Как правильно организовать учет запасов
Склад... Это слово навевает бухгалтеру разные, иногда противоречивые, мысли. Наверное, ни один участок работы бухгалтерии не сравнится с ним в трудоемкости. В помощь вам, уважаемые читатели, мы предлагаем несколько публикаций, посвященных организации учета запасов.
Прежде чем рассказывать об организации складского учета, давайте выясним, что собой представляют те предметы, которые мы будем хранить на складе. Если раньше товары, сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо гордо именовали товарно-материальными ценностями (язык можно сломать, пока выговоришь!), то со вступлением в силу П(С)БУ 9 "Запасы", утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 20.10.99 г. N 246, их называют проще и короче - "запасы".
Это активы, которые:
- содержатся для дальнейшей продажи при ведении обычной хозяйственной деятельности;
- находятся в процессе производства готовой продукции;
- содержатся для потребления при производстве продукции, выполнении работ и предоставлении услуг, а также управлении предприятием.
Если полученные активы соответствуют характеристике запасов, для их правильного и рационального учета нужно:
- правильно и своевременно отражать в документах операции с ними и обеспечить достоверные данные по их заготовке, поступлению и отпуску;
- контролировать их сохранность в местах хранения и на всех этапах движения;
- своевременно выявлять ненужные и излишние запасы для их последующей реализации;
- утвердить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по их движению;
- регулярно проводить инвентаризации, контрольные выборочные проверки остатков запасов и своевременно отражать в бухгалтерском учете их результаты.
Организация складского хозяйства
Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения. Именно он следит за тем, добросовестно ли поставщик выполняет договорные обязательства, и если нет - предъявляет к нему претензии по качеству и недостачам запасов.
Работники отдела снабжения:
- регистрируют расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) в журнале учета поступивших грузов (форма N М-1); проверяют соответствие данных этих документов договору поставки (ассортимент запасов, их количество, цену, сроки отгрузки и др.);
- производят в карточках (форма N М-12) или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
- акцептируют расчетные документы поставщика или мотивированно отказывают в акцепте;
- отдают распоряжения на получение и доставку груза уполномоченным лицам, перечень которых устанавливает директор предприятия;
- передают документы в финансовый отдел или бухгалтерию.
Для дополнительного контроля вам необходимо установить ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складов, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность материальных ценностей. С такими работниками нужно заключить письменные договоры о материальной ответственности и ознакомить с их списком все службы предприятия. Обратите внимание: увольнять и перемещать материально ответственных лиц можно только с согласия главного бухгалтера предприятия.
Также немаловажно приказом по предприятию присвоить складам постоянные номера, которые затем указывают на всех документах, сосредоточить в каждом складе запасы по группам. Их размещают по секциям, затем - по типам и сортам в штабелях, на стеллажах и полках с таким расчетом, чтобы обеспечить их быструю приемку, отпуск и проверку количества. С этой же целью на месте хранения используют ярлыки, на которых указывают сведения о каждом виде запасов.
Порядок приемки
запасов по качеству и количеству
Для получения запасов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдают наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала, оформленную в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. N 99.
Поступающие запасы тщательно проверяют по ассортименту, количеству (счету, весу, объему)* и качеству**, указанным в сопроводительных документах.
Отвечает за приемку запасов на склад заведующий склада или кладовщик. Он осматривает их в присутствии лица, доставившего груз, взвешивает, подсчитывает или обмеряет. Если все в порядке, завскладом (кладовщик) выписывает приходный ордер (форма N М-4).
При несоответствии поступивших материалов их ассортименту, качеству или количеству, указанным в документах поставщика, составляют акт о приемке материалов по форме N М-7 (более подробно о нем мы расскажем в следующих консультациях, посвященных учету запасов). В этом случае приходного ордера не оформляют.
Если запасы требуют лабораторного испытания или специальной технической приемки, их принимают только по количеству на временное хранение и лишь после получения акта лабораторного испытания производят окончательную приемку. Завскладом (кладовщик) должен своевременно записать такие запасы в специальную книгу. В ней их делят на ожидающие приемки и находящиеся на временном ответственном хранении, а внутри этих групп - на отдельные партии. Естественно, хранят такие запасы обособленно и не расходуют до окончательной приемки.
Запасы, купленные подотчетными лицами за наличные, принимают по предъявлении подтверждающих документов и оформляют приходными ордерами, поставив на документах их номера. Далее завскладом или кладовщик подтверждает получение материалов своей подписью и возвращает документы подотчетному лицу, которое предоставляет их вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию.
