приемке выявлены бракованные комплектующие изделия на сумму 150 грн., в т.ч. НДС - 25 грн. По факту выявления брака составлен соответствующий акт. Поставщику предъявлена претензия: на сумму выявленных бракованных изделий - 150 грн., в части штрафных санкций за нарушение условий договора - 100 грн.
Претензия поставщиков признана и погашена поставкой комплектующих изделий на сумму 150 грн., в т.ч. НДС - 25 грн. Предприятием "Вымпел" также признаны и уплачены штрафные санкции за нарушение условий договора в размере 100 грн.
В таблице 2 показано, как отражаются указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете.
Таблица 2
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Корреспонденция ¦ Сумма, ¦Налоговый учет,¦
¦п/п¦ ¦ счетов ¦ грн. ¦ грн. ¦
¦ ¦ +--------------------¦ +---------------¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ ¦ ВД ¦ ВР ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 1 ¦Произведена предоплата за ¦ 371 ¦ 311 ¦ 1800 ¦ - ¦ 1500 ¦
¦ ¦комплектующие изделия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 2 ¦Отражен налоговый кредит ¦ 641 ¦ 644 ¦ 300 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦по НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 3 ¦Оприходованы фактически ¦ 202 ¦ 631 ¦ 1375 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦полученные комплектующие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦изделия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 4 ¦Отражена сумма налогового ¦ 644 ¦ 631 ¦ 275 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦кредита по НДС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приходящаяся на стоимость ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фактически оприходованных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦изделий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 5 ¦Произведен зачет ранее ¦ 631 ¦ 371 ¦ 1650 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦оплаченной стоимости ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦изделий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 6 ¦Предъявлена претензия на ¦ 374 ¦ 371 ¦ 150 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦сумму бракованных изделий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 7 ¦Отражена сумма признанной ¦ 374 ¦ 715 ¦ 100 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦претензии в части ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦штрафных санкций за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нарушение условий договора¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 8 ¦Отражена стоимость ¦ 202 ¦ 631 ¦ 125 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦комплектующих изделий, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поставленных в счет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦погашения претензии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦ 9 ¦Отражен налоговый кредит ¦ 644 ¦ 631 ¦ 25 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦по НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦10 ¦Списана стоимость ¦ 631 ¦ 374 ¦ 150 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦погашенной претензии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦11 ¦Получены средства как ¦ 311 ¦ 374 ¦ 100 ¦ 100 ¦ - ¦
¦ ¦оплата за финансовые ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦санкции ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+----------+---------+--------+-------+-------¦
¦12 ¦Списана на финансовый ¦ 715 ¦ 791 ¦ 100 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦результат в конце ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отчетного периода сумма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦полученных штрафных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦санкций ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
__________________
* В приложении N 1 к Рекомендациям приведен образец приказа по предприятию о распределении претензионной работы между структурными подразделениями предприятия. По нашему мнению, ознакомление с указанным образцом приказа может помочь правильно распределить обязанности по ведению претензионной работы по подразделениям предприятия.
** Необходимость в корректировке налогового кредита возникает в случае, когда поставщик компенсирует денежными средствами, а не дополнительной поставкой продукции, несоответствие между фактической стоимостью полученной продукции и ее ранее оплаченной стоимости, оговоренной в договоре, качества и т.п.
"Все о бухгалтерском учете" N 83 (750) от 13 сентября 2002 г.