Несмотря на то что о заполнении "Справки о суммах выплаченных доходов и удержанных из них налогов физических лиц" (а проще говоря - формы N 8ДР) сказано было много, вопросы все равно остаются. Уверены, что опубликованный ниже материал уменьшит их количество.
1. Какой документ регулирует заполнение формы N 8ДР?
Порядок заполнения и предоставления юридическими лицами всех форм собственности и физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности справки ф. N 8ДР, утвержденный приказом ГНАУ от 30.12.97 г. в редакции от 06.01.99 г. N 10 (далее - Порядок).
2. Кто должен ее заполнять?
Как следует из пп.2.1 Порядка, справки заполняют юридические лица, физические лица - субъекты предпринимательской деятельности навсехфизическихлиц, которые состояли с ними в трудовых отношениях, независимо от того, получали граждане доход в отчетном периоде или нет. Кроме того, в форме N 8ДР отражают сведения о доходах граждан - учредителей хозяйственных обществ, которым проводились выплаты в отчетном периоде.
Таким образом, заполнять упомянутый документ обязаны как юридические лица, так и частные предприниматели (в том числе единщики и обладатели патента на уплату фиксированного налога).
Обратите внимание, что на практике налоговые органы требуют предоставлять информацию не только о работниках, но и обо всех без исключения физических лицах, получавших какие бы то ни было доходы. Здесь, как говорится, слово расходится с делом. Однако с подобной позицией приходится мириться. Точно также в жизни "под заполнение" попадают учредители, не получавшие никаких доходов (в том числе и дивидендов), хотя Порядком прямо предусмотрено заполнение справки только о выплаченных доходах.
3. В какие сроки и куда подают эту форму?
Данный вид отчетности - квартальный. Документ заполняют и подают до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия, учреждения либо организации (месту жительства частного предпринимателя). При наличии компьютера информацию предоставляют в виде файла на дискете и распечатанной копии. Отметим, что подобная " электронная" форма предоставления отчетности не обязательна, но более удобна.
4. Какая ответственность предусмотрена за неподачу формы N 8ДР?
За такое нарушение должностных лиц предприятий, учреждений, организаций и частных предпринимателей могут оштрафовать на 51 грн., аза повторное нарушение, совершенное в течение года после наложения штрафа, дополнительно на 85 грн. При этом, применяя подобную меру административного наказания, контролирующие органы руководствуются п. 11 ст. 11 Закона Украины "О государственной налоговой службе в Украине" N 509-XII от 04.12.90 г.
5. Как заполнить форму N 8ДР на работника,
которому зарплату выплачивали нерегулярно?
Если заработную плату выплачивали нерегулярно, частями за предшествующие периоды, в графе 3 указывают начисленную часть дохода (без уменьшения на сумму подоходного налога и удержаний в социальные фонды (в т.ч. - в Пенсионный)) по факту выплаты и удержания подоходного налога. Например, начислено в течение квартала в общей сложности - 300 грн., а реально выплачено (без удержаний) -100 грн. Именно последнюю сумму и заносят в графу 3. В графе 4 будет показана сумма фактически удержанного в отчетном квартале налога.
6. Как отразить в справке сумму алиментов,
отпускных и больничных?
Суммы выплаченных алиментов в справке по ф. N 8ДР не показывают. Отпускные и больничные отражают в составе доходов, полученных по основному или неосновному месту работы под кодом "01" или "02" в графе 5 "Признак дохода".
7. Как заполнить форму, если работник имеет право
на получение нескольких льгот по подоходному
налогу одновременно (например, на льготу на детей
и на льготу для чернобыльца II категории)?
Если физическое лицо имеет несколько льгот, подпункт 2.6.20 Порядка предписывает поступать так. Прежде всего заполняют одну строку, включая все графы (с первой по восьмую). При этом в графе 5 "Признак дохода" такой строки будет проставлен код "01" или "02" в зависимости от места выплаты дохода, по которому заполняется форма N 8ДР*. Далее в графе 8 следует указать код, соответствующий одной ( любой) из предоставляемых льгот (например, "01", предусмотренный для льготы на ребенка в возрасте до 16 лет). После этого дополнительно заполняют еще столько "коротких" строк, сколько льгот есть у физического лица. В них записывают порядковый номер строки в графе 1, идентификационный номер в графе 2, признак дохода в графе 5 (такой же, как и в первой строке). В графах 3 и 4 этих строк проставляют цифру "О". В графе 8 " короткой строки" ставят код, отражающий вторую льготу (в нашем случае - "03"). Если физическое лицо получает также материальную помощь или дивиденды по тому же месту работы, где оно получало доход, то для него необходимо дополнительно заполнить строку или две с незаполненной графой 8 по общим правилам.
