Прием наличности на складе
ВОПРОС: Предприятие продает бижутерию "Коралл" собственного производства со своего склада за наличный расчет без РРО (общая система налогообложения). Заведующая складом принимает от покупателей аа отпущенную продукцию наличные средства (не превышая предела в 3000 грн.), оформляет приходный кассовый ордер, заполняет свою кассовую книгу. Затем выписывает расходный кассовый ордер и сдает деньги в кассу бухгалтерии предприятия.
В бухгалтерии кассир принимает от завскладом деньги, выписывает приходный ордер, делает запись в своей кассовой книге и по расходному ордеру выдает деньги на возмещение израсходованных личных средств подотчетным лицам.
Имеет ли право предприятие поступать подобным образом?
ОТВЕТ: Прежде чем ответить на ваш вопрос, посмотрим, а может ли вообще быть касса на складе. Из п. 4.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Положение) следует, что обособленные подразделения предприятия могут иметь кассу. Однако их определение здесь дано крайне бездарно. Согласно п. 1.2 Положения
"обособленные подразделения - структурные подразделения и единицы юридических лиц (филиалы, представительстве, отделения и т. п.), производящие продукцию, реализующие товары (выполняющие работы, предоставляющие услуги) и осуществляющие другие операции и не имеющие статуса юридического лица".
На минуточку вспомним абз. 2 п. 14 постановления Пленума Верховного Суда от 06.11.92г. N9 "О практике рассмотрения судами трудовых споров":
"По смыслу ст. 43 КЗоТ руководителем следует считать лицо, возглавляющее предприятие, учреждение, организацию или обособленное подразделение (филиал, представительство, отделение и т. п.). При этом речь идет не о любом структурном подразделении (цехе, управлении, службе, ферме и т. п.), а именно об обособленном подразделении, создаваемом в специально предусмотренном порядке, например указанном в ст. 7 Закона Украины "О предприятиях в Украине") -
и письмо ГНАУ от 20.07.2001г. N 4816/6/29-0116 "О создании филиала и взятии его на налоговый учет":
"К структурным подразделениям относятся производство, цех, отдел, отделение, участок, ферма, другие аналогичные подразделения предприятия. "... "
К обособленным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения".
Как видим, обособленные подразделения существенным образом отличаются от структурных, поэтому смешивать их в одну кучу, как это сделал НБУ, очень даже нехорошо. И все же о каких подразделениях НБУ писал в п.1.2 Положения? На этот вопрос, пожалуй, только сам НБУи может ответить. На практике же обособленными подразделениями признаются и магазины, и развозки, которые к обособленным подразделениям в чистом виде не относятся. Думаем, что практика пошла правильным путем. Просто нужно различать, когда понятие "обособленные подразделения" употребляется в широком смысле, а когда - в узком.
Таким образом, мы считаем, что склад с точки зрения наличных расчетов вполне вписывается в понятие "обособленное подразделение" в широком смысле, который имелся в виду в п. 4.2 Положения, поэтому может иметь кассу.
Более того, по нашему мнению, в соответствии с абз. 3 п. 4.2 ваш склад не просто может, но и должен иметь кассовую книгу, поскольку производит кассовые операции по приему наличности в виде выручки.
Причем совсем не обязательно выделять на складе отдельное помещение под кассу. Согласно абз. 9 п.1.2
"касса предприятия - помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведется кассовая книга",
а предприятием согласно п. 1.1 (см. "Бухгалтер" N 25'2001, с. 14) именуются и обособленные подразделения в широком смысле.
Однако есть еще одна проблемка. Согласно п. 1 ст. 9 Закона об РРО "регистраторы расчетных операций и расчетные книжки не применяются:
1) при осуществлении торговли продукцией собственного производства и предоставлении услуг предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, кроме предприятий торговли и общественного питания, в случае проведения расчетов в кассах этих предприятий, учреждений и организаций с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных печатью в установленном порядке".
Речь в данном пункте идет о предприятиях и их кассах. Но как мы уже сказали выше, касса обособленного подразделения имеет полное право называться кассой предприятия. Да это, собственно говоря, и так понятно. Раз обособленное подразделение является частью предприятия, то его касса является одновременно и кассой предприятия.
Что же касается торговли продукцией предприятиями, а не подразделениями, то тут все просто. В данном пункте говорится о торговле с юридической точки зрения (торговля от имени предприятия), а не с фактической (естественно, фактически торговлю, всегда осуществляет какое-то подразделение предприятия: магазин, отдел сбыта и т. п., а точнее - просто конкретный человек). Так вот, для того чтобы сделки купли-продажи, заключенные вашим кладовщиком, без проблем считались заключенными от имени вашего предприятия, кладовщик должен быть уполномочен на заключение таких сделок. Согласно ст. 62 ГК
"сделка, заключенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, законе или административном акте, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого лица.
Полномочия могут также вытекать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле,- кассир и т. п.)".
При продаже со склада указанное полномочие не очень-то следует из обстановки. Скорее наоборот, ситуация наводит на мысль, что кладовщик занимается хищением "Кораллов" со склада. Поэтому лучше, чтобы руководитель предприятия выдал кладовщику доверенность на совершение таких сделок.
Однако у вас, возможно, есть нарушение порядка наличных расчетов. Согласно п. 3.2 и 3.3 Положения
"прием наличности кассами предприятий, втом числе и полученной из банка, производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия.
"..."
Выдача наличности из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежащим образом оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее - расходные документы). Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или лица, которые на это уполномочены".
Согласно п. 3.10 Положения "при получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, которые им уполномочены".
А согласно п. 3.11 "приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов". Кроме того, в примечаниях к типовым формам N КО-1 (приходный кассовый ордер) и N КО-2 (расходный кассовый ордер) сказано, что они выписываются работником бухгалтерии. Как видите, чтобы завскладом сама могла выполнять все операции, вопервых, руководитель предприятия должен уполномочить ее на подписание приходных и расходных ордеров, а во-вторых, ее необходимо оформить по внутреннему совместительству кассиром ирабощником бухгалтерии. Однако такой вариант небезупречен, поэтому лучше всего взять на склад еще одного человека кассиром или оформить, опять же в виде внутреннего совместительства, кассиром грузчика, оставив за завскладом оформление, регистрацию и подписание ордеров.
Если же оставить все так, как есть, то ваше "коралловое" предприятие может схлопотать штраф по п. 7 ст. 17 Закона об РРО(1) в виде 10 необлагаемых минимумов за нарушение установленного в п. 1 ст. 9 данного Закона порядка проведения расчетов через кассы предприятий: скажут, что квитанции к приходным ордерам подписаны с нарушением установленного порядка - не главбухом и не уполномоченным лицом.
Кстати, что касается заверения печатью квитанций в установленном порядке, то, к счастью, такого порядка просто нет. О заверении квитанций в п. 3.2 Положения говорится только, что
"о приеме наличности выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия, и кассира, заверенная печатью (штампом) предприятия".
Поэтому ничего страшного не будет, если у завскладом будут находиться уже пропечатанные приходные ордера. А вот заверять квитанции штампом мы не советовали бы. Хотя Положение это и разрешает, но п. 1 ст. 9 Закона об РРО говорит о заверении их именно печатью.
Пугать вас еще и админштрафом по ст. 164 КоАП мы не будем: его все равно могут наложить только КРУшники.
"Бухгалтер" N 32 (176), август (IV) 2002г.
Подписной индекс 74201