Що змінилося при виплаті добових
у разі відрядження за кордон?
З 20 липня 2002 р. набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 11.07.2002 р. N977 (опубліковано в газеті "Урядовий кур'єр" від 20.07. 2002 р. N131), якою внесено істотні зміни до постанови від 23.04.99 р. N663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон".
Відповідно до цих змін збільшено розміри добових витрат у разі відрядження за кордон; не використовується для перерахунку граничних норм добових в іноземну валюту прогнозний офіційний обмінний курс у разі видавання авансу. Нині потрібно застосовувати в разі видавання добових у вигляді авансу офіційний курс НБУ, що є чинним на день одержання коштів з каси уповноваженого банку; норми добових на відрядження не можуть бути нижчими від норм, установлених у додатку до цієї постанови; установлено розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для деяких категорій працівників.
Усі витрати на відрядження мають підтверджуватися документально (документи мають бути в оригіналі): витрати на проїзд - транспортними квитками або транспортними рахунками; витрати на проживання і харчування рахунками готелів (мотелів). Добові на відрядження за кордон має бути підтверджено штампами в закордонному паспорті під час перетину кордону або посвідченням про відрядження.
Згідно з п.1.5 "Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. N59, у разі відрядження за кордон фактичний час перебування там визначається:
- у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті або документі, що його заміняє;
- у разі відрядження до країн, з якими встановлено спрощений прикордонний контроль, - відповідно до відміток у посвідченні про відрядження .
Норми добових на відрядження за кордон відповідно до постанови N663 зі змінами, внесеними постановою N 977, грн.
+-------------------------------------------------------------------+
¦Кількість разів харчування,¦ Розмір добових на ¦Розмір добових¦
¦зазначена в рахунку готелю ¦відрядження за кордон до¦на відрядження¦
¦ ¦20 липня 2002 р. ¦за кордон з 20¦
¦ ¦ ¦липня 2002 р. ¦
+---------------------------+------------------------+--------------¦
¦Без харчування ¦ 252,00 ¦ 280,00 ¦
¦Одноразове ¦ 201,60 ¦ 224,00 ¦
¦Дворазове ¦ 138,60 ¦ 154,00 ¦
¦Триразове ¦ 88,20 ¦ 98,00 ¦
+-------------------------------------------------------------------+
Наведені норми добових на відрядження за кордон не стосуються установ і організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон для державних службовців і працівників підприємств, що повністю або частково фінансуються за рахунок коштів бюджету, відображено в додатку до постанови N663 зі змінами , внесеними постановою N977.
За п.11.1 постанови N977 розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, відрядженим за кордон, установами й організаціями всіх форм власності (крім підприємств, установ і організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим від норми добових витрат, установлених додатком до постанови N977.
Приклад. У додатку зазначено, що для працівників бюджетних організацій граничний розмір добових за кордон (у США) становить 50 дол. США. Якщо у відрядження відбуває працівник не бюджетної установи і йому видається аванс, потрібно 280 грн. розділити на курс гривні до долара США. Курс на дату видачі авансу, приміром 5,8 грн. за 1 дол., добові становитимуть 48,38 дол. за кожний день. Видати працівнику добові потрібно з розрахунку 50 дол. США.
Якщо працівник бюджетної організації, відряджений за кордон, забезпечується стороною, що запрошує, харчуванням у країні відрядження й дорозі, добові виплачуються у відсотках згідно з додатком до постанови N977 (80% - за одноразового, 55 - дворазового, 35% - за триразового харчування).
Витрати на харчування працівника бюджетної організації, вартість якого включено в рахунки на оплату проживання або проїзних документів, оплачуються відрядженому за рахунок добових.
У разі відрядження працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щодня повертатися до постійного місця проживання, добові виплачуються як за повний день.
Згідно з п.9 постанови N663, якщо сторона, котра приймає, забезпечує відрядженого працівника коштами у вигляді компенсації добових витрат, сторона, що направляє у відрядження, виплату добових зменшує на суму додаткових коштів. Якщо сума, видана стороною, котра приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових, сторона, що відряджає, добові не виплачує.
Згідно з п.1.10 розділу 1 Інструкції про відрядження відрядженому працівникові перед виїздом видається грошовий аванс у межах сум, виділених на оплату проїзду, витрат на наймання житлового приміщення і добових. У разі відрядження за кордон аванс видається у валюті країни, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо ж аванс з поважних причин у валюті не видавався або працівникові для остаточного розрахунку за відрядження потрібно виплатити додаткові кошти, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. При цьому добові виплачуються в гривнях без перерахунку їх у долари США в межах граничних норм (п.1.17 Інструкції).
Пунктом 4 постанови N977 установлено, що підприємства, установи, організації, котрі направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах відповідно до встановлених норм. Постановою N 977 не передбачено відповідальність керівника за невидавання авансу на відрядження працівника у валюті. Відповідно до ст.121 КЗпП працівникам, що направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад, витрати на проживання в порядку і розмірах, установлених законодавством. Порушення зазначеної статті КЗпП класифікується як порушення законодавства про працю з усіма наслідками, що випливають.
Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження підприємство зобов'язане видавати грошовий аванс. На думку Міністерства фінансів, це питання вирішується в кожному конкретному випадку після видачі наказу (розпорядження) про відрядження і з урахуванням можливих витрат, пов'язаних з направленням у відрядження (приміром, придбанням проїзних квитків) (лист Мінфіну України "Про службові відрядження" від 06.06. 2002 р. N041-407-456/13-3991).