Если нет расхождений между фактически принятым количеством и указанным в документе поставщика, запасы можно принимать и ставить на нем штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.
Как оприходовать запасы
Кроме отдела снабжения, своевременность оприходования поступивших запасов по приходным документам контролирует бухгалтерия.
Запомните: на складе можно хранить только оприходованные запасы. Все остальные при инвентаризации будут признаны излишками и включены в доход предприятия***.
Таким образом, все материалы необходимо оприходовать на склад в день получения. Как это сделать?
Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). Если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а расходуется в другой (допустим, по счету), то его оприходование, хранение и отпуск отражают в документах в двух единицах измерения.
Приходные ордера выписывают на фактически принятое количество ценностей. На однородные грузы (уголь, песок, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, можно составлять один приходный ордер. На его обороте делают соответствующую запись при каждой приемке запасов, а в конце дня подсчитывают их сумму и заносят в приходный ордер.
При перевозке запасов автотранспортом их принимают на предприятие по товарно-транспортной накладной, выданной грузоотправителем.
Запасы, доставленные перевозчиком или железной дорогой, оформляют приходным ордером в трех экземплярах, один из которых вручают экспедитору (перевозчику).
Иногда целесообразно направить отдельные партии запасов непосредственно в цех или торговый зал. Их отражают в учете как поступившие на склад и переданные в цех или магазин, а в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делают отметку о том, что запасы получены от поставщика и выданы без завоза на склад. Перечень таких запасов должен быть оформлен приказом по предприятию.
Документальное оформление
операций с запасами
Аксиому о том, что первичные документы - основа учета, знает каждый бухгалтер, даже начинающий. Следовательно, ими необходимо оформлять все операции поступления, перемещения и отпуска запасов.
Первичные документы для учета запасов могут быть одно- и многострочными (на один или несколько номенклатурных номеров). Первыми оформляют операции с запасами только одного вида. Их преимущество - возможность дальнейшей группировки по номенклатурным номерам, источникам поступления или направлениям расходов. Кроме того, эти документы позволяют создать в бухгалтерии картотеку, обеспечивающую дополнительный контроль складского учета запасов.
Чтобы иметь юридическую силу, документы на получение и отпуск запасов должны быть правильно оформлены и, конечно, подписаны. Их бланки заранее нумеруют, причем на небольших предприятиях - в централизованном порядке, а на крупных - в цехах, отделах, на складах.
Для учета запасов предприятия с июля 1996 года используют следующие формы первичного учета****, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 г. N 193:
М-1 "Журнал учета поступивших грузов";
М-2а "Акт списания бланков доверенностей";
М-3 "Журнал регистрации доверенностей";
М-4 "Приходный ордер";
М-7 "Акт о приемке материалов";
М-8 "Лимитно-заборная карточка";
М-9 "Лимитно-заборная карточка";
М-10 "Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов";
М-11 "Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов";
М-12 "Карточка складского учета материалов";
М-13 "Реестр приемки-передачи документов";
М-14 "Ведомость учета остатков материалов на складе";
М-15 "Акт о приемке оборудования";
М-15а "Акт приемки-передачи оборудования в монтаж";
М-16 "Материальный ярлык";
М-17 "Акт о выявлении дефектов оборудования";
М-18 "Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса";
М-19 "Материальный отчет";
М-21 "Инвентаризационная опись";
М-23 "Акт о расходовании давальческих материалов";
М-26 "Карточка учета оборудования для установления";
М-28 "Лимитно-заборная карточка";
М-28а "Лимитно-заборная карточка".
Начнем с приходного ордера (форма N М-4).
Применяют его для учета запасов, которые поступают на предприятие от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо (кладовщик) в день получения ценностей на склад.
Графу "номер паспорта" заполняют при оформлении хозяйственных операций с материальными ценностями, которые содержат драгоценные материалы и камни (см. пример его заполнения).