8. Как отражать льготу в справке
по форме N 8ДР, если ее не предоставляли
весь отчетный период?
Предположим, что у одного и того же работника в течение отчетного квартала может изменяться признак льготы, например, за два месяца отчетного квартала льгота на детей не предоставлялась, а за третий - предоставлялась. Поскольку справка по форме N 8ДР - квартальная, то при ее заполнении указывают факт наличия льготы у физического лица в отчетном квартале независимо от того, есть льгота на протяжении всего квартала или в одном из его месяцев.
9. Когда в графах формы
проставляют "0"?
Действительно, в некоторых случаях в отдельных графах справки проставляют "0". Все зависит от вида дохода, который выплачивают. Однако это не касается граф 1 и 2, которые в любом случае заполняют одинаково - в первой указывают порядковый номер записи, во второй - идентификационный номер физического лица. Заполнение граф 3, 4, 5 и 8 названной формы при выплате определенных видов доходов имеет свои особенности. Рассмотрим их в таблице 1.
10. Как отражать в справке ф. N 8ДР тот факт,
что физическое лицо несколько раз
за отчетный квартал увольнялось
и принималось на работу?
В графе 6 отражают дату (число, порядковый номер месяца, год) приема физического лица на работу. Эту графу заполняют только на тех физических лиц, которых принимали на работу в отчетном периоде.
Графа 7 предназначена для фиксации даты увольнения физического лица с работы. Записи в ней делают только по тем физическим лицам, которые были уволены в отчетном периоде по основному месту работы или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде. Для физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном квартале, графы 6 и 7 не заполняют.
В случае, если физическое лицо несколько раз за отчетный квартал увольнялось и принималось на работу, в графе 6 необходимо показать самую первую в отчетном квартале дату приема на работу, а в графе 7 - самую последнюю в отчетном квартале дату увольнения с работы.
Таблица 1
Отражение в графах ф. N 8ДР выплат, осуществляемых предприятием
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ Выплата ¦ Графы ф. N 8ДР ¦
¦ +-----------------------------------------¦
¦ ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 8 ¦
¦ ¦ "Сумма ¦ "Сумма ¦"Признак¦"Признак ¦
¦ ¦выплачен- ¦удержанного¦дохода" ¦льготы по¦
¦ ¦ ного ¦подоходного¦ ¦подоход- ¦
¦ ¦ дохода" ¦ налога" ¦ ¦ ному ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ налогу" ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Выходное пособие (в размерах, ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 0 ¦
¦предусмотренных законодательством)¦ пособия ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Компенсационные выплаты из Фонда ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 0 ¦
¦Чернобыля ¦ выплат ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Пособие по беременности и родам, ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 0 ¦
¦пособие по уходу за ребенком ¦ пособия ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Пособие на погребение за счет ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 0 ¦
¦Фонда социального страхования на ¦ пособия ¦ ¦ ¦ ¦
¦случай временной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦нетрудоспособности и за счет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦юридических и физических лиц ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Доходы, выплаченные гражданам за ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 30 ¦
¦приобретенное у них имущество, ¦ дохода ¦ ¦ ¦ ¦
¦принадлежавшее им на правах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦собственности (если за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦нотариальное удостоверение таких ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦операций уплачена государственная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦пошлина или плата за осуществление¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦нотариальных действий) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Доходы от реализации гражданами ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 07 ¦ 0 ¦
¦сельскохозяйственной продукции: ¦ дохода ¦ ¦ ¦ ¦
¦выращенной на собственном ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приусадебном участке; ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦выращенной не на собственном ¦ Сумма ¦ Сумма ¦ 02 ¦ 0 ¦
¦приусадебном участке ¦ дохода ¦ налога ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Доход частного предпринимателя ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 05 ¦ 0 ¦
¦(предоставившего документы, ¦ дохода ¦ ¦ ¦ ¦
¦позволяющие не удерживать ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подоходного налога) за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приобретенный у него товар ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Суммы доходов, которые ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 01 ¦ 20 ¦
¦направляются у источника их ¦ дохода ¦ ¦либо 02 ¦ ¦