Після повернення з відрядження не пізніше трьох робочих днів (у разі використання корпоративних пластикових карток - не пізніше 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин - 20 робочих днів) працівник зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт з усіма підтверджуючими документами і повернути невикористаний аванс. Якщо працівник не повертає залишок коштів до каси в установлений термін, це є порушенням, і неповернені суми ураховуватимуть під час визначення фактичного залишку готівки в касі на кінець дня для визначення ліміту готівки в касі. У разі несвоєчасного повернення авансових сум в іноземній валюті згідно зі ст.2 Закону України від 06.06.95 р. N217/95-ВР "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству , установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей" заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день погашення заборгованості. Стягнену суму спрямовують на відшкодування збитків підприємства, а залишок перераховується до держбюджету України. Ці збитки відшкодовуються незалежно від залучення винних осіб до карної, адміністративної або дисциплінарної відповідальності.
Витрати на відрядження включаються до валових на дату затвердження авансового звіту. Суми авансу, видані з каси на відрядження, не підтверджені авансовими звітами, до валових витрат не включаються.
Згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на відрядження авансом визнається немонетарною і визначається за валютним курсом НБУ на дату видачі авансу. Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, що визначаються відповідно до затвердженого авансового звіту, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату одержання авансу з включенням в адміністративні, загальновиробничі витрати, витрати на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші за аванс, таке перевищення підлягає перерахунку і включенню у витрати за валютним курсом на дату затвердження авансового звгту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, вважатиметься монетарною і підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.
Довідка. Монетарні статті - це статті балансу про кошти, активи і зобов'язання, що будуть отримані або оплачені в фіксованій сумі грошей або їхніх еквівалентів. Немонетарні статті виникають у той момент, коли дебіторська або кредиторська заборгованості виникли в результаті перерахування або одержання авансу.
Приклад. ТОВ "XXX" відряджає працівника до США з 5 до 16 серпня 2002 р. терміном на 12 днів для підписання договору на постачання продукції. Квитки на літак куплено за безготівковим розрахунком на суму, 6000 грн.
Складено кошторис витрат:
Добові - 634 дол. (12 х 280 грн.: 5,3).
Проживання -1000 дол.
Разом: 1634 дол.
Видано аванс 2 серпня 2002 р. 1634 дол.
Відрядження відбулося, договір підписано, до бухгалтерії 19 серпня 2002 р . подано авансовий звіт на суму 2134 дол. США (добові - 634, проживання 1500).
На рахунках бухгалтерського обліку операцій відобразяться так:
+-----------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Зміст ¦ Кореспонденція ¦ Сумма ¦ Валові ¦
¦з/п¦ господарської ¦ рахунків ¦ дол.США/грн. ¦ витрати,¦
¦ ¦ операції +------------------¦ ¦ грн. ¦
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦1 ¦Отримано в ¦302 ¦312 ¦1634/8660,2 ¦ ¦
¦ ¦банку валюту ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(курс 5,3) для ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відрядження ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦2 ¦Видано валюту ¦372 ¦302 ¦1634/8660,2 ¦ ¦
¦ ¦під звіт ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦3 ¦Перераховано за ¦377 ¦311 ¦6000,00 ¦6000,00 ¦
¦ ¦авіаквитки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦4 ¦Оприбутковано ¦92 ¦377 ¦6000,00 ¦ ¦
¦ ¦авіаквитки і ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦списано на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦витрати ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦5 ¦Списано витрати ¦92 ¦372 ¦1634/8660,20 ¦8660,20 ¦
¦ ¦за авансовим ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦звітом у валюті ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(на суму виданої¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ валюти) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦6 ¦Нараховано ¦92 ¦372 ¦2655,00 ¦2655,00 ¦
¦ ¦компенсацію ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦працівникові на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відрядження ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(курс на дату ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦звіту 5,31) 500 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дол. х 5,31 = ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦= 2655 грн. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦7 ¦Отримано ¦301 ¦311 ¦2655,00 ¦ ¦
¦ ¦компенсацію до ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦каси ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦8 ¦Видано ¦372 ¦301 ¦2655,00 ¦ ¦
¦ ¦компенсацію з ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦каси ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+-------+----------+--------------+----------¦
¦9 ¦Списано витрати ¦791 ¦92 ¦17315,20 ¦ ¦
¦ ¦на відрядження ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на фінансові ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦результати ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------+
Якщо аванс працівникові не видавався, в бухгалтерському обліку операції відобразяться так: Добові - 3360,00 грн.( 12 днів х 280,00). Проживання 7965 ,00 грн. (1500 дол., курс на дату звіту 5,31) Разом: 11325,00 грн.
+----------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Зміст ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сума ¦ Валові ¦
¦з/п¦господарської¦ ¦ ¦ ¦ витрати, ¦
¦ ¦ операції ¦ ¦ ¦ ¦ грн. ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦1 ¦Перераховано ¦377 ¦311 ¦6000,00 ¦6000,00 ¦
¦ ¦за авіаквитки¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦2 ¦Списано ¦92 ¦377 ¦6000,00 ¦ ¦
¦ ¦вартість ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦авіаквитків ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на витрати ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦3 ¦Отримано ¦92 ¦372 ¦11325,00 ¦11325,00 ¦
¦ ¦бухгалтерію ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦звіт про ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відрядження, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пов'язаний з ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦виробничою ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦діяльністю ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦підприємства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦4 ¦Отримано ¦301 ¦311 ¦11325,00 ¦ ¦
¦ ¦компенсацію ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відрядження ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦до каси ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦5 ¦Видано ¦372 ¦301 ¦11325,00 ¦ ¦
¦ ¦компенсацію ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦відрядження ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+----------+--------+---------+----------¦
¦6 ¦Списано ¦791 ¦92 ¦17325,00 ¦ ¦
¦ ¦витрати на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фінансові ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦результати ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------+
"Праця і зарплата" N 39 (331), жовтень 2002 р.
Підписний індекс 30214