Учет материальных ценностей,
содержащих драгоценные металлы,
в бюджетных учреждениях
Драгоценный камень и среди грязи сохраняет свою ценность.
К. Берне
Покупая какие-либо материальные ценности, мы скрупулезно изучаем их сопроводительные документы, для того чтобы узнать технические характеристики и возможности объекта. Также в сопроводительных документах можно найти сведения о содержащихся в приобретенном объекте драгоценных металлах. Некоторые бухгалтеры зря не обращают внимания на эту информацию, ведь согласно действующему законодательству все субъекты предпринимательской деятельности обязаны вести надлежащий учет поступления, использования и остатков драгоценных металлов и изделий, которые их содержат, лома и отходов с указанными ценностями, а также проводить в установленные сроки их инвентаризацию в местах хранения и непосредственно на производстве.
Чем вам необходимо руководствоваться
для организации учета
Основным документом, регламентирующим порядок оборота драгоценных металлов, которые содержатся в изделиях, используемых предприятием, и контроль над операциями с ними, является Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от б апреля 1998 года N 84 (далее - Инструкция N 84).
Порядок, установленный Инструкцией N 84, должны соблюдать субъекты предпринимательской деятельности всех форм собственности, которые добывают, перерабатывают, применяют, используют и хранят драгоценные металлы, изделия из них и изделия, содержащие такие металлы. Естественно, что ее требования распространяются и на бюджетные организации.
В первую очередь выясним, какие именно драгоценные металлы относят к таковым с позиции законодательных актов. Согласно пункту 1.2 Инструкции N 84 драгоценные металлы -это золото, серебро, платина и металлы платиновой группы (палладий, иридий, родий, осмий, рутений) в каком-либо виде и состоянии (сырье, сплавы, полуфабрикаты, промышленные продукты, химические соединения, изделия, отходы, лом и другое).
При учете таких металлов и материальных ценностей, их содержащих, бухгалтеру также необходимо руководствоваться:
- Положением о порядке приемки и переработки отходов и лома драгоценных металлов и драгоценных камней, а также о порядке расчетов со сдатчиками за принятые от них драгоценные металлы и драгоценные камни в виде отходов и лома, утвержденным совместным приказом Минфина Украины, Минэкономики Украины, Госкомитета Украины по материальным ресурсам, НБУ, Госкомитета Украины по редким, драгоценным металлам и драгоценным камням от 23 июня 1994 года N 54/11/161/91/15 (далее - Положение N 54/11);
- Инструкцией по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины (далее - ГКУ) от 8 декабря 2000 года N 125;
- Инструкцией по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом ГКУ от 17 июля 2000 года N 64;
- Законом Украины "Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" от 6 июня 1995 года N 217/95-ВР (далее - Закон N 217/95).
Для ведения учета на предприятиях на основании Положения N 54/11 министерства, ведомства и отдельные предприятия Украины разрабатывают и утверждают ведомственные инструкции, учитывая отраслевые особенности оборота драгоценных металлов, которые согласуют с Госкомитетом Украины по редким, драгоценным металлам и драгоценным камням и Главным управлением по драгоценным металлам и драгоценным камням Минфина. В этих инструкциях определяют места возможного содержания драгоценных металлов в технических средствах.
Обращаем ваше внимание на основные положения в учете материальных ценностей, которые содержат драгоценные металлы:
- запрещается использовать без специального разрешения руководителя предприятия изделия, детали и узлы, которые содержат драгоценные металлы, от отработанной техники, аппаратуры, устройств и тому подобного на изготовление каких-либо изделий (пункт 6.2 Положения N 54/11);
- запрещается уничтожать, выбрасывать, сдавать в лом из цветных и черных металлов технику, аппаратуру, устройства и тому подобное, содержащие драгоценные металлы, без предварительного изъятия этих металлов с одновременным их оприходованием (пункт 6.3 Положения N 54/11);
- если есть ведомственные пункты по сбору и демонтажу техники, других приборов, последние сдают без демонтажа целым комплектом;
- отходы и лом драгоценных металлов необходимо передавать специализированным перерабатывающим предприятиям;
- запрещается бесплатная передача техники, аппаратуры, устройств и других изделий, которые содержат драгоценные металлы и драгоценные камни и подлежат списанию, а также реализация их по ценам ниже стоимости таких драгоценных металлов (пункт 6.7 Положения N 54/11).