Бухгалтерский учет приемки запасов
В учете материальные ценности отражают по первоначальной стоимости (себестоимости), которую определяют согласно П(С)БУ 9. При покупке запасов она включает в себя:
- сумму, уплаченную по договору поставщику (продавцу), за вычетом косвенных налогов;
- сумму ввозной пошлины;
- сумму косвенных налогов, уплаченных в связи с приобретением запасов, которые не возмещаются предприятию;
- транспортно-заготовительные расходы (расходы на заготовку запасов, оплату тарифов (фрахта) за погрузочно-разгрузочные работы и транспортировку запасов всеми видами транспорта к месту их использования, включая расходы по страхованию рисков транспортировки запасов);
- прочие расходы, непосредственно связанные с приобретением запасов и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
Есть расходы, которые не включают в первоначальную стоимость запасов, а относят к расходам того периода, в котором они были осуществлены. Это:
- сверхнормативные потери и недостачи запасов;
- проценты за пользование займами;
- расходы на сбыт;
- общехозяйственные и другие подобные расходы, непосредственно не связанные с приобретением и доставкой запасов и приведением их в состояние, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
В бухгалтерском учете поступление запасов отражают следующими проводками.
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Дт ¦ Кт ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+---------------+-----------¦
¦ 1 ¦Получены запасы от поставщика ¦ счета учета ¦ 631, 372 ¦
¦ ¦ ¦ запасов ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+---------------+-----------¦
¦ 2 ¦Получены безвозмездно запасы (на сумму их ¦ счета учета ¦ 745 ¦
¦ ¦справедливой стоимости с НДС) ¦ запасов ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+---------------+-----------¦
¦ 3 ¦Оприходованы запасы в качестве взноса в ¦ счета учета ¦ 46 ¦
¦ ¦уставный фонд по справедливой стоимости, ¦ запасов ¦ ¦
¦ ¦согласованной учредителями ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+---------------+-----------¦
¦ 4 ¦Оприходованы запасы, ранее не учтенные на ¦ счета учета ¦ 719 ¦
¦ ¦балансе и выявленные в результате ¦ запасов ¦ ¦
¦ ¦инвентаризации ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Пример заполнения бланка
приводим на языке оригинала
Типова форма N М-4
ВАТ "Продтовари" Затверджена наказом Мінстату України
------------------------- від 21 червня 1996 р. N 193
підприємство, організація
+---------------+ +-----------+
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ ¦ 13578642 ¦ Код за УКУД ¦ ¦
+---------------+ +-----------+
Прибутковий ордер N 458
+---------------+ +-----------+
---
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ ¦ 13578642 ¦ Код за УКУД ¦ ¦
+---------------+ +-----------+
+----------------------------------------------------------------------------+
¦Номер¦ Дата ¦ Код виду ¦Склад¦Постачальник¦ Корес пондуючий ¦ Номер ¦
¦доку-¦складання¦ операції ¦ ¦ ¦ ра хунок ¦супро- ¦
¦мента¦ ¦ ¦ +------------+----------------------¦відного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦найме-¦ код ¦ рахунок, ¦код аналі- ¦ доку- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦нуван-¦ ¦субрахунок¦ тичного ¦ мента ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ня ¦ ¦ ¦ обліку ¦ ¦
+-----+---------+----------+-----+------+-----+----------+-----------+-------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+------------+------------+----------+-------------------¦
¦ Матеріальні ¦ Одиниця ¦ Кількість ¦Ціна¦Сума ¦Номер¦ Порядковий ¦
¦ цінності ¦ виміру ¦ ¦ ¦ ¦ пас-¦номер запису ¦
+-------------------+------------+------------¦ ¦ ¦порта¦за складською¦
¦найменуван-¦номен- ¦код¦наймену-¦ за ¦прий-¦ ¦ ¦ ¦ картотекою ¦
¦ ня, сорт, ¦клатур-¦ ¦ вання ¦доку- ¦нято ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ розмір, ¦ ний ¦ ¦ ¦ментом¦фак- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ марка ¦ номер ¦ ¦ ¦ ¦тично¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+---+--------+------+-----+----+-----+-----+-------------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+-----------+-------+---+--------+------+-----+----+-----+-----+-------------¦
¦ Папір ¦ 1208 ¦ 5 ¦ пач. ¦ 10 ¦ 10 ¦9,00¦90,00¦ - ¦ 458 ¦
¦друкарський¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
| Синтетичний рахунок для віднесення зносу код по МШП ___________________________________________________ |
код_________________ |
| Прийняв ___________________________________________ | Здав________________ |
____________________
* Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 года N П-6 (опубликована в газете Все о бухгалтерском учете" N 86 за 2001 год).
** Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 года N П-7.
*** Это не касается запасов, принятых для переработки и на ответственное хранение.
**** Для бюджетных учреждений формы учета и списания запасов утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 18 декабря 2000 года N 130.
"Все о бухгалтерском учете" N 104 (772) от 13 ноября 2002 г.