¦получения на приобретение акций, и¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦суммы, инвестированные на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦реконструкцию и развитие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦производства субъектов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предпринимательской деятельности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Путевки на лечение, отдых и в ¦Стоимость ¦ 0 ¦ 07 ¦ 22 ¦
¦детские оздоровительные лагеря ¦ путевки ¦ ¦ ¦ ¦
¦(кроме туристических и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦международных) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Оплата содержания и обучения детей¦ Перечис- ¦ 0 ¦ 07 ¦ 23 ¦
¦в дошкольных воспитательных ¦ ленная ¦ ¦ ¦ ¦
¦учреждениях, учреждениях ¦ сумма ¦ ¦ ¦ ¦
¦начального общего, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦профессионально-технического ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦образования, а также в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦государственных высших учебных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦заведениях, расположенных на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦территории Украины ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Возмещение вреда, нанесенного ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 08 ¦ 0 ¦
¦работникам увечьем или иным ¦возмещения¦ ¦ ¦ ¦
¦повреждением здоровья, связанным с¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦исполнением ими трудовых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦обязанностей, а также в связи с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦потерей кормильца ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Дивиденды ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 04 ¦ 0 ¦
¦ ¦дивидендов¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Единовременное пособие, призы и ¦ Сумма ¦ 0 ¦ 03 ¦ 0 ¦
¦подарки (в размере, не облагаемом ¦ выплаты ¦ ¦ ¦ ¦
¦подоходным налогом)* ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Плата за аренду имущества у лица, ¦ Сумма ¦ Сумма ¦ 06 ¦ 0 ¦
¦которое не состоит в трудовых ¦ арендной ¦удержанно- ¦ ¦ ¦
¦отношениях с предприятием либо ¦ платы ¦ го налога ¦ ¦ ¦
¦получает доходы по основному месту¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦работы** ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------+----------+-----------+--------+---------¦
¦Отсутствие дохода (работники в ¦ 0 ¦ 0 ¦ 01 ¦ 0 ¦
¦отчетном квартале не получали ¦ ¦ ¦либо 02 ¦ ¦
¦доходов (например, находились в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦отпуске по уходу за ребенком без ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сохранения заработной платы))*** ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
________________
* Сумму пособия (стоимость призов и подарков), превышающую указанный размер, и удержанный из них налог отражают в составе дохода (налога) по основному (неосновному) месту работы.
** Плату за аренду имущества улиц, для которых работа у арендатора основное место работы, отражают в составе дохода по основному месту работы.
*** Заполняют на всех ра ботников, состоящих в штате предприятия (работающих по основному и неосновному месту работы).
Таблица 2
1. Справочник признаков доходов*
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ 01 ¦Доход по основному месту работы ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 02 ¦Доход по неосновному месту работы ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 03 ¦Материальная помощь ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 04 ¦Дивиденды ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 05 ¦Доход полученный через комиссионную торговлю ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 06 ¦Доход по договору аренды имущества ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 07 ¦Прочие виды доходов ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 08 ¦Суммы, получаемые работниками на возмещение ущерба, нанесенного им ¦
¦ ¦увечьем или другим повреждением здоровья, связанным с выполнением ими ¦
¦ ¦трудовых обязанностей, а также в связи с утратой кормильца ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 09 ¦Суммы, перечисленные на пенсионные счета граждан ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 10 ¦Суммы, внесенные на счета участников детского фонда банковского ¦
¦ ¦управления ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 11 ¦Выплаты уполномоченным коммерческим банком в пользу участников фонда ¦
¦ ¦банковского управления ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 12 ¦Выплаты уполномоченным коммерческим банком средств, снятых физическим ¦
¦ ¦лицом со счета участника фонда банковского управления с нарушением ¦
¦ ¦условий договора доверительного управления (не по целевому назначению) ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
________________
* Извлечения из приложения к Порядку заполнения и предоставления юридическими лицами всех форм собственности и физическими лицами субъектами предпринимательской деятельности справки ф. N 8ДР.