Учет драгоценных металлов в первичных документах
Субъекты предпринимательской деятельности обязаны вести учет драгоценных металлов, содержащихся в материальных ценностях (то есть в основных фондах, МБП, запасах), которые используют в своей деятельности (пункт 5.2 Инструкции N 84). Учет драгоценных металлов и изделий, их содержащих, на местах хранения (складах, цеховых кладовых и др.) ведут в учетных документах типовых форм (карточки складского учета материальных ценностей, книги наличного учета, журналы и другое), которые регистрируют в бухгалтерии и выдают материально ответственным лицам под расписку. Книги и журналы, в которых ведут учет драгоценных металлов, еще до начала записей должны быть постранично пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены печатью. Для бюджетных учреждений формы первичных документов учета МБП и запасов утверждены приказом Министерства статистики Украины от 21 июня 1996 года N 193, а формы учета основных средств - совместным приказом Главного управления ГКУ и Госкомитета статистики Украины "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, которые принадлежат учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местных бюджетов и Инструкции по их составлению" от 2 декабря 1997 года N 125/70.
Запись сведений о драгоценных металлах в учетных документах производят на основании актов приемки, приходных ордеров, лимитных карт, приемосдаточных накладных, актов на использование или выбытие инструмента, оборудования, лабораторной посуды, устройств, актов на оприходование собранных отходов и лома и другой первичной бухгалтерской, сопроводительной и технической документации, которая надлежащим образом оформлена. В тех случаях, когда определить фактическую массу драгоценных металлов, содержащихся в устройствах, инструменте, оборудовании, которые поступили, в том числе и отработанных, невозможно - ее определяют на основании паспортов и других сопроводительных документов.
Учет операций по выбытию и перемещению МБП отражаютв Накопительной ведомости о выбытии и перемещении малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме 439 (бюджет) - мемориальном ордере N 10. Выбытие и перемещение других запасов (кроме продуктов питания и МБП) отражают в Накопительной ведомости затрат материалов по форме 396 (бюджет) мемориальном ордере N 13. Итоги по субсчетам по результатам месяца из мемориальных ордеров записывают в книгу "Журнал-главная" по форме 308 (бюджет).
Драгоценные металлы могут содержаться и в объектах основных средств Для их учета применяют "Инвентарную карточку основных средств в бюджетных учреждениях" типовой формы ОЗ-б (бюджет). Ее открывают на основании акта приемки-передачи необоротных активов (типовая форма 03-1 (бюджет)), накладных, технической и другой сопроводительной документации. Записи в инвентарной карточке типовой формы 03-6 (бюджет) производят на основании проверенных документов: актов приемки о вводе в эксплуатацию, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов. В карточке указывают дату, номер акта ввода необоротных активов в эксплуатацию и характерные признаки объектов (предметов): модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления). Кроме того, записывают краткую индивидуальную характеристику объекта (предмета). Если в оборудовании, приборах, вычислительной технике и других объектах содержатся драгоценные металлы, то в разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" указывают наименование детали и массу содержащегося в ней драгметалла.
