Порядок оформления кассовых операций
Без расчетов наличными не обходится ни один субъект предпринимательства. Такие расчеты проводят как за счет средств, выданных учреждениями банков, так и за счет наличной выручки, полученной в процессе ведения хозяйственной деятельности. Где эти деньги необходимо хранить и как их правильно учитывать? С этими вопросами вы обращаетесь в редакцию, и мы, как всегда, готовы вам помочь.
Все наличные расчеты проводят в кассе. По определению, данному в Положении N 72*, касса предприятия - это помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведут кассовую книгу.
Отметим, что Положение N 72 обязательно для исполнения юридическими лицами, которые осуществляют операции с наличными в национальной валюте (кромеучреждений банков и предприятий почтовой связи**), их обособленных подразделений, представительств иностранных организаций и фирм, ведущих предпринимательскую деятельность, а также зарегистрированными в установленном порядке физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности без создания юридического лица.
Где хранят деньги, мы уже знаем. Осталось выяснить, как их учитывают.
Уже давно и всем известно, что бухгалтерский учет должно вести каждое предприятие. Об этом же говорит и Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 16 июля 1999 года N 996-XIV. Основанием для его ведения согласно названному Закону служат первичные документы, отражающие факты проведения хозяйственных операций. Это тоже не новость.
При документальном оформлении расчетов между собой наличными как юридические, так и физические лица могут применять:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- кассовые и товарные чеки;
- расчетные квитанции;
- проездные документы и другие, которые подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств;
- счет-фактуру;
- договоры, соглашения, контракты;
- акты закупки товаров и др.
Наличные расчеты, проводимые непосредственно в кассе***, оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, типовые формы и порядок заполнения которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15 февраля 1996 года N 51.
С февраля 1996 года действуют:
КО-1 "Приходный кассовый ордер" (далее - ПКО);
КО-2 "Расходный кассовый ордер" (далее - РКО);
КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
КО-За "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
КО-4 "Кассовая книга";
КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".
Прежде чем рассказать о каждой из них, остановимся на правилах оформления, общих для всех кассовых документов.
Обязанность оформлять ПКО и квитанции к ним, а также расходные документы возложена на бухгалтера. Как и любые другие, кассовые документы надо заполнять только чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока. Нэпом ним вам, что, помимо Положения N 72, это требование содержит и Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года N 88.
Прием и выдачу наличных по кассовым ордерам можно проводить только в день их составления. Если кассовые документы не были оплачены в этот день, их аннулируют****, и в следующий раз бухгалтер выписывает уже новый документ.
В отличие от остальных первичных документов, порядок заполнения которых мы рассматривали на страницах нашей газеты, в приходных и расходных кассовых документах нельзя делать каких-либо исправлений.
Пункт 3.9 Положения N 72 запрещает выдавать ПКО и расходные документы на руки лицам, которые вносят или получают наличность. Отдать эти документы кассиру должен бухгалтер, который занимается оформлением кассовых документов.
Получая приходные кассовые ордера или расходные документы, кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной подписи руководителя предприятия или лиц, уполномоченных им;
- правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
Если хотя бы одного из перечисленных условий не соблюдено, кассир возвращает документ в бухгалтерию для соответствующего оформления.
При заполнении в ПКО и РКО фиксируют основание для их составления и перечисляют приложенные к ним документы. Такими документами, в частности, могут быть: служебная записка, заявление, расчет бухгалтера.
Непосредственно после получения или выдачи наличности кассир подписывает ПКО или расходные документы, а на приложенных к ним документах ставит штамп или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).
Ответственность за соблюдение порядка ведения операций с наличными возложена на предпринимателей и руководителей предприятий. Лиц, виновных в нарушении порядка ведения кассовых операций с наличными, привлекают к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.
Для того чтобы выдать деньги из кассы, их нужно прежде всего оприходовать в нее. Поэтому мы начнем с ПКО.
Первое правило, которое следует запомнить абсолютно каждому бухгалтеру при расчетах наличными, - это то, что ВСЮ НАЛИЧНОСТЬ, поступающую в кассу предприятия, необходимо своевременно и в полной сумме ОПРИХОДОВАТЬ.
Учтите: если на момент проверки в кассе предприятия есть наличность, не подтвержденная ПКО, ее считают неоприходованной и учитывают как доход предприятия.