Таблица 3
2. Справочник признаков льгот по подоходному налогу*
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ 01 ¦1 необлагаемый минимум одному из родителей (опекунов, попечителей) на ¦
¦ ¦каждого ребенка в возрасте до 16 лет, если месячный совокупный ¦
¦ ¦налогооблагаемый доход не превышает размера 10 минимальных месячных ¦
¦ ¦заработных плат ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 02 ¦5 необлагаемых минимумов: - гражданам, пострадавшим от Чернобыльской ¦
¦ ¦катастрофы и отнесенным к 3-й и 4-й категориям; - инвалидам с детства, ¦
¦ ¦инвалидам 1-й и 2-й групп; - родителям и одному из супругов ¦
¦ ¦военнослужащих, которые погибли или умерли или пропали без вести при ¦
¦ ¦исполнении служебных обязанностей; - одному из родителей, который ¦
¦ ¦воспитывает инвалида с детства, и родителям, воспитывающим двух и ¦
¦ ¦более инвалидов с детства, которые проживают вместе с ними и нуждаются ¦
¦ ¦в постоянном уходе; - гражданам, реабилитированным в соответствии с ¦
¦ ¦Законом Украины "О реабилитации жертв политических репрессий в Украине"¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 03 ¦10 необлагаемых минимумов гражданам, пострадавшим от Чернобыльской ¦
¦ ¦катастрофы и отнесенным к 1-й и 2-й категориям ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 04 ¦15 необлагаемых минимумов: - участникам боевых действий; - инвалидам ¦
¦ ¦войны; - участникам войны; - лицам, на которых распространяется ¦
¦ ¦действие Закона Украины "О статусе ветеранов войны, гарантиях их ¦
¦ ¦социальной защиты"; - лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной ¦
¦ ¦(Герои социалистического труда, полные кавалеры ордена Трудовой Славы, ¦
¦ ¦Герои Советского Союза, полные кавалеры ордена Славы) ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 05 ¦Уменьшение подоходного налога на 50% одному из родителей (опекунов, ¦
¦ ¦попечителей), которые имеют на иждивении трех или более детей в ¦
¦ ¦возрасте до 16 лет ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 06 ¦Льгота на подоходный налог в виде уменьшения налоговой ставки на 50% ¦
¦ ¦для работников атомной энергетик и и промышленности ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 07 ¦Обложение подоходным налогом по ставке 10% по основному месту работы ¦
¦ ¦доходов работников, занятых на подземных работах в угольной и ¦
¦ ¦горнодобывающей промышленности ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 20 ¦Суммы доходов, которые направляются у источника их получения на ¦
¦ ¦приобретение акций, и суммы, инвестированные на реконструкцию и ¦
¦ ¦расширение производства субъектов предпринимательской деятельности ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 21 ¦Суммы, которые перечисляются по заявлениям граждан на ¦
¦ ¦благотворительные цели в пределах 12 минимальных заработных плат ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 22 ¦Стоимость путевок на лечение, отдых и в детские оздоровительные лагеря ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 23 ¦Суммы платы за содержание и обучение детей в дошкольных воспитательных ¦
¦ ¦заведениях, заведениях начального общего, профессионально-технического ¦
¦ ¦образования, а также в государственных высших учебных заведениях, ¦
¦ ¦расположенных на территории Украины, за счет физических или ¦
¦ ¦юридических лиц ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 24 ¦Суммы, которые перечисляются по заявлениям физических лиц на ¦
¦ ¦собственные пенсионные счета ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 25 ¦Суммы, которые перечисляются по заявлениям физических лиц на ¦
¦ ¦пенсионные счета других физических лиц ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 26 ¦Суммы, которые перечисляются на пенсионные счета физических лиц за ¦
¦ ¦счет средств юридических лиц и физических лиц - субъектов ¦
¦ ¦предпринимательской деятельности ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 27 ¦Доходы, начисленные и полученные участниками фонда банковского ¦
¦ ¦управления в соответствии с Законом Украины "О внесении изменений в ¦
¦ ¦Закон Украины "О проведении эксперимента в жилищном строительстве на ¦
¦ ¦базе холдинговой компании "Киевгорстрой" ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 28 ¦Целевые выплаты уполномоченным коммерческим банком, направленные на ¦
¦ ¦оплату обучения участника детского фонда банковского управления ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 29 ¦Целевые выплаты уполномоченным коммерческим банком, направленные на ¦
¦ ¦приобретение, инвестирование строительства и аренду жилья ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 30 ¦Прочие виды льгот ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 31 ¦Дополнительные пенсионные выплаты участнику фонда банковского ¦
¦ ¦управления ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------¦
¦ 32 ¦Средства, унаследованные физическим лицом в случае смерти участника ¦
¦ ¦фонда банковского управления ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
______________________
* При заполнении Справочника признаков доходов и Справочника признаков льгот по подоходному налогу следует учитывать, что признаки доходов "9" и "10" могут объединяться с признаками льгот: "24", "25" и "26", а признак доходов "11" - с признаками льгот: "27", "28", "29", "31"и "32".
_____________________
* Отметим, что в соответствии с требованиями Порядка в графе 8 "Признак льготы" отражают информацию не только о льготах, указанных в ст.6 Декрета КМУ "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. N 13-92 (для них установлены номера с 01 по 07), но и о некоторых выплатах, описанных в статье 5 Декрета (номера от 20 до 32, см. стр 45-46). Однако нужно помнить, что коды с 01 по 07 могут быть проставлены в графе 8 только по основному месту работы (то есть когда в графе 5 стоит код "01").
"Все о бухгалтерском учете" N 92 (760) от 9 октября 2002 г.