Как правильно провести инвентаризацию драгметаллов
Как и любые другие материальные ценности, драгоценные металлы подлежат систематической инвентаризации. Ее проводят в сроки и согласно порядку, установленному Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления ГКУ от 30 октября 1998 года N 90. Ее проводят при смене ответственного лица и в других случаях, предусмотренных действующим законодательством (при стихийных бедствиях, кражах, отсутствии материально ответственных лиц и других). Инвентаризацию драгоценных металлов, которые содержатся в приборах, оборудовании и других изделиях, производят одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, для нее установленные, а драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них и драгоценных металлов, которые содержатся в отходах и ломе, - два раза в год. по состоянию на 1 января и на 1 июля по месту их хранения и на производстве.
Для проведения инвентаризации руководитель или его заместитель издают приказ о создании комиссии из числа сотрудников В ней обязательно должны быть главный (старший) бухгалтер или его заместитель. В состав такой комиссии не имеют права входить материально ответственные лица, у которых в подотчете находятся ценности, подлежащие инвентаризации (пункт 5.17 Инструкции N 84). Также в приказе директор устанавливает порядок, сроки начала и окончания, сверку ее результатов сданными учета и отражение их в учетных документах и формах отчетности.
Массу драгоценных металлов, которые содержатся в оборудовании и не подлежат при инвентаризации проверке непосредственно в натуре, устанавливают по учетным или техническим документам. Драгоценные металлы или изделия, находящиеся в переработке на других предприятиях или в дороге, а также те, которые числятся на балансе другого предприятия, проверяют по документам, согласно которым они были переданы.
По результатам инвентаризации составляютинвентаризаци-онную опись (акт), которую утверждает руководитель предприятия. Надлежащим образом оформленные акты сдают в бухгалтерию для отражения в учете результатов инвентаризации. Изменения в бухучет должны быть внесены в течение 20 дней после ее окончания. Выявленные во время инвентаризации расхождения между фактическими и учетными данными регулируются в следующем порядке:
- излишки оприходуют и затем определяют причины их возникновения и виновных в этом лиц;
- недостачи в пределах утвержденных норм затрат, которые образовались при изготовлении продукции и в связи с износом лабораторной посуды и алмазного инструмента, списывают на затраты производства;
- недостачи драгоценных металлов в случае отсутствия утвержденных норм затрат рассматривают как сверхнормативные расходы, кроме расходов, которые возникают во время проведения научно-исследовательских, ремонтных и научноисследовательских конструкторских работ, для которых нормы (в отдельных случаях) могут не разрабатываться и не утверждаться.
Возмещение недостачи драгоценных металлов проводят согласно Закону N 217/95. Убытки, нанесенные учреждению работниками, которые выполняют операции, связанные с движением, хранением, обработкой или использованием в процессе производства промышленных изделий и материалов, изготовленных с использованием драгоценных металлов, отходов и лома, которые включают драгоценные металлы и драгоценные камни, вследствие недобросовестности в работе, нарушения специальных правил, инструкций определяют следующим образом (см. таблицу).