Оприходовать - значит, учесть всю фактически поступившую сумму наличных в момент их получения, оформив эту операцию ПКО (форма N КО-1) и одновременно отразив ее в кассовой книге предприятия.
Как многие из вас уже знают, пренебрежение этим правилом влечет за собой один из самых крупных штрафов - пятикратный размер от суммы не оприходованной (частично или несвоевременно оприходованной) в кассу наличности. Такая санкция за нарушение норм по регулированию обращения наличности предусмотрена Указом Президента от 12 июня 1995 года N 436/95 (далее - Указ N 436/95).
Итак, прием наличности кассами предприятия, в том числе и полученной из банка, оформляют ПКО*****, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия.
Типовую форму N КО-1 выписывает в одном экземпляре и регистрирует в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма N КО-3) работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или уполномоченное лицо, после чего документ передают в кассу предприятия.
Для подтверждения приема наличности плательщику выдают квитанцию к ПКО с подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия, и кассира, заверенную печатью (штампом) предприятия. ПКО, по которому выданы наличные, остается в кассе.
К предприятиям (предпринимателям) применяют штрафные санкции в соответствии с действующим законодательством за проведение наличных расчетов без предоставления получателем средств платежного документа, который подтверждал бы уплату покупателем наличных средств. Они, как и предыдущий штраф, определены Указом N 436/95 и взимаются в размере полученных средств.
Обратите внимание, что во время проверки полного и своевременного оприходования средств, которые поступили в кассу предприятия от осуществления хозяйственной деятельности, представители контролирующих органов сверяют записи в кассовой книге по суммам и строкам с данными соответствующих ПКО. Кроме того, при необходимости они могут попросить у вас и другие подтверждающие документы: товарные и кассовые чеки, расчетные квитанции, квитанции к ПКО, счета-фактуры, товарно-транспортные и налоговые накладные.
В бухгалтерском учете операции по оприходованию денежных средств будут иметь следующий вид (см. таблицу).
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Дт ¦ Кт ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 1 ¦Возвращены не использованные подотчетными лицами суммы ¦ 301 ¦ 372 ¦
¦ ¦авансов в кассу предприятия ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 2 ¦Поступили средства с текущего счета в кассу предприятия ¦ 301 ¦ 311 ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 3 ¦Отражена выручка от реализации продукции, товаров, ¦ 301 ¦ 70 ¦
¦ ¦работ, услуг за наличный расчет ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 4 ¦Получены денежные средства в оплату отгруженной ¦ 301 ¦ 361 ¦
¦ ¦продукции, товаров, работ, услуг ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 5 ¦Получен аванс от покупателей ¦ 301 ¦ 681 ¦
+---+--------------------------------------------------------+-------+-------¦
¦ 6 ¦Взнос в уставный фонд ¦ 301 ¦ 46 ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
(бланк формы N КО-1 есть в методичке с задачками)
__________________
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 19 февраля 2001 года N 72.
** Ведение операций с наличностью:
- на предприятиях почтовой связи Украины регулирует Порядок ведения кассовых операций предприятиями связи Украины, утвержденный приказом Государственного комитета связи Украины от 2 февраля 1998 года N 26;
- учреждениями банков, в том числе и проведение наличных расчетов через кассы учреждений банков, осуществление учреждениями банков кассового обслуживания предприятия, предпринимателей и физических лиц установлено Инструкцией N 1 по организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 7 июля 1994 года N 129.
*** В этой консультации идетречь о кассовых операциях, оформляемых уже после оприходования наличности через регистратор расчетных операций или расчетную книжку.
**** Несмотря на то что кассовые документы не являются бланками строгой отчетности, мы предлагаем вам аннулировать их аналогично бланкам доверенностей. При возврате неоплаченных кассовых документов бухгалтеру следует поставить отметку в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов о том, что документ не оплачен. Чтобы у контролирующих органов при проверке не возникло к вам вопросов, бланки аннулированных документов рекомендуем хранить в течение срока, установленного для хранения первичных кассовых документов (то есть Згода).
***** Применяют при обработке информации как с использованием вычислительной техники, так и без нее.
"Все о бухгалтерском учете" N 120 (788) от 27 декабря 2002 г.