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦Драгоценные металлы, драгоценные камни, ¦ Убытки определяются в таких ¦
¦п/п¦ по которым выявлена недостача в ¦ размерах ¦
¦ ¦ результате инвентаризации ¦ ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 1 ¦Драгоценных металлов - золота, серебра, ¦В двойном размере стоимости ¦
¦ ¦платины и металлов платиновой группы ¦этих металлов в чистом виде по ¦
¦ ¦(палладий, иридий, родий, осмий, ¦рыночным ценам, действующим на ¦
¦ ¦рутений) в любом виде и состоянии ¦день выявления причиненных ¦
¦ ¦(сырье, сплавы, полуфабрикаты, ¦убытков ¦
¦ ¦промышленные продукты, химические ¦ ¦
¦ ¦соединения, изделия, отходы, лом и ¦ ¦
¦ ¦другое) ¦ ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 2 ¦Драгоценных камней (кроме ограненных): ¦В двойном размере их стоимости ¦
¦ ¦естественные и искусственные ¦по рыночным ценам, действующим ¦
¦ ¦(синтетические) минералы в сырье, ¦на день выявления причиненных ¦
¦ ¦необработанном и обработанном виде ¦убытков ¦
¦ ¦(изделиях): первого порядка - алмаз, ¦ ¦
¦ ¦рубин, сапфир синий, изумруд, ¦ ¦
¦ ¦александрит; второго порядка - ¦ ¦
¦ ¦демантоид, эвклаз, жадеит (империал), ¦ ¦
¦ ¦сапфир розовый и желтый, опал ¦ ¦
¦ ¦благородный черный, шпинель благородная;¦ ¦
¦ ¦третьего порядка - аквамарин, берилл, ¦ ¦
¦ ¦кордиерит, опал благородный белый и ¦ ¦
¦ ¦огненный, танзанит, топаз розовый, ¦ ¦
¦ ¦турмалин, хризоберилл, хризолит, ¦ ¦
¦ ¦цаворит, циркон, шпинель; четвертого ¦ ¦
¦ ¦порядка - адуляр, аксинит, альмандин, ¦ ¦
¦ ¦аметист, гесонит, гроссуляр, данбурит, ¦ ¦
¦ ¦диоптаз, кварц дымчатый, кварц розовый, ¦ ¦
¦ ¦клиногумит, хрусталь горный, кунцит, ¦ ¦
¦ ¦морион, пироп, родолит, скаполит, ¦ ¦
¦ ¦спесартин, сподумен, топаз голубой, ¦ ¦
¦ ¦винный и бесцветный, фенакит, ¦ ¦
¦ ¦ферроортоклаз, хризопраз, хромдиопсид, ¦ ¦
¦ ¦цитрин ¦ ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 3 ¦Драгоценных камней органогенного ¦В двойном размере их стоимости ¦
¦ ¦образования - жемчуг и янтарь в сырье, ¦по рыночным ценам, действующим ¦
¦ ¦необработанном и обработанном виде ¦на день выявления причиненных ¦
¦ ¦ ¦убытков ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 4 ¦Ограненного драгоценного камня, ¦В тройном размере их стоимости ¦
¦ ¦ювелирных и бытовых изделий, ¦по рыночным ценам, действующим ¦
¦ ¦изготовленных с использованием ¦надень выявления нанесенных ¦
¦ ¦драгоценных металлов и драгоценных ¦убытков ¦
¦ ¦камней ¦ ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 5 ¦Алмазных инструментов и алмазных ¦В двойном размере их стоимости ¦
¦ ¦порошков из естественных алмазов ¦по рыночным ценам, действующим ¦
¦ ¦ ¦на день выявления нанесенных ¦
¦ ¦ ¦убытков ¦
+---+----------------------------------------+-------------------------------¦
¦ 6 ¦Музейных экспонатов, которые содержат ¦По оценке, проведенной ¦
¦ ¦драгоценные металлы и драгоценные камни ¦экспертами с учетом историко- ¦
¦ ¦ ¦художественной ценности ¦
¦ ¦ ¦экспоната и размера возмещения ¦
¦ ¦ ¦убытков, определенных в ¦
¦ ¦ ¦двойном размере стоимости этих ¦
¦ ¦ ¦металлов в чистом виде по ¦
¦ ¦ ¦рыночным ценам, действующим на ¦
¦ ¦ ¦день выявления причиненных ¦
¦ ¦ ¦убытков ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Удержанные суммы направляют, в первую очередь, на возмещение убытков, понесенных учреждением, а остальную часть перечисляют в Госбюджет Украины.
Списание ТМЦ, содержащих драгоценные металлы
Материальные ценности списывают не только из-за их недостачи, но и по вполне естественным причинам, то есть в связи с их физическим или моральным износом. Постоянно действующая на предприятии комиссия определяет непригодность необоротных активов и устанавливает невозможность или неэффективность проведения их восстановительного ремонта, оформляет необходимую документацию на списание этих активов. Такая комиссия ежегодно утверждается приказом руководителя учреждения. В ее состав входят:
- руководитель или его заместитель (председатель комиссии);
- главный бухгалтер или его заместитель или работники бухгалтерии, которые учитывают материальные ценности;
- лицо, на которое возложена ответственность за сбережение материальных ценностей и другие должностные лица (на усмотрение руководителя).
Именно эта комиссия контролирует изъятие из списанных необоротных активов годных узлов, деталей и материалов из цветных и драгоценных металлов, сдачу их на соответствующий склад, определяет количество и вес.
Списывают с баланса учреждения ТМЦ (в том числе и содержащие драгоценные металлы), которые стали непригодными, на основании актов списания (если другой порядок списания не установлен соответствующим министерством, другим центральным органом исполнительной власти). Акты составляет вышеназванная комиссия, и утверждает их руководитель учреждения В них подробно указывают причины списания и способ уничтожения непригодных запасов (если их реализация невозможна), а также данные, которые характеризуют запасы:
- наименование;
- материал изготовления,
- наличие в них драгоценных металлов;
- год приобретения учреждением;
- количество и стоимость.
Подробно указывают причины списания и способ уничтожения непригодных запасов (если их реализация невозможна).
Списывают с учета такие детали и узлы согласно Положению N 54/11.
Непригодные для дальнейшей эксплуатации изделия демонтируют и изымают детали и узлы, содержащие драгоценные металлы При наличии ведомственных или централизованных пунктов по сбору и демонтажу техники, аппаратуры, устройств и других изделий такие изделия сдают без демонтажа целым комплектом. Предприятиям, которые не имеют собственной производственной базы для демонтажа техники, разрешено передавать списанную технику с обязательным документальным оформлением паспорта предприятия-изготовителя о содержании в ней драгоценных металлов на специализированные пункты по сбору отходов и лома драгоценных металлов, перечень которых приведен в приложении 1 к Положению N 54/11.
Подготовленные к сдаче отходы и лом, которые содержат драгоценные металлы, подлежат анализу для определения процентного содержания в них драгоценных металлов. Изделия из платины и металлов платиновой группы и их сплавов, которые использовались или устарели, при отправлении должны иметь паспорт (его копию) завода-изготовителя или анализ драгоценных металлов, произведенный лабораторией сдатчика. Если у сдатчика такой лаборатории нет, изделия, отходы и лом отправляют на перерабатывающие предприятия, которые определяют содержание драгоценных металлов в установленном на этом предприятии порядке.
Стоимость материалов, полученных от разборки отдельных объектов основных средств и оставленных для хозяйственных нужд учреждений, относят на увеличение средств бюджетного финансирования. Согласно Перечню собственных поступлений бюджетных учреждений и организаций, утвержденному приказом Минфина Украины от 29 июня 2000 года N 146, средства, полученные учреждениями и организациями за сданные в виде лома и отходов черные, цветные металлы, драгоценные металлы (в том числе отходы от использования фотоматериалов и кинопленки) остаются в их распоряжении с правом дальнейшего использования таких средств на покрытие затрат, связанных с организацией сбора и транспортировки указанных материалов на приемочные пункты, расходы на другие хозяйственные нужды, на ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов (кроме зданий и сооружений) и материальных ценностей, а также другие расходы согласно смете.
И в заключение хотим напомнить вам отом, что согласно статье 189-1 Кодекса об административных правонарушениях при нарушении установленного порядка учета или его отсутствии, необеспечении необходимых условий хранения драгоценных металлов, нарушении установленного порядка их сбора, сдачи отходов и металлолома или реализации должностные лица предприятий, учреждений и организаций и лица - субъекты предпринимательской деятельности будут оштрафованы на сумму от восьми до двадцати необлагаемых минимумов доходов граждан (то есть от 136 до 340 гривен).
"Все о бухгалтерском учете" N 85 (631) от 14 сентября 2001 г.